Отрицательная сумма ндфл при пересчете отпуска 1с
Нам иногда кажется, что консультанты 1С скоро начнут жаловаться на нас! Почему? Да потому, что мы раскрываем все их секреты! Недавно рассказывали почему задваиваются вычеты по НДФЛ, а в этой публикации приведем сразу шесть популярных причин почему не применяется вычет по НДФЛ при начислении зарплаты в программах 1С?! В общем, продолжаем делиться ценной информацией, которую не встретишь в интернете!
Причина № 1 – Превышен лимит доходов (350 000 рублей)
Это самая популярная причина неприменения вычета по НДФЛ, наверняка именно она первой пришла в голову, когда вы прочитали тему нашей статьи.
Напомним, что согласно пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ лицо не может воспользоваться вычетом с месяца, в котором облагаемый НДФЛ по ставке 13 процентов доход превысил 350 000 рублей.
Это хорошо видно в расчетном листке: в нашем примере в ноябре общий доход сотрудницы еще не достиг предела в 350 тысяч рублей и вычет применяется, а вот в декабре наступил предел по доходам и вычета больше нет.
То же самое правило применяется, если вы ввели в карточке сотрудника доходы и вычеты с предыдущего места работы. 1С суммирует все доходы с самого начала года.
Причина № 2 – Срок предоставления вычета
При первичном вводе вычета программа автоматически ставит срок «Декабрь текущего года» в столбце «Предоставляется по (включительно)».
Не все бухгалтеры позже исправляют эту строку, часто просто забывают об этом, поэтому с января следующего года вычет естественно уже не применяется.
Причина № 3 – Документ прекращения вычетов
Если вышеуказанные причины исключены, то стоит проверить не введен ли документ отмены предоставления вычетов в карточке сотрудника. Возможно случайно, а может и специально.
Причина № 4 – Вычет уже применился в другом документе
Это нередкая ситуация в учете. Например, не стоит искать вычет в документах начисления зарплаты, если в течение месяца у сотрудника были расчет отпускных или больничных. Вычет будет именно там.
И наоборот, вычет может примениться в более поздних документах, например, если вы сначала ввели «Разовое начисление», а затем сделали начисление зарплаты и взносов.
Причина № 5 – Специальная галочка в документе «Увольнение»
После увольнения сотрудник может получить доход в этой же организации (например, ему начислена премия и т.п.). Также он может быть заново принят в текущем году или на следующий день.
С недавних пор не только в 1С: ЗУП, но и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 есть такая фишка: если стандартные вычеты не нужно прекращать, то в документе «Увольнение» установите флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения».
Если флажок не установить, то вычеты прекратятся.
Причина № 6 – Некорректный учет
При плохом ведении учета в программах 1С и не соблюдении последовательности проведения документов можно обнаружить примененный вычет, например, майский, в документах за сентябрь.
Коллеги, может мы что-то упустили? Пишите ваши ситуации поиска вычета в комментариях.
В декабре начислены отпускные, которые выплатили в январе. При этом в 6-НДФЛ за 2021 год сумма отпускных попадает с минусом, а в отчете за 2022 год она задваивается. Почему так происходит?
Такая ситуация может возникать, если была нарушена последовательность работы с документами:
- Сначала провели документ Отпуск ( Кадры – Отпуска ) с датой выплаты отпускных декабрем 2021.
- Выплатили отпускные в январе 2022, доход был переучтен с декабря на январь.
- В документе Отпуск изменили дату выплаты на январь 2022.
Чтобы решить проблему заполнения отчетности, достаточно перепровести Ведомость на выплату отпускных. Смоделируем ошибку и ее решение на примере.
Сотруднику в декабре 2021 начислены отпускные. Планируемая дата выплаты в документе Отпуск – 29.12.2021 г.
Фактически выплату отпускных произвели 12.01.2022 г.
После выплаты отпускных в документе Отпуск изменили Планируемую дату выплаты дохода на 12.01.2022 г.
Проверим, как будет заполнена отчетность по НДФЛ за 2021 и 2022 годы.
В 6-НДФЛ за 2021 год попадет отрицательная сумма отпускных.
В отчете за 2022 год сумма отпускных будет задвоена.
Проблема возникает, потому что Планируемая дата выплаты дохода в документе Отпуск была изменена уже после того, как провели Ведомость . В момент проведения Ведомости программа сторнировала отпускные с даты выплаты дохода 29.12.2021 г. и отразила их на дату 12.01.2022 г. А когда изменили дату выплаты в документе Отпуск , отпускные повторно учлись на дату 12.01.2022 г. При этом доход на дату выплаты 29.12.2021 г., который сторнируется Ведомостью , «пропал». Это можно увидеть в записях регистра накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ: Отпуск и Ведомость регистрирует доход 2 раза на дату 12.01.2022 г. и при этом Ведомость сторнирует доход с даты 29.12.2021 г.
Открыть записи регистра Учет доходов для исчисления НДФЛ можно, перейдя по ссылке ( Сервис и настройки – Перейти по ссылке ):
e1cib/list/РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ
Чтобы устранить ошибку, перепроведем Ведомость на выплату отпускных. После этого, 6-НДФЛ будет заполняться корректно:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Вопрос по НДФЛ и перерасчет отпуска (результат перерасчета положительный и отрицательный).
Как правильно и наименее критично для учета НДФЛ делать перерасчет отпуска, при результат перерасчета положительный и отрицательный. Текущим месяцем? Или следующим месяцем? Перерасчетом исходного документа? Или документом — исправлением? Что делать с ведомостями, в которых уже удержан НДФЛ по исходному документу Отпуск.
Спасибо!
Мы получили ваш вопрос, наш консультант займется подготовкой ответа для вас.
Текущим месяцем? Или следующим месяцем?
Здесь зависит от того, закрыт ли исходный месяц начисления отпуска. Если все операции в этом месяце уже завершены, то делаем исправление следующим, если еще нет, то текущим. Месяц начисления не влияет на учет НДФЛ. Для учета НДФЛ важна дата получения дохода, а она для отпуска равна дате выплаты.
Вот с датой выплаты могут быть «заморочки». Для положительных перерасчетов лучше ставит верную плановую дату выплаты. Для отрицательных, а также для «продлений», когда месняются даты отпуска, но сумма остается той же — лучше ставить дату получения дохода исходного отпуска. (
Перерасчетом исходного документа? Или документом — исправлением?
Тут оба варианта допустимы. Я предпочитаю. всегда делать исправления. 🙂 Так лучше видно в учете НДФЛ историю. При пересчете текущего документа бывает потом сложно понять, почему удержаны другие суммы и правильно ли удержаны.
Что делать с ведомостями, в которых уже удержан НДФЛ по исходному документу Отпуск.
С уже проведенными Ведомостями в любом случае ничего не нужно делать. Перерасчет отпуска должен повлиять на будущие ведомости. По положительному перерасчету должно произойти удержание НДФЛ с доначисленного «кусочка». В результате отрицательного перерасчета следующее удержание НДФЛ должно уменьшиться.
Посмотрите: Учет излишне удержанного НДФЛ в межрасчетных документах (ЗУП 3.1.10)
Спасибо, Юлия!
Общие понятия что делать при перерасчетах отпуска — понятны.
Было бы замечательно, если бы были кейсы, четкие рекомендации, для бухгалтеров — как следует оформлять перерасчет отпуска в каждом конкретном случае.
Как пожелание.
Возможно уже есть такие кейсы для актуальных версий ЗУП?
Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска или был из него отозван, отпускные приходится пересчитывать. Как в таких случаях правильно начислить НДФЛ и страховые взносы, а также заполнить 6-НДФЛ и РСВ?
Болезнь работника во время отпуска
Начнем с наиболее распространенной ситуации, когда бухгалтеру, не допустившему ошибок при расчете отпускных, все же приходится вносить корректировки. Речь идет о болезни отпускника с последующим переносом отпуска.
Продление отпуска: перерасчет не нужен
Здесь напомним, что по правилам статьи 124 Трудового кодекса РФ в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Как видим, законодатель предусмотрел две равнозначные возможности: продление отпуска или его перенос. Однако для целей налогообложения эти варианты вовсе не одинаковы.
Так, если отпуск продлевается на время болезни, то никаких перерасчетов бухгалтер проводить не должен: за время болезни просто выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (письмо ФСС России от 05.06.07 № 02-13/07-4830). А отпускные остаются ровно в той сумме, в которой они были выплачены: ведь ни расчетный период, ни величина среднего заработка, ни продолжительность отпуска в данном случае не меняются. А значит, неизменными остаются суммы НДФЛ и страховых взносов. Никаких корректировок в отчетность по этому налогу и по взносам вносить не надо.
Заполнить, проверить и сдать 6‑НДФЛ и РСВ через интернет Сдать бесплатно
Перенос отпуска: если работник не согласен с удержанием отпускных
Иначе обстоят дела, если принято решение о переносе отпуска. В этом случае часть отпускных, начисленных за дни отпуска, в которые работник был нетрудоспособен, обретает статус излишне начисленной (выплаченной) суммы. Кроме того, как сказано в статье 139 ТК РФ, расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленного заработка и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Соответственно, при переносе отпуска на другой срок изменится как минимум расчетный период для исчисления отпускных. А значит, в этой ситуации бухгалтер вынужден делать перерасчет.
Но, как это ни странно, перерасчет отпускных вовсе не означает, что обязательно изменится база для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Дело в том, что порядок удержания сумм из заработной платы сотрудника регулируется статьей 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда работодатель вправе произвести подобное удержание. И в этой статье нет положений, позволяющих работодателю в случае переноса отпуска в порядке, предусмотренном статьей 124 ТК РФ, удержать из заработной платы (иных сумм, причитающихся работнику) сумму ранее выплаченного среднего заработка, сохраняемого на период отпуска.
Таким образом, работодатель не вправе в одностороннем порядке удержать из заработной платы сотрудника (иных сумм, причитающихся работнику, в т.ч. пособия по временной нетрудоспособности) сумму излишне выплаченных отпускных, которая образовалась из-за переноса отпуска на другой срок. Соответственно, если работник не согласен на такое удержание, то никакие корректировки в части суммы дохода не производятся. А значит, база для исчисления НДФЛ и страховых взносов не изменяется.
Более того, так как отпуск не отменяется, а лишь переносится, то у работодателя фактически отсутствуют основания для переквалификации соответствующих сумм: они как были отпускными, так ими и остаются вплоть до следующего отпуска сотрудника (тогда их можно будет учесть при определении размера соответствующей выплаты). А значит, не возникает и обязанность вносить изменения в регистры налогового учета в части кодов выплат.
Перенос отпуска: если работник согласен с удержанием отпускных
Если же с работником достигнута договоренность об удержании излишне выплаченных отпускных (она может быть оформлена заявлением работника или согласием на удержание), то величина дохода в виде отпускных уменьшится. Следовательно, налог на доходы физлиц, который приходится на отпускные, выплаченные за неиспользованные (т.е. перенесенные) дни отпуска, станет излишне удержанным.
Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ, налоговая база по НДФЛ определяется нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. Излишне удержанная налоговым агентом сумма НДФЛ, оставшаяся незачтенной в налоговом периоде, подлежит возврату в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ. Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ).
Соответственно, излишне удержанная при выплате отпускных сумма НДФЛ может быть зачтена при последующих выплатах этому сотруднику тех доходов, дата фактического получения которых, определенная по правилам статьи 223 НК РФ, приходится на этот же календарный год. Если такой зачет невозможен, то данная сумма НДФЛ должна быть возвращена сотруднику в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ. Другими словами, излишне удержанный при выплате отпускных НДФЛ можно зачесть в счет налога, который нужно удержать с больничного пособия или последующей зарплаты. Главное, чтобы даты фактического получения этих доходов (пособия или зарплаты) приходились на тот же год, что и дата получения отпускных.
При удержании отпускных и зачете НДФЛ также нужно помнить, что по правилам абзаца 2 пункта 1 статьи 210 НК РФ удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, не уменьшают налоговую базу по НДФЛ. Это значит, что если с согласия работника на сумму излишне выплаченных отпускных будет уменьшен, например, размер пособия по временной нетрудоспособности, то операции по начислению пособия, а также исчислению НДФЛ с суммы пособия все равно должны быть отражены в регистрах налогового учета и в отчетности. При этом все суммы нужно указывать без учета удержания. Более того, в силу пункта 1 статьи 210 и подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ такая сумма пособия, хотя и не выплачивается реально, так как «покрывается» ранее перечисленными отпускными, считается фактически полученной работником. Ведь, он ей распорядился, попросив зачесть в счет ранее выплаченных отпускных (т.е. фактически зачислить на счет работодателя).
Вышеизложенные правила нужно применить и при заполнении расчета 6-НДФЛ. В нем организация должна отметить как корректировку суммы отпускных, так и выплату пособия по временной нетрудоспособности (даже если сотрудник не получил «на руки» сумму пособия, т.к. она была полностью перекрыта ранее выплаченными отпускными). При этом в части больничного пособия отражаются именно начисленные суммы: полная величина пособия учитывается при формировании показателей по строкам 020 и 130, а исчисленный НДФЛ — по строке 040.
Корректировку отпускных необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ следующим образом: по строкам 020 и 130 указывается новая, то есть скорректированная сумма отпускных, а по строке 040 — сумма НДФЛ, исчисленная с новой суммы отпускных. При этом показатели по строкам 070 и 140 не корректируются — по ним отражается реально удержанная при первоначальной выплате среднего заработка сумма налога. То есть показатель по строке 070 становится больше, чем показатель по строке 040, что как раз и дает работодателю возможность зачесть или вернуть излишне удержанную сумму налога. Понятно, что если соглашение с работником об удержании отпускных достигнуто уже после того, как бухгалтер сдал расчет 6-НДФЛ, содержащий сведения по этим суммам, то придется подать корректирующий расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).
Что касается страховых взносов, то зачет отпускных в счет зарплаты или иных облагаемых взносами выплат не потребует перерасчета базы по взносам за период начисления отпускных. Не придется и представлять уточненный расчет по взносам. Объясняется это тем, что организация не допустила ошибок при изначальном заполнении РСВ (п. 1 и 7 ст. 81 НК РФ). А значит, скорректировать переплату можно в текущем периоде, начислив взносы на суммы выплат, уменьшенных на отпускные. Но если зачет производится в счет пособия по временной нетрудоспособности, то заявить о переплате можно только путем представления уточненного расчета за период начисления отпускных (как известно, на сумму пособия взносы не начисляются, а значит, при таком зачете просто не будет текущей выплаты, которую можно уменьшить).
Формируйте электронные реестры и сдавайте их в ФСС через интернет Сдать бесплатно
Отзыв работника из отпуска
Следующая ситуация, когда может потребоваться перерасчет НДФЛ и взносов при отсутствии ошибок в расчете отпускных, — отзыв сотрудника из отпуска. Здесь напомним, что работодатель имеет право отозвать сотрудника из отпуска только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Видимо, именно поэтому в Трудовом кодексе вообще никак не урегулированы денежные вопросы, связанные с отзывом из отпуска. Скорее всего, законодатели предполагали, что эти вопросы будут решаться индивидуально в каждом конкретном случае при получении согласия работника на отзыв из отпуска.
Как бы то ни было, сам ТК РФ не содержит никаких положений, регламентирующих порядок возврата или зачета сумм, выплаченных в качестве отпускных, в ситуации, когда сотрудник отзывается из отпуска. При этом работодатель не вправе самостоятельно удержать такие суммы (ст. 137 ТК РФ). Тем не менее, бухгалтер должен провести перерасчет отпускных, так как выплаченные суммы, приходящиеся на время после отзыва из отпуска, утрачивают статус отпускных. В зависимости от договоренностей с сотрудником, перерасчет отпускных при отзыве из отпуска может приводить к различным последствиям. Рассмотрим их подробнее.
Если вся сумма отпускных остается у работника
Предположим, стороны трудовых отношений договорились, что вся сумма отпускных остается в распоряжении работника, отозванного из отпуска (т.е. часть этой суммы становится своеобразной платой за прерванный отдых). В таком случае на дату подписания соответствующего соглашения (либо на дату издания приказа об отзыве, в котором указано, что отпускные остаются у работника) та сумма отпускных, которая приходится на время после выхода на работу, утратит статус среднего заработка, сохраняемого на период отпуска. Но при этом останется доходом сотрудника, выплаченным перед отпуском. Соответственно, в части страховых взносов для организации не возникнет никаких последствий: ни дата, ни сумма начисления не меняются, а тип облагаемого начисления здесь значения не имеет (п. 4 ст. 431 НК РФ).
А вот в части НДФЛ бухгалтеру придется произвести корректировку вида дохода в регистрах налогового учета, разбив отпускные на две части: собственно средний заработок, сохраненный на время реального отпуска (т.е. на период до отзыва из отпуска), и иной доход. Первый вид дохода отражается в отчетности по коду 2012, а второй имеет код 4800 (прил. № 1 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).
При этом в ситуации, когда отзыв из отпуска произошел после того, как НДФЛ по отпускным был перечислен в бюджет, изменение кода дохода никаких дополнительных последствий для организации — налогового агента не повлечет. Иначе обстоят дела, если на дату отзыва сотрудника из отпуска НДФЛ с отпускных еще не был перечислен в бюджет (напомним, что п. 6 ст. 226 НК РФ разрешает сделать это в последний день того месяца, в котором был выплачен средний заработок). В этом случае организации нужно перечислить НДФЛ с той части отпускных, которая превратились в «иной доход», не позднее следующего рабочего дня после достижения с работником соглашения о том, что все отпускные остаются в его распоряжении.
Если работник возвращает отпускные за период отзыва
Второй возможный вариант развития событий: отзываемый из отпуска сотрудник возвращает «лишние» отпускные на счет или в кассу организации. Такой возврат приводит к тому, что соответствующий доход в виде отпускных уменьшается, а значит, возникает переплата по страховым взносам и излишне удержанный НДФЛ. Давайте рассмотрим, как это скажется на отчетности компании.
Начнем с НДФЛ. Тут все зависит от периода, в котором работник возвращает деньги. Если возврат дохода происходит еще до того, как налоговый агент представил расчет 6-НДФЛ с отражением отпускных, то никаких «уточненок» не потребуется: в оба раздела расчета сразу попадут скорректированные суммы дохода и исчисленного НДФЛ. Другими словами, по строкам 020 и 130 нужно будет показать только ту часть отпускных, которая реально осталась в распоряжении сотрудника. Соответственно, по строке 040 следует указать НДФЛ, исчисленный с реального дохода. Также следует сразу отразить в расчете скорректированные данные по строкам 070 и 140, так как часть НДФЛ с возвращенной суммы отпускных утратит статус удержанной с дохода физлица и превратится в деньги самой компании — налогового агента (п. 9 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 29.04.14 № 03-04-05/20252). Эти средства, если они уже были перечислены в бюджет, организация может вернуть или зачесть в счет уплаты других налогов (ст. 78 НК РФ, письма Минфина России от 29.04.14 № 03-04-05/20252, ФНС России от 04.07.11 № ЕД-4-3/10764, от 19.10.11 № ЕД-3-3/3432 и от 06.02.17 № ГД-4-8/2085@).
Если же работник вернул деньги уже после того, как расчет 6-НДФЛ с суммой отпускных был передан в ИФНС, то придется сформировать уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ). Заполняется он точно так же, как было описано выше (т.е. в ситуации, когда работник вернул деньги до того, как бухгалтер сдал расчет 6-НДФЛ).
Что касается расчета по страховым взносам, то здесь у организации нет иного способа отразить переплату по взносам, кроме как представить уточненный расчет. В нем нужно указать уменьшенную сумму отпускных и, соответственно, уменьшенную сумму страховых взносов.
Если отпускные за период отзыва засчитываются в счет зарплаты
И наконец, возможен третий вариант действий. Он предполагает, что с работником достигнуто соглашение о том, что отпускные, приходящиеся на время после отзыва из отпуска, засчитываются в счет будущей заработной платы. Это значит, что в момент достижения такого соглашения эта сумма также меняет свой статус: отныне она является авансом по заработной плате. Соответственно, на эту сумму должен быть уменьшен доход в виде среднего заработка, сохраняемого на период отпуска.
В этом случае нужно, прежде всего, внести корректировки в регистры налогового учета. А именно: по коду 2012 отразить только ту часть выплаченной перед отпуском суммы, которая пришлась на период до отзыва из отпуска. Вторая часть отпускных (т.е. та часть, которая пришлась на время после отзыва из отпуска) будет определяться как зарплата и иметь код 2000.
Изменение регистров, в свою очередь, скажется на отчетности. Тут частично применимы выводы, сделанные выше в части возврата работником отпускных, выплаченных за период после отзыва из отпуска. Предположим, что выплата дохода в виде отпускных и достижение соглашения о зачете «лишних» отпускных в счет текущей зарплаты состоялись до срока сдачи 6-НДФЛ за период выплаты отпускных. В этом случае в расчет включается уже скорректированная (то есть рассчитанная только за период до отзыва из отпуска) сумма отпускных. Но при этом сумма удержанного НДФЛ указывается без корректировок, так как переквалифицированные отпускные все равно остаются доходом сотрудника. Зачтенную сумму отпускных нужно показать в расчете 6-НДФЛ как зарплату (ее следует отразить в расчете за тот период, когда был осуществлен зачет).
Если же зачет «лишних» отпускных в счет зарплаты проводится после представления расчета 6-НДФЛ, в котором отражены отпускные, то потребуется представить «уточненку».
Что касается расчета по страховым взносам, то, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации можно обойтись без корректировки отчетности за период начисления первоначальной суммы отпускных. Ошибок в исчислении страховых взносов допущено не было, поскольку база по страховым взносам формируется исходя из начисленных сумм на дату их начисления. Следовательно, формальной обязанности сдать утоненный РСВ в этом случае не возникает (п. 1 ст. 424 НК РФ, п. 1 ст. 421 НК РФ, п. 1 и 7 ст. 81 НК РФ). Нивелировать переплату по страховым взносам можно в периоде, когда будет произведен зачет «лишней» части отпускных в счет зарплаты. Для этого нужно отразить в расчете по взносам скорректированную (т.е. уменьшенную) сумму облагаемой страховыми взносами выплаты (зарплаты) и, соответственно, меньшую сумму страховых взносов.
В то же время, по правилам пункта 1 статьи 81 НК РФ, в целях установления соответствия между отчетностью по НДФЛ и по страховым взносам организация вправе внести корректировки в РСВ в части сумм вознаграждений, начисленных в периоде выплаты отпускных. Это особенно актуально в ситуации, если операции (выплата отпускных и начисление зарплаты, в счет которой удержана часть отпускных) приходятся на разные годы. В этом случае можно представить соответствующий уточненный расчет по взносам.
На практике зачастую возникают ситуации, когда бухгалтеру необходимо произвести перерасчет. Помимо основных начислений, которые выполняются документом «Начисление зарплаты», иногда случается необходимость перерасчета самого документа «Отпуск». Ситуации могут быть различны: ошибка бухгалтера при начислении отпуска (неверно указаны даты отпуска, данные для расчета среднего заработка и т.п.), досрочный выход (отзыв) сотрудника из отпуска, продление отпуска (по причине предоставления больничного листа на период отпуска или личное заявление сотрудника). И вот тут у бухгалтера возникает ряд вопросов: как изменить документ начисления отпуска? Как корректно произвести перерасчет начисления отпускных? А если программа пересчитает НДФЛ в связи с изменением начислений, то как это отразится в отчетности? По просьбам читателей начинаем цикл статей на эту тему с примера перерасчета НДФЛ при отзыве из отпуска в текущем периоде.
Изменение документов в текущем периоде вопросов обычно не вызывает, так как исправление отображается в этом же месяце. Единственный вопрос – это куда денется сумма уже выплаченных отпускных и НДФЛ с них? Рассмотрим на примере.
Сотруднику Белкиной Т.Е. предоставлен отпуск на 28 календарных дней с 03.06.2020 г. по 01.07.2020 г. Начисление и выплата отпускных произведены 01.06.2020 г. Необходимо отозвать сотрудницу из отпуска 15.06.2020 г. в связи с производственной необходимостью.
На вкладке «Начислено (подробно)» - суммы начисленных отпускных в разрезе по периодам и начисленная зарплата за июнь 2020 г.
Чтобы посмотреть расчет НДФЛ удержанного, на первой вкладке «Отпуск основной» нажмите кнопку-карандашик у поля «НДФЛ».
Откроется детализация НДФЛ по данному начислению.
Произведем расчет отпускных. В нашем примере пусть выплата состоится через банк.
Так как расчеты с сотрудником уже произведены, посмотрим, как это отражается в его расчетном листке.
Сформируем расчетный листок Белкиной Т.Е. в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате».
В расчетном листке видно:
• начисленные отпускные и зарплата за отработанные дни;
• выплату зарплаты и отпускных.
Сформируем отчет «6-НДФЛ» за 6 месяцев в разделе «Отчетность, справки» - «1С – Отчетность».
На данный момент в программе отчет 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:
По сотруднику Белкина Т.Е. сумма НДФЛ, исчисленного за период с начала года, равна сумме удержанного налога.
Чтобы посмотреть детализацию ячейки нажмите на ней правой кнопкой мышки и выберите «Расшифровать».
Во втором разделе отчета 6-НДФЛ также можно посмотреть расшифровку ячеек сумм полученных доходов и удержанного налога по датам.
Напоминаем, что по строке 100 указывается дата фактического получения дохода в виде отпускных выплат. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала, согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Т.е. по этой строке указывается тот день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц, когда по законодательству вы должны выплатить отпускные. В нашем случае мы начислили 1 июня данный отпуск и в этот же день планируем выплатить его.
По строке 110 указывается дата удержания налога, т.е. день фактической выплаты отпускных сотруднику. В нашем случае выплата, как и начисление отпускных, произошла 1 июня.
Строка 100 и 110 не всегда совпадают, бывает, например, вы начислили отпускные, приготовились выплатить, а в этот день бах(!) и счет блокирует налоговая инспекция. Соответственно, в строке 110 уже будет та дата, когда вы перечислите по факту отпускные после снятия ареста со счета.
Строка 120 устанавливается законодательно. В ней указывается срок перечисления налога. Для отпускных и больничных выплат эта дата должна быть не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. В нашем случае это 30.06.2020 г.
Сформируем справку «2-НДФЛ для сотрудников». Зайдём в раздел «Отчетность, справки» - «2-НДФЛ для сотрудников».
В ней также видно, что отклонений между исчисленным и удержанным налогом нет.
Далее возникает производственная необходимость отозвать работника из отпуска 15.06.2020 г. В данной ситуации месяц расчета у нас не меняется – это июнь, тот месяц, когда были начислены отпускные. В нашем примере расчетный период является «не закрытым», т.е. не произведен окончательный расчет и выплата зарплаты или не сформированы данные бухгалтерского учета.
Важно! До недавнего времени, исправления в текущем месяце производились в исходном документе. Пользователю достаточно было изменить дату окончания отпуска, и программа автоматически пересчитывала начисления и удержания.
Сейчас так сделать не получится!
А ведь действительно… Отпускные то уже выплачены в полном объеме. Предупреждение о невозможности исправления документа имеется также в нижней его части.
Что же делать в такой ситуации?
Рассмотрим действия пошагово.
В результате создается новый документ «Отпуск».
Шаг 2. Укажите месяц, в котором отражается исправление, дату окончания отпуска. Программа автоматически выполнит пересчет.
Внизу документа имеется отметка, что данный документ является документом-исправлением и рядом гиперссылка, по которой можно открыть первоначальный документ «Отпуск», в который мы внесли изменения.
В результате на вкладке «Начислено (подробно)» отобразится новый расчет отпускных.
НДФЛ также пересчитан, исходя из сумм нового начисления.
У пользователя сразу возникнет вопрос – «Если произведено новое начисление, где увидеть сторнируемые суммы «старого» начисления?» В таблице с начислениями они не отображаются, так как исправление произведено в текущем месяце.
Кроме тех записей, которые видит пользователь, документ формирует записи движений по регистрам. У каждого документа свои регистры, и чтобы посмотреть их нажмите кнопку «Еще» в верхней части документа и выберите «Движения документа».
Если рассмотреть записи каждого регистра, в них и «прячутся» суммы нашего перерасчета. В них фиксируются не только суммы начислений, НДФЛ, но и учет количества использованных дней отпуска. В отчете видно, что дни предыдущего начисления сторнированы, и зафиксировано новое количество дней.
Использование дней отпуска можно посмотреть, нажав гиперссылку «Как сотрудник использовал отпуск» на первой вкладке документа.
В результате отобразится отчет с накопленными и использованными днями отпуска. В примере видно, что в результате исправления (сторно) сотруднику вернули 28 дней и использовали 16 – вновь начисленный отпуск.
Сформируем расчетный листок сотрудника Белкиной Т.Е.
В расчетном листке виден перерасчет и сумма НДФЛ. В результате образовалась переплата и долг за сотрудником.
Сформируем 6-НДФЛ за полугодие 2020 г., посмотрим, как сторнирование отпуска повлияло на отчет.
Сравним расшифровки ячеек с суммами исчисленного и удержанного НДФЛ.
Сумма исчисленного налога за период отличается от суммы удержанного НДФЛ.
Это же расхождение мы увидим, сформировав справку «2-НДФЛ для сотрудников».
Второй раздел формы 6-НДФЛ за полугодие при этом не изменился.
В письме от 12.03.2018 г. № 20-15/049940 УФНС России по г. Москва пояснило, как перерасчеты отражать в расчете по форме 6-НДФЛ в случаях:
• если в результате перерасчета произведена доплата отпускных
• или если в результате перерасчета сумма отпускных уменьшилась.
В первом случае доплата отражается в и в разделе 1, и в разделе 2 расчета 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором доплата произведена.
Во втором случае (это как раз наш пример) необходимо подать уточненный расчет 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором выплачены отпускные. При этом в разделе 1 уточненного расчета следует отразить суммы с учетом уменьшения суммы отпускных, а раздел 2 не корректируется, то есть в нем отражаются первоначальные данные по отпускным. Подать корректировку нужно в том случае, если первичный отчет уже отправлен в налоговую инспекцию.
При последующем начислении зарплаты и выплате зарплаты сумма перерасчета автоматически учтется.
Убедимся в этом. Начислим зарплату за июль месяц. На вкладке «НДФЛ» видим налог, рассчитанный за текущий период.
После выплаты зарплаты сформируем расчетный листок сотрудника в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате». В нем видно, что в сумме зарплаты к выплате учтена сумма перерасчета, учтен долг работника.
Сформируем отчет 6-НДФЛ и сравним сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по сотруднику Белкиной Т.Е. После начисления зарплаты программа автоматически учла предыдущие наши перерасчеты и изменения. НДФЛ исчисленный за период равен НДФЛ удержанному.
Сформируем отчет «2-НДФЛ для сотрудников» после выплаты заработной платы.
В отчете видно, что отклонений по НДФЛ не имеется.
Таким образом программа контролирует любые изменения и перерасчеты, и при необходимости автоматически учтет их при последующих расчетах и выплатах.
Читайте также: