Сбились настройки в эксель
Опытные пользователи Excel весьма активно используют возможность Microsoft Excel настраивать интерфейс "под себя" - добавляют в него новые кнопки, убирают ненужные, создают целые панели или вкладки со своими авторскими наборами инструментов. Но есть одна проблема. При переходе на другой компьютер или после переустановки Windows / Office все эти ручные настройки часто теряются и приходится настраивать все заново. Давайте разберем, как можно подстраховаться и сохранить их на будущее - для восстановления или переноса на другой ПК.
Excel 2003 и старше
В старых версиях настройка интерфейса происходила через команду меню Сервис - Настройка (Tools - Customize) . Используя это диалоговое окно, можно:
- создавать дополнительные панели инструментов, наполняя их нужными лично Вам кнопками - вкладка Панели инструментов - кнопка Создать (Toolbars - New)
- добавлять недостающие и удалять ненужные кнопки - перетаскивание мышью с вкладки Команды (Commands) прямо на панель и обратно
На самом деле конфигурацию панелей инструментов Excel 2003 хранит в специальном файле, обновляя в нем данные после каждого сеанса работы с Excel. Файл располагается (скорее всего) по адресу C:\Documents and Settings\имя\Application Data\Microsoft\Excel и называется:
- Excel10.xlb - для версии Excel 2002
- Excel11.xlb - для версии Excel 2003
Вы можете легко скопировать этот файл на другой компьютер (с той же версией Excel) или сделать резервную копию этого файла на случай переустановки Microsoft Office.
Excel 2007
В этой версии Excel, к сожалению, не позволял пользователю настраивать ленту - добавлять и удалять кнопки можно было только на панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar) в левом верхнем углу экрана. Настройки этой панели сохраняются в файле Excel.qat, лежащем в папке C:\Documents and Settings\имя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office
Excel 2010 и новее
В этой версии все сделано максимально удобно. Настраивать можно все - и ленту и панель быстрого доступа. При этом все эти нестандартные настройки можно просто экспортировать в небольшой текстовый файл, откуда их потом можно легко восстановить импортом. Чтобы это сделать выберите Файл - Параметры - Настройка ленты - Импорт-экспорт (File - Options - Customize Ribbon - Import-Export) :
Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.
Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».
Вы не даёте заголовки столбцам таблиц
Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.
Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц
Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.
На одном листе располагается несколько таблиц
Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.
Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?
Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах
Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:
Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).
Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.
Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.
Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.
Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:
Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»
Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.
Информация в комментариях
Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.
Бардак с форматированием
Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:
- Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
- Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
- Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.
Объединение ячеек
Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.
Объединение текста и чисел в одной ячейке
Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.
Числа в виде текста в ячейке
Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.
Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор
Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.
Страничный режим листа в Excel
Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.
Возможно, вы думаете, что при использовании обычного Word этого делать не нужно, но способ узнать, что в какой-то момент может быть непреднамеренным или преднамеренным, что кто-то изменит настройки. Например, установка слова или изображения всегда по умолчанию на текстовой странице, изменение внешнего вида, изменение параметров в параметрах.
Если вы знаете, пользователи могут настроить снова, но не какие-либо параметры в Word, которые вы можете знать и редактировать. Итак, что вам следует делать, когда вы сталкиваетесь с «форс-мажорной» ситуацией? Если Word переустановлен, маловероятно, что он исправит ошибку, даже если это займет больше времени, причины, по которым параметры, сохраненные в реестре, могут не быть изменены по умолчанию при переустановке Word. И после установки Word повторно использует эти настройки. Чтобы решить эту проблему, сначала закройте Word (если он открыт), а затем воспользуйтесь одним из следующих двух способов:
1. Восстановите настройки Word по умолчанию с помощью реестра.
Шаг 1:
Шаг 2:
Введите Regedit в пустое поле и нажмите ОК.
Шаг 3:
Откроется окно редактора реестра. Откройте следующие папки: HKEY_CURRENT_USER / Software / Microsoft / Office /
В зависимости от используемой версии Office выберите правильную папку. В этой статье мы используем Microsoft Office 2003 в качестве примера:
- Версия Word Excel 2013: выбор каталога 15.0
- Версия Word Excel 2010: выбор каталога 14.0
- Версия Word Excel 2007: выбор каталога 12.0
- Версия Word Excel 2003: выбор каталога 11.0
Шаг 4:
В папке Word или Excel, соответствующей текущей версии, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите Удалить.
2. Используйте программу восстановления Microsoft.
Шаг 1:
Загрузите инструмент восстановления Microft по умолчанию и запустите его на своем компьютере.
Шаг 2:
После загрузки запустите программу на компьютере. Установите флажок «Я согласен» и нажмите «Далее», чтобы продолжить.
Шаг 3:
Вы ждете процесса сброса по умолчанию. Интерфейс после завершения будет выглядеть как на изображении ниже. Нажмите Отмена, чтобы завершить процесс сброса.
Таким образом, вы выполнили действия по сбросу по умолчанию для Word, Excel 2003, 2007, 2010 и 2013. Ваш Microsoft Office вернулся в то состояние, в котором он был после установки на ваш компьютер.
Видео: Как восстановить настройки по умолчанию в Microsoft Office (Май 2022).
В прошлом сброс приложения к настройкам по умолчанию часто означал необходимость удаления и переустановки всего приложения. В Excel 2013 вы можете сбросить приложение, восстановив Microsoft Office, процесс, который занимает менее двух минут. Если вы просто хотите сбросить форматирование на листе или удалить надстройки, которые вы применяли к листам Excel в прошлом, это задачи, которые вы также можете выполнить быстро.
Используйте Quick Repair для сброса Excel и всех приложений Office. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.
Восстановление стилей на рабочем листе
Выберите и скопируйте рабочий лист. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.
Откройте файл Excel, который вы хотите восстановить к стилям по умолчанию, таким как шрифты, цвета и линии. Нажмите «Ctrl-A», чтобы выбрать весь лист, затем «Ctrl-C», чтобы скопировать его.
Выберите кредит «Пустая книга». Изображение предоставлено Microsoft.
Нажмите меню «Файл», а затем «Новый». Выберите тему, которую вы предпочитаете использовать, или «Пустую книгу», если вы не хотите, чтобы к данным применялись стили.
Выберите опцию вставки с символом «Fx». Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку «A1», чтобы отобразить раскрывающееся меню. В разделе «Параметры вставки» выберите буфер обмена с надписью «Fx». Эта опция сохраняет формулы, текст и числа на листе, удаляя все форматирование. Обратите внимание, что объединенные ячейки и спецификации выравнивания текста также теряются.
Функции остаются неизменными после вставки в новый рабочий лист. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.
Нажмите на любую ячейку, содержащую функцию, и посмотрите на поле «Fx» над рабочим листом, чтобы убедиться, что ваши функции не повреждены. Нажмите меню «Файл» и выберите «Сохранить», чтобы сохранить лист как новый файл.
Удаление надстроек Excel
Выберите «Опции». Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.
Запустите Excel и откройте любую книгу. Нажмите меню «Файл» и выберите «Параметры».
Нажмите «Настройки центра управления безопасностью». Изображение предоставлено Microsoft.
Выберите «Центр управления безопасностью», а затем нажмите кнопку «Настройки Центра управления безопасностью».
Выберите «Отключить все надстройки приложений». Изображение: Изображение предоставлено Microsoft.
Выберите «Надстройки», а затем установите флажок «Отключить все надстройки приложений». Обратите внимание, что некоторые таблицы могут перестать работать должным образом, если они используют надстройки. Например, если вы используете надстройку Euro Currency Tools для конвертации валют, суммы в валюте на листе больше не будут корректными.
Установите флажок рядом с надстройкой, чтобы активировать ее. Кредит: Изображение предоставлено корпорацией Майкрософт.
Ремонт Excel
Запустить «Удалить программу.» Кредит: Изображение любезно предоставлено Microsoft.
Закройте все открытые приложения Microsoft Office. Найдите и запустите утилиту Windows «Удаление программы».
Нажмите «Microsoft Office 365», а затем «Изменить». Изображение: Изображение любезно предоставлено Microsoft.
Выберите «Быстрое восстановление». Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.
Выберите опцию «Быстрое восстановление» и нажмите кнопку «Восстановить». Примерно через минуту Office восстановит все связанные с ним приложения, в том числе Excel, PowerPoint и Word, вернув их к настройкам по умолчанию. В редких случаях, например, для поврежденных файлов, вам может потребоваться вернуться к этому экрану и выбрать опцию «Онлайн восстановление».
Как восстановить значки на рабочем столе в настройки по умолчанию
Одной из многих радостей владения ПК является возможность настраивать поведение программ, типы звуков и оповещений, которые использует компьютер, и графику для рабочего стола .
Как восстановить заводские настройки по умолчанию на моем компьютере
Независимо от того, восстанавливаете ли вы свой компьютер до его первоначальных заводских настроек, потому что вы его продаете или из-за ошибки в операционной системе, это процесс .
Как восстановить настройки устройства Android на заводские настройки по умолчанию
Что означает сброс к заводским настройкам в Android? Что оно делает? Как перезагрузить смартфон или планшет с Android 6 Marshmallow или Android 5 Lollipop?
При импорте в Excel данных из внешних программ, иногда возникает весьма неприятная проблема - дробные числа превращаются в даты:
Так обычно происходит, если региональные настройки внешней программы не совпадают с региональными настройками Windows и Excel. Например, вы загружаете данные с американского сайта или европейской учётной системы (где между целой и дробной частью - точка), а в Excel у вас российские настройки (где между целой и дробной частью - запятая, а точка используется как разделитель в дате).
При импорте Excel, как положено, пытается распознать тип входных данных и следует простой логике - если что-то содержит точку (т.е. российский разделитель дат) и похоже на дату - оно будет конвертировано в дату. Всё, что на дату не похоже - останется текстом.
Давайте рассмотрим все возможные сценарии на примере испорченных данных на картинке выше:
- В ячейке A1 исходное число 153.4182 осталось текстом, т.к. на дату совсем не похоже (не бывает 153-го месяца)
- В ячейке A2 число 5.1067 тоже осталось текстом, т.к. в Excel не может быть даты мая 1067 года - самая ранняя дата, с которой может работать Excel - 1 января 1900 г.
- А вот в ячейке А3 изначально было число 5.1987, которое на дату как раз очень похоже, поэтому Excel превратил его в 1 мая 1987, услужливо добавив единичку в качестве дня:
Вот такие варианты. И если текстовые числа ещё можно вылечить банальной заменой точки на запятую, то с числами превратившимися в даты такой номер уже не пройдет. А попытка поменять их формат на числовой выведет нам уже не исходные значения, а внутренние коды дат Excel - количество дней от 01.01.1900 до текущей даты:
Лечится вся эта история тремя принципиально разными способами.
Способ 1. Заранее в настройках
Если данные ещё не загружены, то можно заранее установить точку в качестве разделителя целой и дробной части через Файл - Параметры - Дополнительно (File - Options - Advanced) :
Снимаем флажок Использовать системные разделители (Use system separators) и вводим точку в поле Разделитель целой и дробной части (Decimal separator) .
После этого можно смело импортировать данные - проблем не будет.
Способ 2. Формулой
Если данные уже загружены, то для получения исходных чисел из поврежденной дата-тексто-числовой каши можно использовать простую формулу:
=--ЕСЛИ( ЯЧЕЙКА("формат";A1)="G" ; ПОДСТАВИТЬ(A1;".";",") ; ТЕКСТ(A1;"М,ГГГГ") )
В английской версии это будет:
=--IF (CELL ("format ";A1)="G"; SUBSTITUTE (A1;".";","); TEXT (A1;"M ,YYYY "))
Логика здесь простая:
- Функция ЯЧЕЙКА (CELL) определяет числовой формат исходной ячейки и выдаёт в качестве результата "G" для текста/чисел или "D3" для дат.
- Если в исходной ячейке текст, то выполняем замену точки на запятую с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) .
- Если в исходной ячейке дата, то выводим её в формате "номер месяца - запятая - номер года" с помощью функции ТЕКСТ (TEXT) .
- Чтобы преобразовать получившееся текстовое значение в полноценное число - выполняем бессмысленную математическую операцию - добавляем два знака минус перед формулой, имитируя двойное умножение на -1.
Способ 3. Макросом
Если подобную процедуру лечения испорченных чисел приходится выполнять часто, то имеет смысл автоматизировать процесс макросом. Для этого жмём сочетание клавиш Alt + F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) , вставляем в нашу книгу новый пустой модуль через меню Insert - Module и копируем туда такой код:
Останется выделить проблемные ячейки и запустить созданный макрос сочетанием клавиш Alt + F8 или через команду Макросы на вкладке Разработчик (Developer - Macros) . Все испорченные числа будут немедленно исправлены.
Читайте также: