Надстройка для excel для построения графиков
, И это может сделать еще больше для вас и ваших данных!
Вы можете усилить свой опыт Excel с надстройками. Начиная от визуализации данных
к внешним базам данных
Вы обязательно найдете что-то, что подтолкнет Excel к перегрузке.
Что такое надстройки Excel?
Надстройки Excel расширяют функциональность программного обеспечения. Они также не ограничены Excel. Вы можете найти надстройки для Word, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Publisher, а теперь даже Outlook. Мы надеемся, что этот список увеличится, когда Office 2016 выйдет с Windows 10 в конце этого года.
Excel на самом деле поставляется в комплекте с небольшим количеством популярных надстроек — вам просто нужно знать, где их искать, чтобы активировать их. Пытаться Файл> Параметры> Надстройки и посмотрите, что уже доступно для вашей копии Excel. Обратите внимание на раскрывающийся список «Управление» и кнопку «Перейти»? прессование Идти приводит нас к странице установки / активации надстроек. Я выбрал пакет инструментов анализа и надстройку Solver. После установки эти надстройки вводят новые функции на вкладке «Данные» в разделе «Анализ».
Надстройки также могут быть немного другого вида:
Информацию об установке или активации можно найти на странице загрузки надстроек, а в Интернете можно найти много литературы, если вы отклеились в любой момент.
Microsoft постепенно вытесняет термин «надстройки» в пользу популярного и более актуального термина «приложения»
. »Если вы войдете в Office, Приложения для офиса кнопка появится в Вставить вкладку. Открытие его обеспечивает прямую ссылку на магазин Office и все надстройки и приложения, которые можно найти там.
Давайте рассмотрим некоторые из лучших надстроек для Excel.
Power BI
Бизнес так же хорош, как его данные. И у некоторых предприятий есть все данные. Извлечение максимальной ценности из ваших данных может расширить возможности вашего бизнеса, позволяя вам принимать обоснованные, прямые решения, подкрепленные эмпирическими данными.
Это может быть немного сложнее, чтобы привыкнуть, и у него есть свой собственный, отдельный интерфейс, но это позволит вам создавать красивые панели аналитики данных
Вы можете поделиться со всей компанией. И люди будут впечатлены, особенно если они не видели этого раньше. Вы можете обратиться к подробным страницам поддержки Power BI, чтобы начать или когда вы застряли.
Небольшая симпатичная надстройка, которая позволяет отправлять данные непосредственно на панель инструментов и аналитику Power BI.
Пузыри, радиальная диаграмма и график людей
Excel — отличный инструмент для визуализации данных
и диаграммы, включенные в базовый дизайн, чрезвычайно полезны. Хотя иногда мы просто хотим что-то немного другое. Вот где Bubbles полезны, предоставляя вам забавный, мгновенно доступный интерактивный опыт визуализации данных. Разверните таблицу примеров или вставьте свои собственные данные, чтобы увидеть, что они могут сделать. И играть с цветами. Веселые данные раз.
Вторым инструментом визуализации данных является радиальная диаграмма. Опять же, он прост в использовании и предлагает вам новый способ анализа ваших данных
, Я бы придерживался цветов по умолчанию — предложение Night Vision заставляет мои глаза кровоточить.
Третий инструмент визуализации данных — People Graph, симпатичный маленький инструмент, похожий на инфографический дизайн, разработанный Microsoft. Поставляется с 16 различными формами, 7 темами и 3 типами диаграмм для оживления ваших данных.
Databurst [Больше не доступно]
Databurst — действительно симпатичный и хорошо запрограммированный интерактивный мультиплатформенный инструмент визуализации. Он поддерживает фильтры, срезы, формулы, скрытые столбцы и многое другое, и вы можете получить к нему доступ с рабочего стола, планшета или мобильного телефона.
В качестве бонуса, Databurst включает в себя несколько образцов погодных и географических наборов данных, но они не совсем соответствуют моему анализу завтрака, включенному в изображение.
Quandl
Иногда вам просто нужно больше данных, и если вы ищете серьезный объем, эти надстройки дадут вам те дополнительные записи, которые вы жаждете, вы, фанат данных, вы. Quandle предоставляет вам эту функциональность данных, предоставляя вам доступ к их огромному диапазону наборов данных. Вы также можете сопоставить набор данных с графиками, найденными на их сайте.
Pro-TipСледуйте инструкциям на странице для расширенного поиска в надстройке Quandle — это того стоит, если вы найдете что-то конкретное.
DasData [больше не доступно]
Сейчас у меня не было возможности использовать эту надстройку, но она, безусловно, выглядит очень интересно. Он извлекает данные с подключенных к IoT устройств и отображает их на рабочем листе, которым вы можете манипулировать, и позволяет вам делиться своими личными наборами данных с использованием JSON или XML. Лучше всего то, что он работает в режиме реального времени, поэтому вы точно знаете, что ваши устройства или датчики делают каждую минуту дня.
Галерея шаблонов Vertex42
Недавно мы писали о повышении производительности, которое вы найдете с помощью шаблонов Excel.
и многие из лучших шаблонов
в той статье пришел от Vertex42. Эта надстройка объединяет многие из их лучших шаблонов в одно удобное приложение Excel. Вы даже можете сначала попробовать это в своем браузере. Используй это!
Звуковые карты
Это действительно круто. Любой, кто любит визуализацию данных, должен попробовать. Приложение Audible Charts позволяет прослушивать ваши данные. Чем выше число, тем выше шаг. Послушай и посмотри:
Немного (полностью) роман, но тем не менее интересный.
Карты Bing
Карты Bing наносят данные о местоположении из вашего рабочего листа на карту Bing, обеспечивая базовую визуализацию данных о местоположении. В моем быстром макете ниже вы можете видеть выбор местоположения сотрудников MakeUseOf по странам, но это можно сузить по почтовому индексу, почтовым адресам, штатам, округам и многому другому.
Если у вас есть реляционные данные на основе местоположения, вы можете выбрать несколько столбцов и вставить круговые диаграммы в указанные вами местоположения.
Округлять
Мы рассмотрели визуализацию данных, бизнес-аналитику, шаблоны, визуализацию аудио и импорт наборов данных. Но есть много других надстроек и приложений для Excel, которые вы можете найти, и, как и в большинстве случаев, Excel, если вы думаете о чем-то полезном, есть вероятность, что кто-то прочитал ваши мысли.
Вы использовали приложения Excel или надстройки раньше? Какие твои любимые? Дайте нам знать ниже!
Термины "Power Query", "Power Pivot", "Power BI" и прочие "пауэры" все чаще всплывают в статьях и материалах о Microsoft Excel. По моему опыту, далеко не все ясно представляют себе что скрывается за этими понятиями, как они между собой взаимосвязаны и как могут помочь простому пользователю Excel.
Давайте проясним ситуацию.
Power Query
Еще в 2013 году специально созданная группа разработчиков внутри Microsoft выпустила для Excel бесплатную надстройку Power Query (другие названия - Data Explorer, Get&Transform), которая умеет массу полезных для повседневной работы вещей:
- Загружать данные в Excel из почти 40 различных источников, среди которых базы данных (SQL, Oracle, Access, Teradata. ), корпоративные ERP-системы (SAP, Microsoft Dynamics, 1C. ), интернет-сервисы (Facebook, Google Analytics, почти любые сайты).
- Собирать данные из файлов всех основных типов данных (XLSX, TXT, CSV, JSON, HTML, XML. ), как поодиночке, так и сразу оптом - из всех файлов указанной папки. Из книг Excel можно автоматически загружать данные сразу со всех листов.
- Зачищать полученные данные от "мусора": лишних столбцов или строк, повторов, служебной информации в "шапке", лишних пробелов или непечатаемых символов и т.п.
- Приводить данные в порядок: исправлять регистр, числа-как-текст, заполнять пробелы, добавлять правильную "шапку" таблицы, разбирать "слипшийся" текст на столбцы и склеивать обратно, делить дату на составляющие и т.д.
- Всячески трансформировать таблицы, приводя их в желаемый вид (фильтровать, сортировать, менять порядок столбцов, транспонировать, добавлять итоги, разворачивать кросс-таблицы в плоские и сворачивать обратно).
- Подставлять данные из одной таблицы в другую по совпадению одного или нескольких параметров, т.е. прекрасно заменяет функцию ВПР (VLOOKUP) и ее аналоги.
Power Query встречается в двух вариантах: как отдельная надстройка для Excel 2010-2013, которую можно скачать с официального сайта Microsoft и как часть Excel 2016. В первом случае после установки в Excel появляется отдельная вкладка:
В Excel 2016 весь функционал Power Query уже встроен по умолчанию и находится на вкладке Данные (Data) в виде группы Получить и преобразовать (Get & Transform) :
Возможности этих вариантов совершенно идентичны.
Принципиальной особоенностью Power Query является то, что все действия по импорту и трансформации данных запоминаются в виде запроса - последовательности шагов на внутреннем языке программирования Power Query, который лаконично называется "М". Шаги можно всегда отредактировать и воспроизвести повторно любое количество раз (обновить запрос).
Основное окно Power Query обычно выглядит примерно так:
По моему мнению, это самая полезная для широкого круга пользователей надстройка из всех перечисленных в этой статье. Очень много задач, для которых раньше приходилось либо жутко извращаться с формулами, либо писать макросы - теперь легко и красиво делаются в Power Query. Да еще и с последующим автоматическим обновлением результатов. А учитывая бесплатность, по соотношению "цена-качество" Power Query просто вне конкуренции и абсолютный must have для любого средне-продвинутого пользователя Excel в наши дни.
Power Pivot
Power Pivot - это тоже надстройка для Microsoft Excel, но предназначенная немного для других задач. Если Power Query сосредоточена на импорте и обработке, то Power Pivot нужен, в основном, для сложного анализа больших объемов данных. В первом приближении, можно думать о Power Pivot как о прокачанных сводных таблицах.
Общие принципы работы в Power Pivot следующие:
- Сначала мы загружаем данные в Power Pivot - поддерживается 15 различных источников: распространенные БД (SQL, Oracle, Access. ), файлы Excel, текстовые файлы, веб-каналы данных. Кроме того, можно использовать Power Query как источник данных, что делает анализ почти всеядным.
- Затем между загруженными таблицами настраиваются связи или, как еще говорят, создается Модель Данных. Это позволит в будущем строить отчеты по любым полям из имеющихся таблиц так, будто это одна таблица. И никаких ВПР опять же.
- При необходимости, в Модель Данных добавляют дополнительные вычисления с помощью вычисляемых столбцов (аналог столбца с формулами в "умной таблице") и мер (аналог вычисляемого поля в сводной). Всё это пишется на специальном внутреннем языке Power Pivot, который называется DAX (Data Analysis eXpressions).
- На листе Excel по Модели Данных строятся интересующие нас отчеты в виде сводных таблиц и диаграмм.
Главное окно Power Pivot выглядит примерно так:
А так выглядит Модель Данных, т.е. все загруженные таблицы с созданными связями:
У Power Pivot есть ряд особенностей, делающих её уникальным инструментом для некоторых задач:
- В Power Pivot нет предела по количеству строк (как в Excel). Можно грузить таблицы любого размера и спокойно работать с ними.
- Power Pivot очень хорошо умеет сжимать данные при загрузке их в Модель. 50 Мб исходный текстовый файл может легко превратиться в 3-5 Мб после загрузки.
- Поскольку "под капотом" у Power Pivot, по сути, полноценный движок базы данных, то с большими объемами информации он справляется очень быстро. Нужно проанализировать 10-15 млн. записей и построить сводную? И все это на стареньком ноутбуке? Без проблем!
К сожалению, пока что Power Pivot входит не во все версии Excel. Если у вас Excel 2010, то скачать её можно бесплатно с сайта Microsoft. А вот если у вас Excel 2013-2016, то всё зависит от вашей лицензии, т.к. в некоторых вариантах она включена (Office Pro Plus, например), а в некоторых нет (Office 365 Home, Office 365 Personal и т.д.) Подробнее об этом можно почитать тут.
Power Maps
Эта надстройка впервые появилась в 2013 году и первоначально называлась GeoFlow. Она предназначена для визуализации гео-данных, т.е. числовой информации на географических картах. Исходные данные для отображения берутся все из той же Модели Данных Power Pivot (см. предыдущий пункт).
Демо-версию Power Map (почти не отличающуюся от полной по возможностям, кстати) можно совершенно бесплатно загрузить опять же с сайта Microsoft. Полная же версия включена в некоторые пакеты Microsoft Office 2013-2016 вместе с Power Pivot - в виде кнопки 3D-карта на вкладке Вставка (Insert - 3D-map) :
Ключевые особенности Power Map:
- Карты могут быть как плоскими, так и объемными (земной шар).
- Можно использовать несколько разных типов визуализации (гистограммы, пузырьковые диаграммы, тепловые карты, заливку областями).
- Можно добавлять измерение времени, т.е. анимировать процесс и смотреть на него в развитии.
- Карты подгружаются из сервиса Bing Maps, т.е. для просмотра нужен весьма шустрый доступ в интернет. Иногда возникают сложности с правильным распознаванием адресов, т.к. названия в данных не всегда совпадают с Bing Maps.
- В полной (не демо) версии Power Map можно использовать собственные загружаемые карты, например визуализировать посетителей торгового центра или цены на квартиры в жилом доме прямо на строительном плане.
- На основе созданных гео-визуализаций можно прямо в Power Map создавать видеоролики (пример), чтобы поделиться ими потом с теми, у кого надстройка не установлена или включить в презентацию Power Point.
Power View
Эта надстройка появилась впервые в составе Excel 2013 и предназначена для "оживления" ваших данных - построения интерактивных графиков, диаграмм, карт и таблиц. Иногда для этого используют термины дашборд (dashboard) или панель показателей (scorecard) . Суть в том, что вы можете вставить в ваш файл Excel специальный лист без ячеек - слайд Power View, куда добавить текст, картинки и массу различного типа визуализаций по вашим данным из Модели Данных Power Pivot.
Выглядеть это будет примерно так:
Нюансы тут такие:
- Исходные данные берутся всё оттуда же - из Модели Данных Power Pivot.
- Для работы с Power View необходимо установить на вашем компьютере Silverlight - майкрософтовский аналог Flash (бесплатный).
На сайте Microsoft, кстати, есть весьма приличный обучающий курс по Power View на русском языке.
Power BI
В отличие от предыдущих, Power BI - это не надстройка для Excel, а отдельный продукт, представляющий собой целый комплекс средств для бизнес- анализа и визуализации. Он состоит из трех ключевых элементов:
В Power BI Desktop можно:
- Загружать данные из более чем 70 различных источников (как в Power Query + дополнительные коннекторы).
- Связывать таблицы в модель (как в Power Pivot)
- Добавлять к данным дополнительные вычисления с помощью мер и вычисляемых столбцов на DAX (как в Power Pivot)
- Создавать на основе данных красивейшие интерактивные отчеты с разного типа визуализациями (очень похоже на Power View, но еще лучше и мощнее).
- Публиковать созданные отчеты на сайте Power BI Service (см. следующий пункт) и делиться ими с коллегами. Причем есть возможность давать разные права (чтение, редактирование) разным людям.
2. Онлайн-сервис Power BI - упрощенно говоря, это сайт, где у вас и у каждого пользователя в вашей компании будет своя "песочница" (workspace) куда можно загружать созданные в Power BI Desktop отчеты. Помимо просмотра, позволяет их даже редактировать, воспроизводя онлайн почти весь функционал Power BI Desktop. Также сюда можно заимствовать отдельные визуализации из чужих отчетов, собирая из них свои авторские дашборды.
Выглядит это примерно так:
На iPhone, например, созданный выше отчет выглядит так:
Причем всё это с сохранением интерактивностии и анимации + заточенность под тач и рисование по экрану пером. Очень удобно. Таким образом, бизнес-аналитика становится доступной всем ключевым лицам компании в любой момент и в любом месте - нужен только доступ в интернет.
Тарифные планы Power BI. Power BI Desktop и Mobile бесплатны изначально, большинство функций Power BI Service - тоже. Так что для персонального использования или применения в пределах небольшой компании за всё вышеперечисленное не нужно платить ни копейки и можно смело оставаться на плане Free. Если вы хотите делиться отчетами с коллегами и администрировать их права доступа, то придется перейти на Pro (10$ в месяц за пользователя). Есть еще Premium - для больших компаний (>500 пользователей), которым требуются для данных отдельные хранилища и серверные мощности.
Продолжая традицию прошлых версий, новый Excel 2013 поставляется с набором из нескольких весьма примечательных COM-надстроек, заметно расширяющих возможности стандартного Excel. Подключение надстроек производится на вкладке Разработчик (Developer) кнопками Надстройки (Add-ins) и Надстройки COM (COM Add-Ins) . Некоторые из описанных ниже надстроек доступны только в полной версии Office 2013 Professional.
Inquire
Мощный инструмент диагностики и отладки. После подключения этой надстройки в интерфейсе Excel 2013 появляется новая вкладка на ленте:
Надстройка умеет проводить подробный анализ ваших книг (Workbook Analysis) и выдавать подробнейший отчет по более чем трем десяткам параметров:
Надстройка умеет наглядно отображать связи между книгами в виде диаграммы (команда Workbook Relationship):
Также возможно создать подобную диаграмму для формульных связей между листами и между ячейками в пределах одного листа с помощью команд Worksheet Relationship и Cell Relationship:
Такой функционал позволяет оперативно отслеживать и исправлять нарушенные связи в формулах и наглядно представлять логику в сложных файлах.
Особого внимания заслуживает функция Compare Files. Наконец-то появился инструмент для сравнения двух файлов в Excel! Вы указываете два файла (например, оригинальная книга и ее копия после внесения правок) и наглядно видите что, где и как изменилось по сравнению с оригиналом:
Отдельно, с помощью разных цветов, подсвечиваются изменения содержимого ячеек, формул, форматирования и т.д. В Word подобная функция есть уже с 2007 версии, а в Excel ее многим очень не хватало.
Ну, а для борьбы с любителями заливать цветом целиком все строки или столбцы в таблице пригодится функция Clean Excess Cell Formatting. Она убирает форматирования с незадействованных ячеек листа за пределами ваших таблиц, сильно уменьшая размер книги и ускоряя обработку, пересчет и сохранение тяжелых медленных файлов.
Power Pivot
Фактически, эта надстройка является Excel-подобным пользовательским интерфейсом к полноценной базе данных SQL, которая устанавливается на ваш компьютер и представляет собой мощнейший инструмент обработки огромных массивов данных, открывающийся в отдельном окне при нажатии на кнопку Управление (Manage) :
Power Pivot практически всеяден - вы можете загрузить в него информацию сразу из нескольких различных источников: текстовые файлы, базы данных, облачные интернет хранилища, другие файлы Excel или Access и т.д. - полный список включает почти двадцать вариантов и доступен через команду Получение внешних данных (Get External Data) :
Размер загружаемых таблиц не ограничен. А поскольку вся обработка происходит в оперативной памяти - скорость весьма впечатляющая. Как насчет сортировки 12 млн. строк меньше чем за секунду? Или построения сводной таблицы по такому же количеству записей меньше чем за пару секунд?
Инструменты Power Pivot позволяют связывать импортированные таблицы между собой по ключевым столбцам, фильтровать и сортировать их, выполнять над ними математические и логические операции с помощью более чем 150 функций встроенного языка DAX (вкладка Конструктор - Вставка функции). Многие инструменты этой надстройки теперь присутствуют и в стандартном Excel 2013. В частности, возможность строить сводные таблицы сразу по нескольким исходным таблицам из разных источников с помощью Data Model.
Power View
Эта надстройка попала в Excel 2013 из SharePoint, где она называлась Microsoft SQL Server 2012 Reporting Services Add-in. Ее основное назначение - представить пользователю инструменты для быстрого создания наглядных "живых" отчетов с использованием сводных таблиц и диаграмм на основе баз данных (то, что сейчас называют модным термином Business Intelligence = BI).
Вставить в книгу лист отчета Power View можно при помощи одноименной кнопки на вкладке Вставка (Insert) :
В основе отчетов Power View лежит "движок" Silverlight. Если он у вас его нет, то программа скачает и установит его сама (примерно 11 Мб).
Power View автоматически "цепляется" ко всем загруженным в оперативную память данным, включая кэш сводных таблиц и данные, импортированные ранее в надстройку Power Pivot. Вы можете добавить в отчет итоги в виде простой таблицы, сводной таблицы, разного вида диаграмм. Вот такой, например, интерактивный отчет я сделал меньше чем за 5 минут (не касаясь клавиатуры):
Впечатляет, не правда ли?
Весьма примечательно, что Power View позволяет привязывать данные из таблиц даже к географическим картам Bing:
Совершенно фантастический инструмент. В двух словах и даже статьях о нем не расскажешь - интересующихся отсылаю к соответствующим сайтам (раз, два, три). Если есть пять минут - посмотрите это видео, демонстрирующее основные возможности и приемы работы в Power View.
Apps for Office
Для Office 2013 и для Excel в частности, теперь есть свой онлайновый магазин ПО - Office Store, где пользователь может прикупить или скачать бесплатно дополнительные модули к программам пакета. Сделать это можно, используя команду Приложения для Office (Apps for Office) на вкладке Вставка (Insert) :
Российского варианта магазина, правда, еще нет, так что вас перекидывает на родной штатовский магазин. Выбор достаточно велик:
Так, например, на данный момент оттуда можно установить приложение для создания интерактивного календаря на листе Excel, отображения географических карт Bing, модуль онлайнового перевода, построители различных нестандартных диаграмм (водопад, гантт) и т.д. Выбранные приложения вставляются на лист Excel как отдельные объекты и легко привязываются к данным из ячеек листа. Думаю, сообщество разработчиков не заставит себя ждать и очень скоро мы увидим большое количество полезных расширений и приложений для Excel на этой платформе.
До версии MS EXCEL 2016 года каскадная диаграмма или диаграмма Водопад отсутствовала среди встроенных типов диаграмм. К сожалению, не все пользователи довольны ее реализацией в MS EXCEL 2016, поэтому многие продолжают самостоятельно строить этот тип диаграмм или приобретать специализированные надстройки.
Примечание : Чтобы оценить трудоемкость построения диаграммы Водопад с помощью встроенных типов диаграмм MS EXCEL можно посмотреть мою статью « Диаграмма Водопад ». Скажу сразу, если Вы не имеете опыта построения и настройки диаграмм с несколькими рядами данных , то самостоятельно построить каскадную диаграмму будет не просто.
Виды Каскадных диаграмм
Каскадная диаграмма хорошо известна специалистам, которые занимаются анализом экономических показателей компании.
На рисунке ниже приведена диаграмма Водопад для анализа причин отклонения фактической выручки от плановой.
Как правило, первый и последний столбец диаграммы (выделены синим цветом) отображают анализируемый показатель в начале и в конце рассматриваемого периода (в нашем случае - выручку). Факторы, повлиявшие на данный показатель, выделяются различными цветами в зависимости от их влияния на рассматриваемый показатель:
- Красным цветом выделяются факторы, которые привели к негативной динамике показателя (в нашем случае привели к снижению выручки);
- Зеленым цветом выделяются факторы, которые оказали позитивное влияние на показатель (в нашем случае привели к увеличению выручки).
Также каскадная диаграмма может быть использована для анализа структуры показателя. Например, с помощью приведенной ниже диаграммы показана структура выручки от реализации.
В этом случае все факторы отражают вклад в разницу между валовой и чистой выручкой. Понятно, что все факторы вносят «негативный» вклад. Как правило, все факторы сортируются в порядке убывания своего вклада. Факторы, оказавшие наибольшее влияние, расположены левее относительно других факторов.
Наконец, с помощью диаграммы Водопад можно проанализировать динамику интересующего показателя.
Как видно из диаграммы выше, вклад каждого месяца в прибыль был различным в течение года, например, из-за сезонности продаж.
Сначала установим и активируем надстройку, затем научимся ее использовать в версии MS EXCEL 2010.
Надстройка Waterfall Chart Studio
Ключ активации нужно скопировать в буфер обмена (CTRL+C) и, нажав поле «Активация продукта»,
вставить ключ в соответствующее поле (CTRL+V):
Построение простейшей диаграммы Водопад
Все мы живем в очень динамичном мире, где все постоянно меняется и регулярно не хватает времени. Поэтому, естественно, нам хочется получить результат быстро и желательно без потерь времени на изучение нового.
В качестве первого простого примера рассмотрим таблицу влияния факторов на NPV (Net Present Value, Чистая Приведенная Стоимость ) проекта.
Вот и все! Диаграмма Водопад построена.
Примечание : При первом запуске Надстройки пользователю предлагается попробовать ]]> другую надстройку от Fincontrollex: Variance Analysis Tool ]]> , используемую для факторного анализа.
Теперь посмотрим, что собой представляет только что созданная диаграмма.
- Сразу бросается в глаза фоновый рисунок, подчеркивающий, что мы используем пробную версию надстройки (срок действия – 30 дней с момента установки).
- Немного покликав по диаграмме, быстро приходим к заключению, что мы имеем дело со стандартным типом диаграммы MS EXCEL « Гистограмма с накоплением ».
На мой взгляд, это преимущество надстройки, т.к. нам доступен весь функционал MS EXCEL по настройке макета и формата диаграммы (как видно на рисунке выше, при выделении диаграммы Водопад активируются соответствующие стандартные вкладки «Работа с диаграммами»).
3. Диаграмма содержит 8 рядов данных, содержащих в качестве значений массивы констант вида = (ссылки на исходную таблицу отсутствуют).
Из анализа этих рядов становится понятна трудоемкость создания диаграммы (при самостоятельном создании простейшей диаграммы Водопад потребуется как минимум 3 ряда данных).
Сделаем несколько настроек диаграммы с помощью стандартного функционала MS EXCEL.
Во-первых, избавимся от фонового рисунка. Для этого выделите диаграмму, во вкладке Макет выберите Формат выделенного. В появившемся окне, во вкладке Заливка установите Сплошная заливка, цвет заливки – белая.
При обновлении или перестроении диаграммы фоновый рисунок появляется вновь, что неудобно, но справедливо – обновите надстройку до версии Pro и рисунок исчезнет.
Во-вторых, сделаем шрифт подписей категорий (факторов) поменьше, чтобы они разместились горизонтально. Также добавим рамку по краю диаграммы.
В итоге получим вот такую диаграмму.
Если внимательно присмотреться к подписям данных, то можно заметить, что у первого и последнего столбцов диаграммы (синие столбцы) отсутствуют подписи. На самом деле подписи есть, но они также синего цвета и поэтому не видны.
Чтобы поместить подписи над синими столбцами их необходимо сначала найти. Это можно сделать 2-мя способами: либо кликайте по синему столбцу, пока не попадете на подпись (на самом деле там несколько подписей, нужно выбрать ту, которая длиннее, остальные содержат пустые значения от вспомогательных рядов), либо во вкладке Макет для ряда Totals выберите подписи данных.
Передвиньте нужную подпись выше синего столбца. В результате получите диаграмму, которую не стыдно показать руководству.
Прежде чем перейти к построению более сложной диаграммы Водопад с промежуточными итогами, произведем ее настройку, чтобы протестировать весь функционал Надстройки Waterfall Chart Studio.
Настройка диаграммы Водопад
Выделите диаграмму, чтобы произвести настройку диаграммы средствами самой Надстройки.
Самым значительным изменением вида диаграммы является изменение направления оси построения: с горизонтальной на вертикальную. В результате также получим диаграмму стандартного типа, а именно линейчатую с накоплением.
Этот нестандартный метод построения диаграммы Водопад позволяет разместить на диаграмме более длинные названия факторов, что часто бывает довольно удобно.
Остальные настройки не столь радикальные и относятся скорее к форматированию, нежели к макету:
- Изменив Тип диаграммы с Доходы на Расходы тем самым заменим цвета положительных и отрицательных отклонений: теперь отрицательные отклонения станут зеленого цвета, т.е. будут интуитивно ассоциироваться с чем-то положительным, что разумно, когда речь идет о расходах, которые нужно снижать;
- Сняв галочку в поле Подписи, можно убрать шкалу значений;
- Кликнув на кнопки Фон, Итоги, Положительные и Отрицательные можно изменить цвета соответствующих столбцов. Остановимся на этих настройках чуть подробнее.
Настройка свойств диаграммы может работать в 2-х различных режимах:
Наконец, скажем несколько слов о кнопке Обновить, расположенной на вкладке Надстройки.
Если вы изменили данные в исходной таблице (не важно, текст или значения), то ВСЕГДА нажимайте кнопку Обновить. Дело в том, что не смотря на то, что ряды данных не связаны с данными исходной таблицы, подписи данных – связаны. Таким образом, при изменении числовых значений в таблице, подписи на диаграмме будут также соответственно изменяться, но это не будет приводить к увеличению или уменьшению высоты столбцов диаграммы.
На рисунке ниже видно, что значение второго сверху столбца -10 000 000,00, тем не менее, высота (длина) столбца не отображает величину этого значения (красный столбец должен быть значительно длиннее).
Теперь построим более сложную диаграмму с промежуточными итогами.
Диаграмма Водопад с промежуточными итогами
В качестве исходных данных возьмем информацию о прибыли компании по месяцам.
Как видно из таблицы, вклад в прибыль, которую компанию получит в конце года, распределен неравномерно в течение года. Например, за исключением мая и июня, деятельность компании приносила прибыль.
Промежуточные итоги в данном случае отражают полученную прибыль по итогам деятельности компании за полгода.
В правом столбце приведен относительный вклад каждого месяца в прибыль.
Примечание : Поскольку Надстройка Waterfall Chart Studio использует формат исходных значений при построении диаграммы, то стоит аккуратно относиться к форматированию данных в таблице. Так, для относительного вклада использован пользовательский числовой формат :
Для наглядности ежемесячное изменение прибыли дополнено стрелочками, показывающие направление изменения. Стрелочки можно вставить используя вкладку Вставка: в группе Символы нажмите кнопку Символ.
Теперь перейдем к построению диаграммы.
Напомним, что для построения первой диаграммы мы использовали кнопку Создать, что позволило нам быстро создать диаграмму без дополнительных настроек.
Для построения более сложной диаграммы Водопад с промежуточными итогами используем другой подход. Для этого:
Надстройка выведет окно, в котором будут заполнены все поля.
Как видно из рисунка выше, программа правильно определила ячейку, в которой содержатся промежуточные итоги, а также корректно расставила ссылки на названия категорий и процент отклонений. Изменим только ссылку на Заголовок диаграммы, укажем ячейку 'Пример2'!A6.
В итоге получим следующую диаграмму:
На диаграмме синим цветом выделены итоговый столбец и столбец с промежуточным итогом. Значения относительных изменений указаны внутри столбца, пользовательский формат сохранен.
Построить такую диаграмму без помощи надстройки было бы достаточно трудоемко.
Прежде чем двинуться дальше, рассмотрим более подробно использованные нами подходы по созданию диаграмм.
Как мы убедились, Надстройка позволяет создавать диаграммы двумя способами:
1) За один клик ( OneClick ) . Для этого необходимо предварительно выделить диапазон данных и нажать кнопку Создать. В этом случае Надстройка попытается автоматически обнаружить столбцы с другими данными и постарается включить их в диаграмму. Надстройка предполагает, что эти столбцы расположены в определенном порядке:
- Диапазон с названиями категорий расположен слева от данных;
- Диапазон с относительными отклонениями % расположен в столбце справа от данных;
- В качестве Заголовка будет использован заголовок столбца с названиями категорий;
- Будут автоматически определены ячейки с промежуточными итогами.
Если Надстройка обнаружит эти столбцы и ячейки в указанных диапазонах, то она автоматически включит их в диаграмму.
2) Через диалоговое окно с настройками диапазонов . Для открытия этого диалогового окна необходимо нажать кнопку Выбрать данные. Этот режим построения диаграммы удобен, когда требуется ручная настройка ссылок на исходные данные. Например, таким образом можно исключить добавление в диаграмму диапазона с относительными отклонениями %. При этом, если выделить диапазон исходных данных, и нажать кнопку Выбрать данные, то Надстройка автоматически заполнит все параметры в окне и пользователю останется только их изменить. Если выделить только одну ячейку в таблице данных, то откроется пустое окно и пользователь сможет настроить ссылки на исходные данные самостоятельно.
Этот режим также позволяет изменить диапазон исходных данных для уже созданной диаграммы. Для этого нужно выделить диаграмму и нажать кнопку Выбрать данные. Будет выведено диалоговое окно "Вы действительно хотите изменить исходные данные?". После нажатия кнопки Да, откроется окно со ссылками на исходные данные выбранной диаграммы и пользователь сможет их изменить.
Наконец, построим еще более сложную диаграмму с промежуточными итогами.
До настоящего времени мы строили диаграммы, в которых итоговые показатели зависели только от одного набора факторов (месяцы или статьи затрат). Ниже мы рассмотрим пример построения диаграммы Водопад , используемой для анализа зависимости показателей от двух наборов факторов.
В исходной таблице, приведенной ниже, рассмотрен пример анализа выручки компании Apple от 2-х категорий факторов: продуктового набора и месяца продаж.
Таким образом, таблица с исходными данными имеет 2 измерения: по столбцам указан вклад в прибыль в разрезе каждого продукта, а по строкам – вклад в зависимости от месяца.
Для построения каскадной диаграммы нам потребуется преобразовать таблицу к одномерному виду (расположим данные в один столбец).
Примечание : Для наглядности на диаграмме изменено минимальное значение итоговых показателей по вертикальной оси (с 0 до 32 000).
Подведем итоги
Мы на примерах убедились, что Надстройка Waterfall Chart Studio поддерживает различные варианты построения диаграмм типа Водопад :
Пакет Microsoft Office не нуждается в представлении. На протяжении почти трёх десятков лет это программное решение популярно в IT-среде и известно широкому кругу пользователей от мала до велика. Специалисты всевозможных профессий, рядовые сотрудники крупных и небольших компаний, индивидуальные предприниматели, владельцы домашних компьютеров и мобильных устройств повсеместно используют этот инструмент для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, презентациями, почтой, базами данных и др. Неоценимую помощь MS Office оказывает студентам, аспирантам и научным руководителям, которые занимаются подготовкой рефератов, курсовых, дипломных и исследовательских работ, а также кандидатских и докторских диссертаций. Аудитория пользователей продукта огромна, а значит, наша подборка надстроек для Microsoft Office может пригодиться многим читателям 3DNews.
Перед тем как перейти непосредственно к обзору, позволим себе сделать небольшое отступление и сфокусировать внимание на двух важных, на наш взгляд, моментах. Во-первых, все перечисленные ниже расширения заимствованы из официального магазина приложений Office Store (он же — AppSource), поэтому в их надёжности и безопасности можно не сомневаться. Во-вторых, скачивать дополнения можно как из онлайн-маркета, так и непосредственно из входящих в состав Microsoft Office программ, используя меню «Вставка → Надстройки». Оба варианта не отнимают много времени, просты в использовании и позволяют инсталлировать расширения буквально в два клика мышью. Для быстрого доступа к установленным расширениям любое из них можно закрепить на панели инструментов офисных приложений.
Adobe Stock. Надстройка для PowerPoint, которая даёт доступ к внушительной коллекции высококачественных фотографий и иллюстраций. Она позволяет выполнять поиск изображений по ключевым словам или категориям, не покидая презентацию. Для работы с расширением необходимо зарегистрировать учётную запись на одноимённом портале Adobe Stock и оформить подходящий вариант подписки на услуги сервиса.
Imagebank. Аналог упомянутой выше надстройки, пользоваться которым можно бесплатно в течение 30 дней после регистрации аккаунта на сайте фотобанка. Отличный вариант для тех, кому требуется на скорую руку и без финансовых затрат красочно оформить документ или презентацию.
Modern Charts. Позволяет существенно расширить возможности табличного процессора Excel по визуализации данных. Содержит более 20 готовых шаблонов для создания красивой инфографики профессионального уровня, включающей гистограммы, временные шкалы, карты, диаграммы областей и многие другие графические элементы. Особенностями надстройки являются встроенный мастер диаграмм и широкие возможности по их конфигурированию.
Lucidchart. Ещё одна надстройка, упрощающая процесс рисования схем и диаграмм в табличном процессоре. Пользователю доступны образцы и примеры блоков системных схем, UML- и ER-диаграмм, моделей бизнес-процессов, организационных проектов, различных типов связей между объектами и сущностями. Предусмотрены средства конвертирования чертежей в различные графические форматы (включая векторные), а также экспортирования готовых макетов документов в профессиональный редактор диаграмм и блок-схем Microsoft Visio.
Yandex.Translate. С помощью этого инструмента легко переводить нужные слова и фразы, просто выделив их в тексте. Полученный перевод можно редактировать в отдельном окне, а затем вставлять обратно в текст. Поддерживается более 40 языков.
Translator. Ещё одна надстройка, которая может быть полезна при работе с документами на иностранных языках. Функционирует в паре с одноименным переводческим веб-сервисом компании Microsoft, предлагает несколько вариантов перевода (если доступны) и позволяет профессиональным переводчикам, которые пользуются службой Translator Hub Category Service, получать доступ к хранилищу корпоративных или отраслевых переводов.
Evernote. Расширение для интеграции Outlook с сервисом для создания и синхронизации заметок Evernote. Используя эту надстройку, можно сохранять письма в Evernote, сортировать их по блокнотам, присваивать метки, редактировать, синхронизовать с подключёнными устройствами и делиться с другими пользователями сервиса. Также доступна возможность быстрого добавления заметок из Evernote в создаваемые в Outlook письма.
RMail. Связывает Outlook с одноимённым онлайн-сервисом и добавляет в программу такие функции, как шифрование электронной корреспонденции, отслеживание почтовых отправлений, автоматическое конвертирование писем и вложенных файлов в формат PDF, а также подписание документов электронной подписью, надёжно защищающей их от подделки и несанкционированных изменений.
Wikipedia. Надстройка, название которой говорит само за себя. Позволяет «подружить» текстовый редактор Word и табличный процессор Excel с развиваемой энтузиастами со всего мира свободной онлайн-энциклопедией Wikipedia. Для работы с расширением достаточно выделить слово или словосочетание в тексте, и программа автоматически отобразит в отдельном окне подходящий справочный материал из «Википедии». Тем, кому по долгу службы часто приходится работать с документами со множеством специфических терминов, такая надстройка придётся как нельзя кстати.
CompareDocs. Добавляет в рабочее окружение Word инструмент для автоматизированного сравнения двух версий одного документа в разных форматах — стандартном вордовском (DOC, DOCX и т. п.) и PDF, извлечь текст из которого порой бывает не так-то просто. CompareDocs решает эту задачу и находит все несовпадающие фрагменты. Отличный вариант для сравнения юридически значимых документов и поиска несогласованных правок.
«Главред». Надстройка для улучшения читабельности набираемых в редакторе Word текстов. Помогает находить в тексте стоп-слова: языковой мусор, рекламные и журналистские штампы, необъективные оценки, огульные обобщения, плеоназмы, неправильно используемые заимствования, признаки плохого синтаксиса, канцелярит и прочие требующие внимания словесные конструкции. Без этих слов текст становится понятным, коротким и информативным.
LanguageTool. Надстройка, которая расширяет возможности встроенных в Word средств проверки правописания. Умеет находить орфографические и пунктуационные ошибки, опечатки, а также проблемы в стилевой грамотности набираемых текстов. Поддерживает русский, английский, украинский, испанский, французский, немецкий, польский и другие языки. Хороший выбор для тех, кто изучает иностранные языки и хочет быть уверенным в грамотности своей письменной речи.
PayPal for Outlook. Расширение для работы с одной из самых популярных электронных платёжных систем в мире. Позволяет оплачивать счета и покупки, отправлять и принимать денежные переводы непосредственно из приложения Outlook, помимо средств для работы с электронной корреспонденцией предоставляющего функции органайзера, календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов.
Email Recovery. Настройка для Outlook, о предназначении которой нетрудно догадаться по её названию. Она сканирует почтовые базы, анализирует структуру данных и позволяет восстанавливать случайно удалённую корреспонденцию. Потеря важных писем способна испортить настроение и изрядно потрепать нервы любому пользователю компьютера, поэтому списывать со счетов это расширение не стоит.
Scan&Paste. Надстройка, позволяющая максимально быстро пересылать изображения и фотографии из памяти мобильных Android- и iOS-устройств в приложения Word, PowerPoint и OneNote. Работает в тандеме с установленной на смартфоне программой Scan&Paste, бесплатно скачать которую можно в Google Play и App Store. Интересной особенностью расширения являются средства оптического распознавания текстов (OCR), обеспечивающие конвертирование изображений, фотографий, документов или PDF-файлов в редактируемые электронные форматы.
QR4Office. Расширение для преобразования URL-ссылок и небольших текстовых записей в двумерные QR-коды, выполненные в форме квадрата с замысловатыми матричными рисунками, которые можно одним движением мыши вставить в документы Word, Excel и PowerPoint. Позволяет создавать QR-метки разного дизайна и размера, с различным стилевым и цветовым оформлением. QR4Office может пригодиться при составлении объявлений либо при подготовке презентаций с большим количеством ссылок на сетевые ресурсы.
Mobile Data Collection — Scan-IT to Office. Аналог упомянутого ранее расширения Scan&Paste, только с более широкими возможностями. Включает функции сканирования и пересылки с мобильных устройств в документы Microsoft Office не только изображений, но и штрих-кодов, текстов, временных меток, геоданных GPS и прочих сведений. Поддерживает различные сценарии работы, пользовательские и стандартные формы для сбора данных, а также одновременную обработку данных из множества удалённых источников. Эффективное решение для мобильного сбора данных в режиме реального времени!
Читайте также: