Microsoft outlook 2016 может использоваться как
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
2. Основной почтовый ящик
Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
4. Очистка папок
5. Отложенная доставка
6. Быстрые действия
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.
8. Правила
Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.
Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.
9. Имена учётных записей
По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.
Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
В закладки
Никто не оспаривает лидерство, но у Microsoft есть отличные тузы в рукаве.
Не для хипстеров
Электронная почта живее всех живых даже в век засилья мессенджеров. Мелкие вопросы удобно решать в скайпе или Slack, пока их немного. Дальше – «скиньте на почту, плиз». И вот тогда начинается реальная работа. Чем больше её в вашей жизни, тем больше писем приходится разгребать каждый день.
Статистика за 2015 год неумолима: с «электронкой» большинство из нас работает в клиенте Mail на айфоне и веб-версии Gmail. И тот, и другой вариант возникли не на ровном месте. Шесть лет я использую только эти два инструмента – но недавний выход нового Office для Mac заставил задуматься и попробовать кое-что новенькое.
Outlook в 2015 году. Чем лучше?
Итак, тот самый Office для Mac. Версия 2016. Большая перезагрузка, о которой мечтал каждый «маковод». Пробуждаемся от страшного сна Office 2011, который мучал одних и заставлял других, глубоко вздыхая, ставить Windows.
Новая версия Office отражает всё, что произошло с Microsoft за последние полтора года. Она быстрая, яркая, удобная, но главное – современная и стандартизированная. Подробнее о некоторых моментах я рассказывал в статьях:
Большинство из нас знают пакет Office по трём приложениям – Word, Excel, Powerpoint. А ещё есть Outlook.
Очень долго Outlook был строжайшим стандартом почтового клиента в большинстве мировых компаний. Согласитесь, за это время многие действия в нём записались в мышечную память – в особенности запуск отправки/доставки почты. Чтобы не разгневать десятки миллионов нынешних пользователей программы, Microsoft должна была подойти к обновлению «аутлука» с огромной осторожностью: одна мысль о том, что сотрудникам с 15-летним стажем придётся переучиваться, вселяет ужас в каждого сисадмина :)
В итоге новый Outlook для Mac, входящий в состав пакета Office 2016, блещет довольно специфическими изменениями. Но их ждали. Ох как их ждали!
Что нового в Outlook 2016
1. Мгновенная доставка почты – Push-уведомления
Тут иначе не скажешь. Свершилось чудо! Смахнём скупую слезу :)
Пользователям онлайн-версии Outlook или того же Gmail эта проблема может быть незнакомой. Но юзеры десктопного Outlook знают, о чём речь. До сих пор в Outlook для Mac сохранялся рудимент – ручной механизм отправки/доставки почты.
2. Организация переписок
Сколько писем приходит вам каждый день? 10? 20? Может, 100 и больше?
Писем много, времени мало. С каждым – своя тема. За примерами далеко ходить не надо: на позапрошлой неделе мы набирали авторов, и общение с некоторыми растянулось на второй десяток писем. Умножаем это на четыре сотни желающих… итого 800 писем только вокруг этой темы.
В таких условиях «умная» группировка писем становится необходимостью. Новый Outlook для Mac научился группировать письма в «ветки» – переписки с историей а-ля современный мессенджер. У всех писем теперь есть контекст, даже если ваш адресат повадился удалять историю переписки (или за него это делает почтовый клиент). Не нужно зондировать почтовый ящик в поисках нужной корреспонденции, пытаясь доказать свою правоту в переписке.
3. Улучшение производительности
Этот пункт относится не только к Outlook, но и ко всему Office. Пакет офисных приложений Microsoft для Mac давно надо было перерабатывать с нуля, уж больно много проблем и откровенных глупостей скопилось за столь долгое время.
Office 2016 отличается от старой версии повышенным быстродействием и меньшим количеством глюков. Переписано ядро многих приложений, включая тот самый почтовый клиент. Версия для Mac объективно перестала «тупить» при работе с большой базой писем и адресатов – которая обязательно скапливается за несколько лет работы, особенно на больших корпоративных аккаунтах.
Microsoft не разглашает технические требования приложений Office для Mac, но новая версия должна отлично работать на всех Mac, на которые её вообще можно поставить. Единственное «но», которое стоит обязательно учитывать – установить Office 2016 на данный момент можно только на самую новую модификацию OS X. Сейчас это Yosemite. Кто не обновился, тот сам виноват.
Приятный бонус для маководов: появилась полноценная поддержка мультитач-жестов трекпада – смахивания, “зумы” и так далее.
4. Новый дизайн
Как я уже писал, глобальных «редизайнов» в Outlook не могло быть в принципе. Те, кто последний раз видел Outlook в начале 2000-х, мгновенно узнают окно набора нового письма.
В то же время лоскутное одеяло разномастных клавиш главного экрана Outlook в Mac никуда не годилось. И поэтому его немного переделали, придав современного лоска и дотянув его интерфейс до стандарта Windows. То есть до «идеала», в данном случае иначе не скажешь.
Главная «сила» Outlook, на мой взгляд – то, как в нём устроена работа с событиями и календарём. Никакой Gmail даже близко не подходит к тому, как удобно, быстро и легко ставить себе задачи, планировать неделю, вести актуальные заметки и работать с контактами в «аутлуке». Новая версия в этом плане стала ещё лучше: к примеру, появилась возможность открывать несколько разных календарей сразу, переносить уже назначенные события с оповещением всех участников – и смотреть погоду :) Последнее из числа мелочей, но приятно.
Важный момент: новая версия Office для Mac, в том числе Outlook, полностью поддерживает Retina-дисплеи. Шрифты, графика, интерфейс – всё выглядит отлично на современных MacBook.
5. Много небольших, полезных нововведений
Outlook для Mac обзавёлся удобным интерфейсом прикрепления файлов, созданных в других приложениях Office. По сути, сделали историю – недавно использовавшихся, открытых вложений из почты и других программ пакета Microsoft.
Сами файлы теперь необязательно отправлять в виде вложений: если они хранятся в OneDrive или SharePoint, к ним можно просто предоставить удалённый доступ (с возможностью внесения правок или без неё). Получается, можно работать с несколькими получателями над одним и тем же документом.
Строка поиска стала умнее: появился механизм, распознающий имена регулярных адресатов вашего почтового ящика – тех, с кем ведёте переписку чаще остальных.
Интересно, что фича самообучается, исходя из ваших действий: чем чаще вы игнорируете те или иные письма, тем ниже будет их приоритет. Конечно, это можно выключить или тонко настроить – специально для тех, кто не доверяет искусственному интеллекту.
Чем Outlook превосходит Gmail
1. Отлично работает в оффлайне
Вчера я ехал в поезде. Мне нужно было ответить на 84 письма. Обязательно с компьютера. Интернета в пути нет, клиенты к аккаунту не подключены. В итоге потратил практически всю ночь.
Как же надоела эта постоянная привязка к онлайну. Что в сторонних клиентах, что в Outlook можно уверенно работать в оффлайне. Письма просто отправятся, как только подключишься к интернету. Такая базовая мелочь, но как мешает иногда работать, особенно в путешествиях и командировках!
2. Проще содержать в чистоте
Чтобы организовывать почту в Gmail, приходится использовать систему «ярлыков». По каким-то странным причинам Google не любит концепцию папок и отказывается её реализовывать. Если покопаться, можно настроить автоматическое назначение ярлыков новым письмам, что сильно упростит обратную связь и последующую очистку ящика.
Но в Outlook с этим всё равно проще. Во-первых, есть папки. Понятная каждому идея. Во-вторых, уже предустановлены все необходимые фильтры. Например, искренне не понимаю, почему Google по умолчанию не созадёт ярлык «непрочитанное». Тут всё это уже есть. Отдельная вкладка для наведения порядка в почте – услада для глаз и бальзам для нервов. Вопрос решается в пару кликов. А не копанием в ярлыках, настройке фильров «ручками» и прочих «андроидах».
3. Отличная интеграция календаря и заметок
Уверен, если принять 100 грамм «андроида» на грудь и выкурить пять-шесть мануалов, в веб-версии Gmail получится разобраться, как быстро добавлять и одновременно контролировать задачи и планировать день в календаре. В то же время в Outlook с этим вообще не надо мучаться: кликаешь и получаешь всю инфу рядом.
Может, когда-нибудь Google выпустит достойный клиент для Mac, который не будет тормозить, поедать виртуальную память и иметь логичный, эффективный интерфейс. Сейчас же мы вынуждены мириться. Ну или не мириться, если вы настроили работу с почтой через Outlook и никаких проблем уже не знаете.
Как попробовать Outlook для Mac
Обновлённый Outlook распространяется через обновлённый Microsoft Office в рамках подписки Office 365. Получить её прямо сейчас можно двумя способами:
Новый Office доступен только владельцам Mac. И пока только по подписке. Выбрать вариант будете сами:
В закладки
Никто не оспаривает лидерство, но у Microsoft есть отличные тузы в рукаве. Не для хипстеров Электронная почта живее всех живых даже в век засилья мессенджеров. Мелкие вопросы удобно решать в скайпе или Slack, пока их немного. Дальше – «скиньте на почту, плиз». И вот тогда начинается реальная работа. Чем больше её в вашей жизни, тем.
Никита Горяинов
Для многих пользователей Outlook является просто почтовым клиентом, который может принимать и отправлять письма. Однако этим его возможности не ограничиваются. И сегодня мы поговорим о том, как пользоваться аутлуком и какие еще есть возможности в этом приложении от компании Майкрософт.
Конечно, прежде всего, Outlook это почтовый клиент, который предоставляет расширенный набор функций для работы с почтой и управления почтовыми ящиками.
Для полноценной работы программы необходимо создать учетную запись для почты, после чего, можно приступать к работе с корреспонденцией.
Главное окно программы разделено на несколько областей – ленточное меню, область списка учетных записей, список писем и область самого письма.
Еще один удобный инструмент для работы со списком писем – это быстрый поиск.
Если в поисковую строку начать вводить часть заголовка письма, то Outlook тут же отобразит все письма, которые удовлетворяют поисковой строке.
А если в поисковой строке ввести «кому:» или «откого:» и далее указать адрес, то Outlook отобразит все письма, которые были отправлены или получены (в зависимости от ключевого слова).
Для указания адресов получателя (или получателей) можно воспользоваться встроенной адресной книгой, в которую можно войти, нажав на кнопку «Кому». Если же адрес отсутствует, то его можно ввести вручную в соответствующем поле.
Помимо работы с почтой, Outlook также можно использовать и для планирования своих дел и встреч. Для этого здесь имеется встроенный календарь.
Для перехода к календарю, необходимо воспользоваться навигационной панелью (в версиях 2013 и выше, навигационная панель располагается в нижней левой части главного окна программы).
Из основных элементов, здесь можно создавать различные события и встречи.
Для этого можно либо кликнуть правой кнопкой мыши по необходимой ячейке в календаре или же, выделив нужную ячейку, выбрать нужный элемент на панели «Главная».
Здесь же можно и пригласить участников собрания. Для этого достаточно кликнуть по кнопке «Пригласить участников» и выбрать необходимых, кликнув по кнопке «Кому».
Таким образом, вы можете не только планировать свои дела с помощью Outlook, но и приглашать других участников при необходимости.
Итак, мы с вами рассмотрели основные приемы работы с приложением MS Outlook. Конечно же, это не все возможности, которые предоставляет этот почтовый клиент. Однако, даже с этим минимум вы сможете вполне комфортно работать с программой.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Работа с письмами
Одной из ключевых особенностей почтовика от Microsoft является возможность настроить превью писем, то есть, первые несколько строчек, которые отображаются ещё до открытия письма. Данная функция позволяет экономить время, так как иногда можно сразу понять смысл письма только по первым нескольким фразам. В большинстве почтовых сервисов видны только тема письма и первые пара слов, к тому же количество первых видимых символов невозможно изменить.
Соответственно, программа предоставляет различные стандартные функции для работы с письмом. Вы можете поместить его в корзину, добавить определённую пометку, отметить как важное для прочтения, перенести в какую-либо папку или пометить как спам.
Быстрый поиск контактов
Погода и календарь
В Outlook есть возможность просматривать погоду. По плану разработчиков, эта возможность заранее должна помочь определится с планами на день или на несколько дней вперёд. Также, в клиент встроен «Календарь» по аналогии со стандартным «Календарём» в Windows. Там вы можете создать список задач на определённый день.
Синхронизация и персонализация
Вся почта легко синхронизируется с облачными сервисами Microsoft. То есть, если вы имеете аккаунт на OneDrive, то все письма и вложения к ним вы можете просматривать с любого устройства, где даже не установлен Outlook, но есть Microsoft OneDrive. Эта функция может оказаться полезной, если вы не можете найти нужное вложение в Outlook. Все вложения к письмам хранятся в облаке, благодаря чему их размер может составлять до 300 Мб. Однако, если вы часто прикрепляете или получаете письма с большими вложениями, то ваше облачное хранилище может очень быстро засориться ими.
Также, вы можете настроить основной цвет интерфейса, выбрать узор для верхней панели. В выбранный цвет окрашивается верхняя панель и подсветка некоторых элементов. Интерфейс включает возможность разделять рабочую область на два экрана. Например, на одной части экрана отображено меню и входящие письма, а на другой пользователь может вести переписку или просматривать папку с другой категорией писем.
Взаимодействие с профилями
Профили в Аутлуке необходимы для хранения определённых данных о пользователе. К профилю привязывается не только та информация, которая заполняется самим пользователем, но и пришедшие/отправленные письма. Основная информация о профиле хранится в реестре Windows.
К программе можно привязать несколько аккаунтов. Например, один для работы, другой — для личного общения. Возможность создавать сразу несколько профилей будет полезна руководителям и менеджерам, так как в одной программе с приобретённой мультилицензией можно создавать аккаунты для каждого из сотрудников. При необходимости, между профилями можно переключаться.
Также, в Аутлук есть интеграция с аккаунтами Skype и другими сервисами Microsoft. В новых версиях, начиная с Outlook 2013, нет поддержки аккаунтов Facebook и Twitter.
С Outlook в связке также идёт приложение «Люди». Оно позволяет импортировать контактную информацию людей из их аккаунтов в Facebook, Twitter, Skype, LinkedIn. К одному человеку можно прикрепить ссылки на несколько социальных сетей, где он состоит.
Достоинства
- Удобный и современный интерфейс с качественной локализацией;
- Упрощённая работа с несколькими аккаунтами;
- Возможность загружать большие файлы в качестве вложения к письмам;
- Есть возможность купить мультилицензию;
- Легко работать с несколькими учётными записями одновременно.
Недостатки
- Данная программа платная;
- Возможность работать оффлайн не до конца проработана;
- Нельзя делать пометки к различным email-адресам.
MS Outlook больше подойдёт для корпоративного использования, так как пользователям, которым не нужно обрабатывать большое количество писем и работать с командой, данное решение будет практически бесполезным.
Для корректной работы программы Outlook необходимо подключение учетной записи. При использовании лицензионной версии синхронизация с профилем Microsoft обычно происходит автоматически, однако часто этот адрес электронной почты не является основным для пользователя, поэтому требуется другое подключение. Сейчас для синхронизации нужно выполнить всего пару простых действий:
-
После запуска перейдите на вкладку «Файл».
Решение проблем с подключением
Вкратце рассмотрим ситуацию, когда при выполнении описанных выше действий подключить профиль электронной почты не получается. В таком случае придется производить синхронизацию вручную, заранее узнав, какой тип пересылки необходимо выбрать. Разберем эту ситуацию на примере почтового сервиса Gmail.
-
Откройте почтовый ящик через любой браузер и перейдите к списку всех настроек, нажав по значку с шестеренками.
Если речь идет о корпоративном адресе с особыми настройками и наличием домена, обратитесь к системному администратору для решения проблем с подключением, поскольку в этом случае автоматическая синхронизация, скорее всего, не удастся.
Шаг 2: Создание папок
-
Перейдите на вкладку «Папка» и нажмите кнопку «Новая папка».
Шаг 3: Настройка вида писем
-
Сначала отметим, что все картинки по умолчанию скрыты из соображений безопасности, в чем вы можете убедиться, открыв любое письмо, содержащее изображение. Для исправления ситуации нажмите по соответствующему уведомлению левой кнопкой мыши.
Шаг 4: Добавление иконок быстрого доступа
-
Для этого разверните меню быстрого доступа на верхней панели.
Шаг 5: Общие параметры
В завершение поверхностно разберем основные параметры программы, которые могут оказаться полезными. Дело в том, что их действительно много, а большая часть не нужна юзеру, поэтому упомянем только их расположение и общее предназначение, чтобы вы понимали, где какую настройку искать.
-
Сначала откройте меню «Файл».
Это была только основная информация по настройке Outlook, все остальные действия осуществляются на усмотрение пользователя и в соответствии с условиями работы с его учетными записями. Для получения базовых сведений о том, как работать в данном почтовом клиенте, откройте статью по следующей ссылке.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Читайте также: