Оптимальные технологии ввода в эксель
Таблицы Excel — невероятно мощный инструмент. В них — 470+ встроенных функций, благодаря которым почти любую задачу можно хотя бы частично автоматизировать. Сегодня расскажем о том, как быстро вводить данные. Больше лайфхаков вас ждет на открытом уроке «Магия Excel».
Окончание ввода в ячейку
Закончить ввод данных/формулы в ячейку можно разными способами — смотря куда нужно попасть после.
- Ctrl + Enter (⌃ + Return) — вы останетесь в той же ячейке (это сочетание клавиш также позволяет ввести значения/формулы сразу в несколько выделенных ячеек);
- Enter (Return) — активной станет ячейка ниже;
- Tab — ячейка справа;
- Shift + Enter — ячейка сверху;
- Shift + Tab — ячейка слева.
Можно изменить то, куда вы будете попадать при нажатии Enter, в параметрах Excel:
Если вы ввели несколько значений в соседние столбцы (через Tab), а затем нажали Enter — то попадете в начало следующей строки (в первый столбец). Так удобно заполнять небольшие таблицы.
Инструменты для быстрого ввода данных
Автозамена
Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:
Прогрессия
Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
Протягивание
Если вы уже задали какой-то паттерн (например, числа с шагом 10 или последние даты каждого очередного месяца), выделите несколько ячеек и далее «протяните» их мышкой за маркер в правом нижнем углу.
Автозавершение
Если в столбце выше встречалось то или иное значение, Excel предложит вам его дописать (для этого нажмите Tab).
Раскрывающийся список
Alt + ↓ (⌥ + ↓) или правая кнопка мыши и «Раскрывающийся список» в контекстном меню. И выбирайте из списка тех значений, что встречались в этом столбце ранее:
Больше примеров того, как работает табличная магия, наш эксперт Ренат Шагабутдинов покажет на бесплатном онлайн-уроке «Магия Excel в действии». Записаться на открытый урок можно здесь.
Ребята, всем привет! 👋 Сегодня разберем функции Microsoft Excel , виды и условия их применения .
⚠ Сразу оговорюсь,что Excel содержит набор функций сгруппированных по категориям.
📑 Основными категориями являются :
- Формулы
- Знаки операций
- Различные типы ссылок
- Параметры вычислений
📌 Ввод формулы в Excel
Формула Excel – это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и которое может зависеть от содержимого других ячеек.
Формула в ячейке Excel может содержать данные, ссылки на другие ячейки, а также обозначение действий, которые необходимо выполнить.
Для добавления формулы определена следующая последовательность действий:
📌 Знаки операций в Excel
В Excel используют ряд определенных знаков операций позволяющих как работать с текстом, так и выполнять вычисления.
📑 К таковым относят:
- Арифметические операции
- Операции сравнения
- Адресные операции
✅ Арифметические операции в Excel используют для выполнения основных математических вычислений над числами.
✅ Операции сравнения в Excel используются для обозначения операций сравнения двух чисел.
✅ Текстовая операция & (амперсант) объединяет текст, заключенный в кавычки или находящийся в ячейках.
✅ Адресные операции в Excel используются для группировки ячеек и диапазонов при вычислениях.
☑ "круглые" скобки ( ) для определения приоритета действия
☑ "фигурные" скобки <> для создания формул массива
. но об этом, чуть позже.
📌 Различные типы ссылок в Excel
Если мы не используем по той или иной причине "умные" таблицы, то зачастую при использовании формул в Excel возникает необходимость скопировать или распространить формулу на блок ячеек.
Здесь то и возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок.
📑 В Excel различают 3 (три) типа ссылок :
- Относительные ссылки
- Абсолютные ссылки
- Смешанные ссылки
«Относительность» ссылки означает, что из данной ячейки ссылаются на ячейку, отстоящую на столько-то строк и столбцов относительно данной.
Если формула требует, чтобы адрес ячейки оставался неизменным при копировании, то должна использоваться абсолютная ссылка.
Абсолютные ссылки в формулах используются в случаях:
- необходимости применения в формулах констант.
- необходимости фиксации диапазона для проведения расчетов.
Смешанные ссылки в Excel являются наполовину абсолютными и наполовину относительными.
Смешанная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца.
Вносим требуемую формулу (в нашем примере =$A3*B$2) в первую ячейку (В3):
Когда дело доходит до ввода информации в таблицы Excel , большинство людей делают это традиционным способом - ячейка за ячейкой, строка за строкой. Чтобы сделать процесс более удобным и менее трудоемким , вы можете использовать специальную форму для ввода данных . Это поможет вам сосредоточиться на отдельных записях, по одной, без необходимости горизонтальной прокрутки между столбцами.
Форма ввода данных в Excel
Возможно, Вы этого не знаете, но в Excel есть специальная форма для ввода данных в электронную таблицу, которая в некоторых случаях делает процесс ввода более быстрым, удобным для пользователя и менее подверженным ошибкам, особенно на огромных листах, содержащих десятки или даже сотни столбцов.
Как Вы обычно заполняете таблицы? Путем ввода данных прямо в ячейки. Иногда Вы прокручиваете вверх, чтобы увидеть заголовки столбцов, а иногда прокручиваете вправо, а затем возвращаетесь к началу таблицы. При больших наборах данных есть возможность что-то перепутать и ввести информацию не в ту ячейку.
Чтобы облегчить ввод, вы можете настроить в Excel возможность отображения информации в удобном диалоговом окне. Здесь вы можете точно добавлять новые записи, а также обновлять и редактировать существующие. Вы также можете настроить проверку данных, чтобы гарантировать, что вводятся только записи, соответствующие определенным критериям.
Вот как выглядит форма ввода данных в Excel:
Как добавить кнопку вызова формы в Excel
Хотя инструмент формы существует в Excel по умолчанию он скрыт .
Итак, чтобы добавить кнопку вызова форма на панель быстрого доступа, необходимо выполнить следующие действия:
1. Щелкните маленькую стрелку вниз в верхнем левом углу окна Excel , а затем выберите «Другие команды… » во всплывающем меню.
2. В открывшемся диалоговом окне «Параметры Excel» в разделе «Выбрать команды из» выберите «Команда не на ленте» .
Значок Формы сразу появится на Панели быстрого доступа и будет доступен во всех Ваших книгах.
Когда кнопка вызова Формы настроена , для создания формы ввода данных для любой таблицы (новой или существующей) требуется всего лишь одно нажатие кнопки.
Как сделать форму ввода данных в Excel
Форма ввода данных доступна только для полнофункциональной таблицы Excel .
1. На листе, как обычно, введите заголовки столбцов в самой верхней строке.
2. Выберите любую ячейку в наборе данных и нажмите комбинацию кнопок Ctrl + T . Это выберет все данные и преобразует их в таблицу.
3. Поместите курсор в любом месте таблицы и нажмите кнопку « Форма»
В ячейке могут находиться три типа данных: числовые значения, текст, формула.
1. Числовые значения – это собственно число, дата и время.
Например, формы представления:
чисел - 3,15; -3456 ; -3,445E+01; 34,5E+0
дат - 25.06.99; 25 июн 99; Июнь 99
времени - 11:40:35 ; 11:40; 11:40:35 AM
Ввод числовых данных: активизировать ячейку, ввести числовое данное и нажать Enter.
Форматирование числовых данных ячейки – выделить ячейку, выполнить команды менюФормат, Ячейки.В диалоговом окне выбрать числовой формат и щелкнуть ОК. Можно указать количество знаков числа после запятой и т.д. Аналогично можно выбирать вид представления (формат) даты и времени.
Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик - маркер заполнения. Запишем в А1 единицу. С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если при этом держать нажатой клавишу Ctrl, то в столбце или строке будет расположен натуральный ряд чисел.
2. Текст. Вводится с клавиатуры аналогично редактору Word.
Автоматический ввод - запоминание предыдущих слов и восстановление по первым буквам при новом вводе ( чтобы снять режим автоввода – выполнить команды: Сервис, Параметры, Правка, снять флажок Автозаполнение значений ячеек).
Автоподбор ширины столбцов- выделить набранную таблицу и выполнить следующие команды меню: Формат, Столбец, Автоподборширины.
Выравнивание текста - аналогично текстовому редактору, т.е. кнопки форматирования - выравнивание слева, справа, по центру и центрирование.
Созданиепользовательского списка автозаполнения - выполнить команды менюСервис, Параметры, Списки.Выбрать Новый список и ввести свой список в окне Элементысписка. Затем щелкнуть кнопку Добавить. Например, мы внесли названия городов: Одесса, Николаев, Херсон, и т.д. Теперь записав в ячейку слово Одесса и потянув за маркер вправо, получим в соседних ячейках остальные города.
3. Формула. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула обязательно начинается знаком равенства. Правая часть формулы может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций.
Пример формулы:= А7 + 5,45 *COS(A1) + СУММ(В1:В10).Естественно,что для выполнения этой формулы в ячейках А7,А1, В1:В10 должны быть записаны числа.
Вводформулы – активизировать ячейку, набрать с клавиатуры знак = , а затем арифметическое или логическое выражение и нажать Enter. При этомформула автоматически вычисляется, результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула отображается в строке формул.
Для отображения в ячейках всех записанных формул, нужно выполнить команды меню: Сервис, Параметры.Щелкнуть вкладку Вид и установить флажок в поле Формулы. Снятие флажка Формулы, приведет к отображению в ячейках результатов вычисления формул. Таким образом, формула имеет два вида отображения в ячейке – формульноеирезультативное.
Как уже отмечалось ранее, ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.
Ячейки имеют заданный формат, который можно установить из меню Формат командой Ячейки. Эта команда имеет несколько вкладок. Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет. Из вкладки Число можно выбрать категорию значений в ячейке и задать код формата, в том числе можно создать пользовательский формат.
Чтобы ввести данные в ячейку следует:
1. Сделать ячейку активной – поместить курсор в нужную ячейку и один раз щелкнуть левой клавишей мыши;
2. Ввести данные прямо с клавиатуры в режиме редактирования ячейки (курсор ввода находится внутри ячейки).
1. Дважды щелкнуть левой клавишей мыши;
2. Ввести данные в режиме редактирования строки формул (курсор ввода находится в строке формул над рабочим листом), текст будет автоматически появляться и в строке формул;
3. Завершить ввод одним из трех способов:
· нажатием клавиши Enter;
· щелчком мыши вне рабочего пространства изменяемой ячейки;
· щелчком мыши по «зеленой галочке» в строке формул.
Для того чтобы изменить (отредактировать) уже введенные данные, следует:
• очистить ячейку (клавиша Delete) и повторить ввод данных;
- войти в режим редактирования, дважды щелкнув левой клавишей мыши или нажать функциональную клавишу F2;
В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций), функции (частный случай формулы).
В качестве текста можно вводить различные комбинации букв и цифр. Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа – по правому.
При работе в Excel часто бывает так, что расчеты проводятся быстрее, чем ввод исходных данных. Excel предусматривает различные средства контроля ввода данных, например, можно указать диапазон значений, в котором должно быть заключено число.
В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных:
• повторный ввод (копирование) уже существующих данных;
Для повтора (копирования) существующих данных следует:
1) выделить ячейку;
2) подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения и перетащить рамку выделения по всем ячейкам. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – это маркер автозаполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера автозаполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.
Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться меню Правка ►Заполнить и указать направление копирования.
Чтобы методом перетаскивания переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).
Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Возможно копирование или перемещение данных через буфер обмена.
Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Сначала необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер oбмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только, когда вставка будет успешно завершена.
Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка > Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка > Специальная вставка. В этом случае правило вставки данных из буфера обмена задается в открывшемся диалоговом окне.
Автозаполнение – заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.
Рассмотрим пример. Пусть необходимо заполнить диапазон ячеек названиями месяцев (Январь, Февраль и т. д.). Для этого нужно:
1. Ввести в первую ячейку слово – Январь;
2. Перетащить маркер автозаполнения в нужном направлении (вверх, вниз, влево, вправо).
Для того чтобы создать собственную последовательность для автозаполнения, нужно:
1. Выполнить команду меню Сервис ► Параметры и выбрать вкладку Списки;
2. В элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список;
3. В поле Элементы списка ввести последовательность строк, которые должны образовать новый список. При этом каждый элемент списка вводится с новой строки;
4. Процесс формирования нового списка завершить нажатием кнопки
Добавить.
С помощью автозаполнения можно, набрав любой (не обязательно первый) элемент последовательности, вставить все остальные (причем произвольное количество раз).
Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.
Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.
Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т. п.
Для создания прогрессии нужно:
1. Ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку;
2. Выделить блок ячеек, который должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента);
3. Выполнить команду меню Правка ► Заполнить ► Прогрессия;
4. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными
правилами.
Читайте также: