Настройка штатного расписания в 1с erp
Штатное расписание (далее ШР) — это документ, который необходим для описания состава и числа работников. В ШР указываются, какие должности в компании существуют, требуемая квалификация, условия оплаты и многое другое.
Обязательное наличие ШР существующим законодательством не требуется, но отсутствие может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Образец ШР можно подготовить самостоятельно. В качестве рекомендации утверждена унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата РФ N 1 (05.01.2004)).
В 1С:ERP ШР является справочником. Элементы этого справочника служат для ведения кадрового учета. Они используются для:
- оформления приказов по движению кадров;
- составления списка начислений для сотрудников в 1С 8.3;
- приема и перемещения сотрудников в организации.
Данный справочник находится в разделе Кадры – Штатное расписание:
Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:
Элемент ШР = Должность + Подразделение
Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.
Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.
В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.
В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.
Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры
Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:
При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:
Рассмотрим настройки ШР подробнее
2. Настройки Штатного расписания компании
Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию
Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:
Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.
Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.
Ведется история изменений Штатного расписания
Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.
При установке этого флага станут доступны следующие документы:
Утверждение штатного расписание
1С Изменение штатного расписания
Индексация штатного расписания
Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.
Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.
Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:
Используется "вилка" окладов и надбавок
При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):
В позиции штатного расписания используются разряды и категории
После установки этого флага в позиции можно дополнительно к должности указывать разряд (категорию). Это позволит не создавать отдельные должности для каждого разряда (например, «Водитель 1 категории» и «Водитель 2 категории»), а выбрать в позиции необходимый разряд (категорию) для одной должности («Водитель»).
Также можно указать только должность без разряда (категории).
Список необходимых разрядов и категорий заполняется в справочнике Квалификационные разряды (категории). Для доступа к этому справочнику необходимо установить флаг Отображать команду «Все функции» в меню Сервис - Параметры:
Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники - Квалификационные разряды (категории):
В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:
Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:
Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).
Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:
По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:
Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.
Использовать бронирование позиций
В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:
Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.
Данный функционал позволяет контролировать наличие свободных позиций при приеме сотрудников на работу.
Бронирование можно осуществлять и с помощью документа Кадровый перевод:
3. Основные отчеты Штатного расписания
Основные отчеты штатного расписания это:
Штатная расстановка – отчет показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников.
Заполненность штатного расписания – отражает состояние ШР (количество занятых и свободных ставок) с указанием временно освобожденных ставок.
Найти их можно в разделе Кадры – Кадровые отчеты:
4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)
В заключение рассмотрим возможность полного отключения ШР в программе.
Описанные ниже действия носят справочный характер для технических специалистов. При реальном ведении учета выполнение этих действий не рекомендуется.
Перед началом отключения необходимо выполнить резервное копирование информационной базы.
В связи с тем, что большинство компаний использующих программу 1С:ERP ведет ШР, в последних релизах программы, в окне настроек отсутствует возможность его полного отключения:
В более ранних версиях программы такая возможность присутствовала по аналогии с программой ЗУП 3.0:
Для отключения ШР необходимо удалить единственную запись в регистре сведений Настройки штатного расписания. Открыть данный регистр можно через меню Все функции:
Отключение ШР предполагает, что при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:
Для того чтобы вновь включить ШР в программе, нужно добавить запись в регистр сведений Настройки штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия. Для этого можно в разделе настроек кадрового учета снять и заново установить флаг Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы:
Запись в регистре сведений Настройки штатного расписания компании снова появится.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Штатное расписание (далее ШР) — это документ, который необходим для описания состава и числа работников. В ШР указываются, какие должности в компании существуют, требуемая квалификация, условия оплаты и многое другое.
Обязательное наличие ШР существующим законодательством не требуется, но отсутствие может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Образец ШР можно подготовить самостоятельно. В качестве рекомендации утверждена унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата РФ N 1 (05.01.2004)).
В 1С:ERP ШР является справочником. Элементы этого справочника служат для ведения кадрового учета. Они используются для:
- оформления приказов по движению кадров;
- составления списка начислений для сотрудников в 1С 8.3;
- приема и перемещения сотрудников в организации.
Данный справочник находится в разделе Кадры – Штатное расписание:
Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:
Элемент ШР = Должность + Подразделение
Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.
Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.
В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.
В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.
Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры
Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:
При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:
Рассмотрим настройки ШР подробнее
2. Настройки Штатного расписания компании
Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию
Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:
Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.
Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.
Ведется история изменений Штатного расписания
Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.
При установке этого флага станут доступны следующие документы:
Утверждение штатного расписание
1С Изменение штатного расписания
Индексация штатного расписания
Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.
Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.
Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:
Используется "вилка" окладов и надбавок
При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):
В позиции штатного расписания используются разряды и категории
После установки этого флага в позиции можно дополнительно к должности указывать разряд (категорию). Это позволит не создавать отдельные должности для каждого разряда (например, «Водитель 1 категории» и «Водитель 2 категории»), а выбрать в позиции необходимый разряд (категорию) для одной должности («Водитель»).
Также можно указать только должность без разряда (категории).
Список необходимых разрядов и категорий заполняется в справочнике Квалификационные разряды (категории). Для доступа к этому справочнику необходимо установить флаг Отображать команду «Все функции» в меню Сервис - Параметры:
Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники - Квалификационные разряды (категории):
В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:
Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:
Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).
Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:
По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:
Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.
Использовать бронирование позиций
В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:
Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.
Данный функционал позволяет контролировать наличие свободных позиций при приеме сотрудников на работу.
Бронирование можно осуществлять и с помощью документа Кадровый перевод:
3. Основные отчеты Штатного расписания
Основные отчеты штатного расписания это:
Штатная расстановка – отчет показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников.
Заполненность штатного расписания – отражает состояние ШР (количество занятых и свободных ставок) с указанием временно освобожденных ставок.
Найти их можно в разделе Кадры – Кадровые отчеты:
4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)
В заключение рассмотрим возможность полного отключения ШР в программе.
Описанные ниже действия носят справочный характер для технических специалистов. При реальном ведении учета выполнение этих действий не рекомендуется.
Перед началом отключения необходимо выполнить резервное копирование информационной базы.
В связи с тем, что большинство компаний использующих программу 1С:ERP ведет ШР, в последних релизах программы, в окне настроек отсутствует возможность его полного отключения:
В более ранних версиях программы такая возможность присутствовала по аналогии с программой ЗУП 3.0:
Для отключения ШР необходимо удалить единственную запись в регистре сведений Настройки штатного расписания. Открыть данный регистр можно через меню Все функции:
Отключение ШР предполагает, что при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:
Для того чтобы вновь включить ШР в программе, нужно добавить запись в регистр сведений Настройки штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия. Для этого можно в разделе настроек кадрового учета снять и заново установить флаг Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы:
Запись в регистре сведений Настройки штатного расписания компании снова появится.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Штатное расписание (далее ШР) — это документ, который необходим для описания состава и числа работников. В ШР указываются, какие должности в компании существуют, требуемая квалификация, условия оплаты и многое другое.
Обязательное наличие ШР существующим законодательством не требуется, но отсутствие может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Образец ШР можно подготовить самостоятельно. В качестве рекомендации утверждена унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата РФ N 1 (05.01.2004)).
В 1С:ERP ШР является справочником. Элементы этого справочника служат для ведения кадрового учета. Они используются для:
- оформления приказов по движению кадров;
- составления списка начислений для сотрудников в 1С 8.3;
- приема и перемещения сотрудников в организации.
Данный справочник находится в разделе Кадры – Штатное расписание:
Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:
Элемент ШР = Должность + Подразделение
Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.
Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.
В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.
В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.
Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры
Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:
При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:
Рассмотрим настройки ШР подробнее
2. Настройки Штатного расписания компании
Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию
Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:
Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.
Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.
Ведется история изменений Штатного расписания
Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.
При установке этого флага станут доступны следующие документы:
Утверждение штатного расписание
1С Изменение штатного расписания
Индексация штатного расписания
Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.
Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.
Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:
Используется "вилка" окладов и надбавок
При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):
В позиции штатного расписания используются разряды и категории
После установки этого флага в позиции можно дополнительно к должности указывать разряд (категорию). Это позволит не создавать отдельные должности для каждого разряда (например, «Водитель 1 категории» и «Водитель 2 категории»), а выбрать в позиции необходимый разряд (категорию) для одной должности («Водитель»).
Также можно указать только должность без разряда (категории).
Список необходимых разрядов и категорий заполняется в справочнике Квалификационные разряды (категории). Для доступа к этому справочнику необходимо установить флаг Отображать команду «Все функции» в меню Сервис - Параметры:
Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники - Квалификационные разряды (категории):
В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:
Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:
Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).
Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:
По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:
Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.
Использовать бронирование позиций
В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:
Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.
Данный функционал позволяет контролировать наличие свободных позиций при приеме сотрудников на работу.
Бронирование можно осуществлять и с помощью документа Кадровый перевод:
3. Основные отчеты Штатного расписания
Основные отчеты штатного расписания это:
Штатная расстановка – отчет показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников.
Заполненность штатного расписания – отражает состояние ШР (количество занятых и свободных ставок) с указанием временно освобожденных ставок.
Найти их можно в разделе Кадры – Кадровые отчеты:
4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)
В заключение рассмотрим возможность полного отключения ШР в программе.
Описанные ниже действия носят справочный характер для технических специалистов. При реальном ведении учета выполнение этих действий не рекомендуется.
Перед началом отключения необходимо выполнить резервное копирование информационной базы.
В связи с тем, что большинство компаний использующих программу 1С:ERP ведет ШР, в последних релизах программы, в окне настроек отсутствует возможность его полного отключения:
В более ранних версиях программы такая возможность присутствовала по аналогии с программой ЗУП 3.0:
Для отключения ШР необходимо удалить единственную запись в регистре сведений Настройки штатного расписания. Открыть данный регистр можно через меню Все функции:
Отключение ШР предполагает, что при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:
Для того чтобы вновь включить ШР в программе, нужно добавить запись в регистр сведений Настройки штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия. Для этого можно в разделе настроек кадрового учета снять и заново установить флаг Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы:
Запись в регистре сведений Настройки штатного расписания компании снова появится.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Сегодня расскажем как правильно провести формирование штатного расписания (далее ШР) и каким образом вести его в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
Настройка штатного расписания
Чтобы вести штатное расписание 1С необходимо проделать некоторые операции по настройке функционала.
В принципе это не сложно, надо использовать помощник начальной настройки либо зайти в раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В появившимся окне активировать требуемые опции.
При регистрации кадровой документации ПП 1С сам проведет их сверку. Надо установить флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию».
Функция «Ведется история изменений штатного расписания» подключается с целью сохранения правок, которые были внесены, и для формирования приказов об изменении штатного расписания.
Если не активировать эту опцию, то тогда не отобразится хронология изменений, и все данные зафиксируются прямо в справочнике «Штатное расписание».
Чтобы иметь возможность указывать оклад и надбавки - надо подключить опцию, где речь идет о «вилке» окладов/надбавок.
Когда надо ставить разряд, либо категорию, то активируем «В позиции штатного расписания используются разряды и категории».
В ПП 1С внедрен функционал, который будет отражать надбавки при распечатке документа. Надо выбрать подходящий способ: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэффициент и т.д.».
Еще один удобный функционал - бронирование позиции ШР и количества ставок перед тем, как оформлять прием сотрудника, либо делать перемещение. Для активации опции надо поставить соответствующую отметку напротив «Использовать бронирование позиций».
Ввод и изменение штатного расписания
Штатное расписание в 1С ЗУП — это список позиций, которые хранятся здесь: «Кадры» – «Штатное расписание». Позиция - это строка, где прописана точная должность в определенном отделе организации с установленными условиями труда, там же проставлено число штатных единиц.
В приказах по приему, переводам и т.п. должность надо будет подбирать из перечня позиций конкретного отдела. Документы программа сама сформирует согласно условиям, которые были ранее обозначены. Причем, есть право менять условия прямо в приказах.
В организациях зачастую происходят перестановки — открывают одни позиции, убирают другие, меняют условия труда и т. п. ПП 1С позволяет вносить эти корректировки и сохранять их.
Есть два варианта работы с ШР. Основной критерий - активирована ли функция «Ведется история изменений штатного расписания».
1. Опция отключена. Позиции заносят в справочник «Штатное расписание», а редактируются в карточке позиции. Стоит обратить внимание на то, что прежние условия не фиксируются, удаляются позиции прямо в карточке.
2. Опция подключена. Когда в 1С сохраняется история изменений, то работаем по следующим документами: «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Они позволяют вносить очередные позиции, редактировать и убирать текущие.
Работа в программе без сохранения истории
Это возможно в том случае, когда во время настройки был убран активатор «Ведется история изменений штатного расписания».
Итак, все по порядку:
1. Перед тем, как формировать ШР надо составить справочники: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения»; и «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности».
2. Чтобы ввести и редактировать данные о позициях - открыть справочник «Штатное расписание».
3. После активации кнопки «Создать» можно вводить позиции — откроется стандартная форма, там и описать позицию.
4. Каждую отдельную позицию возможно скорректировать: ставки, начисления и т.п., либо закрыть ее.
5. Утверждается ШР так: в «Штатное расписание» проваливаемся отдельно в каждую позицию, кликаем в разделе «Позиция утверждена» и ставим число, когда вышел приказ.
Ввод и изменения с сохранением истории
Этот вариант возможен в 1С тогда, когда в шаблоне «Настройка штатного расписания» в подразделе «Ведется история изменений штатного расписания» стоит отметка активации.
1. Если на предприятии оформляют документы по штату с фиксацией истории их создания, то изменять число ставок, исключать позиции и изменять разного рода критерии следует документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».
2. В журнале отобразятся ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание».
3. Чтобы внести позиции и отобразить имеющиеся изменения, проделывают следующие: «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания». Описывают правки, касающиеся нескольких подразделений компании, что в конечном итоге приведет к написанию нового расписания.
4. Изменения, которые вносят, соответствуют тому или иному месяцу и вступают в силу с первого его числа.
5. Первичное заполнение «Утверждение штатного расписания» (до тех пор, пока в ПП не описан весь процесс) осуществляется вручную.
6. Для внесения новой единицы штата надо кликнуть на «Добавить позицию», указать позицию, обозначить отдел, должность, число ставок, рабочий график и т.д.
7. Исключить штатную единицу еще проще - выделить строку с ненужной графой и активировать «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».
Для внесения незначительных изменений, которые не отразятся на имеющейся структуре организации, следует использовать следующий алгоритм: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания».
Этот процесс очень подходит для мелких корректировок, к примеру, в отдельно взятом отделе. Кроме этого, документ дает право регистрации изменений с какой угодно даты. Все остальное проходит, как и в разделе «Утверждение штатного расписания».
Если пройти по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание», то появится возможность видеть все документы, которые так или иначе касаются кадрового делопроизводства компании.
Индексация заработка
Если активируете «Выполняется индексация заработка сотрудников», то отразится индексация зарплаты работника.
Рассмотрим, каким образом можно зарегистрировать индексацию з/п. Лучший помощник в этом - документ «Изменение штатного расписания».
1. В справочнике «Штатное расписание» перейти на «Изменить текущее штатное расписание».
2. Отобразится документ «Изменение штатного расписания». Чтобы подобрать индексируемые позиции жмем «Изменить позицию», появится форма, в ней выбрать нужные позиции.
3. На кнопке «Заполнить показатели» установить показатели, которые надо проиндексировать.
4. Как только индексация будет отражена в ШР, то можно отразить ее и на плановых начислениях сотрудников. Если этого всего не проделать, то индексации по факту не случится.
5. Чтобы подстраховаться от этого - надо проделать следующие: создать «Изменение плановых начислений» - перейти к «Изменить начисления сотрудников» (находится внизу таблицы). Все произойдет само по себе, согласно существующей расстановке специалистов, ПП сам активирует опцию «Учитывать, как индексацию заработка».
Главный итог всего выше описанного: планируемую в компании индексацию, рекомендуем вначале отразить в ШР, а уже потом в плановых начислениях работников.
По большому счету, все, о чем мы писали сегодня, можно проделать самостоятельно. Но, при возникновении сложностей, рекомендуем все же обратиться за консультацией к опытным специалистам МастерСофт.
Для того, чтобы ввести штатное расписание в ЗУП 3.1 в первую очередь подключите возможность ведения штатного расписания в настройках программы через раздел Настройка – Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания :
Если ведение штатного расписания отключено в 1С 8.3 ЗУП, то для кадрового учета используется линейный справочник Должности .
Для того, чтобы включить возможность работы со штатным расписанием установите флажок Ведется штатное расписание :
В этом случае выбор должности в документах кадрового учета будет производиться из справочника Штатное расписание .
Порядок ввода штатного расписания зависит от того, как оно будет вестись:
- С сохранением истории изменений
- Без сохранения истории изменений
За выбор способа отвечает флажок Ведется история изменений штатного расписания :
Чем отличается ведение штатного расписания с историей и без истории изменений
1. Заполнение справочника Штатное расписание
При ведении штатного расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания ) все изменения «штатки» вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание . Таким образом, чтобы ввести штатное расписание при таком варианте потребуется просто заполнить справочник Штатное расписание .
Если же установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания . В этом случае чтобы первоначально ввести штатное расписание вносим документ Утверждение штатного расписания (рассмотрен далее в статье).
2. Возможность сформировать штатное расписание за прошлые периоды
Такая возможность есть только при ведении «штатки» с сохранением истории (установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания ). При ведении без сохранения истории в программе хранится только один последний вариант штатного расписания.
Где найти штатное расписание в ЗУП 3.1 и как с ним работать
Найти справочник Штатное расписание можно в разделе Кадры – Штатное расписание :
Справочник можно просматривать в иерархическом виде, с группировкой по подразделениям. Переключается вид по кнопке Вид списка :
В нижней части формы имеются флажки:
- Флажок Показывать неутвержденные позиции – подключает отображение созданных в справочнике, но еще не включенных в действующее штатное расписание позиций. Такие позиции выделяются в списке жирным шрифтом:
- Флажок Показывать закрытые позиции отображает — включает отображение позиций, исключенных из актуального штатного расписания. Они выделяются зачеркнутым шрифтом:
Позиция штатного расписания
Позиция штатного расписания представляет собой должность в конкретном подразделении организации и описывается элементом справочника Штатное расписание .
Доступность полей позиции для редактирования зависит от выбранного способа ведения штатного расписания. Если «штатка» ведется без истории изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят), то все поля можно редактировать непосредственно в карточке позиции. В противном случае работа с карточкой происходит при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания , а в карточке редактирование невозможно:
В шапке формы позиции штатного расписания указаны основные поля: Организация , Подразделение , Должность . Поле Наименование формируется автоматически, при необходимости его можно отредактировать (это поле доступно для редактирования даже если штатное расписание ведется с сохранением истории изменений).
В поле График работы указан график, который по умолчанию будет подставляться в кадровые приказы при приемах и переводах на эту позицию.
Для введенных в штатное расписание позиций флажок Позиция утверждена установлен и указана дата утверждения:
Флажок Закрыта и больше не используется устанавливается при выводе позиции из штатного расписания, при этом обязательно устанавливается и дата закрытия. В действующих или новых позициях этот флажок снят:
В поле Колич. ед. отражается количество штатных единиц данной позиции:
В нижней части формы на вкладке Оплата труда заданы условия оплаты по данной позиции (плановые начисления и значения постоянных показателей для их расчета). Они по умолчанию подставляются в кадровые документы при выборе данной позиции:
На вкладке Дополнительно следует указать Трудовую функцию для позиции штатного расписания.
Выбранная Трудовая функция будет автоматически подставляться в кадровые документы Прием на работу и Кадровый перевод при выборе позиции. Трудовая функция в кадровых документах необходима для заполнения Кода ОКЗ в отчете СЗВ-ТД .
Также на вкладке Дополнительно можно указать текстовые справочные поля — Условия приема на работу , характер работы , и Краткое описание .
В таблице в правой части формы указываются данные о положенных для данной позиции ежегодных отпусках. Сведения об отпусках также подставляются в кадровые документы при выборе позиции:
Как внести изменения в штатное расписание в ЗУП 3.1
Если в 1С ЗУП 8.3 ведется штатное расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания ), то все изменения штатного расписания вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание .
Если флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания установлен, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания .
Необходимо изменить оклад для позиции штатного расписания, открыли форму позиции, но поле Оклад не редактируется. Почему? Как изменить оклад в штатном расписании?
Если в программе ведется история изменения штатного расписания, то предполагается, что изменения в «штатку» вносятся специализированными документами ( Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания ), редактирование в форме позиции штатного расписания в этом случае не предусмотрено!
Далее рассмотрим, как отражаются те или иные изменения штатного расписания для обоих вариантов ведения «штатки».
Изменения штатного расписания без сохранения истории изменений
Чтобы создать новую позицию штатного расписания, непосредственно в справочнике Штатное расписание нажмите на кнопку Создать и в открывшейся форме заполните характеристики новой позиции:
Чтобы сделать новую позицию действующей («утвердить» позицию) проверьте, что флажок Позиция утверждена установлен и укажите дату утверждения (до утверждения позиция будет присутствовать в справочнике Штатное расписание , но не будет считаться действующей и не будет попадать в отчеты по штатному расписанию):
Для изменения позиции штатного расписания зайдите непосредственно в карточку позиции и отредактируйте изменившиеся реквизиты.
Второй вариант отражения изменений – это отразить закрытие существующей позиции и создать новую позицию. При этом потребуется ввести также перевод сотрудников на новую позицию. Такой подход позволит сохранить в 1С 8.3 ЗУП историю изменения условий труда для позиции даже для варианта ведения «без истории».
В данной статье мы рассмотрим первый вариант внесения изменений – редактирование карточки позиции.
С 01.03.2018 увеличивается количество ставок по позиции Менеджер по продажам с 5 до 6. История изменений штатного расписания в программе не ведется.
Следует войти в карточку позиции Менеджер по продажам и скорректировать количество штатных единиц:
С 01.05.2018 меняется оклад по позиции Главный бухгалтер с 50 000 руб. до 60 000 руб. История изменений штатного расписания в программе не ведется.
Необходимо войти в карточку позиции Главный бухгалтер и отредактировать размер оклада:
Чтобы исключить позицию из штатного расписания, следует зайти в карточку позиции, установить флажок Закрыта и больше не используется и указать дату закрытия позиции:
Внесение изменений при ведении с сохранением истории
При таком варианте учета штатное расписание изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания .
В шапке формы справочника отражаются все необходимые для работы ссылки:
- Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание – открывает документ Утверждение штатного расписания , которым утверждено актуальное штатное расписание.
- Утвердить новое штатное расписание – создает новый документ Утверждение штатного расписания для утверждения нового штатного расписания.
- Изменить текущее штатное расписание – создает новый документ Изменение штатного расписания .
- Документы, изменившие штатное расписание – открывает журнал документов, которыми были внесены изменения в «штатку».
Документ Утверждение штатного расписания
Документ используется, чтобы первично утвердить штатное расписание в программе, а также для того, чтобы внести новую версию штатного расписания, например, при значительных изменениях.
Если штатное расписание утверждается не впервые, то новый документ Утверждение штатного расписания автоматически заполняется текущим штатным расписанием:
В шапке документа укажите Дата – дата утверждения нового штатного расписания и Месяц – месяц, с которого начнут действовать изменения в программе.
По кнопке Добавить позицию можно создать новую позицию штатного расписания. В таблице новые позиции выделены зеленым цветом:
Для изменения данных существующей позиции, следует двойным щелчком мыши по нужной строке открыть карточку позиции и отредактировать ее:
Для закрытия существующей позиции можно:
- Щелкнуть правой кнопкой мыши на строку и выбрать пункт Закрыть позицию .
- Установить выделение на нужную строку и в меню Еще выбрать пункт Закрыть позицию .
- Установить выделение на нужную строку и нажать клавишу Delete (Del) на клавиатуре.
Закрытые позиции в таблице выделятся красным цветом.
В графе Комментарий отражается описание внесенных изменений:
После проведения документа внесенные изменения отразятся в справочнике Штатное расписание .
Документ Изменение штатного расписания
Документ позволяет скорректировать только выбранные позиции штатного расписания.
В шапке документа указывается Дата изменений – это дата, с которой изменения начнут действовать в программе, и просто Дата – обычно это дата подписи приказа о внесении изменений (на учет в программе эта дата не влияет).
Для редактирования позиций следует воспользоваться кнопками в шапке документа:
- По кнопке Добавить позицию можно ввести данные новой позиции штатного расписания. В таблице новые позиции выделены зеленым шрифтом.
- По кнопке Изменить позицию можно подобрать в документ существующие позиции штатного расписания для внесения в них изменений. Отредактированные позиции выделены в таблице синим цветом.
- По кнопке Закрыть позицию можно подобрать позиции, которые нужно вывести из штатного расписания. Закрытые позиции выделены в таблице красным шрифтом.
С 01.03.2018 в Отделе продаж меняется количество ставок по позиции Менеджер по продажам с 5 до 6. В программе ведется история изменений штатного расписания.
В справочнике Штатное расписание следует нажать на ссылку Изменить текущее штатное расписание . В открывшемся документе в шапке необходимо указать дату изменения. Для подбора позиции в документ следует использовать кнопку Изменить позицию и выбрать нужную позицию:
Затем следует двойным щелчком по строке, войти в форму редактирования позиции и изменить количество ставок:
Унифицированная форма № Т-3
Для печати штатного расписания может использоваться унифицированная форма № Т-3, однако применение именно такой формы не обязательно. Организация может внести изменения, либо разработать свой собственный бланк.
В программе 1С ЗУП 3.1 получить печатную форму штатного расписания № Т-3 можно несколькими способами:
Отчеты по штатному расписанию
В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствует целая группа отчетов для анализа штатного расписания:
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Оценив удобство программы 1С, мы подчас удивляемся, когда не обнаруживаем..Рассмотрим пошагово в виде инструкции для начинающих, как выполняется расчет.Рассмотрим пошагово как сделать расчет отпускных в программе 1С 8.3.
(20 оценок, среднее: 4,80 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Здравствуйте! столкнулись с проблемой, что при формировании отчета Т-3 на дату 01.01.2021г, норма для пересчета часовой тарифной ставки берётся не за 2021г , а за 2020г.
Чтобы в отчете формировались суммы с учетом новой нормы за 2021г, нужно каждый год вводить документ Изменение ШР и по каждой позиции обновлять ФОТ ? Или есть какой-то другой механизм, позволяющий автоматом пересчитывать ФОТ в ШР ?
Ольга, да, написали в личном кабинете. Девочки нам ответили, что нужно каждый год вводить документ и обновлять ФОТ по штатному расписанию. Порекомендовали это делать через документ Индексация ШР. У нас все получилось! Спасибо Вам всем огромное!
Очень рады, что у вас все получилось! 🙂 С наступающим Новым годом!
Добрый день! подскажите ,пожалуйста, почему номер документа и дата составления остаются в печатной форме т-3 пустыми?
Здравствуйте!
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству. Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете.
Спасибо за полезную информацию
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Читайте также: