По скольким ключевым словам можно сортировать базы данных в эксель 2007
Как отсортировать список по определенным словам в Excel?
Обычно используется сортировка строки по значениям, но пробовали ли вы когда-нибудь сортировать строки на основе определенного слова (слов)? Например, отсортируйте список по количеству вхождений слова, как показано ниже.
Сортировать по времени появления «яблоко» и «банан»
![]() | ![]() | ![]() |
Сортировать список по определенному слову (ам)
Если вы хотите отсортировать список по определенному слову или словам, вам нужно подсчитать, сколько слов появляется первым. 《》 、
1. Выберите ячейку рядом со списком, введите эту формулу = СУММ (- ЕЧИСЛО (ПОИСК (; A1))) , яблоко и банан - слова, по которым нужно сортировать, нажмите Enter и перетащите маркер заполнения над ячейками, которым нужна эта формула.
2. Не снимая выделения с ячеек формулы, нажмите Данные > Сортировка от А до Я, и проверьте Расширить выбор в Предупреждение о сортировке Диалог.
3. Нажмите Сортировать, затем список отсортирован по количеству появлений «яблоко» и «банан».
В этой статье я собираюсь рассказать о сортировке списка строк по количеству слов. Если вам это интересно, пожалуйста, спуститесь вниз, чтобы просмотреть подробности.
Сортировка по количеству слов с подсчетом слов в диапазоне
Сортировать по количеству слов с формулой
Чтобы отсортировать список по количеству слов, вам нужно сначала узнать количество слов в каждой ячейке.
1. Выберите ячейку рядом со списком, введите эту формулу = LEN (A1) -LEN (ПОДСТАВИТЬ (A1; ""; "")) + 1 , Нажмите Enter и перетащите дескриптор заполнения вниз к нужным формулам ячеек.
2. Не снимая выделения с ячеек формулы, нажмите Данные > Сортировка от А до Я, проверить Расширить выбор вариант в Предупреждение о сортировке Диалог.
3. Нажмите Сортировать. Список отсортирован по количеству слов.
Наконечник:
1. Приведенная выше формула не подсчитывает слова напрямую, а подсчитывает пробелы между словами и прибавляет 1, чтобы получить количество слов. Если в строке есть лишние пробелы, такие как начальный пробел, результат будет неверным.
2. Если вы хотите отсортировать по количеству символов, используйте эту формулу = LEN (A1) для подсчета символов и последующей сортировки.
Сортировка по количеству слов с подсчетом слов в диапазоне
Чтобы подсчитать количество слов в ячейке или диапазоне, Подсчитать общее количество слов of Kutools for Excel может оказать прекрасную услугу.
После установки Kutools for Excel, сделайте следующее: (Бесплатная загрузка Kutools for Excel прямо сейчас!)
1. Выберите ячейку рядом со списком строк и щелкните Кутулс > Помощник по формулам> Статистика > Подсчитать общее количество слов. Смотрите скриншот:
2. Затем в Формула Помощник диалоговом окне выберите ячейку, которую вы используете для подсчета Диапазонпо умолчанию ячейки будут выбраны как абсолютные ссылки, вы можете изменить их на относительные ссылки. Смотрите скриншот:
3. Нажмите Ok, и подсчитано количество слов в ячейке. Перетащите маркер заполнения вниз, чтобы применить формулу к ячейкам.
4. Не снимая выделения с ячеек формулы, щелкните Данные > Сортировка от А до Я, и проверьте Расширить выбор в всплывающем диалоговом окне.
5. Нажмите Сортировать, и список отсортирован по количеству слов.
Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.
Простая сортировка данных
Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.
Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.
Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».
Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.
Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».
Список перестраивается в обратном порядке.
Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).
Настраиваемая сортировка
Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.
А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».
После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».
В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:
- Значения;
- Цвет ячейки;
- Цвет шрифта;
- Значок ячейки.
Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.
В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».
Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».
Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».
Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.
Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».
В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».
Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.
Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.
Фильтр
Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.
Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.
Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.
Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.
Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».
Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.
Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, остались только нужные нам данные.
Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».
Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».
Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.
Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».
Умная таблица
Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».
Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».
Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.
После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».
Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».
После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».
Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.
При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».
Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
Еще статьи по данной теме:
Добрый день!
В моих таблицах мне обязательно необходимо сохранение возможности пользоваться функцией сортировки (от старых к новым). В какой-то момент высоты строки перестает хватать и… я попробовал объединить соседние строки по высоте. Но при объединении двух и более ячеек эта функция сортировки сразу перестает работать! Я всегда считал Эксель гибкой программой, но оказывается в таком важном и довольно простом в моем понимании вопросе Эксель становится динозавром. (
Не спешите вешать уничижительный ярлык в принципе, прежде всего допустите свою некомпетентность.
в описанном Вами случае попробуйте
встать на «тесную» ячейку
по правой кнопке перейти на формат ячеек
на закладке «выравнивание» поставьте галку в «переносить по словам»
подведите курсор к нижней границе порядкового номера номера строки, в которой находится «пока еще тесная» ячейка, так чтобы указатель изменился на крест +.
Двойной щелчок правой кнопкой мыши и аллилуйя!
Вы или не поняли моей проблемы или не поняли что написали, уважаемый вы наш компетентный человече.
для изменения высоты строки используйте команду Формат-> Автовысота строки (тогда высота строки изменится на высоту текста в строке) или Формат -> Высота строки ( тогда можно самому задать нужную высоту строки) и ничего объединять для этого не нужно
Задайте вопрос или оставьте свое мнение Отменить комментарий
Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
- Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
- Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
- Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
- Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
- Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
- Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
- Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
- Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
- Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
- Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
- В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
- Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон "фрукты" еще одно значение "помело" и проверим:
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
Работа со средствами управления данными в Excel. Применение пользовательских условий и настроек при фильтрации и сортировки.
Инструменты для фильтрации и сортировки таблиц
Сортировка по месяцам в Excel и списки порядка сортировки.
Сортирование значений по названиям месяцев с использованием настраиваемых списков порядков. Продвинутая универсальная сортировка данных в диапазоне по любым критериям.
Сортировка данных в Excel по дате по алфавиту и по возрастанию.
Все что нужно знать пользователю о сортировке списков, диапазонов и таблиц с данными. Все самые быстрые способы разных типов сортировок в одном примере.
Как сделать сортировку по дате в Excel в порядке возрастания.
Правильное решение для выполнения сложных сортирований дат по нескольким условиям. Многоуровневая сортировка по датам с разными критериями.
Фильтр и сортировка по цвету ячеек в Excel.
Как пользоваться сортировкой и фильтром по цвету заливки ячеек или цвету шрифта текста в их значениях? Фильтрация и сортирование данных относительно цвета по нескольким условиям.
Сортировка данных в Excel по нескольким столбцам.
Как выполнить сортировку данных сразу по нескольким столбцам таблицы одновременно? Управление критериями сортирования списка значений по нескольким условиям.
Как сохранить фильтр в Excel используя представления данных.
Практическое использование представлений для сохранения разный параметров автофильтра. Как выполнить формулу суммы по фильтру?
Как сделать расширенный фильтр в Excel по нескольким условиям.
Пример использования расширенного фильтра для фильтрования данных по нескольким условиям. Особенности использования значений при заполнении диапазона критериев.
Использование пользовательского автофильтра в Excel.
Обзор преимуществ автофильтра по сравнению с другими сложными инструментами для поиска или выборки данных в больших таблицах.
Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей.
Расширенный фильтр намного богаче по функционалу, чем автофильтр. С ним можно задавать сразу несколько условий, применять формулы. Алгоритм настройки и использования инструмента.
Читайте также: