Применение абис при инвентаризации фондов школьных библиотек и ибц в формате word
Введение 3
1 Основные понятия, которые связаны с АБИС 4
1.1. Общесистемные требования к АБИС 4
1.2 Программное обеспечение АБИС 5
2 Описание принципов организации АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ 7
2.1 Работа с АБИС «Фолиант» 7
2.2 Работа с АБИС OPAC-Global 7
Заключение 9
Список использованной литературы 10
Возможно проведение циркуляции – контроля движения документации с вводом необходимых данных и регистрации операций движения. При этом можно прочитать меню в нижней части экрана, и изучить статистику, литературу, которая в данный момент находится на руках, ее движение, а также проконтролировать выполнение заказов.
Также при помощи этого ПО можно осуществлять запись читателей и осуществлять регистрацию их посещений.
В заключении данное ПО дает возможность создавать электронные отчеты проведения инвентаризации, где регистрируется состав читателей, посещение их библиотек, книговыдача, создание пользовательских отчетов.
В заключении необходимо отметить, что применение АБИС в современном мире постоянно возрастает. Со временем они вытеснят обычные средства проведения инвентаризации и библиотеки, и смогут заменить печатные издания на электронные. При развитии ИТ в информационном обществе их использование приведет к повышению функциональности многих сфер деятельности человека, а также к значительной экономии бумаги. Ведь тогда бумажные носители можно будет заменить на электронные издания, что также ускорит процесс поиска для необходимой информации.
Применение АБИС позволит также усовершенствовать учебный процесс РФ. Ведь поиск необходимой информации для написания студенческих работ при помощи электронных библиотек происходит значительно быстрее, чем в бумажном варианте таких работ. Поэтому применение мониторов с матовым экраном, а также периодическое обновление компонентов ПК с соблюдением требований БЖД позволит нивелировать отрицательное влияние ИТ на здоровье молодых людей.
В данной работе достигнута основная цель – описано применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ.
В данном реферате были решены следующие задачи:
описаны основные понятия, которые связаны с АБИС;
описаны принципы организации АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ.
Также при написании этой работы использовалась современная и классическая литература, а также источники, расположенные в глобальной сети Интернет.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
Видеолекции для
профессионалов
- Свидетельства для портфолио
- Вечный доступ за 120 рублей
- 311 видеолекции для каждого
МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РФ
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
Применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ
по направлению подготовки
Библиотечно-библиографические и информационные знания в педагогическом процессе
курса профессиональной переподготовки
Тимофеевой Марины Сергеевны
План проекта
I . Перечислить и охарактеризовать программы АБИС, использующиеся при инвентаризации библиотечных фондов. – стр. 3-13.
II. Алгоритм применения программы АБИС - OPAC-Global для инвентаризации библиотечного фонда. - стр.14-17.
IV . Ожидаемые результаты проведения инвентаризации с применением системы АБИС. – стр. 20.
Одной из наиболее трудоёмких процессов библиотеки является - инвентаризация. Основная задача инвентаризации библиотечного фонда - обеспечить сохранность материальных ценностей, которыми в библиотеке является библиотечный фонд. В процессе проверки выявляется точность и правильность учёта всех имеющихся в фонде изданий, учёт вновь поступающей литературы и других видов изданий, учёт выбывающих из фонда документов. Проводить инвентаризацию можно вручную или с помощью автоматизированных средств, работа которых возможна при наличии автоматизированной библиотечно-информационной системой АБИС.
Автоматизированная система комплектования библиотечного фонда (АБИС), предназначена для осуществления основных работ по комплектованию библиотечного фонда. В основном, это - формирование заказа документов, регистрация поступающих документов, присвоение регистрационного номера каждому поступающему в библиотеку документу, уникального номера каждому экземпляру и его печать в виде наклеиваемого на документ бар-кода. А также - включение сведений о новых экземплярах в имеющиеся базы данных, контроль выполнения заказов; контроль и учёт поступления документов, подготовки учётной документации и статистики движения фонда. Для проведения этих работ предусматривается специальное информационное, лингвистическое, программное и техническое обеспечение.
I . Программы АБИС, использующиеся при инвентаризации библиотечных фондов. Существует несколько видов системы АБИС, используемых в библиотечной работе. («Руслан», ИРБИС 64 , OPAC-Global , МЕГАПРО, МАРК-SQL , «1С: Предприятие»" и другие.).
По мнению многих руководителей библиотек и теоретиков библиотечного дела, идеальной АБИС не существует, а переход с одной системы на другую – мероприятие слишком затратное, чтобы менять поставщиков программного продукта. Тем не менее и несмотря на сложности миграции все ведущие системы автоматизации поддерживают дух конкурентной борьбы, не останавливают своего развития и предлагают, при внешнем сходстве различных программных решений, очень разный функционал.
1. АБИС «Руслан»
Платформа: Linux
Требования к ресурсам: средние
Поддержка облачных технологий: есть
АБИС «Руслан» – это библиотечная система, предназначенная для автоматизации средних и крупных библиотек, организации библиотечных консорциумов. Разработчиками «Руслана» являются выпускники Санкт-Петербургского государственного политехнического университета. Созданная в 1999 году, предложенная для распространения в 2000 году, к 2006 году система имела уже более 60 внедрений в различных библиотеках. Наиболее известными пользователями «Руслана» стали Российская книжная палата и Российская национальная библиотека.
АБИС «Руслан» поддерживает автоматизацию всех основных этапов обработки единиц хранения фондов и обслуживания читателей в библиотеках различного профиля.
Архитектура библиотечной системы «Руслан» модульная, то есть функционал продукта можно наращивать постепенно путем добавления новых модулей (АРМов) без модификации или замены уже приобретенных. Разработчиками предусмотрена возможность миграции, то есть перевода всей библиографической информации в «Руслан» с других АБИС.
Одной из важных особенностей системы «Руслан» является возможность создания электронных библиотек и полнотекстовых ресурсов как естественной части научно-образовательного пространства библиотеки вуза.
Наиболее важной функцией этого пакета является создание библиотечных консорциумов и вовлечение в их деятельность отдельных библиотек. Для того чтобы стать членом консорциума клиентам «Руслана», не нужны дополнительные компоненты. Все библиотеки в консорциуме обмениваются данными в автоматическом режиме, поэтому создание сводных каталогов и другие коммуникации партнеров упрощены и стандартизированы.
Библиографические записи в системе «Руслан» размещаются в формате RUSMARC. Для хранения данных используется база компании Oracle, что снимает ограничение на количество одновременно работающих пользователей, количество баз и записей в них. База данных «Руслана» поддерживает UNICODE, что позволяет вести каталоги на нескольких языках: поддержка национальных языков России включена в стандартную поставку пакета этой АБИС. Веб-интерфейс системы «Руслан» позволяет всем группам пользователей (читателям, библиотекарям, администраторам) взаимодействовать с продуктом удаленно с помощью популярных браузеров.
Недостатком этой библиотечной системы является сложность настройки. Для корректной работы АБИС «Руслан» необходимы сильные навыки работы в среде Linux/UNIX, знание баз данных. Специалиста, который владеет этими компетенциями, а кроме того, разбирается в архитектуре построения компьютерных сетей и обеспечить безопасность данных, знает особенности ядра Linux, может позволить себе не каждая библиотека. Создатели пакета осуществляют техническую поддержку своего продукта, но система достаточно сложная, и нетрудно представить себе ситуацию, когда удаленного специалиста будет недостаточно.
Новый продукт в линейке «Руслан-НЕО» создан с применением облачных технологий (SaaS) и нацелен на комплектование современных библиотек преимущественно электронными ресурсами и цифровыми коллекциями. В систему «из коробки» предустановлены Discovery-сервис, позволяющий давать рекомендации, подсистема формирования отчетов.
2. АБИС « ИРБИС 64»
Платформа: Windows 2000/XP и выше
Требования к ресурсам: низкие
Поддержка облачных технологий: нет
Линейка «Ирбис» – одна из самых популярных в России. Первая версия этой модульной АБИС работала еще под управлением MS-DOS, текущие редакции также нетребовательны к техническому оснащению организации и будут работать даже на компьютерах с устаревшими операционными системами Windows 2000 / XP.
Структура АБИС «ИРБИС64» модульная. Это значит, что функционал расширяется за счет программных надстроек. Всего в базовой поставке 7 модулей, которым присвоены пользовательские роли: «Комплектатор», «Каталогизатор», «Читатель», «Книговыдача», «Администратор», «Книгообеспеченность», «Корректор». Дополнительный модуль «J-Ирбис» расширит веб-версию каталога функционалом системы управления контентом (CMS), продукт «ИРБИС64+» превратит каталог в электронную библиотеку, а «ИРБИС128» – кроссплатформенное решение для корпоративных библиотек.
Достоинство продуктов «Ирбис» – низкие системные требования к библиотечной технике – можно назвать и одним из недостатков. Да, эта АБИС, вероятно, может быть установлена даже на самых маломощных компьютерах, но это в целом не избавит от необходимости обновления компьютеров. К тому же компания Microsoft официально прекратила поддержку своих старых операционных систем, и, например, Windows XP не может обеспечить библиотекам сохранность данных и должный уровень безопасности.
В остальном продукты «Ирбис» заслуженно считаются стандартом библиотечной отрасли. Они могут быть интегрированы с другими элементами ЭИОС вузов и поддерживают бесшовную авторизацию в электронных библиотечных системах. Программы семейства «Ирбис» хорошо знакомы специалистам, а решить проблему, возникшую во время эксплуатации, поможет служба технической поддержки производителя ПО или энтузиасты-любители на профильных форумах. Разработчики за последние годы сумели наладить обратную связь с клиентами и благодаря этому хорошо знают специфику современных библиотек.
3. АИБС «МЕГАПРО»
Платформа: Windows Server 2008 и выше
Требования к ресурсам: средние
Поддержка облачных технологий: есть
OPAC -Global – централизованная полнофункциональная автоматизированная библиотечно-информационная система, предназначенная для автоматизации как отдельных библиотек, так и группы библиотек, на основе корпоративной работы в режиме реального времени через стандартные веб-браузеры.
Внедрение библиотечной системы OPAC-Global позволяет:
• Формирование электронных библиотечных каталогов и других информационных ресурсов.
• Возможность удаленного доступа к электронным ресурсам школы.
• Автоматизированный контроль за движением и выдачей библиотечных фондов.
• Автоматизирование процессов книговыдачи.
• Контроль и учет поступлений и формирования библиотечного фонда.
• Обучение и повышение квалификации работников библиотек.
• Предоставление преподавателям, учащимся, а так же их родителям доступ к информационным ресурсам не только своей школы, но и другим учреждениям и библиотекам.
• Активизация самостоятельной деятельности учащихся по поиску необходимых информационных материалов.
• Возможность оказания быстрой помощи учащимся со стороны работников библиотек в поисках необходимых материалов.
5. АБИС МАРК-SQL
Платформа: Windows Server 2008 и выше
Требования к ресурсам: высокие
Поддержка облачных технологий: есть
Функционал АБИС «МАРК-SQL» на первый взгляд мало чем отличается от возможностей других систем, представленных в обзоре. Создатели пакета заявляют возможности комплексной автоматизации библиотечных процессов на базе новых информационных технологий: создание электронного каталога, формирование и печать выходных форм, обслуживание читателей, ведение статистической и управленческой отчетности, анализ книгообеспеченности.
Отличительной особенностью системы является её независимость от используемой в организации базы данных: клиент может подключать любые свободные и проприетарные решения для хранения записей, что по утверждению создателей не привязывает процессы в библиотеке к какому-то одному продукту и упрощает миграцию с других библиотечных систем.
Так же как и в других системах из обзора, расширение функционала «МАРК-SQL» возможно с помощью модулей, при этом модификации продукта не должны повлиять на работоспособность баз данных и других элементов инфраструктуры.
Реализована автоматизация взаимодействия с другими информационными системами, защита от несанкционированного доступа, имеется продвинутый веб-интерфейс.
Недостатком системы можно назвать сравнительно высокие системные требования. Для работы системы потребуется достаточно мощный сервер, работающий под управлением операционной системы Windows Server 2008, а для комфортной работы – поддержка быстрой оперативной памяти, большой объем дискового пространства (минимум 0,5 Тб!). Нетрудно прибавить к этому списку компонентов расходы на резервное копирование. Перечисленные недостатки могут в отдельных случаях перечеркнуть все достоинства этой библиотечной системы.
Заключение .
Каждая из представленных систем имеет свои особенности, достоинства и недостатки. Одни системы привязаны к определенным операционным системам и требовательны к аппаратным ресурсам, другие, напротив, не требуют вложений в технику, но требуют обслуживания специалистов для сохранения устойчивости баз данных, скрытых под капотом продуктов. Создатели некоторых продуктов предпочитают консервативное обаяние оконных интерфейсов, а их конкуренты сделали ставку на веб и взаимодействие с помощью браузеров. В конечном итоге каждая организация выбирает то или иное решение из множества по-своему хороших, но очень разных продуктов, а плюсы и минусы их использования становятся очевидными после покупки. Расскажите в комментариях, какую АБИС использует ваша библиотека.
6. АИБС «1С: Школьная библиотека»"
Программные продукты для библиотек фирмы «1С» на платформе «1С: Предприятие» охватывают библиотеки школ, колледжей и вузов. Исторически первым продуктом явилась АИБС «1С: Школьная Библиотека» (разработчик ООО «Март», Великие Луки). В 2008 году АИБС «1С: Школьная Библиотека» была поставлена во все школы РФ в составе базового пакета программного обеспечения (по Национальному проекту «Образование»). Информатизации школьного образования в последние годы уделялось значительное внимание: появились широкие возможности для доступа к образовательным ресурсам через Интернет, а это, в свою очередь, изменило структуру используемых в учебном процессе образовательных ресурсов, в локальном формировании которых важную роль играют библиотеки. АИБС «1С: Школьная Библиотека» была создана специально для библиотек школ и позволяла автоматизировать обслуживание читателей и рабочие процессы школьного библиотекаря.
На основе АИБС «1С: Школьная Библиотека» разработана программа с расширенным функционалом «1С: Школьная Библиотека ПРОФ», в которую включены новые возможности, в том числе касающиеся обмена данными и использования специального оборудования (сканеры штрих-кодов, радиометки). Для автоматизации работы библиотек учреждений начального и среднего профессионального образования с учётом специфики структуры и особенностей организации учебного процесса предназначена конфигурация «1С: Библиотека Колледжа». АИБС «1С: Библиотека ВУЗа» предусматривает автоматизацию библиотек высших учебных заведений, учитывая ключевые характеристики библиотек ВУЗов: многообразие потоков комплектования библиотеки, архитектуру подсистемы представления и поиска электронных ресурсов, процессы обработки наиболее распространенных типов документов.
Все автоматизированные библиотечные системы на платформе «1С: Предприятие» отвечают следующим принципам создания программных продуктов, которые являются их отличительными особенностями:
- ориентирование на нужды учебных заведений конкретного профиля и на нужды конечных пользователей;
- построение программ с возможностью гибкого подбора комплектов;
- реализация унифицированного обмена данными между различными элементами автоматизированной системы.
II. Одной из программ АБИС для инвентаризации библиотечных фондов является полнофункциональная автоматизированная библиотечно-информационная система- OPAC-Global.
Настоящие рекомендации подготовлены на основе «Российских правил
каталогизации» (РПК) и предназначены для специалистов, участвующих в электронной каталогизации. РПК –остаются национальными правилами и развивают ГОСТ «7.1-2003» и ГОСТ «ГОСТ 7.80-2000».
Рекомендации посвящены общим правилам формирования библиографических записей и не включают рассмотрение полей, которые, по мнению составителя, не требуют дополнительных пояснений.
I. Перечислить и охарактеризовать программы АБИС, использующиеся при инвентаризации библиотечных фондов.
II. Написать алгоритм применения одной из программ АБИС для инвентаризации библиотечного фонда.
III. Рассчитать эффективность применения этой программы АБИС в работе педагога-библиотекаря.
IV. Ожидаемые результаты проведения инвентаризации с применением системы АБИС.
I. Перечислить и охарактеризовать программы АБИС, использующиеся при инвентаризации библиотечных фондов.
Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) - системы планирования ресурсов библиотек, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.
Название системы
Разработчик
Сайт в Интернете
«R.I.I. Diffusion» (Франция), ЗАО «Компания ЛИБЭР»
«ИКС Три», БЕН РАН
ООО «Рикс Хаус» (Ярославль)
НМБ СПб Государственной Консерватории
ООО «Открытые библиотечные системы» (Санкт-Петербург)
Петрозаводский государственный университет, ООО «ЕМЕ»
АБИС возникли на основе естественного расширения возможностей и задач электронных библиотечных каталогов.
АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).
Отдельные функции программного обеспечения большинства АБИС представляют собой функционально законченные модули, которые объединены в общий интерфейс. Примерный перечень модулей включает:
приобретения фондов (заказ, выставление счетов и получение) ;
каталогизацию (классификация и внесение в общий указатель материалов),
учет обращения (учет выдач читателям экземпляров из фонда библиотеки и их возврата)
работу с периодикой (отслеживание журналов и газет, аналитическую роспись статей)
АБИС «Руслан»
АБИС «Руслан» - это полнофункциональная библиотечная система, предназначенная для автоматизации средних и крупных библиотек, организации библиотечных консорциумов, разработана ООО «Открытые библиотечные системы» .
Система построена на архитектуре клиент-сервер и использует СУБД Oracle, которая является самой дорогой и мощной среди вышеперечисленных, но на данный момент, при существующих в России правилах каталогизации и коммуникативных стандартах библиографическое описание не может быть эффективно реализовано в реляционной модели и разработчики, использующие реляционные СУБД, используют эти СУБД не по назначению. То есть использование СУБД Oracle является избыточным.
Функциональные возможности АБИС:
каталогизация (полное библиографическое описание, предметизация, систематизация с использованием собственных и внешних источников библиографических и авторитетных данных)
поиск и заказ читателем через Web браузер документа в электронном каталоге по найденному описанию
контроль читателем исполнения его заказов, получение информации о выданных читателю документах
книгохранение (обработка требований читателей и подготовка документов в выдаче)
обслуживание на абонементе (выдача и прием документов, формирование и вывод отчетных и статистических данных)
· обслуживание по МБА
АБИС "Руслан" не имеет ограничений на количество подключенных АРМов, на количество одновременно работающих пользователей, на количество библиотечных баз данных, на количество записей в БД.
II. Написать алгоритм применения одной из программ АБИС для инвентаризации библиотечного фонда.
«1С:Школьная библиотека»
Обслуживание читателей. Выдача и возврат книг.
Обслуживание читателей в АИБС «1С:Школьная библиотека» идёт по пути автоматизации традиционных процедур:
• формирования базы данных учащихся и других читателей библиотеки;
• обработки читательских запросов на издания;
• поиска и выдачи заказанных изданий;
• контроля сроков возврата;
• оформления замены утерянных из фонда изданий;
Формирование базы данных учащихся и других читателей библиотеки
Напомним, что на одном из первых занятий, когда мы учились настраивать параметры (метод расстановки фонда, тип инвентарного номера, язык каталогизации), вводили данные о школе и формировали структуру школы (классы и параллели), мы уже фактически начали создавать базу читателей, регистрируя директора и сотрудников.
1. Выгрузка списка пользователей из программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5»
Данные о читателях могут быть выгружены из системы администрирования образовательным учреждением «1С:ХроноГраф Школа 2.5».
Примечание: Программа «1С:ХроноГраф Школа 2.5», наряду с «1С:Школьной библиотекой» и другими программами, включена в программный комплекс «1С:Управление школой» и входит в состав пакета «Первая ПОмощь 1.0».
Для того чтобы выгрузить список пользователей из системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» в АИБС «1С:Школьная библиотека», нужно выбрать в меню системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» пункт «Регламенты/ Выгрузка цифровых объектов/ Выгрузка пользователей в формате ИПРО 2003». При этом название программного продукта, в который нужно экспортировать данные о пользователях, отображается в списке, раскрываемом с помощью кнопки в окне «Выгрузка пользователей» (рис. 2 и 3). В нашем случае нужно выбрать: название программы «Школьная библиотека» и название файла Users. xml, который потом может быть загружен в «1С:Школьную библиотеку».
2. Загрузка персональных данных о читателе из файла импорта в формате XML
Сформированный с помощью системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5» файл, содержащий сведения о пользователях, загружают в программу «1С:Школьная Библиотека», используя меню «Обмен данных/ Обработки/ Служебные/ Загрузка читателей» (рис. 4). Перед загрузкой файла необходимо выбрать группу читателей (ученики, преподаватели и пр.), куда должны загружаться данные.
3. Редактирование и ввод данных о читателях
В форму вносятся персональные данные о читателе: имя, фамилия, а также: серия и номер паспорта, кем выдан, место жительства, дата рождения (с согласия читателя). [Согласия требует Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти… юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации… если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Согласно закону, «персональные данные – любая информация, относящаяся к определённому или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»].
Читателю присваивается пароль по которому он получает вход в систему: доступ к подбору литературы и формированию заявок на книги.
Выдача и возврат изданий
Автоматизированная книговыдача позволяет значительно повысить скорость этого процесса и сократить трудозатраты библиотекаря, особенно в случае работы в сетевом режиме. Это происходит так:
• учителя самостоятельно формируют комплекты для выдачи учебных пособий;
• библиотекарь рассматривает заявку и выдаёт заказанную литературу.
Рассмотрим взаимодействие читателей и библиотекаря в условиях двух возможных вариантов конфигурации – сетевом и локальном.
Сетевой вариант
При сетевом варианте установки программы читатель вошёл в систему под своим именем и паролем, нашёл необходимые книги, оформил заявку. Действия библиотекаря после этого заключаются в следующем:
• открыть «Журнал заявок» (главное меню «Журналы/ Журнал заявок»);
• открыть заявку для просмотра изданий, заказанных читателем (двойной щелчок по строке заявки);
• зарегистрировать выдачу (рис. 6).
Локальный вариант
При локальном варианте установки последовательность выдачи литературы выглядит следующим образом:
• указать фамилию, имя, отчество читателя;
• получить информацию о книгах, находящихся на руках у читателя;
• при отсутствии задолженности установить флажок, определяя возможность выдачи: индивидуально или на группу;
• указать ограничение выдачи издания по времени;
• сохранить и провести «документ выдачи».
Информацию обо всех выданных читателям изданиях можно найти в «Журнале выдачи книг».
Важно!
Если библиотекарь формирует список книг для выдачи читателю сам, то для изданий, стоящих на инвентарном учёте, при записи программа попросит сначала указать количество выдаваемых экземпляров, а потом – конкретные инвентарные номера документов, выбирая их из выпадающего списка. В выпадающем списке отображаются все экземпляры конкретного издания, имеющиеся в фонде библиотеки. Если какой-либо экземпляр данного издания уже выдан читателю, то напротив соответствующего инвентарного номера будет пометка «На руках».
Если выдаются учебники (которые учитываются только в книге суммарного учёта), то при выдаче программа попросит указать только количество выдаваемых книг. При этом количество экземпляров, доступных к выдаче, библиотекарь может увидеть в каталоге: напротив каждого названия будет стоять количество экземпляров в целом (в фонде библиотеки) и количество экземпляров «на полке», т. е. доступных к выдаче.
Предварительно сформированная читателем заявка может быть дополнена другими изданиями, если возникла такая необходимость. Для этого в диалоге «Выдача книг – Новый», нужно воспользоваться кнопкой «Подбор» и выбрать издания (из «Каталога книг» или по инвентарному номеру).
Замена изданий
Если происходит потеря книги или порча по вине читателя, то ему предоставляется возможность заменить книгу. При выполнении процедуры замены в программе очень важно соблюдать следующую очерёдность действий:
Перед тем как списать издание, необходимо оформить возврат издания, указав, что издание потеряно (рис. 7). Утерянный (испорченный) экземпляр должен быть сначала списан (оформляется «Актом списания»), после чего он заменяется другим изданием. Другое издание должно быть оформлено «Актом поступления».
Для оформления замены изданий фонда в конфигурации предназначена обработка «Замена – Новый» («Документы/ Замена книг») (рис.8).
При оформлении замены указываются:
• документ выбытия (выбирается из выпадающего списка «Журнала списания книг»);
• документ поступления (выбирается из выпадающего списка «Журнала поступления книг»).
Информацию обо всех заменах можно найти в «Журнале замен изданий фонда».
Интерфейс читателя
Как мы уже сообщали ранее, АИБС «1С:Школьная библиотека» включает специализированные интерфейсы, предназначенные для разных групп пользователей и выполняющие свойственные только данным группам пользователей задачи: администратора, библиотекаря, преподавателя, читателя. В зависимости от типа пользователя, работающего в системе, ему будут предоставлены те или иные функциональные возможности.
«Читателю» доступны: поиск, отбор, заказ литературы.
Интерфейс читателя позволяет:
• неоднократно возвращаться к стартовым условиям поиска (кнопка «К условиям поиска») и корректировать (дополнять) список заказа (рис. 11);
• использовать встроенную в экранные формы «инструкцию» (помощника), определяющую алгоритм работы читателя.
Для формирования заявки читателю необходимо:
• отметить найденные книги двойным щелчком мыши;
• внести их в список на заявку (кнопка «В список на заявку», рис. 11);
• сформировать электронную заявку (кнопка «Заявка на получение», рис. 12).
Кроме того, читатель может сразу распечатать для себя список отобранных для заявки изданий (кнопка «Печать списка»).
Документ «Заявка» формируется автоматически из интерфейса читателя и отображается затем в «Журнале заявок» интерфейса Администратора («Журналы/ Журнал заявок») (рис. 13).
Сформированный документ заявки читателя далее использует библиотекарь для оформления выдачи книг (рис. 14).
III. Рассчитать эффективность применения этой программы АБИС в работе педагога-библиотекаря.
Эффективность - это одно из наиболее общих понятий, не имеющих пока единого общепризнанного определения. Можно рассматривать эффективность, как одну из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристику с точки зрения соотношения затрат и результатов функционированиия системы.
«1С: Школьная библиотека» в решении задач комплектования фонда и книгообеспеченности учебного процесса Программа учебного модуля (3 часа) Цель обучения Получение знаний о возможностях реализации средствами программы «1С:Школьная библиотека» всего комплекса работы по комплектованию фонда библиотеки в целом, а также решения конкретных задач: формирования комплектов литературы по предметам (дисциплинам); анализа и расчета книгообеспеченности учебного процесса; формирования заказа на недостающую литературу, получения заказа и его оформления. Приобретение знаний о порядке и последовательности выполняемых операций при работе с информационными модулями: комплектование, книгообеспеченность и заказ литературы. Конкретизация знаний о сущности предоставляемых системой программных возможностей для решения задач распределения функциональных обязанностей между библиотекарем и учителем предметником, с целью формирования комплектов рекомендуемой литературы. Получение знаний о формируемых программными средствами перечнях (комплектах), рекомендуемой литературы, с учетом специфики обучения каждого класса, а также формирование умений и практических навыков составления комплектов учебников для осуществления организованной книговыдачи на класс и расчета коэффициента книгообеспеченности учебного процесса. Приобретение знаний о предоставляемых системой «1С:Школьная библиотека» механизмах и разновидностях заказа литературы для школы, а также умений и практических навыков работы по формированию заказа и анализу укомплектованности библиотечного фонда. Требуемый начальный уровень подготовки слушателей Знакомство с основами ОС Windows. Структура учебного модуля Реализация задач комплектования литературы программными средствами АИБС «1С:Школьная библиотека» Анализ книгообеспеченности. Механизмы формирования заказа литературы для учреждения с использованием возможностей АИБС. Формирование отчетных форм по книгообеспеченнности, комплектованию и заказу Содержание занятий практическое занятие практическое занятие 1 час 2 часа Реализация задач комплектования литературы программными средствами АИБС «1С:Школьная библиотека (практическое занятие) 1. Общий порядок комплектования фонда литературы средствами АИБС «1С:Школьная библиотека» Комплекс задач по комплектованию фонда и возможности их автоматизации средствами программы «1С:Школьная библиотека» Порядок и последовательность процедур комплектования фонда: - подбор рекомендованной литературы для изучения предметов/дисциплин; - создание комплектов литературы для каждого класса; - анализ и расчет книгообеспеченности; - формирование заказа недостающей литературы; - получение заказа и оформление поступлений для завершения комплектования фонда. Возможности «Администратора»/»Библиотекаря» и «Преподавателя» для формирования комплектов учебников и другой литературы.
IV. Ожидаемые результаты проведения инвентаризации с применением системы АБИС.
1.Сократить время проведения инвентаризации в библиотеке (сокращается примерно в 20 раз.)
2. Сокращение и выявление ошибок при инвентаризации
3. Возможность регулярного проведения инвентаризации в библиотеке.
4. Автоматически формировать инвентаризационные описи и другую отчетность.
В настоящее время инвентаризация фондов школьных библиотек требует удобства обработки фондов с помощью современных инструментов. Достигнуть этого позволит автоматизация библиотек, в результате которой традиционные технологии соединяются с новейшими. В последние десятилетия получили распространение Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС).
Просмотр содержимого документа
«Применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ (проект)»
МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РФ
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
Применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ
по направлению подготовки
Библиотечно-библиографические и информационные знания в педагогическом процессе
курса профессиональной переподготовки
Исмаиловой Эльмаз Энверовны
Сегодня мы находимся на начале нового этапа развития человеческой цивилизации, одной из главных черт которого является необычайно возросшая мощь информационных и коммуникационных технологий (называемых сегодня одним термином – информационно-коммуникационные технологии, ИКТ). Стремительно вырос и продолжает расти удельный вес отраслей, имеющих отношение к созданию, использованию и передаче информации. ИКТ стали подлинной движущей силой мирового экономического и технологического развития. Кроме того, информация стала реальным социальным ресурсом, способным помочь человеку адаптироваться к постоянным изменениям в жизни, выработать новые стереотипы поведения, соответствующие новым обстоятельствам. Появление новейших технологий, формирование глобальных информационных сетей и систем открыли не только технические, но и экономические возможности объединить информационные ресурсы человеческой цивилизации и обеспечить доступ к ним любому человеку. Эти процессы приводят к глубочайшим качественным переменам во всех сферах человеческой деятельности, а реализация названных возможностей становится одной из главных задач, стоящих перед библиотечно-информационным сообществом.
Более удобное обслуживание библиотек — это не только комфорт и эффективность для посетителей. Но также значительное уменьшение рутины для сотрудников, удобство обработки фондов с помощью современных инструментов. Достигнуть этого позволит автоматизация библиотек, в результате которой традиционные технологии соединяются с новейшими.
В последние десятилетия получили распространение Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС).
Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) – это системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.
Накоплен опыт по внедрению инновационных методов. Каталоги стали электронными, данные систематизируются, книжный фонд подлежит автоматизированному учету. Удобно организован поиск в плане доступа и предоставления информации по заказам.
Автоматизация библиотечных процессов соответствует следующему перечню задач:
Быстрота обслуживания посетителей.
Эффективное управление фондами.
Защита библиотек от хищений.
АБИС состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которые взаимодействуют с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).
Каждая конкретная библиотека ориентируется на свои финансовые возможности при выборе системы. Администрация может закупить оборудование или создать свою разработку. При этом всегда существуют первостепенные задачи и очередность решаемых проблем. Большинство библиотечных специалистов считают нужным начинать автоматизацию с создания электронного каталога. Но разработчики могут предложить учет читателей, систематизацию запросов.
Информатизация и автоматизация в АБИС могут быть объединены понятием «информационные технологии». Автоматизацией может быть названо развитие аппаратного и программного обеспечения на практике. Так, для предоставления посетителю библиотеки возможности ознакомления с новыми поступлениями в учреждении должен быть установлен компьютер. Но этим этапом система автоматизации библиотек не ограничивается. Возможно, сетевое соединение библиотек через интернет, что будет именно информатизацией.
Создание читательских мест, повышение комфорта сервиса, уменьшение объема ручной работы для библиотекарей систематизируется компьютерными системами. Во всех случаях автоматизация будет представлять собой часть информатизации. Она может быть представлена в виде:
работы онлайн в интернет;
применения штрих-кодов для идентификации книг и читательских билетов;
технологий для издания книг и издательств;
цифровых библиотек электронных книг.
Все это может быть названо информатизацией, если добавить методики обучения для персонала и посетителей. В зависимости от того, какие внедряются технологии, будут уместны те или иные термины, описывающие процессы модернизации библиотечного дела.
Процессы в библиотеках, требующие автоматизации, может отразить следующий перечень.
Заказ литературы от издательств. Информация приходит с книжных выставок, по интернет и прайс-листам. Необходимо наличие конверторов, с помощью которых автоматизированная библиотека будет преобразовывать форматы из одного в другой. Это позволит оформить заказ по интернет в стандарте, независимом от того, что применяют издательства.
Обработка поступающих изданий. Каталогизаторы должны составить описание с указанием параметров: автор и название книги, издательство, число и размер страниц.
Формирование электронного каталога, включающего библиографию, описание изданий. Записанные на карточках экземпляры должны быть включены в него, наряду с новыми. Поисковые возможности автоматизированной, а также информационно-библиотечной систематизации достаточно велики. Печатный каталог представлен в трех типах:
Его электронная форма легка в использовании, ускоряет поиск книги, реализуется сразу в нескольких вариантах.
Хранение документации в электронном виде должно быть организовано, как единое библиографическое пространство. Только при таких условиях может развиваться автоматизированная новыми технологиями библиотечная система. Все ресурсы описываются в одном классифицированном по уровням доступа каталоге.
Работа с читателями включает выдачу и прием книг. Автоматизировать можно и этот процесс путем нанесения на экземпляры штрих-кодов, считываемых сканером. Автоматизированные таким способом библиотечно-информационные системы обрабатывают данные, что исключает необходимость ручного ввода. Читательский билет выполняется в виде пластиковой карточки, также снабженной кодом. Благодаря этому библиотекарь выводит на экран данные о посетителе с фотографией.
Работа абонемента между библиотеками организовывается на тот случай, если в данном учреждении искомая книга отсутствует. Фонд 2 перешлет ее, но это требует финансовых платежей (почта и другие расходы). При объединении электронных каталогов читателю будет несложно определить, где следует заказывать книгу.
Библиотечная системная автоматизация зарубежного производства стоит гораздо дороже. Покупая ее, учреждение должно учитывать затраты на:
доработку под конкретные условия;
специальное обучение персонала.
Дополнительные поправки требуются русификации, если она выполнена не совсем качественно. Финансовые затраты, общая высокая стоимость зачастую приводит к отказу от приобретения системы.
Автоматизированные библиотечно-информационные отечественные системы разработаны с учетом запросов российских книжных фондов по тем или иным функциональным возможностям. Расходы при этом гораздо меньшие по стоимости продукта и дальнейшему обслуживанию, а служба поддержки находится в России. Многие библиотеки делают выбор в пользу отечественных разработчиков, что позволяет успешно и оптимально реализовывать задачи автоматизации.
На российском рынке имеется немногим более десятка АБИС. Описание основных из них, которых удалось найти в Интернете, содержится в таблице ниже.
Название системы
Разработчик
Сайт в Интернете
«R.I.I. Diffusion» (Франция), ЗАО «Компания ЛИБЭР»
«ИКС Три», БЕН РАН
ООО «Рикс Хаус» (Ярославль)
НМБ СПб Государственной Консерватории
ООО «Открытые библиотечные системы» (Санкт-Петербург)
Петрозаводский государственный университет, ООО «ЕМЕ»
Опираясь на опыт некоторых пользователей АБИС, ниже будет описано применение АБИС «Библиобус», как одной из самых эффективных в использовании систем.
АБИС «Библиобус» предназначена для комплексной автоматизации технологических процессов комплектования и обработки непериодических изданий в условиях распределённой ЦБС и разработана на основе более чем десятилетнего опыта промышленной эксплуатации в БЕН РАН АИБС «SoLar».
АБИС «Библиобус» обеспечивает выполнение следующих технологических операций:
предварительный заказ, регистрацию и распределение по библиотекам-абонентам поступающей литературы с автоматическим формированием всех необходимых учётно-бухгалтерских документов с учётом разных условий комплектования для библиотек ЦБС;
научную и технологическую обработку изданий (каталогизация, систематизация, шифровка и инвентаризация) и автоматическое формирование комплектов карточек для традиционных каталогов;
импорт информации из центральной базы данных (ЦБД) в локальные системы библиотек и экспорт данных локальной инвентаризации обратно в ЦБД через Интернет в режиме on-line по протоколу TCP/IP.
Интерфейс сделан с заботой о библиотекаре. Особое внимание при разработке интерфейса было уделено его удобству и простоте, а также способу отображения служебной информации (данных инвентаризации, сроков обработки изданий и т.д.). Библиотекарю гораздо удобнее вводить данные в привычном для него виде библиографической карточки, а не заполнять отдельные поля, соответствующие MARC-формату, как это делается в «МАРК-SQL», тем более что потом эти отдельные поля все равно преобразуются в одно и хранятся в одном столбце в базе данных.
Дополнительным преимуществом системы «Библиобус» является возможность импорта из базы данных БЕН РАН сведений о тех изданиях, которые поступают в библиотеку через БЕН.
При пользовании АБИС одной из приоритетных возможностей также является возможность не только найти нужную литературу в каталоге, но и увидеть, доступны ли экземпляры, и сделать заказ. Электронный каталог системы «Библиобус» такой возможности, к сожалению, не предоставляет. Система заказа литературы может быть приобретена дополнительно как отдельный модуль. Однако разработчики системы «Библиобус» обещают в будущем добавить функцию заказа литературы в свой электронный каталог.
Поскольку первоочередной задачей после приобретения АБИС является заполнение каталога, считается, что на начальном этапе удобство работы библиотекаря важнее возможностей, предоставляемых читателю, и в этом выбор падает на систему «Библиобус».
Процесс шифровки заключается в выборе оператором формата издания и выполнении операции присвоения шифров с помощью клавиши «Присвоить».
Ошибочно введённые шифры могут быть в любое время удалены с помощью всплывающего меню, вызываемого в окне уже зашифрованных экземпляров с помощью правой клавиши мыши.
В системе предусмотрен также ручной режим присвоения шифров журналам. Для присвоения журналу шифра, общего для всех выпусков (номеров издания) необходимо создать шаблон распределения на сводном уровне издания и с помощью всплывающего меню выбрать режим «Шифр журнала». Ведённый таким образом шифр будет автоматически переносится из шаблона сводного уровня вместе со списком библиотек на все вновь регистрируемые выпуски данного журнала.
Существующая в настоящее время технология списания литературы является устаревшей и не отвечает современным требованиям. К её недостаткам относятся, в первую очередь, невозможность оперативного получения исчерпывающей статистической информации о списанных изданиях и необходимость формирования каждого акта в ручном режиме.
Что касается использования АБИС «Библиобус», библиотекарям остаётся только ввести свои инвентарные номера и расстановочные шифры и распечатать, при необходимости, карточки для традиционных каталогов там, где они ещё используются. Актуальная информация о введённых локальных инвентарных номерах может быть автоматически передана в ЦБД с помощью технологии удалённого обмена данными по открытым каналам передачи данных. Однако большая часть библиотек ЦБС не использует в своей работе АБИС и не передаёт в ЦБД информацию об обработке полученных экземпляров. Кроме того, часть изданий в ЦБД была обработана по старой технологии, которая также не предусматривала ввода в ЦБД локальных инвентарных номеров.
Процедура списания изданий состоит из нескольких операций и выглядит следующим образом: определив перечень списываемой литературы, оператор библиотеки ЦБС проверяет наличие соответствующей информации об экземплярах изданий и данных об их инвентаризации в ЦБД с помощью OPAC. Чтобы инвентарные номера отображались в ЦБД библиотекам, работающих с локальной версией АБИС «Библиобус», достаточно регулярно выполнять процедуру экспорта информации о локальной обработке полученных из ЦБ по технологии удаленного обмена данными изданий. Однако для изданий, обработанных ранее по старой технологии комплектования «SoLar» или полученных из ЦБ без использования технологии удалённого обмена, также необходимо вручную вводить инвентарные номера в ЦБД с помощью OPAC. Библиотеки, не работающие с локальной версией АБИС «Библиобус», должны всегда вручную вводить данные в ЦБД о присвоенных ими полученным из ЦБ БЕН экземплярам инвентарных номерах. Издания, не отраженные в ЦБД с помощью данной технологии, не обрабатываются и подлежат списанию традиционным способом. Составив список экземпляров изданий, подлежащих списанию, и проверив в ЦБД корректность информации об их инвентарных номерах, представитель локальной библиотеки передаёт данную информацию уполномоченному оператору ЦБ БЕН РАН для дальнейшей обработки. Дальнейшие операции по списанию изданий выполняются непосредственно с помощью приложения АБИС «Библиобус»: Уполномоченный оператор ЦБ выбирает в соответствии с полученным списком подлежащие к списанию экземпляры и проверяет их атрибуты: инвентарные номера (для балансовой литературы) и цену (особое внимание необходимо уделить изданиям, к которым применяется коэффициент пересчета стоимости, утверждённый в БЕН). Применяемые формулы пересчёта стоимости изданий достаточно статичны, хранятся непосредственно в приложении и могут быть в любой момент изменены разработчиком. Проверив необходимые данные, оператор маркирует выбранные экземпляры с помощью пункта контекстного меню «Списание экземпляра». Обработанные экземпляры будут помечены символом. Можно отменить ошибочный выбор, пометив экземпляр повторно аналогичным способом. В сведениях об экземпляре также появится иконка «Экземпляр списания ожидает активировки». Обработав таким образом партию литературы, оператор приступает непосредственно к формированию актов на её списание. Данный режим вызывается из пункта меню «Списание». В появившемся окне отображаются данные об экземплярах, ожидающих списания. Группы балансовых и безбалансовых экземпляров отображаются отдельно друг от друга. Необходимо помнить, что иностранные и отечественные издания не разделяются внутри групп и, для того, чтобы они не оказались в одном акте, необходимо отбирать их для списания отдельно. Выбрав нужную группу ожидающих списания изданий, необходимо с помощью кнопки «Сформировать акт. » войти в режим формирования акта. Необходимо выбрать из выпадающих списков вид документов и причину списания. Состав комиссии и данные о её формировании хранятся в таблицах ЦБД и могут быть отредактированы с помощью соответствующих кнопок. Необходимо иметь ввиду, что порядок, в котором отображается состав комиссии, изменять нельзя, т.к. он используется в формируемых актах именно в той последовательности, в какой указан. Данные о материально ответственном лице библиотеки ЦБС берутся из таблицы «Контактное лицо» таблицы организаций. Фамилия и должность данной персоны может быть отредактирована непосредственно в режиме подготовки акта.
После проверки всех данных необходимо с помощью кнопки «просмотри печать акта» вызвать генератор отчета и, внимательно проверив корректность введённых данных, распечатать акт в нужном количестве экземпляров. После тщательной проверки корректности данных необходимо, с помощью кнопки «Завершить работу с актом. », завершить работу с данным актом. После выполнения этой процедуры все входящие в акт экземпляры изданий будут безвозвратно удалены из текущих технологических таблиц БД и перемещены в таблицу списанных экземпляров. После закрытия акта он перемещается из списка ожидающих списания в реестр завершенных. Режим просмотра ранее распечатанных актов можно вызвать с помощью соответствующей кнопки. Вся информация о списанных по данной технологии экземплярах изданий хранится в специальных таблицах ЦБД, что позволяет в любой момент получать исчерпывающую статистическую информацию.
Как видим, внедрение и использование АБИС «Библиобус», касательно инвентаризации, приводит к следующим ожиданиям:
- исключение проведения ревизии и её оформления вручную;
- возможность регулярного проведения инвентаризаций как результат упрощения, удобства и ускорения данного процесса.
Читайте также: