Режимы работы с документом в word
В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа:
· режим разметки страницы;
· режим структуры документа;
· режим предварительного просмотра.
Установка режима производится соответствующей командой меню Вид (для режима предварительного просмотра — меню Файл). Кроме того, четыре первых режима можно вызывать, нажав соответствующую кнопку, находящуюся слева внизу экрана.
Обычный режимпросмотра является основным для набора, редактирования и форматирования документов.
В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.
Режим схемы документапредназначен для просмотра документов и их схемы на экране дисплея. Для облегчения чтения текст в каждом абзаце представлен по возможности крупнее и размещен точно в окне текста. Слева от окна текста текущего фрагмента документа отображается схема документа, где представлены заголовки подразделов разных документов. Щелкнув мышью по соответствующему заголовку, можно переместиться в нужный подраздел. Уровень иерархии выводимых разделов можно изменять.
В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственно возможным при работе с кадрами. Кадр (Надпись в Word 2000) - это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, график или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида. Применительно к кадру можно выполнять такие операции, как удаление, копирование, перемещение, изменение размеров кадра, а также использовать обрамление и заполнение его содержимого.
Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического (документа, изменить и организовать ее, позволяет автоматизировано создать оглавление документа и формировать заголовки документа. Документ имеет структурные элементы различных иерархических уровней (от 1 до 7). Для каждого структурного элемента формирует заголовок. Структурирование документа выполняется как для вновь создаваемых документов, так и для уже действующих.
При выполнении команды Структура документа меню Вид на экране появляется панель инструментов Структура, с помощью которой можно организовать структурное оформление заголовков и текста документа.
Для изменения уровня иерархии осуществляется выделение абзацев и их сдвиг с помощью кнопок панели инструментов на определенный уровень иерархии.
Для проверки корректности структуры документа осуществляются структурные просмотры — закрытие/раскрытие документа до определенного иерархического уровня. Заголовки, имеющие слева графический символ «серый плюс», имеют скрытые иерархически подчиненные структурные элементы, «серый минус» свидетельствует об отсутствии последних.
Текстовый процессор Word является популярным средством для редактирования текстовых документов и входит в пакет Microsoft Office. Основные элементы окна Word показаны на рисунке. Вид панели форматирования и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать.
Текст, создаваемый в процессоре Word, называется документом . Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат "Документ Word", в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Word позволяет выполнять сложные виды форматирования текстов, создавать, вставлять и редактировать рисунки и таблицы, записывать математические формулы, проверять орфографию текста, вставлять оглавления и выполнять многие другие действия по редактированию документов. Для автоматизации повторяющихся операций Word имеет встроенную систему автоматической записи макросов, представляющих собой программу на языке Word Basic.
Режимы отображения документов
Переключить режим отображения документа можно через меню Вид . Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный .
Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка - основной режим форматирования текста.
В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа.
Получение помощи (справки)
Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word - умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами:
- нажать клавишу F1;
- обратиться к меню "?".
При этом открывается окно "Справочная система Microsoft Word". В этом окне имеются три вкладки: "Содержание", "Предметный указатель" и "Поиск".
На вкладке "Содержание" справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок "раскрывает" книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись "Вывести"; если выделить раздел - то надпись "Открыть".
На вкладке "Предметный указатель" можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел.
Вкладка "Поиск" интересна тем, что в ней можно вводить слова - образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле.
Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки:
Справочная система Word организована как гипертекст . Для перехода на "родственные" статьи помощи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме.
Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно.
Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи . Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.
Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.
Основные понятия и правила создания документов Word
Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.
Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.
Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.
Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий.
Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:
- документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;
- электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;
- Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.
Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.
При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.
Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.
Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.
Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.
Работа с несколькими документами
Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.
Форматы сохранения документа
Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения:
- "Только текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;
- "Текст DOS" — для совместимости с редакторами DOS (кодировка ASCII);
- Документ Word 6.0/95" — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad;
- "Текст в формате RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;
- "Документ HTML" — для сохранения в виде Web-страницы.
Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов "Только текст" и "Текст DOS".
В текстовом редакторе Microsoft Word имеется пять режимов просмотра документа. Что-то лучше подойдет для редактирования, что-то для настроек макета или формирования заголовков, а что-то окажется оптимальным решением для чтения документов, особенно если речь идет о планшетах или смартфонах.
Режимы выбираются на вкладке ленточного меню «Вид» через область, которая так и называется «Режимы». По умолчанию документы открываются в режиме «Разметка страницы», но в любой момент есть возможность переключить в один из четырех дополнительных вариантов: «Режим чтения», «Веб-документ», «Структура» и «Черновик».
Режим чтения
Как легко догадаться из названия, данный режим лучше всего подойдет для чтения документов. Удобное компактное представление текста и картинок к нему — текст отображается на двух полосах, словно читаешь книгу. Особо удобно использовать данное представление на планшетах, однако и на компьютерах это будет более читабельно, тем более если вносить правки в текст вам не требуется.
Современные версии Microsoft Word позволяют при повторном открытии документа сразу перейти в ту область документа, на которой вы остановились в прошлой раз — для этого реализован автоматический функционал закладок, который предлагает вам вернуться к прежнему месту документа при следующем открытии. Таким образом, читать книги в формате документов Word стало гораздо удобнее, чем раньше.
Разметка страницы
Данный режим работы с текстовым документом предназначен в первую очередь для настроек макета страницы. Здесь удобно выстраивать ширину полей страницы и положение текста, красные строки, колонтитулы и многие другое. Для этих целей активируются или отключаются инструменты «Линейка» и «Сетка» через ленточное меню «Вид» в области «Показать».
Здесь же вполне удобно набирать и редактировать сам текст, вставлять в него картинки, таблицы и прочие элементы. Однако для чтения данный режим работы будет не самым удобным. Также есть более удобный режим для формирования структуры заголовков документа.
Веб-документ
Данный режим, по идее, предназначен для тех, кто занимается разработкой и поддержкой сайтов. Он позволяет сформировать внешний вид последующего веб-документа. Однако вряд ли контент-менеджеры и разработчики сайтов создают предварительные макеты в документах Word. Скорее, данная опция предназначена для заказчиков, которые таким образом могут передать свои пожелания разработчикам.
Структура
В режиме структуры удобно перемещать элементы относительно друг друга. Поставив курсор на конкретный абзац при помощи кнопок вверх и вниз через в ленточном меню есть возможность быстро перемещать элементы текста относительно друг друга.
Здесь же удобно выбирать уровни заголовков для разных элементов текста. Просто выделив элемент текста, через ленточное меню из выпадающего списка выбираем уровень заголовка — от первого до девятого.
Черновик
Режим черновика предоставляет работу с текстом, без использования дополнительных элементов, таких как картинки, колонтитулы и прочие. Все внимание тексту, ничто не отвлекает и тем самым можно сконцентрироваться на быстром редактировании. В этом режиме также можно поработать с макетом страницы, так как элемент «Линейка» здесь тоже есть, можно также заняться форматированием — выровнять текст, поменять шрифт, его цвет и размер и многое другое.
Текстовый редактор Word 2003 может работать в пяти режимах:
· Обычный – предназначен для ввода и чтения только текстовых данных, т.к. текст максимально увеличен для выбранного масштаба за счёт отсутствия боковых полей и вертикальной линейки разметки. Недостатком режима является то, что в нём не видны рисунки, формулы и другие внедрённые объекты;
· Веб-документ – документ представляется в формате Web-страницы для чтения и подготовки в редакторе Internet-документов;
· Разметка страницы – на экране видны все линейки (горизонтальная и вертикальная), поля и полосы прокрутки, режим предназначен для ручной установки полей, переплёта и других разметочных параметров. В режиме разметки отображаются все нетекстовые объекты, которые были внедрены в ходе работы. с документом, но мельче при том же масштабе, что и в режиме Обычный;
· Структура – режим составления схемы, т.е. структуры сложного по составу документа (курсовой работы, отчёта, брошюры, книги и т.д.). В этом режиме документ разбивается на блоки обычного текста, для них назначаются заголовков и подзаголовков десяти уровней вложенности и др.;
· Режим чтения служит, в основном, для чтения документа, т.к. текст выводится поэкранно, в самом большом увеличении (за счёт скрытия всех панелей инструментов и линеек), появляется своя панель инструментов для показа Карты документа, эскизов, кнопок увеличения и уменьшения размера, внедрённые объекты доступны для просмотра.
Целью данного занятия является изучение режима Структура при работе с большими документами, имеющими разветвлённую структуру. Для этого Word предоставляет пользователю специальные средства. Большим называется документ не столько большой по объёму, сколько сложный по
своей структуре. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы, далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д., т.е. заголовков различных уровней. Самым низким уровнем является уровень - Обычный текст ( включая таблицы, иллюстрации, формулы и др.).
Структурирование документа, т.е. назначение всех заголовков и подзаголовков средствами редактора Word позволяет автоматически создавать оглавление. Если заголовки назначены в режиме Структура с помощью её панели и инструментов, то после выбора команды Вставка\ Ссылка\ Оглавление и указатели редактор Word сам соберёт все заголовки и подзаголовки в одном месте и укажет соответствующие номера страниц. Оглавление будет вставлено на то место, где находился курсор перед запуском команды Оглавление и указатели. В данной брошюре оглавление было составлено именно автоматически, средствами Word. (по современным стандартам оглавление помещается в начале книги).
Выбор вышеуказанных режимов выполняется командными кнопками в левом нижнем углу окна приложения или командами меню Вид. Через меню Вид доступно также представление Схема документа, в котором окно приложения имеет две панели: на левой – представляется структура документа, а на правой – сам документ. Режим полезен при просмотре документов сложной структуры.
Если требуется особо тщательный просмотр текста, то его можно развернуть во весь экран с помощью команды Вид/Во весь экран. Возврат в исходное состояние происходит при нажатии на кнопку Во весь экран или на клавишу Esc.
Изменение масштаба отображения документа производится кнопкой Масштаб на стандартной панели или командой Вид/Масштаб. Имеются варианты изменения масштаба по ширине страницы, по ширине текста, странице целиком или на две страницы. Если предусмотренные варианты изменения не устраивают, то можно ввести масштаб вручную (от 10 до 200%)
С помощью стандартной панели (или меню Файл) можно вызвать режим предварительного просмотра, удобный для просмотра готового документа.
В дополнение к Стандартной панели и Форматирование можно вызвать дополнительные панели инструментов, которые перечислены в Вид/панели инструментов, каждую из которых можно настроить по своему усмотрению, если нажать кнопку Настройка.
Кроме изменения встроенных панелей, можно создавать пользовательские панели. После щелчка на кнопке Настройка следует выбрать Создать, тогда появится диалоговое окно Создание панели инструментов. Здесь нужно ввести имя панели в текстовое поле Имя панели инструментов и выбрать шаблон для хранения панели из раскрывающего списка Сделать панель доступной для: и щёлкнуть на кнопке ОК. После появления диалогового окна Настройка и новой панели следует выбрать категорию, содержащую необходимую кнопку или другой значок, и перетащить его из секции Кнопки в новую панель. Эту процедуру нужно повторять до полного заполнения пользовательской панели и закрыть диалоговое окно Настройка, щёлкнув на кнопке ОК.
1.2. Ввод, редактирование и форматирование текста. Управления форматами шрифта. Проверка правописания
Переход на новую строку при вводе текста происходит при достижении границы правого поля. Нажимать клавишу Enter следует только при переходе к вводу нового абзаца. Удаление символа слева от курсора происходит при нажатии на клавишу Backspace, а удаление символа справа от курсора – при нажатии на клавишу Delete. Отмена ввода происходит с помощью кнопки Отменить ввод на стандартной панели или в меню Правка. Двойной щелчок на индикаторе ЗАМ в строке состояния (внизу поля ввода) приводит к переходу из режима вставки к режиму замены: вводимый текст будет замещать (удалять) символы ранее введённого текста, расположенные справа от курсора. Повторный двойной щелчок на индикаторе ЗАМ позволяет вернуться в режим вставки.
Курсор устанавливается в нужное место путём перемещения туда I-образного указателя мыши и щелчка по левой кнопке мыши. Перемещение курсора в область вне видимой части окна ведётся с помощью полос прокрутки. Перемещение по длинному тексту удобно проводить с помощью клавиш клавиатуры Page Up, Page Down, Home, End.
Когда вводится текст, то часто требуется удалить его часть или переместить часть текста в другое место. Иногда возникает потребность изменить начертание шрифта, его размер и т.п. Для выполнения таких действий фрагмент текста, в котором требуется сделать изменения, необходимо выделить. Изображение текста в выделенном фрагменте становится негативным – белые символы на чёрном фоне. Выделение делается с помощью мыши, клавиатуры или их комбинации:
· слово выделяется двойным щелчком;
· предложение выделяется щелчком при нажатой клавише;
· абзац выделяется тройным щелчком;
· для выделения произвольного фрагмента текста нужно установить курсор в его начало, нажать левую кнопку мыши и, удерживая её, перемещать курсор в нужном направлении;
· для выделения строки нужно сделать щелчок мышью в полосе выделения (полоса вдоль левого края документа, где указатель мыши меняет I-образную форму на стрелку, указывающую вверх и вправо) напротив выделяемой строки; для выделения нескольких строк нужно перемещать курсор в полосе выделения при нажатой левой кнопке мыши;
· весь документ выделяется щелчком в полосе выделения при нажатой клавише Ctrl;
· блок текста выделяется перемещением курсора при нажатых левой кнопке мыши и клавише Alt;
· выделение текста с помощью клавиш управления курсором проводится при нажатой клавише Shift;
· выделение снимается щелчком мыши в любом месте или нажатием клавиши перемещения курсора.
Следует иметь в виду, что нажатие любой клавиши клавиатуры при выделенном тексте приводит к его удалению.
Над выделенным текстом можно выполнить одну или несколько операций: скопировать его, переместить или удалить. Для этого используются команды меню Правка или кнопки стандартной панели Вырезать, Копировать, Вставить. Можно также использовать клавиатуру (комбинации клавиш указаны в меню Правка).
Если мышь наставить на выделенный фрагмент (указатель мыши при этом меняет I-образную форму на стрелку, указывающую вверх и влево), то можно при нажатой левой клавише мыши переместить фрагмент (перетаскивание). Копия выделенного фрагмента перемещается, если при перетаскивании дополнительно удерживать нажатой клавишу Ctrl. Можно также воспользоваться контекстным меню, нажимая правую кнопку мыши. Если при перетаскивании мышью фрагмента текста обнаружится ошибка, то следует нажать клавишу Esc перед тем как отпустить левую кнопку мыши. Перемещения при этом не произойдёт.
Команда Правка/Отменить ввод или кнопка стандартной панели позволяет отменить многие ошибочные действия (комбинация клавиш указана в меню Правка). Если после применения действия Отменить ввод нужно вернуться к предыдущему варианту, используется команда Правка/Повторить ввод или кнопка стандартной панели.
Несколько символов удаляются, как правило, клавишами Delete или Backspace. Этими же клавишами можно удалить выделенный фрагмент.
Применение команды Вырезать удаляет выделенный фрагмент с экрана и помещает его в Буфер обмена, а по команде Копировать выделенный фрагмент остаётся на своём месте, а в Буфер обмена помещается копия этого фрагмента. Имеется возможность вставить по месту нахождения курсора сразу всю хранимую в элементах Буфера обмена информацию с помощью кнопки панели Буфера обмена Вставить все или информацию из любого элемента Буфера обмена с помощью кнопки Элементы, а также стереть информацию во всех элементах с помощью кнопки Очистить буфер обмена.
Буфер обмена доступен для всех приложений и поэтому выполнение копирования является одним из способов обмена данными между приложениями.
Часто встречающаяся ошибка ввода текста прописными буквами может быть легко исправлена с помощью команды Формат/Регистр, которая вызывает диалоговое окно Регистр (рис. 5.2).
Рис 5.2. Диалоговое окно Регистр.
Выбирая гарнитуру шрифта, следует раскрыть список Шрифт на панели инструментов Форматирование. Шрифты типа Times Roman обычно используются в документах, а курсивные – в поздравительных адресах. Размер шрифта измеряется в пунктах (72 пункта составляют 1 дюйм). Для новых документов, создаваемых на основе шаблона Обычный, по умолчанию установлен шрифт Times New Roman размером в 12 пунктов. Для документов, передаваемых факсимильными аппаратами, следует использовать шрифт размером 14 пунктов. Изменение размера шрифта производится через раскрывающийся список Размер панели Форматирование, причём можно задавать также и произвольные размеры, например, 13 или 15.
Выбор начертания (обычный, полужирный, курсив, подчёркнутый и произвольные их сочетания) производится тремя кнопками на панели Форматирование. Если перед нажатием кнопок было сделано выделение текста, то изменения коснутся выделенного фрагмента, а иначе будет изменяться начертание вновь водимых символов. Помимо названных способов начертания имеется много других эффектов, например, зачёркнутый, верхний индекс, нижний индекс и т.д. Доступ к ним осуществляется через список видоизменение диалогового окна Формат/Шрифт/ вкладка Шрифт. (рис. 5.3).
Рис 5.3. Диалоговое окно установки формата шрифта.
Вкладка Анимация этого окна позволяет создавать анимационные эффекты в выделенном фрагменте, например, красные муравьи, мерцание, мигание. Наличие окон Образец и Вид на указанных вкладках дают представление о том, как изменится вид документа.
Форматирование документа в целом можно существенно упростить, если применять копирование форматов. Если, например, для одного из заголовков выбран определённый формат, и его нужно применить для других заголовков, то следует предпринять следующие действия:
· установить курсор на абзац, формат которого копируется;
· дважды быстро щёлкнуть на кнопке Формат по образцу на панели инструментов Стандартная; указатель мыши примет вид кисти и появится информация в строке состояния;
· протащить указатель мыши по тексту, формат которого надо изменить (в данном примере по всем остальным заголовкам), и отпустить левую кнопку мыши;
· выход из копирования с помощью кнопки Формат по образцу или клавиши Esc.
Для изменения формата во всём документе можно воспользоваться пунктом локального меню «выделить текст, имеющий такой же формат…».
Текст можно выделить цветом: кнопки Цвет шрифта и Выделение цветом на панели Форматирование позволяют изменять цвет шрифта и цвет фона соответственно. Выбор цвета из раскрывающегося списка доступен после щелчка на правой части кнопки с изображением треугольника. Хотя выделение цветом редко используется в конечных документах, но оно полезно для привлечения внимания к отдельным фрагментам текста.
Настройка метода выравнивания возможна по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине и производится соответствующими кнопками на панели Форматирование. Выбор метода выравнивания зависит от назначения документа. Печатные документы на русском языке обычно выравнивают по ширине и делают перенос слов командой Сервис/Язык/Расстановка переносов, установкой флажка на поле автоматическая расстановка переносов и щелчком на кнопке ОК. Web-страницы и документы на английском языке выравнивают по левому краю.
При несогласии с редактором следует щёлкнуть по кнопке Пропустить.
Рис. 5.4. Диалоговое окно Правописание.
1.3. Управление форматом абзаца
Главная задача при создании профессионально исполненного документа – правильно и красиво расположить строки текста на странице. Эта задача решается форматированием абзацев. Под абзацем понимается любой текст, заканчивающийся символом конца абзаца: основной текст, заголовок, элемент списка или содержимое ячейки таблицы. В пределах абзаца регулируется длина строк, тип выравнивания относительно левого и правого поля страницы, интервал между строками и абзацами, а также характер размещения текста по отношению к позициям табуляции.
Интервалом между строками называется расстояние между двумя соседними строками в тексте. MS Word обеспечивает одинарный интервал между строками примерно 120% по отношению к размеру шрифта. Можно установить полуторный или двойной интервал или задать его величину:
· выделить абзац или абзацы или установить курсор в позицию, начиная с которой нужно изменить интервал;
· выбрать команду Формат/Абзац; на экран будет выведено диалоговое окно Абзац (рис. 5.5);
· раскрыть вкладку Отступы и интервалы;
· в раскрывающемся списке междустрочный выбрать нужное значение интервала или установить его значение в окне значение;
· щёлкнуть на кнопке ОК.
Рис. 5.5. Диалоговое окно установки формата абзаца.
Хотя в шаблоне Обычный не предусмотрено дополнительных интервалов между абзацами, можно ввести их после раскрытия вкладки Отступы и интервалы в группе Интервал в окнах перед и (или) после и затем щёлкнуть на кнопке ОК.
Кроме того, во вкладке Отступы и интервалы можно настроить величины отступов слева и справа и величину отступа первой строки абзаца (красная строка). Отступы слева и справа для основного текста обычно не задают, так как положение текста определяется величиной полей, задаваемых во вкладке Поля команды Файл/ Параметры страницы. Для Web-документов величина абзацного отступа используется очень широко.
1.4. Настройка печати и печать документов
По умолчанию левое и правое поля страницы устанавливаются с размерами 3 и 1,5 см, а верхнее и нижнее поля – с размером 2 см. При желании их можно изменить командой Файл/Параметры страницы вкладка Поля (рис. 5.6).
Рис. 5.6. Вкладка Поля Диалогового окна Параметры страницы.
На другой вкладке Размер бумаги (рис. 5.7) можно задать размер бумаги и ориентацию: книжную или альбомную.
Рис. 5.7. Вкладка Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы.
Перед печатью рекомендуется щёлкнуть на кнопке Предварительный просмотр на панели Стандартная или в меню Файл. Выбрать кнопку Несколько страниц и уменьшить масштаб до 15-20%, чтобы можно было увидеть весь документ или его большой фрагмент со всеми вставками, рисунками, диаграммами и таблицами.
Для вывода документа на печать служит команда Печать на панели Стандартная. Отмена печати проводится по схеме Панель управления/ Принтеры/ Ваш принтер/ Снять печать документа.
Важным подспорьем при печати больших документов является команда Файл/ Печать. В различных окнах этого диалогового окна (рис. 5.8) можно менять режимы и задавать объем печати (число копий, разборка по копиям, вывод только чётных или нечётных страниц, текущей страницы или выделенного фрагмента, печать страниц с заданными номерами или диапазоном).
Интересной представляется возможность печати нескольких страниц текста на одном листе бумаги.
Читайте также: