Правила создания приказов по личному составу в электронной системе 1с зарплата и кадры
В настоящее время электронный кадровый документооборот законодательно урегулирован только в отношении дистанционных работников (глава 49.1 ТК РФ). Однако, несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ правил об использовании электронного документооборота с остальными работниками, на практике многие организации устанавливают собственные правила электронного документооборота (с учетом требований действующего трудового законодательства и в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи») и оформляют кадровые документы путем обмена электронными документами вне эксперимента о переводе кадровых документов в электронный вид . Прежде чем перейти к вопросу о грядущем обязательном переходе всех работодателей на электронный кадровый документооборот, поговорим о том, как до внесения изменений в трудовое законодательство можно использовать электронные кадровые документы.
Электронное хранение кадровых документов в организации
В состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать присоединенные к кадровым приказам печатные формы. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов на электронных носителях.
Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.
Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования (см. рис. 1).
Рис. 1. Настройка электронной подписи
Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:
В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.
Рис. 2. Сохранение печатной формы
В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).
Рис. 3. Подписание присоединенного файла
Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).
Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа
В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:
файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);
Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи
Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.
Обмен кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде
При этом локальная усиленная электронная подпись требует установки на компьютере сотрудника средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), а указание на использование факсимиле присутствует только в Гражданском кодексе, трудовые же отношения регулируются нормами Трудового кодекса. Кроме того, разыскивать юридически значимые документы в электронной почте неудобно.
Виды электронной подписи
В электронном документообороте различают два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Эти виды электронной подписи отличаются степенью защиты и областью применения.
Простая электронная подпись (далее – ПЭП) подтверждает, что документ подписал конкретный сотрудник с помощью кодов доступа (аутентификация с помощью логина и пароля, СМС, email и пр.), которые могут быть созданы внутри корпоративной системы работодателя ее собственными средствами. Поскольку для ПЭП нет единого стандарта формирования и применения, организация может самостоятельно разработать формат ПЭП, отвечающий положениям закона 63-ФЗ, и закрепить его в локальных нормативных актах. При этом если в документ после его подписания вносились изменения, то ПЭП не позволит их отследить.
В отличие от простой ЭП, усиленная электронная подпись гарантирует неизменность документа, и к ней можно применить процедуру проверки ее подлинности. Она обладает большей надежностью и приравнивается к собственноручной подписи работника (п. 4 ст. 5 закона 63-ФЗ). Для формирования усиленной ЭП используются СКЗИ.
Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (УКЭП) выдает удостоверяющий центр, аккредитованный в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Выпуск сертификата УКЭП является платным, а срок действия, как правило, составляет один год.
Неквалифицированная ЭП (далее – УНЭП) подходит для работы с электронными документами внутри организации, если есть соглашение о признании ее собственноручной. Неквалифицированная подпись также может быть облачной, в этом случае не требуется установка СКЗИ на компьютер пользователя. Облачные ЭП безопасны и юридически значимы, при этом не требуют затрат на логистику и токены. У такой подписи также есть срок действия, который настраивается при выдаче сертификата.
Эксперимент по переходу на кадровый ЭДО
Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусмотрено проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге. Задачей эксперимента по переходу на кадровый ЭДО является урегулирование существующих вопросов, касающихся использования в сфере трудовых отношений электронных кадровых документов и выработка плана по изменению трудового законодательства. В частности, в текстах будущих нормативных актов законодатель укажет на виды используемых работодателем и работником электронных подписей, место хранения электронных документов и порядок получения согласия от сотрудника.
Виды электронной подписи в законопроекте о кадровом ЭДО
При кадровом электронном взаимодействии работодатель в лице ответственных сотрудников должен подписывать документы с использованием УКЭП. Допускается применение ПЭП со стороны сотрудника, если обмен документами производится через систему «Работа в России».
Авторизация сотрудника на портале «Работа в России» производится по учетной записи Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). В этом случае ключом ПЭП является учетная запись сотрудника в ЕСИА.
Если же обмен производится с помощью системы работодателя, то работник применяет УКЭП или УНЭП. Предприятие приобретает лицензии на программу-криптопровайдер (например, КриптоПро CSP), и формируемые сотрудниками электронные подписи будут условно бесплатными. Можно использовать и бесплатные СКЗИ, например VipNet CSP. Помимо выпуска сертификатов, потребуется их установить на все рабочие компьютеры, настроить информационные системы на работу с криптопровайдером и с этим сертификатом, а также следить за их валидностью, перевыпускать и отзывать.
При этом для закрытого перечня кадровых документов (трудового договора и допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора) федеральным законом № 122-ФЗ предлагается использование сотрудником УКЭП или УНЭП.
Схема электронного взаимодействия в рамках эксперимента
Схема движения электронного кадрового документа представлена на рис. 6.
Рис. 6. Схема движения электронного кадрового документа
Оформление кадрового документа может производиться в информационной системе работодателя (в нашем случае – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3).
Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
Предоставление документа в электронном виде осуществляется путем выгрузки документов из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 на портал «Работа в России».
Кадровик, авторизовавшись в личном кабинете организации на портале «Работа в России», обработает загруженные из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 документы (сгруппирует их в журналы и «протолкнет» в кабинеты сотрудников).
Работник, авторизовавшись в личном кабинете на портале «Работа в России», подписывает документы электронной подписью, выражая согласие с их содержимым.
После этого в личном кабинете организации кадровик получит информацию об ознакомлении сотрудника с документом.
Помимо электронного обмена документами, портал «Работа в России» обеспечивает долгосрочное хранение архива кадровых документов и снимает вопрос о долгосрочном хранении электронных документов и доступа сотрудников (в том числе бывших) к этим документам.
Таким образом, при переходе на электронный кадровый документооборот от работодателя, в первую очередь, требуется получить согласие сотрудника, снабдить кадровиков ключами и квалифицированными сертификатами электронной подписи, обеспечить сотрудников ключами неквалифицированной или простой электронной подписи.
Согласие сотрудника на участие в кадровом ЭДО
Для того, чтобы работодателю получить согласие работника на участие в электронном кадровом документообороте, потребуется:
внести изменение в локальный акт организации (коллективный договор) и ознакомить сотрудников с новой редакцией под подпись.
оформить изменение к трудовому договору для текущих сотрудников, а при приеме новых работников вписывать согласие в трудовой договор (контракт).
оформить отдельный документ-согласие на присоединение к кадровому ЭДО.
Предполагается, что согласие будет подписано такой подписью, чтобы она была юридически значимой и за пределами предприятия. Поэтому потребуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью либо квалифицированной подписью, сертификат которой получен в аккредитованном УЦ.
Вопрос о том, возможно ли будет использовать для подписания согласия неквалифицированную подпись для дистанционных работников, в настоящее время обсуждается в рабочей группе по внедрению кадрового ЭДО.
Интеграция «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 и портала «Работа в России»
В одном из очередных релизов конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 появится возможность настройки выгрузки печатных форм документов на портал «Работа в России».
Для этого в настройках кадрового учета потребуется установить флажок Используется интеграция с порталом «Работа в России». После включении этой опции в печатных формах приказов появится кнопка Передать на «Работа в России» (см. рис. 7).
Рис. 7. Подписание и публикация приказа на портале «Работа в России» одной кнопкой
В планах развития «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 – подписание документов несколькими ответственными лицами и передача документа на подписание ответственному лицу.
Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
Поскольку документооборот через портал «Работа в России» является односторонним (работодатель может подписать документ и ознакомить с ним сотрудника), сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО:
Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭП, и сотрудники сами могут формировать для себя сертификаты УНЭП и применять их для всех случаев, когда необходимо что-то подписать. Сертификаты УНЭП хранятся в облачном хранилище. Планируется, что администратор абонента сервиса сможет настраивать срок действия сертификата сотрудника. Когда срок действия будет заканчиваться, сервис предупредит об этом сотрудника. При этом сотрудник сможет перевыпустить сертификат в любой момент.
Сотрудники подписывают свои документы с любого устройства, в том числе со смартфона, вводя пароль закрытого ключа ЭП один раз за сеанс.
Таким образом, готовым решением для перехода на кадровый ЭДО, отвечающим всем требованиям законодательства, может стать использование следующих программно-технических средств:
Конфигурация 1С с зарплатным модулем («1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» ред. 3, «1С:ERP» ред. 2, «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 2), в которой происходит подготовка кадровых документов, их подписание УКЭП, публикация на портале «Работа в России» и взаимодействие с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».
Система «Работа в России», которая обеспечит долгосрочное хранение электронных кадровых документов с гарантией от государства.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника», который позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО, где сотрудник сможет подписывать УНЭП кадровые документы, получать информацию о своей зарплате, писать заявления, заказывать и получать справки и др.
В открывшемся окне нужно ввести название документа и выбрать актуальные для вас опции. Во вкладке «Шаблон документа» нужно перейти во вкладку «Реквизиты документа» и ввести название, которое будет присваиваться создаваемым по этому шаблону документам. Также нужно заполнить подразделение, ответственного, срок исполнения, папку и организацию.
Затем во вкладке «Файлы» нужно добавить шаблон приказа в формате MS Word. В строке файла в колонке «Настройки автозаполнения» есть кнопка «Не настроено». Нажав на неё откроется окно, в котором можно выбрать реквизиты, которые будут автоматически заполняться при создании документа по шаблону.
После этого откроется файл MS Word с вашим шаблоном документа, в котором вы можете переместить автозаполняемые реквизиты (выделенные серым) в нужные места документа.
Создание процесса
Теперь создадим новый процесс. Для этого из главного меню нужно перейти во вкладку «Управление процессами» И нажать на кнопку «Шаблоны процессов». В открывшемся окне нужно нажать на кнопку «Создать».
В окне создания нового процесса введите название нового процесса и выберете ответственного. Затем нужно перейти в раздел «Предметы процесса». Здесь нужно создать новый предмет и связать его с созданным нами видом документа.
Затем переходим во вкладку «Настройка процесса» и указываем кто и в какой срок должен согласовывать наш приказ.
После того, как все настройки произведены, нажмите «Записать и закрыть». На этом создание процесса согласования приказа завершено.
Создание приказа
Автоматизация кадрового документооборота – одно из самых любимых направлений разработчиков и интеграторов программного обеспечения. И это оправдано! Учитывая объем кадровых документов, а также количество однотипных и регламентированных операций, этот участок идеален для перевода с ручных манипуляций в Excel на полноценную цифровизацию процессов.
Безусловным лидером на российском рынке разработчиков программного обеспечения для управления персоналом является компания 1С. Программа 1С для кадровика –1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, объединяет в себе широчайшие функциональные возможности, четкое соответствие законодательству и технологические новшества
На ее примере мы рассмотрим автоматизацию учета персонала и преимущества его ведения в автоматизированной системе. Начнем с функционала.
Расчет зарплаты
Любой кадровый документ, так или иначе, влияет на расчет заработной платы. Кадровый перевод, больничный лист, отпуск или отгул – все это корректирует в большую или меньшую сторону заработок сотрудника на предприятии. На оформление этих операций тратится немалое количество времени, что критично для выплаты зарплат сотрудникам, поскольку требует выполнения «день в день». Автоматизация позволяет минимизировать время оформления кадровой документации и вовремя передать необходимые данные в бухгалтерию.
Система как помощник
Кадровики, как и все люди на нашей планете, могут совершать ошибки. Внедрение программного обеспечения и кадровый учет в 1С:ЗУП помогает сократить количество некорректных действий, например, исключить ситуацию, когда кадровый перевод сотрудника происходит с датой, которая пересекалась бы со сроком действия другого документа о перемещении. 1С:ЗУП КОРП содержит все необходимые унифицированные формы, например, Т-1 или Т-2, которые используются кадровыми службами, с возможностью их печати.
Совместная работа и хранение документов
Кадровый документооборот не существует в вакууме, являясь частью бизнес-процессов компании. Помимо департамента расчета заработной платы и бухгалтерии, с кадровиками взаимодействуют сотрудники отделов охраны труда, нормирования, подбора персонала. Взаимодействие через бумажные документы или различные Word-файлы может привести к их потере или несинхронному ведению, когда, например, один отдел использует актуальный список кадровых переводов на начало месяца, а другой – предыдущую версию документа.
Кадровое ПО позволяет хранить все документы в одном месте, а также регулировать доступ и очередность сотрудников к их редактированию, поддерживая таким образом актуальность данных. Например, в системе можно дать доступ руководителю отдела охраны труда к приемам на работу, а отделу нормирования труда ограничить доступ к больничным листам или отпускам сотрудников.
Электронная отчетность в государственные органы
В последние несколько лет в России происходит массовый переход с бумажных отчетов на электронные: основная кадровая отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени становятся обязательными.
Возможности 1С:ЗУП для кадрового учета и управления персоналом
Использование любого программного обеспечения начинается с настроек. Программа 1С:ЗУП имеет три основных уровня настроек кадрового делопроизводства:
- Общие для всей программы;
- Для организации;
- Для подразделения.
Общие настройки программы отвечают за ее «глобальные» функциональные показатели, которые будут применены для всех организаций в базе. Перейдя в раздел «Настройки кадрового учета», будут доступны такие настройки:
- Возможность совмещения должностей и подработок;
- Ведение воинского учета и бронирования граждан;
- Учет специальностей и проведение аттестаций.
Наиболее важной среди них можно считать настройку ведения штатного расписания. Для этого необходимо пройти в одноименный подраздел.
Рис.1 Штатное расписание
При включении автоматической проверки кадровых документов будет выдаваться предупреждение, если вы, например, захотите принять сотрудника на работу при недостатке свободных ставок в позициях штатного расписания.
История изменений штатного расписания нужна для отслеживания изменений, которые в него вносят. Каждому из них будет соответствовать свой документ, имеющий дату утверждения и содержащий всю информацию об изменениях.
Рис.2 История редактирования ШР
Использование разрядов и категорий позволит составить тарифную сетку предприятия для каждого разряда или категории. Это особенно актуально для промышленных предприятий с большим числом рабочего персонала.
Настройки на уровне организации позволяют выделить обособленное подразделение или филиал.
Рис.3 Настройки организации
Здесь же можно внести данные по государственным фондам ПФР и ФСС.
Рис.4 Данные по взносам
А также выделить необходимые значения учетной политики предприятия, например:
- Применение результатов специальной оценки рабочих мест;
- Учет специальностей с правом досрочного выхода на пенсию;
- Возможность прямых выплат пособий ФСС и прочие.
Рис.5 Настройки УП
Настройки на уровне подразделения позволяют сделать его обособленным и назначить график работы сотрудников, который будет использоваться по умолчанию для сотрудников данного подразделения.
Протестируйте качество нашей работы - первая консультация по приказам в 1С:ЗУП бесплатно!
Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в настройках и устранении ошибок.
Премия – один из способов мотивации работников, который может носить как разовый, так и постоянный характер в качестве части заработной платы, которую надо «заслужить».
Программа 1С:ЗУП позволяет формировать приказы по премированию, для чего пользователь должен установить некоторые настройки, которые могут быть заданы как при первоначальной настройке программы, так и выполнены в ходе работы
То есть в любой момент пользователь может обратиться к данной настройке и скорректировать ее.
В данной публикации мы рассмотрим:
- Где задаются настройки для включения функционала по начислению премий;
- Какие бывают премии и как они разделяются исходя из видов доходов для НДФЛ;
- Как создать соответствующий приказ в 1С 8.3 ЗУП;
- Как распечатать или сохранить в файл созданный приказ о премировании сотрудников.
Настройки 1С:ЗУП для начисления премий и их виды
В начале работы с программой, отвечая на вопросы помощника первоначальной настройки, пользователь отмечает галочками параметры, в соответствии со своей учетной политикой. Нас интересуют разделы о премировании, где выделены следующие виды премии:
- Ежемесячная премия;
- Квартальная премия;
- Годовая премия;
- Разовая.
Пройдясь по разделам, установите галочки, чтобы указать какие виды премий предусмотрены на предприятии. Для каждого вида премий выполните настройку.
- Укажите, каким способом начисляется премия:
- Процентом от заработной платы;
- Фиксированной суммой;
- Обоими способами.
- Если премия задается процентом, то в настройке укажите, от заработка за какой месяц она исчисляется. Использоваться могут расчетные данные:
- Текущего месяца;
- Прошлого месяца.
- Укажите код дохода НДФЛ (на их видах мы остановимся чуть позже).
Настройка всех видов премий осуществляется одинаково: установите галочку «Начисляется ежемесячная премия» и задайте условия для этого. Нажав «Далее», выполните настройку для остальных видов премий.
Рис.1 Первоначальная настройка программы. Ежемесячная премия
При начислении квартальной премии в организации также установите соответствующую галочку и задайте для нее настройки.
Рис.2 Первоначальная настройка программы. Квартальная премия
Для такого вида премии настройки несколько отличаются. Придется дополнительно задать порядок выплаты премии, установив соответствующий переключатель. Премии начисляются:
- По решению руководителя, при окончательном расчете зарплаты;
- В межрасчетный период;
- В определенные месяцы, при окончательном расчете зарплаты – укажите эти месяцы в настройке.
Установив настройки квартальной премии, перейдите через нажатие «Далее».
Рис.3 Первоначальная настройка программы. Дополнительные настройки квартальной премии
Аналогично задайте параметры для годовой премии.
Рис.4 Первоначальная настройка программы. Годовая премия
Настройки схожи с квартальной премией. Но в отличие от квартальной премии, для этой можно задать месяц начисления. Перейдите «Далее».
Рис.5 Первоначальная настройка программы. Дополнительные настройки премии за год
Точно так же задаются условия для разовой премии, но в отличие от всех предыдущих видов, ее начисляют отдельным документом.
Рис.6 Первоначальная настройка программы. Разовая премия
Указав, что премия разовая, жмем «Далее».
Рис.7 Первоначальная настройка программы. Дополнительные настройки разовой премий
После окончания настройки разделов премирования, в разделе меню «Настройки-Начисления» появятся виды заданных вами премий.
Рис.8 Справочник видов начислений. Виды премий
Заметим, что очень важно обращать внимание на процесс настройки программы и уделить этому необходимое время.
Прежде чем рассмотреть, как сделать приказ на премию в 1С, посмотрим, как выделяются доходы с точки зрения НДФЛ. Какие есть коды доходов и их виды.
Коды доходов и вид дохода для НДФЛ
В карточке начисления каждый вид премии сопровождает вкладка «Налоги, взносы, бухучет». Именно на этой вкладке задаются настройки, как облагается данная выплата налогами и взносами. Начисление может не облагаться НДФЛ или облагаться, с указанием кода дохода.
Предусмотрены следующие виды доходов НДФЛ по кодам:
- 2000 – вознаграждение за труд, т.е. данный вид дохода приравнивается к обычной зарплате. Выплачивается за выполнение работы.
- 2002 – премия за производственные результаты. Данный вид премии выплачивается именно за достижение результата.
- 2003 – премия, выплачиваемая за счет прибыли предприятия. Например, премия к юбилею или празднику.
- 4008 – прочие доходы.
Рис.9 Виды доходов НДФЛ
В окошке, где указан код дохода, можно открыть данный элемент для просмотра и при необходимости задать для него дополнительные параметры.
Рис.10 Вид дохода НДФЛ
Для ежемесячных производственных премий, датой их получения считается последний день месяца, в котором она начислена, а для всех остальных – день их выплаты.
Создание приказа на разовую премию
Первый вариант. Чтобы в разделе начислений появился пункт о премировании, в настройках премии должно быть указано, что начисление производится отдельным документом «Премия».
Рис.11 Правила начисления
В результате такой настройки в разделе меню «Зарплата» появился пункт «Премии».
Рис.12 Раздел меню «Зарплата-Премии»
Приказ о поощрении в 1С:ЗУП, у которого в настройке установлено, что он вводится документом, формируется в этом же разделе меню. Для создания документа нажмите кнопку «Создать».
Рис.13 Создание нового документа на премию
Заполните шапку документа – укажите месяц, дату, выберите вид премии. Период начисления определяется автоматом или может быть задан вручную – для выбора установите переключатель в соответствующее положение. С помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» заполните табличную часть документа списком сотрудников.
Рис.14 Заполнение документа «Премия»
В табличной части в строке с сотрудниками автоматом заполнился период и месяц начисления. Сумму премии можно проставить для каждого сотрудника вручную или, если она одинаковая для всех, воспользовавшись кнопкой «Заполнить показатели». В открывшемся окне укажите сумму премии. По всем сотрудникам она заполнится автоматом. При необходимости суммы можно подкорректировать.
Рис.15 Заполнение показателей в документе «Премия»
В случае, если отработки и KPI сотрудников рассчитываются в смежной системе 1С или другого вендора, можно настроить интеграцию с программой 1С:ЗУП и вам не нужно будет вносить данные вручную. Запросить информацию по типовым или индивидуальным обменам можно у сотрудников нашей компании.
В документе начисления премии можно задать порядок ее выплаты:
- с авансом;
- с зарплатой;
- в межотчетный период.
В случае выплаты премии вместе с зарплатой расчет удержаний производится при вводе документа «Начисление зарплаты и взносов». Если выплата производится с авансом или в любую другую дату в межотчетный период, то в документе появляется галочка «Рассчитывать удержания» и в таблице добавляются колонки «НДФЛ» и «Удержания». Если снять данную галочку, то колонка удержания скроется из таблицы, но «НДФЛ» останется.
Рис.16 Настройка порядка выплаты премии
На закладке «Дополнительно» укажите мотив поощрения и задайте бухгалтерскую проводку отнесения затрат (счет, субконто), если она отличается от проводки по умолчанию.
Рис.17 Закладка «Дополнительно» в документе «Премия»
Кнопка «Печать» формирует печатные формы приказа как по списку сотрудников – «Приказ о поощрении сотрудников» (Т-11а), так и отдельно на каждого сотрудника – форма Т-11.
Можно сформировать выплату премии отдельно по документу «Премия», кнопка «Выплатить». Перед печатью и выплатой документ необходимо провести.
Рис.18 Кнопки «Печать» и «Выплата»
Проведите и закройте документ. Он сохранится в журнале «Премии». В дальнейшем документ можно создавать путем копирования и изменяя данные в нем – месяц, период начисление, корректировать список сотрудников и суммы.
Рис.19 Журнал «Премии»
Точно так можно настроить и другие виды премий – квартальную, годовую. Указав в настройках начисления, что премия вводится отдельным документом, она будет отображаться в списке видов премий при вводе документа «Премия».
Но существуют и другие варианты, как зафиксировать приказ о поощрении в 1С:ЗУП.
22 ноября вступил в силу Федеральный закон об электронном кадровом документообороте (кадровом ЭДО). Рассказываем, что из себя представляет кадровый ЭДО, какие работодатели могут перейти на его применение и как это правильно сделать.
Что такое кадровый ЭДО
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:
- трудовой договор, в том числе срочный;
- ученический договор;
- договор о полной материальной ответственности;
- приказ о предоставлении отпуска;
- распоряжение о направлении в командировку и т.д.
По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.
Какие документы нельзя перевести в электронную форму
Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- трудовых книжек;
- актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказов (распоряжений) об увольнении работника;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.
Переход на кадровый ЭДО
Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.
Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
- сведения о конкретной дате введения ЭДО.
Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.
Утверждение порядка кадрового ЭДО
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):
- сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.
Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.
Уведомление работников и получение их согласия
Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.
Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.
Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.
Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).
При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Выбор системы кадрового ЭДО
Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
- сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
- любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.
Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.
Подписание кадровых документов
Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.
При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении;
- отзыв заявления об увольнении;
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.
Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.
Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Читайте также: