Штатное расписание образец заполнения в ворде
Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Содержание и роль штатного расписания
Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.
В документе четко прописываются:
- структурные подразделения,
- названия должностей,
- количество сотрудников,
- условия их работы (график, заработная плата и т.д.).
При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.
В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.
На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.
К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.
Порядок утверждения штатного расписания
- Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
- Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
- Специальным приказом оно утверждается.
Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.
Можно ли менять штатное расписание
Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.
Кто составляет приказ
Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.
Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.
Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.
Привила составления приказа на утверждение штатного расписания
На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:
- номер и дату составления,
- наименование организации,
- ссылку на основание,
- суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
- номер и дату этого расписания,
- дату введения его в действие.
При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.
В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).
Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.
Правила оформления приказа
Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.
При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.
Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.
Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, в котором фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.
В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.
Но не все так просто: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям (занимающим их сотрудникам) положены льготы.
Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ . Без ШР вправе работать индивидуальные предприниматели и микропредприятия. Они используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия.
Для чего составляют «штатку»
В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячный фонд зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости .
На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. «Штатка» является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Когда разрабатывается и какие сведения содержит
Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.
Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.
Какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:
- структурные подразделения;
- должности;
- сведения о количестве штатных единиц;
- должностные оклады;
- месячный фонд заработной платы.
Если компания решила разработать свою форму расписания, то штатное расписание должно соответствовать требованиям части второй статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 .
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.
Порядок принятия ШР
Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:
- устав;
- утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
- учетную политику;
- профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.
Чтобы утвердить «штатку», издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на ШР не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.
Важные нюансы
При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих права на льготное пенсионное обеспечение ( Постановление кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991 и Постановление Совмина СССР № 1173 от 22.08.1956 ). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.
Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России № 20 от 24.03.1999 . В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР разрешается не составлять.
Внештатные сотрудники
Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них, в силу статьи 11 ТК РФ , не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.
Индивидуальные предприниматели
ИП с наемными работниками вправе работать без ШР. Но если возникнет желание или необходимость утвердить этот документ, никаких особых требований по его составлению нет, «штатка» ИП не отличается от аналогичного документа, утвержденного юрлицом. В нем указывают должности, их количество и положенный заработок. Заверяет документ своей личной подписью ИП.
Порядок внесения изменений
Любое изменение штатного расписания всегда происходит на основании приказа. Такие поправки связаны:
- с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
- вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
- сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
- изменением окладов;
- переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.
Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы.
Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений. Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.
Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.
Заполнение формы Т-3
Оформляем по всем правилам: образец штатного расписания на 2022 год для индивидуального предпринимателя, у которого 10 штатных единиц.
А этот образец для ООО на примере штатного расписания строительной компании на 2022 год.
Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным, в документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании. Вот пример заполнения штатного расписания на 2022 год для ООО с филиалом.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?».
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Как заполнить штатное расписание: образец и пример
Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.
В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.
Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.
В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.
Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
С 1 января 2013 года Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 закреплено право организации самостоятельно принимать решение о необходимости наличия этого документа (ч.4 ст.9). Решив воспользоваться этим правом, работодателю следует помнить, что форма Т-3 оказывает неоценимую помощь в решении трудовых споров. Кроме того, отсутствие консолидированных данных о структуре организации и плановом составе сотрудников признается проверяющими органами нарушением трудового законодательства.
Предусмотрен штраф для организации в размере до 50 000 рублей, для должностного лица – от 1000 до 5000 рублей (ст.5.27 КоАП РФ).
Что нужно использовать для заполнения?
Бланк утвержденной формы содержит 10 граф. В период обязательного применения эта форма приобрела всеобщее признание – оказалось, что это, действительно, документ, помогающий работодателям анализировать, контролировать и принимать решение об изменении структуры предприятия и составе сотрудников.
Где можно взять готовую таблицу?
Интернет-пространство позволяет найти нужный бланк без особых усилий. На нашем сайте вы можете скачать унифицированный бланк.
Для поклонников типографских бланков существует возможность приобретения готовых форм на тонкой дешевой типографской бумаге. Канцелярские или специализированные бухгалтерские магазины предлагают упаковки бланков в обмен на незначительные деньги.
Шаблоны штатного расписания в ворде и экселе можно скачать ниже:
Когда вносят изменения и что будет за ошибки при оформлении?
Необходимость изменения структуры организации или численного состава подразделений является основанием для внесения изменений в штатное расписание.
Практика показывает, что замечания проверяющих органов к оформлению локального документа, каким и является форма Т-3, не влекут за собой наказаний в виде штрафов. Работодатель получает рекомендации по исправлению недочетов в оформлении документа.
Важно! Отсутствие на предприятии формы Т-3 контролирующие организации считают нарушением трудового законодательства и находят в этом вопросе поддержку в судах.
О том, как правильно внести новую должность в штатное расписание, читайте здесь.
Можно ли составить самостоятельно?
При необходимости воспроизвести форму утвержденного документа может любой человек, владеющий навыками работы с офисными программами. По имеющемуся образцу формы Т-3 возможно создание электронной таблицы для дальнейшего использования ее в печатной форме.
О том, кто ответственен за составление штатного расписания, читайте здесь, а в этой статье рассказано, как проводится утверждение документа.
Содержание таблицы
Табличная часть формы штатного расписания состоит из 10 обязательных для заполнения граф.:
- Наименование структурного подразделения. Это может быть филиал, отдел, цех и проч. Важно отразить место каждого подразделения в общей структуре предприятия.
- Код структурного подразделения. Присваивается организацией каждому подразделению с учетом организационной структуры.
- Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации.
Указывается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий, должностей ОК 016-94 (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367); Важным является полное совпадение этих данных указанным в трудовом договоре и трудовой книжке сотрудника. - Количество штатных единиц. Возможно указание 0,5 или 0,25 единиц, если планируется принятие неполной штатной единицы, например, совместителей. Вакантные должности содержат ожидаемое число сотрудников.
- Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб. Сумма заработной платы в рублях в соответствии с той системой оплаты труда, которая установлена на предприятии. Важно не допустить указания суммы оклада ниже установленного МРОТ.
- Надбавка 1.
- Надбавка 2.
- Надбавка 3.
В строке ИТОГО записываются итоги суммирования показателей по каждой графе.
Подробнее о структуре ШР вы узнаете из нашего материала, а тут рассказано об особенностях унифицированной формы для ООО и ИП.
Разрешено ли добавлять и убирать графы?
Постановлением Госкомстата от 24.03.1999 №20 разрешается корректировать унифицированных форм путем изменения ширины колонок или добавления новых реквизитов. Индивидуальные для каждой организации данные, которыми предполагается дополнить форму Т-3, необходимо внести в форму распорядительным документов этой организации. Форму новому документу организация может выбрать самостоятельно с учетом особенностей и удобства работы с документами, принятыми на предприятии.
Разработчики собственных форм учета сведений об утвержденном штате работников и их должностях имеют возможность самостоятельно подготовить электронную форму документа в удобном редакторе (excel, word) и распечатать, не выходя из офиса. Можно обратиться в ближайшую типографию и заказать изготовление необходимого количества бланков там.
Больше информации о составлении и утверждении штатного расписания, в частности, как оформить ШР на год, вы найдете на нашем сайте.
Полезное видео
Из видео узнаете, как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации:
Заключение
Выбор способа получения печатной версии утвержденной или модифицированной формы бланка штатного расписания остается за исполнителем. Закон позволяет каждому самостоятельно выбирать размер документа, его внешний вид. Обязательным остается содержание локального акта: увеличить объем согласованных данных можно, сокращение не допускается.
Штатное расписание – это документ, в котором отражается численность сотрудников, их распределение по должностям и причитающаяся им оплата.
Данный документ общепринятой формы Т-3. Он применяется в организациях различного ранга: ООО, ИП и бюджетных учреждениях. Это «помощник» в планирование затрат на оплату труда и организации кадровой работы. Он служит основанием для сокращения штатных единиц и защиты интересов организации в суде, в случае претензий по причине увольнения. Главное знать, как правильно составить этот документ на предприятии, какие графы он содержит, что именно требуется в них написать и кто из сотрудников организации должен его оформить.
Порядок и правила составления
Обязательно ли это?
Ситуация двоякая. С одной стороны ни в ТК РФ, ни в других актах не указано, что штатное расписание обязательно. С другой стороны в ряде законов упоминается необходимость наличия локального нормативного акта, коим и является штатное расписание, например, в ст.87 ТК (подробнее о том, является ли штатное расписание локальным нормативным актом, рассказано здесь).
Во многих организациях используют штатное расписание формы Т-3, утвержденное Постановление №1 Госкомстата от 05.01.04 г. Причины: удобство в использовании и привычка. Но для «особых» учреждений предусмотрены индивидуальные формы.
Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.
К таким организациям относят:
- Бюджетные организации и МЧС (Приказ МЧС России №563 от 24.09.08).
- Уголовно-исполнительные органы (Приказ ФСИН России №24 от 23.01.12).
- Медицинские учреждения (Приказ Минздравмедпрома России №16 от 18.01.1996) и др.
СПРАВКА! Бланк состоит из множества строк и столбцов (10 граф). За организацией остается право расширить форму, при необходимости. А вот сокращать изначально установленный образец запрещает Постановление Госкомстата №20 от 24.0.1999.
О том, обязательно ли составлять штатное расписание, говорится в отдельном материале.
Чем регулируется?
При заполнении формы Т-З вам могут пригодиться следующие нормативные акты:
- Графа 3 – наименование должностей. Согласно ст. 57 ТК РФ, если предусмотрены компенсации и льготы, названия должностей должны соответствовать квалификационным справочникам. К ним относят Общероссийский классификатор ОК 016-94 (Постановление Госстандарта №367 ОТ26.12.94)и квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда №37 ОТ 21.08.98).
- Графа 4 – число штатных должностей. Тут поможет Постановление Госкомстата №1 от 05.01.04.
- Графа 5 – заработная плата по тарифной ставке. Согласно ст. 22 ТК лица одной квалификации должны оплачиваться одинаково. Но если они трудятся в разных структурных подразделениях, тогда это правило не работает. Согласно же Письму Роструда №1111-6-1 от 27.04.2011 можно использовать надбавки и доплаты, как инструменты внесения корректировок в заработную плату рабочих с одинаковой квалификацией.
- Графы 6-8 – надбавки. Заполняются согласно ст.132 ТК РФ.
Статья 132 ТК РФ. Оплата по труду
Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.
Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.
Кто на предприятии должен заниматься оформлением?
В действующем законодательстве нет прямых распоряжений, кто должен составлять штатное расписание. Тем не менее, существуют рекомендации. Согласно Распоряжению Минтруда № 37 от 21.08.98 оформлением штатного расписания и документации этого ранга должен заниматься экономист по труду.
Но не на каждом предприятии предусмотрена эта должность, поэтом руководитель вправе самостоятельно определиться с кандидатурой, в чьи обязанности будет входить заполнение бланка Т-3. Для этого издается приказ. Чаще всего выбор падает на работников отдела кадров или бухгалтера планово-финансового отдела.
Ниже покажем, как сделать новый проект штатного расписания, а также приведем пример, как правильно его заполнять с фамилиями и должностями сотрудников.
Как правильно заполнить?
Штатное расписание состоит из 10 граф. Готовый заполненный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Печать не ставится. Законом не регламентируется частота составления данного документа.
Работники предприятия вправе ознакомиться с данным документом только в случае, если это прописано в коллективном договоре. При необходимости в штатное расписание вносятся изменения через издание приказа. А теперь о правилах заполнения бланка по пунктам.
Шапку
В шапке документа должна быть внесена такая информация:
- Наименование организации. Здесь название должно соответствовать учредительным документам вплоть до буквы.
- Код по ОКПО. Оно должно соответствовать информационному письму органа государственной статистики.
- Номер документа. Если «штатка» оформляется впервые, тогда ставите «1». В ином случае, ставите порядковый номер.
- Дата составления – дата, когда составлялся документ.
- На период. Чаще всего, штатное расписание составляет на год. Начальная – дата, когда оно вступает в силу. Если действие документа не ограниченное, тогда заполняется только дата ввода.
- Утверждение документа – указываете номер и дату приказа, которым было утверждено штатное расписание. «Утверждено приказом организации от «__»_________20__ № ___».
Наименование
В графу №1 вносятся все структурные подразделения предприятия, как внешние (филиалы, представительства), так и внутренние (отделы, цеха).
Лучше всего вносить данные согласно иерархии, то есть начиная с административного состава предприятия и заканчивая обслуживающим персоналом.
Все названия, не зависимо от наименования графы, должны быть в именительном падеже.
Графа №2 отражает числовое обозначение каждого из структурных подразделений предприятия. Нумерация определяется самостоятельно.
ВНИМАНИЕ! Благодаря такой кодировки удобно определить место в иерархической цепочки. Помогает она в документообороте. Так например, если финансовый отдел будет под цифрой «03», тогда бухгалтерия – «03.01».
О том, какие коды проставляются подразделениям в штатном расписании, рассказано здесь.
Должность
Графа №3 заполняется также в иерархическом порядке, начиная с руководящих должностей. Если для определенной должности предусмотрены компенсации или льготы, тогда ее название должно соответствовать специальному справочнику (ст. 57 ТК).
Число штатных должностей
Количество штатных должностей не обязательно должно соответствовать численности рабочих. Так как на одной должности могут работать несколько трудящихся.
Пример 1:
На должности уборщицы работают 2 человека по 4 часа, значит, указывается цифра 1.
Также не обязательно указывать целые числа. Они применяются для служащих, работающих на полной ставке. Неполные числа предусмотрены для совместителей.
Пример 2:
В штате предприятия числится 1 бухгалтер на полной ставке и еще один на половине. В этом случае в графе 4 пишут 1,5.
Еще один нюанс. Здесь отражают не только актуальные штатные единицы, но и вакансии. Прием сотрудников возможен только при наличии вакантного места в штатном расписании.
Заработная плата
В графе 5 указывается месячная заработная плата или оклад. В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Сумма должна соответствовать тарифной ставке и тарифной сетке. У лиц с одинаковой квалификацией суммы должны быть одинаковыми. Отражается сумма исключительно в рублевом эквиваленте.
О том, как отразить тарифные ставки в документе и какими они бывают, читайте тут.
Надбавки
Под отражение надбавок отведено целых 3 графы: 6-8. Они могут быть в денежном, процентном выражении или в виде коэффициента. Допустим смешенный вариант. Все надбавки устанавливаются работодателем. Для установления надбавки вносятся соответствующие указания во внутренний трудовой распорядок, трудовой договор. Издается соответствующее распоряжение или приказ.
Все указанные цифры в графах 6-8, должны соответствовать цифрам, указанным в вышеупомянутых документах.
Суммы зарплаты и надбавки
В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Она может быть в рублях или процентном выражении. Если оклад в рублях, а надбавки в виде коэффициента, тогда здесь ставится прочерк (в графе 10 пишете разъяснения и ссылки на документы, предусматривающие эти начисления).
Оформление штатного расписания в коммерческих организациях не обязательно. Но все же не стоит его игнорировать. Штатное расписание – это удобный инструмент. С его помощью можно планировать затраты на оплату труда, узнать есть ли вакантные места, кому положены надбавки, ознакомиться с иерархией предприятия и обосновать сокращение штата.
Читайте также: