Образец заполнения трудовой книжки ворд
Как сделать запись, если закончилась трудовая книжка:
- Вшейте вкладыш в документ.
- Заверьте и оформите факт прикрепления дополнения.
- Внесите запись на его первой странице.
Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке (далее — ТК) заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.
Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в разделе VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н есть краткая инструкция, как оформить вкладыш в трудовую книжку. В отличие от постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу с 1 сентября 2021 года, в Приказе № 320н не оговорена необходимость вшивать дополнение. Соответственно, нет и инструкции, как это правильно сделать. Де-юре отныне вшивать вкладыш нет необходимости. Де-факто контролирующие органы могут предъявить претензии по этому вопросу. Кроме того, вшивание обеспечивает сохранность документа, так как иные способы скрепления не столь надежны.
Особое внимание проверяющие органы будут уделять не вшитым дополнениям, заведенным до 1 сентября 2021 года. То есть до момента вступления в силу Приказа № 320н.
Что касается формы бланка документа, то она утверждена в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Но обратите внимание, что новый бланк применяется с 1 января 2023 года ( п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 ).
Как правильно оформить
Несмотря на то что в Приказе № 320н содержится новый бланк вкладыша, все предыдущие версии сохраняют свою действительность. В том числе форма из постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Тем более что состав документа не изменился: он по-прежнему состоит из двух разделов, как и сам основной документ:
- «Сведения о работе» — насчитывает 12 разворотов вместо 9 в предыдущей версии;
- «Сведения о награждениях» — насчитывает 5 разворотов вместо 8 в предыдущей версии.
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной ТК вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп, что выдан вкладыш, на титульном листе ТК (на стр. 1). Если на титульном листе нет места для этой записи, то она делается на титульном листе первого дополнения (пп. 2 п. 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу № 320н). На практике штамп и запись делают в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что, если закончатся и дополнительные страницы тоже, там ставится и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).
Так выглядит штамп о выдаче дополнения.
Если штампа в хозяйстве организации нет, то утвержденными правилами разрешено сделать соответствующую запись от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.
Так выглядит образец записи от руки, что выдан вкладыш в трудовую книжку.
Так выглядит пример документа в раскрытом виде.
На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения ТК занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, то новый работодатель направляет его обратно для исправления данного недочета.
Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, то документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли оформить заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как правильно вшить
Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в ТК. В законодательстве не оговорено, как прошить трудовую книжку и вкладыш, даже определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно он вшивается сзади в самом конце документа. Для этого понадобится шило, иголка, суровые нитки и ножницы. На схеме даны некоторые рекомендации, которыми можно воспользоваться.
Обратите внимание, что использовать в работе разрешено только защищенные бланки установленного образца. Если вам встретится предложение скачать и распечатать форму рассматриваемого документа с помощью подручной оргтехники, то это является грубым нарушением.
Вот для наглядности образец, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками, — это готовый вариант.
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды — в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 № ГКПИ07564.
Как правильно заполнить
Когда бланк подшит, в нем начинают делать записи. Инструкция по заполнению содержится в упомянутом Приказе Минтруда. Как делается нумерация во вкладыше в трудовую книжку: продолжается или сначала документа? Она продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:
Каждое ваше место работы, а также продолжительность пребывания на конкретной должности фиксируются в трудовой книжке. Именно о данном документе пойдет речь в этой статье. Но прежде чем рассказывать об особенностях оформления и содержания документа, необходимо дать определение.
Трудовая книжка представляет собой официальный документ, содержащий информацию о местах работы. В частности, работодателя, период пребывания на должности и причину увольнения.
Важность данного документа заключается в необходимости работодателю получить полную и достоверную информацию о новоиспеченном кандидате на конкретную должность. Залогом успешного собеседования является опыт работы и положительная «трудовая» история.
[contents]
Внешний вид документа
Данный документ имеет стандартный вид, единый для всех. Внешне ТК может быть двух видов:
- Размером 10х14 см – это свидетельствует о выпуске в 1977 году.
- Размером 8,8х12,5 см, что говорит о новом образце 2003 года, утвержденный постановлением Правительства «О трудовых книжках».
Вследствие этого могут присутствовать цветовые различия: серые, темно-синие и темно-зеленые ТК.
Ниже представлен внешний вид ТК, а также титульная страница:
Российское законодательство о трудовых книжках
Основные параметры
Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.
- У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
- У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.
Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.
Образцы
Как правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
- Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
- Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).
Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.
Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:
В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017
Язык заполнения – официальный язык страны/республики.
Важно! Имеется отдельное требование к ручке, которой заполняется документ: она обязательно должна быть шариковой фиолетового, синего или черного цвета. Гелиевые ручки не допускаются!
Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.
Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:
- По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
- Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.
Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:
- Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
- Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.
На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.
По общему правилу, документ оформляется работодателем по истечении 5 дней выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.
- письменное согласие одного из родителей.
- работа не будет мешать учебе.
С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.
Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.
Выдача чистого бланка (скачать в doc)
Следуя из п. 3 Постановления Правительства № 225 (см. ссылку выше), организация должна предоставлять сотруднику чистый бланк книги о трудоустройстве установленного образца. Из этого следует, предприятие за свой счет приобретает данный документ и оформляет его новому сотруднику в следующих случаях:
- если гражданин устроился на работу впервые.
- если ранее им была утеряна трудовая книжка.
Так выглядят чистый бланк ТК:
Важно! Бланк нельзя использовать в работе как документ, только в ознакомительных целях.
Внесение данных в документ
Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.
Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.
Важно! Трудовая книжка не заполняется самим физическим лицом, то есть её обладателем. Это делает исключительно уполномоченное на то лицо организации-работодателя.
Содержание информации о работнике включает в себя:
- ФИО.
- Образование.
- Дата рождения.
- Специальность, присвоенная после окончания обучения.
- Дата заполнения.
- Подпись.
Документы, необходимые для заполнения
Как уже говорилось выше, оформление трудовой книжки производится специалистом в отделе кадров. Для этого необходимо предоставить перечень документов:
- Паспорт сотрудника.
- Документ о высшем или среднем образовании.
На основании данных документов заполняется титульный лист.
Образец заполнения титульного листа
Писать заявление на выдачу бланка книжки о трудоустройстве не требуется, ведь она оформляется по закону, а не по личной просьбе сотрудника. Исключением, когда потребуется заявление, является ситуация, когда прежний документ был утерян.
Список, указанный выше является исчерпывающим. Дополнительный перечень документов может быть дополнен в случае потери ТК при необходимости восстановления данных о прошлом месте работы.
Электронная трудовая книжка
Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.
Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.
Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:
Также следует на практическом примере разграничить ТК в электронном и бумажном виде:
- Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
- Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
- Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
- Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.
В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.
Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.
Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.
Мнение экперта
Минтруд высказался о введении электронных трудовых книжек еще в прошлом году. В этом году планируется постепенный переход на новый формат с сохранением привычного бумажного варианта.
С середины текущего года вступают в силу новые правила, касающиеся заверения копии трудовой книжки (ГОСТ-2016), однако они является добровольными.
А пока многие рассуждают о плюсах и минусах перехода на электронный документооборот, предлагаю вспомнить о том, какие нововведения произошли в 2017 году: в феврале Минтруд разрешил работодателям направлять электронные расчетные листки своим сотрудникам, а начиная с июля стали применяться электронные больничные.
В настоящее время трудовая книжка выдается сотруднику на руки не только при увольнении. Работник имеет право получить оригинал, а не копию или выписку из трудовой книжки, как это было ранее, для того, чтобы оформить пенсию. При этом необходимо составить заявление в произвольной форме.
Новый бланк трудовой книжки с 2023 года
Обратите внимание! Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки. Приказ вступил в силу с 1 сентября 2021 года, но новые бланки можно будет применять лишь с 1 января 2023 года. Вместе с тем трудовые книжки старого образца (а также вкладыши) действуют без ограничения срока.
Трудовые книжки необходимо оформлять каждому сотруднику в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной.
Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2022 году, трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило едино для всех, то есть у работника в данном случае выбора нет.
Зачем же тогда утверждены новые бланки? Все просто — их будут заполнять, если работник выбрал бумажный вариант ведения ТК, а его действующая книжка утрачена или пришла в негодность. Если в ней закончилось место, то будет оформлен вкладыш на новом бланке.
В трудовую книжку вносится вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.
Электронный формат трудовой книжки
Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.
В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2022 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.
Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки в течение 3 рабочих дне. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.
Порядок внесения записи о выборе сотрудником электронной трудовой книжки следующий:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки работнику;
- в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- в графе 4 указывается заявление работника, а также отражается дата и номер его регистрации.
Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.
После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.
Действующие в 2022 году бланк трудовой книжки и вкладыша
В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:
Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по одним правилам.
Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).
Инструкция по заполнению трудовой книжки
Своим приказом № 320н Минфин изменил некоторые правила ведения и учета бумажных трудовых. Они, в отличие от бланка, уже вступили в силу.
Основания для заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:
- приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.
Требования к заполнению трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:
- язык заполнения – русский;
- даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
- сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Наряду с этим с сентября 2021 года в ТК можно ставить штамп с типовой записью и разрешено использовать комбинированный способ — частично штамп, частично вручную. Также запись можно сделать при помощи технических средств;
- не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
- не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.
Обратите внимание! По новым правилам работника больше не нужно знакомить со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке. Также отменено требование заверять его подписью все записи, внесенные в ТК за время работы у этого работодателя.
Особенности заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:
- Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
- После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
- В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
- В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Бланк трудовой книжки в 2022 году
Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.
Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:
Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.
Согласно положениям приказа № 320н, работодатели могут самостоятельно разрабатывать форму книг по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также книгу учёта движения трудовых книжек. Вместе с тем никто не запрещает вести книги по действующим формам, пока они не закончатся.
Хранение, ведение и выдача трудовых книжек
Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).
Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.
Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2022 году?
Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.
Выписка из трудовой книжки — это документ, который содержит частичную информацию о рабочей деятельности лица и предоставляется работодателем по запросу сотрудника.
Что она собой представляет и для чего нужна
У трудоустроенного гражданина документы, связанные с работой, хранятся у работодателя, он же несет ответственность при их утрате. Кому, когда и зачем нужна выписка о трудовой деятельности — это случаи, когда работнику требуется информация и сведения о его стаже, опыте, актуальном месте трудоустройства и должности, реже о награждениях (поощрениях). Например, потребовать выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, вправе при подаче заявки на кредит или судебном разбирательстве в качестве доказательства по делу.
Как ее запрашивает работник
Право на получение документа предусмотрено ТК РФ (ст. 62), п. 7 Правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства №225 от 16.04.2003. Для этого работником подается письменное заявление в свободной форме. Обосновывать необходимость получения сведений от работодателя в таком виде не требуется, и они предоставляются безвозмездно.
Выборка информации различна, что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, которую обозначает в заявлении сотрудник и на чем это основано: работник вправе уточнить, какие сведения ему требуются, например о последнем месте трудоустройства. При выдаче такой справки ответственным лицом указывается «Работает по настоящее время».
Для соблюдения требований ТК РФ предлагаем воспользоваться примером заявления.
Петрову Порфирию Петровичу
от начальника отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича
Прошу выдать заверенную выписку из трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ, содержащую сведения о последних двух местах работы.
Срок ответа на такое заявление составляет три рабочих дня. Закон не ограничивает частоту обращений, каждый сотрудник вправе обратиться с заявлением в любое время и необходимое ему количество раз. За непредоставление или нарушение порядка предоставления информации работодатель несет административную ответственность.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копию трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как оформить и заверить
Выдержка — лишь часть данных, заверенных ответственным лицом, как сделать выписку из трудовой книжки, решает работодатель. Копия предполагает дублирование всего содержания документа, выдержка из документа не равна его копии. Обязательными составляющими являются:
- наименование документа, дата его составления, например выписка из трудовой книжки «Сведения о трудовой деятельности работников»;
- данные работодателя;
- Ф. И. О. сотрудника;
- его должность и образование;
- заверение руководителем либо ответственным сотрудником (им становится тот, кто наделен такими полномочиями приказом, — начальник отдела кадров или другой сотрудник).
Для заверения по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта №2004-ст от 08.12.2016) напишите «Верно», укажите наименование должности заверяющего, поставьте подпись данного лица с расшифровкой, печать (при наличии) и дату, оставьте информацию, где хранится оригинал. Если получается несколько листов, они прошиваются и нумеруются.
При выборе работником электронной ТК работодатель предоставляет ему информацию по форме СТД-Р (приказ Минтруда №23н от 20.01.2020). Сведения направляются работнику как по его запросу в течение 3 рабочих дней, если он трудоустроен, так и при его увольнении в день прекращения договора (ст. 66.1 ТК РФ).
Образец
Унифицированной формы не установлено. Каждое предприятие разрабатывает вид документа самостоятельно, воспользуйтесь предложенной формой.
Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.
Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.
В правилах оформления есть существенные новации:
- Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
- Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
- Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.
Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими нормативными актами руководствоваться
Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.
Кто в ответе за грамотность оформления
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.
Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.
За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.
Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.
Правила заполнения трудовой книжки в 2022 году
Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:
- оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
- вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
- использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
- вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
- вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
- заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
- уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
- дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
- вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
- подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
Бланк состоит из трех частей:
- титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
- сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
- сведения о награждениях.
Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.
Заполнение титульного листа
Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.
На этой странице должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:
Раздел «Сведения о работе»
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2022 году:
Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.
При переводе
Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
- внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.
При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.
При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.
При совместительстве
Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.
Пример заполнения трудовой книжки при увольнении
Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.
В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.
Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.
Раздел «Сведения о награждениях»
Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:
- вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
- награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
- поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.
Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:
- 1 графа — порядковый номер записи;
- 2 графа — дата награждения;
- 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
- 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
Внесение исправлений
С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?
Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).
При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.
При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:
- Графы 1 и 2 остаются пустыми.
- В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
- В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.
Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.
После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.
Для заполнения графы 4 есть два варианта:
- повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
- указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.
Вкладыш
После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:
- заполняются личные данные сотрудника;
- проставляется дата;
- заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
- записи заверяются подписью и печатью организации.
Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.
Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.
Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:
- неповрежденная обложка;
- недопустимо исправление ошибок;
- вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
- если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.
Дубликат трудовой книжки
Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.
В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.
Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.
Как заверить копию
Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:
- в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
- по центру — слово «Заявление»;
- далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
- дата и подпись.
После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.
Читайте также: