Отчет кассира в 1с
Вопрос правильности ведения учета по разделу денежных средств – один из самых важных. И не только потому, что это учет достаточно сложен сам по себе, но и потому, что связан с таким серьезным показателем работы учреждения, как денежные средства. В этой статье хотелось бы рассмотреть порядок работы такого должностного лица, как кассир, в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0».
Начну с того, что кассиром является должностное лицо, основными обязанностями которого являются выдача и прием денег, ценных бумаг.
В программе 1С: БГУ 2.0 есть специальный рабочий стол для кассира, с помощью которого все необходимые операции можно выполнять быстрее.
Но предварительно хотела бы обратить ваше внимание, что программы 1С предусматривают возможность разделять права пользователей в соответствие с исполняемыми обязанностями. Сделано это с целью повышения безопасности и выполнения каждым сотрудником только тех операций, которые он должен производить в соответствие с должностной инструкцией.
Администратору программы необходимо зарегистрировать кассира и предоставить ему соответствующие права:
В открывшемся списке пользователей программы можно давать доступ новым сотрудникам. В демонстрационной базе уже имеется кассир, поэтому продемонстрирую права, которые предоставлены этому сотруднику:
Также для пользователя с правами «Кассир» уменьшен список разделов, вот так выглядит рабочее место кассира в интерфейсе «Такси»:
Как видно на рисунке, рабочее место кассира разделено условно на две части: приходную и расходную:
Но в данном интерфейсе не сможет работать кассир, который осуществляет работу с новыми онлайн-кассами в соответствие с 54ФЗ, потому что прав для таких операций недостаточно. Поэтому рассмотрим пользователя, у которого расширенные права:
Алгоритм работы кассира включает в себя следующие пункты:
1. Первое, что нужно сделать кассиру, чтобы приступить к работе с онлайн-кассой – это открыть смену. Удобнее всего это сделать из специального окна «Управление фискальным устройством»:
Здесь необходимо выбрать кассу и открыть кассовую смену:
ВАЖНО: при открытии кассовой смены онлайн-касса выдает чек об открытии смены, его необходимо сохранять для отчетности кассира.
Часто спрашивают о том, нужно ли открывать смену, если объем поступающих денежных средств, которые необходимо проводить через онлайн-кассу, небольшой. В 54 ФЗ по этому поводу сказано: открывать кассовую смену необходимо непосредственно перед совершением платежных операций. Это означает, что открывать смену достаточно тогда, когда в этом есть необходимость. Но, обратите внимание, что выполнять платежные операции с использованием онлайн-касс нужно не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Это означает, что закрывать смену нужно каждые 24 часа в обязательном порядке вне зависимости от того, были операции или нет.
2. Осуществлять платежные операции при помощи кассовых чеков. В программе 1С БГУ 2.0 кассовые чеки называются «Чек ККМ»:
3. Проверка состояния текущих расчетов (без гашения).
Так как в процессе расчетов может появиться необходимость сверки расчетов, то можно воспользоваться специализированным отчетом, который не закрывает кассовую смену и позволяет после продолжать работу кассира. Находится этот отчет также в «Управлении фискальным устройством»:
Также для этого можно использовать Х-отчет.
4. После того, как работа с онлайн-кассой закончена, необходимо закрыть кассовую смену – для этого также имеется специализированная команда:
Кроме этого, предусмотрена удобная возможность – закрыть смену ТОЛЬКО в программе, без закрытия смены на аппарате непосредственно (онлайн-касса). Это необходимо в том случае, когда смена была закрыта на аппарате, но в этот момент программа 1С БГУ 2.0 была недоступна. Для этого устанавливаем флаг:
В конце кассового дня кассир должен сдать 2 чека онлайн-кассы: чек при открытии смены и чек при закрытии смены. Проверить и сдать наличность, которая указана как итог в Z-отчете.
Также в рамках данной статьи хотелось бы немного рассказать о том, как исправлять ошибки, допущенные кассиром. Например, при работе с кассой был распечатан чек на ошибочную сумму, а затем - чек на правильную сумму. В конце дня кассовая смена была закрыта, но сумма наличности в кассе не совпадает с итогом.
В этом случае необходимы следующие действия:
- кассир пишет объяснительную на тему допущенной ошибки;
- вместе с ответственными лицами (администрацией учреждения) составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям;
- погашается ошибочно распечатанный чек, приклеивается на лист бумаги и вместе с вышеописанными документами сдается в бухгалтерию;
- важно правильно оформить журнал кассира-операциониста: сумму ошибочного чека нужно вписывать в графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам".
Также хотелось бы отметить, что, согласно правилам, подразумевается ведение кассовой книги. Листы кассовой книги можно распечатывать за год, за квартал или за месяц – в зависимости от объема операций. Но существуют правила подшивки листов: обязательно распечатывается обложка кассовой книги за период (с указанием периода), листы кассовой книги должны быть пронумерованы, также необходимо опечатать кассовую книгу с указанием количества листов.
Подписывать кассовую книгу имеет право кассир или любое другое материально ответственное лицо, которое отвечает за сохранность денежных средств в кассе. Если организация небольшая и обязанности кассира выполняет другой сотрудник – на эту тему в учреждении должен быть приказ. Подписывать кассовую книги по доверенности нельзя!
Так как сфера моей деятельности немного изменилась, я стал очень плотно работать со всеми продуктами фирмы 1С. В итоге выяснилось что у пользователей которые работают с 1С возникает очень много вопросов и проблем. Большая часть просто не знает как работать в той или иной конфигурации. Сегодня поговорим об отчете кассира, расскажу как до него добраться и заполнить, в конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения». А также рассмотрим настройку печатной формы.
Написать данную небольшую замету я решил потому что ко мне обратилось очень много пользователей, которые не могли настроить печать на одном листе.
Настройка Отчета кассира в 1С
Найти «Отчет кассира» можно в раздел «Денежные средства», в пункте «Касса».
Для того чтобы создать новый отчет жмем соответствующею кнопку.
В открывшемся документе заполняем необходимые поля. Печатная форма отчета кассира состоит из двух частей и печатается она соответственно на двух листах. Что не очень правильно.
Для того чтобы «Отчета кассира» распечатывался на одном листе, нужно, в правой части зайти в настройки, нажав на три вертикальные точки, выбрать пункт «Файл» и «Параметры страницы».
В параметрах выбираем «Ориентацию» — «Ландшафт», отмечаем пункт «По ширине страницы» и выбираем два экземпляра на страницу.
В результате «Отчет кассира» будет печататься на одном листе.
Выглядит это конечно не очень красиво но все же лучше чем на двух листах.
Сводный отчет по кассовой смене в 1С:Розница служит для формирования печатной формы КМ-7 Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. Зачем же нужен сводный отчет по кассовой смене в 1С:Розница, если в вашем магазине используется несколько кассовых аппаратов или несколько кассиров сменяя друг друга закрывают свою смену в течении дня.
Данный отчет формируется по Магазину за определенную дату.
Найти этот отчет можно и Меню РМК.
А так же этот отчет доступен из панели разделов Продажи - Сводные отчеты по кассовой смене.
При заполнении отчет необходимо выбрать Магазин по которому будет формироваться отчет и дату. Именно на эту дату будут собраны все закрытые Отчеты о розничных продажах по всем кассам в магазине.
Для печати сводного отчета по кассовой смене доступна одна форма КМ-7 которая называется сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации.
Очень простой и быстро формируемый отчет который позволяет аккумулировать все смены за день по Магазину. А так же согласовывать с главным кассиром суммы поступления денежных средств в кассу.
Приходный кассовый ордер.
В кассу организации поступили денежные средства, снятые с расчетного счета.
раздел Банк и касса - Кассовые документы - кн.Поступление - открывается документ ПКО.
В строке Вид операции выбираем "Получение наличных в банке" (или иную, смотря от куда и от кого поступают деньги в кассу). Заполняем документ. После заполнения нажимаем кнопку Провести. Для просмотра и печати ПКО, выбираем кн. Приходный кассовый ордер (КО-1)
Проводки, которые сформировались в результате этой операции увидим через кнопку Дт/Кт
Провести и закрыть.
Денежные средства в кассу организации могут поступать и будут оформлены в 1С с помощью ПКО:
- с расчетного счета организации;
- от покупателей и заказчиков;
- при возврате поставщиков;
- при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;
- при погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;
- в виде возмещения причиненного материального ущерба;
- при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.
Расходный кассовый ордер.
Из кассы выдаются денежные средства работнику на хозяйственные нужды.
раздел Банк и касса - Кассовые документы - Выдача
Заполняем документ. Вид операции - "Выдача подотчетному лицу". После заполнения строк кн. Провести. Печатную форму можно открыть через кнопку Расходный кассовый ордер (КО-2)
Проводки по этой операции увидим через кнопку Дт/Кт
Формирование кассовой книги.
В конце рабочего дня по приходу и расходу наличных денежных средств необходимо сформировать отчет Кассовая книга.
Итак, идем в раздел Банк и касса - Кассовые документы - Кассовая книга
Устанавливаем период.Нажав кнопку "Показать настройки" можно установить необходимые параметры. Указать кассира и бухгалтера, установить галочку "Выводить основания кассовых ордеров". Поле "Нумерация листов" заполняется если нумерация начинается не 1 января календарного года. После установки настроек нажимаем и кн.Сформировать.
Формируется унифицированная форма Кассовой книги (КО-4), в которой отражены все приходы и расходы денежных средств за день и остаток в кассе.
Вопрос правильности ведения учета по разделу денежных средств – один из самых важных. И не только потому, что это учет достаточно сложен сам по себе, но и потому, что связан с таким серьезным показателем работы учреждения, как денежные средства. В этой статье хотелось бы рассмотреть порядок работы такого должностного лица, как кассир, в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0».
Начну с того, что кассиром является должностное лицо, основными обязанностями которого являются выдача и прием денег, ценных бумаг.
В программе 1С: БГУ 2.0 есть специальный рабочий стол для кассира, с помощью которого все необходимые операции можно выполнять быстрее.
Но предварительно хотела бы обратить ваше внимание, что программы 1С предусматривают возможность разделять права пользователей в соответствие с исполняемыми обязанностями. Сделано это с целью повышения безопасности и выполнения каждым сотрудником только тех операций, которые он должен производить в соответствие с должностной инструкцией.
Администратору программы необходимо зарегистрировать кассира и предоставить ему соответствующие права:
В открывшемся списке пользователей программы можно давать доступ новым сотрудникам. В демонстрационной базе уже имеется кассир, поэтому продемонстрирую права, которые предоставлены этому сотруднику:
Также для пользователя с правами «Кассир» уменьшен список разделов, вот так выглядит рабочее место кассира в интерфейсе «Такси»:
Как видно на рисунке, рабочее место кассира разделено условно на две части: приходную и расходную:
Но в данном интерфейсе не сможет работать кассир, который осуществляет работу с новыми онлайн-кассами в соответствие с 54ФЗ, потому что прав для таких операций недостаточно. Поэтому рассмотрим пользователя, у которого расширенные права:
Алгоритм работы кассира включает в себя следующие пункты:
1. Первое, что нужно сделать кассиру, чтобы приступить к работе с онлайн-кассой – это открыть смену. Удобнее всего это сделать из специального окна «Управление фискальным устройством»:
Здесь необходимо выбрать кассу и открыть кассовую смену:
ВАЖНО: при открытии кассовой смены онлайн-касса выдает чек об открытии смены, его необходимо сохранять для отчетности кассира.
Часто спрашивают о том, нужно ли открывать смену, если объем поступающих денежных средств, которые необходимо проводить через онлайн-кассу, небольшой. В 54 ФЗ по этому поводу сказано: открывать кассовую смену необходимо непосредственно перед совершением платежных операций. Это означает, что открывать смену достаточно тогда, когда в этом есть необходимость. Но, обратите внимание, что выполнять платежные операции с использованием онлайн-касс нужно не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Это означает, что закрывать смену нужно каждые 24 часа в обязательном порядке вне зависимости от того, были операции или нет.
2. Осуществлять платежные операции при помощи кассовых чеков. В программе 1С БГУ 2.0 кассовые чеки называются «Чек ККМ»:
3. Проверка состояния текущих расчетов (без гашения).
Так как в процессе расчетов может появиться необходимость сверки расчетов, то можно воспользоваться специализированным отчетом, который не закрывает кассовую смену и позволяет после продолжать работу кассира. Находится этот отчет также в «Управлении фискальным устройством»:
Также для этого можно использовать Х-отчет.
4. После того, как работа с онлайн-кассой закончена, необходимо закрыть кассовую смену – для этого также имеется специализированная команда:
Кроме этого, предусмотрена удобная возможность – закрыть смену ТОЛЬКО в программе, без закрытия смены на аппарате непосредственно (онлайн-касса). Это необходимо в том случае, когда смена была закрыта на аппарате, но в этот момент программа 1С БГУ 2.0 была недоступна. Для этого устанавливаем флаг:
В конце кассового дня кассир должен сдать 2 чека онлайн-кассы: чек при открытии смены и чек при закрытии смены. Проверить и сдать наличность, которая указана как итог в Z-отчете.
Также в рамках данной статьи хотелось бы немного рассказать о том, как исправлять ошибки, допущенные кассиром. Например, при работе с кассой был распечатан чек на ошибочную сумму, а затем - чек на правильную сумму. В конце дня кассовая смена была закрыта, но сумма наличности в кассе не совпадает с итогом.
В этом случае необходимы следующие действия:
- кассир пишет объяснительную на тему допущенной ошибки;
- вместе с ответственными лицами (администрацией учреждения) составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям;
- погашается ошибочно распечатанный чек, приклеивается на лист бумаги и вместе с вышеописанными документами сдается в бухгалтерию;
- важно правильно оформить журнал кассира-операциониста: сумму ошибочного чека нужно вписывать в графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам".
Также хотелось бы отметить, что, согласно правилам, подразумевается ведение кассовой книги. Листы кассовой книги можно распечатывать за год, за квартал или за месяц – в зависимости от объема операций. Но существуют правила подшивки листов: обязательно распечатывается обложка кассовой книги за период (с указанием периода), листы кассовой книги должны быть пронумерованы, также необходимо опечатать кассовую книгу с указанием количества листов.
Подписывать кассовую книгу имеет право кассир или любое другое материально ответственное лицо, которое отвечает за сохранность денежных средств в кассе. Если организация небольшая и обязанности кассира выполняет другой сотрудник – на эту тему в учреждении должен быть приказ. Подписывать кассовую книги по доверенности нельзя!
Читайте также: