Outlook убрать папки поиска
При использовании расширенного поиска для одного или нескольких полей могут быть заданы одно или несколько условий, включая условия, определяемые пользователем. Ниже приведены типичные условия поиска, задаваемые в диалоговом окне Расширенный поиск, для поиска следующих элементов и полей.
Встречи и собрания
В списке Просмотреть выберите «Встречи и собрания». Задайте следующие условия для поиска встреч и собраний.
- С участием конкретного лица или организованные им – введите имя в поле «Участники» или «Организатор», либо нажмите одну из кнопок, чтобы выбрать имя из списка;
- С конкретным временем начала – в первом списке Выбрать элементы выберите значение начинающиеся. Во втором списке Выбрать элементы выберите условие; например, завтра.
Элемент Microsoft Outlook любого типа
В списке Просмотреть выберите «Любой элемент Outlook». Задайте следующие условия для поиска элементов.
Использование сохраненных условий поиска
Файл с сохраненными условиями поиска имеет расширение имени .oss:
- В меню Файл выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск.
- В меню Файл диалогового окна Расширенный поиск выберите команду Открыть условия поиска.
- Чтобы открыть условия поиска, сохраненные в другой папке, щелкните эту папку на панели адресов или найдите ее с помощью поля «Папка».
- Дважды щелкните открываемые условия поиска.
- Если поиск не был начат автоматически, нажмите кнопку «Найти».
Поиск текста в открытом элементе
- Откройте элемент и выберите в меню Правка команду Найти.
- В поле «Образец» введите искомый текст.
- Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым.
- Нажимайте кнопку «Найти далее», пока не найдете искомый текст.
Поиск элементов и файлов
Поиск флагов определенного цвета
Поиск связанных элементов
При выборе вкладки Действия в окне элемента контактов в списке Показать отображается группа папок «Все элементы», поскольку по умолчанию поиск ссылок на элементы выполняется только в основных папках Microsoft Outlook. Выполните одно или несколько следующих действий.
Примечание: Папки поиска не могут содержать результаты поиска из нескольких файлов данных Outlook (PST-файлов).
Создание папки поиска
Вы можете создавать папки поиска двух типов.
Создание и использование стандартных папок поиска
Выберите меню Папка.
В группе Создать выберите элемент Создать папку поиска.
Сочетание клавиш Чтобы создать папку поиска, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+P.
В списке Выберите папку поиска выберите папку, которую требуется добавить. Чтобы увидеть все стандартные папки поиска, прокрутите список вниз.
Если у стандартной папки поиска есть параметры настройки, они отображаются в области "Настройка папки поиска". Например, если в области Настройка папки поиска вы выбираете параметр Письма, содержащие заданные слова, вам нужно указать эти слова.
Если у вас несколько учетных записей в Outlook, вы можете указать, в какой из них нужно выполнять поиск. В поле Искать письма в выберите учетную запись электронной почты для поиска и нажмите кнопку ОК.
Создание настраиваемой папки поиска
Выберите меню Папка.
В группе Создать выберите элемент Создать папку поиска.
Сочетание клавиш Чтобы создать папку поиска, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+P.
Прокрутите список Выберите папку поиска вниз до конца и выберите элемент Создание настраиваемой папки поиска.
В группе Настройка папки поиска нажмите кнопку Выбрать.
Введите имя настраиваемой папки поиска.
На вкладке Дополнительно можно задать подробные условия. В разделе Дополнительное условие щелкните элемент Поле и выберите нужный тип условия и конкретное условие из списка. Затем выберите нужные варианты в полях Условие и Значение и нажмите кнопку Добавить в список. Повторите эти действия для каждого условия, которое нужно добавить в папку поиска, и нажмите кнопку ОК.
Чтобы закрыть все открытые диалоговые окна, последовательно нажмите в каждом из них кнопку ОК.
Удаление папки поиска
Чтобы удалить папку поиска, выполните указанные ниже действия.
Если вам нужно развернуть список папок поиска, в списке папок щелкните стрелку вниз рядом со словами Папки поиска.
Щелкните правой кнопкой мыши папку поиска, которую хотите удалить, и выберите команду Удалить папку.
A Search Folder is a virtual folder that provides a view of all email items that match specific search criteria. For example, the Unread Mail Search Folder enables you to view all unread messages in one folder, even though the messages might be saved in different folders across your mailbox.
Note: Search Folders can’t contain search results from multiple Outlook Data Files (.pst).
Create a new Search Folder
You can create two different types of search folders.
Create and use predefined Search Folders
Select the Folder menu.
In the New group, select New Search Folder.
Keyboard shortcut To create a new Search Folder, click Ctrl+Shift+P.
From the Select a Search Folder list, click the Search Folder you want to add. Some of the predefined Search Folders are only available if you scroll down to the end of the list.
If the predefined Search Folder has customization options, you'll see those options appear under Customize Search Folder. For example, if you select Mail with specific words, under Customize Search Folder, specify the words to use.
Note: Search Folders use prefix matching searches when you type specific words to include in the search. For example, if you type "rain" in the word list, the Search Folder will include messages that contain the word "rain" and the word "rainy." The Search Folder will not contain messages that include the words "brain" or "grain."
If you have multiple accounts in Outlook, you can specify which account to search. Use the Search mail in box to pick the email account you want to search. then select OK.
Create a customized Search Folder
Select the Folder menu.
In the New group, select New Search Folder.
Keyboard shortcut To create a Search Folder, click Ctrl+Shift+P.
From the Select a Search Folder list, scroll down to the bottom and then click Create a custom Search Folder.
Under Customize Search Folder, click Choose.
Type a name for your custom Search Folder.
Click Criteria, and then select the options that you want.
The Messages tab contains criteria on the message content or properties, such as sender, keywords, or recipients.
The More Choices tab contains criteria on other message conditions, such as importance, flags, attachments, or categorization.
The Advanced tab enables you to make detailed criteria. Under Define more criteria, click Field, click the type of criterion that you want, and then click the specific criterion from the list. Then in the Condition box and the Value box, click the options that you want, and then click Add to List. Repeat for each criterion that you want to add to this search folder, and then click OK.
Click Browse, select the folders that you want to be searched.
Click OK to close each open dialog box.
Delete a Search Folder
If you no longer need a Search Folder, you can delete it. A Search Folder is a virtual folder. Deleting a Search Folder from the folder list doesn't delete the messages displayed in the folder. If you want to delete all messages within a Search Folder, open the Search Folder, select all of the messages, then click Delete on your keyboard.
To delete a search folder, use the following steps.
In the Folder List, select the down arrow next to the word Search Folders if needed to expand your list of Search Folders.
Right-click the Search Folder you want to delete, and choose Delete Folder.
Important: Deleting a Search Folder doesn't delete any messages. Deleting a folder that's not a Search Folder will delete both the folder and the messages inside the folder.
В программе Microsoft Outlook информация хранится в папках также как документы в проводнике. Можно использовать множество папок, созданных для элементов Microsoft Outlook и имеющихся учетных записей электронной почты разных типов. Место отображения этих папок в списке папок зависит от типа учетной записи электронной почты и места хранения данных Outlook.
Создание папки
- Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Папка.
- В поле «Имя» введите имя папки.
- В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.
- В списке Поместить папку в выберите расположение папки.
Копирование папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
- Укажите в меню Файл на команду Папка и выберите команду Копировать «имя папки».
- Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.
Перемещение папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок в области переходов выберите папку, которую требуется переместить.
- Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переместить имя папки.
- Щелкните в списке местоположение, в которое требуется переместить папку, или нажмите кнопку «Создать», чтобы создать папку, в которую будет перемещена выбранная папка.
Папки поиска нельзя перемещать, поскольку они являются виртуальными папками, которые содержат представления элементов, отвечающие определенным условиям поиска.
Переименование папки
- В списке папок щелкните папку, которую требуется переименовать.
- Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переименовать папку «имя папки».
- Введите новое имя папки.
Удаление папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется удалить.
- В контекстном меню выберите команду Удалить имя папки.
При удалении папки поиска удаляется только папка, а не элементы, отображаемые в ней.
Перемещение элемента в другую папку
Скрытие всех папок
Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. Чтобы развернуть папки и просмотреть подпапки, нажмите кнопку в виде «+», чтобы свернуть папки и скрыть подпапки, нажмите кнопку в виде «–». Обратите внимание, что:
- область Избранные папки доступна только в области Почта. Область Избранные папки нельзя перемещать и скрывать, также нельзя изменять ее размер. Только почтовые папки можно удалять из папки «Избранные папки» или добавлять в нее. Нельзя отобразить область Избранные папки в других областях, например в области Список папок;
- область Список папок нельзя перемещать, но можно изменять ее размер;
- если требуется всегда отображать все папки, а не только папки почты, замените кнопку «Список папок» большой кнопкой и либо поместите ее над кнопкой «Почта», либо удалите кнопку «Почта» из области переходов.
Копирование макета папки
Макет папки – это определенные для папки права, правила, формы, представления и ее описание.
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
- В меню Файл выберите Папка и щелкните Копировать макет папки.
- Выберите в списке Копировать структуру папки исходную папку.
- В группе «Копировать» выберите свойства исходной папки, которые необходимо скопировать.
Определение размера папки
Если папка включает подпапки, в Microsoft Outlook отображаются размеры всех подпапок и общий их размер. Если используется учетная запись сервера Microsoft Exchange в режиме кэширования сервера Exchange, можно увидеть размер файла автономных папок (.ost) (вкладка Локальные данные) и почтового ящика, расположенного на сервере (вкладка Данные на сервере). Файлы данных, хранящиеся на локальном компьютере, такие как файлы автономных папок (.ost), не так эффективны, как хранилища данных на сервере, поэтому размер файла данных на локальном компьютере будет больше, чем обозначенный размер почтового ящика. Размер папки не может быть рассчитан для папок поиска, поскольку это виртуальные папки, содержащие представления элементов, которые отвечают определенным критериям. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, размер которой требуется определить, выберите в контекстном меню команду Свойства и нажмите кнопку «Размер папки».
Чтобы просмотреть размер любых папок, кроме папок поиска, в списке папок в области переходов выберите команду Размеры папок.
Очистка папки «Удаленные»
Отключение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные»
Назначение домашней страницы папке
Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой требуется назначить домашнюю страницу папки, выберите в контекстном меню команду Свойства и откройте вкладку «Домашняя страница». В поле «Адрес» введите адрес web-страницы, которая будет использоваться как домашняя страница папки, или нажмите кнопку «Обзор» и выберите страницу из списка. Чтобы web-страница отображалась при щелчке папки, установите флажок Показывать по умолчанию домашнюю страницу.
После назначения папке новой домашней страницы для восстановления исходных настроек, например, домашней страницы папки, назначенной для использования по умолчанию системным администратором, достаточно нажать кнопку «Восстановить используемые по умолчанию».
Вы бы предпочли тратить меньше времени на поиск и прокрутку в Outlook и больше времени на создание и ответ? Затем вам нужно узнать о преимуществах папок и подпапок. Читайте дальше, чтобы начать работу с папками.
Управление папками
По умолчанию в учетной записи Outlook будут представлены следующие папки:
В зависимости от вашей организации вы можете увидеть дополнительные папки, созданные администратором или другими службами, такими как Skype или Yammer. Теперь, разбираясь в папках, впервые представленных вам, вы должны знать, что не можете удалить эти папки. Однако вы можете создавать собственные папки и удалять их.
Как создать папку:
- Найдите, где новая папка должна жить на левой панели.
- Щелкните правой кнопкой мыши на месте.
- Выберите « Новая папка» .
- Введите имя в появившемся поле Имя .
- Нажмите Enter, чтобы создать.
Как удалить папку:
- Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно удалить.
- Выберите Удалить из командного меню.
- Выберите Да, чтобы подтвердить.
Создание и удаление папок являются частью общих параметров управления папками, которые можно найти, если щелкнуть правой кнопкой мыши на левой панели интерфейса Outlook. Имейте в виду, что многие действия недоступны для папок по умолчанию. Вот варианты, которые представлены:
Искать папки
Как создать настраиваемую папку поиска:
- Выберите вкладку Папка на ленте.
- Выберите новую папку поиска .
- Выберите « Создать пользовательскую папку поиска» в списке «Выбрать папку поиска».
- Нажмите Выбрать .
- Введите имя папки в поле имени.
Нажмите Критерии, чтобы выбрать параметры из следующих разделов:
Нажмите Обзор, чтобы выбрать конкретную папку для поиска.
Как создать предопределенную папку поиска:
- Выберите папку на ленте.
- Выберите папку «Новый поиск» .
- Выберите тип папки из списка « Выбрать папку поиска» .
- Выберите « Критерии» в разделе « Настройка папки поиска ».
- Выберите Ok, чтобы сохранить папку поиска.
Обмен папками и делегирование
Ваши папки Outlook также могут быть местом для совместной работы. В зависимости от необходимых задач вы можете выбрать общий доступ к папке или делегировать ее. Делегировать — это разрешить кому-либо действовать от вашего имени, например отвечать на электронные письма или управлять элементами в ваших папках. Совместное использование папок обычно используется для продвижения совместной работы.
Как делегировать папку:
- Нажмите на файл .
- Нажмите на Настройкиучетнойзаписи в разделеИнформация об учетнойзаписи .
- Нажмите на доступ делегата .
- Нажмите на Добавить .
- Найдите и выберите человека.
- Нажмите Добавить
- Выберите уровень разрешений для человека в поле « Разрешения» .
- Щелкните правой кнопкой мыши по учетной записи.
Выберите Права доступа к папке .
- Рецензент — пользователи могут читать элементы, но не могут их удалять.
- Автор — пользователи могут читать и создавать элементы.
- Редактор — пользователи могут читать, создавать и изменять элементы.
Нажмите на имя человека.
Как удалить делегата:
- Нажмите на файл .
- Нажмите на информацию об учетной записи .
- Нажмите на доступ делегата .
- Выберите имя текущего делегата.
- Нажмите Удалить .
- Нажмите ОК .
Как открыть папку
Как остановить общий доступ к папке:
- Откройте вкладку Папка с ленты.
- Выберите разрешения для папки .
- Нажмите на имя человека.
- Выберите Нет, чтобы приостановить совместное использование.
- Выберите Удалить, чтобы остановить совместное использование.
Завершение
Возможность эффективно управлять папками позволяет вам более продуктивно общаться. Это также позволяет сделать Outlook как личным, так и удобным. Вы часто делитесь папками с коллегами? Как вы управляете своими папками? Дайте нам знать!
Читайте также: