Настройка контактов outlook 2019
Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.
В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.
Важность ваших контактов из Microsoft Outlook
Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.
Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.
Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book (в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home. В диалоговом окне Address Book: Contacts появится основная информация о контакте:
Информация о контакте в окне Address Book: Contacts.
Ваша адресная книга по умолчанию - Contacts – [Your Email Address], но можно создавать и дополнительные адресные книги.
Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:
Детальная информация в карточке контакта MS Outlook.
Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:
- Место работы
- Адрес веб-страниц
- IM адреса
- Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
- Адреса (до трёх физических адресов на контакт)
Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes для дополнительной информации.
Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:
Полезные советы для работы с Email
Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:
1. Занесение нового контакта в MS Outlook
Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:
- из адресной книги
- из электронной почты
Разберём каждый из них.
Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги
Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.
Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Нажмите New Entry для добавления нового контакта в свою адресную книгу.
Выбор опции New Entry. Диалоговое окно New Entry:
Добавление контакта или новой группы контактов из диалогового окна New Entry.
Выберите параметр New Contact и нажмите OK. Вы увидите пустую карточку Contact Card:
В карточке можно хранить разнообразную информацию о каждом контакте в адресной книге Outlook.
Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.
Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:
Вы можете хранить несколько адресов для каждого контакта.
Заполнив поля, выберите Save & New сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete, вернитесь в Address Book:Contacts.
Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email
Вы можете сохранить контактную информацию из писем, полученных в Outlook.
По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:
Командой Add to Outlook Contacts добавляется новый контакт из электронной почты.
Выберите Add to Outlook Contacts. Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.
Заполнив, нажмите Save & Close или Save & New, чтобы сохранить контакт в адресной книге.
Шаг 3. Как добавить изображение
Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:
Можно добавить изображение в MS Outlook.
Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK. Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:
Вы можете добавить фотографию или рисунок в карточку контакта MS Outlook.
Шаг 4. Как удалить контакт
Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.
К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts. Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Выберите имя контакта в адресной книге и нажмите Delete.
Выберите Delete. Система запросит подтверждения:
После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.
3. Создание группы контактов
(Примечание: Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook.)
Рассмотрим эту возможность внимательнее.
Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook
Откройте окно People. Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options:
Выбор опции People в меню Navigation.
Во всплывающем меню выберите People. Окно People содержит весь список ваших контактов:
Вы увидите полный список контактов Outlook в окне People.
Нажмите New Contact Group в Ribbon. Появится пустое окно Contact Group:
Окно Contact Group для создания группы контактов.
Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.
Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook
В открытом окне Contact Group нажмите значок Add Member на ленте. Появится всплывающее меню:
Выбор участников группы Outlook из контактов Outlook, адресной книги или электронной почты.
Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.
При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book, отобразится окно Select Members: Contacts. Вы можете выбрать имя контакта.
Для примера возьмём вариант New E-mail Contact. Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member:
Окно Add New Member для добавления контакта в группу Outlook.
Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts. Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.
После ввода информации нажмите OK. Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.
По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group.
Шаг 3. Как использовать контактную группу
Шаг 4. Как переименовать группу
Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.
Для этого откройте выпадающее окно Navigation и выберите People:
Опция People в меню Navigation для доступа к окну Contacts.
Появится окно Contacts:
Имя группы контактов в верхней части окна Contacts.
Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group:
Вы можете переименовать существующую группу контактов.
Запишите новое имя в поле Name. Закончив, кликните по иконке Update Now. Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close.
Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook
Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.
Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group . Вы можете указать новые адреса или удалить ненужные. Откройте Contact Group window:
Изменение адресов в группе контактов
Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте. Можно добавить участника из списка контактов Outlook, адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon.
Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member в Ribbon. Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)
После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close слева в Ribbon.
Шаг 6. Как удалить контактную группу
Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.
Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts. Имена групп отображаются в верхней части списка.
Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon. Ваша контактная группа удалена.
В Outlook можно сэкономить время, когда нужно поделиться контактной информацией с другими пользователями MS Outlook, через Microsoft OneNote. В Outlook вы можете обмениваться контактами в OneNote с другими пользователями Outlook.
OneNote - приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:
Откройте окно Contacts. Выберите адрес и кликните по иконке OneNote в Ribbon. Появится диалог Select Location в OneNote:
Вы можете поделиться контактной информацией Outlook в Microsoft OneNote.
Разверните опцию My Notebook и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK. Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:
Контактная информация Microsoft Outlook внесена в OneNote.
Примечание. Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.
Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.
Откройте окно Contacts. Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.
Нажмите Forward Contact на ленте, чтобы открыть всплывающее меню:
Вы можете пересылать адрес из Outlook или информацию о группе кому угодно.
Примечание. Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.
Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose с уже прикрепленным элементом контакта:
Информация о контактной группе Outlook прилагается к электронной почте.
Практика использования ваших контактных групп
После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:
Организуйте свою электронную почту с Inbox Management
Содержите свой почтовый ящик MS Outlook в порядке, следуя методам управления электронной почтой. Узнайте о них reduce your email inbox clutter with our free eBook:
Заключение
Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.
Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.
Создание контактов
Новые контакты будут сохранены в папке "Контакты по умолчанию", и вы также увидите их в списке контактов. Если вы хотите сохранить контакт в другой папке, выберите ее перед созданием контакта.
На панели инструментов нажмите кнопку создать контакт.
Введите сведения о контакте. Щелкните Добавить, чтобы ввести дополнительные сведения, такие как адрес и день рождения.
Примечание: Контакт автоматически сохраняется в папке "Контакты", используемой по умолчанию, на странице "люди".
Чтобы добавить контакт в избранное, выберите его и нажмите кнопку Добавить в избранное на панели инструментов.
Найти нужный контакт на странице Люди можно несколькими способами:
Используйте поиск. Начните ввод в поле поиска, чтобы найти контакт или список контактов.
Выберите Избранное в левом верхнем углу экрана, чтобы увидеть контакты, которые вы добавили в избранное.
Выберите букву в списке для быстрого перехода к нужному разделу.
На странице Люди выберите контакт в центральной области, чтобы просмотреть или изменить его сведения.
Чтобы изменить контакт, щелкните Изменить контакт в правой части страницы или Изменить на панели инструментов.
Если у контакта есть адрес электронной почты, будут доступны дополнительные сведения на следующих вкладках:
Файлы: последние файлы, которыми контакт поделился с вами.
LinkedIn: если у контакта есть общедоступный профиль LinkedIn с тем же адресом электронной почты, который вы сохранили, здесь будут показаны сведения из LinkedIn.
Примечание: Вкладка LinkedIn может отсутствовать.
На странице Люди выберите контакт.
Выберите Изменить контакт, а затем щелкните значок камеры.
Щелкните Добавить фотографию, выберите нужный файл, а затем нажмите кнопку Открыть.
Если вы хотите центрировать изображение иначе, просто щелкните круг и переместите указатель. Чтобы изменить масштаб, воспользуйтесь ползунком под фотографией.
Чтобы изменить способ отображения имен контактов, выберите пункт Параметры , а затем — > имя или фамилию контакта.
Для выбора сортировки используйте меню Сортировка в верхней части списка. Например, выберите Сортировка по > фамилию.
Вы можете связать контакты, чтобы, например, указать, что они относятся к одному и тому же человеку. Связанные контакты отображаются как один контакт.
Чтобы связать контакты вручную:
На странице Люди выберите контакты и щелкните Связать контакты на панели в правой части экрана.
Чтобы связать контакты с помощью команды Очистить контакты:
На странице Люди щелкните Управление на панели инструментов и выберите Очистить контакты. Вы увидите все контакты, которые содержат одинаковое имя, номер телефона или адрес электронной почты.
Выберите контакты, которые вы хотите связать, а затем нажмите кнопку Очистка.
Чтобы удалить связь:
На странице Люди выберите контакт, щелкните Связанные контакты на панели инструментов и выберите Удалить связь.
Создание списков контактов
Список контактов — это набор адресов электронной почты, который полезен для отправки электронной почты группе пользователей. Списки рассылки также называются списками рассылки.
Примечание: По умолчанию список контактов создается в папке Контакты по умолчанию, и вы также можете просмотреть их в списке контактов. Если вы хотите сохранить список контактов в другой папке, выберите ее, а затем нажмите кнопку создать список контактов.
На странице люди на панели инструментов щелкните стрелку рядом с полем создать контакт и выберите пункт создать список контактов.
Введите имя списка и добавьте имена или адреса электронной почты.
Совет: Если вы хотите сгруппировать контакты по другим причинам, чем при отправке электронной почты, вы можете вместо этого создать папку . Затем добавьте в папку Контакты.
На странице люди выберите все списки контактов в левой области.
Выберите список контактов, а затем щелкните Изменить.
Введите имена или адреса электронной почты.
На странице люди выберите все списки контактов в левой области.
Выберите список контактов, а затем щелкните Изменить.
Выберите x для имени или адреса электронной почты, который вы хотите удалить.
На странице люди выберите все списки контактов в левой области или найдите имя списка контактов.
Есть дополнительные вопросы?
Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Вы можете сохранять новые контакты в адресной книге и упорядоывать информацию о них. Контакты — это электронные карточки, в которые можно сохранить контактные данные человека. Контакт может быть основным, например имя и адрес электронной почты, или включать дополнительные сведения, например почтовый адрес, несколько номеров телефонов и изображение профиля.
Вы можете управлять тем, какие сведения добавляются в карточку контакта, а также обновляются и удаляются.
Щелкните правой кнопкой мыши нужное имя и выберите добавить Outlook контакты.
В открываемом окне заполните сведения, которые вы хотите сохранить.
Выберите Люди в нижней части экрана.
В меню Файл выберите пункт Новый контакт или нажмите CTRL+N.
Совет: Чтобы создать контакт из другой папки Outlook, нажмите CTRL+SHIFT+C.
Введите имя и другие нужные сведения для включения в контакт.
Если вы хотите сразу же создать еще один контакт, выберите сохранить & создать (в этом случае вам не придется начинать все сначала для каждого контакта).
Чтобы добавить еще один контакт из той же компании, выберите стрелку рядом с & Сохранить& , а затем выберите Контакт из той же компании.
После ввода новых контактов выберите Сохранить & Закрыть.
Вы можете сохранить несколько номеров телефонов, адресов электронной почты или почтовых адресов для другого человека.
Если вы еще не добавили контакт, создайте новый контакт. В противном случае откройте существующий контакт.
Если у вас есть фотография человека, сохраненного на компьютере (или в другом месте), вы можете использовать его в контактных данных.
Щелкните значок изображения в поле нового контакта.
Найдите нужный рисунок в поле Добавить фотографию контакта и нажмите кнопку ОК.
Импорт контактов из .csv или PST-файла Файл .csv содержит контакты, экспорт которых вы экспортировали в текстовый файл, где каждая часть сведений о контакте разделена запятой (.csv означает "значение, разделенное запятой").
PST-файл — это файл, экспортируется из Outlook в формат, который может читать другой компьютер, на Outlook компьютере.
Дополнительные Outlook см. в Outlook для Windows.
Получать контакты из Excel С помощью мастера импорта и экспорта можно импортировать контактные данные, сохраненные в Excel файле, например .xlsx или .xls.
Дополнительные Outlook см. в Outlook для Windows.
Вы можете управлять тем, какие сведения добавляются в карточку контакта. Вы можете обновлять и удалять данные по мере выбора.
Изменение темы имен в карточке контакта
На вкладке Файл выберите Параметры > люди .
В списке Имена и систематовхранения сделайте следующее:
В списке Заказ по умолчанию "Полное имя" выберите один из вариантов.
First (Middle) Last
First Last1 Last2
Ly Jones Dempsey
В списке порядок "Файл как" по умолчанию выберите один из вариантов.
Dempsey, Molly N
Последняя, первая (компания)
Dempsey, Molly (Contoso Ltd.)
Компания (первая последняя)
Contoso Ltd. (Демпси, Леня N)
Настроив параметры, нажмите кнопку ОК.
Обновление сведений в существующей карточке контакта
На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.
В диалоговом окне Адресная книга: контакты в списке Адресная книга выберите адресную книгу, в которой хранятся сведения о контакте.
Выберите контакт, который вы хотите изменить, щелкните его правой кнопкой мыши и в карточке контакта измените или обновите нужные сведения.
Выберите Сохранить & Закрыть > файл >Закрыть.
Добавление добавимого номера
На карточке контактав Телефон номеравыберите Бизнес.
Примечание: Не выбирайте стрелку вниз рядом с полем "Бизнес", "Факс длябизнеса" или "Мобильный". Выберите фактическое поле.
В диалоговом окне Телефон номер в поле Телефон втом числе поле Номер расширения.
Переадваровка карточки контакта коллеге или бизнес-партнеру
Откройте карточку контакта.
На вкладке Контакт в группе Действия в списке Forward (Перенач) выберите as an Outlook контакт.
Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Создание контакта из области "Контакты"
В меню Файл выберите пункты Новыеи Контакты .
Сочетания клавиш. Чтобы создать контакт, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+C.
Введите имя контакта.
Введите сведения, которые вы хотите включить в контакт.
Чтобы указать, как имя контакта будет отображаться в строке "По", введите его в поле Отобразить как.
Чтобы ввести несколько записей для поля, например несколько номеров телефонов или адресов электронной почты, щелкните стрелку вниз рядом с полем.
Если у контакта несколько адресов электронной почты, выберите этот адрес, чтобы определить, какой из них будет использоваться при слиянии.
Совет: Вы можете быстро создать еще один контакт с той же информацией о компании. В текущем контакте в меню Действия выберите пункт Новый контакт из той же компании.
Вы можете создать новый контакт из существующего контакта, используя существующий контакт в качестве шаблона, а затем при необходимости изменить любую информацию.
В представлении "Контакты" в представлении "Визитные карточки" выберите контакт, который вы хотите использовать в качестве шаблона.
Примечание: Эту процедуру также можно выполнить в представлениях "Адресные карточки" и "Подробные адресные карточки".
Нажмите CTRL+C, а затем CTRL+V.
В окне Обнаружение дубликата контакта выберите параметр Добавить новый контакт.
Когда вы сохраняете контакт или имя электронная визитная карточка с тем же именем или именем электронной почты, что и у существующего в папке "Контакты", Microsoft Outlook выводит диалоговое окно с вариантами добавления дубликата контакта в качестве нового или обновления существующего контакта новыми сведениями из дубликата контакта. Дополнительные данные см. в документе Разрешение и удаление дубликатов контактов.
Новый контакт появится в представлении Визитные карточки рядом с скопированным контактом.
Дважды щелкните новый контакт, чтобы открыть его, и при необходимости отредактируете сведения.
Щелкните правой кнопкой мыши имя отправившего, которого вы хотите сделать контактом, и выберите в меню пункт Добавить в контакты.
Примечание: В Outlook не существует возможности автоматически добавлять контактные данные в контакты или адресную книгу при ответе на него.
На вкладке Контакт в группе Сохранить нажмите кнопку Сохранить & Закрыть.
Если у вас уже есть контакт с таким же именем, Outlook обнаруживает дубликат. Выполните одно из указанных ниже действий.
Выберите Добавить новый контакт. При этом создается дубликат контакта, включая форму контакта и электронную визитную карточку.
Выберите Обновить сведения. В списке указаны существующие дубликаты контактов. Дважды щелкните контакт, чтобы обновить его, а затем обновите сведения в форме контакта и сохраните его.
Новые контактные данные теперь сохраняются в представлении "Контакты" и доступны как в электронной визитной карточке, так и в других представлениях. Вы можете вносить изменения в контактные данные как до, так и после сохранения. Инструкции по внесению изменений в карточку после ее сохранения см. в инструкциях в области Создание электронных визитных карточек.
Если в форме контакта & Сохранить & создать, открытый контакт будет сохранен, и откроется новая пустая форма контакта.
Для использования этой функции необходима учетная запись Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Большинство учетных записей для домашнего или личного пользования не связаны с Microsoft Exchange.
Откройте общедоступный папку, в которой вы хотите создать контакт.
Если список папок не отображается, щелкните меню Перейти и выберите пункт Список папок.
Щелкните Общедоступныепапки и выберите папку, которую вы хотите открыть.
Если папка, которую вы хотите открыть, находится в другой папке, щелкните знак "плюс" (+) рядом с каждой вложенной папкой, пока не найдете ее.
В меню Файл выберите пункты Новыеи Контакты .
Введите имя нового контакта.
Введите сведения, которые вы хотите включить в контакт.
Чтобы указать, как имя контакта будет отображаться в строке "По", введите его в поле Отобразить как.
Чтобы ввести несколько записей для поля, например несколько типов номера телефона или адреса, щелкните стрелку вниз рядом с полем.
Если у контакта несколько адресов электронной почты, выберите этот адрес, чтобы определить, какой из них будет использоваться при слиянии.
Создать контакт можно только в папке "Контакты". Например, невозможно создать контакт в почтовой папке.
Полезные советы
В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.
Экспорт и импорт контактов
Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.
Экспорт контактов
Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.
Outlook 2013, 2016
Открываем вкладку «Файл»
Запускаем команду «Импорт и экспорт»
Выбираем тип экспорта
Выбираем формат «Значение, разделённое запятыми»
Указываем путь для сохраняемого файла
Называем файл с контактами
Дожидаемся окончания экспорта контактов
Открываем файл с экспортированными контактами
Outlook 2010
Разворачиваем пункт «Файл»
Выбираем параметр «Дополнительно»
Нажимаем кнопку «Экспортировать»
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
Разворачиваем раздел «Файл»
Импорт контактов
Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.
Outlook 2013, 2016
Открываем раздел «Файл»
Используем кнопку «Импорт и экспорт»
Выбираем тип импорта
Выбираем формат «Значения, разделённые запятыми»
Указываем путь до файла с импортируемыми контактами
Выбираем, куда импортировать контакты
Нажимаем кнопку «Готово»
Проверяем контакты в разделе «Люди»
Outlook 2010
Разворачиваем вкладку «Файл»
Кликаем по кнопке «Импорт»
Устанавливаем фильтры
Переходим в раздел «Контакты» для проверки результатов
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
Переходим в меню «Файл»
Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook
Где расположена адресная книга Outlook
Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
- C:\Users\имя_пользователя\Documents\Файлы Outlook;
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\Мои документы\Файлы Outlook;
- C:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook;
- C:\Documents and Settings.
Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.
Создание адресной книги
Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.
Outlook 2010, 2013, 2016
- Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.
Переходим во вкладку «Люди»
Создаём новую группу контактов
Открываем свойства группы контактов в Outlook
Переходим к разделу «Адресная книга Outlook»
Включаем функцию «Показать эту папку как адресную книгу»
Нажимаем кнопку «Применить»
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».
Разворачиваем меню «Сервис»
Выбираем пункт «Настройка учётных записей»
Переходим к вкладке «Адресная книга»
Создаём адресную книгу
Добавление контактов
Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.
-
Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
Переходим к вкладке «Люди» или «Контакты»
Нажимаем кнопку «Создать контакт»
Добавляем информацию о контакте
Нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть»
Контакт отображается в списке контактов
Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».
Создание группы контактов
Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.
Outlook 2010, 2013, 2016
Выбираем вкладку «Люди»
Создаём группу контактов
Outlook 2007
- Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».
Нажимаем кнопку «Создать список рассылок»
Указываем информацию о группе контактов в Outlook 2007
Удаление контактов
Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:
-
Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
Выбираем блок контактов
Удаляем контакт из списка
Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.
Тонкости подключения почтовых учетных записей в Outlook 2019 на практике.
Запускаем Outlook 2019, и видим окно для создания учетной записи почты. Вносим адрес нашей почты и нажимаем кнопку «подключить».
Появилось окно с предложением ввести пароль.
Попробуем добавить учетную запись вручную. Сбросим настройки системы к действовавшим перед добавлением ящика. Запускаем Outlook и выбираем в первом окне в дополнительных параметрах настройку учетной записи вручную.
Выбираем в следующем окне вариант подключения по протоколу POP.
Кроме этого, указываем в настройках, что будем использовать существующий файл данных вместо создания нового.
Вводим пароль, и система начинает тестировать подключение к почтовому ящику на сервере. В результате… появляется ошибка!
В чем же проблема? На самом деле ответ прост, достаточно прочитать справку по настройке почтового клиента Outlook на сайте. Дело в том, что там ясно сказано, что…
«…В настройках почтовой программы необходимо указать, что сервер исходящей почты (или сервер SMTP) требует авторизации.»
И именно эта настройка по прихоти разработчиков Outlook 2019 стала недоступна при настройке параметров учетных записей. Таким образом компания, во-первых, заставляет добровольно-принудительно переходить клиентов на IMAP, а во-вторых, стимулирует открывать почту на доменах от Microsoft. Как же быть?
На самом деле решение проблемы несложное. Необходимо в панели управления – именно в ней, а не в параметрах! – открыть пункт «Управление почтой» или просто – «почта» и выполнить настройку именно там. Проще всего получить доступ к данной настройке можно, открыв с помощью контекстного меню свойства «моего компьютера» и нажав на кнопку «Панель управления – домашняя страница».
Задаем тип просмотра мелкие или крупные значки и наконец нажимаем значок почты (mail).
Нажимаем кнопку «добавить», чтобы создать конфигурацию почты. Вводим произвольное (ну или не произвольное) название.
Нажимаем OK и попадаем в стандартное окно мастера настройки почтового ящика, знакомое по предыдущим версиям Outlook.
Устанавливаем переключатель на ручную настройку и в новом окне выбираем вариант «протокол POP3 или IMAP”. Обратите внимание, что по умолчанию компания предлагает использовать почту от office 365. Именно об этом я говорил выше. Просто при попытке настроить вручную почтовый ящик в самой программе Outlook этот момент, мягко говоря, не афишируется.
На следующем шаге нажимаем кнопку «Другие параметры» и получаем доступ к дополнительным настройкам почты. Прежде всего на вкладке «Сервер исходящей почты» ставим галочку, что SMTP серверу требуется проверка подлинности. Именно отсутствие этой настройки и не позволило нам подключиться непосредственно в почтовом клиенте Outlook.
Теперь переходим на вкладку «Дополнительно» и настраиваем порты и шифрование.
Нажимаем кнопку ОК, закрывая дополнительные параметры и возвращаемся в основные настройки. Жмем кнопку «далее». Система тестирует введенные настройки.
Как видим, все прошло отлично!
Кроме этого, при настройке подключения почтового ящика убираем галочку с пункта «автоматически проверить параметры учетной записи после нажатия кнопки далее».
И еще такой момент. После того, как выв добавили почтовые ящики и вошли в программу Outlook, создать в ней дополнительный почтовый ящик, у которого сервер исходящей почты требует авторизации, скорее всего не получится. Придется снова использовать параметры почты в панели управления.
На этом наше занятие подошло к концу. Если появились дополнительные вопросы, пишите их в комментариях.
Читайте также: