Настройка оповещений в 1с crm
Клиенты являются основной ценностью для бизнеса. Поэтому важно быть ближе к каждому конкретному клиенту, а значит быть внимательным к важным для него событиям. Это позволяет выстраивать долгосрочные отношения с ключевыми контактными лицами. На помощь приходит Механизм оповещений — неотъемлемая часть любой CRM-системы. Он предназначен для информирования пользователей о том, что система выполнила то или иное действие.
В системе CRM каждый пользователь сам определяет какие именно оповещения ему необходимы в определенный период времени. Оповещения делятся на жесткие (без участия желания пользователя) — это напоминания о новой задаче, переадресованном документе. И гибкие — на усмотрение пользователя. Пользователь с правами администратора может преднастроить такие оповещения для пользователя.
Оповещения настраиваются в Персональных настройках пользователя (Настройки — Сервис — Персональные настройки пользователя (CRM) — Оповещения).
На вкладке «Оповещения» персональных настроек пользователя показан предопределенный список оповещений, которые каждый пользователь может настроить, в зависимости от возложенных на него обязанностей. Например: менеджеру необходимо контролировать поступление оплат от закрепленных за ним клиентов (в данном примере подойдет оповещение «Оповещать о поступлении оплаты от закрепленных клиентов»); при создании коммерческих предложений на сумму свыше определенной необходимо запускать бизнес-процесс на согласование с руководителем отдела (в данном примере используется оповещение «Оповещать о Коммерческих предложениях с суммой более», которое сообщит о появлении таких документов).
Настройка оповещений производится разным образом. Для некоторых достаточно лишь выбора его в качестве активного — и оно сработает. Для других же необходимо указать срок оповещения, период оповещения и задать отбор. Для оповещений, в которых нет необходимости указывать тот или иной параметр, в соответствующей колонке будет проставлен знак «Х», как показано на рисунке ниже.
Оповещения о днях рождениях клиентов
Для использования оповещений о днях рождениях клиентов необходимо установить галку «Оповещать о днях рождениях клиентов-физических лиц», выбрать вид оповещения: Email или Напоминание и указать срок и период оповещения. Сохранить указанные настройки.
Оповещения о днях рождениях клиентов
При выбранном виде оповещения Email у пользователя в карточке необходимо указать Email на вкладке «Адреса, телефоны».
Персональные настройки пользователя
Для выполнения оповещений необходимо убедиться, что включены регламентные задания и настроено их расписание (Настройки — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания):
- Формирование оповещений.
- Формирование поздравлений с днем рождения.
- Отправка оповещений по электронной почте (если выбран вид оповещения Email).
В карточке клиента физического лица указывается дата рождения и ставится галка «Напоминать».
При наступлении срока оповещения будет создано Напоминание или отправлено Электронное письмо ответственному за клиента менеджеру (в зависимости от настроек).
Оповещение по электронной почте
Напоминание в системе
Оповещения о днях рождениях контактных лиц
Для использования оповещений о днях рождениях контактных лиц необходимо установить галку «Оповещать о ключевых событиях», выбрать вид оповещения: Email или Напоминание и указать срок и период оповещения. Сохранить указанные настройки.
Оповещения о днях рождениях контактных лиц
Для выполнения оповещений необходимо убедиться, что включены регламентные задания и настроено их расписание (Настройки — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания):
- Формирование оповещений.
- Отправка оповещений по электронной почте (если выбран вид оповещения Email).
В карточке контактного лица в разделе «Ключевые события» необходимо указать дату рождения и установить галку «Напоминать». А также можно указать и другие важные для контакта даты: день рождения компании; профессиональный праздник компании; профессиональный праздник контактного лица.
Карточка контактного лица
При наступлении срока оповещения будет создано Напоминание или отправлено Электронное письмо ответственному за клиента менеджеру (в зависимости от настроек).
Оповещение по электронной почте
Напоминание в системе
Оповещения о значимых событиях
Ниже приведен пример Оповещения о счете на оплату с суммой более…
Для использования данного оповещения необходимо установить галку «Оповещать о счете на оплату с суммой более», выбрать вид оповещения: Email или Напоминание, и в колонке «Отбор» установить значение суммы, при превышении которой будет сформировано оповещение. Сохранить указанные настройки.
Оповещения о значимых событиях
При выбранном виде оповещения Email у пользователя в карточке необходимо указать Email на вкладке «Адреса, телефоны».
Для выполнения этого оповещения необходимо включить регламентные задания и настроить их расписание (Настройки — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания):
- Формирование оповещений.
- Отправка оповещений по электронной почте (если выбран вид оповещения Email).
После создания счета на сумму более 500 000 руб. (в данном примере) будут сформированы оповещения.
Счет на сумму более 500 000 руб.
Оповещение по электронной почте
Напоминание в системе
После получения оповещения в системе или по электронной почте (при использовании почтового менеджера в системе CRM) пользователь может перейти в документ, проверить необходимые данные и принять решение о дальнейших действиях.
Аналогичным образом настраиваются и отрабатывают и остальные виды оповещений.
Внимание! Данный форум является модерируемым.
Для получения к нему доступа необходимо зарегистрироваться или авторизоваться на сайте.
Добрый день. Помогите разобраться
Есть следующие настройки
В Администрировании - Поддержка и обслуживание - Регламентные и фоновые задания
регламентное задание Формирование оповещений
В Администрирование - CRM -оповещения
Период проверки новых напоминаний
В НСИ - Персональные настройки - закладка Общие
Интервал проверки напоминаний
Я понимаю, что первые два - это настройки глобальные и распространяются на всех пользователей, а третья персональная.
Но не могу разобраться какие настройка за какие оповещения/напоминания отвечают
Есть следующие настройки
В Администрировании - Поддержка и обслуживание - Регламентные и фоновые задания
регламентное задание Формирование оповещений
В Администрирование - CRM -оповещения
Период проверки новых напоминаний
В НСИ - Персональные настройки - закладка Общие
Интервал проверки напоминаний
1- это общее регламентное задание,которое просто формирует все оповещения.
2- это интервал проверки наших Напоминаний, который появляются в Предприятии.
3- здесь указывается интервал для Напоминаний типовых (УТ), которые используются в органайзере.
Получается, что в первом случае нам не нужно запускать регламентное каждую минуту - достаточно 2-3 раза в день?
в персональных надстраиваются напоминания по событиям (документ Событие), в которых мы указали что требуется оповестить об этом событии?
а вот что по второму пункту я не поняла.
Просто вот реальная ситуация
У пользователя висит окно с просроченными напоминаниями - их там может быть 70-90шт, с разной степенью просроченности. Если за это окно отвечает реглам.задание Формирование оповещений - то каждые 5 минут (например) этот список должен обновляться. Это запрос, который просматривает на заданную глубину (месяц) есть ли просроченные события/поручения/этапы проекта.
Все упирается в производительность, а это всегда головная боль
Может я не правильно понимаю все эти механизмы?
А то что у него уже как несколько дней просрочено какое-то событие или он не проверил исполнение поручения - каждые 5 минут нет смысла обновлять
в персональных надстраиваются напоминания по событиям (документ Событие), в которых мы указали что требуется оповестить об этом событии?
а вот что по второму пункту я не поняла.
Просто вот реальная ситуация
У пользователя висит окно с просроченными напоминаниями - их там может быть 70-90шт, с разной степенью просроченности. Если за это окно отвечает реглам.задание Формирование оповещений - то каждые 5 минут (например) этот список должен обновляться. Это запрос, который просматривает на заданную глубину (месяц) есть ли просроченные события/поручения/этапы проекта.
Все упирается в производительность, а это всегда головная боль
Может я не правильно понимаю все эти механизмы?
Попытаюсь объяснить:
Регламентное задание формирует оповещения, а константа о проверке новых напоминаний проверяет есть ли сформированные оповещения и если есть выводит. Т.е. если у Вас регламентное задание настроено на проверку раз в день, например, с утра, а днем Вы создаете какое то событие, которое будет через час, то Напоминание не выскочит, т.к. оно не сформировано.
В решениях 1С:CRM для улучшения процесса продаж используются объекты «Карта маршрута» и «Процесс». Именно в этих объектах будем выполнять все необходимые настройки.
Важно! Для использования бизнес-процессов необходимо зайти в раздел «Настройки — Настройки системы — Бизнес-процессы» и в открывшейся форме установить галочку «Использовать бизнес-процессы и задачи». Использование механизма бизнес-процессов доступно только в версиях «ПРОФ» и «КОРП» решений 1С:CRM.
Подключение бизнес-процесса к документу «Интерес»
Подключим к документу «Интерес» бизнес-процесс и на первом этапе этого процесса настроим отправку оповещения по шаблону только для потенциальных клиентов. Для этого используем уже имеющуюся карту маршрута «1.2 Продажа (быстрая)». Для этого зайдем в раздел «Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов». Схему в выбранном процессе оставляем без изменений и в открывшейся форме перейдем на закладку «Параметры», где укажем:
- Процесс объекта: выберем значение «Процесс объекта»
- Вид объекта: указываем «Интерес» т. к. настраиваем процесс для этого документа
- Событие: выбираем «При записи нового», т. о. процесс будет стартован при создании документа «Интерес»
- Параметры в других группах оставим без изменений
Рисунок № 1. Указание настроек карты маршрута
Необходимо связать этапы выбранной карты маршрута и состояния, которые настроены в документе «Интерес». Для этого выберем команду «Настройка этапов» и в открывшейся форме проставим соответствия этапов и состояний документа «Интерес», как показано на Рисунке № 2.
Рисунок № 2. Сопоставление состояние документа «Интерес» и этапов карты маршрута
При необходимости уточняем в группах «Исполнитель» и «Регламент выполнения этапа» для каждого из этапов реквизиты. В нашем случае оставляем все по умолчанию и выбираем команду «Записать и закрыть».
У карты маршрута имеется важный реквизит «Состояние». Карта маршрута будет использоваться в решении, если у неё установлено состояние в значение «Действует». При остальных состояниях такая карта задействована НЕ будет. Указываем состояние в значение «Действует» у созданной карты маршрута и закрываем ее сохраняя сделанные изменения.
С указанными выше настройками при создании документов «Интерес» будет автоматически страртовать бизнес-процесс и менеджеры в форме документа будут работать уже по назначенной Интересу карте марщрута.
Вы подключили к документу «Интерес» бизнес-процесс!
Улучшение: Настройка email оповещения для потенциального клиента
После подключения к документу «Интерес» уже можно приступить к первому улучшению - настроим оповещение для потенциального клиента при создании Интереса. Для этого зайдем в раздел «Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов» и откроем уже имеющуюся карту маршрута «1.2 Продажа (быстрая)». В открывшейся форме выберем команду «Настройка этапов» и выделем самый первый этап в карте «Встреча» и справа в группе «Контроль выполнения условий на этапе» введем по команде из контекстного меню следующее условие:
- Событие: в значение «При переходе на этап»
- Тип действия: в значение «Оповещение email»
- Условие для выполнения: укажем условие по которому оповещение будет выполняться только, если заполнен Потенциальный клиент в Интересе (результат показан на Рисунке № 3)
- Цель: выберем подготовленный шаблон оповещения потенциального клиента
- Установим признак отправки оповещения клиенту (иконка )
Рисунок №3. Условия отправки оповещения потенциальному клиенту
Рисунок №4. Результат настройки оповещения для потенциального клиента
У карты маршрута имеется важный реквизит «Состояние». Карта маршрута будет использоваться в решении, если у неё установлено состояние в значение «Действует». При остальных состояниях такая карта задействована НЕ будет. Указываем состояние в значение «Действует» у созданной карты маршрута и закрываем ее сохраняя сделанные изменения: выбираем команду «Записать и закрыть».
С этого момента при создании нового документа «Интерес» в котором указан потенциальный клиент будет автоматически отправляться оповещение email по настроенному шаблону. Все документы, в том числе отправленные автоматически, отображаются в документе «Интерес».
Важно! Оповещения могут отправляться только, если у потенциального клиента будет укзаан email. Для контактов оповещения отправляются, если заполнен адрес в виде контактной информации «Email для рассылки». SMS оповещение отправляются, если для контактов указан вид контакной информации «Сотовый телефон».
Улучшение: Настройка email оповещения для существующего клиента
После подключения к документу «Интерес» уже можно приступить к следующему улучшению — настроим оповещение для существующего клиента при создании документа «Интерес». Для этого зайдем в раздел «Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов» и откроем уже имеющуюся карту маршрута «1.2 Продажа (быстрая)». В открывшейся форме выберем команду «Настройка этапов» и выделем самый первый этап в карте «Встреча» и справа в группе «Контроль выполнения условий на этапе» введем по команде из контекстного меню следующее условие:
- Событие: в значение «При переходе на этап»
- Тип действия: в значение «Оповещение email»
- Условие для выполнения: укажем условие по которому оповещение будет выполняться только, если заполнен реквизит Контакт (это контакт ) в Интересе (результат показан на Рисунке № 5)
- Цель: выберем подготовленный шаблон оповещения потенциального клиента
- Установим признак отправки оповещения клиенту (иконка )
Рисунок №5. Условия отправки оповещения существующему клиенту
Рисунок № 6. Результат настройки оповещения для существующего клиента
У карты маршрута имеется важный реквизит «Состояние». Карта маршрута будет использоваться в решении, если у неё установлено состояние в значение «Действует». При остальных состояниях такая карта задействована НЕ будет. Указываем состояние в значение «Действует» у созданной карты маршрута и закрываем ее сохраняя сделанные изменения: выбираем команду «Записать и закрыть».
С этого момента при создании нового документа «Интерес» в котором указан потенциальный клиент будет автоматически отправляться оповещение email по настроенному шаблону. Все документы, в том числе отправленные автоматически, отображаются в документе «Интерес».
Улучшение: Определим обязательные действия менеджеров при ведение продажи
После подключения к документу «Интерес» уже можно приступить к следующему улучшению — настроим обязательные действия для выполнения менеджерами при работе с документом «Интерес».
Для этого зайдем в раздел «Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов» и откроем уже имеющуюся карту маршрута «1.2 Продажа (быстрая)». В открывшейся форме выберем команду «Настройка этапов» и выделем самый первый этап в карте «Встреча». На данном этапе нужно наладить контакт с клиентом: укажем, что обязательно должен быть совершен телефонный звонок, при этом менеджеру необходиом буде внести в CRM систему контактную информацию — телефонный номер.
Для этого в открывшейся форме справа в группе «Контроль выполнения условий на этапе» введем по команде из контекстного меню следующее условие:
Рисунок № 7. Результат настройки на этапе «Встреча» обязательного ввода документа «Телефонный звонок»
Подобные условия выполним для всех остальных этапов, а именно:
- для этапа «КП» — укажем обязательный ввод документа «Коммерческое предложение» и «Электронное письмо исходящее» (для контроля отправки коммерческого предложения)
- для этапа «Ожидание клиента» — укажем ввод документов «Телефонный звонок» и «Электронное письмо исходящее»
- для этапа «Договор/Счет» — укажем обязательный ввод документа «Счет на оплату» и «Электронное письмо исходящее» (для контроля отправки счета)
- для этапа «Контроль» — укажем обязательный ввод документа «Телефонный звонок»
В результате мы создали систему в которой менеджер до этапа «Контроль» совершает 5 касаний с клиентом. Их может быть больше, но уже точно не меньше.
У карты маршрута имеется важный реквизит «Состояние». Карта маршрута будет использоваться в решении, если у неё установлено состояние в значение «Действует». При остальных состояниях такая карта задействована НЕ будет. Указываем состояние в значение «Действует» у созданной карты маршрута и закрываем ее сохраняя сделанные изменения: выбираем команду «Записать и закрыть».
Дальнейшая работа менеджера с документом «Интерес» описана в разделе Ведение взаимодействий с клиентами, их планирование>>>
С помощью простых настроек Вы улучшили текущий бизнес-процесс продаж: он стал более понятным и прозрачным!
Расширение, которое позволяет настроить произвольные оповещения с помощью конструктора запроса для пользователя по расписанию. Тестировалось на конфигурации Комплексная автоматизация 2 (2.4.7.127) платформа 1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1685). Использовать режим совместимости не ниже 8.3.12!
Как работает это расширение.
В подсистему "НСИ и администрирование" добавлены Справочник "Настройка оповещений" и Регистр сведений "Оповещения пользователю".
"Настройка оповещений" - справочник, в котором настраивается само оповещение (расписание, состав данных, кому адресовано).
Настройка расписания
Заходим в справочник "Настройка оповещений" и создаем новое оповещение.
"Адресат" - кому придет оповещение.
"Наименование" - наименование нашего оповещения (используется при создании регламентного задания).
"Активно" - если стоит галочка активно, значит, будет создано регламентное задание и, если нет, то удалится.
Настраиваем расписание, жмем галочку "Активно".
После записи создается "Регламентное задание" - наименование которого "Оповещение пользователей: [Наименование нашего оповещения]", с расписанием из нашей настройки.
"Регламентное задание" удалится, если мы уберем галочку "Активно" и запишем нашу настройку.
По расписанию сработает наш запрос и запишет данные в Регистр "Оповещения пользователей".
Пример оповещения:
Установка в конфигурацию.
В составе архива идет само расширение "ОповещениеПользователю" и внешняя обработка "ОП_РегламентноеЗадание" (чтобы работали регламентные задания обязательно нужно подключить эту внешнюю обработку. - как на скрине).
На основании нашей внешней обработки, будут создаваться регламентные задания на каждую нашу настройку в справочнике "Настройка оповещений".
Важно. В запросе можно использовать не все типы Документов.
Обязательно. перед тем, как использовать в запросе какой-либо тип документов, - его нужно добавить в расширение как на скрине выше!
Решение 1С:CRM 3.0 предназначено для компаний с потребностью совместной работы более 5 пользователей в единой информационной базе. Решение позволяет автоматизировать все бизнес-процессы компании в соответствии с концепцией CRM, включая закупки, продажи, маркетинг, сервисное обслуживание и пр.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ 1С:CRM, РЕДАКЦИЯ 3.0
Управление клиентской базой. Сбор всех данных о клиентах в единую клиентскую базу компании, подробная характеристика о каждом клиенте и контактном лице, расширенная аналитика по клиенту, динамика изменения состояния отношений с клиентами, возможность быстрого ввода и доступа к информации о клиенте, отслеживание взаимосвязей между клиентами, прикрепление различных типов файлов к карточкам клиента с отслеживанием истории их изменений, визуальная настройка отображения списка клиентов в зависимости от наложенных условий.
Рис.1 - Список клиентов
Управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация интересов клиентов, диспетчеризация контактов клиентов в режиме реального времени, оперативная передача информации между отделами, планирование взаимодействий, мастер быстрого приема и диспетчеризации обращений. Планирование взаимодействий с клиентами используя «Автомотиватор». Панель ключевых показателей для управления клиентской базой, использование «виджетов» на рабочих местах менеджеров.
Рис.2 – Виджеты в АРМ «Мои дела»
Управление рабочим временем, просмотр запланированных контактов (встреч, совещаний и т.д.) в «Календаре», подбор участников встречи с учетом их занятости, одновременный просмотр календарей нескольких пользователей (или групп), использование графиков работы пользователей, резервирование и планирование занятости помещений, ведение «Списка дел», регулярное планирование контактов (совещаний, встреч и т.д.) с помощью документа Мероприятие.
Рис.3 – Документ «Мероприятие»
Управление бизнес-процессами (BPM). Общий процессный подход во всей функциональности решения: подсистема проектирования, публикации и анализа эффективности бизнес-процессов. Готовые бизнес-процессы по работе с клиентами с возможностью изменения их «на лету» и создания новых карт бизнес-процессов в режиме пользователя без программирования. Создание регламента работы с клиентами по продаже, сервисному обслуживанию, работы с рекламациями; создание регламента работы внутри компании по исполнению поручений, согласованию различных документов, маркетингу. Добавление, согласование, редактирование документов и их версий (Workflow) в рамках имеющихся бизнес-процессов и вне их.
Рис.4 – Редактор карты маршрута бизнес-процесса
Управление продажами. Управление стадиями и этапами продажи на основе документа Интерес и его состояний, с расширением управления с помощью бизнес-процессов, создание типовых шаблонов действий по продаже. Контроль и анализ просроченной задолженности. Назначение цен и скидок, механизм автоматической подготовки коммерческих предложений и договоров на основе корпоративных шаблонов (в MS Word или OpenOffice). Механизм оперативного управления и анализа цикла продаж - "Воронка продаж", создание различных вариантов просмотра «Воронки продаж» и планирование по их выполнению. Планирование продаж в различных разрезах: номенклатуре, клиентам, менеджерам и подразделениям, план-фактный анализ продаж. Планирование эталонной Воронки продаж.
Рис.5 - Воронка продаж
Рис.6 – Интерес клиента
Управление маркетингом. Управление маркетинговыми кампаниями: планирование и бюджетирование, согласование, проведение и анализ эффективности маркетинговых кампаний (ROI). Телемаркетинг, персонифицированные электронные (e-mail, SMS) рассылки. Сегментирование клиентов (статические и динамические сегменты). Автоматический ABC/XYZ-анализ.
Рис.7 – Телемаркетинг (мастер проведения обзвона)
Подсистема оповещений, возможность получения оповещений через: напоминания в решении, e-mail, SMS, индивидуальная настройка оповещений для планируемых / просроченных событий в Календаре, новых / просроченных задачах (поручения, другие бизнес-процессы), создание индивидуальных напоминаний (жалобы и т.д.).
Рис.8 – Настройка оповещений пользователя
Методики. Группы «Помощь» с рекомендациями по решению различных задач в программе. Рекомендации разбиты по имеющимся подсистемам программы и данные разделы планируется регулярно обновлять. Раздел также предназначен как руководство по началу работы с CRM-системой.
Облегчение выполнения рутинных операций. Мастер по принятию входящих обращений клиентов с возможностью быстрой идентификации и регистрации клиента. Почтовый менеджер, позволяющий использовать преимущества интеграции CRM системы с электронной почтой. Легкая подготовка отчетов, помощник ввода новых клиентов, автоматическое заполнение коммерческих предложений и договоров на основе информации системы, передача документов и сделок на другого менеджера, настраиваемые фильтры. Многоступенчатый анализ отчетов с возможностью сохранения результата одного отчета и передачи его в другой отчет для последующего анализа.
Рис.9 - Принятие обращения от клиента
Юзабилити. Организация интерфейса с выделением Главного раздела из которого менеджеры выполняют более 80 % всех действий в решении. Отображение информации и удобная работа с ней на "рабочих столах", возможность выбора необходимых в работе информационных блоков. Возможность быстрого заполнения документов из шаблонов. Скрытие ненужной или избыточной информации, цветовое кодирование информации с возможностью настройки цветовой схемы, понятные сотрудникам карты бизнес-процессов и инструкции на стадиях. Быстрый просмотр документов, не заходя в них.
Рис.10 – раздел «Главное»
Интеграция с другими системами. Система имеет широкие возможности взаимодействия с другими приложениями и обеспечивает:
Читайте также: