Назовите способы получения справочной информации о microsoft word
Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Word имеет контестно-зависимую справочную систему. Это означает, что можно получить справку по использованию средства, с которым идет работа в настоящий момент. Основным средством получения справочной информации является менюСправка:
Команда меню
Справка по Microsoft Word
Запускает справочную систему MS Word – в зависимости от установленных параметров
Выводит на экран помощника
Позволяет получить справочную информацию о конкретном объекте
Запускает Internet Explorer и открывает Web-страницы с наиболее полезными сведениями Microsoft
Найти и устранить
Осуществляет поиск и автоматическое устранение ошибок в приложении
Показывает экран с авторскими правами на программу MS Word, имя владельца лицензии на нее, номер версии программы и ее идентификатор, имя файла ресурсов и каталог по умолчанию.
Для получения справочной информации можно воспользоваться ним из следующих способов:
Выбрать команду меню Справка –> Справкапо Microsoft Word.
Выбрать команду меню Справка –> Что это такое?
Нажать F1 в любой момент сеанса работы с MS Word.
Справка об объектах в главном окне ms Word
Меню команды Справкасодержит командуЧто это такое?, позволяющую получить оперативную справку о назначении любого из элементов главного окна MS Word. Если нажать кнопкуЧто это такое?,указатель мыши изменится на знак вопроса. Установив указатель на интересующий элемент окна нужно нажать кнопку мыши. На экране появитсявсплывающее определение для указанного элемента.
Окно справочной системы показано на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Окно справочной системы MS Word.
Искать интересующую информацию, нужно к вкладке Содержание.Темы справки упорядочены по разделам, каждый из которых обозначен пиктограммой с изображением книги. Двойное нажатие мышью на данной пиктограмме открывает оглавление следующих подразделов. При этом пиктограмма принимает вид открытой книги. Таким образом, открывается доступ к ее оглавлению. И только нажав пиктограмму со знаком«?», открывается доступ к справочной информации (рис. 4.5).
Закрытие окон справочной системы осуществляется стандартным способом, как любого другого окна.
Справка об объектах окна диалога
Большинство окон диалога содержат командную кнопку Справка, которая располагается в строке заголовка. С помощью этой кнопки можно также получить ответ на вопросЧто это такое?относительно элемента окна диалога, находящегося на экране в настоящий момент.
4.6. Создание и сохранение документов в ms Word
Работа в текстовом процессоре MS Word начинается с создания и сохранения документов.
Для того чтобы создать документ, необходимо выполнить следующие операции:
Текстовый редактор Word является одним из наиболее распространенных текстовых редакторов. Это обуславливается в первую очередь его многочисленными преимуществами. К таковым в первую очередь принадлежат широкие функциональные возможности. Тяжело найти такую задачу при работе с текстами, которую невозможно было бы решить средствами Word.
Текстовый редактор Word для Windows (далее просто Word) входит в группу программ Microsoft Office. Кроме текстового редактора, эта группа включает электронную таблицу Excel и систему управления базой данных Access, то есть основные программы, которые могут использоваться для формирования документооборота в учреждениях. Широкому использованию Word способствуют также встроенные в него способы преобразования файлов, созданных другими текстовыми редакторами, в файлы формата Word, и наоборот.
Существует несколько версий Word для Windows, каждая следующая версия совместима, как правило, с предыдущими версиями и имеет дополнительные возможности. Дальнейшее изложение будет основываться на русифицированной версии 7.0. Для установления Word в Windows надо выполнить команду Пуск/Настройка/Панель управления. Потом на панели управления надо выбрать элемент Установка и удаление программ, поставить первую дискету или компакт-диск в накопитель и нажать кнопку Установить. В процессе установки но экране появляются инструкции (вариант установки, изменить дискету и т.д.), которые надо выполнять. Варианты установки отличаются дополнительными возможностями, а значит, и программами, которые эти возможности реализуют.
Для запуска Word следует выполнить команду Пуск/Программы/Microsoft Word, после чего на экране появляется окно редактора (рис.1).
Рисунок 1
Окно редактора Word
Окно редактора Word имеет несколько стандартных элементов. Одни из них постоянно присутствуют на экране, другие можно вызвать по желанию пользователя. Рассмотрим назначение этих элементов.
Строка заголовка.Верхняя строка экрана является строкой заголовка, стандартного для Windows. В ней выведено имя программы (в данном случае Microsoft Word). Кроме этого, в строке заголовка есть четыре кнопки: одна с левого края и три — с правого. Левая кнопка — это кнопка вызова управляющего меню. Управляющее меню есть типичным для любого окна Windows. Первая из правых кнопок свертывает окно в пиктограмму, другая — восстанавливает нормальный размер окна, третья — закрывает окно.
Строка меню. Под строкой заголовка в окне размещается строка меню, которая содержит такие пункты:
Файл — работа с файлами документов;
Правка — редактирование документов;
Вид — просмотр документов;
Вставка — вставка в документ рисунков, диаграмм, текущей даты и времени, формул и иных объектов;
Формат — форматирование документов (установка шрифтов, параметров абзаца);
Сервис — сервисные функции (проверка орфографии, установка параметров настройки Word);
Таблица — работа с таблицами;
Окно — работа с окнами документов;
? — справочная информация о Word.
Каждый пункт меню имеет соответствующее подменю. Для открытия меню надо нажать клавишу [Alt] или [F10]. После этого один из пунктов меню выделится инверсным цветом. Для выделения нужного пункта меню надо пользоваться клавишами горизонтального перемещения курсора. Открыть меню и подменю удобнее при помощи мыши, установив курсор на нужном пункте меню и нажав левую кнопку.
В названии пунктов меню и подменю есть подчеркнутая буква. Это дает возможность сразу выбрать пункт меню или подменю, нажав комбинацию клавиш [Alt — подчеркнутая литера меню — подчеркнутая литера подменю].
В подменю нужный пункт меню может быть выбран или при помощи мыши (установить курсор мыши на нужный пункт и нажать левую кнопку), или при помощи клавиатуры (клавишами вертикального перемещения курсора выбрать нужный пункт и нажать клавишу (Enter)).
Некоторые пункты подменю справа от названия пункта содержат обозначения комбинации клавиш, при помощи которых можно выбрать соответствующий пункт подменю.
При выборе пункта подменю в нижней строке экрана разъясняется его назначение.
Надо заметить, что названия некоторых пунктов подменю имеют серый цвет. Это означает, что такие пункты в данный момент недоступны (например, нельзя редактировать таблицу, если она не существует).
В Word существует еще одни способ вызова команд. Щелчок правой кнопкой мыши на выделенном тексте, слове приводит к выводу на экран контекстного меню. Это меню содержит команды, которые можно применить к выделенному объекту.
Пользователь имеет возможность отмстить последнюю введенную команду, выполнив команду Правка/Отменить.
Панели инструментов.Под строкой меню размещаются обычно панели инструментов. Панели инструментов — это строка кнопок, при нажатии на которые выполняется определенное действие. Для нажатия кнопки надо щелкнуть мышью по кнопке. При фиксации курсора мыши на кнопке под нею появляется ее название, а в строке состояния — короткая справка о назначении кнопки. Ряд кнопок дублируют соответствующие команды меню. Однако пользоваться кнопками панели значительно быстрее и удобнее. Word обеспечивает пользователя несколькими панелями инструментов.
Для выбора нужной панели надо воспользоваться командой Вид/Панели инструментов. При этом на экране появится окно диалога Панели инструментов, в списке которого можно выбрать необходимые панели. По умолчанию Word выводит на экран панели инструментов Стандартная и Форматирование. Некоторые панели инструментов выводятся на экран автоматически при выполнении определенных действий (так, например, панель инструментов Рисование выводится при построении рисунков). Выведенные на экран панели можно переместить типичным для среды Windows 95 способом.
Окно диалога. Для выполнения некоторых команд нужно вводить вспомогательную информацию. Так, для выполнения команды Файл/Открыть необходимо указать дисковод, каталог и имя файла. Для введения такой информации используются окна диалога (рис. 2).
Окно диалога содержит ряд элементов: кнопки, списки, флажки, переключатели, строки ввода. Эти элементы размещаются по тематическим группам, которые называют полями. Группы имеют заголовки, которые заканчиваются двоеточием. Переход от группы к группе осуществляется или при помощи мыши, или при нажатии клавиши [TAB). Имя группы можно также выделить, нажав комбинацию клавиш [Alt — подчеркнутая буква в имени поля]. Перемещения внутри группы осуществляют при помощи клавиш перемещения курсора.
В случае ввода вспомогательной информации в окно диалога осуществляется установка флажков и переключателей, выбор элементов из списка, ввод и редактирование текста в полях ввода.
Флажки представляют собой небольшие квадраты, в которых в случае их включения появляется крестик. Флажки устанавливаются независимо один от другого.
Переключатели (изображаются в виде круга) используют тогда, когда необходимо выбрать одну из нескольких опций. Выбранный переключатель отличается от других темной точкой внутри круга.
В строки ввода вводится текстовая информация. Например, при открытии какого-нибудь файла необходимо указать его имя. Последнее можно выбрать из списка имен файлов или набрать в строке ввода. Строку ввода можно редактировать.
Списки используют для выбора одного из нескольких вариантов ( например, выбор шрифта). Пока маркер находится внутри этого списка, его можно листать при помощи клавиш перемещения курсора. Элемент списка выделяется нажатием левой кнопки мыши (клавиши [Enter]). Особенной формой списка есть одностроковые списки, в которых показан только первый элемент. Такие списки имеют справа стрелку, направленную вниз. Для раскрытия такого списка надо установить курсор мыши на стрелку и нажать левую клавишу мыши (нажать комбинацию клавиш [Alt — стрелка управления курсором]. После раскрытия списка и выбора элемента список снова закрывается. Некоторые одностроковые списки, элементом которых является число, имеют справа две стрелки, направленные вверх и вниз. При щелкании мишей по . стрелке, направленной вниз, значение элемента уменьшается, а по стрелке, направленной вверх, — увеличивается.
В правой части окна размещены кнопки управления диалогом. Кнопка ОК (клавиша [Enter]) заканчивает диалог с подтверждением всех изменений, затем Word выполняет команду.
Кнопка ОТМЕНА (клавиша [Esc]) аннулирует все изменения; диалог заканчивается, во соответствующая команда не выполняется.
Кроме кнопок ОК и ОТМЕНА в этом окне в зависимости от назначения конкретного окна могут быть и другие кнопкя управления диалогом.
Много окон диалога имеют такое количество полей, что их нельзя вывести одновременно. В этом случае диалог организовывается по страницам-вкладкам. Каждая вкладка имеет в верхней части окна имя. Для открытия вкладки надо установить курсор мыши на имени и нажать левую кнопку мыши.
Окна диалога также имеют поля, названия которых заканчиваются троеточием. При выборе такого поля раскрывается следующее окно, в котором также можно установить определенные параметры.
Текстовый процессор Microsoft Word предоставляет широкие возможности для работы с документами. С его помощью легко создавать и оформлять документы, проверять орфографию и грамматику, составлять сложные документы из многих файлов разных типов и т.д.
Word — одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. В документ Word можно помещать текст, рисунки, таблицы, диаграммы и графики, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки в тексте. Word 7.0 как составная часть пакета Microsoft Office 9Х имеет возможность интеграции с другими компонентами Microsoft Office и с более ранними версиями пакета. В документы Word можно легко встроить данные (таблицы, графику), сформированные в среде Excel, Point и Access.
Word — одна из первых общедоступных программ, которая позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии. Это уникальная коллекция оригинальных технологических решений, система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таблиц, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов, макроязык и многие-многие другие.
Справочная система Word 7.0 вполне удобна и наглядна. В принципе, она дает возможность пользователю разобраться с решением любой прикладной задачи разработки документа. Однако из-за многообразия и развитости средств, предоставляемых Word 7.0, самостоятельное освоение техники решения той или иной задачи может потребовать достаточно много времени.
В зависимости от своих потребностей и мощности ПК, пользователь может выбрать один из нескольких вариантов установки Word: минимальный, выборочный, стандартный, полный. Дальнейшее изложение материала предполагает, что Вы используете, как минимум, стандартную конфигурацию Word.
Запуск программы Word
Для запуска программы Microsoft Word из операционной среды Windowsнеобходимо:
· Щелкнуть мышью по кнопке Пускна Панели задач. Появляется Главное меню (рис. 2.1.);
· В Главном меню переместить указатель мыши на команду Программы и щелкнуть по ней мышью;
· В появившемся подменю переместить указатель мыши на программу Microsoft Wordи щелкнуть по ней мышью, что означает активизировать командуMicrosoft Word.
Существует более быстрый способ запуска программыMicrosoft Word, но для его реализации необходимо наличие на Рабочем столе Пиктограммы Word. Запустить программу можно стандартным способом — двойным щелчком по ее пиктограмме.
После запуска программыMicrosoft Word на экране открывается Главное окно Microsoft Word – Документ1 (см. Рис. 2.12.), состоящее из следующих элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов, масштабной линейки, основного рабочего поля, строки состояния.
Главное окно
Главное окно условно делится на три основные области: панели над окном документа, Рабочее окно документа и панель ниже этого окна — Панель состояния(см. Рис. 2.12.).
В рабочем окне, находится документ, который вводится, редактируется и форматируется, а панели служат для управления работой редактора.
Панель над окном документа состоит из следующих строк (сверху вниз):
Строка заголовка, в которой находятся; пиктограмма Главного окна, название редактора - Microsoft Word, далее название документа, который в данный момент открыт и в конце строки самые распространенные кнопки Windows - приложений:
— Кнопка свертывания,которая уменьшает окно Word до размеров пиктограммы в Панели Задач Windows,
— Кнопка восстановления превращает Word в окно, а когда Word работает не в полноэкранном режиме, — она превращается в Кнопку развертывания и щелчок на ней увеличивает окно до размера экрана.
— Кнопка закрыть закрывает редактор Word.
Ниже строки заголовка находится Строка меню. В строке меню перечислены команды. Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.
Третья сверху строка - Стандартная панель инструментов(см. Рис.2.13.).
С ее помощью Вы получаете возможность быстрого доступа к обычным командам из Строки меню. Word позволяет убирать редко используемые кнопки и заменять их другими
Далее приведено краткое описание каждой из кнопок Таблица 2.3.
Рис. 2.14. |
Под Стандартной панелью инструментов находится Панель форматирования, которая дает доступ к командам, изменяющим внешний вид документа (см. Рис. 2.14.):
Далее приведено краткое описание каждой из кнопок Таблица 2.4.
Ниже Панели форматирования может находиться Строка мастера подсказок (при нажатой кнопке Мастер подсказок). На ней автоматически появляются подсказки по последнему командному действию как лучше поступить. Также здесь могут находиться и другие панели - например, рисования или обрамления.
В центре экрана находится Рабочее окно документа, где Вы набираете и редактируете свой документ. На левой границе Рабочего окна документов расположена Вертикальная линейка, по которой можно ориентироваться на листе. Отсчет на линейке ведется от верхнего отступа до нижнего. Отступ — это область на странице (выделяется на линейке темным фоном), куда нельзя занести основной текст, но можно записать специальную информацию (номер страницы, время, дату и тому подобное).
Таблица 2.3.
| Создать — Создание нового документа. |
| Создать — Создание нового документа. |
| Открыть — Открытие сохраненного документа. |
| Сохранить — Сохранение текущего документа |
| Предварительный просмотр — Просмотр документа перед выводом на печать. |
| Печать — Распечатка текущего документа. |
| Орфография — Проверка правописания в документе или в выделенном фрагменте текста. |
| Удалить в буфер — Удаление текста или объекта в системный буфер обмена Windows. |
| Копировать в буфер — Копирование текста или объекта в системный буфер обмена Windows. |
| Вставить из буфера — Вставка текста или объекта из системного буфера обмена Windows. |
| Копировать формат — Копирование форматов в другую часть открытого документа. |
| Отменить— Отмена действия. |
| Повторить— Повторение действия. |
| Автоформат — Автоматическое форматирование документа. |
| Вставить адрес — Вставка адреса из адресной книги. |
| Вставить таблицу — Вставка таблицы в документ или преобразование выделенного текста в таблицу. |
| Вставить лист Microsoft Excel — Вставка в документ рабочего листа из приложения Excel. |
| Колонки — Размещение текста в колонках. |
| Рисование — Отображение или скрытие панели "Рисование". |
| Непечатаемые символы— Отображение в документе непечатаемых символов (конца абзаца, табуляции и т.д.). |
| Масштаб — Масштабирование открытого документа. |
| Мастер подсказок — Отображение или скрытие панели мастера подсказок. |
| Справка — По щелчку мыши выдается справка об элементах на экране; по двойному щелчку появляется окно оперативной помощи. |
Таблица 2.4.
| Стиль— Форматирование в соответствии с заданным стилем |
| Шрифт— Выбор гарнитуры шрифта |
| Размер шрифта— Выбор высоты шрифта |
| Полужирный— Выбор или отмена полужирного начертания в выделенном тексте |
| Курсив— Выбор или отмена курсивного начертания в выделенном тексте |
| Подчеркнутый— Выбор или отмена подчеркивания выделенного текста |
| Выделение цветом— Изменение цвета выделенного текста или отмена выделения цветом |
| По левому краю— Выравнивание текста по левому краю |
| По центру— Выравнивание текста по центру |
| По правому краю— Выравнивание текста по правому краю |
| По ширине— Выравнивание текста по ширине листа |
| Нумерованный список— Создание нумерованного списка |
| Маркированный список— Создание маркированного списка |
| Уменьшить отступ— Уменьшение отступа слева на одну позицию табуляции |
| Увеличить отступ— Увеличение отступа слева на одну позицию табуляции |
| Обрамление— Отображение панели инструментов «Обрамление» |
На верхней границе расположена Горизонтальная линейка, на которой подобно вертикальной, темным фоном выделены левый и правый отступ, а также значки отступов и выступов абзацев.
На правой границе окна расположена Вертикальная полоса прокрутки, которая служит для просмотра документа по его длине, а на нижней границе — Горизонтальная полоса прокрутки, для просмотра документа по ширине.
В левом нижнем углу окна, на полосе Горизонтальной прокрутке расположены три Кнопки Просмотра. С их помощью Вы получаете доступ к трем режимам просмотра рабочего документа: Обычный режим, Режим разметкииРежим структуры.Фактически эти кнопки повторяют три первые команды из меню команд Вид.
В самом низу Окна расположена Строка(панель) состояния, она служит для предоставления главной информации о текущем документе (Рис. 2.15.).
Стр. — Текущий номер страницы.
Разд. — Раздел, в котором вы находитесь. Большие и сложные документы часто разбивают на разделы.
1/1— Здесь первое число означает номер текущей страницы; второе — число страниц в документе.
На —Расстояние в сантиметрах от начала страницы до местоположения курсора.
Ст. — Номер текущей строки. Отсчет ведется с первой строки страницы.
Кол — Расстояние в символах от начала строки до курсора.
Четыре аббревиатуры, находящихся в правом конце строки состояния, называются индикаторами режимов. Обычно они высвечиваются в виде серых утопленных кнопок с надписью, и сообщают о включении или выключении определенных режимов редактирования текстового процессора Word. Когда режим включен, буквы меняют свой цвет на черный.
ЗАП— сообщает включена или нет функция записи макроса;
ИСПР — включена или выключена функция регистрации исправлений;
ВДЛ— есть ли в документе текст, выделенный в блок;
ЗАМ— включен или нет режим замены.
Для перехода, например, из режима вставки в режим замещения и наоборот, дважды щелкните мышью по кнопке ЗАМ на панели состояния. Такой же щелчок по другим кнопкам на панели состояния приведет к переключению соответствующего режима либо к вызову диалогового окна, позволяющего выбрать необходимые опции.
Текстовой процессор MS Word предоставляет пользователю возможность получения краткой контекстной справки, а также более полной справочной информации по различным режимам работы, компонентам среды редактирования и выполнения определенных приемов обработки документа.
Получить справочную информацию можно несколькими способами: с помощью всплывающих подсказок, используя помощника и непосредственно справочную систему.
Отобразить помощника можно командой Справка|Показать помощника. Работа с помощником предельно проста. Щелкните левой кнопкой мыши по картинке помощника, на экране появиться всплывающее окно со списком действий, которые помощник может предложить в данной ситуации.
Для получения полной справки по интересующему объекту следует выполнить команду меню СправкаСправка: Microsoft Office Word. В открывшейся области задач в пункте Содержание можно найти информацию по определенной теме. Имеется также возможность поиска по ключевому слову, которое необходимо задать в окне Искать области задач.
2. Создание документов
2.1. Работа с документами
Документы, создаваемые и обрабатываемые текстовым процессором MS Word, представляют собой файлы с расширением .doc (по умолчанию) и в Проводнике Windows называются Документ Microsoft Word.
Основными операциями, выполняемыми над документами MS Word, являются создание нового или открытие существующего документа, сохранение документа с прежним или с новым именем.
Создание нового документа
При запуске MS Word автоматически создает новый документ и присваивает ему имя Документ 1. Во время работы с документом пользователь может создавать и другие новые документы. Для создания каждого нового документа достаточно щелкнуть на кнопке Создать на панели инструментов Стандартная. Новому документу по умолчанию присваивается имя Документ , где номер – порядковый номер нового документа среди документов, созданных в текущем сеансе работы.
MS Word позволяет создавать множество других типовых документов с использованием соответствующих шаблонов, например письма, факсы, отчеты и др. Создать любого типа документ можно командой Файл|Создать. В появившейся области задач (рис. 1) с раскрытой вкладкой Создание документа следует выбрать нужный способ создания документа.
Сохранение документа
При сохранении содержимое документа копируется из оперативной памяти в файл на диске со стандартным расширением .doc. Параметры сохранения файла можно задать командой Сервис|Параметры. На вкладке Сохранение выбираются необходимые параметры (рис. 5).
Рис. 5. Вкладка Сохранение для настройки параметров сохранения
Имеется три режима сохранения файла:
всегда создавать резервную копию – сохраняется дубль исходного файла с расширением .bac;
разрешить быстрое сохранение – весь документ при сохранении не перезаписывается, лишь в конец исходного файла дописываются изменения.
разрешить фоновое сохранение – во время сохранения документа MS Word позволяет продолжать работу с текстом. В это время в строке состояния появляется мигающий значок дискеты.
Для правильного воспроизведения документа на другом компьютере или под управлением другой операционной системы в документ можно включить используемые шрифты, установив флажок Внедрять шрифты TrueType. После внедрения в документ шрифтов этот документ нельзя редактировать.
Переключатель Автосохранение устанавливает интервал времени (минуты), через который будет сохраняться документ. Переключатель Открывать только для чтения определяет использование файла только в режиме чтения.
Первоначальное сохранение нового, либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другой папке выполняется командой Файл|Сохранить как. Обязательно выбирается формат сохраняемого документа указанием в списке типа файла.
Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовые элементы текста или графику, форматы (стили оформления), элементы автотекста и прочее, то его можно сохранить как шаблон документов и использовать в дальнейшем для создания новых документов.
Повторное сохранение файла, имеющего имя, рекомендуется выполнять командой Файл|Сохранить или с помощью кнопки Сохранитьна панели инструментовСтандартная.
Открытие документа
Открытие документа означает копирование содержимого файла документа с диска в оперативную память. Все изменения документа производятся только в оперативной памяти.
Для открытия существующего документа выполните команду Файл|Открыть или щелкните на кнопке Открыть на панели инструментовСтандартная. В диалоговом окне Открытие документа (рис.6) в поле Папка отобразится имя текущей папки, а в основном поле - список папок и документов, содержащихся в этой папке. Если нужный документ находится в текущей папке, щелкните по нему, а затем по кнопке Открыть. Если документа не окажется в текущей папке, то найдите нужную папку и откройте документ.
Рис. 6. Диалоговое окно Открытие документа
Интерфейс MS Word 2003, как и других приложений MS Office 2003 – многодокументный. Пользователь может работать сразу с несколькими документами, причем все открытые документы представлены в окне приложения и кнопкой на панели задач Windows. Чтобы перейти от документа к документу, достаточно щелкнуть соответствующую кнопку на панели задач.
Закрытие документа и редактора
Чтобы закрыть документ, необходимо щелкнуть на кнопке в правой части полосы меню. Если документ перед закрытием не был сохранен, то на экран будет выведено диалоговое окно-предупреждение:
Рис. Окно-предупреждение
Щелчок на кнопке Да закрывает документ с сохранением изменений в документе. Щелчок на кнопке Нет закрывает документ без сохранения изменений, сделанных после последнего сохранения. Щелчок на кнопке Отмена позволяет отказаться от закрытия документа. Чтобы выйти из редактора надо щелкнуть на кнопке в строке заголовка редактора.
Текстовой процессор MS Word предоставляет пользователю возможность получения краткой контекстной справки, а также более полной справочной информации по различным режимам работы, компонентам среды редактирования и выполнения определенных приемов обработки документа.
Получить справочную информацию можно несколькими способами: с помощью всплывающих подсказок, используя помощника и непосредственно справочную систему.
Отобразить помощника можно командой Справка|Показать помощника. Работа с помощником предельно проста. Щелкните левой кнопкой мыши по картинке помощника, на экране появиться всплывающее окно со списком действий, которые помощник может предложить в данной ситуации.
Для получения полной справки по интересующему объекту следует выполнить команду меню СправкаСправка: Microsoft Office Word. В открывшейся области задач в пункте Содержание можно найти информацию по определенной теме. Имеется также возможность поиска по ключевому слову, которое необходимо задать в окне Искать области задач.
2. Создание документов
2.1. Работа с документами
Документы, создаваемые и обрабатываемые текстовым процессором MS Word, представляют собой файлы с расширением .doc (по умолчанию) и в Проводнике Windows называются Документ Microsoft Word.
Основными операциями, выполняемыми над документами MS Word, являются создание нового или открытие существующего документа, сохранение документа с прежним или с новым именем.
Создание нового документа
При запуске MS Word автоматически создает новый документ и присваивает ему имя Документ 1. Во время работы с документом пользователь может создавать и другие новые документы. Для создания каждого нового документа достаточно щелкнуть на кнопке Создать на панели инструментов Стандартная. Новому документу по умолчанию присваивается имя Документ , где номер – порядковый номер нового документа среди документов, созданных в текущем сеансе работы.
MS Word позволяет создавать множество других типовых документов с использованием соответствующих шаблонов, например письма, факсы, отчеты и др. Создать любого типа документ можно командой Файл|Создать. В появившейся области задач (рис. 1) с раскрытой вкладкой Создание документа следует выбрать нужный способ создания документа.
Сохранение документа
При сохранении содержимое документа копируется из оперативной памяти в файл на диске со стандартным расширением .doc. Параметры сохранения файла можно задать командой Сервис|Параметры. На вкладке Сохранение выбираются необходимые параметры (рис. 5).
Рис. 5. Вкладка Сохранение для настройки параметров сохранения
Имеется три режима сохранения файла:
всегда создавать резервную копию – сохраняется дубль исходного файла с расширением .bac;
разрешить быстрое сохранение – весь документ при сохранении не перезаписывается, лишь в конец исходного файла дописываются изменения.
разрешить фоновое сохранение – во время сохранения документа MS Word позволяет продолжать работу с текстом. В это время в строке состояния появляется мигающий значок дискеты.
Для правильного воспроизведения документа на другом компьютере или под управлением другой операционной системы в документ можно включить используемые шрифты, установив флажок Внедрять шрифты TrueType. После внедрения в документ шрифтов этот документ нельзя редактировать.
Переключатель Автосохранение устанавливает интервал времени (минуты), через который будет сохраняться документ. Переключатель Открывать только для чтения определяет использование файла только в режиме чтения.
Первоначальное сохранение нового, либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другой папке выполняется командой Файл|Сохранить как. Обязательно выбирается формат сохраняемого документа указанием в списке типа файла.
Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовые элементы текста или графику, форматы (стили оформления), элементы автотекста и прочее, то его можно сохранить как шаблон документов и использовать в дальнейшем для создания новых документов.
Повторное сохранение файла, имеющего имя, рекомендуется выполнять командой Файл|Сохранить или с помощью кнопки Сохранитьна панели инструментовСтандартная.
Открытие документа
Открытие документа означает копирование содержимого файла документа с диска в оперативную память. Все изменения документа производятся только в оперативной памяти.
Для открытия существующего документа выполните команду Файл|Открыть или щелкните на кнопке Открыть на панели инструментовСтандартная. В диалоговом окне Открытие документа (рис.6) в поле Папка отобразится имя текущей папки, а в основном поле - список папок и документов, содержащихся в этой папке. Если нужный документ находится в текущей папке, щелкните по нему, а затем по кнопке Открыть. Если документа не окажется в текущей папке, то найдите нужную папку и откройте документ.
Рис. 6. Диалоговое окно Открытие документа
Интерфейс MS Word 2003, как и других приложений MS Office 2003 – многодокументный. Пользователь может работать сразу с несколькими документами, причем все открытые документы представлены в окне приложения и кнопкой на панели задач Windows. Чтобы перейти от документа к документу, достаточно щелкнуть соответствующую кнопку на панели задач.
Закрытие документа и редактора
Чтобы закрыть документ, необходимо щелкнуть на кнопке в правой части полосы меню. Если документ перед закрытием не был сохранен, то на экран будет выведено диалоговое окно-предупреждение:
Рис. Окно-предупреждение
Щелчок на кнопке Да закрывает документ с сохранением изменений в документе. Щелчок на кнопке Нет закрывает документ без сохранения изменений, сделанных после последнего сохранения. Щелчок на кнопке Отмена позволяет отказаться от закрытия документа. Чтобы выйти из редактора надо щелкнуть на кнопке в строке заголовка редактора.
Читайте также: