Плавный ввод текста outlook
Эта процедура применима только в случае использования HTML формата.
Создание нового внедренного объекта – щелкните на элементе, в который требуется поместить внедренный объект. Выберите в меню Вставка команду Объект. Установите переключатель Создать новый. В списке Тип объекта выберите тип объекта, который требуется создать. Чтобы внедренный объект отображался в виде значка, установите флажок В виде значка.
В список Тип объекта включаются только установленные на компьютере приложения, поддерживающие связывание и внедрение объектов.
Создание связанного или внедренного объекта из фрагмента существующего файла – Откройте элемент, содержащий сведения, на основе которых создается связанный объект или внедренный объект, и выделите нужный фрагмент.
- На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку «Копировать» или «Вырезать».
- Перейдите в элемент, в который требуется поместить фрагмент, и щелкните предполагаемое место для фрагмента.
- Выберите в меню Правка команду Специальная вставка.
- Выполните одно из следующих действий:
- для создания связанного объекта установите переключатель Связать;
- для создания внедренного объекта установите переключатель Вставить. В списке Как щелкните по строке с нужным форматом файла.
Создание связанного или внедренного объекта из целого существующего файла – щелкните кнопкой мыши в элементе, в который требуется поместить связанный или внедренный объект.
- Выберите в меню Вставка команду Объект.
- Откройте вкладку Создание из файла.
- В поле «Файл» введите имя файла, из которого будет создан связанный или внедренный объект, или нажмите кнопку «Обзор» и выберите имя из списка.
- Для создания связанного объекта установите флажок Связь с файлом. Если флажок Связь с файлом не установлен, создается внедренный объект.
- Чтобы отобразить связанный или внедренный объект в виде значка (например, для просмотра другими пользователями файла в оперативном режиме), установите флажок В виде значка.
В Outlook есть несколько простых инструментов, ускоряющих ввод текста и составление писем. Они позволяют мне не тратить на почту очень много времени, хотя писем у меня хватает.
Про шаблоны знают многие, про автозамену - тоже, а вот про быстрые блоки, как выясняется, даже некоторые опытные пользователи Outlook не слышали.
Автозамена
Автозамена способна сэкономить вам очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы ("Коллеги, добрый день", "Спасибо за ваше письмо", "Всего доброго" и так далее), то стоит настроить автозамену для них. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением:
вд > Всего доброго!
Естественно, вы можете настроить любые сочетания - это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.
Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел "Почта", нажмите на кнопку "Орфография и автозамена":
в появившемся окне нажмите на кнопку "Параметры автозамены"
и далее в пункте "Заменять при вводе" укажите краткие версии выражений и их расшифровки:
После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку "Добавить".
Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.
Быстрые блоки
Перейдите в раздел "Вставка" на ленте инструментов, нажмите на кнопку "Экспресс-блоки" и нажмите в выпадающем меню кнопку "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".
После этого в диалоговом окне введите имя нового экспресс-блока.
Отныне при вводе этого имени у вас будет появляться всплывающая подсказка, после появления которой достаточно нажать Enter, чтобы ввести весь сохраненный текст целиком и не печатать его вручную.
Вот как это выглядит на примере одного из моих экспресс-блоков:
После нажатия ввода или клавиши Tab текст блока появится в теле письма. Останется добавить нефиксированные переменные (имя адресата, дату etc.)
Шаблоны
Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, в которых одинаковые адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.
Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, который не будет меняться:
Далее нажимаем Файл -> Сохранить как -> Шаблон Outlook и придумываем название для шаблона:
Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:
Создать элемент -> Другие элементы -> Выбрать форму -> Шаблоны в файловой системе -> В списке файлов выбираете нужный шаблон.
P.S. Слепая десятипальцевая печать к инструментам почтового клиента не относится, но, как вы понимаете, процесс ускоряет не меньше любых лайфхаков
Для начала разберемся с основными понятиями. В наших статьях уже не раз упоминался термин смарт-тег, остановимся на нем чуть подробнее.
Смарт-тегом называется тип кнопок, которые обеспечивают возможность улучшения содержания и разметки в программах Microsoft Office. Смарт-теги отображаются при выполнении определенных задач, таких как вставка текста или рисунков, при их нажатии высвечивается список параметров. В программе Microsoft Outlook используется смарт-тег, который называется «Параметры вставки» . Кнопка «Параметры вставки» появляется после вставки текста или рисунка и позволяет быстро и легко настроить формат вставленного элемента (аналогично команде Специальная вставка).
Выделение текста полужирным шрифтом, подчеркиванием или курсивом
- Выделите текст, формат которого требуется изменить.
- На панели инструментов Форматирование (это панель инструментов с кнопками и параметрами, используемыми для форматирования текста. Чтобы вывести на экран панель форматирования, выделите в меню Вид пункт «Панели инструментов», а затем выберите команду Форматирование.) нажмите соответствующую кнопку:
- полужирный;
- курсив;
- подчеркнутый.
Выравнивание текста
- Выделите текст, который требуется выровнять.
- На панели инструментов Форматирование нажмите соответствующую кнопку:
- по левому краю;
- по центру;
- по правому краю.
Изменение размера текста
Изменение стиля текста и прочих элементов представления
Отображение и скрытие фактических шрифтов в списке шрифтов
Приложения Microsoft Office могут отображать названия шрифтов в списке с использованием фактических шрифтов – например, название шрифта Arial может отображаться шрифтом Arial.
- В меню Файл выберите команду Параметры.
- Откройте вкладку Настройка.
- Установите или снимите флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом.
Состояние данного параметра отражается во всех приложениях Microsoft Office.
Изменение шрифта текста
В целом не имеет смысла останавливаться подробно на рассмотрении всех элементов форматирования текста, наверняка каждый пользователь не раз работал в редакторе Microsoft Word, где процесс создания и оформления текста происходит аналогичным способом. Поэтому продолжим рассмотрение лишь на специфических вещах, с которыми вам, возможно, придется столкнуться в процессе использования Microsoft Outlook.
Ввод ¢, £, ¥ и ® и других знаков, отсутствующих на клавиатуре
Если вставленный знак отличается от выбранного, выделите его и примените тот же шрифт, который был выбран в таблице символов.
Добавление номеров страниц, даты или другого текста в верхний или нижний колонтитул
Отключение выделения слов целиком
- В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры.
- На вкладке Дополнительно нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
- Снимите флажок При выделении автоматически выделять слово целиком.
Проверка орфографии
Немедленная проверка орфографии в открытом элементе:
- Откройте элемент, который требуется проверить, и щелкните левой кнопкой мыши в его текстовом поле.
- Выберите в меню Файл команду Орфография.
- Если выделено какоелибо слово, выберите необходимые параметры.
Автоматическая проверка орфографии при отправке любого элемента:
- В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
- Установите флажок Всегда проверять орфографию перед отправкой.
Слова, добавляемые в ходе проверки орфографии, включаются во вспомогательный словарь, содержащийся в файле Custom.dic.
Изменение метода работы средства проверки орфографии
При задании следующих параметров в Microsoft Outlook они применяются только в редакторе электронной почты Microsoft Outlook:
- всегда предлагать исправления для слов с ошибками;
- пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
- пропускать слова, содержащие цифры.
Запрещение отдельных исправлений регистра знаков и опечаток
Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word:
Чтобы запретить операцию, выполняемую средством автозамены, выполните соответствующее действие.
Замена букв слова, вводимого после заданного сокращения, на прописные
Откройте вкладку Первая буква и введите сокращение (включая точку) в поле «Не заменять прописной буквой после».
Исправление слова, содержащего прописные и строчные буквы в разнобой
Поиск слов в словаре
- В меню Файл выберите команду Справочные материалы.
- В списке Искать выберите словарь, например, Тезаурус: русский (Россия).
- Выполните одну из следующих процедур:
- для поиска одного слова нажмите клавишу «Alt» и щелкните слово в документе, которое требуется найти;
- для поиска фразы выделите нужные слова в документе, а затем нажмите клавишу «Alt» и щелкните выделенную фразу.
- Введите слово или фразу в поле «Искать» и нажмите кнопку «Начать поиск».
- Результаты поиска отображаются в области задач Справочные материалы.
Microsoft Office OneNote не поддерживает нажатие клавиши «Alt» и щелчок. Используйте щелчок правой кнопкой мыши и команду Искать контекстного меню. Если нужное определение не найдено, в области задач Справочные материалы щелкните ссылку Параметры, нажмите кнопку «Родительский контроль» и убедитесь, что режим «Родительский контроль» отключен. Режим «Родительский контроль» может отфильтровывать некоторые определения из результатов поиска.
Добавление слов во вспомогательный орфографический словарь
Для добавления слов в файл словаря Custom.dic, используемого совместно всеми программами Microsoft Office, выполните следующие действия.
Переключение словарей
Если включены несколько словарей, Microsoft Outlook проверяет правописание на одном языке. После проверки правописания для одного языка, следует выбрать другой словарь и проверить правописание снова. Повторите приведенную ниже процедуру для каждого языка.
- В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
- В списке Язык выберите словарь, который требуется использовать для проверки правописания.
Автоматическая замена
Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и букв в неправильном регистре может использоваться средство автозамены. Например, если введена последовательность знаков «кти» с пробелом на конце, с помощью средства автозамены она будет заменена на слово «кит». Или, если введена фраза «Этод ерево» с пробелом на конце, с помощью средства автозамены она будет заменена на фразу «Это дерево». Кроме того, с помощью средства автозамены можно быстро вставлять знаки, имеющиеся во встроенном списке автозамены. Например, чтобы вставить знак ©, достаточно ввести (c). Если во встроенном списке нет необходимых исправлений, они могут быть добавлены.
Использование средства автозамены для исправления ошибок по мере ввода текста (параметры автозамены могут быть включены или отключены):
- обработка регистров знаков. В средстве автозамены может быть задана замена первых букв предложений, названий дней недели и других имен на прописные;
- список средства автозамены. Встроенный список исправлений используется средством автозамены для поиска и исправления опечаток, орфографических ошибок и стандартных знаков. Имеется возможность удалять из этого списка ненужные записи и добавлять в него записи.
Практически каждый, кто пользуется электронной почтой на работе, набирает одни и те же фразы несколько раз в день. Экономьте время, используя «Мои шаблоны», надстройку Microsoft Outlook для ввода текста одним щелчком мыши, чтобы сохранять и добавлять фразы по вашему выбору.
Текст, который вы добавляете в «Мои шаблоны», автоматически синхронизируется между клиентом Microsoft Outlook и веб-приложением Outlook, и инструмент работает одинаково в обоих. Процесс открытия «Мои шаблоны» немного отличается в клиенте и веб-приложении, но когда он открыт, он работает одинаково.
Как открыть «Мои шаблоны» в настольном клиенте Outlook
Панель «Мои шаблоны» откроется в правой части письма.
Как открыть мои шаблоны в Outlook Web App
Панель «Мои шаблоны» откроется в правой части письма.
Как использовать «Мои шаблоны» в Microsoft Outlook
С этого момента мы будем использовать настольный клиент Outlook, чтобы продемонстрировать, как работают «Мои шаблоны», но в веб-приложении это точно так же.
«Мои шаблоны» поставляется с несколькими готовыми фразами, которые могут быть вам полезны, но давайте добавим свои собственные. Для этого нажмите «Шаблон».
Введите название фразы, саму фразу и нажмите «Сохранить».
Шаблон будет сразу доступен.
Чтобы использовать его, убедитесь, что ваш курсор находится в теле письма, и щелкните фразу, чтобы добавить ее в письмо.
Это действительно настолько просто. Чтобы отредактировать или удалить шаблонную фразу, наведите на нее курсор мыши или сенсорной панели, чтобы отобразить параметры «Удалить» и «Изменить».
В разделе «Мои шаблоны» нет форматирования, кроме возможности использовать Ctrl + B (Cmd + B на Mac) для полужирного шрифта, Ctrl + I (Cmd + I на Mac) для курсива и Ctrl + U (Cmd + U в Mac) для подчеркивания, поэтому не нужно менять шрифт или цвет или добавлять гиперссылки, но для этого нужны полные шаблоны электронной почты.
Во многих электронных письмах часто используются одинаковые фрагменты текста. Однако повторяющиеся фрагменты текста можно сохранить в виде отдельных шаблонов и автоматически добавлять после набора нескольких символов. CHIP расскажет, как это организовать.
В электронных письмах часто используются одинаковые фрагменты текста. К ним, например, относятся данные об адресе, которые могут быть сохранены в подписи и вновь быстро вставлены. Однако повторяющиеся фрагменты текста вам не понадобится печатать заново: они сохраняются в виде отдельных шаблонов и автоматически добавляются после набора нескольких символов.
Для этого выделите фрагмент текста в черновике электронного письма. Перейдите на вкладку «Вставка» и щелкните на стрелке под надписью «Экспресс-блоки». Выберите в меню пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».
Использование экспресс-блоков. Часто используемые фрагменты текста можно сохранять в виде экспресс-блоков и экономить время при наборе текста
В следующем окне вы можете указать имя фрагмента — по умолчанию в качестве имени указываются первые слова текстового фрагмента.
В окне также предоставляется возможность незначительного изменения форматирования, например, в разделе «Параметры» вместо значения «Вставить только содержимое» можно выбрать значение «Вставить содержимое в тот же абзац». Подтвердите выбор, щелкнув «ОК».
При вводе в новом электронном письме первых символов экспресс-блока он подсвечивается в виде возможного варианта ввода и может быть вставлен с помощью кнопки «Enter».
Читайте также: