Отчет по подразделениям в 1с унф
Уже после того, как мы поработали с нашим отчетом так, как я рассказывал вот здесь , наш отчет стал гораздо понятнее. Но совершенству нет предела, и сегодня мы сделаем его не только понятнее, но и красивее.
Так что продолжаем.
Как вы помните, у нас уже имеется довольно веселый, цветной отчет. Однако, и он еще далек от идеала.
Мы попробуем поработать со шрифтами, увеличим высоту строчек, отцентрируем заголовки. Я также предлагаю выделить цветом начальный и конечный остаток, чтобы визуально сделать акцент на значениях эти столбцов.
Заходим в раздел Настройки, переходим на вкладку – Условное оформление. Это вкладка для творчества, так что здесь можно покреативить. Нажимаем – Добавить.
У нас выпадает окошко – Редактирование элемента условного оформления. Здесь можно выбрать цветовые решения, но в данном конкретном отчете меня все устраивает. Обратите внимание, что в конечном отчете будут применены только те параметры, возле которых выставлена галочка.
Мы хотели изменить шрифт, нажимаем на кнопку Шрифт, выберем 9-й размер. Тут большое количество разных шрифтов, я выберу «Шрифт диалога и меню» – он меня полностью устраивает.
Двигаемся дальше. Обратите внимание на очень любопытный параметр – отступ. Его хорошо применять, если у вас много группировок, тогда каждую из них можно последовательно отодвигать от левой части таблицы. В нашем случае в этом нет необходимости, т.к. базовый макет отчета, который мы выбрали на предыдущем шаге настроек, уже предусматривает использование отступов.
Следующие часто используемые нами параметры форматирования – это Горизонтальное и Вертикальное положение.
По умолчанию , текст отформатирован по левой стороне, числа по правой. Для основной части таблицы меня это устраивает, поэтому в блоке Горизонтальное положение ничего не трогаем.
В блоке Вертикальное положение выберем вариант Центрировать. Потому что, по умолчанию, все данные прижаты к верхней строчке, что не особо красиво, особенно, если высоту строчек увеличить.
Дальше нам нужен параметр Формат. Здесь можно настроить числовые значения в том виде, в каком они нам нужны. Например, если я не хочу копейки, а мне достаточно округление до рублей, я выбираю в блоке Точность - ноль. Когда вы будете менять формат так, как вам хочется, внизу вы сможете сразу видеть, как будет выглядеть наше значение после настроенных форматов.
Есть еще интересная кнопка – Настройка представления нуля. Этот формат показывает нам, как выводить числовое значение, если оно будет равно нулю, например, можно заменить значение на какой-нибудь текст. В нашем отчете этого не нужно, но в вашем может понадобиться, обратите внимание.
Еще интересное значение – Шаблон форматирования числа. Интересно тем, что к числу можно добавить текстовое значение. Например – рубли. Тогда в отчете соответственно будет не просто число, а число с добавленной валютой.
За параметром Формат следует еще один полезный параметр Выделять отрицательные. Мы этот параметр задействуем и в нашем отчете отрицательные значения будут все выделены красным цветом.
Следующие полезные и часто используемые нами параметры ширина столбца и высота строк. Стандартно, мы настраиваем минимальные значения этих параметров, не ограничивая их с обратной стороны. Но это дело вкуса и конкретных данных. Если эти параметры не настраивать, ширина и высота подбираются автоматически.
Возвращаясь к нашему отчету, мы настроим только параметр Минимальная высота. Поставлю 15, для внутренней части таблицы, на мой вкус – это оптимальное значение.
Вкладку Оформление мы с вами закончили. Вкладки Условия и Оформляемые поля нам пока не понадобятся, но понадобится вкладка – Дополнительные. В ней мы указываем ту часть таблицы, к которой мы применяем наши параметры.
В данном случае, мы применим их к нашей внутренней части таблицы. Таблица условно делится на три части – Заголовок полей, Итог и Группировки (Иерархическая группировка). Разница между Группировкой и Иерархической группировкой в том, что последняя применяется тогда, когда отдельные показатели выводятся с иерархией (например, из справочников Номенклатуры, Контрагенты). Для нашего отчета нужно поставить только одну галочку – в Группировке.
Теперь займемся заголовком. Цвет меня полностью устраивает, а в шрифтах я поставлю выделение полужирным шрифтом. Далее центрируем заголовок как по вертикали, так и по горизонтали. В заголовках у нас только текст, поэтому формат и выделение отрицательных значений нам не нужно. Минимальную высоту настроить нужно, это позволит выгодно визуализировать заголовок. Поставим побольше – 30. В разделе Дополнительно отмечаем тот раздел таблицы, в котором нужно его применить: это – Заголовки полей.
Переходим к более сложным нюансам – мы планировали выделить настройкой столбцы начального остатка и конечного остатка. Я предлагаю покрасить эти столбцы не в белый, а в светло-желтый цвет, тогда они будут в нужной степени отличаться от других. Нам необходимо настроить выведение желтого фона вместо белого не для всех строчек, а только для показателя Заказ покупателя. Контрагенты пусть останутся голубыми.
Мы выбираем в верхней части окна настроек конкретную группировку – Заказы покупателя. Переходим на вкладку Оформление. Видим, что по умолчанию для этой группировки нет своих настроек, но поскольку мы хотим его настроить, ставим соответствующую галочку в блоке - Текущий элемент имеет собственное условное оформление. Дальше жмем Добавить, и переходим к оформлению.
Нам нужно настроить только один – первый параметр Цвет фона. Находим там нужный нам цвет и выбираем его. Дальше переходим к дополнительным вкладкам, которые мы до этого пропускали. Начнем с вкладки – Дополнительное. Выбираем там область применения– В группировке. Теперь нам надо выделить те столбцы, цвет которых мы хотим поменять. Перетаскиваем в правый блок интересующие нас реквизиты: Всего начальный остаток и Всего конечный остаток. Сохраняемся.
С настройками форматов мы закончили. Но возможности настроек на этом не исчерпаны.
Давайте еще, например, поменяем названия некоторых столбцов. Допустим, нам не очень нравится названия – «Увеличение долга контрагента» и «Уменьшение долга контрагента». Поменяем их на более понятные для руководства названия. Правой кнопкой мышки вызываю меню, и в строчке – Установить заголовок – меняем «Увеличение долга контрагента» на «Реализовано», а «Уменьшение доли контрагента» - на «Оплачено».
Таким образом, мы отцентрировали заголовок, сделали крупнее шрифт, увеличили высоту строк, подсветили отрицательные значения, отформатировали до целого все числовые значения и выделили два столбца остатков.
Не забываем сохранить наши результаты и убедиться, что они стали гораздо удобнее и красивее прежних.
А также не забываем, что если у вас есть вопросы по настройке отчетов в УНФ, вы можете писать их прямо сюда в комментариях, я отвечу сразу же и с удовольствием.
В данном обзоре мы рассмотрим как в программе 1С:УНФ работать со справочником Контрагенты.
Работа со справочников Контрагенты в 1С:УНФ
Журналы Покупателей, Поставщиков и прочих контрагентов
Иерархия и быстрые отборы
Создание контрагентов и заполнение реквизитов по ИНН
Контактная информация и контактные лица
Настройка аналитики расчетов и счетов учета
Документы, договоры, банковские счета, события, прикрепленные файлы, отчеты, виды цен и номенклатура поставщиков, отчеты по контрагентам в 1С:Управление нашей фирмой
Карточка контрагента начиная с версии 1.6.25 стала еще наглядней. Теперь вид контрагента - юридическое или физическое лицо - стал основной информацией для заполнения. Добавлена возможность изменить основной вид контрагента, используемый по умолчанию. Теперь, если компания работает в основном с физическими лицами, можно указать это в настройках. При создании нового контрагента по умолчанию будет выбран нужный вид. Ранее все контрагенты по умолчанию создавались как юридическое лицо.
Контактная информация контрагента отображается в более удобном виде. Теперь она занимает меньше места, но при этом стала более функциональной. Не нужно переключаться между вкладками для просмотра истории или должности. Вся информация по работе с контактами содержится на вкладке Основное. Кроме того, благодаря свернутому отображению контактов карточка контрагента открывается быстрее даже при большом количестве контактов. В карточке и списке контрагентов появились данные о головном контрагенте и его подразделениях. Это поможет просматривать структуру подразделений контрагента и быстро находить нужного контрагента из иерархии.
В новой версии обновился внешний вид карточки контрагента. Она стала информативнее: вид, юридические данные и контактная информация контрагента вынесены на первый план. При создании новой карточки эти данные будут указываться пользователями в первую очередь.
Изменение поможет организовать корректное отображение данных в программе и подстановку в печатных формах документов.
Информация о контактах занимает меньше места благодаря свернутому отображению. В свернутом виде информация о контакте выводится строкой: наименование, должность и контактная информация контакта.
Такой вариант отображения помогает визуально отделить контакты с заполненной информацией от незаполненных.
По кнопке Еще в группе контакта можно указать для него:
- Использовать как основной. Контакт, установленный как основной, автоматически подставляется в события и печатные формы.
- Использовать как подписанта. Контакт, назначенный подписантом, автоматически подставляется в печатные формы.
- команды Переместить вверх и Переместить вниз позволяют изменить порядок контактов в карточке контрагента.
- Показать контакт в списке. Открывает список контактов контрагента в отдельной форме для просмотра дополнительной информации.
Появилась возможность настроить основной вид контрагента, заполняемый программой по умолчанию.
Ранее все контрагенты по умолчанию создавались как юридическое лицо.
Теперь, если компания ведет работу в основном с физическими лицами или ИП, можно указать основной вид, который будет использоваться по умолчанию в новой карточке.
Для настройки переходим в раздел Настройки - Настройки пользователей и прав - Пользователи - Настройки пользователя. Настройка Основной вид контрагента заполняется для каждого пользователя.
При создании нового контрагента в карточке сразу будет выбран вид, указанный в настройке Основной вид контрагента.
Если Основной вид контрагента не заполнено для пользователя, то, как и раньше, по умолчанию создается контрагент вида Юр. лицо.
В карточке и списке контрагентов отображается информация о головном контрагенте и его подразделениях.
Это поможет просматривать структуру подразделений контрагента и быстро находить нужного контрагента в иерархии. Установить признак головного контрагента можно в группе Юр. данные.
Обратите внимание, если контрагент уже используется как основной для другого контрагента, в его карточке отсутствует поле Головной контрагент.
По ссылке Подразделения можно просматривать структуру головного контрагента и его подразделений.
Для просмотра информации о головном контрагенте в списке справочника Контрагенты необходимо включить отображение колонки Головной контрагент в меню Еще - Изменить форму.
Для этого в окне Настройка формы отметьте флажками группу Головной и элементы в группе. Примените изменения.
В списке контрагентов появится колонка Головной с информацией о головной компании контрагента и ее подразделениях.
Такой вариант отображения позволит выполнять поиск по данным головного контрагента или подразделений.
При клике на данные в колонке выводится иерархия контрагентов.
Кроме того, информация о головном контрагенте доступна в панели контактной информации (справа).
Появился механизм вести учет и анализ денежных средств по проектам и подразделениям. Новые аналитики присутствуют как при настройке отчетов по фактическим денежным операциям, так и при планировании. Проект и подразделение можно выбрать непосредственно в документе движения денежных средств или указать из заказов покупателей, контрагентов, договоров.
Для использования возможности учета движения денежных средств по подразделениям нужно установить флажок Несколько подразделений в разделе Компания - Еще больше возможностей.
Для учета по проектам установите флажок Проекты в разделе Продажи - Еще больше возможностей.
В документах движения денежных средств появятся поля для указания проектов и подразделений.
Если в документе есть табличная часть, возможно разделение суммы платежа по нескольким проектам и подразделениям.
Для определения проекта и подразделения используется правило для заполнения статей движения денежных средств: если в строке табличной части не заполнен проект или подразделение, то значение заполняется из шапки документа.
Для заполнения новых аналитик используются следующие правила:
- Определение проекта и подразделения на основание заказа покупателя. Для документов, созданных на основании заказов покупателей, проекты автоматически заполняются значениями из заказа. Проекты и подразделения заполнятся автоматически, если в документе указан заказ поставщику, созданный на основании заказа покупателя.
- Определение проекта по контрагенту. Проект в документе по движению денежных средств заполняется значением активного проекта для контрагента. Активным проектом по контрагенту считается проект, в котором заполнен контрагент и договор, а также введены пустые даты начала и окончания проекта, либо когда текущая дата попадает в интервал проекта.
- Заполнение подразделения на основании документов по оплате труда. В документах выплаты заработной платы как одному сотруднику, так и по ведомости подразделение определяется автоматически.
Анализ полученных результатов можно увидеть в обновленном отчете Денежный поток подсистемы Анализ бизнеса.
В отчете Денежный поток появились три варианта группировки:
- По показателям.
- По проектам.
- По подразделениям.
Добавлены новые отборы и переключатель Показывать пустые строки.
При включенном состоянии в отчет выводится вся иерархия показателей, даже, если по ним не было движений.
В выключенном состоянии видимы только те строки, по которым был расход или поступление денег.
Вне зависимости от варианта группировки отчет стал более информативным.
Детализация движения денежных средств по проектам и подразделениям возможна и при подготовке бюджетов.
В документе Бюджет появились соответствующие колонки, доступные при нажатии на расшифровку суммы.
Доходы и расходы по проектам и подразделениям
Начиная с версии 1.6.23программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) по проектам можно учитывать не только денежных средств, но и доходы, расходы и финансовый результат.
Проект можно создать на основании контрагента и договора.
Либо укажите Проект и Подразделение при создании документа Заказ покупателя.
Тогда во всех документах, созданных на основании заказа покупателя, аналитики проект и подразделение будут использованы из заказа.
Для учета расходов на заработную плату по проектам указывайте Проект для каждого сотрудника в табличной части документа Начисление заработной платы.
Таким образом, доходы и прямые расходы учитываются в детализации по проектам.
Косвенные расходы, которые не относятся на конкретный проект (коммерческие, управленческие), будут распределены по проектам при закрытии месяца аналогично распределению по подразделениям.
Для этого у косвенных расходов должен быть установлен тип счета Расходы, распределяемые на финансовый результат и один из способов распределения.
Распределяются все расходы, у которых не указана аналитика Проект, пропорционально выбранной базе распределения: объему продаж (количество), выручке, себестоимости или валовой прибыли.
После распределения отчет Доходы и расходы помимо варианта Показатели (в целом по бизнесу) имеет варианты Проекты и Подразделения.
Добавлена возможность использовать Проекты и при подготовке бюджетов.
Теперь вы можете подготовить отдельный бюджет по каждому подразделению и проекту.
Или детализировать плановые значения в общем бюджете компании до проектов и подразделений.
Планируйте по проектам и подразделениям, сравнивайте планы с полученными фактическими значениями в отчетах Анализа бизнеса План-факт.
Принимайте управленческие решения на основании полной информации в детализации по проектам и подразделениям от денег до финансового результата.
Расходы: указать проекты в перемещении запасов
Начиная с версии 1.6.25 в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) появилась еще одна возможность относить расходы на конкретный проект. В документе Перемещение запасов с видом операции Списание на расходы появилась возможность указывать Проект.
Если документ создается на основании Заказа покупателя, то проект автоматически заполняется значением из этого заказа.
Сегодня мы рассмотрим создание сотрудников и подразделений.
Переходим на начальную страницу и нажимаем на кнопку «компания»
В компании нам нужно выбрать «подразделения»
Здесь мы можем создавать наши подразделения, а также использовать как основное подразделение
Для создания подразделения нажимаем на кнопку создать. После этого у нас открывается меню создания — организационно-структурная единица компании
Здесь мы указываем наименование, выбираем из списка тип, отмечаем принадлежность нашей структурной единицы к какой-либо группе, указываем подпись ответственного за данную организационную структуру, а также телефон и фактический адрес
После того, как мы заполнили организационно-структурную единицу, нажимаем на кнопку «записать». Наша организационно-структурная единица создалась.
Теперь переходим во вкладку «отчеты»
Для этого нам нужно указать слово для поиска: либо название отчета, либо его тег
Далее переходим во вкладку «счета учета». Счета учётов редактируются только для розницы с суммовым учетом.
Возвращаемся во вкладку “основное” и нажимаем на кнопку “записать и закрыть”.
Мы видим, что наша структурная единица создалась.
Теперь приступим к созданию сотрудников.
Закрываем наше подразделение, возвращаемся в компанию и нажимаем на вкладку “сотрудники”
Здесь мы можем создавать как сотрудников, так и группы. Нажимаем на кнопку “создать группу” и мы переходим в меню для самого создания.
Вводим в “наименовании” название группы. Затем нажимаем на кнопку “записать и закрыть”.
Мы видим, что у нас создалась группа, далее мы создадим сотрудников для этой группы.
Нажимаем на кнопку “создать”. У нас открывается меню, для создания нашего сотрудника.
Заполняем все необходимые поля данными нашего сотрудника. После заполнения всех полей нажимаем на кнопку “записать”.
Переходим во вкладку “счета учета”. При необходимости редактируем поля. Далее переходим во вкладку “отчеты”.
Распределение затрат, взаиморасчеты. Общим доп. разрез аналитики, можно выключить, но если я не путаю, кажется выключить нельзя - если уже использовались.
(3) _KaA, вот про распределение затрат хотелось бы поподробнее, т.к. именно оно и смущает.
смутно догадываюсь, что притянули в УНФ Подразделение из БП, но в УНФ есть Направление бизнеса
хотя документ Распределение затрат именно по Подразделению работает, и как будет без подразделения.
Извините, но в этой теме я ориентируюсь только на ощупЪ (пока не потрогаю не смогу сказать). А вы закрытие месяца делаете или все распределяется в ручную?
Распределение затрат и подразделения.
Важный нюанс: чтобы работало - нужно корректно указывать Подразделение в нужном документе. Автоподстановка подразделения не всегда совпадает с жизнью.
1. Себестоимость производства. Здесь вроде бы все просто и логично, т.к. документы Производство обычно проводят именно сотрудники производства. Проводите Производство танков от подразделения Цех 1, а Производство самолетов от подразделения Цех 2. Соответственно и затраты, скажем, зарплата рабочих Цеха 1 попадет только в себестоимость танков, если правильно настроите.
2. Финансовые результат. Можно добиться отнесения на финансовый результат затрат подразделений. Здесь нужно больше внимания, логика 1С не всегда стыкуется с логикой бизнеса. Скажем, есть отдел по продаже танков, есть другие отделы по продаже. Хочется зарплату отдела по продаже танков отнести на финансовый результат по продаже танков. Это можно сделать, только в РАСХОДНОЙ НАКЛАДНОЙ с танками нужно именно этот отдел указать в качестве подразделения. А если накладные для всех отделов продаж выписывает один кладовщик? А если было что-то срочное, и Расходную накладную выпишет директор, который относится к подразделению Администрация?
PS
Лучше исходить из желаемой аналитики и Ваших бизнес-процессов. И уже под них инструмент подбирать. Выбирать самый простой путь не всегда правильно, может оказаться, что захочется большего, причем за предыдущие периоды. А это много ручной работы.
сначала распределение, потом закрытие, контроль по остаткам прямых и косвенных затрат.
смотрю-ковыряю УНФ. если не ошибаюсь, то для прямых распределяемых затрат нужны подразделения, иначе не определим базу для распределения, так?
использование только косвенных затрат, наверное сильно исказит картинку
собственно почему возник вопрос:
Появилось, как водится, несколько юрлиц. и у каждого юрлица свои подразделения по сути одно и тоже, только виртуальные для выгрузки в бп и прочих нужд программ, а не бизнес-порцесссов.
в результате три юрлица по три подразделения - 9 единиц. путаться стали. как вариант отключить их, т.к. не сильно нужны в реальной жизни, но пока не понимаю, как отразится на учете.
Я не настолько хорошо знаю вопрос, чтобы утверждать однозначно, но предположу, что если учета по подразделениям нет, то в этом случае они не учитываются при определении базы для распределения (само ведь производство было). Предположу, что раз галочку Учет по подразделениям можно убрать, то все будет считаться.
Чем это грозит - не знаю. Особенно, если будет синхронизация с БП. Может быть эта галка будет включена принудительно. (Если такая синхронизация планируется, то чем раньше Вы ее включите, тем лучше - по умолчанию при этом возникает тип договоров и меняется префикс).
Не зная Ваших бизнес-процессов, числа сотрудников, числа проводок и т.п. можно только гадать, как лучше.
Вдруг не знаете: каждому сотруднику можно указать основное подразделение, которое будет подставляться по умолчанию. Для каждого подразделения можно настроить правила автоперемещения запасов.
Т.к. каждое подразделение можно привязать к организации, возможно все будет подставляться автоматически, нужно будет лишь Заказ покупателя и Заказ поставщика правильно оформить.
Читайте также: