Не определены исполнители следующего шага процесса 1с документооборот
В статье демонстрируется возможный пример реализации бизнес-процесса в ДО на примере практической задачи. Материал может быть полезен тем, кому быстро надо разобраться в архитектуре комплексных БП Документооборот.
Задача была сформулирована как необходимость отразить ход бизнес-процесса из внешней системы в ДО программно, используя типовой функционал с возможностью перевода пользователей на ведение этого БП в ДО.
Во внешней системе ведется цепочка согласования «Заявки на Страхование» перед оформлением договора, результатом работы является либо созданный договор либо отказ в создании договора.
Я задачу дефрагментировал на части:
1) Настройка демо базы ДО КОРП. (в базе должен быть нужный нам вид внутреннего документа, работающий шаблон комплексного БП, роли исполнителей которые нужны для работы с документом )
К статье приложены
1) архив демо базы с настройкой.
2) обработка для программного управления БП с реализованным интерактивным отчетом отражающим текущее место нашей Заявки на Страхование в схеме БП (в пищевой цепочке).
По Документообороту достаточно много статей на портале 1С, на какую либо оригинальность я не претендую, но я думаю что кому- то этот материал три-пять часов "изысканий" может сэкономить, этим и полезен.
В процессе реализации стало очевидно, что логику переходов между точками можно строить по-разному.
В данном случае я создаю внутренний документ - Предмет , по Предмету создаю БП , далее я модифицирую реквизиты в предмете что влияет на логику переходов схемы и толкаю незавершенный БП на следующий шаг. Документооборот согласно состоянию Предмета в зависимости от того где он находится сейчас генерирует очередную задачу согласно логике схемы. Это автоматическая маршрутизация.
Заложена ли возможность директивной маршрутизации на произвольную точку схемы БП в типовую модель Документооборота - я пока не разобрался (тот случай, когда новую задачу по БП или подчиненный БП создаешь сам и желательно на произвольную точку БП)
Вопросы и комментарии категорически приветствуются.
Тестировалось на Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1 (2.1.12.2) и 1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1529)
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.
Чтобы настроить условия маршрутизации в 1С Документооборот, переходим в раздел «Управление процессами» и выбираем меню «Условия маршрутизации».
Рис.1 Условия маршрутизации
В окне реестра условий в левой части расположен перечень объектов, по которым происходит маршрутизация, а в правой – сами условия по выбранному объекту.
Рис.2 Вкладка Условия маршрутизации
Внизу окна видны комментарии к условию, по которым легче найти и отобрать необходимое. Каким же образом настроить нужное нам условие?
Рис.3 Настройка условия маршрутизации
Для установки условия следует выбрать объект, на основании значения реквизитов которого это условие будет работать.
Рис.4 Выбор объекта
Такими объектами могут быть внутренние, входящие и исходящие документы, контрагенты, мероприятия, файлы, проекты и проектные задачи. Далее выбираем способ задания условия. Возможно три варианта:
- В режиме конструктора;
- На встроенном языке;
- Комбинация из других условий.
Давайте разберемся, что каждый из этих вариантов означает.
Создание условий в режиме конструктора
Позволяет сконструировать нужное нам условие из состояния или комбинации состояний реквизитов выбранного выше объекта.
Рис.5 Создание условия в режиме конструктора
Выбрав реквизит, нужно определить требование к его содержанию – вид сравнения. Выбор вариантов сравнения зависит от типа реквизита, но, как правило, это: Равно, Не равно, Заполнено, Не заполнено, В списке, Не в списке. Последнее сравнение предполагает ввод списка значений, с которым будет сравниваться значение реквизита.
Рис.6 Выбор вариантов сравнения
Отборы можно объединять в группы по разным условиям взаимного применения – группа И, группа ИЛИ, группа НЕ. В результате, если использовано объединение в группу И, должны будут выполняться все строчки условий, в группу НЕ, наоборот, – будет проверяться невыполнение всех строчек условия, а в группу ИЛИ – хотя бы одно из условий. При этом в группе ИЛИ условия будут проверяться по порядку их ввода, поэтому приоритет, то есть порядок, можно регулировать соответствующими кнопками.
Если нужно составить сложное условие, но при этом его невозможно построить с помощью конструктора условий и реквизитов объекта, можно построить требующееся условие на встроенном языке.
Условие на встроенном языке
Рис.7 Условие на встроенном языке
С правой стороны расположены реквизиты выбранного объекта для использования в выражениях встроенного языка. В этом же окне, не выходя из конструктора, можно проверить созданное условие на работоспособность. Безусловно, чтобы грамотно написать такое условие, нужны соответствующие знания и опыт разработки на языке 1С, то есть лучше всего привлечь для этого программиста 1С.
Комбинация существующих условий
Еще один вариант составления условий – комбинация из других, уже существующих условий. То есть, используя группировку по принципу логического И, логического ИЛИ или логического НЕ, можно составить достаточно сложное условие маршрутизации.
Рис.8 Сложное условие маршрутизации
Созданные условия маршрутизации можно использовать в простых процессах типа Исполнение, Согласование, Ознакомление.
Рис.9 Использование условий в простых процессах
Если у процесса несколько исполнителей, правильнее использовать условия маршрутизации, иначе при невыполнении условия процесс при запуске выдаст ошибку, поскольку исполнителей у него не будет. Также условия маршрутизации можно использовать в комплексном процессе для маршрутизации шагов процесса.
Рис.10 Комплексный процесс для маршрутизации шагов процесса
Для установки условий выполнения действия комплексного процесса перейдем по ссылке «Порядок выполнения» в действии и открыть меню настройки маршрутизации. Здесь можно установить порядок совместного применения, если условий несколько – логическое И или логическое ИЛИ. То есть действие будет стартовать при выполнении сразу всех отмеченных ниже действий или при выполнении любого из отмеченных ниже действий.
Рис.11 Настройка маршрутизации
В данном примере шаг регистрации будет выполняться, если согласован документ с большой суммой и подписан договор аренды на большую сумму.
Используя условия, как внутри простых процессов, так и в порядке выполнения действий, сложные условия маршрутизации на встроенном языке, а также всевозможные комбинации сложных условий, можно построить сложнейшие бизнес-процессы обработки документов, согласования контрагентов и так далее.
Например, нужно перед согласованием договора проверить, согласовывался ли ранее контрагент, и если нет – то сначала согласовать контрагента, а уже потом договор.
Рис.12 Согласование контрагента
Для этого на первом шаге процесса устанавливаем условие старта шага процесса – Контрагент НЕ согласован. А в настройке самого условия указываем, что «Вид контрагента» должен быть равен значению «Юридическое лицо», а «Группа доступа» – «Несогласованные контрагенты».
При встраивании условий маршрутизации в сложные процессы важно предусмотреть все варианты поведения системы – что будет происходить, когда условие будет выполняться и когда не будет.
Например, в выше рассмотренном примере с согласованием контрагента по условию нужно обязательно предусмотреть вариант, когда контрагент согласован, и первый шаг запускаться не будет. Чтобы процесс не выдал ошибку, нужно во втором шаге включить условие При старте, обратное условию на первом шаге – Контрагент согласован.
Рис.13 Включение условия
Таким же образом строится условие в шаблоне процесса, подготовленного с использованием схемы вместо табличной части.
Рис.14 Условие маршрутизации в шаблоне процесса
Рис.15 Вкладка Настройка условия
В настройке условия можно использовать результаты действий, предметы или создавать произвольные условия. Создание условий на основе предмета процесса мы уже рассматривали на примерах процессов с настройкой в таблице. Результат действий – настройка условия в зависимости от результата того или иного шага процесса, например, согласования с положительным результатом. Произвольное условие может быть построено на произвольных параметрах.
Графическая схема процесса упрощает управление выходами условия, его параметрами и составом, поэтому сейчас для более простого и наглядного конструирования в системе 1С:Документооборот развивается схематичное построение комплексных бизнес-процессов. Схемы процессов можно распечатывать и сохранять в электронных форматах, что позволяет их использовать в проектной и эксплуатационной документации системы.
Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!
Автоматизация бизнес-процессов в организации – цифровой тренд сегодняшнего дня, определяющий конкурентоспособность и устойчивость компании на быстроменяющемся рынке. В таких условиях только молниеносное принятие верных управленческих решений позволит компании выжить и преуспеть.
Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Что же предлагает нам система электронного документооборота «1С:Документооборот» для их автоматизации?
Управление процессами в 1С Документообороте
Одним из самых важных и сложных разделов является подсистема «Управления процессами». Здесь можно настроить все необходимые для автоматизации бизнес-процессов механизмы и функции: роли исполнителей, правила эскалации задач, условия маршрутизации, шаблоны бизнес-процессов.
Рис.1 Раздел Управление процессами
Рассмотрим все существующие возможности в части настройки бизнес процессов в «1С:Документообороте», но для начала разберемся, какие процессы заложены в системе изначально.
Рис.2 Элементарные процессы
- Исполнение. Как следует из названия, данная задача требует исполнения необходимых действий. Ее адресуют пользователю или одновременно нескольким пользователям. При этом можно настроить функции контроля и задать возможность проверки результатов исполнения. Есть возможность назначить ответственного исполнителя.
Рис.3 Исполнение
Рис.4 Ознакомление
Рис.5 Рассмотрение
Рис.7 Согласование
Рис.8 Подписание
Рис.9 Составной процесс
Корпоративный документооборот на заказ
-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.
Демоверсия 1С:Документооборота
Тестируйте программу до покупки. 6 баз на выбор. 14 дней доступа. Бесплатная оценка проекта внедрения!
Настройка процессов в 1С Документооборот
В рамках настройки заложено понятие комплексного процесса в «1С:Документооборот». Этот процесс подразумевает настройку маршрута обработки документа практически любой сложности, состоящего из произвольной последовательности элементарных процессов, условий маршрутизации и различных скриптов.
Рис.10 Настройка процессов в 1С:Документообороте
При этом процесс в 1С:ДО – это механизм, который производит заданное действие, либо настроенную последовательность действий, а также фиксирует результаты действий пользователей на каждом шагу путем выполнения пользовательских задач, а в зависимости от результата выполнения этих шагов, изменяются статусы вложенных документов. Далее мы рассмотрим возможности настройки процессов, а если у вас останутся вопросы – задайте их нашим специалистам по автоматизации BPM, мы с радостью вам поможем.
Бизнес-процессы в 1С:ДО могут создаваться следующими способами:
- Произвольно – когда необходимо создание инициативной задачи и фиксация результатов ее выполнения;
- На основании предмета – в ситуации, где необходимо привязать документы, файлы, контрагенты или другие объекты конфигурации;
- В качестве подзадачи – если необходимо детализировать работу, создать дополнительную задачу на основании основного процесса, привлечь дополнительных согласующих или исполнителей.
Рис.11 Подзадача
Любой из вариантов создания процесса предусматривает вызов помощника, который ускорит создание или выбор максимально соответствующего поставленной задаче шаблона бизнес-процесса. Помощник подберет только те шаблоны процессов, доступ к которым открыт текущему пользователю.
По типу запуска процессы делятся на:
- Ручные, запускаемые вручную по необходимости;
- Предлагаемые к запуску системой при создании/регистрации документа;
- Автоматические, запускаемые автоматически системой при выполнении установленных условий.
Рис.12 Автозапуск
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.
Для любого типа бизнес-процесса есть возможность настроить шаблон, чтобы сохранить регулярно повторяющиеся маршруты процессов и тем самым сократить рутинные операции.
Такой шаблон будет включать следующие сведения:
- Необходимые шаги или действия;
- Сроки;
- Исполнителей, контролеров, проверяющих;
- Ограничение доступности;
- Предметы процесса;
- Общее и индивидуальное описание;
- Условия запуска и прочее.
Отметим, что исполнителей поставленных задач подбирают именно в рамках их действий в процессе, выбирая из пользователей, ролей или автоподстановок.
В «1С:Документообороте» при старте любого бизнес-процесса сохраняется уникальный экземпляр процесса, где заложена блок-схема процесса, отображающая выполнение этапов бизнес-процесса, что дает возможность участникам процесса в каждый момент времени посмотреть, на каком этапе сейчас процесс, кто из участников уже справился со своей задачей, а кто еще нет.
Рис.13 Блок-схема процесса
Бизнес-процессы в 1С:ДО состоят из одного или нескольких связанных между собой шагов, отраженных в виде задач. Задачи – интерактивные визуальные точки принятия решения по процессу. Они не могут существовать вне процесса. В качестве участников могут быть назначены отдельные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками. Для работы с задачами есть несколько функциональных опций:
В заключение отметим, что «1С:Документооборот» имеет мощнейший механизм для автоматизации бизнес-процессов практически любого уровня сложности, с множеством условий и ветвлений, с использованием скриптов, выполняющих то или иное действие в зависимости от выполняемых функций, не имеющих при этом ограничений по количеству шагов и стадий выполнения.
Вас заинтересовали возможности данного решения? Свяжитесь с нашими специалистами – мы поможем вам подобрать версию решения и проконсультируем по вопросам внедрения и интеграции.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
Рис.1 Возможные предметы для процесса
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Рис.2 Процесс Согласование
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
Рис.3 Шаблоны процессов
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Рис.4 Рабочее место администратора бизнес-процессов
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Рис.5 Создание шаблона согласования
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
Рис.6 Название шаблона
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Рис.7 Параметры процесса согласования
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Рис.8 Указание сроков исполнения процесса
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Рис.9 Механизм автоподстановок
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Рис.10 Ролевая адресация
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Рис.11 Настройка маршрутизации бизнес-процесса
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
Рис.12 Настройка условий бизнес-процесса
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Рис.13 Настройка предметов процесса
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Рис.14 Выбор роли предмета
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
Рис.15 Порядок отображения ролей предмета
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Рис.16 Видимость предмета процесса
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
Рис.17 Шаг процесса
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
Рис.18 Настройка условий процесса
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Рис.19 Назначение шаблона виду документа
Рис.20 Заполнение значения Кому назначен шаблон
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Рис.21 Настройка механизма эскалации задач
Рис.22 Автовыполнение задач
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Рис.23 Правила эскалации
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!
Яна Скрипова запись закреплена
Почему пользователь не видит процессы другого пользователя? У пользователей одинаковые права.
Документ видит а процессы нет.
Настроила делегирование прав все появилось. Но это не удобно. В программе более 200 человек работает. Что можно сделать?
Artyom Rogov
Artyom Rogov
Нужно чтобы если есть доступ к папке пользователю были видны процессы документа в этой папке.
Например директор, когда утаерждает документ видел, что докумнет согласован. И кем.
А так сейчас ничего не видно.
В 2.1.7.9 все нормально было
Обновились и ни у кого нет прав
И делегирование кому сделала, теперь этот пользователь в своих задачах видит незавершенные задачи другого пользователя. Трындец какой-то с правами.
Как я вас понимаю. мы задание программисту давали для написания полномочий Чтение бизнесс-процессов, их добавила всем пользователям
Ну бред же. Как работать с документом сотрудникам, если доступ к процессам только у автора. Что-то не верится, что такое сделали. Есть, наверное, какое-то решение.
Яна, добрый день, подскажите, пожалуйста, есть ли у вас инструкция для пользователей по документообороту 2.1.8.14, если есть подскажите где ее можно взять?
Читайте также: