Почему сводная таблица не видит данные excel
Подниму вопрос. 2016 год подходит к концу, проблема excel 2013 так и не решена.
Ошибка и как ее воспроизвести:
1. имеем книгу с двумя страницами: на одной источник данных, на другой сводная таблица, построенная на этих данных.
2. сохраняем книгу и закрываем.
3. открываем заново
4. выбираем пункт "сохранить как" и указываем новое название. После чего закрываем книгу.
5. открываем книгу с новым названием заново, на листе со сводной таблицей смотрим источник данных для сводной таблицы и убеждаемся в том, что источник ссылается на самый первый файл и, соответственно, на данные в старом файле.
в этом и суть проблемы - при создании копии в сводной таблице прописывается ссылка на первоначальный файл, что крайне неудобно при отправке файла коллегам по почте. Уточню, что эта проблема именно excel 2013, в 2010 - все было корректно.
Просим помочь в решении. Могу более подробно описать алгоритм воспроизведения ошибки, даже видео готов снять, если до сих пор кому-то не понятно.
Эта цепочка заблокирована. Вы можете просмотреть вопрос или оставить свой голос, если сведения окажутся полезными, но вы не можете написать ответ в этой цепочке.
Оскорбление — это любое поведение, которое беспокоит или расстраивает человека или группу лиц. К угрозам относятся любые угрозы самоубийством, насилием, нанесением ущерба и др. Любое содержимое для взрослых или недопустимое на веб-сайте сообщества. Любое изображение, обсуждение наготы или ссылка на подобные материалы. Оскорбительное, грубое или вульгарное поведение и другие проявления неуважения. Любое поведение, нарушающее лицензионные соглашения, в том числе предоставление ключей продуктов или ссылок на пиратское ПО. Незатребованная массовая рассылка или реклама. Любые ссылки или пропаганда сайтов с вирусным, шпионским, вредоносным или фишинговым ПО. Любое другое неуместное содержимое или поведение в соответствии с правилами использования и кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другими вариантами оскорбления или эксплуатации детей.
При проверке совместимости обнаружена одна или несколько проблем совместимости, связанных со сносями.
Важно: Прежде чем продолжить сохранение книги в формате файла более ранней версии, необходимо устранить проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности, чтобы предотвратить безвозвратную потерю данных или неправильную работу функций.
Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности, не всегда обязательно устранять перед сохранением: данные и функциональность не теряются, но книга при ее открытии в более ранней версии Microsoft Excel может выглядеть или работать несколько иначе.
В этой статье
Проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности
В этой книге книга имеет более ранние пределы и будет потеряна, если сохранить ее в более ранних форматах файлов. В более ранних версиях Excel будут работать только сводные таблицы, созданные в режиме совместимости.
Что это означает. В Excel 2007 г. и более поздних для каждого поля поддерживается 1 048 576 уникальных элементов, а в Excel 97–2003 — всего 32 500.
Действия В оке проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти совместимую с ней с превышением прежних ограничений. Сохраните книгу в формате Excel 97–2003, а затем создайте ее повторно в режиме совместимости.
Сводная таблица в этой книге содержит правила условного форматирования, которые применены к ячейкам в свернутых строках или столбцах. Чтобы эти правила не были потеряны в более ранних версиях Excel, разверните эти строки или столбцы.
Что это означает. Правила условного форматирования, примененные к ячейкам в свернутых строках и столбцах, будут потеряны в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости щелкните ссылку Найти, чтобы обнаружить свернутые строки или столбцы, содержащие правила условного форматирования, а затем разверните их, прежде чем сохранять книгу в формате файлов более ранней версии Excel.
Эта книга содержит именованные наборы, не связанные со сводной таблицей. Эти именованные наборы не будут сохранены.
Что это означает. Именные наборы, не связанные со сносями, будут удалены в Excel 97–2007.
Что необходимо сделать. Чтобы избежать возникновения этой проблемы, убедитесь в том, что сводная таблица создается с использованием подключения.
Книга содержит сводную таблицу с включенным анализом "что если". Неопубликованные изменения "что если" будут потеряны в предыдущих версиях Excel.
Что это означает. Изменения анализа "что если", не опубликованные на сервере, не отображаются в более ранних версиях Excel.
Что необходимо сделать. Прежде чем открывать книгу в более ранней версии Excel(Работа со таблицами, вкладка Анализ, группа Вычисления, кнопка Средства OLAP, анализ "что если"), опубликуем изменения анализа "что если".
Сводная таблица в этой книге содержит ось данных, на которой один и тот же показатель отображается несколько раз. Эта сводная таблица не будет сохранена.
Что это означает. В Excel 2010 г. и более поздних к источнику данных OLAP можно дублировать показатели в виде связанной с ее данными. В 97–2007 г. в Excel не отображается Excel.
Действия В окте проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти совместимую ось данных с осью данных, на которой отображается несколько одинаковых мер, а затем удалите все повторяющиеся меры, чтобы остались только один показатель.
Сводная таблица или подключение к данным в этой книге содержат параметры сервера, не существующие в более ранних версиях Excel. Некоторые параметры сервера для сводной таблицы или подключения к данным не будут сохранены.
Что это означает. Некоторые параметры сервера для подключения к данным и Excel 97–2007 будут потеряны.
Действия Убедитесь, что параметры сервера совместимы с более ранними версиями Excel и внести необходимые изменения(Средстваработы со таблицами, вкладка Анализ, группа Данные, кнопка Изменить источник данных, команда Свойства подключения).
Сводная таблица в данной книге содержит данные, представленные с помощью функции "Дополнительные вычисления". Эти настраиваемые выходные данные не будут сохранены и будут заменены исходными значениями из источника данных.
Что это означает. Функция "Показать как" не поддерживается в Excel 97–2007 г., и вы ввели пользовательские значения (например, %от суммы по родительской строке, %от суммы по родительскому столбцу или %с набегаемой суммы в) не отображаются.
Действия В окте проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти стеблицы, содержащие выходные данные с настраиваемыми значениями, и удалите эти выходные данные (щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите показать значения как ,без вычислений).
Книга содержит настраиваемые внедренные данные. Эти данные не будут сохранены.
Что это означает. Внедренные настраиваемые данные, Power Pivot данные, не поддерживаются в Excel 97–2007. Данные будут потеряны.
Действия Удалите Power Pivot из книги, над которую планируется работать в более ранней версии Excel.
Книга содержит срезы, которые можно использовать для фильтрации срезов и функций кубов в книге. Срезы не будут работать в более ранних версиях Excel.
Что это означает. Срезы будут недоступны в Excel 97–2007, но останутся доступны для использования в Excel 2010 или более поздней.
Что необходимо сделать. В более ранних версиях Excel для фильтрации данных можно использовать фильтры сводных таблиц.
Что это означает. Срезы не поддерживаются в более ранних версиях Excel. Они не могут быть показаны и будут потеряны.
Что необходимо сделать. Вместо срезов используйте для фильтрации данных фильтры сводных таблиц.
Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности
Книга содержит сводную таблицу, к которой применен стиль сводной таблицы. В более ранних версиях Excel стили сводных таблиц не поддерживаются.
Что это означает. Стили сводных таблиц, основанные на темах, не доступны и не отображаются в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В окте проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти совместимую с примененным стилем, удалите этот стиль, а затем вручную примените форматирование, которое поддерживается в более ранних версиях Excel.
Сводная таблица в этой книге не будет работать в версиях, предшествующих Excel 2007. В более ранних версиях Excel будут работать только сводные таблицы, созданные в режиме совместимости.
Что это означает. В Excel 97–2003 нельзя обновить Excel 2007 или более поздней.
Действия В окте проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти совместимую с данными совместимую с текущим форматом файла. Сохраните книгу в формате Excel 97–2003, а затем создайте ее снова в режиме совместимости, чтобы открыть ее в Excel 97–2003 без потери функциональности.
Книга содержит сводную таблицу с полями в сжатой форме. В более ранних версиях Excel этот макет изменится на табличную форму.
Что это означает. Сжатая форма (отдельно или в сочетании с табличной и структурной формами), которая препятствует распространению связанных данных по горизонтали за пределы экрана и позволяет до минимума сократить прокрутку, недоступна в Excel 97–2003, и поля отображаются в табличной форме.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти таблицу с полями в сжатой форме, а затем измените формат на структурную или таблильную форму, сняв при необходимости параметр Объединить и выровняйте ячейки по центру с подписями(Инструментыдля работы со таблицами , вкладка Анализ, группа Таблица, команда Параметры, вкладка Макет & Формат).
Эта книга содержит параметры, которых не существует в более ранних версиях Excel. Некоторые параметры pivotTable не будут сохранены.
Что это означает. Некоторые параметры pivotTable не поддерживаются в Excel 97–2007. Эти параметры будут потеряны.
Действия В оке средства проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти совместимую с ней информацию о не поддерживаемых параметрах, и внести необходимые изменения.
Определенные кнопки полей сводной диаграммы в этой книге включены или отключены. Все кнопки полей будут сохранены как включенные.
Что это означает. Кнопки полей, не отображаемые на сводной диаграмме, будут сохранены как включенные при открытии и сохранении книги в более ранней версии Excel.
Что необходимо сделать. При повторном открытии книги после сохранения ее в формате более ранней версии Excel может потребоваться включить и отключить кнопки полей, чтобы настроить отображение нужных кнопок (Работа со сводными таблицами, вкладка Анализ, группа Показать или скрыть, кнопка Кнопки полей).
Эта книга содержит один или несколько именоваемых наборов. Некоторые свойства именуемого набора могут не сохраниться.
Что это означает. У одного или более именоваемого набора есть параметры свойств, которые не являются стандартными, которые могут не сохраняться при ее Excel формате файла Excel 97–2003.
Действия В окне проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти совместимую с измененными свойствами именоваемых наборов, и в диалоговом окне Параметры полей внести необходимые изменения. Щелкните правой кнопкой мыши любой участник именоваемого набора и выберите поле Параметры. Убедитесь, что на вкладке Макет & Печать не установлен параметр Отображать элементы разных уровней в отдельных полях (значение по умолчанию) и установлен ли автоматический порядок и удаление дубликатов из набора (значение по умолчанию).
Подключение в этой книге содержит один или несколько именованых наборов или вычисляемой группы. Некоторые свойства именуемого набора или вычисляемого набора могут не сохраниться.
Что это означает. У именуемого набора или вычисляемого набора есть свойства, которые не поддерживаются в Excel 2007 и Excel 97–2003. Эти свойства могут не быть сохранены.
Что необходимо сделать Щелкните правой кнопкой мыши любой член именоваемого набора и выберите поле Параметры илиполе значения Параметры ивнести необходимые изменения.
В этой книге существует стиль среза, не поддерживаемый в более ранних версиях Excel. Этот стиль среза не будет сохранен.
Что это означает. Настраиваемый стиль среза будет потерян при сохранении книги в формате файла более ранней версии Excel.
Что необходимо сделать Так как в более ранних версиях Excel срезы не поддерживаются, вы не сможете сохранить пользовательский стиль среза. В более ранней версии Excel можно использовать фильтры для фильтрации данных.
Сводная таблица в этой книге содержит одно или несколько полей с повторяющимися подписями. При обновлении сводной таблицы эти подписи будут потеряны.
Что это означает. Повторяемые метки не поддерживаются в Excel 97–2007, и они будут потеряны при обновлении в более ранней версии Excel.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости щелкните ссылку Найти, чтобы найти сводную таблицу, содержащую повторяющиеся подписи, и отключите их повторение (Работа со сводными таблицами, вкладка Конструктор, группа Макет, кнопка Макет отчета, команда Не повторять подписи элементов).
Книга содержит сводную таблицу, к которой применен замещающий текст. Замещающий текст для сводных таблиц будет удален в версиях, предшествующих Excel 2007.
Что это означает. Заметивный текст не доступен в Excel 97–2007 и не отображается в этих более ранних версиях Excel.
Что необходимо сделать. В окне средства проверки совместимости щелкните ссылку Найти, чтобы обнаружить сводную таблицу, содержащую замещающий текст. Чтобы вывести замещающий текст в более ранней версии Excel, можно скопировать его в пустую ячейку на листе или добавить его в примечание.
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и выберите Параметры сводной таблицы. На вкладке Заметивный текст в поле Описание выберите заметивный текст и нажмите CTRL+C, чтобы скопировать его.
Книга содержит сводную таблицу, к которой применен замещающий текст. Такой текст не отображается в Excel 2007.
Что это означает. Заметивный текст не доступен в Excel 97–2007 и не отображается.
Что необходимо сделать. В окне средства проверки совместимости щелкните ссылку Найти, чтобы обнаружить сводную таблицу, содержащую замещающий текст. Чтобы вывести замещающий текст в более ранней версии Excel, можно скопировать его в пустую ячейку на листе или добавить его в примечание.
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и выберите Параметры сводной таблицы. На вкладке Заметивный текст в поле Описание выберите заметивный текст и нажмите CTRL+C, чтобы скопировать его.
Добрый день
У меня есть таблица на основе нее сделана сводная таблица
при добавлении новых значений в таблицу, если не указывать дату - то в сводной таблице отображается "ПУСТО" (это как должно быть при обновлении подключения), на прикрепленном фото как раз как и должно быть.
У меня есть другая таблица и когда в таблице поле ДАТА нет данных, в сводную таблицу данные значения не попадают (подключение обновлял), но вот когда вводишь дату в таблицу данная строка с данными появляется при обновлении подключения.
Раньше такого не было, кста ранее помогало просто удалить подключение и создать его по новой, но сейчас даже это не помогает.
Вопрос что я сделал не так после чего так происходит?
Заранее спасибо)
Добрый день
У меня есть таблица на основе нее сделана сводная таблица
при добавлении новых значений в таблицу, если не указывать дату - то в сводной таблице отображается "ПУСТО" (это как должно быть при обновлении подключения), на прикрепленном фото как раз как и должно быть.
У меня есть другая таблица и когда в таблице поле ДАТА нет данных, в сводную таблицу данные значения не попадают (подключение обновлял), но вот когда вводишь дату в таблицу данная строка с данными появляется при обновлении подключения.
Раньше такого не было, кста ранее помогало просто удалить подключение и создать его по новой, но сейчас даже это не помогает.
Вопрос что я сделал не так после чего так происходит?
Заранее спасибо) Aleksander777
У меня есть другая таблица и когда в таблице поле ДАТА нет данных, в сводную таблицу данные значения не попадают (подключение обновлял), но вот когда вводишь дату в таблицу данная строка с данными появляется при обновлении подключения.
Раньше такого не было, кста ранее помогало просто удалить подключение и создать его по новой, но сейчас даже это не помогает.
Вопрос что я сделал не так после чего так происходит?
Заранее спасибо) Автор - Aleksander777
Дата добавления - 17.08.2021 в 07:49
Несомненно, основная задача работы со сводными таблица - анализ данных. А раз мы что-то анализируем, значит может потребоваться и что-то изменить в случае нахождения каких-то расхождений. И самое печальное здесь то, что нельзя изменять значения непосредственно внутри сводной таблицы(OLAP не в счет :)). Зато мы можем посмотреть из каких строк исходной таблицы состоит конкретное значение.
Например, у нас есть таблица реализации следующего вида:
На основе её мы построили примерно такую сводную таблицу(как создать сводную можно посмотреть и прочитать в этой статье: Общие сведения о сводных таблицах):
В итогах у нас значения по прибыли, а красным выделены отрицательные значения, т.к. именно к таким нам следует присмотреться в первую очередь. Чтобы понять из каких строк исходной таблицы получилась сумма -1155 мы можем выделить эту ячейку внутри сводной таблицы -правая кнопка мыши -Показать детали (Show Details) :
В итоге будет создан новый лист с таблицей, содержащей только те строки исходных данных, на основании которых сформировано выделенное нами значение:
И теперь мы спокойно можем их анализировать и при необходимости изменять.
Только следует помнить, что после любого изменения надо будет обновить сводную(правая кнопка мыши на любой ячейке сводной таблицы -Обновить (Refresh) .
И одна большая ложка дегтя, которую никак не объехать: данный прием работает не со всеми сводными. Если сводная создана из базы данных или иных внешних источников это может не сработать, т.к. хоть детали и отобразятся, сами исходные данные содержатся вне файла. Так же отображение деталей может быть недоступно, если кэш сводной таблицы не сохранен в самом файле
Но даже при всем этом: как-то это все долго и не очень удобно. Поэтому я решил пойти дальше и сделать все необходимое при помощи макросов(Visual Basic for Applications). Придется в них чуть-чуть вникнуть, но оно того стоит, т.к. для полного удобства мы сделаем вот что:
- по двойному клину на ячейке сводной таблицы автоматически отфильтруем данные в исходной таблице и перейдем в неё
- после изменений в исходной таблице и возврата в сводную - автоматически обновим эту сводную таблицу
- для большего удобства мы еще создадим в меню правого клика сводной таблицы свой собственный пункт меню "Edit Source", который будет делать то же самое, что и двойной клик
Т.е. можно сказать полностью заменим стандартный пункт "Показать детали".
Для этого создаем стандартный модуль (переходим в редактор VBA( Alt + F11 ) -Insert -Module) и вставляем в него код:
'--------------------------------------------------------------------------------------- ' Author : Щербаков Дмитрий(The_Prist) ' Профессиональная разработка приложений для MS Office любой сложности ' Проведение тренингов по MS Excel ' https://www.excel-vba.ru ' info@excel-vba.ru ' Purpose: '--------------------------------------------------------------------------------------- Option Explicit Sub EditPivotSource() Dim pt As PivotTable Dim wsDetails As Worksheet Dim rSource As Range, rDetails As Range Dim lAppCalc As Long Application.DisplayAlerts = False lAppCalc = Application.Calculation 'запоминаем установленный режим пересчета формул Application.Calculation = xlCalculationManual Application.ScreenUpdating = False On Error GoTo END_ 'определяем сводную таблицу и её исходные данные Set pt = ActiveCell.PivotTable Set rSource = Application.Evaluate(Application.ConvertFormula(pt.SourceData, xlR1C1, xlA1)) 'отображаем все данные в листе с исходными данными rSource.EntireRow.Hidden = False 'разрешаем отображение деталей, если запрещено настройками ' Параметры сводной таблицы -Данные -Разрешить отображение деталей If Not pt.EnableDrilldown Then pt.EnableDrilldown = True End If 'показываем лист с данными по выделенной области Selection.ShowDetail = True 'запоминаем лист с деталями - потом надо будет удалить Set wsDetails = ActiveSheet Set rDetails = ActiveSheet.UsedRange rSource.AdvancedFilter xlFilterInPlace, rDetails 'удаляем лист деталей - он больше не нужен wsDetails.Delete 'активируем лист с исходными данными - теперь там отображены только нужные строки rSource.Parent.Activate END_: If Err.Number <> 0 Then MsgBox "Выделите ячейку данных для редактирования", vbInformation, "www.excel-vba.ru" End If 'возвращаем измененные настройки приложения в прежние значения Application.DisplayAlerts = True Application.Calculation = lAppCalc Application.ScreenUpdating = True End Sub
Это основной код фильтрации данных в источнике данных на основании выделенной в сводной таблице ячейке.
Далее все в том же редакторе VBA переходим в модуль ЭтаКнига(ThisWorkbook) и вставляем туда следующий код:
Все, теперь останется только сохранить книгу в формате "Книга Excel с поддержкой макросов(.xlsm)" и открыть заново. Хотя это нужно лишь для того, чтобы создался новый пункт меню в сводной таблицы, весь остальной функционал будет работать и без перезапуска.
Надеюсь данный трюк будет полезен всем, кто работает со сводными.
Ну а если совсем лень делать что-то своими руками, то можно воспользоваться данной возможностью, уже встроенной в мою надстройку MulTex. Там же есть вариант отображения деталей всех выделенных ячеек, а не только одной, как это реализовано в самом Excel.
Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.
Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».
Вы не даёте заголовки столбцам таблиц
Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.
Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц
Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.
На одном листе располагается несколько таблиц
Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.
Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?
Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах
Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:
Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).
Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.
Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.
Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.
Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:
Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»
Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.
Информация в комментариях
Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.
Бардак с форматированием
Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:
- Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
- Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
- Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.
Объединение ячеек
Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.
Объединение текста и чисел в одной ячейке
Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.
Числа в виде текста в ячейке
Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.
Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор
Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.
Страничный режим листа в Excel
Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.
Читайте также: