Недостатки работы в excel
Видео: Анализ программы Excel преимущества и недостатки для прогнозного моделирования (Май 2022).
Microsoft Excel является очень популярным программным обеспечением для работы с электронными таблицами. Многие предприятия и школы приняли его из-за его хорошей репутации и полезных функций, таких как формулы для экономии времени и возможность вывода профессиональных диаграмм и графиков. Хотя Excel предлагает много преимуществ для потребителя, у него есть ряд недостатков, о которых вы должны знать.
Excel хорошо известен своими способностями к сокращению чисел.
Крутая кривая обучения
Новички в Excel иногда расстраиваются из-за его сложности.
Многие книги были написаны о том, как использовать Microsoft Excel, потому что он содержит большое количество функций, которые не являются интуитивно понятными для начинающих. Программное обеспечение содержит сотни формул и позволяет пользователю создавать десятки диаграмм, графиков и других рисунков. Расширенные функции, такие как проверка ошибок, форматирование ячеек, макросы и общий доступ к книгам, требуют времени для освоения.
Стоимость
Высокая стоимость Excel делает его значительным вложением.
Последняя версия Microsoft Excel стоит около $ 109 или $ 229 от Microsoft, в зависимости от того, покупаете ли вы обновление для предыдущей версии, которая является более дешевым вариантом, или полную последнюю версию. Вы также можете купить Excel как часть Microsoft Office, что может сэкономить деньги, особенно если вы используете другие программы в Office, такие как Word, PowerPoint или Outlook. Некоторые считают Excel очень дорогим по сравнению с бесплатными альтернативами. Компании обычно не возражают платить розничную цену Excel, но многие потребители не могут позволить себе программное обеспечение.
Совместимость системы
Excel доступен только в Windows и Mac OS X, что создает проблемы для пользователей Linux и других операционных систем. И Microsoft Excel 2007, и 2010 требуют 256 МБ ОЗУ и 500 МГц ЦП, что означает, что владельцы старых компьютеров застряли с использованием устаревших версий программного обеспечения.
Проблемы со статистическим анализом
Excel не умеет обрабатывать определенные статистические данные.
Пользователи, которым необходимо выполнять сложные научные расчеты или статистический анализ, должны избегать Excel любой ценой.В докладе, опубликованном Евой Голдуотер в Университете штата Массачусетс под названием «Использование Excel для статистического анализа данных - предостережения», делается вывод о том, что Excel не является хорошей программой для анализа данных. В нем приводятся многочисленные проблемы с удобством использования программного обеспечения, в том числе проблемы с его внутренними формулами.
«О точности статистических процедур в Microsoft Excel 2003», статья 2004 года, написанная Б.Д. Маккалоуан и Берри Уилсон описывают множество ошибок во всех версиях Excel, которые приводят к тому, что его функции и формулы выводят ошибочные данные.
Преимущества и недостатки использования функций и процедур в компьютерном программировании
Функции и процедуры являются двумя инструментами в наборе инструментов каждого программиста, которые позволяют ему писать более жесткий и эффективный код. Хотя может быть недостаток или два в использовании .
Преимущества и недостатки использования МФУ
МФУ или многофункциональный принтер - это многофункциональное устройство, разработанное для устранения необходимости использования отдельного копира, факса, сканера и принтера. МФУ объединяет все это .
Недостатки и преимущества использования веб-сайта Google Maps
Исследование Google Maps, в котором обсуждаются его преимущества и недостатки. Программное обеспечение удобно в использовании, но иногда имеет проблемы с точностью.
Видео: Анализ программы Excel преимущества и недостатки для прогнозного моделирования (Май 2022).
Microsoft Excel является стандартом де-факто для программного обеспечения для работы с электронными таблицами и часто является незаменимым инструментом для составления бюджета, финансового прогнозирования и ввода данных. Однако, как и любое программное обеспечение, Excel не идеален. Прежде чем вкладывать средства в лицензию, сравните плюсы и минусы, чтобы решить, подходит ли вам Excel.
Чернильная ручка на финансовой таблице. Кредит: filmfoto / iStock / Getty Images
Pro: организация данных
Одним из важнейших преимуществ Excel является его основная функция: возможность систематизировать большие объемы данных в упорядоченные, логические таблицы и диаграммы. С организованными данными намного проще анализировать и переваривать, особенно когда они используются для создания графиков и других визуальных представлений данных.
Con: Кривая обучения
В то время как любой желающий может выбрать Excel и начать заполнять таблицы, для полного использования его возможностей требуется много практики. Пользователи, незнакомые с синтаксисом Excel, могут также столкнуться с разочарованием при вводе вычислений и вызове других функций, пока не получат четкое представление.
Pro: формулы и особенности расчета
Excel почти мгновенно сокращает числа, делая пакетные вычисления намного проще, чем самостоятельно разбираясь с калькулятором. В зависимости от вашего понимания и навыков работы с Excel, формулы и уравнения используются для быстрого вычисления как простых, так и сложных уравнений с использованием больших объемов данных.
Con: ошибки расчета
Хотя функции автоматического вычисления в Excel упрощают большинство крупномасштабных пакетных вычислений, они не являются надежными. В Excel нет средств проверки человеческих ошибок при вводе данных, что означает, что неверная информация может исказить все результаты - иногда катастрофически. Как сообщает Tim Worstall из Forbes, JP Morgan проиграл миллиарды долларов из-за ошибки уравнения в Excel, введенной пользователями, копирующими и вставляющими данные.
Pro: сторонняя поддержка
По сути, Excel считается стандартом для программного обеспечения для работы с электронными таблицами, и поэтому он пользуется значительной поддержкой на многих платформах, включая смартфоны и планшеты. Большинство других программ для работы с электронными таблицами также поддерживают импорт листов Excel в их собственные форматы и экспорт собственных электронных таблиц в виде файлов Excel.
Con: требующий много времени
Ввод данных в Excel вручную может занять очень много времени, особенно если у вас много данных для ввода. Время, которое требуется для ручного ввода данных, может быть крайне неэффективным, и, как отмечает Лиор Вайнштейн из Cogniview, это может привести к скуке, что может привести к потенциально дорогостоящей невнимательности.
Pro: Офисная интеграция
Как часть пакета Microsoft Office, Excel работает практически со всеми другими компонентами программного обеспечения в Office. Электронные таблицы Excel можно легко добавлять в документы Word и презентации PowerPoint для создания более визуально динамических отчетов или презентаций.
Con: стоимость входа
Преимущества и недостатки протокола IMAP
Преимущества и недостатки Microsoft Publisher
Программное обеспечение Microsoft Publisher для настольных издательских систем, которое помогает пользователям выпускать такие материалы, как журналы, буклеты и визитные карточки, было разработано в новой версии .
Преимущества и недостатки Microsoft SQL
Поскольку сетевые и веб-приложения становятся все более значимыми, важность систем управления реляционными базами данных также возрастает. Выбор правильного для ваших нужд .
Знаете, как называется худшая в мире CRM-система? MS Excel. Эта шутка ходит среди западных и российских вендоров корпоративного ПО. Excel, легендарный продукт в хорошем смысле этого слова, окружён десятками мифов: Excel знают все, в нём можно сделать все, с ним не нужна CRM-система и т.д. От раза к разу на профессиональных форумах, от будущих клиентов, от компаний мы слышим упорное сопоставление CRM и Excel. Конечно, с точки зрения разработчика это неравный бой, но мы всё же решились на детальное сравнение.
Электронные таблицы vs СУБД
Что такое Excel? По своему классу это табличный процессор или, если проще, электронная таблица — прикладная программа для решения вычислительных задач. Электронные таблицы (и тут речь не только об Excel, но и множестве аналогов и конкурентов) были обречены на успех в бизнесе и вообще в любом делопроизводстве, ведь изначально большинство расчётов выполнялось в табличной форме. Буквально ещё в 90-х годах на столах можно было видеть типографские бухгалтерские главные книги, оборотно-сальдовые ведомости, различные табели, сметы, формы отчетности, калькуляции и т.д. Вся эта документация была ничем иным как таблицами.
Электронный таблицы в том виде, в каком мы их знаем сегодня, заменили собой довольно большой блок программирования — то, что раньше решалось на ЭВМ только с помощью кода, теперь можно реализовать с помощью различных формул, макросов, функций. Таблицы отражают взаимосвязи, позволяют сохранять и переиспользовать расчёты, строить диаграммы и т.д. Одно из основных преимуществ электронных таблиц в целом и Excel в частности — пересчёт формул «на лету» при любом изменении входных данных. Соответственно, это даёт возможности моделирования, прогнозирования, планирования и анализа. Причём все перечисленные возможности становятся доступными пользователям, далеким от информатики и математики.
Дополнительная ценность Excel — возможность создавать пользовательские функции и скрипты на языке Visual Basic for Application. Необходимый код пишется в стороннем редакторе и затем запускается в таблице, обрабатывая входные данные. Фактически таблица становится интерфейсом кода на VBA. Для создания подобных функций требуется навык программирования — рядовой пользователь не справится.
Но, как известно, дьявол в мелочах — и настоящий ад может случиться, если переоценить таблицы и начать их использовать как единственное хранилище информации, или, говоря иначе, как базу данных. На первый взгляд кажется, что всё просто отлично: данные можно записывать и перезаписывать, можно искать информацию по нужным условиям, сортировать, делать выборки с помощью фильтров. Однако по сравнению с реляционными СУБД, которые лежат в основе большинства CRM-систем, операции манипулирования данными в том же Excel кажутся незначительными. К тому же, таблицы не столь безопасны, как СУБД.
Кстати, об освоении таблиц стоит сказать отдельно. Безусловно, они здорово облегчают жизнь многим менеджерам, бухгалтерам и даже инженерам, но если кто-то вам скажет, что он «гуру Excel», то, скорее всего, человек заблуждается. Освоение Excel на уровне продвинутого пользователя едва ли проще, чем освоение нового языка программирования. Но такая уверенность в рядах компаний существует, отсюда и растут корни целой группы типичных ошибок работы с табличными процессорами.
История из жизни. В одной компании завёлся тот самый «гуру Excel». Он занимал руководящий пост, и в силу этой привилегии решил всех своих подчинённых перевести на рельсы автоматизации. Бюджет отдела, планы, рабочие отчёты и KPI стали считаться исключительно в Excel. Пока он собирал, а затем и агрегировал информацию сам, всё было относительно неплохо. Когда с книгами Excel в расшаренных на сервере папках стали работать все, появились необычные данные типа KPI +370% к заработной плате или шестизначного плана продаж. На чём «погорели»:
- на формулах — протягивали формулы по столбцам, не думая об абсолютных и относительных ссылках на ячейки
- на связи таблиц — ошибка в одной таблице приводила к размножению ошибок по всей импровизированной базе
- на форматах данных — хотя попытки унификации ввода и были предприняты, копипаст и кривые руки делали своё дело, и в итоге из-за различных форматов часть расчётов оказывалась некорректной
- на скрытых строках и столбцах — кто-то их скрывал, а другие не замечали и использовали эти диапазоны в расчётах
- на сортировке — при сортировке забывали выделять весь массив и в итоге, значения одного поля присваивались другому
- на сводных таблицах — у части менеджеров были проблемы с представлением зависимостей
- на округлении — кому-то понравились цифры без копеек, он настроил таблицы под себя, а эти копейки стали набегать в рубли расхождения.
CRM изнутри
Теперь о CRM-системе, которая представляет собой логику + СУБД + интерфейс. Реляционная база данных, которая используется в CRM, это множество связанных между собой таблиц. Каждая строка (она называется запись) описывает один объект (например, клиента), а каждый столбец содержит атрибуты этого объекта (например, контакты, счета, покупки, скидки и т.д.). Для идентификации записей (строк) используется первичный ключ — набор полей, сочетание которых однозначно определяет запись в таблице.
Например, вы пользуетесь CRM. Когда вы выгружаете отчёт о том, какие клиенты совершили покупку в текущем месяце, то внутри CRM происходит примерно следующее: таблица «Клиенты» по уникальному идентификатору (ключу) связывается с таблицей «Покупки», «Оплаты», «Номенклатура» и т.д., в зависимости от того, какую информацию вы хотите получить в итоговом отчёте. При этом СУБД в идеале должна работать максимально шустро, чтобы пользователь даже не заметил процесс. Именно благодаря такой архитектуре CRM умеет быстро и точно строить выборки в любом разрезе, позволяет мгновенно находить связанные с клиентом звонки, сделки, документы. Понятно, что подобную функциональность в Excel реализовать невозможно. Даже связка двух-трёх таблиц уже даёт ощутимые «тормоза» при работе с документами, а в онлайне зачастую просто не позволяет выполнить операцию.
Кроме того, реляционные базы данных при правильном подходе к управлению обеспечивают безопасность информации, защиту от несанкционированного доступа, целостность и согласованность данных. Они поддерживают многопользовательский режим работы без коллизий и конфликтов. Все действия логируются и почти всегда можно найти того, чьи шаги привели к ошибке или умышленному вреду.
Опять же, разделение прав доступа обеспечивает защиту от новичка, дурака и даже недобросовестных намерений. Так, например, сотруднику (простому менеджеру) могут быть даны права только на запись данных, а редактирование и удаление ему недоступны. Таким образом, максимальный вред от неопытного сотрудника — внесение ошибочной информации, но никак не удаление чужих важных сведений.
Эскизы на салфетках
Вообще, в бизнесе насчитывается огромное количество способов накопления и хранения информации о клиентах, и все они сосуществуют в нашей действительности, правда, не всегда мирно. Итак, золотой топ «носителей информации» российского малого и среднего бизнеса.
-
Excel и прочие электронные редакторы. Создаются именованные строки и столбцы, вносятся данные, часть информации записывается комментариями к ячейке. Масштаб может быть любой — от банального списка клиентов и их контактов до огромного полотна управления отгрузками и продажами.
Примерно так — причём удобно двигать размеры (сарказм). Кстати, для создания таких таблиц нужно терпение и рабочее время.
В общем, мы неслучайно подняли тему работы с данными и взаимоотношениями с клиентами в CRM против таблиц — слишком много недостатков у табличных процессоров, которые хотят стать CRM-системой.
Let’s неравный бой begin
Таблицы ограничивают доступ сотрудников и руководства к информации. И это значительный недостаток. Вы можете сказать, что существуют табличные редакторы с возможностями совместной работы онлайн, однако, во-первых, даже у Microsoft такие версии слабее по возможностям, во-вторых, доступ можно закрыть в любой момент, всего лишь изменив ссылку.
CRM-системы позволяют тонко настраивать права доступа на уровне групп и отдельных пользователей. В то же время руководитель может беспрепятственно просматривать профиль работы с каждым клиентом, а также ставить задачи, формировать отчёты и т.д.
В таблицах практически невозможно отслеживать полный путь взаимоотношений с клиентами. Нельзя добавить шаги взаимодействия (у менеджеров самый популярный способ — добавлять служебные заметки примечаниями), записи разговоров, историю переписки. Если какие-то вопросы решались посредством почты или переговоров, информация по ним может быть внесена в примечаниях или не внесена вовсе.
CRM-система отслеживает путь клиента от холодного лида до допродажи, не упуская ни малейшего взаимодействия. Например, в RegionSoft CRM все звонки с записями разговоров, вся переписка с клиентом и все действия менеджеров сохраняются в карточке клиента и к этой информации можно получить практически мгновенный доступ. По итогам разработки клиента можно сформировать и распечатать отчёт по динамике взаимоотношений, в котором будут отображены все воздействия.
В Excel и прочих табличных редакторах нельзя отслеживать работу менеджеров и адекватно реагировать на кризисные ситуации. Матрицы KPI, конечно, существуют в таблицах, однако о гибкой настройке думать не приходится — всё ограничивается несколькими прописанными формулами. В CRM динамика выполнения задач менеджерами доступна линейному и высшему руководству, недочёты и провалы видны сразу, на них можно оперативно реагировать, не дожидаясь конца месяца и заполнения «таблички ключевых коэффициентов».
— Эд, согласно моей таблице, ты выполнил ужасную работу.
— Потому что ваши таблицы плохо продуманы и не имеют ничего общего со сложным реальным миром. И да, позвольте напомнить, что формула указывает на неверную ячейку.
— Цифры не врут.
В таблицах сложно оценить потенциальные сделки, застойные сделки, стадии работы с клиентом. В основе взаимоотношения с клиентами с точки зрения коммерческого интереса лежит воронка продаж. Её можно отрисовать в Excel, в Интернете описаны десятки шаблонов для этого, однако анализ воронки в различных разрезах (по менеджеру, датам, компаниям, номенклатуре и т.д.) возможен исключительно в CRM-системах. Самая большая сложность работы со сделками в Excel — это необходимость вносить все данные вручную, от стоимости заказа до статуса и этапа разработки клиента. Естественно, что рано или поздно менеджер прекращает эту работу или забывает о ней. В CRM же после правильной первичной настройки статусы и этапы меняются автоматически, а стоимости «подтягиваются» при создании и проведении счёта.
Excel даёт довольно слабые возможности отчётности, много времени уходит на обработку данных, построение выборок и анализ. Тут стоит описать реальную ситуацию. Клиент отправлял отчет по реализации за период в головной офис. Объем файла был около 50 000 строк. В выгрузку попадали нерелевантные и ненужные данные. Сортировка и очистка данных у менеджера занимала ровно один рабочий день, и это при наличии специальных формул и макросов. CRM позволяет делать подобные выборки с помощью гибко настраиваемых фильтров с множеством критериев, кроме того пользовательские фильтры можно сохранять и использовать по необходимости (во всяком случае, именно так эта функция реализована у нас в RegionSoft CRM).
В CRM можно настроить несколько уровней доступа к данным клиентов, в Excel это сделать невозможно. Ведение базы клиентов в электронных таблицах чревато для бизнеса проблемами с безопасностью: данные могут потеряться как по техническим причинам, так и при увольнении сотрудника. Чего у Excel не отнять, так это его легкой «транспортировки» за пределы бизнеса, в том числе в руки конкурентов.
Чтобы забрать данные из десктопной CRM, нужно постараться. Вся оперативная информация о клиентах, контактах, планах, проектах, задачах должна быть в CRM-системе, а не «в голове сотрудника». Эта CRM-система должна быть защищена, т.е. иметь технические возможности, при которых сотрудник не сможет унести из нее сведения (если, конечно, ему не дали прав администратора сервера данных). Например, RegionSoft CRM имеет глубокую проработку безопасности, начиная с интеграции с ActiveDirectory и заканчивая контролем IP-адресов, MAC-адресов, с которых для пользователя разрешено подключаться к системе, подключения к корпоративной базе через alias (когда пользователь не знает реального расположения базы) и др. Совокупность этих мер и дает безопасное окружение для бизнеса. Но всегда есть человеческий фактор, от которого никуда не денешься. Сегодня человек лоялен, а завтра ему бес в ребро — и пошло поехало — твоим клиентам уже продают твои конкуренты. Поэтому должна быть именно совокупность мер, чтобы даже при возникновении желания слить данные, максимально затруднить это технически.
Таблицы дают лишь минимальный набор функций для сегментации клиентов и персонализации воздействий. Один из принципов успешного взаимодействия с клиентами — персонализация. Наверное, это даже можно назвать главным фактором выживания в нарастающем информационном шуме. Электронные таблицы позволяют создавать выборки и группировки, но проводить на их основе рассылки и иные коммуникации уже сложно. В CRM-системе вы просто делаете нужную выборку, сохраняете сегмент и запускаете рассылку именно по той группе, которую нужно проинформировать — из интерфейса системы (в RegionSoft CRM рассылку можно запускать с помощью собственного почтового клиента).
Для Excel не существует адекватных интеграций с другими бизнес-системами и сервисами, например, планированием, бизнес-процессами, телефонией, 1С. Кто-то скажет, что в Excel, может и нет, а вот в таблицах Google Docs давно есть целый магазин приложений, надстроек и аддонов. Не будем спорить, Google предлагает неплохой инструмент, но для частного пользователя или очень маленькой начинающей команды. Во-первых, мало-мальски нагруженный файл подвешивает приложение (бюджет одной из компаний на 16 000 строк с формулами он не осилил). Во-вторых, опять же нет перечисленных интеграций. А причина упирается всё в тот же бэкенд: Spreadsheets всё те же таблицы-калькуляторы.
Интеграции CRM сильно отличаются от системы к системе и могут быть реализованы с помощью API, коннекторов, специального ПО, сторонних плагинов. Мы реализовали в своей CRM-системе интеграцию с сайтом, телефонией (в том числе виртуальной АТС Asterisk), Skype, 1С. Часть работы по интеграции ложится на RegionSoft Application Server, что обеспечивает более тонкие настройки и широкие возможности для автоматического обмена данными между CRM-системой и сторонними приложениями.
В электронных таблицах невозможно осуществлять грамотное персональное и коллективное планирование. Тут даже комментарии излишни — никакого планировщика, никаких напоминаний, никакой интерактивной работы с задачами от электронных таблиц ждать не стоит. В то время как, например, среди клиентов RegionSoft CRM планировщики и инструменты управления задач едва ли не самые популярные функции системы: ими все пользуются, все ценят возможности напоминаний и интерактивного управления календарём. Среди этих инструментов самый любимый — трёхнедельный планировщик, который совмещает управление задачами, рабочий календарь и в тоже время позволяет работать с горизонтом планирования.
В таблицах существуют проблемы с прикреплением файлов. Самая удобная и безопасная реализация этой функции для Excel и других электронных таблиц — прописывание ссылок на нужные документы. В CRM-системе все документы прикрепляются к карточке клиента, легко «поднимаются» и не теряются.
Быстрое масштабирование и рост бизнеса не выдержит ни одна таблица: во-первых, книги будут перегружены и вероятность ошибки возрастёт в разы, а во-вторых, добавление новых строк, столбцов, связей может просто повредить бережно накопленный файл. Прогрессивно расти нужно с сохранением производительности, и достичь этого можно только с использованием специальных средств автоматизации. Например, CRM-системы. Для программы любое расширение или сокращение количества пользователей, наименований, добавление подразделений и даже новая структура бизнеса проходят безболезненно.
В таблицах не предусмотрено автоматического заполнения информации, например, с сайта или для первичной документации. Хотя, есть библиотека PHPExcel, которая позволяет производить импорт и экспорт данных в Excel из информационных систем, написанных на PHP для любой платформы, но и это не делает Excel полноценной учётной системой или CRM.
Процесс обновления информации в таблицах необходимо контролировать, в то время как CRM — единый актуальный источник информации. Вообще, в управлении таблицами, при внесении и обработке данных слишком велик человеческий фактор. Считается, что Excel знают все менеджеры по продажам, бухгалтеры, маркетологи и прочие ребята из коммерческой службы. Это весьма иллюзорное представление: как мы уже говорили, освоение Excel «по-взрослому» требует огромного количества времени.
В таблицах не видны глубокие связи между данными, поскольку это не реляционная СУБД, а «плоское» представление данных (как бы один срез). Соответственно, отсутствие реляционных таблиц и ограничения по интерфейсу делают электронные таблицы всего лишь имитацией средства хранения и управления клиентской базой. CRM же представляет собой продуманный интерфейс поверх реляционной СУБД. С помощью интерфейса вносятся данные, управляются процессы, обслуживается телефония и т.д. Вся бизнес-информация надёжно хранится в базе данных, для которой, напомним лишний раз, стоит создавать резервные копии.
Знаете, чего от вас ждет клиент на этапе продажи и обслуживания? Он считает, что если обратился к одному специалисту из вашей компании, он обратился ко всем, и любой менеджер готов решить его проблему. И менеджер должен знать о коммуникациях по контакту. Значит, нужно иметь инструмент для мгновенного отображения требуемой информации — и CRM как раз такой инструмент. А вот Excel и другие электронные таблицы изначально не были созданы для управления взаимоотношениями с клиентами, они были созданы для вычислений и первичного анализа информации. Так может, не стоит ждать жалоб клиентов и накапливать риски, которые рано или поздно могут привести к коллапсу. Причём, по закону подлости, в самый неподходящий момент.
Наверняка каждому из вас знакома ситуация, когда организация начинала вести внутреннюю аналитику в Excel, потому что его возможностей было более чем достаточно. Но с ростом компании задачи усложняются, объёмы данных растут, и Excel начинает сначала кряхтеть, а затем превращается в «небесного тихохода», по вине которого ежедневно впустую теряется масса оплачиваемого рабочего времени.
Наш сегодняшний рассказ про то, как компания федерального уровня с большим документооборотом переходила с реестра в виде громоздких Excel-файлов на нормальный, вменяемый BI-инструмент. Ну хорошо – про наше видение, как компания должна переходить (клиент пока ещё не принял окончательного решения).
Проблематика вопроса
Чтобы была понятней суть проблемы: сейчас в компании подготовка и консолидация данных через Excel занимает порядка 80 % рабочего времени сотрудников, причем 79 % — это ожидание реакции самой программы. То есть человек выполнил какие-то манипуляции, написал формулу или значение, нажал клавишу Enter и идёт курить, пить кофе или обедать: некоторые операции консолидации и обновления данных занимают от 40 минут до 2 часов.
Главной проблемой является заложенный в стародавние времена механизм консолидации данных — куча сложных перекрёстных формул, в которых чёрт ногу сломит. Когда-то этот механизм придумал какой-то «гуру» Excel, но он явно не предполагал, что будет обрабатываться такой объём данных. Раньше всё работало без тормозов, и файлы с прописанными формулами просто копировались из проекта в проект. И когда через несколько лет начались проблемы, никто уже точно не знал, как работает консолидация. А найти специалиста, который смог бы её переделать, не удалось, что не удивительно: разработчики обычно не изучают формульный язык Excel да и не пользуются им.
Трудоёмкость и длительность расчётов в Excel привела к тому, что по мере увеличения объёмов данных приходилось постепенно нанимать в отдел всё больше сотрудников, так как уже имеющиеся работники переставали справляться с обработкой документов.
Сложилась эта ситуация далеко не сразу и не на днях. И в результате заказчик решил: пора мигрировать. Основным требованием было то, чтобы новая система оказывала как можно меньше влияния на технологический процесс. То есть заказчик, конечно, недоволен, что Excel тормозит, но и менять привычные операции из-за нового инструмента очень не хочет. Весь технологический процесс можно разделить на два основных этапа:
- подготовка данных из разных источников, в основном из бумажных документов,
- внесение в реестр в виде Excel-файлов и консолидация.
Второй нюанс: при введении данных в реестр сотрудники проверяют, не вводился ли этот документ раньше. Для этого выполняют поиск по совокупности реквизитов. Мы предложили автоматизировать эту процедуру и выявлять дубликаты уже на этапе ввода. То есть приходит новый документ, его начинают вбивать без всяких фильтров. Если система находит дубликат по каким-либо параметрам (к примеру, по назначению и дате платежа), эта запись подсвечивается красным цветом, чтобы пользователь выяснил: нет ли ошибки во вносимых или уже внесённых данных. Таким образом реализуется контроль дублирования записей и корректности ввода средствами Excel.
Мы решили не создавать зоопарк из разных вендоров. Решение Microsoft было в данном случае лучше не потому, что эта компания разработала и Excel, и Power BI. И даже не потому, что они хорошо интегрированы друг с другом. Просто Power BI позволяет использовать в качестве источника данных целую папку, в которую пользователь может сложить разные файлы по своему усмотрению (в том числе и текстовые). И обработать их буквально одним щелчком мыши. Ну и добавить другие источники информации, если понадобится (1С, автоматизированные учётные системы других подразделений и т. п.).
Power BI и Power Query буквально в сотни раз ускоряют работу и позволяют обойти ограничение на количество данных, которыми оперирует Excel. Сначала это было 64 тыс. строк, теперь счёт идёт на миллионы. Так что если вы упёрлись в возможности Excel, то следующим логическим шагом может быть переход или на Power Pivot или на Power BI: они используют те же самые подходы и механизмы. Если для обработки данных вы применяли какие-то формулы на языке М (в Power Query) или DAX в Power Pivot, то всё это будет практически без изменений работать и в Power BI.
Power BI, как единый интегрированный продукт, позволяет соединить в себе все те технологии, которые годами «навешивались» на Excel, как игрушки на елку. Пусть в него нельзя вводить данные (ну почти), нельзя считать А + Б, как это делается в Excel, но зато его можно использовать в качестве обработчика больших объёмов данных. Например, если нужно произвести какие-то вычисления над колоссальным количеством столбцов или строк. Excel тоже справится, но за часы, а Power BI — за секунды.
Есть два–три конкурирующих продукта, которые, гипотетически, могут выполнять те же вычисления столь же быстро, но они будут не так хорошо интегрироваться с Excel и, что не менее важно, потребуется развернуть дополнительную ИТ-инфраструктуру.
Кроме того, нельзя сбрасывать со счётов и финансовую составляющую: Microsoft предоставляет Power Pivot Desktop бесплатно, если вы хотите использовать этот механизм только для интеграции своих собственных Excel-файлов и будете готовить отчеты или анализировать данные в одиночку или в составе небольшой группы.
При этом создаваемые Power BI файлы можно свободно перемещать между компьютерами, как Excel-отчёты. В результате пользователи получают в руки не просто какие-то рассчитываемые, фиксированные данные, Power BI предоставляет широкие возможности для построения различных интерактивных, моментально пересчитывающихся графиков и диаграмм.
После внедрения Power BI по самым пессимистичным оценкам длительность этапа расчётов уменьшилась в 200–300 раз (!). Учитывая, что в отделе на данный момент трудится 12 человек, которые тратят кучу времени на обработку документов, можно смело сокращать штат раза в 4. А это уже заметная экономия на ФОТ и налогах.
Но экономия рабочего времени и денег – не единственное преимущество этого решения. Раньше в компании никогда не анализировался весь объем данных – только для каждого бизнес-направления или проекта в отдельности. Excel просто не справился бы с такой нагрузкой. А теперь станет возможной не только перекрёстная аналитика по проектам. При дальнейшем расширении этой линейки до, например, Power BI Pro, Power BI RS или даже Power BI Premium, появится возможность готовить интерактивные отчёты для различных категорий пользователей, управлять уровнями доступа к конфиденциальным данным и предоставлять доступ через web или мобильные устройства.
То есть, практически не меняя рабочего процесса, обеспечить всех ЛПР в компании информацией, что называется, на кончиках пальцев.
Юрий Колмаков, эксперт Департамента систем консолидации и визуализации данных, «Инфосистемы Джет» (McCow)
Почему Excel так широко применяется для создания финансовой модели (в целях управленческого учёта и бюджетирования)?
Бизнес-процессы организации меняются вслед за изменениями внешней среды, и информационные системы организации должны быть достаточно гибкими, чтобы учесть эти изменения. Excel проявляет намного большую гибкость, чем большинство существующих учётных систем (например, 1С). В большинстве случаев финансовую модель в Excel возможно построить без привлечения программистов и при необходимости легко внести изменения.
Сформулируем преимущества Excel для финансового моделирования (управленческого учёта):
- сравнительная дешевизна – обычно на каждом рабочем месте уже установлен пакет MS Office и дополнительных затрат на программное обеспечение не требуется;
- простота освоения;
- гибкость;
- мощные инструменты обработки данных (включая статистические функции) и презентаций результатов;
- практически неограниченные возможности по обмену данными с другими информационными системами;
- сравнительно низкие затраты на внедрение системы бюджетирования и на её модернизацию
Конечно, существуют и недостатки Excel для построения финансовой модели:
- сложности одновременной работы нескольких пользователей с одной информационной системой;
- повышенное влияние «человеческого фактора» на корректность таблиц (одной неверной ошибкой в работе с таблицей можно испортить работу всей информационной системы);
- сложности организации множества таблиц в различных вариантах (черновой, согласованный, утверждённый и т.п.), что требует дополнительных усилий по организации работы с файлами;
- сложность с обеспечением конфиденциальности данных информационной системы
- низкая производительность, которая проявляется при расчёте сложных финансовых моделей, особенно использующих статистические функции.
В целом при постановке управленческого учёта или при его глубокой модернизации, даже если уже есть учётная система с возможностями управленческого учёта, на первое время рекомендуем отработать реализацию финансовой модели именно на Excel, так как внести изменение в финансовую модель Excel проще всего. Особенно рекомендуется применение Excel на начальных этапах жизненного цикла организации. Когда идёт бурное развитие, финансовая модель меняется постоянно.
Читайте также: