Наименование для записей о трудовой деятельности в 1с 8 что писать
С начала текущего года появилась обязанность у работодателей по сдаче сведений о трудовой деятельности (СоТД) сотрудников в электронном виде, так называемые, электронные трудовые книжки. Соответственно, вменено обязательство по регулярной сдаче указанных показателей в Пенсионный фонд Российской Федерации. При приеме и увольнении работников подается форма СЗВ-ТД не позднее второго рабочего дня с момента принятия сотрудника на работу. Учитывается именно дата приказа. Все остальные передаются не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.
На предприятиях это обязанность в зависимости от комплектации штата возлагается либо на бухгалтера, либо на кадрового работника. Подробнее об ЭТК, о том, как их вести, как уведомить служащих, чтобы они могли сделать свой выбор, мы рассказывали в этой статье.
Здесь мы поговорим о возможности в 1С введения изменений «вручную». Это касается как данных до 2020 года, так и изменения или отмены ранее переданных в Пенсионный фонд СоТД сотрудников.
Содержание:
1. Общие правила заполнения СЗВ-ТД
Для того, чтобы быть уверенным в правильности предоставляемой в фонд информации необходимо:
Во-первых, проверить справочник «Организация», чтобы корректно были указаны:
регистрационный номер ПФР,
идентификационный номер налогоплательщика и КПП.
Во-вторых, надлежит проверить информацию о сотрудниках:
фамилия, имя, отчество,
страховой номер индивидуального лицевого счета.
В-третьих, прежде чем формировать отчет СЗВ-ТД необходимо убедиться, что все кадровые документы в программе оформлены и проведены в полном объеме. Следует проверить, что проставлена «галочка» напротив «Отразить в трудовой книжке».
Чаще всего, в 1С данный флажок установлен автоматически. Но необходимо посмотреть настройки именно вашей версии.
Обратите внимание, что «галочку» не имеет смысла проставлять в тех деловых бумагах, которые не влияют на записи в трудовые книжки. В частности, это касается изменения окладов, например.
Вместе с тем, во всех кадровых формах появилось новое поле «Наименование документа» соответственно в нем можно указать виды:
Именно эта информация отразится в седьмой графе отчета СЗВ-ТД.
После того, как вы убедились, что все данные введены верно, стоят галочки в нужных местах, заполнены необходимые поля, можно формировать отчет. Для этого следует в 1С:Бухгалтерия перейти в меню «Зарплата и кадры», затем в раздел «Кадры». Там кликнуть на «Электронные трудовые книжки» и далее в этом разделе нажать на клавишу «Создать». Выбрать «Сведения о трудовой деятельности». Все подробности по созданию непосредственно этого отчета есть в предыдущих статьях. Перейдем далее непосредственно к теме: регистрация трудовой деятельности в плане одноимённого документа в этой программе.
Для того, чтобы создать «Регистрацию трудовой деятельности» (РТД) надлежит в 1С:Бухгалтерия перейти в меню «Зарплата и кадры», раздел «Кадры». Далее «ЭТК».
В 1С:Зарплата и управление персоналом следует в меню выбрать «Кадры» и затем «Электронные трудовые книжки», а также через меню «Отчетность, справки».
Аналогичным образом, тем же путем происходит поиск окна в 1С:ERP.
У пользователя есть возможность выбрать определенную организацию, если версия выше базовой, а также конкретного служащего. Для этого нужно сделать выбор в выпадающем подменю в полях «Организация» и «Сотрудники» соответственно.
Также выбрать организацию можно и в открывшейся форме РТД.
В самой форме сразу идет предупреждение: дублировать мероприятие, если в кадровом документе была установлена «галочка» в поле «Отразить в трудовой книжке», не нужно. Такое мероприятие можно удалить или изменить посредством РТД.
Форма предполагает возможность введения информации о деятельности работника, произошедшие до начала 2020 года. Также есть клавиши для предоставления информации:
о переименовании предприятия – кнопка «Переименовать»;
изменении ранее переданных сведений — кнопка «Изменить»;
отмены сообщенных в ПФР данных – кнопка «Отменить».
После ввода информации ее можно записать, провести при помощи одноименных клавиш или через выпадающее меню по кнопке «Еще».
Для того, чтобы ввести показатели, следует нажать кнопку «Данные до 2020 года». Откроется выпадающий список:
добавить по сотруднику,
заполнить последними мероприятиями.
Соответственно, появятся данные по всем служащим либо по конкретному работнику о трудовой деятельности до 1 января 2020 года. Обычно эти данные передаются с первой отправкой сведений по определенному сотруднику за 2020 год. Но случается, что Пенсионный фонд запрашивает информацию по всем физлицам, работающим на дату запроса.
В табличной форме отображаются:
Дата и вид мероприятия,
Акт-основание и его дата.
Вместе с тем появился столбец «Трудовая функция». Данный показатель будет заполняться по коду профессиональной деятельности с 2021 года.
После нажатия на клавишу «Провести и закрыть» все эти данные попадут форму СЗВ ТД. Как видно, это достаточно простая процедура. Теперь нужно рассмотреть, как довнести какие-либо сведения по конкретному работнику.
В этом случае при нажатии на клавишу «Данные до 2020 года» следует выбрать «Добавить по сотруднику». Тогда в табличной части появятся данные только по одному служащему.
4. Изменение и добавление в РТД
Ошибки и описки совершаются достаточно часто, человеческий фактор никто не отменял. Соответственно, в 1С предусмотрено внесение изменений в СоТД работников. Для этого также необходимо открыть одноименную форму. При этом табличная часть будет пустой. Чтобы заполнить ее, следует нажать правую клавишу мыши и в выпадающем списке выбрать «Добавить».
Строка станет активной и можно будет выбрать служащего. Предположим, что надлежит ввести информацию о присвоение разряда. Следует отметить дату мероприятия, выбрать его вид:
запрет занимать должность,
В рассматриваемом случае – это установление (присвоение). В столбце «Сведения» ввести: «Присвоение 7 разряда». Далее указать дату и номер приказа или иного распорядительного акта.
После ввода данных следует провести и закрыть документ, сведения попадут в форму СЗВ-ТД. Таким образом, фонд будет уведомлен о недостающих данных.
Предположим, что требуется внести изменения в уже переданную в ПФР информацию. В этом случае нужно также зайти в ЭТД, создать РТД, выбрать организацию. Далее нажать кнопку «Изменить». Откроются мероприятия для выбора. Определить конкретное мероприятие и нажать кнопку «Выбрать».
Отразится информация в таблице двумя строчками.
Первая строчка — это запись об отмене – в ней отражается дата отмены. А вторая строчка – это уточнение, например, изменение номера приказа.
Можно также изменить (уточнить) должность и другую информацию. Далее следует нажать клавишу «Провести и закрыть». В ПФР будет отправлены обе записи: переданная ранее и уточненная.
5. Отмена ранее переданных СоТД
Предположим, в прошлом был осуществлен кадровый перевод работника и сведения были переданы в Пенсионный Фонд. Кадровый перевод осуществляется с помощью одноименного документа, который вызывается из меню «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы».
Допустим был оформлен перевод служащего на другую должность: с оператора производственной линии на технолога.
Впоследствии выяснилось, что перевод был оформлен ошибочно. Следовательно, требуется отменить ранее переданные сведения.
В меню «Зарплата и кадры» следует перейти в «ЭТД» и там открыть форму «РТД». Далее следует нажать на кнопку «Создать», благодаря чему откроются мероприятия. Среди них нужно выделить требуемое и нажать кнопку «Выбрать».
Этот акт отразится в табличной части формы РТД. После чего нужно нажать клавишу «Провести и закрыть». При создании СЗВ-ТД для передачи в ПФ РФ эта запись отразится в отчете с признаком отмены.
Соответственно, Пенсионный фонд получит информацию и отменит ранее переданные сведения.
6. Переименование организации
В случае переименования предприятия информация об этом также заполняется через форму «РТД». Следует нажать клавишу «Переименовать» и в открывшемся окошке ввести требуемые изменения.
После этого нажать «Заполнить». В табличной части РТД появятся изменения в разрезе каждого работника.
После проведения документа в отчете отразятся все сотрудники с информацией о переименовании компании.
Таким образом, в статье рассмотрены основные моменты, связанные с регистрацией трудовой деятельности работников организации.
7. Коротко о главном
Обобщая сказанное, можно выделить следующие моменты.
в наименование организации,
для присвоения квалификации работника,
в дату и номер акта,
наименование должности и т.п.
- Вызов формы осуществляется практически аналогично во всех решениях 1С. Через меню «Кадры».
- РТД можно заполнить как по конкретному сотруднику, так и по группе работников.
- Каждой операции соответствует своя кнопка:
данные до 2020 года,
Эти команды можно вызвать через кнопку «Еще».
- После внесения данных надлежит провести документ. В этом случае при формировании отчета СЗВ-ТД они будут отражаться автоматически при выборе соответствующего периода и нажатии клавиши «Заполнить».
При обновлении версии все данные переносятся автоматически. При этом, если в ранней версии не существовало формы РТД, то при переносе данных происходит следующее:
система обнаруживает отчеты СЗВ-ТД, для которых нет соответствующих кадровых бумаг. То есть внесенные вручную изменения;
в программе автоматически создается РТД для таких данных.
Также стоит обратить внимание, что кадровый акт, информация из которого передана в ПФ РФ становится недоступным для внесения изменений. При этом перейти к его редактированию все-таки можно через кнопку «Еще». Однако, перепроведенный документ не меняет ранее созданный. Происходит формирование нового мероприятия.
8. Немного о СЗВ-ТД
В связи с тем, что в текущем году электронные ТК – тема новая, надлежит напомнить ряд моментов.
Наказания за указанные нарушения урегулированы в статье 15.33.2 КоАП и статье 7 закона 27-ФЗ. Штраф составляет 500 руб. в отношении каждого работника, по которому не была предоставлена отчётность либо переданы неверные данные. Штрафовать начнутся с 1 января 2021 года.
До этого момента есть время привести всё в порядок. От штрафа будут освобождены работодатели, если в организации в рассматриваемом месяце не было сотрудников, которые были уволены, переведены, приняты на работу, получили новую профессию или квалификацию либо подали заявление о выборе варианта трудовой книжки.
Если при переносе базы, формировании отчетов и РТД у вас возникают затруднения, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам или воспользоваться Базой знаний.
В документе присутствует несколько кнопок со своим назначением:
Документ расположен в журнале Электронные трудовые книжки в разделе Кадры или в разделе Отчетность, справки .
Рассмотрим работу с документом на нескольких примерах.
Пример 1. Установление (присвоение) квалификации
В ЗУП 3 не используется учет по тарифным разрядам. Необходимо отразить установление (присвоение) квалификации для отражения этих данных в СЗВ-ТД .
или вызовите команду Добавить через контекстное меню, нажав правую клавишу мыши.
В качестве вида мероприятия выберите Установление (присвоение) , укажите сотрудника и заполните реквизиты вручную.
При заполнении СЗВ-ТД автоматически попадут сведения о присвоении сотруднику квалификации.
Пример 2. Ввод исторических данных
Заполнить документ можно сразу на всех или порциями.
Если учет в ЗУП 3 ведется с помощью кадровых документов уже давно, то в Регистрацию трудовой деятельности попадет последнее кадровое событие, произошедшее до 1 января 2020 г. Если же учет только начали вести в программе с 2020 г., введя начальные сведения документом Начальная штатная расстановка ( Главное — Данные на начало эксплуатации ), то данные придется скорректировать вручную. В дальнейшем эти сведения будут использоваться для заполнения СЗВ-ТД .
Сведения по последнему загруженному кадровому мероприятию, произошедшему накануне 01.01.2020 г., проверьте, чтобы оно соответствовало реальной записи в бумажной трудовой книжке. Так, если последним кадровым событием было изменение размера оклада, то из-за того, что запись об этом не вносится в бумажную трудовую книжку, придется найти и внести вручную в Регистрацию трудовой деятельности предыдущее значимое для трудовой событие.
При заполнении СЗВ-ТД сведения о приеме попадут в документ автоматически.
Пример 3. Переименование организации
В открывшейся форме заполните сведения, которые далее отразятся в отчетности:
- «предыдущее наименование организации» с такого-то числа переименована в «новое наименование организации»;
- реквизиты приказа о переименовании (наименование документа, номер документа и его дата, серия документа).
По команде Заполнить необходимая информация будет загружена по каждому сотруднику в табличную часть документа.
В дальнейшем информация о переименовании попадет в отчет СЗВ-ТД автоматически.
Пример 4. Внесение корректировок по сведениям
Корректировки можно вносить как для уже переданных, так и для не переданных в ПФР сведений.
По сотруднице Громовой Н.П. номер приказа о переводе в Сектор развития персонала с 16.03.2020 г. в СЗВ-ТД должен быть не 6, а 6-к. В трудовой книжке подразделение должно называться Сектор дежурной службы. Сведения еще не передавались в ПФР.
Найдем сотрудницу Громову Н.П., по ней станут видны все мероприятия (как переданные, так и не переданные в ПФР). Выберем кадровый перевод с 16.03.2020 г.
Загрузятся две строки: в первой отразится отменяемые данные, а во второй будут указаны новые данные, в которых вручную исправим наименование подразделения на Сектор дежурной службы и номер приказа с 6 на 6-к.
При заполнении СЗВ-ТД внесенные исправления автоматически отразятся одной строкой.
Пример 5. Отмена сведений
Если данное событие уже передавалось в ПФР, то при заполнении очередного СЗВ-ТД отмененное кадровое мероприятие попадет в отчет с признаком его отмены и с переданным до этого уникальным идентификатором (UUID-ом).
Если данное мероприятие еще не передавалось в ПФР, то при заполнении СЗВ-ТД строка с этим отмененным событием просто не появится.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
.Заполнение корректирующих или отменяющих сведений по форме СЗВ-ТД было автоматизировано..С 1 июля 2021 г изменяется форма СЗВ-ТД (подробнее об.
(2 оценок, среднее: 2,50 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Заполнение «Трудовой функции» и «Кода выполняемой функции»
В печатной форме СЗВ-ТД в колонке Трудовой функции указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя.
Если должность связана с какими-либо льготами, либо имеются какие-то ограничения, то ее название должно четко соответствовать квалификационным справочникам, либо профессиональным стандартам (например, это актуально для «вредников»). В противном случае у сотрудника будут проблемы при оформлении пенсии.
В электронном виде Трудовая функция в СЗВ-ТД — это четыре разных поля (Должность, Признак совместителя, Структурное подразделение, Вид поручаемой работы).
В реквизите Вид поручаемой работы указывается вид поручаемой работы, если он прописан в трудовом договоре с сотрудником и ранее записывалось в трудовую книжку. В противном случае Вид поручаемой работы не заполняется. Это строковая информация, никакого справочника Видов поручаемой работы пока не существует.
Рассмотрим правила заполнения Кода выполняемой функции до и после 01.07.2021 г.
Код выполняемой функции (заполнение до 30.06.2021)
Код выполняемой функции заполняется с 1 января 2021 года (при наличии) (Письмо Минтруда России от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1704).
Подлежит заполнению с 1 января 2021 года работодателями, принявшими решение о применении профессиональных стандартов по должностям, занимаемым соответствующими застрахованными лицами (работниками). Профессиональные стандарты должны применять организации по должностям, работа на которых связана с какими-либо ограничениями (например, это могут быть «вредные» должности), если этот профессиональный стандарт разработан.
Код выполняемой функции состоит из семи цифро-буквенных знаков в формате «XX.XXX-X-X», где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак — уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
Например, для бухгалтера, который занимается составлением и представлением бухгалтерской отчетности, этот код будет иметь следующий вид:
Т.е. код профессиональной деятельности в этом случае 08.002-B-6.
Код выполняемой функции (заполнение с 01.08.2021 г.)
С 1 августа 2021 г. изменяется форма СЗВ-ТД (изначально изменения планировались с 01.07.2021 г.). В частности, изменяется заполнение кода выполняемой функции – вместо кодов из профессиональных стандартов в этом поле будет указываться код из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). Кроме того, заполнение кода ОКЗ в сведениях о трудовой деятельности будет обязательным для всех работодателей!
Реализация «Трудовой функции» и «Кода выполняемой функции» в ЗУП 3 (до 30.06.2021 г.)
В ЗУП 3 Подразделение и Должность указываются в кадровых документах.
Можно задать полное наименование Подразделения / Должности для выгрузки в СЗВ-ТД .
Можно отключить вывод подразделений в СЗВ-ТД . Это актуально, если информация о подразделении не указывается в трудовом договоре с сотрудником.
Для хранения Вида поручаемой работы и Кода выполняемой функции используется справочник Трудовые функции ( e1cib/list/Справочник.ТрудовыеФункции ).
В элементе справочника Трудовая функция :
- Код профессиональной деятельности вносится вручную и это Код выполняемой функции для СЗВ-ТД .
- в поле Наименовании указывается Вид поручаемой работы для СЗВ-ТД .
Для автоматического заполнения в кадровых документах Трудовой функции сотрудника ее можно предварительно заполнить:
Указанная трудовая функция из штатного расписания или должности будут подтягиваться в кадровых документах в поле Трудовая функция . При необходимости значение в поле можно перевыбрать.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
С 1 июля 2021 г изменяется форма СЗВ-ТД (подробнее об..В Письме Минтруда от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1704 указано, что в.Пенсионный фонд опубликовал образцы заполнения СЗВ-ТД, в которых разъяснил работодателям.
(11 оценок, среднее: 4,36 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Подскажите, как правильно изменить трудовую функцию для списка уже работающих сотрудников (их больше 600)? Создавать технические утверждение/изменение ШР, кадровые переводы или есть какой-то вспомогательный механизм?
В связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) работодатели - организации и ИП - в 2020 году должны ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД. В программах 1С реализованы все необходимые документы в целях ЭТК и представления отчетности. О сроках реализации можно узнать в «Мониторинге законодательства» в разделе «Электронные трудовые книжки» .
Эксперты 1С на примере «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 рассказывают об организации учета в программе для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников по формам СЗВ-ТД и СТД-Р (для выдачи работнику).
Представление сведений о трудовой деятельности в ПФР (форма СЗВ-ТД) и работнику (форма СТД-Р)
Завершилась вторая отчетная кампания по представлению работодателями в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников. По информации ПФР, уже к середине февраля более полумиллиона страхователей направили в ПФР сведения кадрового учета в отношении почти пяти миллионов работников.
Отметим, что термин «электронные трудовые книжки» в российском законодательстве отсутствует. Слова «электронная трудовая книжка» для работодателя подразумевают учет трудовой деятельности, включающий:
- взаимодействие с ПФР - представление в Пенсионный фонд отчетности по форме СЗВ-ТД;
- взаимодействие с сотрудниками - представление им отчета по форме СТД-Р.
Работодателю следует соблюдать порядок действий в соответствии с законодательством РФ с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, рис. 1.
Рис. 1. Учет трудовой деятельности работников в 2020 году
Взаимодействие работодателя с ПФР и сдача СЗВ-ТД
Взаимодействие работодателя (организации, ИП) с Пенсионным фондом РФ в 2020 году заключается в ежемесячном представлении отчета по форме СЗВ-ТД по сотрудникам, у которых имело место кадровое мероприятие из перечня:
- подача заявления (о выборе варианта получения сведений о трудовой деятельности);
- прием на работу;
- перевод на другую постоянную работу;
- увольнение;
- изменение наименования страхователя;
- установление второй профессии, специальности, квалификации;
- лишение права по приговору суда занимать должность.
При отправке впервые СЗВ-ТД по сотруднику следует дополнить отчет записью о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя («исторической записью»).
Форма СЗВ-ТД и формат представления в электронном виде утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (действует с 04.02.2020).
Срок представления регламентированного отчета в ПФР по общим правилам - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия; подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности (п.п. 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ), п. 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (далее - Постановление № 730п)).
В настоящее время, из-за распространения новой коронавирусной инфекции, отчет СЗВ-ТД надо подавать в ПФР в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Такое требование допускает необходимость неоднократного представления отчета СЗВ-ТД в течение одного и того же месяца.
Отчет СЗВ-ТД представляется в электронном виде, если численность сотрудников составляет 25 человек и более (п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.9 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением № 730п).
1С:ИТС
С подробным описанием формы сведений о трудовой деятельности физлиц СЗВ-ТД с примерами заполнения СЗВ-ТД можно ознакомиться в разделе «Консультации по законодательству».
Взаимодействие работодателя с работниками
Взаимодействие работодателя с сотрудниками включает следующие действия:
1. Уведомление каждого сотрудника под подпись в срок до 30.06.2020:
- об изменениях в трудовом законодательстве (в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ), связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- о праве выбора варианта получения сведений о трудовой деятельности;
- о необходимости в срок до 31.12.2020 подтвердить выбор соответствующим письменным заявлением:
- о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ;
- о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
2. Получение от сотрудников заявлений и их регистрация в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для включения в отчет СЗВ-ТД.
3. Предоставление выписки из трудовой книжки по форме СТД-Р по заявлению и при увольнении работникам, выбравшим вариант получения сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
1С:ИТС
Об электронных трудовых книжках читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».
Учет и отчетность для ЭТК в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 поддерживается взаимодействие работодателя с ПФР и с сотрудниками в целях учета сведений о трудовой деятельности работника в электронной форме (ЭТК).
В программе отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р формируются в соответствии с действующим законодательством РФ.
Организация учета трудовой деятельности
Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников по формам СТД-Р и СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализован новый учет сведений о трудовой деятельности работников.
В учете трудовой деятельности работников собираются унифицированные данные о кадровых событиях, которые ранее вписывались в трудовую книжку. Учет трудовой деятельности в программе нацелен:
- на обеспечение автоматического заполнения и многократного перезаполнения (при необходимости) документов СЗВ-ТД и СТД-Р;
- автоматизированное заполнение документов об отмене событий;
- предоставление возможности регистрации «исторических» данных без перепроведения старых документов;
- обеспечение возможности регистрации событий о трудовой деятельности, не внесенных в учет кадровыми документами (например, переименование организации).
Для отражения кадровых документов Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение в учете трудовой деятельности предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).
Рис. 2. Отражение кадровых документов в учете трудовой деятельности
При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступны поля Трудовая функция и Наименование документа. Поле Трудовая функция заполняется для должности или позиции штатного расписания, если это предусмотрено в организации. В поле Наименование документа для заполнения в отчете можно сохранить точное наименование документа (например, «Приказ», «Уведомление»).
Наименование подразделения, указываемое в СЗВ-ТД, СТД-Р, должно в точности соответствовать тексту, отражаемому в трудовой книжке. Поэтому в справочник Подразделения добавлено поле Наименование полное, которое и используется для формирования записей о трудовой деятельности.
Где в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) указать полное наименование подразделения для корректного заполнения отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД
Рис. 3. Дополнение «исторических записей»
Рис. 4. Переименование организации
В результате ведения учета трудовой деятельности отчеты СЗВ-ТД исходные и отменяющие, а также формы СТД-Р формируются в программе автоматически.
Особенности автозаполнениЯ отчета СЗВ-ТД
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР (рис. 5).
Рис. 5. Отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД
При автозаполнении документа СЗВ-ТД появилась возможность управлять строками переименования организации и другими кадровыми событиями. При необходимости документ можно перезаполнять многократно.
Уведомление сотрудников о возможности формирования сведений в электронном виде
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно подготовить и распечатать уведомления об изменениях в ТК РФ, связанных с применением ЭТК, и вариантах формирования сведений о трудовой деятельности для каждого сотрудника на отдельном листе. Уведомление содержит подробную информацию об изменениях в трудовом законодательстве в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Уведомление сопровождается двумя вариантами заявления о выборе сотрудником способа получения информации о трудовой деятельности. Сформировать именные бланки уведомлений с вариантами заявлений о получении сведений о трудовой деятельности можно в документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Печать.
Уведомления удобно применять для ознакомления работников под роспись с правом выбора варианта получения сведений о трудовой деятельности и напоминания о необходимости в срок до 31.12.2020 подтвердить выбор соответствующим письменным заявлением.
Подписанное уведомление вместе с подписью на одном из заявлений сотрудник возвращает работодателю. Подача такого заявления сотрудником входит в перечень кадровых мероприятий, о которых необходимо информировать ПФР, используя отчет по форме СЗВ-ТД.
В программе необходимо зарегистрировать заявления в учете трудовой деятельности документом Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (меню Кадры - Электронные трудовые книжки) по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов в соответствии с заявлением сотрудника:
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
Информация о произведенном сотрудником выборе будет включена в состав очередного отчета СЗВ-ТД.
Для подготовки отменяющих ошибочные заявления отчетов СЗВ-ТД в том же журнале Электронные трудовые книжки реализован специализированный документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Кроме того, этот отчет можно сформировать из документа Увольнение.
Напомним, что кампания по переходу на учет трудовой деятельности в электронном виде рассчитана на весь 2020 год. Работодателям следует уведомить каждого сотрудника об изменениях в ТК РФ в срок до 30.06.2020, а работникам - заявить о своем выборе варианта ведения работодателем сведений о трудовой деятельности в срок до 31.12.2020.
Для удобства отслеживания сотрудников, не подавших заявление, в рабочем месте Кадры - Работа с кадрами такие сотрудники отображаются в таблице Не хватает данных с соответствующей пометкой.
От редакции. Об электронных трудовых книжках, подготовке и автоматическом формировании заявлений и отчетов по форме СЗВ-ТД, СТД-Р в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. видеозапись лекции от 30.01.2020 с участием представителей ПФР и экспертов 1С. Об изменениях в трудовых отношениях в 2020 году, в том числе об электронных трудовых книжках, см. видеозапись лекции «Основные изменения законодательства с 2020 года и их поддержка в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)» от 23.01.2020. Подробнее - на сайте 1С:ИТC на странице 1С:Лектория .
С начала 2020 года произошел переход на электронные трудовые книжки. Сам процесс растягивается во времени. Так как сотрудники должны сделать выбор: перейти на ЭТК или продолжить использовать бумажный вариант. Подтвердить свой выбор они могут в ответ на запрос работодателя до конца 2020 года. Но, каким бы ни был их выбор, предприятия теперь обязаны подавать сведения о приеме, увольнении, переводах сотрудников в Пенсионный фонд с помощью отчета СЗВ-ТД.
Содержание
1. Что такое СЗВ-ТД?
Законодательство в отношении данного отчета за прошедшие полгода корректировалось несколько раз. Рассмотрим те положения, которые действует на текущий момент.
Согласно постановлению ПФР, когда в текущем 2020 году организация подает сведения о сотрудниках, то она указывает не только изменения, произошедшие в этом году, но также предыдущие изменения, которые оформлялись до 1 января 2020 года.
Например, работник был принят на работу в декабре девятнадцатого года, а, допустим, в апреле 20го года он был переведен на другую должность. Организация подает информацию и о переводе в 20м году, и о предыдущей записи. То есть о приеме в декабре девятнадцатого года.
Вместе с тем, так как до конца года необходимо выбрать вариант ведения ТК – электронный или бумажный – и сообщить об этом в ПФР, то вместе с этими данными также подадутся сведения о последнем изменении в трудовой деятельности.
Таким образом, за достаточно короткий срок можно собрать информацию о большинстве изменений в деятельности работников. Задача кадровиков и бухгалтеров фирм соблюдать сроки подачи и полноту сведений.
2. Содержание и сроки подачи
В отчете указывается место работы должностного лица. Оно включает в себя наименование компании и соответствующие реквизиты:
Далее информация о самом сотруднике:
Затем отмечается месяц и год за которые подаются данные. Далее указываются сведения о приеме на работу. Обратите внимание, здесь нужно указывать в том числе и структурные подразделения при их наличии.
Таким образом, действует тот же принцип, что и при заполнении ТК: информация о должности и структурном подразделении (при наличии) должна совпадать и в приказе, и в трудовом договоре, и в самой ТК.
Обязательно отмечается устраивается ли физическое лицо на основное место работы или по совместительству.
Далее указывается должность, например, менеджер по продажам.
Если вносится запись о переводе, то в третьем столбце отмечается: Перевод. И заполняются те же столбцы, что и при приеме – структурное подразделение и должность.
Если вносится запись об увольнении, то 4й столбец не заполняется, а в 6м указываются причины увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Во всех случаях заполняются столбцы 7, 8 и 9 – данные о документе, на основании которого происходит движение, например, приказ.
Десятая графа предназначена для отмены неверно внесенных сведений. Для этого нужно заново заполнить все данные, которые подавались ранее и требуют отмены. А в 10й графе поставить знак Х.
Если присмотреться внимательнее, то можно сделать вывод, что по факту СЗВ-ТД – и есть та же самая трудовая книжка.
3. Основные положения отчета
На что нужно обратить внимание? Первое — это сроки. На текущий момент сведения о приеме и увольнении предприятия обязаны подавать в течение рабочего дня и на следующий день, т.е. всего 2 неполных дня на подачу отчета. Срок исчисляется от даты документа-основания. Если происходили какие-то другие изменения, например, перевод, то эта информация подается до 15 числа месяца, следующего за текущим. То есть перевод, допустим, произошел в июне, файл требуется подать до 15 июля.
Необходимо отметить, что СЗВ-ТД подаётся в электронном виде. Однако, если в организации числится менее 25 человек, то можно подавать в бумажном виде.
Еще одна особенность – нерегулярность отчета. Как понятно из приведенных выше примеров, отчет подается только если происходит какое-то движение в работе сотрудника.
Рассмотрение вопроса об ответственности за недостоверность данных или несвоевременность подачи сведений все еще носит спорный характер. С одной стороны, речь шла о том, что не будет наказания в виде штрафа. И применят только наказание в виде предупреждения должностным лицам при неоднократном нарушении.
Вместе с тем само нарушение в сроках подачи или достоверности данных СЗВ-ТД приравняли к нарушению трудового права. Следовательно, можно применить часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а это штрафы на юридических лиц от 30000 до 50000 рублей, на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1000 до 5000 рублей.
4. В каких случаях не нужно сдавать отчет?
Часто встречается вопрос о подаче сведений на индивидуального предпринимателя или директора, который является единственным учредителем. Здесь ответ однозначный. ИП сам на себя информацию не подает. По поводу директора как единственного учредителя нужно смотреть 273 статью Трудового кодекса Российской Федерации. В ней ясно сказано, что положения 43 главы ТК РФ не распространяются на директора, когда он является единственным учредителем.
Сам с собой он не может заключить трудовой договор. Следовательно, сведения на директора, являющегося единственным участником, не подаются в силу отсутствия трудовых отношений.
Однако, отметим, что данный вопрос до сих пор остается спорным в силу разности взглядов на него между Рострудом и Минздравсоцразвитием.
И заканчивая рассмотрение особенностей заполнения СЗВ-ТД, отметим, что отчет не сдается на физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Именно в силу того, что данные отношения не являются трудовыми.
5. Где формируются сведения в программе?
Теперь рассмотрим непосредственно процесс формирования и подачи СЗВ-ТД в программе 1С: Зарплата и управление персоналом. Обратите внимание: требуется редакция 3.1.12 и выше. Как узнать редакцию? В выпадающем списке справа вверху экрана есть сведения о программе. При клике открывается окошко, в котором указана текущая редакция.
Например 3.1.14.61. Так как эта редакция выше, чем 3.1.12, то здесь реализована возможность формирования сведений о деятельности работников. А также отправка их в пенсионный фонд, если настроен электронный документооборот и есть электронная цифровая подпись.
Сформировать СЗВ-ТД можно через процедуру создания записи в электронной трудовой книжке (ЭТК). Попасть в этот раздел можно двумя способами:
- через меню «Кадры»
- и через меню «Отчетность, справки».
Оттуда осуществляется переход в раздел «Электронные трудовые книжки».
Там при нажатии кнопки «Создать» появляется возможность сформировать:
- заявление о предоставлении сведений о ТД,
- отзыв заявления,
- регистрацию ТД,
- сведения СТД-Р
- и сведения о ТД работников, СЗВ-ТД.
Как сформировать отчет при приеме на работу расскажем далее.
6. Формирование СЗВ-ТД при приеме на работу
Предположим на предприятии принимают нового человека. Для этого нужно оформить документ «Прием на работу». В меню «Кадры» в разделе «Приемы, переводы, увольнения» следует по кнопке «Создать» открыть окно «Прием на работу». Здесь необходимо выбрать сотрудника (при условии, что предварительно данные о нем внесены в Справочник) или создать нового.
На вкладке «Главная» выбрать дату приема на работу, указать испытательный срок, подразделение и должность. Затем указать всю необходимую информацию про трудовую функцию. Далее, наименование документа – приказ, номер и дата. Обязательно поставить галочку «Отразить в трудовой книжке». После заполнения всех данных нажать кнопку «Провести». В этом окне, если требуется, можно распечатать приказ о приеме и/или трудовой договор через кнопку «Печать».
В открывшейся форме указать отчетный период, в данном случае, июль. Затем нажать кнопку «Подбор», выделить сотрудника и нажать клавишу «Выбрать».
После этого табличная часть заполнится информацией о работнике и мероприятии по поводу которого передаются данные — приём на работу.
Распечатать форму, утвердить у руководителя. После этого открыть файл, чтобы проверить данные. Он откроется в формате xml. Затем файл следует выгрузить и передать в Пенсионный Фонд либо через систему 1С, если настроены все передачи отчетов, либо по другим каналам связи.
7. Проверка передаваемых данных
Как только от ПФР будет получен протокол приема этого файла можно прочитать через кнопку «Прочитать протокол приема», перетащив полученный файл в открывшееся поле. Когда отчет принят Пенсионным фондом нужно поставить галочку «Документ принят в ПФР». После этого документ редактировать невозможно. Если сведения будут внесены неверно, то следует заново составить отчет и отменить переданные данные.
8. Формирование отчета при переводе сотрудника
Предположим, что секретарь переводится на должность офис-менеджера. В этом случае также через меню кадры следует создать кадровый документ «Приёмы, переводы, увольнение». По кнопке «Создать» открыть документ «Кадровый перевод».
В форме выбрать сотрудника, указать новую должность и структурное подразделение. Обязательно поставить галочку «Отразить в трудовой книжке» и заполнить необходимую информацию. Нажать клавишу «Провести и закрыть».
Так как приказ о переводе издан в июле, то подать файл следует до 15 августа. Для этого перейти в меню «Отчетность, справки», выбрать раздел «ЭТК» и создать СЗВ-ТД.
После этого нажать кнопку «Заполнить» или «Подбор»:
- В первом случае программа сама заполнит табличную часть теми данными, которые следует передать в ПФР, но они еще не передавались.
- Во втором случае пользователь сам подбирает необходимые данные.
Затем следует выбрать отчетный период, например, Июль, и провести документ. Далее открыть печатную форму и сверить данные.
Проверить, что информация о данном человеке отразились по третьей графе со словом Перевод. По 4 графе указана новая должность и структурное подразделение. В 7, 8, 9 графах указано основание — приказ от 8 июля. По аналогии с предыдущим примером файл можно открыть, просмотреть в формате xml, выгрузить и передать в ПФР. Дождаться, чтобы пришел протокол приема и поставить галочку «Документы принят в ПФР». После этого редактировать документ нельзя.
9. Передача информации об увольнении
Предположим, что менеджер по продажам решил уволиться. В этом случае по аналогии с предыдущими примерами создается документ «Увольнение» в разделе «Прием, перевод, увольнение». В открывшейся форме следует заполнить всю необходимую информацию. Обязательно проставить галочку «Отразить в трудовой книжке». Основание увольнения, допустим, по собственному желанию соответственно это у нас будет пункт 3 части 1 пункт статьи 77 ТК РФ — расторжение по инициативе работника. После заполнения всех полей следует документ провести и закрыть.
Сведения об уволенных сотрудниках требуется подавать не позднее следующего рабочего дня. Обязательно соблюдение сроков, чтобы не понести ответственность за несвоевременную подачу данных. Затем также через меню «Отчётность, справки» открыть «ЭТК» и создать СЗВ-ТД. В открывшемся окне нажать кнопку «Заполнить» или «Подбор». Установить отчетный период, допустим, июль и провести документ.
В печати он будет выглядеть также, как и в предыдущих примерах, однако, в табличной части появится основание для расторжения договора. А в графе 3 будет стоять «Увольнение».
Сформированный файл следует выгрузить и передать в Пенсионный фонд. После того как получен Протокол приема следует поставить галочку «Документ принят в ПФР»
10. Выбор варианта электронной книжки
Рассмотрим еще один момент – тот, о котором говорили в начале статьи. Каждый сотрудник должен выбрать в какой форме он хочет, чтобы велась в дальнейшем трудовая книжка:
Выбор работника предприятия обязаны передать в Пенсионный фонд.
Для этого в разделе «ЭТК» следует выбрать через кнопку «Создать» «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Через клавишу «Заполнить» отразятся сотрудники. Следует выбрать вид заявления:
Нажав на кнопку «Печать заявления» можно распечатать непосредственно само уведомление с предложением сделать выбор. А также заявление работника о том, какой выбор им сделан.
После этого нажать кнопку «Провести и закрыть» и перейти в «ЭТК». Выбрать через кнопку «Создать» СЗВ-ТД и нажать клавишу «Заполнить». Появится список сотрудников с указанием какую ТК каждый из них выбрал. Затем следует провести документ и открыть печатную форму для проверки.
В печатной форме будет отмечено «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и дата подачи в случае, если работник выбрал бумажный вариант ТК.
Если же был выбран электронный вариант, то будет отмечено «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и также будет поставлена дата.
Сама табличная форма будет пустой, то есть ни одна из граф не будет заполнена.
11. Заключение
Анализируя новую отчетность, можно отметить следующее. Вести электронный вариант трудовых книжек и представлять новый отчет обязаны организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников. Электронный отчет в территориальный орган ПФР представляют организации с численностью 25 человек и более. Подавать информацию необходимо, когда в компании осуществляются приемы, переводы и увольнения, а также когда сотрудник подал заявление о выборе ведения ТК в бумажном или электронном варианте.
Не требуется сдавать отчет по тем лицам, которые оформлены по договору ГПХ. А также на директора – единственного участника организации и на самого индивидуального предпринимателя.
По сути, отчет представляет собой электронный вариант трудовой книжки. В 1С заполнение СЗВ-ТД не вызывает сложностей. Однако, если у вас возникнут вопросы, вы всегда можете задать их нашим сотрудникам.
Читайте также: