Могут ли сотрудники компании просматривать список контактов другого сотрудника в microsoft outlook
Создание, редактирование, использование и совместное использование группы контактов в Outlook
В учебном пособии рассматриваются проблемы, с которыми вы можете столкнуться в Outlook при использовании контактной группы, ранее называвшейся «списком рассылки». В нем обобщены наиболее распространенные и удобные решения. Щелкните решения, перечисленные ниже, чтобы перейти к соответствующим инструкциям.
- Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги
- Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
- Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике
- Добавление или удаление участников из контактной группы
- Разделить группу контактов в Outlook
- Вылил контактную группу в аутлуке копированием и удалением
- Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента
- Разделите группу контактов с помощью встроенной функции Outlook
- Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook
Создать группу контактов в Outlook
Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги
1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.
2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новое.
3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.
4. Нажмите Добавить участников в группе Участников олимпиады, выберите Из контактов Outlook or Из адресной книги в раскрывающемся списке в соответствии с вашими потребностями. (Если вы хотите добавить только один контакт в данный момент и которого нет в ваших контактах или адресной книге Outlook, выберите Новый адрес электронной почты.)
5. в Выберите участников диалоговом окне, чтобы выбрать несколько несмежных контактов, удерживайте Ctrl нажмите клавишу, а затем щелкните контакты один за другим; чтобы выбрать несколько смежных контактов, щелкните первый контакт, затем удерживайте Shift и выберите последний.
6. Нажмите Участников олимпиады кнопку в нижнем левом углу диалогового окна, чтобы добавить все выбранные контакты в Участников олимпиады поле, а затем щелкните OK.
7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.
Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
Допустим, вы получили список адресов электронной почты в электронной таблице Excel, документе Word или других приложениях, как показано выше. Чтобы массово добавить адреса в группу контактов в Outlook, сделайте следующее:
1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.
2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новое.
3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.
4. Нажмите Добавить участников в группе Участников олимпиады, выберите Из контактов Outlook.
5. Скопируйте данные в электронную таблицу Excel или документ Word.
6. в Выберите Участников олимпиады диалоговом окне вставьте данные в Участников олимпиады поле, а затем щелкните OK.
7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.
√ Примечание: каждый адрес электронной почты должен быть разделен точкой с запятой или знаком абзаца (одно имя и адрес в каждой строке). Если имя отсутствует, адрес будет использоваться для отображаемого имени в группе контактов.
Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике
Если вы хотите добавить всех получателей и отправителей письма или нескольких писем в группу контактов, или если вы хотите сгруппировать некоторых отправителей или получателей в своем почтовом ящике, вы можете использовать Добавить в группу featur е из Kutools для Outlook , удобная надстройка для Outlook, разработанная нашей командой. Он быстро создаст контактную группу в соответствии с вашими потребностями.
1. Выберите письма с получателями или отправителями, которых вы хотите добавить в группу контактов.
2. К Кутулс Плюс в Контакты группу, нажмите Добавить в группу.
3. в Добавить получателей в группы контактов диалоговое окно, выберите Все, Все отправители или Все получатели на Объем выпадающий список. Будут отмечены флажки рядом с адресами электронной почты, отвечающими этому условию.
4. В правой части диалогового окна выберите группы контактов, в которые вы хотите добавить адреса; Или вы можете создать новую группу контактов, нажав Новая контактная группа, затем установите флажок рядом с ним. Нажмите OK.
Если у вас не установлена надстройка Outlook, Нажмите здесь, чтобы скачать. Или вы можете использовать более неуклюжий способ: скопируйте адреса отправителей получателей, которых вы хотите добавить в группу контактов, а затем вставьте их в Участников олимпиады поле в Выберите участников чат. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к 4-7 шагам создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.
Редактировать группу контактов в Outlook
Бывают случаи, когда нам нужно отредактировать наши контактные группы: в вашей компании происходят кадровые изменения, коллеги и проекты приходят и уходят, поэтому вам нужно добавить или удалить некоторых участников; Члены контактной группы как бы смешаны, поэтому вы хотите разбить группу на две или более группы; Два отдела объединились, поэтому вам нужно объединить две контактные группы ……
Прежде чем мы это сделаем, нам нужно найти, где находятся группы:
Если ты видишь почта, пожалуйста, нажмите Адресная книга в группе Найдите под вкладкой Главная, а затем найдите группу во всплывающем диалоговом окне; Если вы перешли на Люди or Контакты на панели навигации в Outlook, вы можете найти группу в списке контактов, набрав ее имя в поле поиска над списком.
После того, как вы найдете группу контактов, дважды щелкните ее имя, чтобы открыть Контактная группа окно. Теперь найдите методы, перечисленные ниже, которые соответствуют вашим потребностям для следующего шага.
Добавление или удаление участников из контактной группы
• Чтобы удалить участников из контактной группы, выберите участников в открытом Контактная группа сначала окно, затем щелкните Удалить участника особенность в группе Участников олимпиады. Нажмите Сохранить и закрыть в группе Действия.
Разделить группу контактов в Outlook
Здесь мы перечислили два способа разделить группу контактов в Outlook: один - с собственной функцией, другой - с помощью Разделить на группу контактов особенность Kutools для Outlook.
• Вылил контактную группу в Outlook путем копирования и удаления
Допустим, вам нужно разделить контактную группу на две. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:
1. На Люди or Контакты найдите группу контактов, которую хотите отредактировать.
2. Щелкните правой кнопкой мыши (не отпускайте) группу и перетащите ее немного выше или ниже, отпустите кнопку мыши, вы увидите короткое всплывающее меню, как показано на скриншоте ниже, щелкните Копировать. В списке появятся две одинаковые группы контактов.
4. К настоящему времени у вас будут две новые группы контактов меньшего размера, щелкните Сохранить и закрыть.
• Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента.
Или если вы установили наши Kutools для Outlook на вашем компьютере, чтобы разделить группу контактов, выполните следующие действия:
1. Выберите группу контактов, которую хотите разделить (здесь я выбрал группу с именем ExtendOffice тест 1 например).
2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, найти Контакты группа в ленте Контакты, наведите на Разделить на группу контактов в раскрывающемся списке.
3. в Разделить на группу контактов в окне установите флажки рядом с членами группы, которых вы хотите переместить в новую группу контактов, нажмите Ok.
4. Назовите новую группу во всплывающем диалоговом окне, щелкните OK.
5. Две разделенные группы контактов появятся в списке контактов. Вы можете свободно открывать группы для просмотра их участников.
Разбейте группу контактов и добавьте ее участников в качестве контактов в Outlook
Чтобы разбить или, как мы говорим, удалить группу контактов в Outlook, вы можете просто перейти к Люди or Контакты страницу и щелкните правой кнопкой мыши группу, которую хотите удалить, и щелкните Удалить во всплывающем меню. Но если вы хотите добавить всех его участников в качестве отдельных контактов Outlook одновременно, проверьте два подхода, которые мы перечислили ниже:
• Разбейте контактную группу с помощью встроенной функции Outlook.
1. Дважды щелкните, чтобы открыть группу контактов в списке контактов.
2. Дважды щелкните участника, которого хотите добавить в список контактов.
4. Во всплывающем окне Контакты в окне вы можете добавить дополнительную информацию, если вам нужно, затем нажмите Сохранить и закрыть.
5. Повторите шаги 2–4, чтобы добавить всех участников.
6. Вернитесь к Люди or Контакты view, чтобы удалить группу контактов.
Метод подходит для групп, состоящих всего из нескольких членов. Если группа состоит из большого количества участников, метод будет тратить слишком много времени. В этом случае проверьте Ломать функция Kutools for Outlook ниже.
• Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook.
1. Выберите группу контактов, которую вы хотите разбить.
2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, нажмите Контакты группы > Ломать.
3. в Ломать окна, нажмите Все чтобы установить все флажки, затем нажмите Ok.
4. Появится диалоговое окно с запросом Вы хотите разбить эту группу контактов на отдельные контакты? Нажмите Да.
5. Все ее участники теперь добавлены в ваш список контактов, и группа контактов одновременно удаляется.
√ Примечание: если вы хотите добавить только некоторых из его участников в свой список контактов, установите флажки рядом с конкретными участниками, нажмите Ok чтобы добавить их в список при удалении из группы. Группа, содержащая участников, которых вы не проверили, все равно будет существовать.
Объединение групп контактов в одну в Outlook
Для объединения двух или более групп контактов в одну новую группу. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:
2. Нажмите Добавить участников в группе Участников олимпиады, выберите Из контактов Outlook.
3. в Выберите участников В диалоговом окне выберите группы контактов, которые вы хотите объединить.
4. Нажмите Участников олимпиады в нижнем левом углу диалогового окна, а затем щелкните OK.
5. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.
√ Примечание: описанный выше метод очень простой и быстрый. Однако группа, которую вы создали таким образом, похожа на большую группу, состоящую из нескольких маленьких, это не так удобно, когда вам нужно редактировать участников группы. Потому что вам придется открывать каждую небольшую группу для редактирования. Чтобы объединить несколько групп контактов и добавить только членов группы в одну группу. пожалуйста, проверьте Как объединить или объединить списки рассылки в Outlook?
2. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в окне Outlook.
3. в Вставить элемент в диалоговом окне выберите папку «Контакты» в определенном почтовом ящике, чтобы отобразить все контакты и группы контактов в этом почтовом ящике. пункты коробка. Теперь вы можете найти и выбрать группу контактов, а затем нажать OK чтобы вставить его как вложение.
Сохранить группу контактов в Outlook
2. Перетащите вложение на панель навигации и отпустите его. Люди or Контакты.
Это самый простой подход, вы можете нажать Люди or Контакты чтобы проверить только что сохраненную группу.
Область переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро просмотреть календари, контакты и задачи других пользователей. После первого просмотра папки пользователя общая папка будет добавлена в область переходов. Чтобы в следующий раз обратиться к этой папке, выберите ее в области переходов.
Одновременно в папке «Календарь» можно просматривать до 30 календарей, в том числе и календари других пользователей. В папке «Календарь» нажмите кнопку «Открыть общий календарь». Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Новый календарь появится рядом с уже отображаемым календарем. Можно быстро назначить встречу с пользователями, чей календарь отображается в данный момент. Для этого в меню Действия выберите команду Создать приглашение на собрание с, затем нажмите кнопку «Все» или выберите имя из списка.
Особые настройки отображения могут быть неправильно применены при одновременном просмотре нескольких календарей. Чтобы убедиться в том, что настройки применены правильно, щелкните правой кнопкой мыши любой календарь в списке и выберите в появившемся меню команду Открыть. Календарь будет открыт и закроет другие просматриваемые календари. Настройки представления для выбранного календаря будут применены и к остальным календарям, просматриваемым одновременно с данным. Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
Просмотр контактов другого пользователя
Просмотр задач другого пользователя
- В папке «Задачи» нажмите кнопку «Открыть общие задачи».
- Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Открывать можно только папки, существующие в Microsoft Outlook для различных объектов по умолчанию. Например, если пользователь создал дополнительный календарь, открыть можно только календарь, существующий по умолчанию.
- Чтобы удалить имя из списков Общие календари, Общие контакты или Общие задачи, щелкните правой кнопкой мыши имя, затем выберите в меню команду Удалить из (Общие календари, Общие контакты, Общие задачи).
- При открытии чужого календаря, контактов или задач путем выбора пункта меню «Папка другого пользователя» (меню Файл команда Открыть) имя пользователя будет добавлено в список «Другие календари», «Другие контакты» или «Другие задачи».
- Возможность просмотра объектов другого пользователя контролируется обладателем объектов. Даже при наличии разрешения на просмотр любые объекты, помеченные обладателем как частные, не будут отображать свои сведения.
- Для доступа к общим папкам «Журналов» и «Заметок» используйте аналогичные процедуры.
Предоставление папок «Календарь», «Контакты» и «Задачи» в общий доступ
В папке «Календарь», «Контакты» или «Задачи» в области переходов нажмите кнопку «Общий доступ к календарю», «Общий доступ к контактам» или «Общий доступ к задачам». Выполните одно из следующих действий:
Независимо от установленных разрешений объекты с пометкой Частное не будут отображены другим пользователям. Для предоставления доступа к папкам «Журнал» и «Заметки» используйте аналогичную процедуру.
Типы данных, к которым возможен совместный доступ с пользователями Schedule+
После установки Microsoft Outlook возможно выполнение следующих действий:
Глобальный список
Глобальный список адресов включает все имена и адреса электронной почты сотрудников организации. Адресная книга создается и обслуживается администратором сервера Microsoft Exchange, соответственно, для работоспособности данной функции требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Она также может содержать глобальные списки рассылки и адреса электронной почты общих папок. Подмножества глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе элементов списка Источник адресов из группы «All Address Lists». Глобальный список адресов может быть загружен для автономного использования.
Адресная книга Microsoft Outlook и контакты
Адресная книга Microsoft Outlook создается автоматически и содержит элементы папки «Контакты» для которых содержатся сведения в полях «Электронная почта» или «Факс». Они отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения «Контакты» в списке Источник адресов. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты Microsoft Outlook, поскольку контакты Microsoft Outlook обеспечивают большую гибкость и возможности настройки, чем личная адресная книга. Например, для контактов можно определять дни рождения, несколько типов телефонных номеров, годовщины, адреса webузлов и другие настраиваемые сведения. Адресная книга Microsoft Outlook доступна в автономном режиме. При создании дополнительных папок контактов можно установить параметры для каждой папки с целью ее использования в качестве части адресной книги Microsoft Outlook.
Личная адресная книга
Личные адресные книги больше нельзя создавать при помощи Microsoft Outlook. Личная адресная книга представляет собой создаваемые и поддерживаемы пользователем списки рассылки и список имен. Элементы личной адресной книги хранятся в файле, их можно скопировать на диск. Почтовые адреса личных контактов можно хранить в папке «Контакты» (рекомендуется) или в личной адресной книге.
Службы каталогов Интернета (LDAP)
Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которых нет в локальной адресной книге и в каталоге организации, таком как глобальный список адресов. Если каталог LDAP Протокол LDAP. Упрощенный протокол, обеспечивающий доступ к каталогам Интернета не является частью сети организации, для его просмотра необходимо подключение к Интернету.
Адресные книги сторонних поставщиков
Адресные книги сторонних поставщиков могут добавляться в Microsoft Outlook с помощью программ установки сторонних поставщиков. В Microsoft Outlook адресные книги сторонних поставщиков отображаются в списке Дополнительные типы адресных книг.
Изменение настроек адресной книги
Изменение настроек подключения к серверу и поиска в существующем каталоге LDAP.
Изменение расположения личных адресов.
- В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
- В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Выберите в списке Хранить личные адреса в книге нужный параметр.
По умолчанию личные адреса Microsoft Outlook хранятся в папке «Контакты».
Поиск имен в адресной книге
Поиск имен в Outlook можно осуществлять с помощью поля «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная. В поле «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная введите имя контакта, который требуется найти. Будет выполнен поиск во всех доступных адресных книгах, включая добавленные пользователем. Может быть введено сокращенное имя, например, «Сергей Т.», имя или фамилия, имя для отображения, а также адрес электронной почты и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем «Найти контакт» и выберите его имя.
Поиск имен в диалоговом окне Адресная книга
- В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
- В списке Источник адресов выберите адресную книгу для поиска имен.
- В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Найти и введите имя, по которому будет выполнен поиск.
В зависимости от того, какая адресная книга выбрана в списке Источник адресов, в диалоговом окне Поиск могут задавать дополнительные сведения, такие как псевдоним контакта и отдел, в котором он работает. Если в каталоге Интернета LDAP выполняется поиск адреса электронной почты, имеется возможность искать имя по первой букве или по буквам, имеющимся в имени. Установите переключатель Начинается с или Содержит.
Получение сведений об имени в адресной книге
- В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
- В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую имя, о котором необходимо получить сведения.
- В поле «Введите или выберите имя» введите необходимое имя.
- Щелкните имя в списке правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.
Открытие доступа к адресной книге в автономном режиме
Обновление адресной книги при синхронизации
Загрузка полностью не рекомендуется при отсутствии высокоскоростного подключения через локальную сеть (LAN). Автономная адресная книга в большой организации может составлять несколько сотен Мбайт. По умолчанию загружаются изменения, внесенные с момента последней доставки.
Как делегировать права доступа другим пользователям Exchange в Outlook?
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Делегирование прав доступа для других пользователей Exchange в Outlook 2010 и 2013
Чтобы делегировать разрешение на доступ другим пользователям Exchange для открытия и просмотра ваших папок в Microsoft Outlook, выполните следующие действия:
Шаг 1: нажмите Файл > Инфо > Настройки учетной записи > Делегировать доступ. См. Снимок экрана:
Внимание: Если вы не видите параметр «Делегированный доступ», возможно, вы находитесь не в учетной записи Exchange. Войдите в учетную запись Exchange, чтобы отобразить параметр делегированного доступа.
Шаг 2. В появившемся диалоговом окне «Делегаты» нажмите кнопку Добавить кнопку.
Шаг 3. Теперь вы попадаете в диалоговое окно «Добавить пользователей»,
(1) Щелкните, чтобы выделить имя пользователя Exchange, которому вы будете делегировать разрешение на доступ;
(2) Щелкните значок Добавить -> кнопка;
(3) Наконец, нажмите кнопку OK кнопку.
Шаг 4: Теперь появляется диалоговое окно «Делегировать разрешения».
(1) Щелкните поле за именем папки, например «Задачи», и выберите одно разрешение на доступ из раскрывающегося списка. См. Снимок экрана. А затем укажите разрешение доступа к другим папкам отдельно.
(3) Щелкните значок OK кнопку, чтобы выйти из диалогового окна Делегировать разрешения.
Шаг 4: нажмите OK в диалоговом окне "Делегаты".
До сих пор вы делегировали разрешение на доступ к указанным папкам указанным пользователям Exchange.
Делегирование прав доступа для других пользователей Exchange в Outlook 2007
Чтобы делегировать разрешение доступа другим пользователям Exchange для доступа к вашим папкам учетной записи Exchange, выполните следующие действия:
Шаг 1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, к которой вы будете делегировать доступ другим пользователям Exchange, и выберите Свойства из контекстного меню.
Шаг 2: В появившемся диалоговом окне Свойства папки щелкните значок Добавить Кнопка на Разрешения таб. См. Снимок экрана:
Шаг 3: Теперь вы попадаете в диалоговое окно «Добавить пользователей», щелкните, чтобы выделить имя пользователя Exchange, которому вы будете делегировать разрешение на доступ, щелкните значок Добавить -> и нажмите OK. См. Снимок экрана:
Шаг 4: Затем вы вернетесь в диалоговое окно Свойства папки и:
(1) Щелкните, чтобы выделить новое имя пользователя обмена, которое вы добавили на последнем шаге;
(2) Щелкните значок Уровень разрешения поле и выберите вариант из раскрывающегося списка, например редактор. См. Снимок экрана ниже.
(3) Щелкните значок OK кнопку.
Внимание: На самом деле этот метод также работает в Outlook 2010 и 2013 для делегирования прав доступа другим пользователям Exchange.
Доступ к папкам других пользователей Exchange с разрешением в Outlook
Если у вас есть разрешение на доступ к папке других пользователей Exchange, вы можете открыть указанную папку, выполнив следующие действия:
Шаг 1: нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Папка другого пользователя в Outlook 2013.
В Outlook 2010 и 2007 щелкните значок Файл > Откройте > Папка другого пользователя.
Шаг 2: Появится диалоговое окно «Открыть папку другого пользователя».
(1) Введите имя пользователя Exchange, который делегировал вам разрешение на доступ, в Имя и фамилия коробка;
(2) Щелкните значок Тип папки поле и щелкните имя папки в раскрывающемся списке. См. Снимок экрана:
В нашем случае другой пользователь Exchange (тв1) делегировать мне права доступа к папке с задачами.
Поэтому я указываю тип папки как Задачи на шаге 2. Затем я могу получить доступ к папке задач ttw1 в моем представлении задач. См. Снимок экрана ниже:
Допустим, вы хотите поделиться своими контактными группами со своими коллегами, как бы вы могли поделиться ими? А что, если сохранить в Outlook группы контактов, которые вам присылают? В этой статье рассказывается о совместном использовании групп контактов в Outlook.
Делитесь своими группами контактов (списками рассылки) в Outlook с другими пользователями
Если вы хотите поделиться своими группами контактов в Outlook с другими, вы можете сделать следующее:
1. в почта просмотр, создайте новое письмо, нажав Главная > Новый E-mail.
3. В открывшемся диалоговом окне «Вставить элемент»:
(1) Перейдите к Заглянуть поле, щелкните, чтобы выбрать Контакты папка, содержащая группы контактов, которыми вы будете делиться;
(2) Перейдите к пункты поле и щелкните, чтобы выбрать одну или несколько групп контактов, которыми вы хотите поделиться;
(3) Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:4. Теперь выбранные группы контактов добавляются в виде вложений в новое электронное письмо. Напишите письмо и отправьте его.
Если вы получили электронные письма с общими группами контактов, вы можете легко скопировать и сохранить группы контактов в папке «Контакты» в Outlook.
1. в почта нажмите, чтобы открыть электронное письмо, содержащее вложения контактной группы в Область чтения.
2. Выберите группы контактов в Область чтенияперетащите их на значок "Люди" or в области навигации, а затем отпустите кнопку мыши, пока курсор не изменится на. Смотрите скриншот:
Пока указанные группы контактов, которыми с вами поделились другие пользователи, были скопированы и сохранены в папке контактов.
Пакетное сохранение каждого члена группы контактов (списка рассылки) как отдельного контакта в Outlook
С Kutools для Outlook Разрыв контактной группы функция, вы можете быстро сохранить всех или нескольких выбранных участников в отдельные контакты в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Читайте также: