Outlook access что это
Опросы Чтобы выполнить опрос и скомпилировать результаты, сначала создайте базу данных Access с необходимыми таблицами, чтобы сохранить результаты, а затем отправьте их по почте участникам опроса. Когда участники будут отвечать, данные опроса автоматически сохраняются в базе данных.
В этой статье объясняется, что нужно для того, чтобы использовать этот процесс, чтобы приступить к работе с мастером, а затем вы можете получить дополнительные сведения о различных действиях, которые помогут вам выбрать наиболее подробный вариант, согласно инструкциям мастера.
Примечание: Вы не сможете добавить собранные данные, если ваш получатель использует Hotmail или Yahoo для отправки вам формы сбора данных.
Подготовка
Убедитесь, что на вашем компьютере установлены следующие приложения:
Access 2007 или Access 2010.
Если вы планируете использовать форму InfoPath, убедитесь в том, что у вас установлен InfoPath 2007 или более поздней версии и вам потребуется установить приложение InfoPath на своих компьютерах.
Для просмотра и изменения формы у получателей электронной почты должно быть приложение InfoPath или почтовый клиент, поддерживающий формат HTML, установленный на компьютерах.
Определите конечную базу данных. База данных может иметь формат MDB или ACCDB. Кроме того, поддерживаются файлы. MDE и. ACCDE. Если вы не хотите использовать существующую базу данных, необходимо создать новую.
Если операция сбора данных заполнена двумя или более таблицами, необходимо создать запрос на выборку и использовать его в качестве источника записей формы. Убедитесь, что запрос включает все необходимые поля из базовых таблиц. Если вы используете существующий запрос, убедитесь, что он не доступен только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления его содержимого. Дополнительные сведения о создании запросов на основе двух или более таблиц можно найти в статье Введение в запросы.
Храните данные в виде новых записей в следующих ситуациях:
Если данные будут заполнены несколькими таблицами.
Если целевая таблица не имеет поля первичного ключа. Значения первичных ключей необходимы для сопоставления каждого ответа с существующей записью. Если целевая таблица не имеет поля первичного ключа, добавьте ее сейчас или назначьте существующее поле, которое имеет уникальные значения в качестве первичного ключа.
Если в целевой таблице нет записей. Если таблица пуста, мастер предсчитает, что вы хотите добавить записи.
Начало работы
Откройте базу данных, в которой будут храниться собранные данные.
Чтобы добавить данные в отдельную таблицу, выберите ее в области навигации. Чтобы заполнить несколько связанных таблиц, выберите запрос, связанный с этими таблицами.
Чтобы запустить мастер, выполните одно из указанных ниже действий.
Щелкните таблицу или запрос правой кнопкой мыши и выберите команду сбор и обновление данных по электронной почте.
Следующие разделы содержат ссылки на вопросы, которые могут быть выполнены с помощью следующих семи основных шагов процесса.
Выберите тип формы в зависимости от того, что вы используете для себя и для всех получателей.
Выбор формы HTML HTML-форма может просматривать и редактировать любой пользователь, у которого есть клиент электронной почты, поддерживающий HTML
Выбор формы Microsoft InfoPath Этот параметр отображается только в том случае, если на компьютере установлено приложение InfoPath. Выберите этот параметр, только если на компьютерах всех получателей установлено приложение InfoPath и Outlook. Форма InfoPath имеет более удобную среду для ввода и редактирования данных,
Отображаемая страница мастера зависит от того, поддерживает ли конечный объект обновление данных. Если объект является запросом, основанным на нескольких таблицах или является таблицей, не имеющей первичного ключа, или не содержит записей, мастер считает, что вы хотите добавить новые записи, и предложит выбрать поля формы. Во всех остальных случаях мастер предлагает указать, нужно ли добавлять или обновлять данные перед тем, как выдать запрос на выбор полей формы.
Выберите, нужно ли собирать новые данные или обновлять существующие данные.
Определение данных, которые нужно собирать
При выборе полей для включения в форму не обязательно включать все поля, которые существуют в базовой таблице или запросе в форме. Тем не менее должны выполняться следующие условия:
Обязательные поля: Поля, помеченные символом звездочки (*), являются обязательными полями. Если вы собираетесь собирать новые записи, мастер автоматически включит все поля, для которых требуется свойство "Да". Если поля обязательных записей пусты, Access не может добавить запись в таблицу.
Неподдерживаемые типы полей: Вы не сможете включать в форму определенные типы полей, такие как, например, "Счетчик", "вложение", "объект OLE" или "многозначные поля подстановки".
Поле первичного ключа: Пользователь сможет вводить значение в поле при добавлении записей, но не ответ не будет обработан, если указанное значение уже используется.
Примечание: Для каждого включаемого поля в разделе Свойства поляукажите метку и щелкните элемент только для чтения , если вы не хотите, чтобы пользователь сам изменил данные в этом поле.
Настройка автоматической или ручной обработки данных
Приложение Outlook должно быть уже запущено на вашем компьютере. Если приложение Outlook не запущено, обработка начнется при следующем запуске Outlook.
У вас должны быть необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Установите этот флажок, если нужно автоматически обрабатывать только первый ответ от каждого получателя. Второй и последующие ответы сохраняются в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.
Разрешать обновления только существующих данных
Если получатели используют форму InfoPath для обновления данных, они могут отправлять новые записи в дополнение к обновлению существующих записей. Установите этот флажок, чтобы обрабатывать только обновления для существующих записей.
Дата и время остановки
Чтобы управлять тем, когда и какие ответы обрабатываются, не выбирайте параметр Автоматический процесс. Ответы будут храниться в заданной папке Outlook, пока вы не щелкните правой кнопкой мыши каждый ответ в папке, а затем в контекстном меню выберите команду Экспорт данных в Microsoft Access .
Прежде чем экспортировать данные, обратите внимание на следующее:
У вас должны быть необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Укажите, как вы хотите указывать адреса электронной почты получателей.
Если вы собираетесь собирать только новую информацию, вы можете указать адреса электронной почты двумя способами:
Используйте поле "адрес электронной почты" в таблице или запросе текущей базы данных Access.
Примечание: При сборе данных для обновления существующих записей это диалоговое окно не отображается, так как адреса электронной почты получателей должны быть доступны в качестве полей базы данных.
Ввод адресов электронной почты прямо в Outlook
Использование адресов электронной почты, хранящихся в поле базы данных
Вариант выбора связанной таблицы относится к связанным таблицам. Для просмотра и изменения связей между таблицами в базе данных в инструментах для работы с базами данных. в группе " отношения " нажмите кнопку " схема данных".
Дополнительные сведения о связях можно найти в статье руководство по связям между таблицами.
Просмотр и указание списка получателей
С olution
Некоторые записи не содержат допустимый адрес в указанном поле адреса электронной почты. Для этих строк данные возвращены не будут.
Выбранное поле "адрес электронной почты" имеет значения NULL.
Если вы хотите собрать данные для каждой записи, выйдите из мастера и замените значения NULL адресами электронной почты. Затем снова запустите мастер.
В настоящее время у вас есть монопольная блокировка для базы данных; Автоматическая обработка завершится сбоем, пока блокировка не будет снята.
В данный момент база данных открыта в монопольном режиме.
Если в некоторых полях форм есть конфиденциальные данные, вернитесь к шагу мастера, на котором вы выбрали поля и удалите поля, содержащие конфиденциальные данные из формы.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Данная книга содержит хоть и достаточную, но не исчерпывающую информацию по работе с Outlook. Поэтому естественен вопрос: "К каким источникам обращаться за справкой в случае возникновения вопросов по работе с приложением?" Единственный верный ответ — к справочной системе Outlook. Умение правильно с ней работать заметно облегчит вам поиск требуемого справочного материала и упростит дальнейшую эксплуатацию Outlook.
Помощник
Помощник (Assistant) — это интеллектуальный анализатор ваших действий при работе с приложением. Работая над тем или иным элементом, он автоматически будет предлагать вам справку по работе с ним, что облегчит поиск необходимого раздела в справочной системе. Более того, вы можете задавать Помощнику вопросы по любой тематике, относящейся к Outlook, и он выберет наиболее подходящие ссылки, по которым можно получить исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.
Активизировать Помощника можно несколькими способами.
Пример 1.19. Запуск Помощника
Справка по Microsoft Outlook> Справка > Показать Помощника
Для получения справки введите в поле Что Вы хотели бы сделать? (What would you want to do?) вопрос и нажмите кнопку Найти (Find), Помощник выдаст список гиперссылок, по которым можно получить требуемую информацию. На рис. 1.20 отображен ответ Помощника на вопрос: "Что Вы хотели бы сделать?" — "Работа с помощником". Для просмотра всего списка гиперссылок щелкните по стрелке См. далее. (See more . ).
Если вы хотите изменить вид Помощника или вообще отменить его посредническую деятельность между вами и справочной системой, то просто измените параметры Помощника в одноименном диалоговом окне.
Пример 1.20. Изменение параметров Помощника
Параметры или Параметры» (рис. 1.20)
Рис. 1.20. Диалоговое окно Помощник
Новичкам мы настоятельно рекомендуем включить флажки отображать только важные советы (Only show high priority tips) и отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of the Day at Startup). В этом случае Помощник периодически будет отображать значек с изображением электрической лампочки, щелчок мыши по которому активизирует окно с советом.
Помощник хоть и удобен, но отнимает некоторые ресурсы, а следовательно, и время. Поэтому, если вы не пользуетесь им постоянно, лучше отключите его посредством команды > Справка > Скрыть Помощника.
Одной из новинок MS Office XP в работе со справочной системой явилось создание специального поля Введите вопрос (Ask a Question), расположенного в правом углу панели меню. Это поле полностью дублирует поле Что Вы хотели бы сделать? Помощника. Введите вопрос и нажмите клавишу , после чего появится список гиперссылок, с помощью которых можно получить ответ на поставленный вопрос. Одним из плюсов этого поля является сохранение последних набранных вопросов.
Всплывающие подсказки
Часто возникает ситуация, когда требуется получить справку об объекте интерфейса: команде меню, кнопке, флажке или, вообще, диалоговом окне. Для этого нет необходимости вызывать Помощника, просто выберите команду > справка > что это такое? или нажмите сочетание клавиш +, указатель примет вид стрелки со знаком вопроса. После чего щелкните по интересующему вас элементу, и появится небольшое окно с краткими пояснениями по работе с ним. Для отключения этой опции нажмите клавишу .
Иногда достаточно подвести указатель к тому или иному объекту интерфейса, например к кнопке на панели инструментов, и через некоторое время появится всплывающая подсказка, в данном случае — с названием кнопки.
Справочная система
Для непосредственного входа в справочную систему выберите команду
> Справка > Справка по Microsoft Outlook.
На вкладке Содержание отображается список разделов справочной информации. Любой раздел обозначается значком с изображением книги, а справка раздела обозначается значком с изображением листа бумаги с вопросительным знаком. Двойным щелчком левой кнопки мыши вы раскроете справку, и ее содержимое отобразится на панели просмотра справки (рис. 1.21).
Наконец, последняя вкладка Указатель (Index) автоматически выводит список разделов, содержащих введенное ключевое слово. На рис. 1.22 изображена вкладка Указатель с результатом поиска по ключевому слову Помощник (Paint).
При первом раскрытии вкладки Указатель Microsoft Outlook произведет построение базы данных ключевых слов. Эта база строится один раз и затем используется при каждом открытии данной вкладки.
Рис. 1.21. Вкладка Contents диалогового окна Справка Microsoft Outlook
Панель просмотра справки отображает справку выделенного раздела. На этой панели ключевые слова и термины выделены синим цветом. Чтобы получить информацию о выделенном слове, щелкните по нему левой кнопкой мыши. Появится дополнительная подсказка, содержащая определение термина.
Некоторые термины и словосочетания, помимо выделения синим цветом, подчеркнуты сплошной линией. Данные слова являются гиперссылками — после щелчка по ним на панели просмотра справки отобразится информация, связанная с этой гиперссылкой.
Для отображения всей имеющейся информации на странице справки щелкните гиперссылку Показать все (Show All), расположеную в верхнем правом углу страницы.
Рис. 1.22. Вкладка Index диалогового окна Справка Microsoft Outlook
При необходимости и наличии принтера можно распечатать текущую справочную информацию. Для этого щелкните кнопку Печать (Print) в верхней части панели инструментов.
Справка в Интернете
Также вы всегда можете скачать с этой страницы файлы обновления и найти самую последнюю информацию о приложениях, входящих в пакет Microsoft Office XP.
Для открытия этой страницы необходимо подключить компьютер к Интернету и выбрать команду > справка > office на Web. Откроется обозреватель Internet Explorer и произойдет обращение по вышеуказанному адресу (рис. 1.23).
Рис. 1.23. Окно Internet Explorer со сведениями об Outlook
Дополнительная справка
Справочная система Outlook способна дать справку не только по работе с приложением, но и выдать дополнительные сведения о системе, параметрах безопасности, а также о технической поддержке при работе с приложениями Microsoft. Для получения информации о параметрах компьютера, операционной системе и приложениях, с которыми вы работаете, необходимо выполнить следующую операцию:
Пример 1.21. Получение информации о системе
> Справка > О программе Microsoft Outlook
О системе. (рис. 1.24)
Нажатие кнопки Поддержка (Tech Suppost) вызовет появление раздела Поддержка программных продуктов справочной системы Outlook.
Рис. 1.24. Сведения о системе
Диалоговое окно Найти и восстановить
Итак, все аспекты информационной помощи Outlook 2002 были рассмотрены выше, но как быть в случае возникновения ошибок программного обеспечения или неверной работы приложения, к какой службе обращаться за помощью? В предыдущих версиях Outlook этот вопрос оставался без ответа. В случае ошибок приходилось переустанавливать Outlook, в худшем случае — весь Office. Начиная с версии Outlook 2000, появилась возможность устранения технических неполадок приложения.
Пример 1.22. Устранение неполадок
Справка > Найти и восстановить.
Как правило, при устранении неполадок Outlook просит указать источник установки. В этом случае просто вставьте компакт-диск с Microsoft Office XP и нажмите кнопку ОК.
Иногда в ходе работы с приложением может возникнуть критическая ошибка, приводящая к "зависанию" Outlook и его автоматическому перезапуску. Данное событие сопровождается появлением диалогового окна Microsoft Outlook, извещающего об ошибке (рис. 1.26).
Рис. 1.25. Диалоговое окно Найти и восстановить
Рис. 1.26. Исправление ошибки Microsoft Outlook
Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.
Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").
Формы и элементы
Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами.
Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.
Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.
Папки Outlook
При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.
Таблица 1.1. Основные папки Outlook
Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.
Окна Outlook
Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.
Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).
Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса
>Вид > Строка состояния
Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.
Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-
правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.
Рис. 1.14. Интерфейс Outlook с измененными размерами панелей
Меню Outlook
Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.
Название | Назначение |
Файл (File) | Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки |
Правка (Edit) | Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента |
Вид (View) | Команды для изменения интерфейса и представления элементов |
Избранное (Favorites) | Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы |
Сервис (Tools) | Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга |
Действия (Action) | Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать |
Справка (Help) | Команды справочной системы Outlook |
Таблица 1.2. Элементы меню Outlook
Панели инструментов
Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.
Пример 1.8. Отображение панели инструментов
Вид> Панель инструментов> Стандартная или
Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.
Панель Outlook
Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.
Пример 1.9. Переход от папки к папке
> Вид > Перейти > Контакты
Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.
Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:
Пример 1.10. Изменение размера ярлыков
Подведите указатель на пустое место панели Outlook
Мелкие значки (см. рис. 1.7)
Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.
Последняя, третья группа — это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.
При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую — в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.
Пример 1.11. Открытие папки в новом окне
Подведите указатель мыши к папке
Открыть в новом окне (рис. 1.15)
Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".
Рис. 1.15. Папки Outlook
Панель Список папок
Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.
Пример 1.12. Отображение панели Список лапок
Вид > Список папок или
Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.
Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (—) показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.
Рис. 1.16. Панель Список папок
Панель просмотра информации
Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.
Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).
Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча
Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.
Пример 1.13. Изменение текущего представления
> Вид > Текущее представление >
Замечание Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.
Панель Заголовок
Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).
Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".
1.3.10. Основные операции над элементами
В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.
Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.
Пример 1.14. Создание элемента
> Файл> Создать > Встреча
> Действия > Новая встреча (+)
Новая встреча (на панели просмотра информации>
После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).
Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.
Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча
Ввод информации
После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.
Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.
Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).
Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо — наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.
При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.
При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.
Сохранение, открытие и удаление
После заполнения полей формы нужно сохранить элемент.
Пример 1.15. Сохранение элемента
Сохранить и закрыть (На панели инструментов формы) или +
Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.
Пример 1.16. Открытие элемента
> Файл > Открыть > Выделенные документы (+) или
После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).
При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.
Пример 1.17. Удаление элемента
Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу .
Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.
При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.
Microsoft Outlook Web Access (OWA) - веб-клиент для доступа к серверу совместной работы Microsoft Exchange.
Существует в трёх модификациях:
- OWA Basic - использует HTML 3.2, JavaScript. Совместим с подавляющим большинством браузеров; требует обязательной поддержки фреймов.
- OWA Premium - использует специфичные возможности Internet Explorer 5. Позволяет переложить часть функциональности на скрипты и увеличить скорость работы (по сравнению с OWA Basic).
- Outlook Mobile Access (OMA) - примитивный клиент, рассчитанный на WAP-браузеры на мобильных устройствах; в настоящий момент считается (Microsoft) устаревающим.
Microsoft Outlook Web Access - стандартная технология Microsoft Exchange Server 2003, позволяющая получать доступ к почтовым ящикам и общим папкам посредством Web-браузера. Она работает со стандартными протоколами Интернета, в том числе с протоколом WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning).
Является устаревшей версией Outlook on the web.
Содержание
Возможности Outlook Web Access
OWA предоставляет пользователям среду для доступа к хранилищу общих папок и к хранилищу почтовых ящиков с использованием браузера. С помощью OWA клиенты, базирующиеся на UNIX, Macintosh и Microsoft Windows, могут просматривать и работать с любой общей папкой, почтовым ящиком, глобальной адресной книгой (GAL) и календарем.
Outlook Web Access имеет некоторые ограничения. Перед развертыванием OWA необходимо продумать, что вам не подходит.
- Автономная работа. Пользователь должен подключиться к серверу Exchange для просмотра информации.
- Нет доступа к автономным папкам. Нет синхронизации локальных автономных папок с папками на сервере.
Работа с Outlook Web Access
Outlook Web Access рассчитан на разрешение экрана 800x600 точек и выше. Существуют два представления Outlook Web Access.
Помимо возможности управления входящими письмами, календарем, контактами, задачами, общими папками и правилами для почтовых ящиков, пользователи вправе задать перечисленные ниже параметры Outlook Web Access:
Усовершенствование процесса входа и выхода из системы
Новый вход в систему имеет три особенности:
- Пользователи не могут случайно отметить опцию Remember My Password (Запомнить пароль).
- Кроме того, при выходе пользователя из системы у него не остается способов доступа к своему почтовому ящику, пока он снова не пройдет аутентификацию.
- В процессе входа в систему в скрытом кадре загружаются панели инструментов и рисунки OWA, помогающие пользователю осуществлять вход в систему.
В процессе входа пользователь может выбрать один из интерфейсов:
Расширенный интерфейс включает в себя все возможности OWA. Возможности базового интерфейса ограничены, он предназначен для пользователей, подключающихся через медленное WAN-соединение, которым нужны только основные функции OWA.
Безопасность трафика клиента Outlook Web Access
Аутентификация клиента осуществляется одним из трех способов:
- Anonymous (Анонимная аутентификация);
- Basic (Базовая аутентификация);
- Integrated Windows (Интегрированная аутентификация Windows ).
Вариант Анонимная обеспечивает наименее безопасную схему аутентификации, предоставляя ограниченный доступ к определенным общим папкам и данным каталога. Анонимная аутентификация поддерживается всеми клиентами и является предпочти-тельным методом разрешения общего доступа к определенным общим папкам.
При Базовой аутентификации от пользователя требуется ввести имя пользователя, имя домена и пароль. Имя пользователя и пароль передаются в открытом виде между сервером и клиентом, поэтому рекомендуется использовать SSL для их шифрования.
Интегрированная аутентификация Windows (IWA) предназначена для клиентов с браузерами Internet Explorer 5 или более поздней версии. IWA используется Kerberos и обеспечивает наивысший уровень защищенности. При IWA пароль пользователя не передается по линии связи в открытом виде. Он шифруется, и даже в случае перехвата пакета злоумышленником последний не сможет узнать пароль.
Управление Outlook Web Access
Управление OWA осуществляться несколькими способами. Если требуется управлять OWA для отдельных пользователей, используется оснастка Active Directory Users and Computers (Active Directory - пользователи и компьютеры). Чтобы включать или отключать доступ пользователей к почтовому ящику через OWA, используется вкладка Exchange Features (Возможности Exchange), показанная на рис. 2.
Для управления сервером OWA предназначены два средства администрирования:
- Exchange System Manager (ESM);
- Internet Services Manager (ISM).
Exchange System Manager
С помощью оснастки Exchange System Manager можно создавать новые виртуальные серверы или виртуальные каталоги, которые будут отображаться в оснастке Internet Services Manager. Для каждого виртуального сервера требуется свой собственный IP-адрес и комбинация номеров портов. При наличии нескольких пользователей с различными требованиями к аутентификации в OWA будет создано несколько виртуальных серверов.
Несколько виртуальных серверов в Exchange System Manager создаются с помощью виртуального сервера HTML. Виртуальный сервер имеет всего один параметр для настройки, поэтому не является основным объектом, в котором происходит настройка параметров безопасности OWA.
Internet Information Services
Через оснастку Internet Information Services осуществляется администрирование многих компонентов OWA. После открытия оснастки Internet Information Services и нахождения рассматриваемого сервера для про-смотра подчиненных ему объектов отобразятся виртуальные корневые каталоги, созданные Exchange при установке:
- Exchange - указывает на почтовые ящики Exchange;
- Public - указывает на общие папки;
- Exadmin - указывает на веб-администрирование Exchange;
- Outlook Mobile Access - работает с мобильными клиентами для обеспечения их доступа к своим почтовым ящикам и общим папкам;
- Exchange Active Sync - используется для синхронизации информации с мобильными клиентами и их устройствами.
Управление каждым виртуальным каталогом осуществляется в отдельном порядке. С помощью оснастки Internet Information Services для каждого компонента Exchange устанавливаются параметры безопасности, истечения срока действия содержимого и другие настройки. При управлении этими виртуальными каталогами в IIS осуществляется управление виртуальным сервером HTML в Exchange.
Развертывание Outlook Web Access
Существует два базовых сценария развертывания:
- Сценарий с одним сервером;
- Сценарий с серверами front-end и back-end.
Сценарий с одним сервером
В сценарии с одним сервером рассматривается только один сервер Exchange. Пользователи подключаются напрямую к IIS на сервере Exchange и осуществляют доступ к своим почтовым ящикам на этом сервере.
Сценарий с серверами front-end и back-end
В случае с серверами front-end и back-end хотя бы один сервер front-end (FE) содержит протоколы Exchange в наборе серверов IIS.
На сервере back-end (BE) работает, по крайней мере, одна база данных Exchange.
Серверы FE направляют вызовы клиентов на серверы BE для предоставления доступа к их почтовым ящикам или общим папкам.
Как корпоративная, так и стандартная версии Exchange 2003 поддерживают сценарий с серверами front-end и back-end. Серверы FE не содержат хранилище почтовых ящиков или общих папок. Front-end-cepверы направляют клиентские запросы на back-end-серверы, на которых также работает Exchange 2003. Сервер back-end осуществляет поддержку, как минимум, одного хранилища почтовых ящиков или общих папок.
Конфигурация back-end / front-end обеспечивает несколько преимуществ:
Для распределения нагрузки можно использовать стороннее программное обеспечение, а также круговую схему системы DNS.
Настройка FE-сервера Outlook Web Access
В Exchange 2003 по умолчанию не требуется дополнительная конфигурация на сервере FE, кроме включения опции Front End Server (Интерфейсный сервер). После ее включения сервер Exchange может работать как сервер FE.
Если осуществляется поддержка нескольких имен доменов или нескольких деревьев общих папок, создают дополнительные виртуальные серверы или каталоги (см. рис. 3).
При своем создании новый виртуальный сервер ассоциируется с именем домена по умолчанию в организации Exchange, поэтому его нужно ассоциировать с конкретным именем домена SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Межсетевые экраны и серверы FE
Следует определить топологию межсетевых экранов при планировании размещения серверов FE. Существуют три варианта размещения:
- Размещение сервера FE внутри сети до межсетевого экрана;
- За пределами межсетевого экрана;
- Размещение между двумя межсетевыми экранами.
Размещение сервера FE в пределах сети до межсетевого экрана
При размещении сервера FE до межсетевого экрана, сервер FE и остальная сеть отделяет от интернета один межсетевой экран.
Положительный аспект данной топологии заключается в его экономичности и обеспечении некоторого уровня безопасности для сервера FE и сети.
Недостатком данной топологии является то, что как только злоумышленник преодолеет межсетевой экран, он получит доступ в остальную сеть. Эта проблема связана не только с сервером FE. Её причиной является наличие только одного межсетевого экрана.
Размещение сервера FE за пределами межсетевого экрана
Размещение сервера FE за пределами единственного межсетевого экрана является, вероятно, наименее предпочтительным вариантом конфигурации, так как сервер FE полностью открыт, и число портов, которые необходимо открыть на межсетевом экране для обеспечения связи сервера FE с сервером BE слишком много.
Чтобы поместить межсетевой экран между серверами FE и BE, необходимо открыть следующие порты:
Размещение сервера FE между двумя межсетевыми экранами
Размещение сервера FE между двумя межсетевыми экранами является предпочтительным методом реализации технологии FE/BE.
Сервер FE защищается межсетевым экраном от интернета, и на этом межсетевом экране открыты только порты для клиентского доступа. На внутреннем межсетевом экране, расположенном между серверами FE и BE, должны быть открыты порты 135, 1024+, 445 и порты.
Кроме того, понадобится настроить два ключа реестра. Первым из них является ключ DisableNetlogonCheck. DSAccess подключается к Active Directory для проверки свободного дискового пространства, синхронизации времени и участия в процессе репликации с использованием NetLogon через RPC. Если запретить RPC-трафик через межсетевой экран, то нужно остановить проверку NetLogon.
Ниже приведены данные ключа реестра DisableNetlogonCheck:
На серверах FE следует создать ключ реестра для предотвращения отправки службой DSAccess пинг-пакетов на контроллеры домена, и это можно сделать посредством изменения ключа LdapKeepAliveSecs.
Пользовательские функции Outlook Web Access
С помощью интерфейса OWA пользователи могут устанавливать параметры конфигурации для следующих компонентов:
Сегментация OWA
Сегментация OWA обеспечивает возможность выборочно включать или отключать функции OWA в пользовательском интерфейсе браузера.
Сегментация полезна в том случае, если требуется ограничить функциональность клиента из-за вопросов, связанных с обучением, либо в соответствии с другими политиками, специфичными для организации, назначать приоритет для определенных функций либо снизить потерю производительности определенных функций на сервере, в сети или на низкоскоростном WAN-соединении, через которое работает клиент. Чтобы включить на сервере сегментацию, изменяют строку реестра следующим образом:
В значении ключа реестра указано "варьируется", так как вводимое значение зависит от возможностей, отображаемых в интерфейсе OWA. Для каждой отображаемой возможности необходимо просуммировать значения и ввести в реестр получившуюся величину. Значения представлены в таблице, которая взята непосредственно из файла справки Exchange 2000 (см. рис. 4).
Microsoft Outlook Web Access (OWA) - веб-клиент для доступа к серверу совместной работы Microsoft Exchange.
Существует в трёх модификациях:
- OWA Basic - использует HTML 3.2, JavaScript. Совместим с подавляющим большинством браузеров; требует обязательной поддержки фреймов.
- OWA Premium - использует специфичные возможности Internet Explorer 5. Позволяет переложить часть функциональности на скрипты и увеличить скорость работы (по сравнению с OWA Basic).
- Outlook Mobile Access (OMA) - примитивный клиент, рассчитанный на WAP-браузеры на мобильных устройствах; в настоящий момент считается (Microsoft) устаревающим.
Microsoft Outlook Web Access - стандартная технология Microsoft Exchange Server 2003, позволяющая получать доступ к почтовым ящикам и общим папкам посредством Web-браузера. Она работает со стандартными протоколами Интернета, в том числе с протоколом WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning).
Является устаревшей версией Outlook on the web.
Содержание
Возможности Outlook Web Access
OWA предоставляет пользователям среду для доступа к хранилищу общих папок и к хранилищу почтовых ящиков с использованием браузера. С помощью OWA клиенты, базирующиеся на UNIX, Macintosh и Microsoft Windows, могут просматривать и работать с любой общей папкой, почтовым ящиком, глобальной адресной книгой (GAL) и календарем.
Outlook Web Access имеет некоторые ограничения. Перед развертыванием OWA необходимо продумать, что вам не подходит.
- Автономная работа. Пользователь должен подключиться к серверу Exchange для просмотра информации.
- Нет доступа к автономным папкам. Нет синхронизации локальных автономных папок с папками на сервере.
Работа с Outlook Web Access
Outlook Web Access рассчитан на разрешение экрана 800x600 точек и выше. Существуют два представления Outlook Web Access.
Помимо возможности управления входящими письмами, календарем, контактами, задачами, общими папками и правилами для почтовых ящиков, пользователи вправе задать перечисленные ниже параметры Outlook Web Access:
Усовершенствование процесса входа и выхода из системы
Новый вход в систему имеет три особенности:
- Пользователи не могут случайно отметить опцию Remember My Password (Запомнить пароль).
- Кроме того, при выходе пользователя из системы у него не остается способов доступа к своему почтовому ящику, пока он снова не пройдет аутентификацию.
- В процессе входа в систему в скрытом кадре загружаются панели инструментов и рисунки OWA, помогающие пользователю осуществлять вход в систему.
В процессе входа пользователь может выбрать один из интерфейсов:
Расширенный интерфейс включает в себя все возможности OWA. Возможности базового интерфейса ограничены, он предназначен для пользователей, подключающихся через медленное WAN-соединение, которым нужны только основные функции OWA.
Безопасность трафика клиента Outlook Web Access
Аутентификация клиента осуществляется одним из трех способов:
- Anonymous (Анонимная аутентификация);
- Basic (Базовая аутентификация);
- Integrated Windows (Интегрированная аутентификация Windows ).
Вариант Анонимная обеспечивает наименее безопасную схему аутентификации, предоставляя ограниченный доступ к определенным общим папкам и данным каталога. Анонимная аутентификация поддерживается всеми клиентами и является предпочти-тельным методом разрешения общего доступа к определенным общим папкам.
При Базовой аутентификации от пользователя требуется ввести имя пользователя, имя домена и пароль. Имя пользователя и пароль передаются в открытом виде между сервером и клиентом, поэтому рекомендуется использовать SSL для их шифрования.
Интегрированная аутентификация Windows (IWA) предназначена для клиентов с браузерами Internet Explorer 5 или более поздней версии. IWA используется Kerberos и обеспечивает наивысший уровень защищенности. При IWA пароль пользователя не передается по линии связи в открытом виде. Он шифруется, и даже в случае перехвата пакета злоумышленником последний не сможет узнать пароль.
Управление Outlook Web Access
Управление OWA осуществляться несколькими способами. Если требуется управлять OWA для отдельных пользователей, используется оснастка Active Directory Users and Computers (Active Directory - пользователи и компьютеры). Чтобы включать или отключать доступ пользователей к почтовому ящику через OWA, используется вкладка Exchange Features (Возможности Exchange), показанная на рис. 2.
Для управления сервером OWA предназначены два средства администрирования:
- Exchange System Manager (ESM);
- Internet Services Manager (ISM).
Exchange System Manager
С помощью оснастки Exchange System Manager можно создавать новые виртуальные серверы или виртуальные каталоги, которые будут отображаться в оснастке Internet Services Manager. Для каждого виртуального сервера требуется свой собственный IP-адрес и комбинация номеров портов. При наличии нескольких пользователей с различными требованиями к аутентификации в OWA будет создано несколько виртуальных серверов.
Несколько виртуальных серверов в Exchange System Manager создаются с помощью виртуального сервера HTML. Виртуальный сервер имеет всего один параметр для настройки, поэтому не является основным объектом, в котором происходит настройка параметров безопасности OWA.
Internet Information Services
Через оснастку Internet Information Services осуществляется администрирование многих компонентов OWA. После открытия оснастки Internet Information Services и нахождения рассматриваемого сервера для про-смотра подчиненных ему объектов отобразятся виртуальные корневые каталоги, созданные Exchange при установке:
- Exchange - указывает на почтовые ящики Exchange;
- Public - указывает на общие папки;
- Exadmin - указывает на веб-администрирование Exchange;
- Outlook Mobile Access - работает с мобильными клиентами для обеспечения их доступа к своим почтовым ящикам и общим папкам;
- Exchange Active Sync - используется для синхронизации информации с мобильными клиентами и их устройствами.
Управление каждым виртуальным каталогом осуществляется в отдельном порядке. С помощью оснастки Internet Information Services для каждого компонента Exchange устанавливаются параметры безопасности, истечения срока действия содержимого и другие настройки. При управлении этими виртуальными каталогами в IIS осуществляется управление виртуальным сервером HTML в Exchange.
Развертывание Outlook Web Access
Существует два базовых сценария развертывания:
- Сценарий с одним сервером;
- Сценарий с серверами front-end и back-end.
Сценарий с одним сервером
В сценарии с одним сервером рассматривается только один сервер Exchange. Пользователи подключаются напрямую к IIS на сервере Exchange и осуществляют доступ к своим почтовым ящикам на этом сервере.
Сценарий с серверами front-end и back-end
В случае с серверами front-end и back-end хотя бы один сервер front-end (FE) содержит протоколы Exchange в наборе серверов IIS.
На сервере back-end (BE) работает, по крайней мере, одна база данных Exchange.
Серверы FE направляют вызовы клиентов на серверы BE для предоставления доступа к их почтовым ящикам или общим папкам.
Как корпоративная, так и стандартная версии Exchange 2003 поддерживают сценарий с серверами front-end и back-end. Серверы FE не содержат хранилище почтовых ящиков или общих папок. Front-end-cepверы направляют клиентские запросы на back-end-серверы, на которых также работает Exchange 2003. Сервер back-end осуществляет поддержку, как минимум, одного хранилища почтовых ящиков или общих папок.
Конфигурация back-end / front-end обеспечивает несколько преимуществ:
Для распределения нагрузки можно использовать стороннее программное обеспечение, а также круговую схему системы DNS.
Настройка FE-сервера Outlook Web Access
В Exchange 2003 по умолчанию не требуется дополнительная конфигурация на сервере FE, кроме включения опции Front End Server (Интерфейсный сервер). После ее включения сервер Exchange может работать как сервер FE.
Если осуществляется поддержка нескольких имен доменов или нескольких деревьев общих папок, создают дополнительные виртуальные серверы или каталоги (см. рис. 3).
При своем создании новый виртуальный сервер ассоциируется с именем домена по умолчанию в организации Exchange, поэтому его нужно ассоциировать с конкретным именем домена SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Межсетевые экраны и серверы FE
Следует определить топологию межсетевых экранов при планировании размещения серверов FE. Существуют три варианта размещения:
- Размещение сервера FE внутри сети до межсетевого экрана;
- За пределами межсетевого экрана;
- Размещение между двумя межсетевыми экранами.
Размещение сервера FE в пределах сети до межсетевого экрана
При размещении сервера FE до межсетевого экрана, сервер FE и остальная сеть отделяет от интернета один межсетевой экран.
Положительный аспект данной топологии заключается в его экономичности и обеспечении некоторого уровня безопасности для сервера FE и сети.
Недостатком данной топологии является то, что как только злоумышленник преодолеет межсетевой экран, он получит доступ в остальную сеть. Эта проблема связана не только с сервером FE. Её причиной является наличие только одного межсетевого экрана.
Размещение сервера FE за пределами межсетевого экрана
Размещение сервера FE за пределами единственного межсетевого экрана является, вероятно, наименее предпочтительным вариантом конфигурации, так как сервер FE полностью открыт, и число портов, которые необходимо открыть на межсетевом экране для обеспечения связи сервера FE с сервером BE слишком много.
Чтобы поместить межсетевой экран между серверами FE и BE, необходимо открыть следующие порты:
Размещение сервера FE между двумя межсетевыми экранами
Размещение сервера FE между двумя межсетевыми экранами является предпочтительным методом реализации технологии FE/BE.
Сервер FE защищается межсетевым экраном от интернета, и на этом межсетевом экране открыты только порты для клиентского доступа. На внутреннем межсетевом экране, расположенном между серверами FE и BE, должны быть открыты порты 135, 1024+, 445 и порты.
Кроме того, понадобится настроить два ключа реестра. Первым из них является ключ DisableNetlogonCheck. DSAccess подключается к Active Directory для проверки свободного дискового пространства, синхронизации времени и участия в процессе репликации с использованием NetLogon через RPC. Если запретить RPC-трафик через межсетевой экран, то нужно остановить проверку NetLogon.
Ниже приведены данные ключа реестра DisableNetlogonCheck:
На серверах FE следует создать ключ реестра для предотвращения отправки службой DSAccess пинг-пакетов на контроллеры домена, и это можно сделать посредством изменения ключа LdapKeepAliveSecs.
Пользовательские функции Outlook Web Access
С помощью интерфейса OWA пользователи могут устанавливать параметры конфигурации для следующих компонентов:
Сегментация OWA
Сегментация OWA обеспечивает возможность выборочно включать или отключать функции OWA в пользовательском интерфейсе браузера.
Сегментация полезна в том случае, если требуется ограничить функциональность клиента из-за вопросов, связанных с обучением, либо в соответствии с другими политиками, специфичными для организации, назначать приоритет для определенных функций либо снизить потерю производительности определенных функций на сервере, в сети или на низкоскоростном WAN-соединении, через которое работает клиент. Чтобы включить на сервере сегментацию, изменяют строку реестра следующим образом:
В значении ключа реестра указано "варьируется", так как вводимое значение зависит от возможностей, отображаемых в интерфейсе OWA. Для каждой отображаемой возможности необходимо просуммировать значения и ввести в реестр получившуюся величину. Значения представлены в таблице, которая взята непосредственно из файла справки Exchange 2000 (см. рис. 4).
Читайте также: