Outlook 365 room как узнать кто забронировал комнату
В рамках перехода на MS Exchange 2016, требуется организовать бронирование переговорных в MS Outlook и доступ ко всем календарям для секретарей ресепшионистов.
Вопрос:
Подскажите, каким образом можно предоставить права на доступ к просмотру всех встреч во всех календарях, а так же полный доступ к бронированию помещений для секретарей ?
Может есть статья об этом ?
Люди тратят здоровье, что бы заработать $, а затем тратят $, что бы вернуть здоровье!
Ответы
1. Доступ ко всем календарям можно получить если выдать права Reviewer для Default via Set -MailboxFolderPermission "room_mailbox@microsoft.com:\calendar" для всех сотрудников.
2. Запрет бронирования в переговорках
Set-CalendarProcessing - BookInPolicy , либо это делается через GUI в настройках пя переговорной
3. Встречи не будут пересекаться, если вы включите обработку конфликтов.
Set-CalendarProcessing AllowConflicts $FALSE
- Помечено в качестве ответа Vasilev Vasil Microsoft contingent staff 24 сентября 2019 г. 5:39
1. Открываете свою OWA, далее open another mailbox (выбираете переговорную), далее в OWA нажимаете на шестеренку и выбираете параметры, далее выбираете параметры->ресурс и справа будут разрешения резервирования. В них задаёте " Эти пользователи могут выполнять автоматическое планирование, если ресурс доступен. "
2. Да, правильно понимаете.
- Помечено в качестве ответа Vasilev Vasil Microsoft contingent staff 24 сентября 2019 г. 5:39
Все ответы
При добавлении в календарь помещения и просмотра времени брони и что в нем будет происходить, ресеп видит следующее:
Я так понимаю не хватает прав, ка ких можно предоставить ресепшионисту, что бы он видел все у всех ?
Люди тратят здоровье, что бы заработать $, а затем тратят $, что бы вернуть здоровье!
1. Полный доступ к бронированию переговорных есть есть у всех априори, если только он специально не закрыт.
2. В календаре переговорной выдайте права Reviewer для группы секретарей. Однако учтите что информация о private встречах будет недоступна (даже если выдать права Owner).
1. Полный доступ к бронированию переговорных есть есть у всех априори, если только он специально не закрыт.
2. В календаре переговорной выдайте права Reviewer для группы секретарей. Однако учтите что информация о private встречах будет недоступна (даже если выдать права Owner).
Вы имеете в виду данные права в свойствах ресурсного ящика через EAC-например ?
Люди тратят здоровье, что бы заработать $, а затем тратят $, что бы вернуть здоровье!
Нет, имею в виду доступ к календарю.
Если текущий доступ уже есть, то использовать Set-MailboxFolderPermission
Собственно выяснили следующую задачу (со слов ресепшена):
Так как сейчас переговорные бронируем только мы, нам нужно иметь доступ ко все календарям и видеть все встречи .И начиная с сегодняшнего дня , сотрудники не имеют право совершать бронирование . Сейчас мы видим только свои встречи .
Я так понимаю что необходимо:
1.Каким то образом открыть доступ к просмотру всех календарей сотрудников - хотя смысла не имеет, так как можно добавить группу календарей- скажем из переговорных в которых бронируются встречи.
2.Запретить бронирование в помещениях - тут по моему мнению нет логики, так как каждый имеет право забронировать встречу, но другое дело, что бы встречи в переговорках не пересекались.
Люди тратят здоровье, что бы заработать $, а затем тратят $, что бы вернуть здоровье!
1. Доступ ко всем календарям можно получить если выдать права Reviewer для Default via Set -MailboxFolderPermission "room_mailbox@microsoft.com:\calendar" для всех сотрудников.
2. Запрет бронирования в переговорках
Set-CalendarProcessing - BookInPolicy , либо это делается через GUI в настройках пя переговорной
3. Встречи не будут пересекаться, если вы включите обработку конфликтов.
Set-CalendarProcessing AllowConflicts $FALSE
- Помечено в качестве ответа Vasilev Vasil Microsoft contingent staff 24 сентября 2019 г. 5:39
1. Доступ ко всем календарям можно получить если выдать права Reviewer для Default via Set -MailboxFolderPermission "room_mailbox@microsoft.com:\calendar" для всех сотрудников.
2. Запрет бронирования в переговорках
Set-CalendarProcessing - BookInPolicy , либо это делается через GUI в настройках пя переговорной
3. Встречи не будут пересекаться, если вы включите обработку конфликтов.
Set-CalendarProcessing AllowConflicts $FALSE
По запрету бронирования, что-то не найду в EAC где данная настройка ?
Я так понимаю, в PowerShell в таком формате Set-CalendarProcessing -BookInPolicy , явно указав участников кто может это делать, остальным запрещено ?
Люди тратят здоровье, что бы заработать $, а затем тратят $, что бы вернуть здоровье!
1. Открываете свою OWA, далее open another mailbox (выбираете переговорную), далее в OWA нажимаете на шестеренку и выбираете параметры, далее выбираете параметры->ресурс и справа будут разрешения резервирования. В них задаёте " Эти пользователи могут выполнять автоматическое планирование, если ресурс доступен. "
2. Да, правильно понимаете.
- Помечено в качестве ответа Vasilev Vasil Microsoft contingent staff 24 сентября 2019 г. 5:39
И последний вопрос: для одного из ящика ресурсов я добил свою учетную запись для бронирования командой Set-CalendarProcessing -BookInPolicy , далее изменил необходимые права через OWA pen another mailbox, для секретарей. Во всех четырех ящиках ресурсов в календаре невозможно добавить встречи и собрания, кроме тех кому это разрешено, но в пятой переговорной я все же могу добавлять встречи, несмотря на то , что я указал только секретарей.. При помощи команды
я не нашел свою учетную запись.
Подскажите, где еще может фигурировать моя учетная запись, что позволяет мне создавать встречи в переговорной и как все же лишить ее прав ?
И обратный вопрос, как восстановить умолчания для пользователей, если будет необходимо позже предоставить вновь всем бронировать переговорки ?
Люди тратят здоровье, что бы заработать $, а затем тратят $, что бы вернуть здоровье!
По умолчанию, когда вы открываете новую форму собрания в Microsoft Outlook 2016, Microsoft Outlook 2013 или Microsoft Outlook 2010, русская версия, панель поиска комнат отображается на правой стороне экрана назначения и помощник по планированию экрана, как показано на следующих скриншотах. Кнопку управления поиском комнаты можно найти в группе Параметры на вкладке Meeting.
Вы можете скрыть поиск комнаты, выбрав управление поиском комнаты в группе Параметры ленты. Однако поиск номеров остается скрытым только в том случае, если его скрыть на экране назначения . Если скрыть его на экране помощник по планированию, переключиться на экран назначения и вернуться на помощник по планированию, поиск комнаты снова отображается. Кнопка управления поиском комнаты недоступна при создании встречи. Чтобы сделать ее доступной , можно выбрать приглашенных участников на вкладке "Назначение ".
Экран встречи в Outlook
Экран помощник по планированию в Outlook
В Outlook для Microsoft 365 кнопку управления поиском номеров можно найти рядом с полем Расположение на вкладке Meeting или на ленте при просмотре помощник по планированию экрана.
Вкладка Собрание Outlook в Outlook для Microsoft 365
Вкладка помощник по планированию в Outlook для Microsoft 365
Существует известная проблема, из-за которой доступные комнаты не отображаются в области поиска комнат при запуске собрания за пределами рабочего времени. Дополнительные сведения см. в сайте Отсутствие доступных помещений для собрания в нерабо рабочее время.
Ручное управление поиском комнат
Если вы скрываете поиск комнаты на вкладке Назначение формы собрания, следующие данные будут записаны в Windows реестра.
- Подраздел: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
- DWORD: RoomFinderShow
- Значение: 0 (Если впоследствии отображается поиск комнаты, это значение изменено на 1)
На этом пути подкайки местообладатель x.0 представляет вашу версию Office (16.0 = Office 2016 и Microsoft 365, 15.0 = Office 2013, 14.0 = Office 2010).
Если вы скрываете поиск комнаты помощник по планированию на экране формы собраний, эти данные реестра никогда не используются.
Администрирование поиска комнат через реестр
Точно следуйте всем указаниям из этого раздела. Внесение неправильных изменений в реестр может привести к возникновению серьезных проблем. Перед его изменением необходимо создать реестр для восстановления в случае возникновения проблем.
Существует два различных значения реестра, влияющих на поиск комнат. Какой из них используется, зависит от уровня управления, который вы хотите иметь над поиском комнаты, и от версии "Microsoft Exchange надстройки", которую вы установили.
Это RoomFinderShow значение — значение DWORD в следующем пути реестра (по Outlook версии):
Местообладатель x.0 представляет вашу версию Office (16.0 = Office 2016 и Microsoft 365, 15.0 = Office 2013, 14.0 = Office 2010).
Если RoomFinderShow = 0 в этих путях реестра, при запуске Outlook:
- По умолчанию поиск комнаты не отображается на экране назначения .
- Вы можете вручную включить поиск номеров на экране назначения .
- По умолчанию, если вы откроете новую форму собрания после того, как вы ввести поиск комнаты в другой форме собрания, поиск комнаты не отображается на экране назначения новой формы собрания.
- Если вы включим и отключим поиск комнаты вручную на экране назначения, в реестр ничего не будет записано.
Это RoomFinderForceDisabled значение было введено в обновлении к надстройки Microsoft Exchange". Он используется Outlook только после установки обновления для версии Outlook.
После установки обновления используйте следующие данные реестра, чтобы полностью отключить поиск номеров. Это дает вам еще большее управление поиском комнат, чем значение RoomFinderShow .
- Подраздел: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
- DWORD: RoomFinderForceDisabled
- Значения: 1 = скрыть поиск комнаты, 0 (или отсутствующий DWORD) = показать поиск номера
После установки RoomFinderForceDisabled 1 необходимого обновления значение Outlook не отображается на экранах поиска комнат на помощник по планированию или в форме собрания.
Еще один способ полностью отключить (скрыть) поиск номеров на помощник по планированию и экранах назначения — отключить надстройку "Microsoft Exchange". Для этого выполните следующие действия.
Мы не рекомендуем отключить надстройку Microsoft Exchange, так как она также отключает другие функции, такие как "Защита перед отправкой" и "Интеграция голосовой почты".
- На вкладке Файл выберите пункт Параметры.
- В диалоговом окне Outlook Параметры выберите надстройки.
- В разделе Надстройки в диалоговом окне Outlook Параметры выберите Перейти.
- В диалоговом окне COM надстройки очистить поле для надстройки Microsoft Exchange, а затем выберите ОК.
Загрузка надстройки Microsoft Exchange контролируется следующей записью реестра:
Если вы используете учетную запись Microsoft 365 или Microsoft Exchange с Outlook, вы можете использовать помощник по планированию и поиск помещений, чтобы запланировать собрания.
Примечание: Новый поиск помещений впервые доступен в Outlook для Microsoft 365 начиная с версии 2012 (сборка 13530.20316). Поиск помещений имеет зависимость от WebView2, который развертывание для Microsoft 365 клиентов началось 1 апреля 221 г. Версия 2101 (сборка 13628.20274) и более новые версии. Дополнительные сведения о WebView2 см. в документации администраторов: Microsoft Edge WebView2 и Приложения Microsoft 365 — развертывание Office | Microsoft Docs.
Выберите конкретные комнаты в finder комнаты. Эти конференц-залы настроены администратором Exchange или Microsoft 365 майкрософт.
Если собрание состоит из нескольких участников и занятых конференц-залов, может быть сложно найти время, которое будет работать для всех участников. Чтобы найти доступность для людей и помещений, на ленте помощник по планированию кнопку "Автозапрос" и зайдите в соответствующие условия.
Примечание: Эта функция заменяет рекомендуемые варианты времени в более ранних версиях Outlook.
Использование помощника по планированию
В почтовом ящикевыберите Новые элементы > собрание или в календаре, выберите Новое собрание. Чтобы создать приглашение на собрание, также можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Добавьте участников в поле "По".
В поле Тема введите описание собрания или события.
Выберите помощник по планированию на ленте. Вы увидите строку для каждого получателя, введенного в поле "По". Если вы хотите добавить дополнительных участников, введите их имена в любой пустой строке помощник по планированию.
Время занятости участников отображается темно-синим цветом. Время предварительной встречи участников отображается в сине-синем блоке с hashed, а время за пределами рабочих часов участников — в светло-сером цвете. Выберите доступное время для всех участников.
Чтобы выбрать оптимальное время для всех участников, воспользуйтесь поиском помещений в правом столбце. Вы можете узнать, сколько раз у участников возникают конфликты.
Использование поиска помещений
В новом собрании выберите кнопку помощник по планированию на ленте.
Выберите список помещений в списке Показать список помещений. Эти списки настроены администратором Exchange или Microsoft 365 Майкрософт.
Выберите доступную комнату, чтобы добавить ее в помощник по планированию и к собранию в качестве получателя.
В области Предлагаемые варианты времени выводится оптимальное время для собрания, то есть время, когда большинство участников свободны. Это время указано вверху области. Чтобы выбрать одно из предлагаемых вариантов, щелкните предлагаемый вариант времени в области Предлагаемые варианты времени. Вы также можете выбрать время вручную в сетке занятости.
Если вы хотите сделать собрание повторяющимся, в меню Собрание в группе Параметры нажмите кнопку Повторение ,выберите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения в запрос на собрание меню Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
Как посмотреть, кто приглашен на встречу в Outlook
Как организатор собрания в Outlook, после приглашения людей на собрание вам может потребоваться проверить список участников собрания, если вы случайно пропустили кого-то, кого следует пригласить. Также бывают случаи, когда нужно удалить человека с собрания. Чтобы узнать, кто приглашен на встречу, прочитайте дальше и узнайте, как это сделать.
Проверьте, кто приглашен на собрание в Outlook 2021 и более поздних версиях
Если вы используете Outlook 2021 или Outlook 365, для доступа к списку участников собрания вы можете сделать следующее:
1. в Календарь просмотра, найдите собрание, статус участника которого вы хотите проверить, затем дважды щелкните его. Примечание: Чтобы с легкостью просматривать все свои встречи и события, вы можете нажать Сменить вид под вкладкой Смотреть, А затем выберите Список в раскрывающемся списке.
2. Во всплывающем окне совещания перейдите к Отслеживание вкладка Теперь вы можете увидеть список участников собрания, как показано ниже.
Проверьте, кто приглашен на собрание в Outlook 2019 и более ранних версиях
Для пользователей Outlook 2019 и более ранних версий, чтобы проверить участников, которых вы пригласили на собрание, выполните следующие действия:
1. в Календарь просмотра, найдите собрание, которое хотите проверить, и дважды щелкните его. Примечание: Чтобы с легкостью просматривать все свои встречи и события, вы можете нажать Сменить вид под вкладкой Смотреть, А затем выберите Список в раскрывающемся списке.
2. Во всплывающем окне «Собрание» под Встреча вкладка, найти Отслеживание в Показать группа. Затем вы можете увидеть список участников собрания, как показано ниже.
Примечание. Если вам нужно добавить или удалить участников собрания в Outlook, следуйте инструкциям здесь: Как добавлять и удалять участников собрания (обязательного / необязательного / ресурса) в Outlook.
Статьи по теме
При создании нового собрания легко добавить участников. Иногда вам может потребоваться обновить существующее собрание и добавить больше участников. Либо в новом запросе на собрание, либо при обновлении существующего собрания, эта статья предоставит вам руководство по добавлению и удалению обязательных, дополнительных или ресурсных участников собрания.
Обычно мы можем легко отменить приглашение на собрание для всех участников, нажав кнопку «Отменить собрание» на вкладке «Собрание». Что если отменить приглашение на собрание только для одного участника? В некоторых случаях может потребоваться отменить приглашение на собрание для одного или нескольких участников по мере изменения ситуации. Здесь я покажу вам, как отменить встречу для одного/некоторых участников в Outlook.
В Outlook вы можете напрямую переслать приглашение на собрание конкретному человеку, используя функцию «Переслать» вручную. Но иногда вам может потребоваться автоматически пересылать приглашения на собрание конкретному человеку, когда вы принимаете собрание. В этой статье я расскажу о том, как как можно быстрее автоматически переслать приглашение на собрание человеку.
В MS Exchnage 2010 есть удобная функция для резервирования комнат для совещаний через MS Outlook, которая позволяет пользователям компании самостоятельно искать свободные комнаты для переговоров и бронировать их для будущих совещаний.
На рисунках ниже показан пример создания совещания в переговорной комнате № 431, а так же просмотр занятости всех переговорных комнат филиала.
Создание совещания в MS Outlook - Основные свойства совещания
Создание совещания в MS Outlook - Выбор свободной комнаты для совещания
Для того, чтобы у пользователей появилась возможность просматривать занятость переговорных комнат и резервировать их под свои совещания, в инфраструктуре MS Exchange нужно создать ресурсный почтовый ящик (room mailbox). Такой почтовый ящик является служебным, то есть у него нет определенного пользователя, к которому он привязан - ящик обслуживает только система: в Active Directory создается соответствующая заблокированная учетная запись, то есть вход в систему от имени ресурсной учетной записи произвести нельзя. Тем не менее к такому ресурсному почтовому ящику можно назначить модераторов, которые через подключение календарей к своему ящику смогут следить за посещениями переговорных комнат, а так же при необходимости одобрять или отменять запланированные совещания.
Для того, чтобы создать учетную запись и почтовый ящик комнаты, можно воспользоваться мастером в консоли MS Exchange, а можно выполнить такую команду PowerShell.
По умолчанию комнаты создаются с открытой политикой резервирования, то есть без модерации. В консоли MS Exchnage вновь созданный почтовый ящик комнаты выглядит следующим образом.
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Общие"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Информация о пользователе"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Учетная запись"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Информация о ресурсах"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Политика ресурсов"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Общие свойства ресурсов"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Запросы, подходящие под политики"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Запросы, не подходящие под политики"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Почтовые адреса"
После создания почтового ящика комнаты нужно назначить на него права редактирования секретарю офиса - модератору помещений. Это можно выполнить как в консоли MS Exchnage, так и в PowerShell.
Далее рекомендуется настроить политики резервации комнат, например установить размер комнаты, активировать автоматическое одобрение резерваций, настроить другие параметры. Ниже представлены рекомендуемые мной политики для обычных комнат для совещаний, открытых для всего персонала компании.
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Общие свойства ресурсов"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Политика ресурсов"
Свойства почтового ящика комнаты - вкладка "Информация о ресурсах"
Если необходимо, чтобы резервация комнат проходила только через секретаря, то необходимо изменить настройки запросов, подходящих под политики комнаты - установить флажок "Specify users who are allowed to submit in-policy meeting requests that will be automatically approved" (Пользователи, которым разрешено отправлять подходящие под политику запросы собраний, которые будут автоматически одобрены) в состояние "Selected users" ("Выбранные пользователи"), а список пользователей можно оставить пустым.
Для того, чтобы все пользователи организации могли просматривать занятость комнат и видеть, кто их зарезервировал, то необходимо назначить права на календарь почтового ящика комнаты. Это делается через Outlook пользователя с полными правами на почтовый ящик комнаты или через PowerShell.
Примечание. В примере календарь вызывается разными командами (ИМЯ:\Календарь и ИМЯ:\Calendar) только для того, чтобы показать, что внутри почтового ящика календарь может иметь разные названия, которые зависят от языковых настроек администратора, который подключал этот почтовый ящик сразу же после его создания (при первом запуске почтового ящика комнаты).
Для того, чтобы скрыть темы совещаний и того, кто зарезервировал комнаты, нужно убрать соответствующие разрешения из календаря.
Читайте также: