Объединить контрагентов в 1с унф
Механизм нужен для коллективной борьбы с дублями Контрагентов и Партнеров. На моей памяти несколько способов борьбы: искать дубли по наименованию, коду, ИНН, телефону. В простых случаях это срабатывает, но если представить, что среди наших клиентов есть холдинг, состоящий из нескольких юр. лиц, тогда менеджер, вероятно, забьет их как двух разных партнеров. В таком случае программно понять, что это дубли, не получится, и нужна работа оператора.
Механизм объединения дублей Контрагентов и Партнеров
Для каких это целей?
Механизм нужен для коллективной борьбы с дублями Контрагентов и Партнеров. На моей памяти несколько способов борьбы: искать дубли по наименованию, коду, ИНН, телефону. В простых случаях это срабатывает, но если представить, что среди наших клиентов есть холдинг, состоящий из нескольких юр. лиц, тогда менеджер, вероятно, забьет их как двух разных партнеров. В таком случае программно понять, что это дубли, не получится, и нужна работа оператора.
Кто сможет разобраться, где дубли, а где нет? Это знает только менеджер, который работает с этим клиентом, но менеджер не сможет самостоятельно выполнить поиск и замену. В этом случае нужно разделить работу на два этапа: «Поиск дублей» и «Замена дублей».
Менеджер может ошибиться, и нужен человек, который будет производить контроль (у нас это отдел учета). Для этого вводится третий этап «Визирование».
В итоге нам нужно три действия:
- Поиск дублей. Сотрудник, знающий клиентскую базу, осознав, что на одного клиента несколько карточек, создает заявку на замену.
- Визирование. Тут все просто: ответственный сотрудник должен посмотреть заявки менеджера и утвердить их.
- Замена. Этот этап можно и нужно делать автоматически в нерабочее время. Также следует учитывать, что в УТ 11 есть ключи аналитики, и стандартная обработка поиска и замены не поможет, нужны отдельные алгоритмы для замены ключей.
Для назначения заменяемых элементов необходим регистр «Поиск и замена значений(ит)».
По умолчанию он в подсистеме «Поиск и замена значений»
- Завизировать все – установить визу на все записи.
- Заменить все – запуск фоновой замены.
- Флаг отбора «заменен» - при установленном флаге отображает только те записи, которые завизированы, но еще не обработаны.
- Дата создания – дата, когда была введена запись.
- Что заменять, На что заменять – при обработке элемент из поля «что заменять» заменится на «на что заменять» и после пометится на удаление.
- Виза – флаг согласия ответственного с тем, что данные элементы нужно объединить.
- Завизировал – Кто поставил галочку «виза», в случае косяков бить нужно его.
- Заменен – замена уже произведена.
Предполагаемый бизнес процесс:
- Любой пользователь с включенной ролью «ит_ПоискИЗаменаЗначений», создает записи в регистре.
- Ответственный сотрудник просматривает записи и, если он согласен, ставит галочку «виза», после этого элемент запрещено редактировать (пока влаг не снят). Также можно не глядя воспользоваться кнопкой «Завизировать все», если для вас не имеет значение корректность дынных. Для назначения сотрудника ответственным следует включить флаг в карточке пользователя «Право установки визы»
- Замену значений можно выполнить прямо сейчас по кнопке «заменить все» или с помощью регламентного задания ночью. Имя регламентного задания «ит_ПоискИЗаменаЗначений».
При нажатии на «заменить все» появится индикатор выполнения замены:
При нажатии на кнопку «остановить», задание будет прервано. Все внесенные изменения останутся. Замена происходит в фоновом режиме без блокировки интерфейса.
Также у пользователя может быть недостаточно прав на работу в старом периоде в этом случае замена произойдет только в открытом периоде.
Для регламентного задания необходим отдельный пользователь, которому будет открыт весь период
Ограничения:
Если у объединяемых контрагентов отличаются партнеры, тогда замена не будет происходить.
Внимание:
Для внедрения функционала требуется квалификация. Предполагаю, что у фирм с такой проблемой есть в штате программист (и не один).
Функционал можно написать самостоятельно за несколько дней, но зачем колесо?
В данном обзоре мы рассмотрим как в программе 1С:УНФ работать со справочником Контрагенты.
Работа со справочников Контрагенты в 1С:УНФ
Журналы Покупателей, Поставщиков и прочих контрагентов
Иерархия и быстрые отборы
Создание контрагентов и заполнение реквизитов по ИНН
Контактная информация и контактные лица
Настройка аналитики расчетов и счетов учета
Документы, договоры, банковские счета, события, прикрепленные файлы, отчеты, виды цен и номенклатура поставщиков, отчеты по контрагентам в 1С:Управление нашей фирмой
Карточка контрагента начиная с версии 1.6.25 стала еще наглядней. Теперь вид контрагента - юридическое или физическое лицо - стал основной информацией для заполнения. Добавлена возможность изменить основной вид контрагента, используемый по умолчанию. Теперь, если компания работает в основном с физическими лицами, можно указать это в настройках. При создании нового контрагента по умолчанию будет выбран нужный вид. Ранее все контрагенты по умолчанию создавались как юридическое лицо.
Контактная информация контрагента отображается в более удобном виде. Теперь она занимает меньше места, но при этом стала более функциональной. Не нужно переключаться между вкладками для просмотра истории или должности. Вся информация по работе с контактами содержится на вкладке Основное. Кроме того, благодаря свернутому отображению контактов карточка контрагента открывается быстрее даже при большом количестве контактов. В карточке и списке контрагентов появились данные о головном контрагенте и его подразделениях. Это поможет просматривать структуру подразделений контрагента и быстро находить нужного контрагента из иерархии.
В новой версии обновился внешний вид карточки контрагента. Она стала информативнее: вид, юридические данные и контактная информация контрагента вынесены на первый план. При создании новой карточки эти данные будут указываться пользователями в первую очередь.
Изменение поможет организовать корректное отображение данных в программе и подстановку в печатных формах документов.
Информация о контактах занимает меньше места благодаря свернутому отображению. В свернутом виде информация о контакте выводится строкой: наименование, должность и контактная информация контакта.
Такой вариант отображения помогает визуально отделить контакты с заполненной информацией от незаполненных.
По кнопке Еще в группе контакта можно указать для него:
- Использовать как основной. Контакт, установленный как основной, автоматически подставляется в события и печатные формы.
- Использовать как подписанта. Контакт, назначенный подписантом, автоматически подставляется в печатные формы.
- команды Переместить вверх и Переместить вниз позволяют изменить порядок контактов в карточке контрагента.
- Показать контакт в списке. Открывает список контактов контрагента в отдельной форме для просмотра дополнительной информации.
Появилась возможность настроить основной вид контрагента, заполняемый программой по умолчанию.
Ранее все контрагенты по умолчанию создавались как юридическое лицо.
Теперь, если компания ведет работу в основном с физическими лицами или ИП, можно указать основной вид, который будет использоваться по умолчанию в новой карточке.
Для настройки переходим в раздел Настройки - Настройки пользователей и прав - Пользователи - Настройки пользователя. Настройка Основной вид контрагента заполняется для каждого пользователя.
При создании нового контрагента в карточке сразу будет выбран вид, указанный в настройке Основной вид контрагента.
Если Основной вид контрагента не заполнено для пользователя, то, как и раньше, по умолчанию создается контрагент вида Юр. лицо.
В карточке и списке контрагентов отображается информация о головном контрагенте и его подразделениях.
Это поможет просматривать структуру подразделений контрагента и быстро находить нужного контрагента в иерархии. Установить признак головного контрагента можно в группе Юр. данные.
Обратите внимание, если контрагент уже используется как основной для другого контрагента, в его карточке отсутствует поле Головной контрагент.
По ссылке Подразделения можно просматривать структуру головного контрагента и его подразделений.
Для просмотра информации о головном контрагенте в списке справочника Контрагенты необходимо включить отображение колонки Головной контрагент в меню Еще - Изменить форму.
Для этого в окне Настройка формы отметьте флажками группу Головной и элементы в группе. Примените изменения.
В списке контрагентов появится колонка Головной с информацией о головной компании контрагента и ее подразделениях.
Такой вариант отображения позволит выполнять поиск по данным головного контрагента или подразделений.
При клике на данные в колонке выводится иерархия контрагентов.
Кроме того, информация о головном контрагенте доступна в панели контактной информации (справа).
Редактирование информации о контрагентах и контактных лицах в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) начиная с версии 1.6.1 стало гораздо быстрее и удобнее.
Для быстрого отбора в списке Контрагентов можно установить признаки Покупатель, Поставщик и Прочие отношения.
В карточке контрагента появилась строка состояния, содержащая сводную информацию по взаиморасчетам, объему продаж и датам последних взаимодействий.
Из панели навигации в карточке контрагента можно открыть журнал всех документов по этому контрагенту. Создавать новые документы можно сразу в этом журнале.
Кроме того, добавили возможность быстрого ввода контактной информации, присвоения тегов и создания дополнительных реквизитов.
В документах можно заполнить контрагента по его номеру телефона.
В списке контрагентов добавили правую панель для быстрого отбора, в том числе по дате создания.
В правой панели списка контрагентов и в списках документов выводится панель контактной информации, включающая полную контактную информацию о контрагенте и его контактных лицах для текущего документа.
Из панели контактной информации можно быстро подготовить e-mail или создать новое событие.
Работать с карточкой контактного лица стало легче.
Были добавлены следующие новые возможности:
- заполнение должности из списка созданных введённых;
- отдельное поле с датой рождения;
- отражение в списках только актуальных контактных лиц.
Коды организаций - нерезидентов
При постановке на учет иностранной организации в налоговом органе Российской федерации ей присваивается ИНН, в противном случае для идентификации иностранной организации можно использовать регистрационный номер.
Если в карточке иностранной организации ИНН не заполнен, вместо него в печатных формах будет выводиться регистрационный номер рядом с наименованием контрагента.
Нововведения используются только произвольных (не унифицированных) печатных формах документов.
Обработка "Поиск и удаление дублей" используется для поиска в информационной базе ошибочно введенных дублирующих друг друга элементов и ссылок на них, автоматической замены всех ссылок на дубли ссылками на выбранный "правильный" элемент и установки на дубли пометки на удаление.
- Раздел: Администрирование – Обслуживание.
- В блоке "Корректировка данных" перейдите по ссылке "Поиск и удаление дублей".
- Установите правила поиска дублей и запустите поиск:
- В поле "Искать" выберите область поиска (справочник, вид документа и др.) (рис. 1).
- В поле "Отбирать" задайте условия, по которым будут отбираться элементы для поиска дублей – по кнопке "Выбрать" (в поле справа) откройте форму "Правила отбора", добавьте правила (кнопка "Добавить новый элемент") и укажите для каждого правила элемент отбора, вид сравнения и значение.
- По ссылке в поле "Сравнивать" установите правила поиска дублей – отметьте флажками реквизиты, при совпадении которых элементы будут считаться дублями (рис. 2). Совпадение может быть полным (правило "Совпадает") или неполным (правило "Совпадает по похожим словам" (не для всех реквизитов)).
- Запустите поиск дублей по кнопке "Найти дубли".
- После выполнения поиска в левое окно формы будут выведены элементы, имеющие дубли, в правое окно – объекты, которые имеют ссылки на найденные элементы с дублями (рис. 3). Элемент с наибольшим количеством ссылок на него автоматически признается основным (оригинальным) и помечается значком (рис. 3).
- По кнопке "Отметить как оригинал" можно изменить основной (оригинальный) элемент (рис. 4).
- По кнопке "Удалить дубли" на основной (оригинальный) элемент будут перенесены все ссылки из объектов информационной базы, а дубли будут помечены на удаление.
- Удаление помеченных объектов выполняется обработкой "Удаление помеченных объектов" (раздел: Администрирование).
Решение проблемы с «двойниками» в справочнике «Контрагенты»
Проблема удваивания элементов в справочнике «Контрагенты» является достаточно частой. Она появляется, когда клиент по ошибке вносится в справочник второй раз, и по нему начинают выписывать документы. Через некоторое время в отчетах мы видим такую картинку
Обратите внимание, что перед обработкой необходимо обязательно создать резервную копию информационной базы. Мы даже рекомендуем вам создать копию базы и потренироваться на ней.
Рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.
У нас имеется несколько документов, которые оформлены на одного контрагента(Интертрейд с кодом 000000035).
А также несколько документов, которые оформлены на его двойника (Интертрейд с кодом 000000036).
Запустим внешнюю обработку «Поиск и замена значений». Откроется окно, в котором нужно нажать на кнопку «Добавить».
В колонке «Что заменять» нужно сначала выбрать тип данных – «Контрагенты»
Затем нужно подобрать в это поле контрагента-двойника и в графе «На что заменять?» так же нужно подобрать нормального контрагента. В итоге получится как на этом изображении
Затем нужно проделать то же самое с договорами этих контрагентов. Для этого нужно добавить новую строку.
Необходимо нажать на кнопку «Найти ссылки». В нижней части обработки появятся найденные объекты.
Затем оставим флажки на документах и выберем «Выполнить замену значений»
Затем необходимо дождаться окончания обработки. Для проверки откроем ту же ведомость, которую открывали в самом начале.
Теперь двойника можно спокойно удалять.
ТОП ПРОДАЖ
Облачные сервисы
Как в 1с объединить контрагентов с одинаковым инн
Если за базой не следить, вовремя не подчищать, то неизбежно дублирование информации. Наиболее часто дублируются номенклатура и, конечно же, контрагенты.
В 1С:Бухгалтерия 8.3 уже встроен механизм для поиска и устранения дублей. Это универсальная обработка "Поиск и удаление дублей", которая подходит для поиска дубликатов не только в номенклатуре и контрагентах, но и в других справочниках.
Рассмотрим её использование на примере справочника "Контрагенты".
Ситуация
1. Итак, у нас есть контрагент "Аэрофлот" в папке покупатели.
2. И его дубликат (полная копия), случайно заведенная в папке поставщики. ИНН у обоих элементов совершенно одинаковый.
Наша задача воспользоваться обработкой по поиску и замене дублей так, чтобы она нашла эти элементы, указала (сопоставив их ИНН), что один дублирует другого и объединила их в один элемент.
Открываем обработку
3. Чтобы открыть обработку для поиска дублей нужно зайти в меню "Функции для технического специалиста. "( Если у вас его нет — вам сюда. ).
И выбрать среди всех обработок "Поиск и удаление дублей".
Настраиваем условия
4. Форма обработки перед нами. Укажем область для поиска дублей, нажав на три точки в поле "Искать в".
5. Выберем "Контрагенты" и нажмем кнопку "Выбрать".
6. Нажмем на кнопку троеточие в поле "Пометка удаления равно нет":
7. И добавим ещё одно правило отбора (кнопка "Добавить новый элемент").
8. В качестве поля для отбора выберем .
10. В качестве вида сравнения укажем "Заполнено" и нажмём кнопку ОК:
Таким образом мы будем осуществлять поиск среди всех контрагентов, у которых заполнен ИНН.
11. Осталось задать критерий для сравнения. Нажмите пункт "Наименование совпадает по похожим словам".
12. В открывшихся правилах поиска дублей снимите галку рядом с полем "Наименование".
Ищем дубли
14. Внизу окна нажмите кнопку "Найти дубли".
15. А вот и наш аэрофлот. Вернее два аэрофлота. И места использования каждого из них. Тот аэрофлот, рядом с которым зеленая стрелка, 1С считает главным и при удалении дублей останется именно он. Если выбор 1С оказался ошибочен — выделите другой элемент и нажмите кнопку "Отметить как оригинал". Установите галки рядом с элементами, которые по-вашему мнению являются дублями главных элементов. Теперь нажмите кнопку "Удалить дубли".
16. Обработка рапортует нам, что дубли объединены в один элемент и теперь вместо двух аэрофлотов у нас один, что и требовалось получить!
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
Важное замечание
Друзья, отдельно хочу заострить внимание на моменте, который ставит в тупик многих пользователей (я и сам не сразу это понял).
Обработка позволяет сравнивать поля друг с другом всего по двум правилам (пункт "Сравнивать"):
- полное совпадение
- совпадение по похожим словам, причём мы не можем настраивать эту похожесть
Всё. Других вариантов нет.
Это значит, что мы не можем настроить обработку на поиск дублей по своему принципу.
Например, нам не удастся настроить её так, чтобы она посчитала дублями все элементы, в которых встречается нужное нам слово.
Мы можем только сказать: ищи нам дубли среди такого-то справочника, при этом считай дублями те элементы у которых совпадают такие-то поля или полностью или похожи друг на друга. При этом как именно они похожи — решай сама.
Поле "Отбирать", которое и вводит всех в заблуждение, потому что оно расположено первым, предназначено для отбора элементов, которые обработка уже посчитала дублями.
То есть, если вы в поле "Отбирать" поставили "Все элементы" и дубли не нашлись — смысл в настройке поля "Отбирать" нет. Оно позволяет только сузить результаты, но не расширить.
Уфф. надеюсь я кому-то помог сэкономить время. До меня самого почти час доходило что же я делаю не так.
А тем кому нужен более настраиваемый поиск по дублям я советую подсистему "Инструменты разработчика".
Только нужно учесть, что она уже для очень опытных пользователей. Начинающим может быть нелегко с ней разобраться.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Проблема удваивания элементов в справочнике «Контрагенты» является достаточно частой. Она появляется, когда клиент по ошибке вносится в справочник второй раз, и по нему начинают выписывать документы. Через некоторое время в отчетах мы видим такую картинку
Обратите внимание, что перед обработкой необходимо обязательно создать резервную копию информационной базы. Мы даже рекомендуем вам создать копию базы и потренироваться на ней.
Рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.
У нас имеется несколько документов, которые оформлены на одного контрагента(Интертрейд с кодом 000000035).
А также несколько документов, которые оформлены на его двойника (Интертрейд с кодом 000000036).
Запустим внешнюю обработку «Поиск и замена значений». Откроется окно, в котором нужно нажать на кнопку «Добавить».
В колонке «Что заменять» нужно сначала выбрать тип данных – «Контрагенты»
Затем нужно подобрать в это поле контрагента-двойника и в графе «На что заменять?» так же нужно подобрать нормального контрагента. В итоге получится как на этом изображении
Затем нужно проделать то же самое с договорами этих контрагентов. Для этого нужно добавить новую строку.
Необходимо нажать на кнопку «Найти ссылки». В нижней части обработки появятся найденные объекты.
Затем оставим флажки на документах и выберем «Выполнить замену значений»
Затем необходимо дождаться окончания обработки. Для проверки откроем ту же ведомость, которую открывали в самом начале.
Читайте также: