Настройка отчетов в программе 1с зарплата и управление персоналом
Оперативно настроим параметры учета под специфику вашей работы. Первая консультация бесплатно!
Комплексный функционал для управления персоналом, кадрового учета и расчета зарплаты
Поможем разобраться, как корректно настроить параметры учета 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Программа ЗУП 3.1 в отличие от предыдущих зарплатных решений 1С – ЗУП 2.5 и Зарплата и Кадры 7.7, имеет более понятный и удобный для пользователя интерфейс, а также усовершенствованную логику структуры. Например, в панели разделов программы четко выделены основные пункты для работы: кадровый раздел, документы по зарплате, по налогам, по выплатам и другие. Настроить и доработать 1С ЗУП 3.1 штатными способами проще, так как логичнее организованы и настройки параметров учета. В данной статье мы рассмотрим, как производится комплексная настройка параметров учета, необходимых для успешной работы.
При первом запуске программы вы можете обратиться за помощью по 1С к специалистам, или самостоятельно произвести начальное заполнение данных, при котором ваши действия будет сопровождать помощник начальной настройки
Рис.1 Помощник начальной настройки
В этот момент информационная база заполняется различными справочниками, необходимыми для ведения кадрового учета и расчета заработной платы, а также формируется привычное нам меню программы. После этого помощник будет нас подробно «расспрашивать», как мы будем вести учет и что еще хотим получить для успешной работы в программе. То есть на первом шаге настраивается программа «с нуля» или осуществляется перенос данных из «Бухгалтерии предприятия», или, например, из предыдущей версии зарплатной программы.
Рис.2 Информационная база заполняется различными справочниками
На втором шаге можно отказаться от начальной настройки, отключить возможность расчета зарплаты и загрузить в электронном формате отчетность, ранее сданную в налоговые органы и в ПФР, чтобы программа могла использовать эти данные для формирования последующей отчетности (Рис.3-5).
Рис.3 На втором шаге можно отказаться от начальной настройки
На Рис.4 можно увидеть меню программы, настроенной только для ведения «кадрового» учета и применимое в том случае, когда в этой информационной базе мы не будем считать зарплату, но будем вести подробный и полноценный учет кадров.
Рис.4 Меню программы, настроенной только для ведения «кадрового» учета
Рис.5 Формирование последующей отчетности
В продолжение настройки программы для дальнейшей работы выбираем – будет ли вестись учет в нашей информационной базе по одной организации или по нескольким. Установив флажок «Выполнять расчет и выплату по организации в целом», будем считать заработную плату без детализации по подразделениям. При этом в документе «Начисление заработной платы и взносов» будет отсутствовать поле для выбора подразделения организации.
Рис.6 Начисление заработной платы и взносов
Далее можно сразу заполнить сведения об организации: наименование, ИНН, сведения о регистрации в налоговом органе.
Рис.7 Заполнение сведений об организации
Рис.8 Заполнение сведений об организации
Если на нашем предприятии вредные или опасные условия труда для работников, то есть для них исчисляется льготный стаж на пенсию, то нужно установить флажок «Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию» и далее флажки по определенным профессиям.
Рис.9 Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию
Рис.10 Флажки по определенным профессиям
Штатное расписание в программе ЗУП 3.1 можно вести или можно начислять заработную плату без ведения штатного расписания, тогда «галочку» не ставим. Если штатное расписание не ведется, тогда в кадровом учете используется справочник «Должности».
Рис.11 Штатное расписание в программе ЗУП 3.1
Штатное расписание может вестись тоже двумя способами – с историей изменения и без истории. Это регулируется установкой флажка «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».
Штатное расписание с историей изменения для пользователя выглядит более громоздко, с ним сложнее работать. Преимущество ведения штатного расписания с историей изменения – возможность быстро оценить, какое количество ставок конкретной должности имеется на предприятии на определенную дату.
Если в штатном расписании оклад по должности задается не конкретной суммой, а в диапазоне сумм, например, от 30 000 до 36 800 рублей, тогда необходимо установить флажок «Использовать «вилку» окладов и надбавок».
Рис.12 Использовать «вилку» окладов и надбавок
Далее необходимо сделать еще одну настройку для кадрового учета, установив флажок «Вести воинский учет».
Рис.13 Применить настройки
Если мы закроем окно и через какое-то время захотим возобновить настройку, то открыть эту обработку сможем только через меню «Все функции». В «Главное меню-Сервис-Параметры» поставить галочку «Отображать команду «Все функции».
Рис.14 Главное меню-Сервис-Параметры
Рис.15 Отображать команду «Все функции»
Не путайте «Главное меню» и раздел программы «Главное» (он подчеркнут красной линией, а «Главное меню» обозначено красным кружочком).
Рис.16 Не путайте «Главное меню» и раздел программы «Главное»
В меню «Все функции» можно вызвать обработку «Начальная настройка программы».
Рис.17 Начальная настройка программы
В процессе дальнейшей настройки программы мы создаем виды начислений и удержаний, используемых на нашем предприятии.
Это самое удобное отличие программы ЗУП 3.1 от предыдущей версии 2.5. В ЗУП 2.5 необходимо было самостоятельно создавать новые начисления и удержания, при этом настраивать их налогообложение и вытеснение другими видами расчета.
В современной версии программы пользователь поставит «галочки» в «Настройке» и все виды расчетов будут созданы автоматически и настроены согласно налоговому и трудовому законодательству. Если в нашей организации сотрудники будут ездить в командировки, им будет начисляться премия, а также надбавки за вредность и за выслугу лет – поставим флажки согласно этим условиям.
Рис.18 Начальные настройки программы
Рис.19 Надбавки
Рис.20 Командировки
Если у нас будет начисляться заработная плата «сдельно», мы будем производить доплаты за праздничные и выходные дни, выплачивать сотрудникам материальную помощь, а также регистрировать невыходы, прогулы и простои – поставим соответствующие флажки.
Рис.21 Доплаты за праздничные и выходные дни
Рис.23 Матпомощь
Флажки для удержаний по исполнительным листам и профвзносам.
Рис.24 Флажки для удержаний по исполнительным листам и профвзносам
На этом настройка инструментария решения закончена и можно вносить данные.
Рис.25 На этом настройка инструментария решения закончена и можно вносить данные
Все еще в рамках первоначальной настройки также можно заполнить должности, подразделения и даже выполнить первый расчет заработной платы.
Рис.26 Штатное расписание
Рис.27 Первый расчет заработной платы
Во-вторых, выполняются настройки учетной политики организации. Помощник нам сразу предложит выполнить их, если мы ранее укажем, что учет у нас будет проводиться для одной организации. Если же у нас будет несколько организаций, то помощник выполнит общие настройки, а учетную политику для каждой организации мы позже настроим уже самостоятельно в меню «Настройка-Организации», открыв организацию и перейдя на закладку «Учетная политика».
Рис.29 Настройка-Организации
Рис.30 Учетная политика
Рис.31 Помощник сформирует нам состав начислений и удержаний
Внедрение 1С:ЗУП
Внедрим комплексный функционал для управления персоналом, кадрового учета и расчета зарплаты
Настроим параметры учета в 1С:ЗУП
Оперативно настроим параметры учета под специфику вашей работы. Первая консультация бесплатно!
Рис.32 Масштаб изображений
Рис.33 Изменение масштаба
Таким образом, мы рассмотрели все настройки основных параметров как с использованием помощника, так и «вручную». Если у вас остались вопросы по настройке программы, вы можете задать их нашим специалистам, которые ответят на ваши вопросы, а также подберут для вас в случае необходимости оптимальную стоимость сопровождения 1С, исходя из ваших задач и индивидуальных требований.
Поможем разобраться, как настроить отчеты в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Настроим удобные варианты типовых и доработанных форм отчетов в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП предусмотрена возможность формирования огромного количества отчетов, например, по больничным листам, по стажу, по исполнительным листам и т.д. Перечислять можно бесконечно.
Чтобы с отчетами было удобно работать в 1С:ЗУП, программа предусматривает возможность настройки стандартных форм до полного соответствия требованиям пользователей
Где находятся отчеты?
Если вы работаете в интерфейсе «Такси», отчеты в 1С:ЗУП располагаются в меню каждого раздела в самом начале перечня пунктов.
Рис.1 Кадровые отчеты
Здесь располагаются стандартные отчеты, а также отчеты, которые были добавлены в конфигурацию системы программистами. Кроме того, здесь же сохраняются варианты отчетов, добавленные пользователями, если таковые имеются.
В каждом разделе есть пункт «Дополнительные отчеты». Там находятся внешние отчеты, разработанные программистами и не включенные в конфигурацию, что, впрочем, не мешает ими пользоваться и создавать на их основе свои варианты.
Список отчетов можно настроить. При нажатии кнопки «Настройка» появится возможность:
Убрать описание отчетов. Список будет иметь более компактный вид (флажок «Описание отчетов»);
Убрать отчет из списка (если снять флажок напротив наименования отчета). При этом в «Поиске» отчет присутствует и им можно пользоваться. Переместить любимые отчеты в «Быстрый доступ». Для этого надо встать на отчет и нажать правую кнопку мыши, далее выбрав команду «Переместить в быстрый доступ».
Рис.2 Настройка списка отчетов
В этом же меню можно выбрать пункт «Изменить» и получить возможность менять название отчета, его описание и, что важнее всего, состав пользователей, которым доступен отчет.
Рис.3 Вариант отчета
Таким же образом можно менять свойства ваших «собственных» вариантов отчетов.
Как настроить отчеты?
В настройки можно попасть нажатием одноименной кнопки, которая находится на форме любого отчета.
Рис.4 Кнопка «Настройка»
В режиме «Расширенный» открывается форма, содержащая наиболее часто используемые настройки.
Отборы. Описывает поля, с помощью которых мы отсеиваем нужную информацию. Кнопкой «Добавить поля» этот список можно расширить. Если хотим, можем вытянуть поле в шапку, чтобы не заходить в настройки каждый раз для выбора нужного ограничения (например, если нужно часто менять подразделения).
Поля и сортировки. Тут можно добавить поля для вывода в отчет. Если убрать флажок напротив поля, оно временно в отчете показано не будет. Если по какому-то полю нужно сортировать данные, его надо перетащить в левую часть настройки стрелкой.
Рис.5 Работа с настройками
От корректной преднастройки зависит удобство формирования отчетов и корректность сопоставляемых данных. Зачастую пользователи не могут полностью оценить возможности 1С:ЗУП, используя при этом типовые настройки. Наши специалисты могут вам показать, как максимально использовать возможности программы и отказаться от ручного сбора данных.
Оформление. В этом разделе вводится множество параметров вывода. Удобно использовать эту настройку, чтобы сузить поля вывода в отчетах. Это, например, относится, к отчетам по зарплате, где ФИО сотрудников и наименование подразделения зачастую сильно увеличивают ширину совсем немаленького отчета.
Выведем, например, отчет «Анализ ФОТ по сотрудникам». В первоначальном виде он очень широкий, правый край не помещается на экране.
Рис.6 Отчет не влезает на экран
Войдите в настройки на закладку «Оформление», а затем выберите поля «Сотрудник» и «Подразделение».
Рис.7 Оформление полей
Теперь задайте ширину на закладке «Оформление» и сформируйте отчет. Колонки уменьшились, отчет поместился на экране.
Рис.8 Сужение колонок
По кнопке «Еще» можно вызвать меню сложной настройки отчетов.
Рис.9 Вызов меню сложной настройки
Здесь имеется множество настроек и других возможностей. Например, можно изменить раскраску отчета. Для этого нужно поменять макет оформления на закладке «Дополнительно», после чего отчет будет выглядеть совсем по-другому.
Рис.10 Изменение оформления
С помощью настройки пользовательских полей можно найти дополнительные возможности для оформления отчетов.
В состав регламентированной отчетности входит Форма 1 статистического учета. Она содержит данные по зарплате сотрудников с разбивкой по размеру начислений за месяц. Попробуем изменить наш отчет так, чтобы получился аналог Формы 1.
Для этого нужно убрать из отчета данные по подразделениям и добавить поля вывода, в которых будет проходить отнесение строки к некоторой группе в зависимости от суммы начисленной зарплаты.
Добавим пользовательские поля, используя расширенный вариант настроек «Пользовательские поля-Добавить-Новое поле выбора».
Рис.11 Добавление пользовательских полей
Введем название пользовательского поля. Например, «Доход сотрудников». В первую группу отберем сотрудников, доход которых менее 40 000 рублей. Зарплата определяется по полю «Начислено».
Рис.12 Ввод названия пользовательского поля
Нужно присвоить название этой группе. Назовем ее «Доход менее 40 т.р.».
Рис.13 Редактирование пользовательского поля
По нажатию на клавишу F9 появится такая же группа, в которой нужно поменять сумму дохода и наименование. В поле «Значение» установим цифру 2 (поле будет использовано для сортировки), и т.д.
Рис.14 Результат редактирования
Нажмем ОК. Поле создано!
Переходим к изменению структуры отчета. Встаем на верхний уровень структуры «Отчет». Тут ничего менять не нужно.
Рис.15 Изменение структуры отчета
На следующем уровне убираем «Филиал» из полей и из группируемых полей, поскольку он нам не нужен.
Рис.16 Убираем поле
На следующем уровне добавляем наше пользовательское поле «Доход сотрудников», поле «Сотрудник» и убираем группировку по подразделениям.
Рис.17 Добавление пользовательского поля
Здесь же убираем «лишние» поля.
Рис.18 Удаление полей
На нижнем уровне отчета убираем из группируемых полей «Подразделение».
Рис.19 Редактирование группируемых полей
Оставляем поле «Сотрудник» и «Начислено», обязательно сюда же добавляем наше пользовательское поле, чтобы контролировать правильность вывода отчета.
Рис.20 Манипуляции с полями
Рис.21 Результат отчета
Сотрудники распределились по группам, соответствующим нашему пользовательскому полю. На первом этапе не всегда просто настроить необходимые отчеты, если результат не соответствует вашим ожиданиям или требуются дополнительные навыки, наши специалисты помогут вам разобраться с возможностями программы в рамках сопровождения 1С:ЗУП.
Сохранение варианта отчета в файл
Отчет можно сохранить как вариант исходного отчета через «Еще-Вариант отчета-Сохранить-Присвоить имя-Ок» или сохранить его в отдельный файл. В последнем случае его можно передать по почте, а затем использовать в аналогичной базе ЗУП.
Для сохранения в файл нужно войти в расширенную настройку отчета через «Еще-Прочее-Изменить вариант отчета», а затем снова «Еще-Сохранить настройки», после чего выбрать папку для сохранения файла.
Рис.22 Сохранение в файл
Здесь же находится кнопка «Загрузить настройки», используемая для загрузки файла настройки из внешнего файла.
Настройка универсального отчета
В системе имеется так называемый «Универсальный отчет», доступ к которому есть не у всех пользователей, а только у тех, кому доступен режим «Все функции». Этот режим подключается через «Настройки-Параметры» после постановки флажка «Отображать команду «Все функции».
Рис.23 Режим «Все функции»
Рис.24 Параметры
После этого можно с помощью поиска найти этот отчет.
Рис.25 Универсальный отчет
Отчет интересен тем, что дает возможность вывести информацию из любого объекта конфигурации. Самое главное понять, что мы хотим получить на выходе, и где эта информация находится с точки зрения конфигурации ЗУП.
В качестве примера создадим отчет по документам физлиц. Выберем в универсальном отчете регистр сведений «Документы физических лиц». Как правило, в таких случаях выбирается так называемый «Срез последних» и вот почему. Наш регистр хранит историю, нам нужны только актуальные данные, поэтому мы их и выбираем.
Рис.26 Отчет без настроек
Возможно, он нас устраивает, но можно его «причесать». Для этого входим в расширенные настройки через «Еще-Прочие-Изменить вариант отчета». Заметим, что в нашем регистре имеется поле «Физ.лицо», а значит, мы можем вывести в отчет любые данные физических лиц. Например, я собираюсь посчитать количество сотрудников – мужчин и женщин, адрес для информирования которых содержит слово «Зеленоград», а заодно вывести их данные.
Настройка отчетов в 1С:ЗУП
Настроим аналитическую отчетность для удобной работы в 1С:ЗУП! Первая консультация бесплатно!
Интеграция данных в 1С:ЗУП
Детальная аналитика одной кнопкой! Настроим загрузку данных в 1С:ЗУП из сторонних систем
Изменим структуру отчета. Уберем все ступеньки иерархии и вставим новую первую ступеньку: «Физлицо – пол», а во вторую ступеньку иерархии не будем добавлять ничего. Стоя на группировке «Отчет», добавим поля, выбрав их из «Физлица».
Рис.27 Изменение варианта отчета
Поля с номером и номером в группе добавляются из папки «Системные поля».
Рис.28 Системные поля
Отбор по «Зеленограду» вводится в «Отборе» тоже на верхнем уровне снова из «Физ.лица».
На втором уровне есть только группировка по отбору «Пол».
Рис.30 Группировка по заданному признаку
На уровне «Детальных записей» нет вообще никаких отдельных настроек.
Зайдем теперь в дополнительные настройки, изменим макет. Реквизиты, подтянутые из «Физлица», должны быть в отдельных колонках, что также надо установить.
Рис.31 Разнесение реквизитов по колонкам
Можно сузить поля «Документ» и «Адрес» до 25 знаков через закладку «Условное оформление», как было предложено выше, а также переименовать отчет.
Рис.32 Условное оформление
Выводим отчет. Если все хорошо, можно добавить отбор по городу в шапку. Для этого по кнопке «Настройки» заходим в «нормальные» настройки отчета и устанавливаем в расширенном режиме звездочку напротив нашего отбора.
Рис.33 Добавление вариантов отбора в шапке
Рис.34 Результат настройки
Для совмещения контактных данных физлиц в одной колонке можно изменить настройки. Для этого нужно выделить, например, поля с адресом и телефонами, после чего нажать кнопку «Сгруппировать».
Рис.35 Группировка полей
Группе присвоим название «Контакты», а элементы расположим вертикально.
Рис.36 Вертикальное расположение элементов
Рис.37 Отображение заданных настроек
Можно расположить телефоны в строку. Для этого в настройках создадим внутри группы «Контакты» еще одну группу без названия.
Рис.38 Создание группы без названия
Рис.39 Финальный вариант
Сохраним этот вариант.
Рис.40 Сохранение изменений
Варианты неисчерпаемы! Пробуйте, это интересно и главное, полезно для работы! Сохраняйте настройки в файлы, делитесь ими с коллегами. Если предустановленных вариантов настроек отчетов вам все же недостаточно, обратитесь к нашим специалистам за доработкой отчетов в 1С:ЗУП. Открытый код программы 1С позволяет легко дорабатывать формы отчетов и подтягивать актуальные данные.
Отчеты, которые мы рассмотрели в процессе написания статьи, вы можете скачать и проверить их работу на своей базе. Загружаются они так: надо войти в «исходный» отчет (например, в Универсальный), далее «Еще-Прочее-Изменить вариант отчета». Попадаем в расширенные настройки и там опять нажимаем «Еще–Загрузить настройки».
Автоматизация кадрового документооборота – одно из самых любимых направлений разработчиков и интеграторов программного обеспечения. И это оправдано! Учитывая объем кадровых документов, а также количество однотипных и регламентированных операций, этот участок идеален для перевода с ручных манипуляций в Excel на полноценную цифровизацию процессов.
Безусловным лидером на российском рынке разработчиков программного обеспечения для управления персоналом является компания 1С. Программа 1С для кадровика –1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, объединяет в себе широчайшие функциональные возможности, четкое соответствие законодательству и технологические новшества
На ее примере мы рассмотрим автоматизацию учета персонала и преимущества его ведения в автоматизированной системе. Начнем с функционала.
Расчет зарплаты
Любой кадровый документ, так или иначе, влияет на расчет заработной платы. Кадровый перевод, больничный лист, отпуск или отгул – все это корректирует в большую или меньшую сторону заработок сотрудника на предприятии. На оформление этих операций тратится немалое количество времени, что критично для выплаты зарплат сотрудникам, поскольку требует выполнения «день в день». Автоматизация позволяет минимизировать время оформления кадровой документации и вовремя передать необходимые данные в бухгалтерию.
Система как помощник
Кадровики, как и все люди на нашей планете, могут совершать ошибки. Внедрение программного обеспечения и кадровый учет в 1С:ЗУП помогает сократить количество некорректных действий, например, исключить ситуацию, когда кадровый перевод сотрудника происходит с датой, которая пересекалась бы со сроком действия другого документа о перемещении. 1С:ЗУП КОРП содержит все необходимые унифицированные формы, например, Т-1 или Т-2, которые используются кадровыми службами, с возможностью их печати.
Совместная работа и хранение документов
Кадровый документооборот не существует в вакууме, являясь частью бизнес-процессов компании. Помимо департамента расчета заработной платы и бухгалтерии, с кадровиками взаимодействуют сотрудники отделов охраны труда, нормирования, подбора персонала. Взаимодействие через бумажные документы или различные Word-файлы может привести к их потере или несинхронному ведению, когда, например, один отдел использует актуальный список кадровых переводов на начало месяца, а другой – предыдущую версию документа.
Кадровое ПО позволяет хранить все документы в одном месте, а также регулировать доступ и очередность сотрудников к их редактированию, поддерживая таким образом актуальность данных. Например, в системе можно дать доступ руководителю отдела охраны труда к приемам на работу, а отделу нормирования труда ограничить доступ к больничным листам или отпускам сотрудников.
Электронная отчетность в государственные органы
В последние несколько лет в России происходит массовый переход с бумажных отчетов на электронные: основная кадровая отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени становятся обязательными.
Возможности 1С:ЗУП для кадрового учета и управления персоналом
Использование любого программного обеспечения начинается с настроек. Программа 1С:ЗУП имеет три основных уровня настроек кадрового делопроизводства:
- Общие для всей программы;
- Для организации;
- Для подразделения.
Общие настройки программы отвечают за ее «глобальные» функциональные показатели, которые будут применены для всех организаций в базе. Перейдя в раздел «Настройки кадрового учета», будут доступны такие настройки:
- Возможность совмещения должностей и подработок;
- Ведение воинского учета и бронирования граждан;
- Учет специальностей и проведение аттестаций.
Наиболее важной среди них можно считать настройку ведения штатного расписания. Для этого необходимо пройти в одноименный подраздел.
Рис.1 Штатное расписание
При включении автоматической проверки кадровых документов будет выдаваться предупреждение, если вы, например, захотите принять сотрудника на работу при недостатке свободных ставок в позициях штатного расписания.
История изменений штатного расписания нужна для отслеживания изменений, которые в него вносят. Каждому из них будет соответствовать свой документ, имеющий дату утверждения и содержащий всю информацию об изменениях.
Рис.2 История редактирования ШР
Использование разрядов и категорий позволит составить тарифную сетку предприятия для каждого разряда или категории. Это особенно актуально для промышленных предприятий с большим числом рабочего персонала.
Настройки на уровне организации позволяют выделить обособленное подразделение или филиал.
Рис.3 Настройки организации
Здесь же можно внести данные по государственным фондам ПФР и ФСС.
Рис.4 Данные по взносам
А также выделить необходимые значения учетной политики предприятия, например:
- Применение результатов специальной оценки рабочих мест;
- Учет специальностей с правом досрочного выхода на пенсию;
- Возможность прямых выплат пособий ФСС и прочие.
Рис.5 Настройки УП
Настройки на уровне подразделения позволяют сделать его обособленным и назначить график работы сотрудников, который будет использоваться по умолчанию для сотрудников данного подразделения.
Очень часто пользователи сталкиваются с недостатком информации в том или ином отчете. Нередко возникает желание улучшить читаемость отчета, изменить оформление. Сегодня мы познакомимся с некоторыми возможностями, которые нам предоставляет программа.
На основе отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» конфигурации «Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1» (далее ЗУП 3.1) добавим вариант, в котором таблица отчета будет дополнена колонками с суммами зарплаты по месяцам, разбивку сумм по категории работников; добавим диаграмму, наглядно демонстрирующую изменения в сумме зарплаты; изменим оформление отчета.
Сформированный оригинальный отчет в ЗУП 3.1 представлен на рис. 1.
Рис. 1. Отчет из конфигурации 1С ЗУП 3.1
Приступим к изменению отчета:
Чтобы отредактировать новый вариант, уже существующего отчета, следует использовать команду «Еще — Прочее — Изменить вариант. ». При этом откроется форма варианта отчета (рис. 2).
Рис. 2. Изменение структуры отчета в 1С ЗУП 3.1
Для создания нового варианта отчета есть множество возможностей — изменение структуры отчета (добавление/удаление группировок), создание пользовательских полей, установка отборов, сортировка.
Перед тем, как изменить настройки отчета желательно его сохранить. Команда «Еще — Сохранить настройки» позволяет сохранить настройки типового отчета в файл. При этом сохраняются и текущие настройки пользователя — выбранные параметры отчета.
Выгруженные настройки при желании можно загрузить командой «Еще — Загрузить настройки» (рис. 3). Настройки загружаются с учетом имеющихся прав доступа у текущего пользователя.
Рис. 3. Выгрузка /загрузка настроек отчета в 1С ЗУП 3.1
Корневой узел «Отчет» в структуре отчета устанавливает настройки для всего варианта отчета, они используются, если для элементов не установлены свои настройки (рис. 4.). Настройки зависят от выбранного элемента и от наличия доступных полей.
Рис. 4. Настройка варианта отчета в 1С ЗУП 3.1
В нашем случае нужно изменить не весь отчет, а только группировки отчета — из группировки «Месяц начисления, Организация» нужно убрать «Месяц начисления» — на закладке «Поля» удаляем поле «Месяц начисления». Далее в таблицу для группировки колонок «Организация» добавим группировки (колонки) «Месяц начисления» и «Категория работников (Должности)». Новая группировка добавляется выделением элемента, которому мы хотим добавить детализацию и выбрать команду «Добавить — Новая группировка». В появившемся окне нужно выбрать поле и тип группировки. Если не выбрать поле группировки, то в отчет будут автоматически добавлены детальные записи.
Из первой группировки отчета исключим «Месяц начисления» и добавим в колонки таблицы, группировку «Организация» (рис.5).
Рис. 5. Группировка в отчете в 1С ЗУП 3.1
Группировке «Месяц начисления» добавим группировку по категории работников — выберем характеристику поля «Должность на конец периода» — «Категория работников (Должности)» (рис. 6).
Рис. 6. Группировка в отчете по категории работников в 1С ЗУП 3.1
В результате получается отчет как на рис. 7.
Рис. 7. Группировка категории работников в 1С ЗУП 3.1
В настройках отчета «Поля» снимем галочки Дни, Часы — для наглядности (рис. 8).
Рис. 8. Изменение в настройках отчета «Поля» в 1С:ЗУП 3.1
Результат на рис. 9.
Рис. 9. Результат изменений в поле ресурсов отчета в 1С:ЗУП 3.1
Оформление полей отчета устанавливается на закладке «Условное оформление». Можно установить оформление для различных элементов отчета в зависимости от заданных условий. Например, задать максимальную ширину поля и т. д. Если по некоторым условиям к области применяются два разных оформления, то в итоге выбирается последнее из них в списке элементов условного оформления. Оформление может быть задано для нескольких полей.
Может быть задано различное оформление для полей отчета (рис. 10).
Рис. 10. Условное оформление отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» в 1С:ЗУП 3.1
Зададим оформление для группировки «Месяц начисления» — 14 размер, полужирный шрифт.
Рис. 11. Список элементов условного оформления для группировки «Месяц начисления» в 1С:ЗУП 3.1
В результате внесенных изменений получится отчет с выделенным оформлением месяцев начисления (рис. 12).
Рис. 12. Сформированный отчет с условным оформлением в 1С:ЗУП 3.1
Чтобы добавить диаграмму в структуру, нужно выбрать команду «Добавить» — «Новая диаграмма». В зависимости от типа диаграммы необходимо добавить точки и серии. В качестве значений диаграммы будут использованы выбранные ресурсы.
Рис. 13. Добавление в структуру отчета диаграммы в 1С:ЗУП 3.1
В качестве точки установим группировку «Месяц начисления». Тип диаграммы оставим по умолчанию — Гистограмма объемная. Сформируем отчет (рис. 14).
Рис. 14. Отображение диаграммы в отчете в 1С:ЗУП 3.1
Отчет выводится в том виде, который мы хотели получить.
Сохраним вариант отчета. Назовем его «Полный свод начислений, удержаний и выплат — по месяцам».
Рис. 15. Сохранение варианта отчета в 1С:ЗУП 3.1
Теперь в списке выбора вариантов отчета есть строка с измененным вариантом (рис . 16).
Рис. 16. Выбор варианта отчета в 1С:ЗУП 3.1
Таким образом на основе отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» конфигурации ЗУП КОРП 3.1 мы изменили вариант отчета:
таблицу отчета дополнили колонками с суммами зарплаты по месяцам;
сделали разбивку сумм по категории работников;
добавили диаграмму, демонстрирующую изменения в сумме зарплаты и изменили оформление отчета.
Надеюсь, данная статья была вам полезна. Предлагаю также познакомиться со статьей «НДФЛ к перечислению с межрасчетных выплат».
Автор статьи: инженер-программист отдела разработки Баранова Людмила. Дата обновления статьи 21.05.2019 г.
Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!
Любой пользователь 1С ЗУП 3.1 может самостоятельно изменить вариант основного отчета в удобном для него виде, не прибегая к помощи разработчиков.
В типовом варианте отчета предусмотрено расположение полей группировки вместе, то есть все виды начислений размещены в иерархии под сотрудником, а суммовые показатели выведены в колонках «Плановый ФОТ» и «Начислено» (см. рис.1). Допустим пользователь привык работать с таблицами, в которых виды начислений будут выводится в колонках, а сотрудники будут выходить списком в алфавитном порядке слева ( см. рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»).
Рассмотрим изменение варианта отчета на примере типового отчета «Анализ ФОТ по начислениям».
рис.1 Сформированный типовой отчет «Анализ ФОТ по начислениям»
Для настройки любого отчета можно воспользоваться обычной настройкой (простой или расширенной) используя кнопку «Настройка» . Но для корректного результата лучше воспользоваться изменением варианта отчета. Вызывается из пункта меню «Еще — Прочее — Изменить вариант отчета».
рис.2 Изменение варианта отчета
Воспользовавшись вариантом «Изменить вариант отчета», нам открывается типовая структура отчета. Она довольно простая, в виде иерархического списка.
рис.3 Типовая структура отчета «Анализ ФОТ по начислениям».
1) Для изменения варианта отчета необходимо выделить строки группировки и удалить их.
рис.4 Изменение типовой структуры отчета
2) Далее создаем в группировке отчета новую таблицу. Таблица состоить из строк и колонок.
рис.5 Создание структуры отчета — таблица
3) Создаем группировку по строке. Выделяем строку и добавляем новую группировку.
рис.6 Создание группировки в строке отчета
4) В строке структуры отчета устанавливаем поля: подразделение, сотрудник, должность.
рис.7 Редактирование полей группировки в строке
5) Далее редактируем «Колонки», выбираем поле группировки «Начисление». Настраиваем поля: «Плановый ФОТ, руб.» и «Начислено, руб.»
рис.8 Создание группировки в колонке отчета и настройка полей
6) Настраиваем в колонке «Начисление» отбор по тем начислениям, которые нужны для отчета.
рис.9 Настройка значений по отбору начисление
7) Далее формируем отчет с выше указанными настройками.
В настроенном отчете все начисления по сотруднику отражены не в строках, как было ранее настроено в типовом отчете, а в колонках и разбиты на плановое начисление и фактическое начисление.
рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»
8) Затем рекомендуется сохранить отчет с новыми настройками, чтобы можно было в любой нужный момент сформировать, а не настраивать каждый раз новый. Для этого необходимо воспользоваться: «Ещё — Варианты отчета — сохранить вариант отчета»
рис.11 Вариант сохранения отчета
9) В графе «Наименование» пишем название отчета, устанавливаем доступ к данному отчету и сохраняем.
рис.12 Сохранение варианта отчета
10) Сохраненный вариант отчета можно найти по следующему пути: «Зарплата — Отчеты по зарплате — Анализ зарплаты»
рис. 13 Расположение сохраненного отчета
Освоив базовые понятия и типовые настройки, любой рядовой пользователь может научиться настраивать и изменять отчеты в пользовательском режиме.
Надеюсь, у вас все получилось. Рекомендую также прочитать статью «Как изменить вариант отчета в ЗУП 3.1?».
Дата обновления статьи 15.07.2019 г.
Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!
Читайте также: