Ширина полосы стилей word
В предыдущих версиях Microsoft Word (до 2003 включительно) стилям уделялось недостаточное место и, возможно, вы о них даже и не слышали. В Word 2007 и 2010 стили вынесены на главную вкладку, и не заметить их невозможно (см. рис. 1). Чем же они так примечательны, и как с ними работать? Об этом и пойдёт речь в данной статье.
Рисунок 1 – Стили на главной вкладке
Представьте, что вы работаете над достаточно объёмным материалом страниц на десять или более. Вы оформили текст и показали его заказчику (начальнику, руководителю, преподавателю), но он остался недоволен выбранным шрифтом, цветовой гаммой и посчитал междустрочные интервалы слишком узкими. Листать весь документ и вручную менять оформление? Весьма неприятная процедура.
Но если вы будете использовать для оформления стили, вам не придётся заниматься такой нудной работой. Достаточно поменять несколько параметров одного заголовка, чтобы все они изменились в соответствии с новыми требованиями.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов. Вы можете использовать их в организации для создания «корпоративного стандарта». Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа, облегчающая навигацию и построение оглавления.
Давайте разберём работу со стилями Word 2010 на примере документа с текстом закона «О правовой защите программ».
В архиве содержатся три версии документа:
- Без какого-либо оформления;
- Размеченный стандартными стилями;
- Размеченный пользовательскими стилями;
Для начала работы нам понадобится первый документ. Остальные потребуются для демонстрации результатов в ходе повествования.
Разметка стандартными стилями
Для начала мы разберёмся с использованием стандартных наборов стилей. Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав на кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 1)
Рисунок 2 – Весь набор стилей
Как видите, здесь есть несколько уровней заголовков, цитаты, абзацы, названия различных объектов и т.д. Стиль Обычный используется для текста по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант возврата к обычному стилю – комбинация клавиш . Так вы можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и оформления. Нажав , вы вернёте документу стандартный набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Размечая названия и заголовки, не обращайте пока внимание на внешний вид фрагментов текста. Они могут выглядеть громоздко, но позже мы над этим поработаем.
Главы в тексте вполне логично будет определить как заголовки первого уровня, а статьи – второго. Некоторые абзацы можно оформить маркированным списком, а термины выделить стилем Строгий или просто полужирным шрифтом.
После разметки структуры документ выглядит уже гораздо лучше, чем сплошной текст, но того же эффекта вы могли добиться и задавая конкретные параметры оформления. Вот только потратили бы больше времени.
Откройте второй документ из прикреплённого архива, чтобы увидеть результат, получившийся у меня.
Теперь вы можете посмотреть, как легко полностью поменять оформление документа, изменив лишь набор стилей (см. рис. 3). Изменения отображаются сразу, как только вы наводите курсор на новый пункт меню.
Рисунок 3 – Выбираем новый набор стилей
Точно так же вы можете изменить цвета, шрифты и интервалы между абзацами для текущего набора стилей.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать свой. Сделать это совсем не сложно.
Рисунок 4 – Окно стилей. Слева – только названия, справа – названия с оформлением
Давайте изменим стиль Название, сделаем его менее громоздким. Этого можно добиться двумя основными способами.
Способ 1. Отформатируйте фрагмент с названием в соответствии со своими предпочтениями, используя настройки шрифта и абзаца вкладки Главная, после чего в меню стиля Название (см. рис. 5) выберите пункт Обновить Название в соответствии с выделенным фрагментом. Стиль будет обновлён и все другие названия, если они имеются в вашем документе, также поменяют свой внешний вид.
Способ 2. Наведите курсор на строку с названием стиля и нажмите кнопку раскрывающегося списка, появившуюся справа. В меню выберите пункт Изменить (см. рис. 5). Обратите внимание, что если вы нажмёте на саму строку, то соответствующий стиль будет применён к выделенному фрагменту, либо к будущему тексту от текущего положения курсора, если фрагмент не выделен, нам же нужна кнопка меню.
Рисунок 5 – Меню стиля
Будет открыто окно (см. рис. 6), где вы можете выбрать стиль из другого набора или настроить множество параметров самостоятельно, например, изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши ) будет оформлен так же. При настройке заголовков лучше указать здесь Обычный, ведь в подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой документа, над которым вы работаете.
Рисунок 6 – Окно изменения стиля
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его из меню (см. рис. 5), однако не всегда следует отказываться от него полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей, чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и, соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его, каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический аналог первого способа).
В общем-то, на окно изменения вынесено не так много настроек, как можно найти на Главной вкладке. Чтобы получить доступ к остальным, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка (см. рис. 7).
Рисунок 7 – Настройки форматирования стиля
Например, щёлкнув по пункту Граница, вы вызовете стандартное окно Границы и заливка (см. рис. 8). Здесь вы можете добавить заголовку подчёркивание по левому и нижнему краю.
Рисунок 8 – Добавляем граничные линии к заголовку
- Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться будет невозможно). Используйте «говорящее» наименование. Например, при разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д. Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
- Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль. Имеются пять заготовок:
- Абзац. Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
- Знак. Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца. Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие «ненужные» параметры;
- Связанный (абзац и знак). Определяет внешний вид и абзаца, и текста. Идеально подходит для оформления заголовков;
- Таблица. Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
- Список. Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных списков.
Рисунок 9 – Создание нового стиля
Обратите внимание, что и при использовании новых стилей вы сможете быстро изменить цветовую гамму документа. Однако для этого вы должны использовать только цвета темы (см. рис. 10) .
Рисунок 10 – Выбор цвета текста
Если вы выбираете другие цвета, то они не будут изменяться при выборе новой цветовой темы.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его использовать и в других документах, а также передавать, например, коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили останутся даже в «пустом» документе. Не забудьте поставить на файл атрибут Только для чтения, чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Во-вторых, вы можете сохранить текущий набор стилей в отдельном файле. Для этого выберите пункт меню Сохранить как набор экспресс-стилей (см. рис. 11).
Рисунок 11 – Сохранение набора стилей
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word (*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без оформления.
Использование структуры документа
Как я уже говорил выше, с помощью стилей можно определять структуру документа. Давайте посмотрим, для чего это нужно.
Оглавление
Самое очевидное применение – создание оглавления. Его обычно размещают в начале или в конце книги, но для электронного документа наиболее актуальным будет вариант с размещением в начале, особенно если вы пишете текст, делённый на небольшое количество разделов. Стоит отметить, что оглавление электронного документа позволяет осуществлять быструю навигацию. Достаточно щёлкнуть мышью по строке списка, удерживая клавишу , чтобы перейти к соответствующему фрагменту.
Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите вариант с автоматической сборкой (см. рис. 12).
Рисунок 12 – Вставка оглавления
Примерный формат отображается уже в списке выбора – здесь также используются стили вашего документа. Вот только отличий первого шаблона от второго мне найти не удалось. Если вас не устраивает такой формат, можете зайти в меню Оглавление ещё дальше и настраивать его в соответствии со своими запросами. Мы не будем останавливаться на этой возможности слишком подробно, чтобы не отклоняться от главной темы статьи.
Пример документа с изменёнными стилями и оглавлением вы можете найти в прикреплённом архиве.
Режим структуры
Вы можете просматривать и редактировать документ в режиме структуры. Для этого перейдите на вкладку Вид и выберите режим Структура, либо нажмите соответствующую кнопку в нижнем правом углу окна (см. рис. 13).
Рисунок 13 – Режимы просмотра документа
В режиме просмотра структуры документа вы можете сворачивать неинтересные для вас разделы двойным щелчком мыши по знаку плюс и проводить работу над отдельными фрагментами (см. рис. 14). Также вы можете изменять положение частей относительно друг друга, перетаскивая заголовки вверх или вниз, ухватив мышью за маркер со знаком «плюс». Перемещая маркер по горизонтали, вы изменяете уровень заголовка. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Режимы отображения документа Word 2010».
Рисунок 14 – Просмотр структуры
Но в режиме структуры читать текст не очень удобно. Часто для чтения используется режим разметки – тот же, что и при создании документа. Вы можете включить область навигации, поставив соответствующий флажок на вкладке Вид. Программа отобразит в левой части окна оглавление документа. Вы можете переходить между разделами, щёлкая мышью по заголовкам. Заголовки также как и в режиме структуры группируются и могут быть свёрнуты (см. рис. 15).
Рисунок 15 – Область навигации
Самая верхняя строка навигации (над первой главой в нашем примере) переводит к началу документа.
Обратите также внимание на строку поиска. Когда вы вводите слово в данное поле, Word 2010 подсвечивает не только фрагменты в самом документе, но и части оглавления (см. рис. 16). Таким образом, вы можете выполнять поиск только по нужному вам разделу.
Рисунок 16 - Поиск по структуре
Для быстрого перехода между разделами щёлкните мышью по кружку в нижнем правом углу окна. Во всплывающем списке укажите Заголовки (см. рис. 17). Теперь, нажимая кнопки вверх и вниз около кружка, вы можете перемещаться между заголовками. Можно использовать и клавиатуру: сочетание клавиш и также будет отправлять вас к предыдущему и следующему заголовку.
Рисунок 17 – Кнопки быстрого перехода
Но хватит навигации, ведь есть ещё одна небольшая область применения стилей.
Сохранение веб-документа
Сохраняя документ в виде страницы html, вы получаете набор тэгов структуры (h1, h2 и т.д.) вместо тэгов абзаца (p), что хорошо скажется на отношении к сайту поисковых машин. Кроме того, к таким элементам возможно простое применение стилей (CSS) сайта.
Заключение
При использовании стилей вы значительно увеличиваете эффективность своей работы. Они не только позволяют быстро изменять оформление документов, но и определяют структуру, используемую при чтении, поиске и при создании оглавления. Неспроста в Word 2010 стилям уделено такое видное место интерфейса.
Хорошо продуманный шаблон со стилями поможет поднять эффективность работы и ваших коллег, а также привести множество однотипных документов к единому стандарту оформления.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
В документе вместо рисунков и объектов WordArt, которые оформлены в режиме обтекания В тексте, могут отображаться пустые рамки. Иногда это делается для ускорения просмотра документов, которые содержат большое количество графических объектов.
Этот режим устанавливается флажком Показывать пустые рамки рисунков в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от этого флажка будут отображаться все графические объекты, оформленные в любых режимах обтекания, кроме В тексте.
Независимо от выбранного режима отображения все графические объекты будут выводиться при печати документа.
Не отображаются графические объекты
Если в документе не отображаются любые графические объекты, оформленные в любых режимах обтекания, кроме В тексте, установите флажок Показывать рисунки и надписи в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от этого флажка будут отображаться все графические объекты, оформленные в режиме обтекания В тексте.
Независимо от выбранного режима отображения все графические объекты будут выводиться при печати документа.
Отображение анимации текста
В Word 2002 - 2003 при оформлении текста можно было использовать анимационные эффекты (мигающий фон, мерцание и др.). В Word 2007 этой возможности нет. Но при открытии документов, созданных в предыдущих версиях, анимация может отображаться. Для скрытия анимации снимите соответствующий флажок в категории Дополнительно диалогового окна Параметры Word (см. рис. 8.71).
В документе отображаются скобки и другие знаки
В документе могут отображаться квадратные и фигурные скобки, другие знаки ( рис. 8.73).
Квадратные скобки показывают закладки в документе. Отображение закладок управляется соответствующим флажком в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от выбранного режима отображения при печати документа квадратные скобки не печатаются.
В фигурных скобках показаны коды полей. Переключение между отображением кодов полей и значений полей производится соответствующим флажком в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Для отображения значения вместо кода для конкретного поля, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Коды/Значения полей.
Независимо от выбранного режима отображения при печати документа будут выводиться значения полей.
Отображение границ текста
В документе могут быть отображены серые линии вокруг текста ( рис. 8.74). Это границы текста.
Управление отображением границ текста производится соответствующим флажком в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71).
Отображение границ полей страницы
В документе могут быть отображены серые линии по углам страницы ( рис. 8.75). Эти линии показывают границы полей страницы.
Управление отображением границ полей страницы производится флажком Показывать обрезные метки в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71).
Отображение затенения полей
Поля, введенные в документ, обычно выделяются серым фоном, если курсор зафиксирован в поле. Это наиболее оптимальный режим при работе с полями.
Для управления режимом затенения полей используют соответствующий раскрывающийся список в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от выбранного режима, при печати поля не затеняются.
Отображение полосы стилей
В режиме отображения документа Черновик и Структура слева от текста могут отображаться названия стилей, примененных для его оформления ( рис. 8.76).
Для отображения полосы стилей введите значение ее ширины в поле Ширина полосы стилей в режимах черновика и структуры в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.69). Для скрытия полосы стилей введите в указанное поле нулевое значение.
Отображение подчеркиваний в документе
Фиолетовая пунктирная линия
Текст, который Word определяет как смарт-тег, выделяется фиолетовым пунктирным подчеркиванием ( рис. 8.77)
Если таковое выделение не требуется, снимите соответствующий флажок в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.69).
Синяя пунктирная линия
Синей волнистой линией выделяются фрагменты, форматирование которых похоже, но немного отличается от форматирования остального текста в документе ( рис. 8.78).
Для отказа от такого выделения в категории Дополнительно окна Параметры Word ( рис. 8.72) снимите флажок Помечать несоответствие формата.
В документе вместо рисунков и объектов WordArt, которые оформлены в режиме обтекания В тексте, могут отображаться пустые рамки. Иногда это делается для ускорения просмотра документов, которые содержат большое количество графических объектов.
Этот режим устанавливается флажком Показывать пустые рамки рисунков в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от этого флажка будут отображаться все графические объекты, оформленные в любых режимах обтекания, кроме В тексте.
Независимо от выбранного режима отображения все графические объекты будут выводиться при печати документа.
Не отображаются графические объекты
Если в документе не отображаются любые графические объекты, оформленные в любых режимах обтекания, кроме В тексте, установите флажок Показывать рисунки и надписи в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от этого флажка будут отображаться все графические объекты, оформленные в режиме обтекания В тексте.
Независимо от выбранного режима отображения все графические объекты будут выводиться при печати документа.
Отображение анимации текста
В Word 2002 - 2003 при оформлении текста можно было использовать анимационные эффекты (мигающий фон, мерцание и др.). В Word 2007 этой возможности нет. Но при открытии документов, созданных в предыдущих версиях, анимация может отображаться. Для скрытия анимации снимите соответствующий флажок в категории Дополнительно диалогового окна Параметры Word (см. рис. 8.71).
В документе отображаются скобки и другие знаки
В документе могут отображаться квадратные и фигурные скобки, другие знаки ( рис. 8.73).
Квадратные скобки показывают закладки в документе. Отображение закладок управляется соответствующим флажком в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от выбранного режима отображения при печати документа квадратные скобки не печатаются.
В фигурных скобках показаны коды полей. Переключение между отображением кодов полей и значений полей производится соответствующим флажком в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Для отображения значения вместо кода для конкретного поля, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Коды/Значения полей.
Независимо от выбранного режима отображения при печати документа будут выводиться значения полей.
Отображение границ текста
В документе могут быть отображены серые линии вокруг текста ( рис. 8.74). Это границы текста.
Управление отображением границ текста производится соответствующим флажком в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71).
Отображение границ полей страницы
В документе могут быть отображены серые линии по углам страницы ( рис. 8.75). Эти линии показывают границы полей страницы.
Управление отображением границ полей страницы производится флажком Показывать обрезные метки в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71).
Отображение затенения полей
Поля, введенные в документ, обычно выделяются серым фоном, если курсор зафиксирован в поле. Это наиболее оптимальный режим при работе с полями.
Для управления режимом затенения полей используют соответствующий раскрывающийся список в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.71). Независимо от выбранного режима, при печати поля не затеняются.
Отображение полосы стилей
В режиме отображения документа Черновик и Структура слева от текста могут отображаться названия стилей, примененных для его оформления ( рис. 8.76).
Для отображения полосы стилей введите значение ее ширины в поле Ширина полосы стилей в режимах черновика и структуры в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.69). Для скрытия полосы стилей введите в указанное поле нулевое значение.
Отображение подчеркиваний в документе
Фиолетовая пунктирная линия
Текст, который Word определяет как смарт-тег, выделяется фиолетовым пунктирным подчеркиванием ( рис. 8.77)
Если таковое выделение не требуется, снимите соответствующий флажок в категории Дополнительно окна Параметры Word (см. рис. 8.69).
Синяя пунктирная линия
Синей волнистой линией выделяются фрагменты, форматирование которых похоже, но немного отличается от форматирования остального текста в документе ( рис. 8.78).
Для отказа от такого выделения в категории Дополнительно окна Параметры Word ( рис. 8.72) снимите флажок Помечать несоответствие формата.
В данной статье рассказывается о том, как работать с документом в различных режимах отображения документа. Освещены вопросы работы в каждом из них, а также вопрос использования области навигации.
Режимы отображения документа
- Разметка страницы;
- Режим чтения;
- Веб-документ;
- Структура;
- Черновик.
Рассмотрим их по порядку.
Разметка страницы
Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.
Выбор режима «Разметка страницы»
- Используйте комбинацию клавиш ;
- Вкладка «Вид» - группа «Режимы просмотра документа»;
- Строка состояния – щелкните по значку «Разметка страницы» (первый справа).
Рисунок 1. Режим «Разметка страницы».
Режим чтения
Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:
- «Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Режим чтения»;
- В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».
В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области «Параметры просмотра».
Рисунок 2. Параметры просмотра режима чтения.
Также в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки «Сохранить» и «Печать».
Используя кнопку «Цвет выделения текста», можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:
- Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;
- Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.
Используйте «Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших объемов текста (наиболее точный перевод).
Рисунок 3 . Использование мини-переводчика в режиме чтения.
При щелчке на кнопке «Сервис» открывается окно, с помощью которого можно:
- «Справочники» - использовать справочники для поиска отдельных слов, их синонимов или антонимов;
- «Цвет выделения текста» - выбрать цвет выделения текста, не задействуя соответствующую кнопку;
- «Создать примечание» - создать примечание. Оно будет вынесено в правое поле, напротив редактируемого участка текста;
- «Найти» - открывает окно «Найти и заменить на вкладке «Найти», в которой набирается искомый текст.
Рисунок 4 . Создание примечания в режиме чтения.
Выход из режима чтения
Для выхода из этого режима, в панели быстрого доступа щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите .
Веб-документ
Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.
Выбор режима «Веб-документ»
- Вкладка «Вид» - «Режимы просмотра документа» - «Веб-документ»;
- «Строка состояния» – «Веб документ».
Черновик
Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК (см. также КВ918793).
Выбор режима «Черновик»
- «Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Черновик»;
- «Строка состояния» - «Черновик»;
- Комбинация клавиш .
Настройка режима «Черновик»
Для экономии ресурсов компьютера включите использование шрифтов черновика.
- «Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
- В области «Показывать содержимое документа» - включите пункт «Использовать шрифты черновика в режиме черновика и структуры», предварительно выбрав размер и тип шрифта.
Если вам необходимо видеть стили, используемые в документе:
- «Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
- В области «Экран», в поле «Ширина полосы стилей в режиме черновика и структуры» введите число больше нуля, и в поле «Единицы измерения» выберите нужный пункт (всего пять).
Для того чтобы скрыть полосу стилей, введите ноль (единица измерения не имеет значения).
Рисунок 5. Настройка режима «Черновик».
Структура документа
Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим «Черновик».
Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.
Знаки «+» и «-», располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.
Рисунок 6. Документ в режиме «Структура».
Выбор «Режима структура»
- Вкладка «Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» щелкните «Структура»;
- ;
- «Строка состояния» - «Структура».
Чтобы показать или спрятать содержимое заголовка, дважды щелкните по знаку «+» или «-».
Уровень абзаца
Уровень абзаца можно повысить или понизить, для этого используйте один из вариантов:
- Выделите заголовок абзаца – Вкладка «Структура»- в группе «Работа со структурой» выберите необходимый уровень (от 1-го до 9-ти) из раскрывающегося списка, щелкнув на поле «Уровень». Заголовки с пониженным уровнем сместятся вправо;
- Выделите заголовок абзаца и перейдите на вкладку «Структура». В группе «Работа со структурой» напротив поля «Уровень» щелкайте кнопки со стрелками, пока не выставите необходимый уровень;
- Используйте комбинацию клавиш – для понижения уровня, – для повышения.
Отображение уровней в структуре документа
Для отображения только нужных уровней заголовков:
- Комбинация клавиш , где число соответствует заголовку соответствующего уровня;
- Вкладка «Структура» - группа «Работа со структурой» - в раскрывающемся списке «Показать уровень» выберите искомый уровень.
Перемещение абзаца по структуре
- «Структура» - в группе «Работа со структурой» щелкайте по кнопкам «Вверх» или «Вниз»;
- Щелкните и удерживайте лкм при наведенном на знаке структуры курсоре. Перетащите заголовок с абзацем на новое место, при этом курсор примет крестообразную форму;
- .
Отображение первых строк
Если документ достаточно большой, рекомендуется оставить видимыми только первые строки абзацев. Тем более это оправданно, если вы хорошо знаете содержимое документа, и сможете ориентироваться таким образом.
- Нажмите ;
- «Структура» - «Работа со структурой» - «Показать только первую строку».
Выход из режима «Структура»
- «Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» выберите другой режим;
- Вкладка «Структура» - в группе «Закрыть» щелкните «Закрыть режим структуры».
Область навигации
При работе с объемными документами, в которых много глав и пунктов, для оперативного и точного перемещения к необходимым абзацам, рекомендуется использовать область навигации. Она показывает схему документа, в которой показан список всех заголовков документа и не только.
- Вкладка «Вид» - в группе «Показать» поставьте флажок в пункте «Область навигации».
Область навигации позволяет осуществлять поиск слов (выражений) в документе, для этого наберите искомое слово в поле поиска и нажмите «Enter» или щелкните по значку поиска. Обратите внимание, что раскрывающийся список кнопки «Параметры поиска и дополнительные команды поиска» позволяет конкретизировать поиск и задать ему особые параметры. Поиск будет осуществляться по заданному критерию – например, только примечания или только слово целиком.
Рисунок 7. Вкладки панели навигации.
- Вкладка «Просмотр заголовков документа» - инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа (1);
- Вкладка «Просмотр страниц документа» - показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа (2);
- Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза (3).
Для закрытия области навигации снимите флажок с пункта «Область навигации» в группе «Показать» вкладки «Вид», либо щелкните по крестику в верхнем правом углу в поле «Навигация».
Заключение
Большинство пользователей работают в режиме «Разметка страницы», практически не используя другие режимы. Часто бывает, что так поступают даже опытные пользователи со стажем более 2-х лет работы в Word. И делают так напрасно, поскольку каждый режим работы имеет свои преимущества, и со временем позволяет делать работу более комфортной и эффективной. Ознакомившись с материалом статьи, вы узнали о существующих режимах отображения документа. О том, какие они имеют преимущества и недостатки, где и в каких случая наиболее эффективно их использовать.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
В данной статье рассказывается о том, как работать с документом в различных режимах отображения документа. Освещены вопросы работы в каждом из них, а также вопрос использования области навигации.
Режимы отображения документа
- Разметка страницы;
- Режим чтения;
- Веб-документ;
- Структура;
- Черновик.
Рассмотрим их по порядку.
Разметка страницы
Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.
Выбор режима «Разметка страницы»
- Используйте комбинацию клавиш ;
- Вкладка «Вид» - группа «Режимы просмотра документа»;
- Строка состояния – щелкните по значку «Разметка страницы» (первый справа).
Рисунок 1. Режим «Разметка страницы».
Режим чтения
Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:
- «Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Режим чтения»;
- В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».
В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области «Параметры просмотра».
Рисунок 2. Параметры просмотра режима чтения.
Также в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки «Сохранить» и «Печать».
Используя кнопку «Цвет выделения текста», можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:
- Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;
- Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.
Используйте «Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших объемов текста (наиболее точный перевод).
Рисунок 3 . Использование мини-переводчика в режиме чтения.
При щелчке на кнопке «Сервис» открывается окно, с помощью которого можно:
- «Справочники» - использовать справочники для поиска отдельных слов, их синонимов или антонимов;
- «Цвет выделения текста» - выбрать цвет выделения текста, не задействуя соответствующую кнопку;
- «Создать примечание» - создать примечание. Оно будет вынесено в правое поле, напротив редактируемого участка текста;
- «Найти» - открывает окно «Найти и заменить на вкладке «Найти», в которой набирается искомый текст.
Рисунок 4 . Создание примечания в режиме чтения.
Выход из режима чтения
Для выхода из этого режима, в панели быстрого доступа щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите .
Веб-документ
Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.
Выбор режима «Веб-документ»
- Вкладка «Вид» - «Режимы просмотра документа» - «Веб-документ»;
- «Строка состояния» – «Веб документ».
Черновик
Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК (см. также КВ918793).
Выбор режима «Черновик»
- «Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Черновик»;
- «Строка состояния» - «Черновик»;
- Комбинация клавиш .
Настройка режима «Черновик»
Для экономии ресурсов компьютера включите использование шрифтов черновика.
- «Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
- В области «Показывать содержимое документа» - включите пункт «Использовать шрифты черновика в режиме черновика и структуры», предварительно выбрав размер и тип шрифта.
Если вам необходимо видеть стили, используемые в документе:
- «Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
- В области «Экран», в поле «Ширина полосы стилей в режиме черновика и структуры» введите число больше нуля, и в поле «Единицы измерения» выберите нужный пункт (всего пять).
Для того чтобы скрыть полосу стилей, введите ноль (единица измерения не имеет значения).
Рисунок 5. Настройка режима «Черновик».
Структура документа
Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим «Черновик».
Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.
Знаки «+» и «-», располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.
Рисунок 6. Документ в режиме «Структура».
Выбор «Режима структура»
- Вкладка «Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» щелкните «Структура»;
- ;
- «Строка состояния» - «Структура».
Чтобы показать или спрятать содержимое заголовка, дважды щелкните по знаку «+» или «-».
Уровень абзаца
Уровень абзаца можно повысить или понизить, для этого используйте один из вариантов:
- Выделите заголовок абзаца – Вкладка «Структура»- в группе «Работа со структурой» выберите необходимый уровень (от 1-го до 9-ти) из раскрывающегося списка, щелкнув на поле «Уровень». Заголовки с пониженным уровнем сместятся вправо;
- Выделите заголовок абзаца и перейдите на вкладку «Структура». В группе «Работа со структурой» напротив поля «Уровень» щелкайте кнопки со стрелками, пока не выставите необходимый уровень;
- Используйте комбинацию клавиш – для понижения уровня, – для повышения.
Отображение уровней в структуре документа
Для отображения только нужных уровней заголовков:
- Комбинация клавиш , где число соответствует заголовку соответствующего уровня;
- Вкладка «Структура» - группа «Работа со структурой» - в раскрывающемся списке «Показать уровень» выберите искомый уровень.
Перемещение абзаца по структуре
- «Структура» - в группе «Работа со структурой» щелкайте по кнопкам «Вверх» или «Вниз»;
- Щелкните и удерживайте лкм при наведенном на знаке структуры курсоре. Перетащите заголовок с абзацем на новое место, при этом курсор примет крестообразную форму;
- .
Отображение первых строк
Если документ достаточно большой, рекомендуется оставить видимыми только первые строки абзацев. Тем более это оправданно, если вы хорошо знаете содержимое документа, и сможете ориентироваться таким образом.
- Нажмите ;
- «Структура» - «Работа со структурой» - «Показать только первую строку».
Выход из режима «Структура»
- «Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» выберите другой режим;
- Вкладка «Структура» - в группе «Закрыть» щелкните «Закрыть режим структуры».
Область навигации
При работе с объемными документами, в которых много глав и пунктов, для оперативного и точного перемещения к необходимым абзацам, рекомендуется использовать область навигации. Она показывает схему документа, в которой показан список всех заголовков документа и не только.
- Вкладка «Вид» - в группе «Показать» поставьте флажок в пункте «Область навигации».
Область навигации позволяет осуществлять поиск слов (выражений) в документе, для этого наберите искомое слово в поле поиска и нажмите «Enter» или щелкните по значку поиска. Обратите внимание, что раскрывающийся список кнопки «Параметры поиска и дополнительные команды поиска» позволяет конкретизировать поиск и задать ему особые параметры. Поиск будет осуществляться по заданному критерию – например, только примечания или только слово целиком.
Рисунок 7. Вкладки панели навигации.
- Вкладка «Просмотр заголовков документа» - инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа (1);
- Вкладка «Просмотр страниц документа» - показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа (2);
- Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза (3).
Для закрытия области навигации снимите флажок с пункта «Область навигации» в группе «Показать» вкладки «Вид», либо щелкните по крестику в верхнем правом углу в поле «Навигация».
Заключение
Большинство пользователей работают в режиме «Разметка страницы», практически не используя другие режимы. Часто бывает, что так поступают даже опытные пользователи со стажем более 2-х лет работы в Word. И делают так напрасно, поскольку каждый режим работы имеет свои преимущества, и со временем позволяет делать работу более комфортной и эффективной. Ознакомившись с материалом статьи, вы узнали о существующих режимах отображения документа. О том, какие они имеют преимущества и недостатки, где и в каких случая наиболее эффективно их использовать.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
Читайте также: