Планируемое поступление денежных средств в 1с это
Бизнес может быть прибыльным, но погибнуть – если упустить управление потоками денежных средств и ликвидностью.
Это классическая ситуация: продажи «прут», менеджеры получают нормальные бонусы, а денег в кассе и на расчетном счете не хватает, так как возник «разрыв». Обычные причины – работа в постоплате, выполнение больших объемов без промежуточного подписания актов и получения оплат, задержки платежей клиентами.
В лучшем случае это приведет к проблемам с репутацией, в худшем – бизнес закроется. По контрактам мы ожидаем оплаты в течение пары месяцев, но заплатить за аренду и выдать зарплату нужно прямо сейчас: иначе люди уходят, помещение теряем – бизнеса нет.
В УТ 11 есть инструменты, которые помогут увидеть подобные проблемы до их реального возникновения – и предотвратить их.
В этой серии видеоуроков рассмотрим несколько инструментов по управлению денежными средствами:
- Графики платежей
- Рабочее место «Платежный календарь»
- Документы «Планируемое поступление денежных средств» и «Заявка на расходование денежных средств».
С помощью графиков платежей можно решить две задачи:
- Настройку контроля условий оплаты. Например, можно установить, что отгрузка возможна только после предоплаты 50%, а отсрочка платежа возможна не более, чем на 7 дней.
- Планирование потока денежных средств. Так, если в заказе клиента указан график платежей, система будет планировать к какой дате, какая сумма от клиента будет получена. Если по какому-то платежу происходит смещение дат оплаты – это можно отразить в графике и заранее увидеть, к чему это приведет.
С помощью платежного календаря можно оперативно управлять денежными средствами:
- Планировать поступление и списание денежных средств
- Диагностировать кассовые разрывы и устранять их
- Формировать платежные документы.
Видео 1 – Графики платежей
Ключевые моменты видео:
0:10 – какие задачи решает «График оплаты»
1:45 – постановка задачи по настройке «графика оплат»
2:05 – настройка «Графика оплат» в системе
3:35 – создание нового типового соглашения
4:20 – проверка работы графика: создание нового заказа и попытка отгрузки
7:20 – определение условий оплаты в документе поставщика
Видео 2 – Платежный календарь
Ключевые моменты видео:
0:00 – какие задачи решает «Платёжный календарь»
0:35 – формирование «Платёжного календаря» в системе
1:10 – изменение вариантов вида «Платёжного календаря»
2:00 – настройки «Платёжного календаря»
2:35 – заполнение данных «Платёжного календаря»
4:20 – анализ данных «Платёжного календаря» (кассовый разрыв)
Видео 3 – Планирование движения денежных средств (ДС)
Ключевые моменты видео:
0:00 – документы по планированию движения ДС
0:25 – настройки системы для документов движения ДС
1:12 – создание документа «Заявка на расходование ДС»
2:27 – настройка «Платёжного календаря» для отражения документов движения ДС
2:48 – подтверждение заявки на движение ДС
3:20 – возможности изменение параметров заявки в «Платёжном календаре»
3:48 – создание документа «Ожидаемые поступления ДС»
Хотите еще?
Рекомендуем видео для подготовки к Аттестации по управленческому учету в 1C:ERP 2:
Если стоит вопрос о том, чтобы сдать экзамен 1С:Специалист-консультант по подсистемам управленческого учета в 1C:ERP 2 как можно быстрее, не стоит дожидаться его перехода на новую редакцию 2.5. Рекомендуем:
- Записаться на экзамен
- Ускориться с подготовкой.
Не пропустите новый курс (по специальной цене для первого потока)!
Коллеги, запускаем новый курс по EDT и Git, первый курс в серии курсов по DevOps.
Если Вы тимлид / руководитель отдела разработки / работаете в команде из 5+ человек над одним проектом / планируете перейти в ведущие франчайзи не простым разработчиком – рекомендуем внимательно его посмотреть:
При планировании движений денежных средств одним из ключевых этапов является планирование поступления денежных средств. В первой части статьи рассмотрим, каким образом данный механизм реализован в ПП «1С: Управление производственным предприятием».
Для удобства работы с рассматриваемым блоком операций воспользуемся интерфейсом «Управление денежными средствами».
Механизм управления денежными средствами позволяет составить план движения денежных средств (как укрупненно на продолжительный период времени на основании данных предыдущих периодов, скорректированных на определенный показатель, так и детальный на дни и недели), сформировать заявки на расходование денежных средств, за счет чего автоматизировать механизм прохождения определенных стадий согласования заявок до момента фактического списания денежных средств с расчетного счета организации или выдачи наличных из кассы, а так же проанализировать планируемое поступление денежных средств.
При помощи заявок на расходование денежных средств в учете организации может быть налажен четкий контроль над расходом денежных средств. Учет может быть настроен таким образом, что без согласования заявки на всех уровнях, невозможно будет произвести расход денежных средств.
При помощи планируемого поступления денежных средств можно производить планирование входящих платежей с детализацией до определенных дат. Данный документ может использоваться для отражения тех платежей, которые планируется осуществлять в определенные периоды времени на основании имеющихся сведений (например, планируется, что в 20-тых числах текущего месяца покупатель Сергеев А. В. произведет оплату за приобретенный ранее комплект мебели).
Планируемое поступление денежных средств
Внешний вид документа «Планируемое поступление денежных средств» напоминает внешний вид «Платежного поручения». Обратите внимание, что при заполнении документа требуется выбрать «Вид операции», состоящий из списка, частично повторяющего список операций «Платежного поручения» и «Приходного кассового ордера»:
Так же требуется обратить внимание, что в документе требуется указать форму оплаты (наличные или безналичные платежи). В случае, если в организации ведется несколько банковских счетов или касс, то планируемое поступление можно отражать либо по конкретному объекту, либо в целом по организации и подразделению (в ситуации, когда, предположим, неизвестно точно, в какую кассу организации или на какой расчетный счет будет произведена оплата).
Для анализа планируемого поступления денежных средств в разрезе статей движения требуется заполнить соответствующий реквизит в форме документа. Для удобства работы пользователя и возможности анализа планируемых поступлений в отчете «Платежный календарь» в форме документа необходимо установить флаг в поле «Включать в платежный календарь» и в поле «Дата прихода» указать планируемую дату поступления платежа:
Документ является управленческим, поэтому при проведении формируются только записи в управленческих регистрах.
Проанализировать планируемые платежи можно при помощи отчета «Планируемые поступления денежных средств»:
При поступлении денежных средств обязательно требуется указать документ «Планируемое поступление денежных средств» в поле «Запланировано» в форме «Приходного кассового ордера» или «Платежного поручения»:
При проведении документа автоматически сформируется запись в регистре «Планируемые поступления денежных средств» и в отчете с аналогичным наименованием отразится «Расход» по указанному документу планирования:
План движения денежных средств
Формирование укрупненного плана движения денежных средств можно произвести при помощи документа с аналогичным наименованием. Перейти к данному документу можно через пункт меню «Планирование»:
Обратите внимание, что план движения денежных средств строится не по конкретной организации, а по подразделению управленческого учета.
Для плана обязательно указывается сценарий и вид денежных средств.
Заполнение табличной части производится автоматически по кнопке «Заполнить»:
При этом запускается обработка, позволяющая рассчитать показатели планируемых движений. Первоначально в обработке открывается настройка для расчета планируемого показателя поступления денежных средств. По кнопке «Перейти к платежам» можно автоматически перейти к настройке расчета планируемых показателей расходования денежных средств:
Планируемые поступления денежных средств можно рассчитывать на основании 3 показателей:
- поступления денежных средств либо сформированные ранее планы поступления денежных средств;
- фактические продажи или планы продаж;
- дебиторская задолженность контрагентов или неоплаченные заказы покупателей.
Для планируемых платежей показателями для расчета являются:
- фактические платежи за период или планы платежей;
- объем закупок или планы закупок;
- кредиторская задолженность контрагентов или неоплаченные заказы поставщикам;
- задолженность по заработной плате.
При анализе каждого из показателей пользователю предоставляется возможность анализировать данные показатели за определенный период времени с отбором по определенным значениям аналитики (например, при анализе дебиторской задолженности пользователь может задать условие отбора по интересующей статье движение денежных средств). Расчет производится как процент от показателя:
Обратите внимание на раздел «Детализация» в каждом из анализируемых блоков. Для чего предназначен данный раздел? В табличной части документа «План движения денежных средств» данные по планированию могут быть представлены как укрупненно (например, только сводно по контрагенту, без указания договора), так и детализировано (в разбивке по договорам). Настройка заполнения документа указывается в разделе «Детализация» обработки по заполнению табличной части документа:
В подвале обработки в разделе «Дополнительно» отражается настройка, позволяющая округлить рассчитанные показатели плана или изменить результаты расчета на процент:
После автоматического расчета всех показателей плана по кнопке «Выполнить» производится заполнение табличной части документа. При проведении документа информация отражается в регистре накопления, на основании данных которого строится отчет «Планы движения денежных средств»:
Планирование финансов в 1С:Управление Нашей Фирмой (УНФ). Часть 2 - Документы планирования денежных средств
Запланировать поступления и расход денежных средств в 1С Управление Нашей фирмой (УНФ) можно разными способами, которые можно использовать в разных бизнес-процессах и для различных сотрудников. Например: специалисты отдела продаж планируют поступления сразу в документах "Заказах покупателя" и "Счетах на оплату", а специалист по закупу в "Заказе поставщику" и "Счете на оплату(полученный)" , Финансовый директор планирует через "Документы планирования денег", а технический директор планирует в УНФ расходы через "Заявки на расход денег". В 1С Управление Нашей Фирмой каждый сотрудник выполняя свою работу вносит свой вклад в управление фирмой.
В данной статье рассмотрим Документы планирования денег не включенные в другие документы.
Планирование прихода денежных средств.
Добавить приход денег отличный от продаж – поступление за продажу оборудования, доход от вложения свободных денег и др. можно непосредственно в Платежном календаре или через журналы раздела «Деньги» «Документы планирования денег» и «Поступления денег (план)»
В журнале «Документы планирования денег» мы видим все документы планирования и приходы и расходы. В табличной части красным выделены суммы расхода, а зеленым - поступления
В журнале «Поступления денег (план)» мы видим только плановые поступления денег
В обоих журналах нажимаем кнопку «Создать», но в первом журнале Вам надо выбрать документ «Поступление денег (План)», а во втором случае сразу откроется документ «Поступление денег (План)(создание)», где Вам необходимо заполнить нужные поля.
Указываем сумму поступления, Статью дохода – можно выбрать уже имеющиеся статьи или создать свою статью. Также необходимо указать куда придут деньги – касса, расчетный счет или не определено, если неизвестно пока решение покупателя по данному вопросу.
В комментарии описываем продажу, чтобы понимать причину поступления денег.
Ну и конечно наименование самого Контрагента.
Поступления денег от продаж в 1С Управление Нашей Фирмой лучше планировать в документах продаж – «Заказ покупателя», «Заказ-наряд», «Счет на оплату».
Планирование расходов
Как и в случае поступлений от Продаж, оплаты поставщикам в 1С УНФ лучше планировать непосредственно в «Заказе поставщику» или «Счет на оплату (полученный)», а прочие расходы необходимо планировать через документ «Заявка на расход денег», которую можно создать в журнале «Заявки на расход денег» в разделе «Деньги».
В журнале мы видим список поданных заявок
В первом столбце мы видим пиктограммы оплаты - в 1С Управление нашей фирмой в документах где есть указание на состояние оплат и отгрузок используются аналогичные пиктограммы:
- Красный кружок – просрочена оплата
- Зеленый кружок – не оплачен и не просрочен
- Зеленый закрашенный кружок – оплачен полностью и вовремя
- Оранжевый кружок закрашенный частично – оплачен частично, но срок оплаты оставшейся части наступает сегодня.
Чтобы подать заявку необходимо нажать кнопку «Создать»
Заполняем необходимые поля – сумму, статью расходов, откуда будет расход – касса или счет, наименование контрагента и дату оплаты.
Заявку можно распечатать, нажав пиктограмму принтера, и отнести на подпись ответственному лицу.
В заявке предусмотрен статус утверждения ее ответственным лицом.
Пока заявка не утверждена в календаре символ расхода «-» закрашен светло-серым цветом, но включается в плановый расход, а после утверждения цвет – меняется на красный.
Утвердить заявку можно и в самом календаре кликнув правой клавишей мыши на сумму и нажав значок с поднятым вверх большим пальцем. Отклонить заявку можно таким же способом, нажав на значок с большим пальцем вниз.
На этом обзор документов планирования завершен.
Специалисты РПС-Учет проведут анализ бизнес-процессов, предложит оптимальный вид настройки программы и разработает материалы для обучения Ваших сотрудников, а также обучит их работе в программе.
Мы можем провести обучение как лично на Вашем предприятии, так и удаленно.
Специалисты РПС-Учет консультируют и обучают методологии работы в 1С Управление Нашей Фирмой. Для подключения техподдержки РПС-Учет или запроса консультации заполните форму:
Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и способствует оперативному управлению финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени:
1. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь» - функционал, помогающий бороться с кассовыми разрывами и способствующий оперативному управлению финансовыми потоками.
2. Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование.
3. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.
4. Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций): оплата от покупателей, прочие поступления, налоги и взносы, платежи поставщикам, зарплата, периодические платежи.
Новый функционал по планированию финансовых потоков
Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей контрагентам. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации в банке должно быть достаточно средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - Платежный календарь (см. рис. 1).
Рис. 1. Форма платежного календаря
Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование. В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.
Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя Платежный календарь, бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.
Разделы Платежного календаря
Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):
- Оплата от покупателей;
- Прочие поступления;
- Налоги и взносы;
- Платежи поставщикам;
- Зарплата;
- Периодические платежи.
Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.
Оплата от покупателей
В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА.
Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное -> Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей.
Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).
Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»
Прочие поступления
В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).
Налоги и взносы
В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк.
Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС. В случае, когда сумма платежа не определена, программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.
Платежи поставщикам
В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА. По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам.
Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам, с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения.
Зарплата
В раздел Зарплата включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).
Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»
Периодические платежи
В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж? Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.
В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу/расходу денег с помощью команды Перенести на другой день. Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.
В простом и наглядном виде Платежный календарь представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации. Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств организации, в котором кассовые разрывы отсутствуют.
Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) пользоваться функционалом «Платежный календарь», чтобы спланировать и упорядочить движение денежных средств компании и избежать кассовых разрывов
Ежедневно используя в рабочем процессе «Платежный календарь», можно краткосрочно планировать и контролировать финансовые средства предприятия, а также не допускать кассовых разрывов.
Кассовый разрыв – это ситуация, когда у предприятия возникает недостаток денежных средств, необходимых для своевременной и полной оплаты произведенных расходов.
«Платежный календарь» располагается в разделе Казначейство – группа Планирование и контроль денежных средств - Платежный календарь.
В верхней шапке отчета расположены отборы:
- Вид – навигация отчета.
- Дней планирования – количество дней, на которые происходит планирование, начало периода отчета строится от текущей даты.
- Организации – указываем организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
- Валюта.
- Отбор по конкретным счетам / кассам нужной нам организации.
По кнопке «Еще» можно выполнить настройки отчета.
При установке определенной галочки и при использовании команды «Применить и закрыть» мы получаем необходимую информацию с данными в «Платежном календаре».
Рассмотрим Вид календаря:
1. «Заявка – Календарь».
В левой части отчета выводится информация о заявках на расходование денежных средств.
В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не отображаются.
В правой части отчета «Платежного календаря» отражается следующая информация:
- Остатки денежных средств на счетах организации;
- Ожидаемые поступления денежных средств;
- Планируемые расходы денежных средств.
2. «Календарь - Платежи».
Отчет приобретает уже другой внешний вид и делится на две части: «Верхнюю» и «Нижнюю».
В «Верхней» части отчета «Платежного календаря» отражается информация о:
- Остатках денежных средств на счетах организации;
- Ожидаемых поступлениях денежных средств;
- Планируемых расходах денежных средств.
В блоке банковского/кассового счета находятся строки «Списание» и «Поступление» - по ним отражаются денежные остатки планируемых поступлений и списаний, которые объединяются и отражают общий планируемый остаток по конкретному счету, как по начальному остатку, так и на конкретную дату.
Если напротив банковского счета / кассы присутствует отрицательный остаток – это отражение кассового разрыва, который уже присуствует на момент формирования отчета, в начальном остатке (в нижней части отчета) видно, по каким документам происходила закупка у поставщика и образовались обязательства долга и просрочка перед ним.
В Графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по расчетам с поставщиками и покупателями; выплате заработной платы, налогов и сборов; выдаче кредитов и займов; уплате процентов; полученным кредитам и займам.
3. «Список заявок».
В отчете отображаются заявки со статусами «Согласована» или «Не согласована».
Душамбаева Марина,
Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Читайте также: