Настройка прав 1с касса
Вопрос правильности ведения учета по разделу денежных средств – один из самых важных. И не только потому, что это учет достаточно сложен сам по себе, но и потому, что связан с таким серьезным показателем работы учреждения, как денежные средства. В этой статье хотелось бы рассмотреть порядок работы такого должностного лица, как кассир, в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0».
Начну с того, что кассиром является должностное лицо, основными обязанностями которого являются выдача и прием денег, ценных бумаг.
В программе 1С: БГУ 2.0 есть специальный рабочий стол для кассира, с помощью которого все необходимые операции можно выполнять быстрее.
Но предварительно хотела бы обратить ваше внимание, что программы 1С предусматривают возможность разделять права пользователей в соответствие с исполняемыми обязанностями. Сделано это с целью повышения безопасности и выполнения каждым сотрудником только тех операций, которые он должен производить в соответствие с должностной инструкцией.
Администратору программы необходимо зарегистрировать кассира и предоставить ему соответствующие права:
В открывшемся списке пользователей программы можно давать доступ новым сотрудникам. В демонстрационной базе уже имеется кассир, поэтому продемонстрирую права, которые предоставлены этому сотруднику:
Также для пользователя с правами «Кассир» уменьшен список разделов, вот так выглядит рабочее место кассира в интерфейсе «Такси»:
Как видно на рисунке, рабочее место кассира разделено условно на две части: приходную и расходную:
Но в данном интерфейсе не сможет работать кассир, который осуществляет работу с новыми онлайн-кассами в соответствие с 54ФЗ, потому что прав для таких операций недостаточно. Поэтому рассмотрим пользователя, у которого расширенные права:
Алгоритм работы кассира включает в себя следующие пункты:
1. Первое, что нужно сделать кассиру, чтобы приступить к работе с онлайн-кассой – это открыть смену. Удобнее всего это сделать из специального окна «Управление фискальным устройством»:
Здесь необходимо выбрать кассу и открыть кассовую смену:
ВАЖНО: при открытии кассовой смены онлайн-касса выдает чек об открытии смены, его необходимо сохранять для отчетности кассира.
Часто спрашивают о том, нужно ли открывать смену, если объем поступающих денежных средств, которые необходимо проводить через онлайн-кассу, небольшой. В 54 ФЗ по этому поводу сказано: открывать кассовую смену необходимо непосредственно перед совершением платежных операций. Это означает, что открывать смену достаточно тогда, когда в этом есть необходимость. Но, обратите внимание, что выполнять платежные операции с использованием онлайн-касс нужно не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Это означает, что закрывать смену нужно каждые 24 часа в обязательном порядке вне зависимости от того, были операции или нет.
2. Осуществлять платежные операции при помощи кассовых чеков. В программе 1С БГУ 2.0 кассовые чеки называются «Чек ККМ»:
3. Проверка состояния текущих расчетов (без гашения).
Так как в процессе расчетов может появиться необходимость сверки расчетов, то можно воспользоваться специализированным отчетом, который не закрывает кассовую смену и позволяет после продолжать работу кассира. Находится этот отчет также в «Управлении фискальным устройством»:
Также для этого можно использовать Х-отчет.
4. После того, как работа с онлайн-кассой закончена, необходимо закрыть кассовую смену – для этого также имеется специализированная команда:
Кроме этого, предусмотрена удобная возможность – закрыть смену ТОЛЬКО в программе, без закрытия смены на аппарате непосредственно (онлайн-касса). Это необходимо в том случае, когда смена была закрыта на аппарате, но в этот момент программа 1С БГУ 2.0 была недоступна. Для этого устанавливаем флаг:
В конце кассового дня кассир должен сдать 2 чека онлайн-кассы: чек при открытии смены и чек при закрытии смены. Проверить и сдать наличность, которая указана как итог в Z-отчете.
Также в рамках данной статьи хотелось бы немного рассказать о том, как исправлять ошибки, допущенные кассиром. Например, при работе с кассой был распечатан чек на ошибочную сумму, а затем - чек на правильную сумму. В конце дня кассовая смена была закрыта, но сумма наличности в кассе не совпадает с итогом.
В этом случае необходимы следующие действия:
- кассир пишет объяснительную на тему допущенной ошибки;
- вместе с ответственными лицами (администрацией учреждения) составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям;
- погашается ошибочно распечатанный чек, приклеивается на лист бумаги и вместе с вышеописанными документами сдается в бухгалтерию;
- важно правильно оформить журнал кассира-операциониста: сумму ошибочного чека нужно вписывать в графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам".
Также хотелось бы отметить, что, согласно правилам, подразумевается ведение кассовой книги. Листы кассовой книги можно распечатывать за год, за квартал или за месяц – в зависимости от объема операций. Но существуют правила подшивки листов: обязательно распечатывается обложка кассовой книги за период (с указанием периода), листы кассовой книги должны быть пронумерованы, также необходимо опечатать кассовую книгу с указанием количества листов.
Подписывать кассовую книгу имеет право кассир или любое другое материально ответственное лицо, которое отвечает за сохранность денежных средств в кассе. Если организация небольшая и обязанности кассира выполняет другой сотрудник – на эту тему в учреждении должен быть приказ. Подписывать кассовую книги по доверенности нельзя!
Добрый вечер! Помогите пожалуйста настроить права доступа для сотрудника со след.обязанностями:
1.Ввод платежных поручений и выгрузка их в банк (с полными возможностями по вводу платежек,включающего ввод нового контрагента и заполнение по ИНН,ввод банков и поиск в классификаторе банков при необходимости)
2.Полное ведение кассовых операций,при необходимости ввод новых физических лиц, которым выдаются деньги «под отчет».
Релиз Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.76.73)
Добрый день! Для настройки прав доступа выполните следующие действия: Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа – ссылка «Профили групп доступа».
Создаем новый профиль, например, «Кассир» (по кнопке Создать), если уже есть нужный профиль, выбираем его. Редактируем Разрешенные действия (роли) – выбираем необходимые права путем выставления флажков.
Добрый вечер! Это нужно делать в программе или конфигураторе. Что означает выделенные на скрине галкой? И где можно посмотреть что эти базовые права в себя включают?
еще возник вопрос-что включает базовые права Бухгалтерия предприятия и что нужно включить,чтоб разрешить вообще вход в программу,у меня пишет (см.скрин)
Добрый день, Лариса!
Итак, по порядку! 🙂
И где можно посмотреть что эти базовые права в себя включают? (с)
Это можно посмотреть и в Конфигураторе и в пользовательском режиме.
В разделе Администрирование — Настройки пользователей и прав — Профили групп доступа можно добавить любую роль, например, я добавляю Базовые права Бухгалтерия.
Что входит в эти права вы можете посмотреть в специальном отчете: раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Пользователи — кнопка Права доступа.
Отчет по выбранному профилю покажет доступность справочников, документов и регистров.
Вот отчет по профилю добавленному Базовые права Бухгалтерия.
Теперь, что касается конкретно вашей задачи.
Давайте уточним.
1. По задаче ведения Платежных поручений, как минимум, у вас должны быть права редактирования по следующим объектам:
— справочник Контрагенты
— справочник Договоры
— справочник банки
— справочник Банковские счета
— обработка Клиент-Банк
2. По задаче второй необходимы права редактирования, как минимум, на документы Поступление наличных и Выдача наличных и справочник Физические лица.
Эти справочники и документы внутри себя включают ссылки на некоторые другие справочники, но пока ограничимся только этим набором.
Давайте посмотрим по конфигурации, можно ли подобрать отдельные права для этих случаев?
Я пробую создать в Профилях групп доступа Профиль 1 и Профиль 2 из того, что можно подцепить в права.
очень приблизительно это может выглядеть так.
Как правило, настраивать права доступа в конфигурациях 1С стараются те предприниматели, которым необходимо получить следующие результаты:
- ограничить того или иного сотрудника в праве доступа (если он был уволен или перешел на другую позицию);
- расширить возможности для сотрудника (если он стал частью компании недавно или перешел на новое рабочее место, которое подразумевает больше опций, инструментов и полномочий).
Что такое права пользователя в 1С?
Каждая конфигурация от 1С позволяет адаптировать систему под того или иного сотрудника. В этом и заключается вся суть пользовательских прав. Например, одному менеджеру совсем не обязательно иметь доступ к базе данных другого филиала, поэтому в данном контексте можно ограничить его права. Чтобы он не мог корректировать чужие базы, брать оттуда контакты, копировать или просматривать документы.
А вот сотруднику, который недавно пришел на место директора, было бы логичнее всего дать новые полномочия и расширить возможности. Например, контролировать деятельность всех подразделений, сверять отчетность и сопоставлять полученные данные. Для этого ему необходимо предоставить доступ для просмотра, копирования, корректировки и сохранения того или иного файла.
Кроме этого, настройка прав доступа – это оптимизация пространства конфигурации 1С для того или иного пользователя. Ему не будут попадаться под руку ненужные материалы, и он за считанные секунды сможет найти желаемые документы.
Когда клиент системы попадает на запрещенную страницу программа автоматически отображает на экране табличку: «у вас недостаточно прав для редактирования».
Как настроить права доступа в программе?
Для того чтобы настроить права доступа в системе, можно воспользоваться помощью специалиста, или же ознакомиться с соответствующим материалом, который подскажет каким образом можно осуществить миссию. Вне зависимости от того, речь идет о программе для управления торговлей, университетом или о конфигурации для выплаты заработной платы. Везде механизм настройки прав доступа в целом ничем не отличается.
Но в качестве примера можно взять разработку 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0.
Этап 1. Настройка пользователей и прав
Первым делом стоит перейти в разрез настроек разработки и кликнуть по разделу «Настройка пользователей и прав». Данную активность можно производить как через администрирование, так и при помощи базовых настроек.
Но для того, чтобы воспользоваться администрированием, необходимо иметь для этого соответствующие права. Если пользователь делает настройку прав в конфигурации первый раз, можно воспользоваться услугами специалистов сопровождающей компании.
Этап 2. Пользователи
p>
p>
p>
p>
Этап 3. Роли для группы
Категоризировать можно права также для отдельных групп людей, которые в коллективе объединены по тем или иным характеристикам. Например, если речь идет о крупном холдинге, общие права могут иметь:
- бухгалтера;
- охранники;
- кассиры;
- логисты;
- администраторы;
- преподаватели;
- и так далее.
При этом, одного и того же пользователя можно отнести к нескольким различным группам. В качестве примера можно взять преподавателя университета, который может относиться как к категории преподавателей, так и к категории заведующих кафедрами, кураторов и участником студенческих инициатив.
p>
В данном контакте роль – это метаданные. В разработке 1С метаданных довольно много, поэтому крайне важно не растеряться среди большого количества информации. Ведь по ошибке можно назначить лишнюю роль, а пользователю уже будет предоставлен доступ к различным активностям, которые ранее не были для него доступны. Таким образом могут быть слиты данные или откорректированы важные документы лицами, которые не имеют на то полномочий и так далее.
Для того чтобы понять, какие права будут предоставлены сотруднику, можно воспользоваться вкладкой «Описание». Роли делятся на базовые и специальные. Тот, кто имеет базовую роль, получает право только смотреть на документ, а специальная роль подразумевает возможность внесения коррективов.
p>
Этап 4. Профиль групп доступа
Например, администратор системы хочет позволить всем бухгалтерам предприятия вносить коррективы в реквизиты объектов. Посредством раздела «Профиль групп доступа» можно осуществить это задание и установить напротив отметку «редактировать реквизиты объектов».
p>
p>
Эксперты рекомендуют предварительно копировать нужные роли, а уже после – менять. Важно проследить чтобы клавиша «Только выбранные» не была нажата.
Этап 5. Ограничение на уровне записей
Посредством RecordLevelSecurity можно устанавливать дополнительные условия, позволяющие вносить ограничения на конкретные документы, материалы в общедоступных базах данных. Для того чтобы обеспечить работу с ограничениями на уровне записей, необходимо установить соответствующую пометку. Таким образом можно с удобством закрывать доступ к определенным файлам конкретным пользователям.
p>
При этом программа отправит предупреждение, что эти настройки могут сделать более медлительной работу всей конфигурации в целом. Это связано с тем, что программному решению придется каждый раз делать запрос информации о том, имеет ли сотрудник право доступа к тому или иному файлу. Чтобы менять права доступа, можно транспортировать сотрудника из одной группы в другую.
p>
- Подбор сотрудника в качестве участника группы доступа
- Выбор пользователя
- Завершение редактирования группы доступа
Один пользователь может стоять в разных группах доступа
Этап 6. Новые роли
Для того чтобы не растеряться и не запутаться в широком изобилии ролей, рекомендуется создавать собственные роли. Здесь не обойтись без помощи дерева метаданных. Добавить права для той или иной роли можно выставив соответствующие галочки напротив нужных прав.
p>
Задавать ограничения можно в правом нижнем углу. Также есть опции, позволяющие настраивать права доступа к конкретной информации, ограничивать изменения документов только по конкретной организации.
p>
p>
В качестве инструмента для реализации этой задачи предусмотрен конструктор ограничений доступа. Он предоставит возможность сделать выбор необходимых условий для доступа.
Помимо этого, конфигурация предложит клиенту шаблоны ограничений, чтобы ускорить процесс.
Остальные настройки в конфигурациях 1С
Программное решение предлагает дополнительные возможности.
Например:
Кроме этого, в пределах платформы можно настраивать подходящий внешний вид программы, который будет наиболее комфортным для восприятия.
p>
Присутствует возможность предоставления доступа внешним пользователям.
p>
Авторы конфигураций 1С побеспокоились о том, чтобы предоставить клиентам расширенные возможности для администрирования прав доступа. Они на первый взгляд могут показаться довольно сложными, но это впечатление обманчиво. Достаточно воспользоваться рекомендациями специалистов и бесплатными консультациями.
В таком случае не будет никаких проблем, связанных с доступом к базам данных и файлам. Также необходимо чтобы у клиента имелся актуальный договор 1С:ИТС, чтобы он мог использовать весь потенциал прикладных решений.
В типовой конфигурации УПП нет ограничения доступа на уровне записей по кассам, а очень хотелось бы. Наверно, предполагается, что достаточно ограничить по организации-подразделению, и этого должно хватить. Но когда в одной организации есть несколько касс, этого сочетания недостаточно: кассиры в документах и отчетах видят "чужие" кассы. В статье приводится список доработок, которые необходимо сделать, чтобы ограничение действительно работало. Думаю, что аналогичные доработки можно воспроизвести в конфигурациях "Управление Торговлей 10.3" и "Комплексная автоматизация 1.1". Также публикация поможет понять, как добавить свой вид ограничения доступа: по расчетным счетам например.
Чтобы понять, как это все работает, пришлось покопаться в конфигураторе. Но в итоге объем доработок сравнительно небольшой, конфигурацию легко будет обновлять в дальнейшем. Надеюсь, это кому-нибудь пригодится и облегчит реализацию в своей базе.
1. Перечисление "ВидыОбъектовДоступа" - добавляем новое значение "Кассы". В результате в параметрах доступа увидим желанную строку с кассой:
2. Перечисление "ОбластиДанныхОграниченияПравДоступа" - добавляем новое значение "КассыДанные".
3. В параметры сеанса добавляем "ИспользоватьОграничениеПоКассы" с типом "булево".
4. В общем модуле "НастройкаПравДоступа" в функцию "ПолучитьВидОбъектаДоступа" добавляем 2 строки:
5. В регистре сведений "НастройкиПравДоступаПользователей" в два измерения "ОбъектДоступа" и "ВладелецПравДоступа", которые уже имеют составной тип данных добавляем тип "СправочникСсылка.Кассы".
6. В обработке "НастройкаПравДоступа" - в панель "ПанельОбластейДанных" добавляем новую страницу "Кассы" с табличным полем "ТаблицаПарвДоступа_Кассы", а также пару строк в процедуры. Сама обработка приложена к публикации. Ее кстати можно будет вставить во внешние обработки и вызывать оттуда, а не заменять встроенную.
6. Создаем новую роль "Т_Кассир" (название любым может быть) путем копирования встроенной роли "Кассир". Эту роль необходимо будет дать всем пользователям, которым хотим ограничить кассы, а типовую роль "Кассир" у них убрать. Можно и типовую роль "сломать", но с добавлением новой роли будет легче обновлять конфигурацию.
7. И самое сложное - настроить ограничения доступа у новой роли.
Открываем роль, находим документ "Приходный кассовый ордер", выбираем право "Чтение" , слева жмем кнопку "Установить ограничение данных для полей" и текст ограничения меняем на такой:
Думаю нетрудно догадаться, какие куски добавлены, чтобы заработало ограничение по кассам.
Аналогично необходимо сделать для права "Добавление", "Изменение".
Точно таким же образом допиливаем ограничения роли для документа "Расходный кассовый ордер", а также для журнала документов "Кассовые документы".
Такая доработка скроет для пользователя в списках этих документов те, которе не относятся к "его" кассе.
(кстати в типовой роли "Кассир" для регистра накопления "Денежные средства" вообще нет никаких ограничений доступа, так что даже сочетанием настроек ограничений по организации-подразделению не удастся ограничить в него доступ без доработки).
Если непонятно, как писать эти ограничения - текст готовых кодов для каждого объекта приложен к публикации.
В результате пользователь, у которого стоит ограничение по одной кассе видит в документах и отчетах следующее:
В прошлой статье мы разобрали документы, которые можно использовать для печати чеков в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» (Онлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С). После того, как вами был выбран документ для печати чеков, необходимо разобраться с алгоритмом работы кассовой смены в целом.
Он включает в себя несколько пунктов:
1. Для начала работы необходимо убедиться, что касса включена. Это простая и логичная процедура, но не всегда она выполняется. Для того, чтобы кассовая смена и печать чеков осуществлялись без проблем и запинок – убедитесь, что касса включена и присутствует источник интернета.
2. Открыть кассовую смену. Сделать это можно следующим образом:
Открывается форма обработки, которая позволяет управлять кассовыми сменами:
В данной форме нужно выбрать кассу, открытие смены которой планируется, и воспользоваться кнопкой «Открыть кассовую смену»:
При открытии смены формируется документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта».
3. Формировать нужные документы для печати чеков и распечатывать чеки по кассе в течение кассового дня.
4. После того, как кассовый день окончен, нужно закрыть смену. Делается это также с помощью обработки «Управление фискальным устройством»:
Если печать чеков осуществлялась из документа «Чек ККМ», после того, как кассовая смена закрыта кассиром, бухгалтеру необходимо отразить поступившие денежные средства в учете. Для этого формируется отчет по кассовым сменам, найти его можно:
Указываем необходимые данные и, воспользовавшись специальной кнопкой, заполняем документ:
На основании отчета создаем документ «Приходный кассовый ордер», который и сформирует необходимые проводки:
В целом, алгоритм работы с онлайн-кассой прост, важно не забывать открывать кассовые смены в начале дня и закрывать после окончания. Хочу акцентировать ваше внимание на важности открытия/закрытия кассовых смен. Во-первых, если кассовая смена не открыта, то печать чеков в принципе невозможна(1С будет выдавать ошибку при попытке распечатать чек). Это обязательная регламентная процедура. Также следует помнить, чтоправила кассовой дисциплины предполагают закрытие кассовой смены в конце каждого дня. К сожалению, открыть кассовую смену утром, если даже забыли закрыть смену вчера, можно. Но всё же, методически правильно открывать и закрывать смены внутри одного кассового дня.
Еще хотела бы упомянуть про то, какого рода чеки должны быть выданы покупателю. В соответствии с законом, покупатель имеет право получить электронный чек, который будет являться равноценным бумажному. Но не исключена возможность для покупателя получить оба вида чеков по его желанию. При просьбе покупателя получить и тот, и другой чек – продавец должен предоставить оба.
Также есть еще один важный момент, о котором необходимо сообщить. Среди требований к чеку – указание на нем должности, фамилии, имени, отчества и ИНН (при создании кассового чека коррекции – среди дополнительных требований – ИНН кассира). Поэтому, в справочнике пользователей:
Найдем пользователя, который будет осуществлять печать чеков:
У этого пользователя необходимо в реквизите «Физическое лицо» указать сотрудника, который ответственен за работу кассы:
Необходимо также проверить, чтобы у выбранного физического лица были правильно и полноценно заполнены данные: фамилия, имя, отчество и ИНН:
Также для физического лица в справочнике «Сотрудники» должен быть отражен соответствующий элемент - сотрудник с указанием должности.
Ну и последний интересный нюанс по онлайн-кассам, о котором хотела бы вам рассказать: это указание покупателя по умолчанию в настройках кассы. Найти список касс можно:
У каждой кассы на второй вкладке есть возможность указать покупателя и договор при печати чека из документа «Чек ККМ»:
Удобно тем, что можно упростить работу и не заполнять соответствующее поле каждый раз в документе.Программа будет подставлять эти данные непосредственно из реквизитов, указанных в настройках кассы.
В этой статье мы разобрались с тем, как работает онлайн-касса и какие интересные нюансы существуют при работе с ней в программе«1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0». А если вы пропустили предыдущие материалы о работе с онлайн-кассами в 1С, то их можно найти по ссылкам:
Онлайн-кассы (часть 1) – общие сведения и подключение к 1С
Онлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С
Читайте также: