Протокол exchange microsoft outlook общий почтовый ящик индивидуальный вид
Технология общих почтовых ящиков (Shared mailboxes) в Exchange далеко не нова и, насколько я понимаю, на сегодняшний день считается даже морально устаревшей. Ведь не зря в Exchange 2010 в пользовательский интерфейс консоли управления до сих пор не включена возможность даже создания такого рода ящиков и сделать это можно только с помощью PowerShell. Не смотря на то, что в статье TechNet Library - Understanding Mailbox - Understanding Recipients сказано, что вместо общих ящиков рекомендуется использовать ресурсные ящики (Resource mailboxes) или механизмы совместной работы на SharePoint Server, иногда могут встретиться ситуации, в которых использование общих почтовых ящиков является более удобным вариантом.
Рассмотрим основные моменты управления общими почтовыми ящиками и ряд проблем, с которыми можно столкнуться при их использовании на практике. Сразу отмечу, что речь пойдёт об использовании общих почтовых ящиков на связке Exchange 2010 SP2 и Outlook 2010 SP1.
Создание Shared Mailbox
При создании общего почтового ящика в домене должна быть создана сервисная учетная запись доменного пользователя, к которому этот ящик линкуется. Эта учётная запись должна находиться в выключенном состоянии.
Для того, чтобы создать общий почтовый ящик вместе с учетной записью пользователя, воспользуемся Exchange Management Shell и командлетом New-Mailbox:
После создания в указанном контейнере учетная запись доменного пользователя автоматически выключается.
Включение Shared Mailbox
Если нужно создать общий почтовый ящик для уже существующего в домене пользователя, воспользуемся командлетом Enable-Mailbox, предварительно выключив эту учетную запись ( иначе получим ошибку создания ящика):
Преобразование Shared Mailbox
Можно сконвертировать имеющийся пользовательский ящик в общий почтовый ящик с помощью командлета Set-Mailbox:
Перед запуском командлета нужно помнить, что в процессе преобразования доменная учетная запись пользователя, к которой прилинкован данный ящик, будет автоматически выключена.
Для обратного преобразования общего почтового ящика в обычный пользовательский выполним:
При этом учетная запись соответствующего пользователя будет автоматически включена в домене.
Доступ к Shared Mailbox
Для того, чтобы несколько пользователей смогли подключаться к общему почтовому ящику и отправлять из него письма, необходимо предоставить право полного доступа (Full Access Permission) и право отправки от имени (Send As Permission).
Сделать это можно через графическую консоль Exchange Management Console..
… а так же через Exchange Management Shell …
Даём право на полный доступ к общему ящику:
После этого можно увидеть изменение значения атрибута msExchDelegateListLink в свойствах учетной записи общего почтового ящика.
Для того, чтобы дать право отправки от имени, выполним:
При этом для пользователя, которому даётся право отправки, будет изменено значение атрибута msExchDelegateListBL.
Подключаем Shared Mailbox пользователям
Если в Outlook 2010 уже имеется настроенное подключение к серверу Exchange 2010, то общий почтовый ящик, на который текущему пользователю даны права, автоматически появится через несколько минут после перезапуска Outlook.
Если учетных записей подключенных Exchange в Outlook нет, можно воспользоваться механизмом авто-настройки, с одним условием – адрес общего ящика в процессе подключения нужно указать вручную (пароль указывать не нужно)
И е сли пользователю предварительно были предоставлены права доступа к общему ящику, то он без проблем должен подключиться к этому ящику.
Дополнительные настройки Outlook
Когда вы начнёте использование общего почтового ящика в Outlook, то можете столкнуться с несколькими проблемами:
- При отсылке письма от имени общего почтового ящика оправленное письмо сохраняется в основном почтовом ящике пользователя.
- При удалении письма из общего ящика, удалённое письмо перемещается а папку "Удалённые" в основной почтовый ящик пользователя.
- Нет возможности воспользоваться функцией восстановления удалённых элементов для общего почтового ящика
Для того чтобы решить эти проблемы, необходимо выполнить ряд изменений системного реестра Windows на компьютере пользователя. Для решения первых двух проблем на компьютере пользователя необходимо добавить два значения в системный реестр Windows в раздел HKEY_CURRENT_USER:
Для других версий Office в адресе ветки реестра заменяется номер версии по следующему принципу:
- 14.0 = Office 2010
- 15.0 = Office 2013
- 16.0 = Office 2016
Указанные значения будут работать только в том случае, если на Outlook 2010 установлены все обновления доступные с WSUS для пакета MS Office 2010.
Если используется RTM версия Outlook 2010, без каких либо установленных обновлений, то понадобится отдельно установить исправление KB2459115 - Outlook 2010 hotfix package (outlook-x-none.msp): December 14, 2010 . Это исправление входит также в накопительный пакет обновлений KB2479673 - Office 2010 Cumulative Update for December 2010. Этот CU, в свою очередь, включён в состав сервис-пака KB2460049 - Office 2010 SP1
В статье KB202517 - Письма, удаляемые из общего почтового ящика, перемещаются в неверную папку в Outlook говорится о том, что ключ для папки "Удаленные" работает в версиях Outlook 2000/2003/2007, но могу сказать, что он также точно работает и для Outlook 2010 и более новых версий.
Есть так же информация о том, что данные ключи работают только в том случае, если профиль Outlook настроен в режиме кэширования, но я её не проверял, так как все мои клиенты работают только в режиме кэширования.
Теперь по третьей проблеме. При попытке доступа к функциям восстановления удалённых элементов в общем почтовом ящике вы можете увидеть, что эта функция в Outlook недоступна.
Тоже самое касается и дополнительно подключаемых обычных пользовательских почтовых ящиков Exchange.
Есть статья, которая описывает эту проблему - KB246153 - Восстановление необратимо удаленных элементов в Outlook . И не смотря на то, что в статье описано исправление данной проблемы в старых версиях связки Outlook/Exchange, этот метод работает и для связки Outlook 2010/Exchange 2010.
Для решения этой проблемы на компьютере пользователя необходимо добавить значение в системный реестр Windows в раздел HKEY_LOCAL_MACHINE:
Обратите внимание на то, что раздел Options в реестре может отсутствовать. В таком случае раздел нужно создать самостоятельно.
Возможно, описанные параметры реестра лучше всего будет распространить на клиентские компьютеры с помощью групповых политик.
Shared Mailbox и OWA
После указания имени общего почтового ящика появляется доступ к соответствующей папке
Если же потребуется через OWA получить полноценный доступ к общему почтовому ящику, то его нужно будет открывать с помощью функции "Открыть другой почтовый ящик"
При этом общий почтовый ящик не предназначен для прямого входа. Учетная запись пользователя для общего почтового ящика должна оставаться отключенной.
Совет: Чтобы вы могли использовать общий почтовый ящик, Администратор Microsoft 365 должен создать его и добавить вас в качестве участника. Дополнительные сведения см. в статье Создание общего почтового ящика, в которой описываются необходимые действия администратора.
Добавление общего почтового ящика в Outlook
После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически отобразиться в области папок в Outlook.
Что делать, если этого не произошло?
Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Немного подождите, а затем закройте и перезапустите Outlook.
Если это не помогло, добавьте общий почтовый ящик в Outlook вручную:
Выберите вкладку Файл на ленте.
Щелкните Настройка учетных записей, а затем выберите в меню пункт Настройка учетных записей.
Выберите вкладку Электронная почта.
Убедитесь, что выделена правильная учетная запись, затем нажмите кнопку Изменить.
Щелкните Другие настройки > Дополнительно > Добавить.
Нажмите кнопки ОК > OK.
Нажмите кнопки Далее > Готово > Закрыть.
Отправка почты из общего почтового ящика
Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик
Использование общего календаря
После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Календари.
В Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.
Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.
Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.
Использование общего списка контактов
После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий список контактов, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Мои контакты.
В Outlook откройте представление Люди.
В списке Мои контакты выберите папку контактов для общего списка контактов.
Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)
Для доступа к общему почтовому ящику на мобильном устройстве выполните указанные ниже действия.
Войдите в свою основную учетную запись в программе Outlook для iOS или Android.
Если у вас несколько учетных записей в Outlook Mobile, выберите учетную запись, у которой есть разрешения на доступ к общему почтовому ящику.
По окончании настройки учетной записи общий почтовый ящик будет отображаться в списке учетных записей в программе Outlook для iOS или Outlook для Android.
Для удаления общего почтового ящика выберите меню Параметры > Учетные записи. Затем нажмите общий почтовый ящик и выберите Удалить учетную запись.
Только у Администратор Microsoft 365 есть разрешения для настройки этой функции. Инструкции см. в статье Создание общего почтового ящика.
Если ваша организация использует гибридную среду Exchange, для создания общих почтовых ящиков и управления ими следует использовать локальный Центр администрирования Exchange. См. статью Создание общих почтовых ящиков в Центре администрирования Exchange.
Если вы не знаете, нужен ли вам общий почтовый ящик или группа Microsoft 365 для Outlook, см. инструкции в статье Сравнение групп. Обратите внимание, что в настоящее время невозможно перенести общий почтовый ящик в группу Microsoft 365. Если вам нужна эта возможность, дайте нам знать, проголосовав здесь.
Общие почтовые ящики включают общий календарь. На многих малых предприятиях сотрудники отмечают в общем календаре свои встречи. Например, если посещение клиентов входит в обязанности трех сотрудников, все они могут отмечать свои встречи в общем календаре. Таким образом все будут знать, кто и где находится.
Перед созданием общего почтового ящика ознакомьтесь со статьей Сведения об общих почтовых ящиках для получения дополнительной информации.
Если вам нужна помощь с действиями в этом разделе, рассмотрите возможность взаимодействия со специалистом Майкрософт по малому бизнесу. С помощью бизнес-помощника вы и ваши сотрудники получаете круглосуточный доступ к знаниям специалистов по малому бизнесу по мере развития вашего предприятия: от начальных этапов до повседневной работы.
Создание общего почтового ящика и добавление участников
- В Центре администрирования откройте страницу Команды и группы >Общие почтовые ящики.
- В Центре администрирования откройте страницу Команды и группы >Общие почтовые ящики.
На странице Общие почтовые ящики нажмите + Добавить общий почтовый ящик. Введите имя для общего почтового ящика. Затем выберите адрес электронной почты. При необходимости его можно будет изменить.
Выберите Сохранить изменения. Через несколько минут вы сможете добавить участников.
В разделе Дальнейшие действия выберите Добавить участников в этот почтовый ящик. Участники — это люди, которые смогут просматривать входящую почту и исходящие ответы в этом почтовом ящике.
Выберите + Добавить участников. Установите флажки напротив пользователей, которым вы хотите разрешить использовать этот общий почтовый ящик, а затем выберите Сохранить.
Нажмите Закрыть.
У вас есть общий почтовый ящик, содержащий общий календарь. Перейдите к следующему шагу:Блокирование входа для учетной записи общего почтового ящика.
Какие разрешения следует использовать?
Для общего почтового ящика можно использовать следующие разрешения:
Изменение делегирования общего почтового ящика с помощью Центра администрирования Exchange
В Центре администрирования Exchange выберите Получатели > Почтовые ящики. Выберите общий почтовый ящик и нажмите Изменить .
В разделе Разрешения почтового ящика выберите Управление делегированием почтового ящика.
Разрешение "Полный доступ" позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать из изменять в нем элементы. Разрешение "Отправлять как" позволяет всем пользователям, кроме владельца почтового ящика, отправлять электронную почту из этого общего почтового ящика. Для эффективной работы с общим почтовым ящиком необходимы оба разрешения.
Блокирование входа для учетной записи общего почтового ящика
У каждого общего почтового ящика есть соответствующая учетная запись пользователя. Вы заметили, что вам не потребовалось указывать пароль при создании общего почтового ящика? У этой учетной записи есть пароль, но он создается системой (неизвестен). Вы не должны использовать учетную запись для входа в общий почтовый ящик.
Но что если администратор просто сбросит пароль учетной записи общего почтового ящика? Или злоумышленник получит доступ к учетным данным общего почтового ящика? Это позволило бы с помощью учетной записи пользователя выполнять вход в общий почтовый ящик и отправлять электронную почту. Чтобы не допустить этого, требуется заблокировать вход для учетной записи, связанной с общим почтовым ящиком.
- В Центре администрирования откройте страницу Пользователи >Активные пользователи.
- В Центре администрирования откройте страницу Пользователи >Активные пользователи.
В списке учетных записей пользователей найдите учетную запись общего почтового ящика (например, примените фильтр Нелицензированные пользователи).
Выберите пользователя, чтобы открыть область свойств, и щелкните значок Заблокировать этого пользователя .
В области Заблокировать этого пользователя? выберите Запретить этому пользователю вход и нажмите Сохранить изменения.
Инструкции по блокированию входа для учетных записей с помощью Azure AD PowerShell (в том числе для нескольких учетных записей одновременно) см. в статье Блокировка учетных записей пользователей с помощью PowerShell в Office 365.
Добавление общего почтового ящика в Outlook
Если в вашей организации включена функция AutoMapping (чаще всего она включена по умолчанию), общий почтовый ящик появится у пользователей в Outlook автоматически после закрытия и перезапуска приложения.
Функция AutoMapping применяется к почтовому ящику пользователя, а не к общему почтовому ящику. Это означает, что при попытке использовать группу безопасности для управления доступом к общему почтовому ящику функция AutoMapping работать не будет. Таким образом, чтобы работала функция AutoMapping, необходимо явно назначить разрешения. Функция AutoMapping включена по умолчанию. Сведения о ее отключении см. в статье Удаление функции AutoMapping для общего почтового ящика.
Дополнительные сведения об общих почтовых ящиках в Outlook:
Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)
Вы можете получить доступ к общему почтовому ящику на мобильном устройстве двумя способами:
Откройте браузер, выполните вход и перейдите в Outlook в Интернете. Через приложение Outlook в Интернете вы можете открыть общий почтовый ящик.
Общий почтовый ящик можно добавить только в приложение Outlook для iOS или мобильное приложение Outlook для Android.
Использование общего календаря
При создании общего почтового ящика автоматически создается общий календарь. Для отслеживания встреч и местонахождения пользователей предпочтительнее использовать календарь общего почтового ящика, а не календарь SharePoint. Общий календарь интегрирован с Outlook, и работать с ним проще, чем с календарем SharePoint.
В приложении Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.
Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.
Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.
Примечания.
Необходимо создать общий почтовый ящик в Центр администрирования Microsoft 365. Для получения дополнительной информации см. Создание общего почтового ящика.
Создание общего почтового ящика в Exchange Online также создает активную учетную запись пользователя с системным (неизвестным) паролем. Чтобы заблокировать вход для этой учетной записи, см. запись Block sign-in для общей учетной записи почтового ящика.
Если в организации используется гибридная Exchange, следует использовать центр администрирования Exchange (EAC) в локальной Exchange организации для создания и управления общими почтовыми ящиками. Дополнительные информацию об общих почтовых ящиках см. в раздел Общие почтовые ящики.
Когда пользователи перемещают элементы из одной папки в другую в общем почтовом ящике, копия элемента хранится в папке "Извлекаемые элементы".
Использование Центра администрирования Exchange для создания общего почтового ящика
Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Чтобы узнать, какие разрешения вам нужны, см. запись "Получатели" в разделе Разрешения функций в Exchange Online теме.
Перейдите к почтовым ящикам > получателей и нажмите кнопку Добавить общий почтовый ящик Добавить значок. .
Заполнение обязательные поля:
В разделе Далее нажмите кнопку Добавить пользователей в эту ссылку почтового ящика.
Разрешение "Полный доступ" позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать из изменять в нем элементы. Разрешение "Отправлять как" позволяет всем пользователям, кроме владельца почтового ящика, отправлять электронную почту из этого общего почтового ящика. Для эффективной работы с общим почтовым ящиком необходимы оба разрешения.
Изменение делегирования для общего почтового ящика с помощью Центра администрирования Exchange
В Центре администрирования Exchange выберите элементы Получатели > Почтовые ящики. Выберите общий почтовый ящик и нажмите кнопку Управление значком делегирования почтовых ящиков. .
На странице Управление делегирования почтовых ящиков можно удалить разрешения, которые уже добавлены, щелкнув указанных пользователей (если они есть) или нажав на кнопку Добавить разрешения, а затем выбрать пользователей, на которые необходимо предоставить разрешения.
Разрешение "Полный доступ" позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать из изменять в нем элементы. Разрешение "Отправлять как" позволяет всем пользователям, кроме владельца почтового ящика, отправлять электронную почту из этого общего почтового ящика. Для эффективной работы с общим почтовым ящиком необходимы оба разрешения.
Использование общего почтового ящика
Чтобы узнать, как пользователи могут получать доступ к общим почтовым ящикам и использовать их, ознакомьтесь со следующими статьями:
Использование Exchange Online PowerShell для создания общего почтового ящика
Сведения о том, как подключиться к Exchange Online PowerShell, см. в статье Подключение к Exchange Online PowerShell.
В этом примере предполагается, что вы уже создали группу безопасности MarketingSG и что для нее включена почта. См. статью Управление группами безопасности с поддержкой электронной почты.
Дополнительные сведения о синтаксисе и параметрах см. в статье New-Mailbox.
Какие разрешения следует использовать?
Перед внесением изменений в записи DNS настоятельно рекомендуем максимально снизить значение срока жизни для каждой записи DNS. Значение срока жизни определяет, как долго запись DNS остается в кэше на серверах DNS. Меньший интервал, например 5–10 минут, позволит быстрее отменить любые изменения события, для которого необходимо вернуть исходную конфигурацию. Если вам действительно необходимо изменить значение срока жизни для ваших записей DNS, не вносите другие изменения, пока не истечет исходный интервал.
Дополнительная информация
Сведения о ярлыках клавиатуры, которые могут применяться к процедурам в этом разделе, см. в разделе Клавишные ярлыки для центра администрирования Exchange клавиатуры.
Возникли проблемы? Обратитесь за помощью к участникам форумов Exchange. Посетите форумы в Exchange Online или Exchange Online Protection.
При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.
Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.
Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты
Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.
Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:
- Opera Mail;
- Mozilla Thunderbird;
- Koma-Mail;
- SeaMonkey;
- The Bat!
С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.
Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.
Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.
Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook
Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:
На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.
В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.
Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.
Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook
Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:
- портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
- пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.
При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:
Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.
Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).
Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».
В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:
Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:
С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.
В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».
Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.
Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов
Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.
Подключение к Outlook почты Gmail
Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.
Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.
Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.
Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.
Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.
На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.
Обзор дополнительных возможностей Outlook
Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.
Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.
Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.
В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.
Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.
Новые функции Outlook 2019
Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:
Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.
Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.
Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.
Заключение
С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.
Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.
Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.
Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.
Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.
Читайте также: