Перечислите виды полей формы в ворде
Шаблон — это файл, содержащий настройки Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона. Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается автоматически, например, при нажатии кнопки "Создать" на стандартной панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически.
Форма — это защищенный документ, содержащий поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и других типовых документов.
Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых документов и для организации работы с ними неквалифицированных пользователей ЭВМ.
В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOffice\Шаблоны . Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.
В шаблоне может храниться следующая информация:
- стили;
- параметры страницы и бумаги;
- обычный текст, таблицы, рисунки;
- формы;
- макросы;
- пользовательские меню;
- панели инструментов и другая информация.
Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько стилей, в том числе стиль "Обычный", используемый при создании большинства документов.
Создание форм
Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей: для ввода текста ; флажок ; раскрывающийся список . Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы . На панели "Формы" выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели "Формы" имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты формы.
Построение формы проходит в 3 этапа:
- создание текстовой основы (структуры) формы;
- вставка и настройка полей формы;
- защита и сохранение формы.
Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.
О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.
Для настройки поля следует на панели "Формы" выбрать "Параметры поля формы" . В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.
Окно "Параметры текстового поля" содержит следующие основные поля:
Окно "Параметры флажка" позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: "Снят" или "Установлен" . Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.
Окно "Параметры поля со списком" позволяет задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы. Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования значений.
Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка "Текст справки", с помощью которой можно подготовить справку по каждому из полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В окне "Текст справки для поля формы" имеются две вкладки: "Строка состояния" и "Клавиша F1". Текст справки, введенный на первой вкладке будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в отдельном окне при нажатии клавиши F1.
Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно двумя способами.
- выбрать меню Сервис/Установить защиту. ;
- в окне "Защита документа" установить метку "Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм" и нажать "Ok";
- при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.
Второй способ заключается в выборе инструмента "Защита формы" на панели "Формы".
Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент "Защита формы".
Создание шаблона
Выполните Файл/Создать. . В окне "Создание документа" установите метку "Шаблон" , найдите и выделите шаблон "Обычный" , на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите "Ok" .
Установите требуемые параметры форматирования документа, введите тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.
Выберите меню Файл/Сохранить как. и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле "Имя файла" введите имя шаблона и нажмите "Ok" . Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.
В любой текстовый документ, разработанный в редакторе Word, включаются различные управляющие структуры. Прежде всего, как уже отмечалось в предыдущем разделе, каждый текстовый документ разрабатывается на основе какого-либо шаблона, который следит за стилем оформления текста в документе. По умолчанию таким шаблоном в редакторе является шаблон Нормальный, хранящийся в файле Normal.dot (см. подробнее в разделе 4).
Кроме того, в текстовые документы можно вставлять различные Поля и элементы Форм, с помощью которых можно выполнять полезные и эффективные операции по обработке текста и управлению текстовым документом на основе имеющихся в редакторе встроенных функций и процедур.
Для вставки поля в текстовый документ необходимо выполнить команду Вставка/Поле…, в диалоговом окне которой (см. рис. 2.1) выбирается из нескольких десятков возможных соответствующее поле и задаются необходимые ключи и параметры для процедуры, которая выполняется для данного поля.
Рис. 2.1. Диалоговое окно команды Поле…
Например, после вставки в соответствующее место текста поля Time в тексте появляется в затененной рамке значение этого поля с действующими по умолчанию параметрами вида 11:12 . Причем это значение можно всегда обновить, выполнив в контекстном меню поля команду Обновить поле,или же перейти к коду процедуры, выводящей значение этого поля через команду контекстного меню Коды /значение полей,что приведет кпоявлению в поле названия выполняемой полем процедуры и используемых ей параметров – , и затем изменить режим выполнения команды либо саму команду этого поля.
Рис. 2.2. Диалоговое окно команды Поле… при вводе формулы
В частности, в отчетных документах можно включить поле =(Формула), которое работает в режиме калькулятора и позволяет проводить различные вычисления, не выходя из текстового документа. Предположим, что нам необходимо вычислить произведение чисел 123456 и 456789. Для этого достаточно вставить в соответствующее место текстового документа поле формулы, указав в качестве его параметра (см. рис. 2.2) произведение нужных чисел, что приведет к появлению на месте вставляемого поля результата 56393342784 (напомним, что в качестве операции умножения используется символ *, деления – символ /, возведения в степень – символ ^). Для новых вычислений в этом поле достаточно перейти от значения поля к его коду и изменить в коде после знака равенства расчетную формулу, для чего необходимо последовательно выполнить команды контекстного меню поля: Коды/значение полей и после обновления формулы – Обновить поле.
Формы позволяют создавать поля на основе определенных элементов управления, доступ к которым осуществляется из панели инструментов с соответствующим названием Формы (см. рис. 2.3).
Рис. 2.3. Панель инструментов Формы
На основе форм можно создавать текстовые поля, поля раскрывающихся списков, поле флажка и другие. В частности, на основе форм очень удобно создавать различные шаблоны справок, ведомостей и других документов, у которых сам текст является неизменяемой, а внедренные в него поля форм – изменяемой частью при заполнении документа. При этом фиксирование неизменяемой текстовой части документа выполняет команда-переключатель Защита формы с пиктограммой «замок».
Форма – это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. В Word можно создать следующие виды форм:
2) формы, просматриваемые и заполняемые пользователями в Word. Этот вид форм распространяется через электронную почту или по сети. При создании таких форм можно использовать элементы управления содержимым или элементы управления формы. Можно использовать более мощные элементы управления ActiveX.
3) формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. В такие формы можно вставлять пустые бланки, заполняемые пользователями, а также флажки для пометки варианта выбора, например: «Да» или «Нет».
Электронные формы содержат обычно следующие элементы:
– области, в которые вводит информацию лицо, заполняющее форму. К этим областям относятся элементы управления содержимым, элементы управления формы и элементы ActiveX.
Элементы управления содержимымпредставляет собой области формы, в которых пользователем размещаются сведения определенной категории. Это может быть флажок, который можно устанавливать и снимать, поле со списком для выбора значений, текст, который можно изменять, дата и т.д. Элементы управления содержимым находятся на вкладке Разработчик в группе Элементы управления.
Элементы управления формы представляет собой поля формы предыдущих версий Word. К ним относятся только текстовое поле, флажок и поле со списком. Элементы управления формы добавляются в документ командой Разработчик/ Инструменты из предыдущих версий/ Формы предыдущих версий.
Элементы ActiveX – графический объект пользовательского интерфейса (поле, полоса прокрутки, переключатель, кнопка и т. п.), позволяющий пользователю управлять программой. Элементы управления, размещенные в форме, могут служить для отображения данных или вариантов выбора, выполнения действий или упрощения просмотра формы. Элемент управления можно сделать «активным», написав для него на языке VBA (Visual Basic for Applications) макрокоманду, определяющую действия элемента управления. Элементы ActiveX добавляются в документ командой Разработчик/ Инструменты из предыдущих версий/ Элементы ActiveX.
Структура форм может быть различной:
– формы, состоящие в основном из текста с включенными в него полями формы (выделены с помощью Затенение полей формы ), например, договор купли – продажи:
– формы с более сложной структурой, использующие таблицы для размещения постоянных элементов формы, например, для сбора информации:
Последние могут быть оформлены с использованием таких свойств таблиц, как выравнивание текста, выделения цветом заголовков и других специальных приемов, которые делают форму более привлекательной и легкой в использовании.
1. Создайте шаблон (Шаблон - Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы).
2. Создайте новый документ.
3. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
4. В поле Тип файла выберите Шаблон документа. При сохранении файла, созданного в качестве шаблона, тип файла «Шаблон документа» всегда устанавливается по умолчанию. По умолчанию файл сохраняется в папке Шаблоны, выбранной в поле Папка.
5. В поле Имя файла введите имя нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.
6. Создайте и разметьте форму.
Для создания формы (Форма - документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные) набросайте ее примерный вид. Большинство форм содержат только текст с полями формы (Поле формы - Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса), которые вставлены в документ, так что пользователи могут вводить определенные данные
7. Добавьте поля формы для текста, флажков и раскрывающихся списков.
Для добавления в форму полей, которые пользователь будет просматривать и заполнять в Microsoft Word или в напечатанном виде, используйте панель инструментов Формы.
В документе щелкните кнопкой мыши пустое место, в которое необходимо вставить поле формы.
Вставьте одно из следующих полей:
- Текстовое поле - используется для ввода произвольного текста, даты, числа или вычисляемое выражение. Для данного поля может быть заданы: длина, формат, значение по умолчанию, так что пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного.
- Флажок - используется для выбора указанного значения.
8. Для изменения свойств поля дважды щелкните на нем мышкой
9. Добавьте к форме текст справки следующим образом:
- Дважды щелкните поле формы, к которому необходимо добавить текст справки.
10. Запретите выполнение изменений в данной форме.
Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.
Для этого:
1. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис.
2. Выберите Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм.
3. Введите пароль для защиты формы в поле Пароль (Внимание! Сейчас Вы пароль не вводите!). Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.
4. Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопку OK
Создайте форму «Анкета» и сохраните ее под именем «Анкета» в папке «Word».
Анкета
Фамилия Имя Отчество |
Дата рождения |
Образование |
Водительские права |
Знание иностранного языка |
Пол |
Семейное положение |
Наличие детей |
Оплата по договору: 1 семестр |
Оплата по договору: 2 семестр |
Сумма: |
Ход работы:
1. Создать шаблон документа.
2. Вставить таблицу, вписать текст
3. Вызвать панель инструментов «Формы» через м.Вид
4. Во второй столбец таблицы, используя панель инструментов «Форма» вставить поля:
- в 1 строке «ФИО»: текстовое поле. Через кн. «Параметры поля формы» в формате поля указать - первые прописные;
- во 2 строке «Дата рождения»: текстовое поле. Через кн. «Параметры поля формы» указать тип поля - Дата, в формате поля указать - дд.мм.гг;
- в 3 строке «Образование»: поле со списком. Через кн. «Параметры поля формы» ввести элементы списка: незаконченное среднее, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее.
- в 4-5 и 8 строках: поле - флажок.
- в 6 строке «Пол»: Поле со списком. Ввести элементы списка: м, ж.
- в 7 строке «Семейное положение»: поле со списком. Ввести элементы списка: женат (замужем), холост (незамужем), разведен (разведена), вдовец (вдова).
- в 9, 10 строке «Оплата»: текстовое поле, тип - Число. Установить: формат числа - 0,00; имя закладки - семестр! и семестр2 - соответственно. Флажок - «вычислять при выходе»
- В 11 строке «Сумма» - текстовое поле, тип - Вычисление. В поле «Выражение» ввести - SUM (семестр!; семестр2). Указать формат числа 0,00, флажок «вычислять при выходе» не устанавливать.
- Все поля должны быть снабжены Справкой.
- В конце работы - нажать кнопку «Защитить поля формы».
Задание 19
Создайте форму и сохраните ее под именем «Пиццерия» в папке «Word».
Дата заказа 26.05.2006 14:49:57
ул. Солнечная, дом 47, телефон 123-456
Заказ на доставку пиццы на дом
В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.
Включение вкладки «Разработчик»
Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » --> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».
Создание формы в Word – Параметры Word
Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».
Создание формы в Word – Вкладка Разработчик
Добавление полей формы в ворде
Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.
Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.
Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде
В документе появится тестовое поле:
Создание формы в Word – Текстовое поле
Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:
Создание формы в Word – Поле «флажок»
Или даже поле выбора даты:
Создание формы в Word – Поле для выбора даты
После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!
Настройка полей формы в ворде
Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».
Создание формы в Word – Режим конструктора
Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:
Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме
В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:
Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде
В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.
Читайте также: