Outlook сделать общую папку входящие
Если администратором организована общая папка, пользователям могут предоставляться права на использование всех или некоторых ее подпапок. Кроме того, права доступа к папке предоставляются, если другой пользователь открыл вам доступ к одной из своих личных папок или указал вас как представителя для этой папки. Набор действий, выполнение которых разрешено в общей папке, в личной папке с общим доступом или в папке, к которой имеется доступ представителя, определяется ролью (или комбинацией прав доступа) в этой папке, как описано ниже.
Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
Уровень прав доступа (роль) | Позволяет |
---|---|
Владелец | Создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать подпапки. Владелец может изменять уровни прав других пользователей в своей папке. (Не относится к представителям.) |
Ответственный редактор | Создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы и создавать подпапки. (Не относится к представителям.) |
Редактор | Создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы. |
Ответственный автор | Создавать и читать элементы и файлы, создавать подпапки, изменять и удалять созданные этим пользователем элементы и файлы. (Не относится к представителям.) |
Автор | Создавать и читать элементы и файлы, изменять и удалять созданные этим пользователем элементы и файлы. |
Корреспондент | Только создавать элементы и файлы. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.) |
Читатель | Только читать файлы и элементы. |
Особая | Выполнять действия, определенные владельцем папки. (Не относится к представителям.) |
Нет | Права доступа отсутствуют. Папка не может быть открыта. |
Проверка уровня доступа к папке другого пользователя
- Выберите тип папки, уровень доступа к которой требуется просмотреть:
- личная папка, к которой предоставлены права общего доступа;
- общая папка.
- Укажите в меню Файл на команду Открыть, затем щелкните «Папка другого пользователя».
- В поле «Имя» введите имя пользователя, передавшего вам права общего доступа или представителя, или нажмите кнопку «Имя» и выберите имя из списка.
- Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду Доступ.
- Перейдите на вкладку Сведения. Ваш уровень доступа будет выведен в группе «Ваши разрешения».
Если вместо вкладки Сведения отображается вкладка Разрешения, значит, вы обладаете правами владельца. Если ни одна из этих вкладок не отображается, значит, права на просмотр и изменение свойств данной папки отсутствуют.
Удаление прав совместного доступа к папке
Чтобы временно приостановить права доступа пользователя, измените право доступа на значение «Отсутствует». Установка значения «Отсутствует» не приведет к удалению пользователя из списка и позволит быстро восстановить права доступа позднее.
Важно: Для использования общедоступных папок с Outlook необходимы Microsoft Exchange Server и учетная запись электронной почты Exchange. Многие домашние и личные учетные записи электронной почты не используют Exchange.
Шаг 1. Сотрудничество с администратором Exchange
Ваша организация может запрещать использование общедоступных папок или вводить специальные политики их использования. Это можно узнать у администратора. Если в вашей организации разрешено и поддерживается использование общедоступных папок, но нет общедоступной папки верхнего уровня, попросите администратора Exchange создать ее.
При наличии доступа к общедоступной папке верхнего уровня нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения ее содержимого в области папок Outlook.
Шаг 2. Создание папки
Нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения общих папок в области папок.
Важно: Если вы не видите раздел Общедоступные папки в области папок, см. локальный администратор Exchange электронной почты. Они должны настроить его для вас.
Нажмите элемент Общие папки правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.
Присвойте имя папке и нажмите ОК.
Вы можете добавить общедоступные папки в папки "Избранное". Затем в Outlook Web App можно выполнять определенные функции в этих общедоступных папках, такие как создание, обновление и удаление элементов. Эти действия можно сделать в папках "Календарь", "Контакт", "Почта" и "Опубликовать".
Чтобы добавить общедоступный папку в избранное,щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите добавить в избранное.
Сведения об использовании избранных папок в Outlook Web App см. в Outlook Web App.
Шаг 3. Назначение пользователям и группам разрешений на доступ к папке
По умолчанию Outlook предоставлять разрешения только вам как создателю общедоступных папок, поэтому вам потребуется предоставить разрешения специально для людей, чтобы они могли читать и размещать содержимое в папке. Затем вы должны предоставить другим пользователям разрешения на чтение и добавление записей в папку. См. статью Изменение разрешений для общедоступной папки.
Начало работы с общедоступными папками
Ниже приведены стандартные примеры использования общедоступных папок в пределах организации.
Интерактивные обсуждения
Храните каждую тему обсуждения в отдельной вложенной папке. При необходимости назначьте разрешения для каждой вложенной папки (если нужно ограничить доступ к папкам, содержащим конфиденциальные сведения). Можно также назначить модератора для каждой темы, чтобы контролировать добавление записей и удалять записи, которые не отвечают корпоративным стандартам или нарушают политику организации.
Совместное использование календарей, списков контактов и списков задач
Можно добавлять к записям календари, контакты, задачи или списки задач, чтобы поделиться ими с пользователями, у которых есть доступ к общедоступной папке. Это упрощает общение и совместную работу над командными проектами.
Отличия между почтовыми и общедоступными папками
Подробнее о папках Outlook
Создание общедоступных папок и указание разрешений, представлений, форм и правил
Для создания общедоступных папок у вас должно быть разрешение на создание папок в существующей папке. Сведения о том, как получить разрешение, см. в записи администратора.
В меню Файл выберите пункты Новыеи Папка.
В поле Имя введите имя папки.
В поле Содержит папку выберите тип папки, который вы хотите создать.
В списке Выберите расположение папки выберите расположение папки.
Чтобы быстро начать работу с открытой папкой с существующими элементами:
В списке папок в области навигации выберите папку, которая вы хотите скопировать.
В меню Файл найдите папкуи выберите пункт Копировать имя папки.
В списке выберите расположение, в который вы хотите скопировать папку.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши об общедоступный папке, к сожалению, вы хотите поделиться, а затем выберите в меню пункт Свойства.
Для этого у вас должно быть разрешение владельца для общедоступных папок. Одновременно можно настроить разрешения только для одной папки.
Перейдите на вкладку Разрешения.
В поле Поиск введите имя человека, для которого вы хотите предоставить разрешения на общий доступ.
В списке Имя щелкните имя человека, которого вы только что добавили.
В области Разрешениявыберите нужные параметры.
Примечание: Вы можете назначить всем, у кого есть доступ к папке, одинаковые разрешения, щелкнув По умолчанию всписке Имя.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Создание представления с нуля
В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.
Выберите команду Создать.
В поле Имя представления введите имя.
В поле Тип представления выберите нужный тип представления представления.
Чтобы изменить место представление, выберите параметр в области Может быть использовано.
Чтобы настроить представление, в области Описаниенажмите кнопку и выберите нужные параметры.
Завершив выбор параметров, нажмите кнопку ОК.
Чтобы сразу же воспользоваться созданным представлением, нажмите кнопку Применить.
Создание нового представления на основе стандартного
Переключение представление на основе нового представления.
В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.
Для каждого типа изменений, которые вы хотите внести, в области Описаниенажмите кнопку и выберите нужные параметры.
Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления.
В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.
В поле Представления для папки с именем папки выберите параметры текущего представления.
В поле Имя представления введите имя.
Чтобы указать, где будет доступно представление, установите соответствующий переключатель в разделе Может быть использовано.
Примечание: Новые представления добавляются в представление Текущееподменю (в меню Вид навести указатель на пункт Упорядоставить по).
Чтобы изменить представление по умолчанию для общедоступных папок, у вас должно быть разрешение владельца папки, а для папки, которая видна всем, должно быть определено хотя бы одно настраиваемые представления.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Свойства.
Перейдите на вкладку Администрирование.
Если вкладка Администрирование не появляется, у вас нет разрешения владельца.
В списке Начальное представление для папок выберите представление, которое будет отображаться при каждом ее открытие.
В обычном режиме отображается стандартное представление Microsoft Outlook для типов элементов в папке.
Для добавления форм в личную общую папку или в общую папку необходимо разрешение "Редактор", "Редактор публикации" или "Владелец". Если папка является открытой и у вас есть разрешение Владельца, вы можете ограничить формы, доступные другим людям, которые ее используют.
На Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Свойства.
Перейдите на вкладку Формы.
Чтобы добавить форму в список Формы, связанные с этим списком папок, нажмите кнопку Управление иуказать форму.
Чтобы ограничить формы, которые будут доступны другим пользователям папки, выберите параметр в статье Разрешить эти формы в этой папке.
Для создания или изменения правил для общедоступных папок у вас должно быть разрешение владельца.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши об общедоступные папки, для которые вы хотите создать или изменить правила, и выберите в меню пункт Свойства.
Перейдите на вкладку Администрирование.
Щелкните Помощник по папке.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы создать правило, нажмите кнопку Добавить правило.
Чтобы изменить существующее правило, щелкните его в списке и нажмите кнопку Изменить правило.
Введите условия, которые должны выполняться элементом для действия. Для получения дополнительных условий нажмите кнопку Дополнительные.
В области Выполнить эти действиявыберите нужные параметры.
Примечание: Когда вы создаете правило, оно по умолчанию активно.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Предоставление доступа к календарю
Создайте папку и выберите элементы календаря в списке Папка содержит.
В списке Поместить папку в: щелкните папку Календарь и нажмите кнопку ОК.
Добавление собраний и событий в папку.
Совместное общение со списком контактов
Создайте папку и выберите Пункты контактов в списке Папка содержит.
В списке Выберите место для папки щелкните Контакты инажмите кнопку ОК.
Добавление контактов в папку.
Примечание: Общий список контактов появится в Outlook адресной книге или контактах.
Создайте папку и выберите элементы задачи в списке Папка содержит.
В списке Выберите место для папки щелкните Задачии нажмите кнопку ОК.
Добавьте задачи в папку.
Примечание: Хотя вы можете скопировать список задач в обную папку, вы не сможете скопировать запрос на задачу в обную папку или создать его из открытой папки.
Публикация сведений в общедоступных папках
Откройте общедоступный папку, в которую вы хотите опубликовать информацию.
Чтобы использовать форму по умолчанию для публикации сведений, выберите в меню Файл пункт Создать инажмите кнопку Опубликовать в этой папке.
Введите в форму сведения, которые вы хотите опубликовать.
Создание модерировать общедоступные папки
Чтобы назначить общедоступные папки модерироваться, у вас должно быть разрешение владельца.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Свойства.
На вкладке Администрирование нажмите кнопку Модерировать папку.
Установите для папки модеражную папку.
Выберите один из указанных ниже вариантов.
Стандартный ответ
"Благодарим за отправку. Обратите внимание, что отправки в некоторые папки или группы обсуждений проверяются, чтобы определить, следует ли сделать их общедоступными. В таких случаях для просмотра утвержденных отправлений другими людьми будет отложена".
Настраиваемый ответ
Щелкните Настраиваемый ответи выберите шаблон. Введите текст настраиваемого ответа.
Чтобы добавить или удалить имена модераторов, нажмите кнопку Добавить илиУдалить.
Необязательно: чтобы просмотреть свойства выбранного модератора, нажмите кнопку Свойства.
Запись сведений на электронную доску объявлений
Электронная доска объявлений позволяет участвовать в обсуждениях в оперативном режиме. Каждая тема может храниться в отдельной папке с определенными правами доступа. Электронные доски объявлений могут быть неуправляемыми. Такие доски аналогичны группам новостей Интернета, в которых чтение и размещение сведений разрешено всем пользователям. Управление электронными досками объявлений осуществляется назначаемым ведущим, который получает элементы от пользователей и решает, какие из них могут быть помещены на доске объявлений.
Существуют следующие способы работы со сведениями, помещенными на доске объявлений:
Совместное использование календаря, списка контактов или списка задач Microsoft Outlook
Совместное использование календаря позволяет отслеживать касающиеся группы собрания, события, праздники, отпуска и сроки по проектам. Совместное использование списка контактов обеспечивает доступность для всей группы таких сведений о контактах, как имена, должности, адреса, номера телефонов, и позволяет отслеживать участие каждого члена группы в работе над проектом.
Открытие общего доступа к файлам
Открытие файла в общей папке позволяет читать и обновлять его, а также быстро просматривать ряд файлов. С помощью проводника Windows существующий файл, созданный в другой программе, может быть скопирован в общую папку. При этом нет необходимости открывать программу, в которой создан файл. Помещение файла в общую папку возможно без завершения работы программы, в которой был создан файл. Например, в общую папку может быть помещен ежеквартальный отчет о продажах, обновленный в рабочей книге Microsoft Excel, что позволит членам группы быстро ознакомиться с последними сведениями.
Чтобы открыть общий доступ к файлам, которые часто просматриваются и обновляются другими пользователями, необходимо, чтобы на компьютере была установлена программа, в которой файл был сохранен. При копировании файла в общую папку из проводника Windows или его помещении туда из открытого приложения Microsoft Office исходный файл остается на старом месте. Изменения, внесенные в скопированный или помещенный файл в общей папке, не затрагивают исходный файл.
Определение доступа к папке с помощью прав доступа
Права доступа к общим папкам обычно определяются администратором или членом организации, являющимся владельцем папки, посвященной какому-либо проекту или какой-либо теме. В папках, в которых имеются права доступа, обычно допускается чтение и добавление элементов, однако удаляться могут только элементы, созданные вами. При наличии необходимых прав доступа вы можете создать свою общую папку и предоставить другим право на ее использование. Владелец общей папки может применять в ней личные представления, формы, специальные поля и правила. Может быть указано конкретное представление, которое должно отображаться при первом открытии папки другими пользователями. Даже если права на внесение каких-либо изменений в папке отсутствуют, имеется возможность сохранить личное представление общей папки, отвечающее вашим требованиям. После сохранения личного представления общей папки это представление всегда может быть использовано.
Добавление ярлыка общей папки в папку «Избранное»
Создание общей папки
Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. За сведениями о получении таких прав обращайтесь к администратору. По аналогии можно задать уровни, создать представления и выбрать права доступа для общей папки.
Создаем представления для организации и поиска данных
Создание или изменение правила для общей папки
Для создания или изменения правил для общей папки необходим доступ на уровне владельца.
Созданное правило по умолчанию становится активным.
Смена представления общей папки, используемого по умолчанию
Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее, по крайней, мере одно пользовательское представление, доступное всем.
- В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
- Перейдите на вкладку Управление.
- Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».
- В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки. По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление «Обычное».
Открытие общей папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В нижней части списка папок в области переходов щелкните раздел Общие папки, а затем дважды щелкните папку, которую требуется открыть.
Если открываемая общая папка является подпапкой, пройдите по дереву, щелкая знак плюс (+) рядом с подпапкой очередного уровня, пока не найдете нужную папку.
Помещение данных в общую папку
Сведения могут быть помещены в общую папку путем копирования или перемещения файла.
Публикация представления общей папки
Для публикации представления общей папки необходимо иметь разрешение владельца. При создании пользовательского представления можно сделать его доступным для всех, а затем опубликовать. Тогда при дальнейшем изменении данного представления оно будет автоматически обновляться в общей папке.
В программе Microsoft Outlook информация хранится в папках также как документы в проводнике. Можно использовать множество папок, созданных для элементов Microsoft Outlook и имеющихся учетных записей электронной почты разных типов. Место отображения этих папок в списке папок зависит от типа учетной записи электронной почты и места хранения данных Outlook.
Создание папки
- Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Папка.
- В поле «Имя» введите имя папки.
- В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.
- В списке Поместить папку в выберите расположение папки.
Копирование папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
- Укажите в меню Файл на команду Папка и выберите команду Копировать «имя папки».
- Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.
Перемещение папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок в области переходов выберите папку, которую требуется переместить.
- Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переместить имя папки.
- Щелкните в списке местоположение, в которое требуется переместить папку, или нажмите кнопку «Создать», чтобы создать папку, в которую будет перемещена выбранная папка.
Папки поиска нельзя перемещать, поскольку они являются виртуальными папками, которые содержат представления элементов, отвечающие определенным условиям поиска.
Переименование папки
- В списке папок щелкните папку, которую требуется переименовать.
- Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переименовать папку «имя папки».
- Введите новое имя папки.
Удаление папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется удалить.
- В контекстном меню выберите команду Удалить имя папки.
При удалении папки поиска удаляется только папка, а не элементы, отображаемые в ней.
Перемещение элемента в другую папку
Скрытие всех папок
Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. Чтобы развернуть папки и просмотреть подпапки, нажмите кнопку в виде «+», чтобы свернуть папки и скрыть подпапки, нажмите кнопку в виде «–». Обратите внимание, что:
- область Избранные папки доступна только в области Почта. Область Избранные папки нельзя перемещать и скрывать, также нельзя изменять ее размер. Только почтовые папки можно удалять из папки «Избранные папки» или добавлять в нее. Нельзя отобразить область Избранные папки в других областях, например в области Список папок;
- область Список папок нельзя перемещать, но можно изменять ее размер;
- если требуется всегда отображать все папки, а не только папки почты, замените кнопку «Список папок» большой кнопкой и либо поместите ее над кнопкой «Почта», либо удалите кнопку «Почта» из области переходов.
Копирование макета папки
Макет папки – это определенные для папки права, правила, формы, представления и ее описание.
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
- В меню Файл выберите Папка и щелкните Копировать макет папки.
- Выберите в списке Копировать структуру папки исходную папку.
- В группе «Копировать» выберите свойства исходной папки, которые необходимо скопировать.
Определение размера папки
Если папка включает подпапки, в Microsoft Outlook отображаются размеры всех подпапок и общий их размер. Если используется учетная запись сервера Microsoft Exchange в режиме кэширования сервера Exchange, можно увидеть размер файла автономных папок (.ost) (вкладка Локальные данные) и почтового ящика, расположенного на сервере (вкладка Данные на сервере). Файлы данных, хранящиеся на локальном компьютере, такие как файлы автономных папок (.ost), не так эффективны, как хранилища данных на сервере, поэтому размер файла данных на локальном компьютере будет больше, чем обозначенный размер почтового ящика. Размер папки не может быть рассчитан для папок поиска, поскольку это виртуальные папки, содержащие представления элементов, которые отвечают определенным критериям. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, размер которой требуется определить, выберите в контекстном меню команду Свойства и нажмите кнопку «Размер папки».
Чтобы просмотреть размер любых папок, кроме папок поиска, в списке папок в области переходов выберите команду Размеры папок.
Очистка папки «Удаленные»
Отключение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные»
Назначение домашней страницы папке
Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой требуется назначить домашнюю страницу папки, выберите в контекстном меню команду Свойства и откройте вкладку «Домашняя страница». В поле «Адрес» введите адрес web-страницы, которая будет использоваться как домашняя страница папки, или нажмите кнопку «Обзор» и выберите страницу из списка. Чтобы web-страница отображалась при щелчке папки, установите флажок Показывать по умолчанию домашнюю страницу.
После назначения папке новой домашней страницы для восстановления исходных настроек, например, домашней страницы папки, назначенной для использования по умолчанию системным администратором, достаточно нажать кнопку «Восстановить используемые по умолчанию».
Внимание: Это руководство представлено на основе учетной записи Exchange в настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И оно может значительно или незначительно отличаться в зависимости от типов учетных записей электронной почты (Exchange, IMAP или POP), версий Microsoft Outlook и сред Windows. .
Просто нажмите входящие на Папка Панели чтобы открыть ее.
1. Нажмите Файл > Доступные опции , чтобы открыть диалоговое окно параметров Outlook.
2. В диалоговом окне "Параметры Outlook" нажмите Дополнительно на левой панели, а затем щелкните Приложения в Запуск и выход из Outlook .
4, Нажмите OK в диалоговом окне параметров Outlook.
Еще статьи .
Открыть все подпапки из Outlook
Если вы создаете несколько подпапок в папках Outlook, как вы можете сразу открыть или развернуть все эти подпапки? В этой статье будет представлен полезный код VBA для решения этой задачи.
Открыть папку общих задач других пользователей в Outlook
Знание информации о задачах других людей может помочь вам избежать конфликтов при назначении им задач. Если вы используете Microsoft Outlook с сервером Exchange, вы можете легко открыть папку задач Exchange другого человека после того, как он предоставит вам разрешение на чтение.
Откройте папку с подписями Outlook
Допустим, вы хотите импортировать некоторые подписи HTML в Outlook, и вам нужно переместить подписи HTML в папку, содержащую подписи Outlook, на вашем компьютере. Но как вы могли легко открыть папку?
Доступ / открытие папок журнала в Outlook
Некоторые пользователи могут быть использованы для добавления журналов в Microsoft Outlook. Однако быстро переключиться на просмотр журнала непросто. В этой статье я расскажу о нескольких методах переключения в режим просмотра журнала одним щелчком мыши, а затем легко получить доступ к журналам в Outlook.
Читайте также: