Не удалось найти владельца для служебного электронного документа 1с эдо
О том, как пользователю в программе «1С:Бухгалтерия» редакции 3.0 контролировать наличие надлежаще оформленных бумажных документов и формировать отчеты по проблемной «первичке», можно прочитать в статье. С переходом на электронный документооборот данный вопрос решается проще. Рассмотрим, какие возможности по контролю первичных документов есть у пользователя 1С, который для обмена документами с контрагентами использует встроенный сервис 1С-ЭДО.
Если в отношении бумажных документов бухгалтерской службе необходимо вручную устанавливать флаги о получении или подписании документа, то при использовании ЭДО статусы электронных документов и связанных с ними документов учета изменяются автоматически.
По мере выполнения регламентных действий документ принимает разные состояния ЭДО, например:
Ожидается извещение о получении – электронный документ отправлен контрагенту, но контрагент еще не прислал извещение о его получении.
Ожидается подтверждение – электронный документ отправлен контрагенту, контрагент его получил, но еще не подписал.
Подробнее про регламент и возможные состояния ЭДО можно прочитать в статье на сайте 1С-ЭДО.
Состояние ЭДО в списке документов учета
Перед отправкой электронного документа контрагенту продавец должен создать первичный документ и провести его. Далее на основании документа учета нужно создать электронный документ и подписать его электронной подписью. Пошагово процесс по выставлению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.
Для тех контрагентов, с которыми настроен ЭДО, в списке документов реализации будет отображаться состояние ЭДО.
В целях осуществления контроля «первички», по которой еще не завершены регламентные действия, можно воспользоваться отбором. Для этого нужно кликнуть по кнопке Еще и выбрать команду Настроить список.
В открывшемся окне нужно найти Состояние ЭДО слева в доступных полях и кликнуть по кнопке Выбрать.
Для отбора документов реализации нужно добавить несколько полей со значением Не равно:
Не начат – на документ учета еще не сформирован электронный документ;
На подписи – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью;
Завершен – необходимые действия по данному электронному документу выполнены всеми участниками обмена;
Завершен с исправлением – выполнены все необходимые действия по обмену корректировочными документами после получения уведомления об уточнении;
Закрыт принудительно – электронный документ был изъят из активного документооборота;
Аннулирован – электронный документ аннулирован по соглашению обеих сторон.
По документам реализации с перечисленными статусами ЭДО контроль «первички» не требуется.
После добавления нажать Завершить редактирование. Благодаря использованию фильтров будет сформирован список документов, по которым нужен контроль.
Аналогичным образом можно формировать список документов поступлений. Покупатель, получив электронный документ от контрагента, должен его проверить, подписать электронной подписью и отразить в учете. Пошагово процесс по получению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.
Для отбора документов поступления нужно добавить следующие поля со значением Не равно:
Завершен с исправлением;
Аннулирован;
Закрыт принудительно.
Состояние ЭДО в списке электронных документов
Из списка документов реализации или поступлений можно перейти в рабочее место Текущие дела ЭДО, кликнув по кнопке ЭДО и выбрав соответствующую команду.
Текущие дела ЭДО представляют собой специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа − список электронных документов. Для списка электронных документов доступны быстрые отборы.
Следует также обратить внимание на папку На контроле группы Исходящие − по находящимся здесь документам ожидаются действия со стороны других участников обмена − контрагента или оператора ЭДО. Если определенные документы находятся На контроле продолжительное время, сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, нужно связаться с контрагентом для завершения ЭДО. Если сотрудник выяснит, что контрагент не может выполнить нужные действия с электронным документом по техническим или иным причинам, нужно найти другой способ оформления и подписания первичного учетного документа по этой сделке.
Важно совершать регулярные обмены с контрагентами по ЭДО и не оставлять без внимания необработанные документы в Текущих делах ЭДО. Если следовать принципу, что в папках Текущих дел ЭДО не должно быть каких-либо электронных документов (все документы обработаны), то и с первичными документами должно быть все в порядке.
При необходимости можно открыть электронный документ непосредственно из связанного документа учета по кнопке ЭДО – Посмотреть электронный документ.
Также электронный документ можно найти в общем списке в Архиве ЭДО, если перейти по соответствующей ссылке в форме Текущие дела ЭДО.
Другие полезные материалы по работе с 1С-ЭДО смотрите на официальном сайте сервиса. Подпишитесь на сайте на рассылку новостей и публикации техподдержки, чтобы получать актуальную информацию о сервисе 1С-ЭДО.
1. Проверка наличия установленной программы для работы с криптографией (КриптоПРО, VipNet CSP) на компьютере.
Первым делом проверим настройки программ шифрования в 1С.
Раздел «Администрирование» - «Обмен электронными документами».
Далее «Настройки электронной подписи и шифрования».
Вкладка «Программы».
Проверить наличие строки с установленной программой для работы с электронной подписью (КриптоПРО, VipNet CSP). При необходимости добавить нужную программу, нажав соответствующую кнопку (если эта программа действительна установлена на данном компьютере).
Далее проверим настройки электронной подписи в 1С.
Раздел «Администрирование» - «Обмен электронными документами».
Далее «Настройки электронной подписи и шифрования».
Вкладка «Сертификаты».
Проверить наличие действующего сертификата организации. Проверить работу сертификата можно, дважды щелкнув по нему левой кнопкой мыши. После открытия формы нажать «Проверить», ввести пароль (иногда пароль пустой) и нажать «Проверить».
Если нужного сертификата нет в списке, необходимо его добавить, для этого делаем следуещее.
Нажать «Добавить» далее «Из установленных на компьютере».
В появившемся окне выбрать нужный действующий сертификат.
Затем ввести пароль (иногда пароль пустой) от сертификата и нажать «Добавить».
Если напротив строчек отобразились зеленые галочки - все в порядке, в ином случае проверить установлена ли цепочка доверенных сертификатов.
3. Проверка настроек профиля ЭДО
В разделе «Администрирование» - «Обмен с контрагентами».
Далее «Профили настроек ЭДО» выбрать свой профиль и дважды щелкнуть по нему для изменения.
и перейти в открывшемся окне на вкладку «Сертификаты организации».
Проверить наличие действующего сертификата. Если указан старый сертификат, и Вы уверены, что у Вас есть новый действующий сертификат, то его необходимо добавить.
При продлении или замене сертификата для 1С:Отчетности, и при его использовании в качестве сертификата для ЭДО, он не добавляется автоматически, это необходимо сделать вручную.
Также необходимо выполнить тест настроек, нажав кнопку «Тест профиля настроек».
Далее вводим пароль от ЭЦП (иногда пароль пустой, либо стандартный: 123456, или 12345678) и нажимаем «ОК».
После чего внизу, либо во всплывающем окне отобразится следующее.
Если тест прошел неудачно, необходимо проверить наличие сертификата в личном хранилище сертификатов пользователя и установленную цепочку доверенных корневых сертификатов.
В разделе «Администрирование» - «Обмен с контрагентами».
Далее «Профили настроек ЭДО».
Выбрать свой профиль и перейти в открывшемся окне на вкладку «Виды электронных документов».
Проверить на отсутствие устаревших форматов электронных документов. Настроить актуальные форматы.
Проверить маршруты подписания. В табличной части в столбце «Регламент ЭДО» по очереди щелкнуть по «Подпись (маршрут: Одной доступной подписью)».
Откроется окно «Настройка регламента ЭДО». В нем выбрать маршрут, нажав на «. ».
Откроется окно с маршрутами подписания (обычно там прописан 1 маршрут).
Если в открывшемся окне «Маршруты подписания» отсутствует строка «Одной доступной подписью», необходимо с помощью обработки ( с качать ) добавить маршрут подписания .
Откройте соответствующий пакет электронных документов и убедитесь, что отсутствуют обязательные поля, необходимые для распаковки пакета и последующего корректного принятия к учету (идентификатор получателя, идентификатор отправителя, контрагент). Для заполнения этих полей в некоторых случаях необходимо наличие в информационной базе приглашения между участниками ЭДО по данному документу в статусе Присоединен.
Решение: Д ождитесь перевода приглашения в статус Присоединен. После этого необходимые для распаковки данные автоматически будут заполнены, и пакет будет успешно распакован.
Отслеживать статус приглашения можно либо в настройке получения электронных документов по этому контрагенту, либо на вкладке Приглашения Архива ЭДО.
Если статус не меняется длительное время, это может быть вызвано наличием проблем при настройке роуминговой связи. Для решения вопроса в этом случае обратитесь в техническую поддержку 1С-ЭДО.
Для этого перейдите в справочник Организации, нажмите кнопку ЭДО → Учетные записи:
Откройте соответствующую Учетную запись ЭДО двойным кликом:
В открывшемся окне нажмите кнопку Ещё и выберите Начальные даты запроса данных у оператора ЭДО:
Для успешной работы с электронными подписями рекомендуем использовать криптопровайдеры следующих версий:
КриптоПро CSP
ViPNet CSP версии 4.2*
*ОС Windows 10 работает корректно только с ViPNet CSP версии 4.2.11.
2. Стоимость сервиса?
Исходящие электронные документы сверх установленного лимита на бесплатную отправку оплачиваются по цене 10 рублей за один комплект.
- Каждый отправленный электронный счет-фактура плюс два электронных документа, не являющихся счетами-фактурами составляют один пакет;
- Отправленные электронные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в электронный пакет в соответствии с предыдущим абзацем, формируют пакет по правилу: 2 электронных документа составляют один пакет.
3. Какова стоимость подключения к ЭДО?
Подключиться к сервису ЭДО из программы 1С можно самостоятельно и бесплатно.
Если нужна помощь партнера в настройке и подключении ЭДО, партнер по соглашению с клиентом может взимать дополнительную плату за эту работу.
Оплата за использование ЭДО взимается с клиентов, отправляющих электронные документы своим контрагентам. Подробнее о расчетах за ЭДО – см. «Тарифы»
4. Порядок подключения пользователя к ЭДО?
Для подключения пользователей к 1С-ЭДО в программных продуктах 1С необходимо соблюдение нескольких условий:
- Сертификат электронной подписи.
- Наличие доступа в интернет.
5. Создание профиля ЭДО.
Пользователю для создания учетной записи ЭДО достаточно перейти к справочнику Организации, выбрать организацию, для которой необходимо получить учетную запись и выполнить команду Подключить организацию. Это можно сделать:
- Из общего списка справочника организаций.
- Из карточки организации.
Получить идентификатор организации – можно выбрать имеющийся, если ранее организация получала идентификатор или получить новый.
При выборе сертификата, пользователю придется указать пароль от контейнера закрытого ключа и при необходимости указать пользователя, под которым можно использовать сертификат. Если пользователя сертификата не указывать, то сертификат сможет использовать любой пользователь имеющий доступ к контейнеру с закрытым ключом.
После выбора сертификата пользователю необходимо заполнить информацию по организации, указать назначение учетной записи, поставить галочку согласия с условиями использования и выполнить команду Подключить.
После подключения, пользователь может переходить в настройке обмена с контрагентами.
6. Отправка приглашения при работе с электронными документами.
7. Отправка приглашения из справочника «Контрагенты».
Для настройки обмена необходимо перейти в справочник Контрагенты, выбрать контрагента (ов), выделив их мышкой, и выполнить команду Пригласить к обмену электронными документами меню ЭДО.
Перед отправкой приглашения для настройки обмена с контрагентами, пользователю необходимо выбрать учетную запись организации которой будет настраиваться обмен документами.
При массовой отправке приглашений, программа проверит всех контрагентов на возможность отправки приглашений для настройки обмена и выдаст предупреждения, если есть затруднения с настройкой.
Отслеживать состояние по отправленным и полученным приглашениям можно в Текущих делах ЭДО в соответствующей вкладке.
Приглашения, по которым получено согласие на обмен по ЭДО, будут попадать в папку «Ознакомиться».
При возникновении данной ошибки, необходимо проверить следующие настройки:
- Действительный ли сертификат ЭП указан в «Профиле настроек ЭДО» (не закончился ли срок действия);
- Выбран ли нужный вид документов в настройках сертификата, профиле настроек ЭДО и настройке ЭДО;
- Нет ли задвоения контрагента/организации в справочниках;
- Если в соответствующей «Настройке ЭДО» выбран договор с контрагентом, убедиться, что в документе ИБ указан тот же договор;
- Проверить права доступа к сертификату (например, доступ к сертификату разрешен одному пользователю 1С, а вход выполнен под другим)
9. Добавление нового сертификата электронной подписи в учетную запись ЭДО.
В случае, когда сертификат электронной подписи стал недействительным по сроку действия, нет необходимости в создании новой учетной записи и получении нового идентификатора, достаточно в существующей учетной записи заменить сертификат на актуальный. Для этого необходимо перейти в справочник "Организации".
В представленном списке необходимо выбрать Вашу организацию и нажать ЭДО – Учетные записи
В открывшемся окне представлены учетные записи ЭДО выбранной организации. Предупреждение указывает, что в учетной записи отсутствуют действующие сертификаты, об этом же свидетельствует красный индикатор в начале наименования.
Необходимо открыть выбранную учетную запись и перейти на вкладку "Сертификаты". В представленном списке имеется возможность удалить сертификаты, срок действия которых истек. Для удаления необходимо правой кнопкой мыши нажать на истекший сертификат и выбрать "Удалить".
Для добавления нового сертификата необходимо нажать "Добавить".
В открывшемся окне "Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования" необходимо выбрать актуальный сертификат электронной подписи. При отсутствии нужного сертификата необходимо нажать "Добавить" и выбрать сертификат из хранилища сертификатов "Личные" операционной системы.
После добавления актуального сертификата в список сертификатов учетной записи ЭДО необходимо нажать "Записать и закрыть".
В открывшемся окне "Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО" требуется ознакомиться с пользовательским соглашением на подключение к сервису 1С-ЭДО, после чего ввести пароль закрытой части ключа электронной подписи и нажать "Подписать". Если при выпуске сертификата пароль не был задан, то данной поле нужно оставить пустым.
10. Как получить 1С:Подпись?
Для того, чтобы получить 1С:Подпись необходимо:
- Использовать программный продукт, в котором реализован сервис 1С-Подпись.
- Установить криптопровайдер (VIPNet или КриптоПро CSP).
- Иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) с партнером 1С или приобрести один из пакетов сервисов: СтартЭДО или 1С:Подпись.
- Оформить заявление на получение электронной подписи.
11. Печать электронного документа.
Необходимо перейти в Архив ЭДО. Это можно сделать из Текущих дел ЭДО, перейдя по соответствующей ссылке, а также из раздела Администрирование – Архив ЭДО. Он предназначен для хранения всех входящих и исходящих электронных документов.
В Архиве ЭДО необходимо открыть соответствующий документ, нажать Ещё - Печать.
12. Состояние ЭДО в 1С.
Работая в программном продукте 1С посмотреть состояние по электронному документообороту можно несколькими способами:
13. Изменение регистрационных данных (1С-ЭДО).
Крайне важно обеспечивать актуальность сведений и своевременно информировать оператора ЭДО об их изменении.
Для изменения регистрационных данных на сервере оператора ЭДО необходимо:
- Изменить информацию в карточке организации 1С.
- Предоставить актуальные данные оператору ЭДО, путем нажатия на гиперссылку "обновить" рядом с соответствующим реквизитом в Учетной записи ЭДО.
14. Получение и принятие приглашения от контрагента.
Если Ваша организация планирует получать электронные документы от контрагентов отсутствующих в информационной базе, то перед началом обмена рекомендуется установить флаг "Создавать контрагентов автоматически". Контрагенты будут создаваться при получении документов и приглашений.
(Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами).
Для последующей работы с данным контрагентом необходимо согласиться с приглашением, нажав кнопку "Принять".
После этого соответствующая настройка появится в Настройках ЭДО.
Теперь организация может получать документы от данного контрагента.
15. Убрать из Текущих дел ЭДО неактуальные документы. Закрыть принудительно.
При невозможности завершить ЭДО, имеется техническая возможность изъять документ из активного документооборота.
Для этого необходимо перейти в Текущие дела ЭДО, нажать правой кнопкой мыши по необходимому документу и выбрать "Закрыть принудительно".
В появившемся окне необходимо указать причину закрытия документооборота и нажать "Закрыть документооборот". Иные участники обмена не получат уведомлений, свидетельствующих о том, что по данному документу не требуется действий.
Состояние ЭДО по данному документу будет изменено на "Закрыт принудительно". Документ будет изъят из Текущих дел ЭДО и помещен в Архив ЭДО.
В том случае, если контрагент обработает документ после закрытия документооборота, состояние ЭДО изменится на актуальное.
Возможность закрыть документ принудительно имеется на каждой стадии активного документооборота.
16. Сертификат не найден на компьютере.
При возникновении ошибки "Сертификат не имеет связи с закрытым ключом" необходимо выполнить проверку сертификата электронной подписи.
Перейти в раздел "Администрирование" - "Обмен электронными документами" - "Настройка электронной подписи и шифрования" - На вкладке "Сертификаты" открыть используемый сертификат -. Нажать на кнопку "Проверить"-Ввести пароль закрытой части ключа и нажать "Проверить".
Отправка электронных документов может производиться:
19. Привязка сертификата к учетной записи 1С-ЭДО.
20. Работа в 1С-ЭДО (1С-Такском) с сертификатом электронной подписи ГОСТ Р 34.10-2012.
На сегодняшний день все типовые конфигурации 1С поддерживают работу с сертификатами электронной подписи, соответствующими ГОСТ Р 34.10-2012.
Для полноценного использования сертификатов нового стандарта необходимо:
- Обновить конфигурацию 1С до актуального релиза.
- Обновить средства криптозащиты *
* - до обновления рекомендуем сохранить контейнеры ключей электронной подписи на внешний носитель (флешку) во избежании их возможного удаления в процессе установки новой версии криптопровайдера.
21. Аннулирование электронного УПД.
Аннулирование электронного УПД, подписанного обеими сторонами, можно провести, используя шаблон письма «Предложение об аннулировании».
«Предложение об аннулировании» направляется стороной-инициатором аннулирования в виде произвольного электронного документа с признаком обязательности ответной подписи.
Если получатель "Предложения об аннулировании" утвердил полученный документ (поставил ответную подпись), исходный электронный документ является аннулированным по соглашению сторон.
После этого необходимо отменить проведение документа учетной системы, соответствующий аннулированному первичному документу, и/или пометить его на удаление.
22. Как подготовить заявление на выпуск сертификата с помощью 1С:Подпись?
24. Как подключиться к 1С-Такском из конфигурации, в которой нет или отключена Интернет-поддержка пользователей 1С?
Для подключения к сервису "1С-Такском" из конфигураций, в которых нет или отключена Библиотека Интернет Поддержки пользователей, необходимо:
- Зайти в личный кабинет на сайте поддержки пользователей "1С", и выбрать раздел регистрации в сервисе "1С-Такском", после чего пользователь будет перенаправлен на адрес страницу; если личный кабинет еще не создан, необходимо зарегистрироваться;
- Заполнить заявку на подключение к сервису (желательно приложить к заявке файл сертификата электронной подписи, в противном случае подключение будет отложено, пользователю будет предложено приобрести сертификат)
- После отправки заявки дождаться получения электронного письма с присвоенным Идентификатором участника ЭДО на адрес, указанный в заявке.
- Создать профиль настроек ЭДО в программе 1С (по команде или гиперссылке "Подключиться к сервису "1С-Такском", в зависимости от конфигурации) и в поле "Идентификатор участника электронного документооборота" указать полученный на шаге 3 Идентификатор.
25. Поддержка ЭДО в конфигурациях «1С:Предприятие».
С ЭДО в решениях 1С можно работать в следующих программах "1С:Предприятия":
- 1C:Управление нашей фирмой
- 1С:Розница, ред. 2 (в т.ч. базовая)
- 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
- 1C:Управление холдингом
- 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)
- 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
- 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации
- 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО
- 1С:Управление производственным предприятием
- 1C:ERP Управление предприятием 2.0
- 1С:ERP. Управление холдингом
- 1С:Садовод (в т.ч. базовая)
- 1С:Клиент ЭДО, ред. 2
Состав прикладных решений, включающих "1С-ЭДО", планируется расширять.
Для пользоватей "1С:Предприятие 7.7" для работы в сервисе "1С-ЭДО" можно настроить правила обмена с программой "1С:Клиент ЭДО".
26. При смене организации нужно ли получать новый идентификатор ЭДО?
Идентификатор выдается на определенную организацию. У каждой организации должен быть свой Идентификатор участника обмена. Поэтому да, на новую организацию нужно получить новый Идентификатор.
27. Можно ли в базовых версиях программных продуктов 1С настроить ЭДО?
Можно, для использования сервиса необходимо наличие квалифицированной электронной подписи. Приобретение тарифа СтартЭДО, 1С:ИТС не является обязательным для работы с 1С-ЭДО.
28. Как получить и установить сертификат электронной подписи?
Сертификат электронной подписи можно получить используя сервис 1С:Подпись или в любом удостоверяющем центре (УЦ), имеющем аккредитацию Минкомсвязи либо использовать имеющийся сертификат, например, от системы электронной отчетности в ФНС.
Подробные инструкции по установке и настройке криптосредств и сертификатов электронной подписи можно найти на сайте производителя используемого криптосредства или удостоверяющего центра.
29. Как осуществить привязку нового сертификата в профиль настроек ЭДО?
30. Можно ли подключить несколько организаций по одному договору 1С:ИТС (тарифу СтартЭДО)?
Да, такая возможность есть. Необходимо при подключении каждой следующей организации указывать логин и пароль интернет-поддержки той организации, у которой есть договор 1С:ИТС (тариф СтартЭДО).
31. Если у принимающей стороны закончился срок действия договора ИТС или тарифа СтартЭДО, может ли она принимать/отправлять электронные документы?
Вне зависимости от срока действия договора ИТС или тарифа "Старт ЭДО" обмен электронными документами продолжает работать.
Для использования сервиса 1С-ЭДО наличие действующего договора ИТС или тарифа "Старт ЭДО" не обязательно.
32. Отправка произвольного документа.
Внимание! Обращаем Ваше внимание, что имя присоединяемого файла автоматический преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами. Если по какой-либо причине произвольный документ должен быть отправлен без транслита, то перед добавлением файла документа Вам необходимо зайти в "Ещё" и снять галочку с "Транслировать имя присоединяемого файла".
После отключения транслита файл будет добавлен с первичным наименованием документа.
Если в отношении бухгалтерских документов нужно вручную ставить галочки о получении или подписании, то при использовании электронного документооборота статусы электронных и связанных с ними других документов учета меняются автоматически.
Когда пользователь выполняет регламентные операции, документ получает разные состояния электронного документооборота:
- «Ожидается извещение о получении» — электронный документ передан контрагенту, но он еще не направил в ответ извещение о его поступлении;
- «Ожидается подтверждение» — электронный документ передан контрагенту, он его получил, но не подписал;
- «Требуется утверждение» — компания получила от контрагента входящий электронный документ, который требует утверждения, подписания и отправки.
Состояние ЭДО в перечне учетных документов
По документам партнеров, с которыми настроен ЭДО, в перечне документов реализации отражается состояние ЭДО.
Для контроля первичной документации, по которой не завершены регламентные операции, используется отбор. Пользователь нажимает кнопку «Еще» и выбирает «Настроить список». Открывается окно, и в нем пользователь слева находит «Состояние ЭДО» и нажимает кнопку «Выбрать».
Чтобы отобрать документы реализации, требуется добавить поля со значением «Не равно»:
- «Не начат» — по учетному документу не создан электронный документ;
- «На подписи» — электронный документ создан, но не подписан ЭЦП;
- «Завершен» — по электронному документу участники ЭДО выполнили все действия;
- «Завершен с исправлением» — участники ЭДО выполнили все действия по обмену исправленными документами, когда получили уведомления о необходимости уточнить;
- «Закрыт принудительно» — электронный документ изъят из активного ЭДО;
- «Аннулирован» — электронный документ аннулирован по согласию обеих сторон обмена.
Если у документа реализации стоит один из указанных статусов ЭДО, то первичный учетный документ не нужно контролировать.
После добавления пользователь нажимает «Завершить редактирование». Использование фильтров позволяет сформировать перечень документов, которые требуется проконтролировать.
Аналогично пользователь формирует перечень документов поступлений. Когда покупатель получает электронный документ от поставщика, он его проверяет, подписывает ЭЦП и отражает в учете.
Чтобы отобрать документы поступления, требуется добавить поля со значением «Не равно»:
- «Завершен»;
- «Завершен с исправлением»;
- «Аннулирован»;
- «Закрыт принудительно».
Состояние ЭДО в перечне электронных документов
Из перечня документов по поступлению или реализации пользователь переходит в рабочее место «Текущие дела ЭДО» — нажимается кнопка «ЭДО» и выбирается соответствующая команда.
«Текущие дела ЭДО» — специальное рабочее место, через которое пользователь может работать с электронными документами, для которых ЭДО не завершен. С левой стороны находятся группы возможных действий, выполняемых с электронными документами, а с правой стороны — сам перечень электронных документов. Для перечня этих документов можно использовать быстрый отбор.
В папке «На контроле» группы «Исходящие» находятся документы, по которым нужно совершить определенные действия, но другими участниками обмена документами (партнерами или оператором ЭДО). Если документы «На контроле» находятся длительное время, то сотрудник, ответственный за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, должен связаться с ними для завершения ЭДО. Если он получит информацию, что контрагент не может выполнить требуемые операции с электронными документами по каким-то причинам, тогда необходимо найти другой способ оформить и подписать первичку по этой сделке.
Обмен с контрагентами по ЭДО нужно совершать регулярно и при этом контролировать необработанные документы в «Текущих делах ЭДО».
Электронный документ при необходимости открывается из связанного с ним учетного документа — нажимается кнопка «ЭДО» и далее выбирается «Посмотреть электронный документ».
Кроме того, перейти в электронный документ можно через общий список — пройти по гиперссылке «Архив ЭДО» в форме «Текущие дела ЭДО».
Читайте также: