Microsoft office access 2007 база данных что это
Microsoft Access 2010 - последующая версия современного движка СУБД, использующего при подключении массу нативных и сторонних OLEDB- и ODBC-контейнеров. Благодаря интеграции с реляционной системой MS SQL Server и табличным процессором Excel, перенос данных между различными источниками не составляет никаких усилий: все, что нужно сделать, - это создать подключение, пройти аутентификацию, и прописать бизнес-логику. Система управления базами данных Access 2010 прекрасно адаптирована для работы с широким разнообразием форматов и типов полей. Так, пользователи могут добавлять в ячейки таблиц числовые и текстовые данные, URL-ссылки, изображения, дату и время, флажки, а также файловые вложения и формулы. Также инструментарий Access 2010 располагает механиками для экспорта данных из таблиц в документы Word, списки SharePoint, ODBC-источники, HTML-документы и файлы dBASE. Аналогично другим компонентам Microsoft Office 2010, содержимое Access 2010 может вмещать в себя макросы, призванные автоматизировать наиболее частые операции с БД и привязать их к горячим комбинациям клавиш на клавиатуре. Наконец, администратор БД может прибегнуть к резервированию и восстановлению данных из резервной копии.
Дополнительные преимущества и опции Microsoft Access 2010
В следующей ревизии своего титульного проекта для работы с крупными массивами данных разработчики реализовали следующие инновационные решения и элементы:
- усовершенствованный конструктор макросов
- обеспечение общего доступа к БД в глобальной сети
- поля с вычисляемыми значениями
- улучшенный построитель выражений
- новые шаблоны БД
- рабочая область “Список полей”
- новый модифицированный интерфейс
- наглядное репрезентативное представление Backstage
- объекты с вкладками
- область навигации
- добавлены новые типы данных и элементы управления
- экспорт в формат PDF и XPS
- усовершенствована безопасность
- улучшена презентация контента
- внедрение нового режима макета, помогающего ускорить разработку форм и отчетов
- определенные части приложения предоставляют возможности добавления новых функций в уже реализованную структуру БД.
На нашем веб-ресурсе вы можете скачать полную русскую версию пакета Access 2010, не прибегая к процедуре регистрации аккаунта. Все ПО на портале распространяется бесплатно и в полном объеме. Перед загрузкой дистрибутива убедитесь, что ваше используемое аппаратное обеспечение отвечает заданным параметрам.
Системные требования Microsoft Access 2010
Прежде, чем приступать к непосредственной работе с СУБД Access 2010, стоит еще раз удостовериться, что ваш текущий компьютер или ноутбук отвечает необходимым аппаратным требованиям и характеристикам. Детальный перечень технических спецификаций используемого устройства приведен чуть ниже:
Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи, такие как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.
Данная статья содержит общие сведения о структуре базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. Кроме того, в статье описано, как, для чего и когда следует использовать каждый из этих инструментов.
Примечание: Эта статья посвящена классическим базам данных Access, которые включают в себя один или несколько файлов, где хранятся все данные и определены все возможности приложения, такие как формы для ввода данных. Некоторые сведения из статьи неприменимы к веб-базам данных и веб-приложениям Access.
В этой статье
Общие сведения
База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.
Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.
Файлы баз данных Access
Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.
1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.
2. Извлечение данных с помощью запроса.
3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.
4. Отображение или печать данных с помощью отчета.
Все эти элементы: таблицы, запросы, формы и отчеты — представляют собой объекты базы данных.
Примечание: Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.
Таблицы и связи
Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях создать связи на вкладке объекта "Схема данных" невозможно. Используйте для этого поля подстановки.
1. Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке рассылки, теперь находятся в таблице "Покупатели".
2. Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице "Заказы".
3. Уникальный код, например код покупателя, позволяет отличать записи в таблице друг от друга. Добавляя уникальное поле кода из одной таблицы в другую и определяя связи между полями, Access может сопоставить связанные записи в обеих таблицах, чтобы их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.
Запросы
С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать запросы для обновления или удаления записей невозможно.
1. Таблица "Покупатели" содержит сведения о покупателях.
2. Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах.
3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.
Формы
Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора.
Примечание: Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях используется режим макета, а не конструктора.
1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра всех данных в одной записи иногда необходимо прокрутить ее горизонтально. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно обновить данные из нескольких таблиц одновременно.
2. В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.
3. Форма может содержать кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.
Отчеты
1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.
2. Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.
3. Использование отчета для отображения рассчитанных итоговых данных.
После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных Access, ознакомьтесь со сведениями об использовании встроенных инструментов для изучения конкретной базы данных Access.
Просмотр подробных сведений об объектах в базе данных
Лучше всего ознакомиться с определенной базой данных с помощью архивариуса базы данных. Он используется для создания отчетов с подробными сведениями об объектах в базе данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете. Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах.
Откройте нужную базу данных.
На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.
В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.
Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.
Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.
Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать.
Просмотр таблицы в режиме конструктора
Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.
Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля и любые маски ввода или узнать, используются ли в таблице поля подстановок — поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление. Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы. Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.
Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора.
При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных.
Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных "Числовой" не поддерживает ввод текста.
Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля.
Поле подстановок отображает один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилию), но обычно хранит другой набор значений (одно поле, такое как числовой код). Например, поле подстановок может содержать код сотрудника (хранимое значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.
На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить.
Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы. Существует также другой тип поля подстановок — список значений, который использует определенный в программе список вариантов. На приведенном ниже рисунке показан типичный список значений.
По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных.
Лучший способ найти списки подытогов и значений — отобразить вкладку Под поиск и щелкнуть записи в столбце Тип данных для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей подпапок и списков значений см. по ссылкам в разделе См. также .
Просмотр связей между таблицами
Чтобы получить графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и связей между таблицами, используйте вкладку объектаСвязи. Вкладка объекта Связи позволяет получить общее представление о таблице и структуре связей базы данных; эти сведения необходимы при создании или изменении связей между таблицами.
Примечание: Вкладку объекта Связи можно также использовать для добавления, изменения или удаления связей.
Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.
На вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Связи.
Откроется вкладка объекта Связи, на которой будут показаны связи между всеми таблицами в открытой базе данных.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать вкладку объекта "Схема данных" невозможно.
В этой статье описаны элементы пользовательского интерфейса Access и ссылки на дополнительные сведения об этих элементах и о том, как настроить интерфейс.
В этой статье
Общие сведения
В пользовательском интерфейсе Access есть три основных компонента:
Лента — полоса вкладок в верхней части окна программы, которая содержит группы команд.
Представление Backstage — это набор команд, которые вы видите на вкладке "Файл" на ленте.
Область навигации — это левая часть окна программы Access, которая позволяет работать с объектами базы данных.
Эти три элемента обеспечивают среду, в которой создаются и используются базы данных.
Лента
Лента является основной заменой меню и панели инструментов. В основном она состоит из вкладок с группами кнопок.
На ленте есть основные вкладки, которые группировать часто используемые команды, контекстные вкладки, которые отображаются только при их использовании, и небольшая панель инструментов, которую можно настроить с помощью избранных команд.
Некоторые кнопки на вкладке ленты предоставляют вам коллекции вариантов, а другие запускают команды.
Представление Backstage
Представление Backstage содержит команды и сведения, которые применяются во всей базе данных, например для сжатия и восстановления,а также команды, которые в более ранних версиях были в меню "Файл", например "Печать".
Область навигации
С помощью области навигации можно систематизировать объекты базы данных, что является основным средством открытия или изменения ее оформления.
В области навигации есть категории и группы. Вы можете выбрать один из множества вариантов организации, а также создать собственную организационную схему в области навигации. По умолчанию в новой базе данных используется категория "Тип объекта", которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. Категория "Тип объекта" организована для объектов базы данных так же, как окно базы данных, отображаемое по умолчанию в более ранних версиях.
Вы можете свернуть или скрыть ее, но не скрыть ее, открыв объекты базы данных перед ней.
Представление Backstage
Представление Backstage занимает вкладку "Файл" на ленте и содержит множество команд. Представление Backstage также содержит другие команды, которые применяются к всему файлу базы данных. Если открыть Access, но не базу данных (например, открыть Access из меню "Пуск" Windows), откроется представление Backstage.
В представлении Backstage можно создать новую базу данных, открыть существующую и выполнить много задач обслуживания файлов и баз данных.
Создание пустой базы данных
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Выполните одно из следующих действий:
Создание веб-базы данных
В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая веб-база данных".
В правой области в поле "Пустая веб-база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте то, которое вам нужно.
Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.
Создание базы данных рабочего стола
В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая база данных".
В области "Пустая база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте нужное имя.
Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.
Создание базы данных на базе образца шаблона
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Щелкните "Образцы шаблонов"и просмотрите доступные шаблоны.
Когда вы найдете нужный шаблон, щелкните его.
В поле "Имя файла" справа введите имя файла или используйте его.
Access создаст базу данных на базе шаблона и откроет ее.
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Примечание: Вы также можете найти шаблон с помощью предоставленного поле поиска.
В поле "Имя файла" введите имя файла или используйте его.
Access автоматически скачивает шаблон, создает базу данных на его основе, сохраняет его в папке "Документы" (например, в папке "Мои документы") и открывает базу данных.
Когда вы открываете (или создаете и открываете) базу данных, Access добавляет имя файла и ее расположение во внутренний список последних использованных документов. Этот список отображается на вкладке "Последние" представления Backstage, так что вы можете легко открыть последние использованные базы данных.
Открытие недавно использованной базы данных
В представлении Backstage щелкните "Последние"и выберите базу данных, которую вы хотите открыть.
Access откроет базу данных.
Открытие базы данных в представлении Backstage
Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне "Открыть" найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку "Открыть".
Откроется база данных.
Лента
Лента является основной заменой меню и панели инструментов и предоставляет основной интерфейс команд в Access. Одно из главных преимуществ ленты состоит в том, что она объединяет в одном месте те задачи или точки входа, которые использовались для отображения меню, панели инструментов, области задач и других компонентов пользовательского интерфейса. Таким образом, вы сможете искать команды в одном месте, а не в разных местах.
Когда вы открываете базу данных, лента отображается в верхней части главного окна Access, где команды отображаются на активной вкладке.
Лента содержит набор вкладок с командами. В Access основными вкладками команд являются "Файл", "Главная","Создание","Внешниеданные" и "Средства управления базами данных". Каждая вкладка содержит группы связанных команд, и в этих группах находятся новые элементы пользовательского интерфейса, такие как коллекции — новый тип элемента управления, который визуально представляет варианты выбора.
Команды, доступные на ленте, также отражают текущий активный объект. Например, если в таблице, открытой в представлении таблицы, при нажатии кнопки "Форма" на вкладке "Создание" в группе "Формы" будет создаваться форма на основе активной таблицы. Таким образом, имя активной таблицы ввели в свойстве RecordSource новой формы. Кроме того, некоторые вкладки ленты отображаются только в определенных контекстах. Например, вкладка "Конструктор" появляется только в том случае, если объект открыт в конструкторе.
Для этого можно использовать сочетания клавиш. Все сочетания клавиш, которые были доступны в предыдущих версиях Access, по-прежнему работают. Система клавиатурного доступа заменяет ускорители меню в более ранних версиях Access. В этой системе используются небольшие индикаторы с одной буквой или сочетанием букв, которые появляются на ленте при нажатии клавиши ALT. Эти индикаторы показывают, какие сочетания клавиш активют нижеуголнее.
Выбрав вкладку команды, можно просмотреть доступные на нее команды.
Выбор вкладки команды
Откройте нужную вкладку.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся подсказки клавиатуры.
Нажмите клавиши, показанные на подсказке клавиатуры, или ближе всего к нужной вкладке команд.
Выполнить команду можно различными способами. Самый быстрый и прямой маршрут — использование сочетания клавиш, связанного с командой.
Дополнительные сведения о сочетаниях клавиш см. в сочетаниях клавиш в Access.
Выполнение команды
Щелкните соответствующую вкладку для команды. В следующей таблице показаны выборки с выборками вкладок и командами, доступными на каждой вкладке. Доступные вкладки и команды зависят от того, что вы делаете.
Вкладка "Команды"
Часто вещей, которые можно сделать
Выберите другое представление.
Копирование и копирование из буфера обмена.
Установите текущие характеристики шрифта.
Настройка текущего выравнивания шрифта.
Применение форматирования текста к полю МЕМО.
Работа с записями ("Обновить", "Новое", "Сохранить", "Удалить", "Итоги", "Орфография", "Другое").
Сортировка и фильтрация записей.
Создайте пустую таблицу.
Создайте таблицу на ее шаблоне.
Создайте список на сайте SharePoint и таблицу в текущей базе данных, связанную с созданным списком.
Создайте пустую таблицу в конструкторе.
Создайте форму на основе активной таблицы или запроса.
Создайте новую таблицу или диаграмму.
Создайте новый отчет на основе активной таблицы или запроса.
Создайте новый запрос, макрос, модуль или модуль класса.
Импорт внешних данных или связывать их с данными.
Сбор и обновление данных по электронной почте.
Создавать сохраненные импорты и сохраненные экспорты.
Запустите диспетчер связанных таблиц.
Инструменты для работы с базами данных
Перемещение некоторых или всех частей базы данных на новый или существующий сайт SharePoint.
Запустите Visual Basic или запустите макрос.
Создание и просмотр связей между таблицами.
Показать или скрыть зависимости объектов.
Запустите документер базы данных или проанализируйте производительность.
Перемещение данных в Microsoft SQL Server или в базу данных Access (только таблицы).
Управление надстройами Access.
Создание или изменение модуля Visual Basic для приложений (VBA).
Щелкните один из хим. Кроме того, если вы знаете сочетания клавиш для команды из более ранней версии Access, введите его с помощью клавиатуры.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся клавиши доступа.
Нажмите клавиши, показанные в подсказке клавиатуры, связанной с нужной командой.
Контекстные вкладки команд
Кроме стандартных вкладок команд, в Access также доступны контекстные вкладки команд. В зависимости от контекста (то есть объекта, с которым вы работаете и что вы делаете) рядом со стандартными вкладками команд могут появиться одна или несколько контекстных вкладок команд.
Активация контекстной вкладки команды
Щелкните контекстную вкладку команды.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся клавиши доступа.
Нажмите клавиши, показанные в клавише доступа, которая отображается в контекстной вкладке или ближе всего к ней.
Контекстные вкладки команд содержат команды и функции, необходимые для работы в определенном контексте. Например, если таблица открыта в конструкторе, контекстные вкладки содержат команды, которые применяются только при работе с таблицей в этом представлении. В качестве еще одного примера при открытие таблицы в конструкторе рядом с вкладками "Дополнительные средства" появляется контекстная вкладка "Конструктор". Если щелкнуть вкладку "Конструктор", на ленте будут показаны команды, доступные только в том случае, если объект находится в конструкторе.
На ленте также используется тип управления, называемый галереей. Эта система предназначена для того, чтобы привлечь ваше внимание к нужному результату. Вместо того чтобы просто показывать команды, в коллекции показан результат их применения. Вы можете визуально просматривать и просматривать возможности Access 2010, сосредоточившись на результатах, а не только на командах.
Они могут быть разных фигур и размеров. На ленте есть макет сетки, представление в меню, которое пропадет, и даже макет на ленте, в который помещается содержимое коллекции.
Скрытие ленты
Иногда может потребоваться немного больше места для выделять место для работы. Поэтому ленту можно свернуть, чтобы оставалась только полоса с вкладками команд. Чтобы скрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команды. Чтобы снова от показать его, еще раз дважды щелкните активную вкладку команды.
Скрытие и восстановление ленты
Дважды щелкните активную вкладку команды (активная вкладка является выделенной).
Дважды щелкните активную вкладку команды еще раз, чтобы восстановить ленту.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа — это панель инструментов, смежная с лентой, позволяющая получать доступ к командам одним щелчком мыши. По умолчанию к таким командам относятся команды "Сохранить", "Отменить" и "Отменить", а также настроить панель быстрого доступа, чтобы включить в нее другие часто частоиспользные команды. Вы также можете изменить расположение панели инструментов и от размера по умолчанию к большому. Рядом с вкладками команд на ленте появится небольшая панель инструментов. При переключении в большой размер панель инструментов появляется под лентой и расширяет ее полную ширину.
Настройка панели быстрого доступа
Щелкните правую стрелку вниз на панели инструментов.
В области "Настройка панели быстрого доступа"выберите команду, которую вы хотите добавить, и все готово.
Если команды нет в списке, нажмите кнопку "Другиекоманды" и перейдите к следующему шагу этой процедуры.
В диалоговом окне "Параметры Access" выберите команду или команды, которые вы хотите добавить, а затем нажмите кнопку "Добавить".
Чтобы удалить команду, выделите ее в списке справа и нажмите кнопку "Удалить". Также можно дважды щелкнуть команду в списке.
По завершении нажмите кнопку ОК.
Область навигации
Когда вы открываете базу данных или создаете новую, имена объектов базы данных отображаются в области навигации. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макрос и модули.
Чтобы открыть объект базы данных или применить команду к объекту базы данных, щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню элемент меню. Команды в контекстном меню зависят от типа объекта.
Открытие объекта базы данных, например таблицы, формы или отчета
Дважды щелкните объект в области навигации.
В области навигации выберите объект и нажмите ввод.
В области навигации щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите "Открыть".
Обратите внимание, что в диалоговом окне "Параметры переходов" можно настроить параметры открытия объектов одним щелчком мыши.
В области навигации объекты базы данных делятся на категории, которые содержат группы. Некоторые категории предопределяются, и вы можете создавать собственные настраиваемые группы.
По умолчанию при открытие базы данных, в том числе баз данных, созданных в более ранних версиях Access, области навигации появляются. Вы можете сделать так, чтобы по умолчанию не появлялись области навигации, установив параметр программы. Ниже объясняется, как следует предпринимать каждое действие.
Показ или скрытие области навигации
Предотвращение появления области навигации по умолчанию
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В области навигацииотобразить поле навигации, а затем нажмите кнопку "ОК".
Дополнительные сведения об области навигации см. в статье "Просмотр объектов и управление ими с помощью области навигации".
Документы с вкладками
Для ежедневного интерактивного использования, возможно, вы предпочитаете интерфейс документов с вкладками. Вы можете включить или отключить документы со вкладками, наключив параметры Access (см. статью "Показать или скрыть вкладки документов" далее в этой статье). Однако если вы измените параметры документа со вкладками, вам необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы новые параметры вступили в силу.
Показ и скрытие вкладок документа
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В разделе "Параметры приложений" в разделе "Параметры окна документа"выберите "Документы со вкладками".
Чтобы отобразить вкладки документов, выберите или отобразить их. Если снять его, вкладки документа будут отключены.
Вкладки документов отображаются для каждого параметра базы данных. Этот набор следует настроить для каждой базы данных по отдельности.
После изменения параметра "Вкладки документов для отображения" необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.
Новые базы данных, созданные с помощью вкладок документов Access, по умолчанию отображаются.
По умолчанию в базах данных, созданных в более ранней версии Access, используются перекрывающиеся окна.
Строка состояния
С помощью элементов управления, доступных в панели состояния, можно быстро переключаться между доступными представлениями. Если вы просматриваете объект, который поддерживает переменную степень масштабирования, вы можете настроить масштаб с помощью ползуна в панели состояния.
В диалоговом окне "Параметры Access" можно включить или отключить ее.
Показ или скрытие панели состояния
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В окне "Параметрыприложений" выберите или сберегуйте параметры отображения панели состояния. При этом отключается отображение панели состояния.
Mini toolbar
Вам будет проще форматирование текста с помощью мини-панели инструментов. При выборе текста для форматирования над его текстом автоматически появляется мини-панель инструментов. Если вы переместите указатель мыши ближе к мини-панели инструментов, мини-панель инструментов затухнет и вы можете применить полужирное наитие, курсив, размер шрифта, цвет и так далее. При переходе указателя от мини-панели инструментов мини-панель инструментов исчезает. Если вы не хотите использовать мини-панель инструментов для применения к выделениям форматирования текста, просто переместите указатель на несколько пикселей. Мини-панель инструментов исчезнет.
Создание базы данных Access и дальнейшая работа с ней под силу даже не слишком опытному пользователю. Инструмент предоставляет массу возможностей, объединяя реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и средствами разработки программного обеспечения.
Хотя, конечно, некоторые общие знания, чтобы управлять системой Access, иметь необходимо. То есть предварительно следует изучить характеристики данной СУБД, ознакомиться с ее функционалом, получить представление о режимах работы и существующем наборе компонентов. Итак, начнем?
Общая характеристика базы данных Access
Чтобы глубже ознакомиться с возможностями реляционной системы, которая входит в пакет Microsoft Office, следует разобраться с таким понятием, как база данных Access. Напомним, что набор информации, включающей структурированные по установленным правилам данные, который характеризуется особыми правилами описания и хранения, а также является независимым от программных приложений, называют базой данных (БД).
Общая характеристика базы данных Access
Самой популярной моделью представления упорядоченной информации является реляционная система. Ее название происходит от прилагательного relational (относительный). Это связано с тем, что отдельная запись в БД включает сведения, касающиеся только одного объекта.
При этом появляется возможность для работы с данными, которые принадлежат различным объектам, как единым целым, базирующимся на значениях, связанных друг с другом. Особенность реляционных систем управления информационными базами состоит в том, что весь массив обрабатываемых данных представлен в табличной форме.
На сегодняшний день система Access является одной из самых распространенных моделей управления БД в семействе продуктов корпорации Microsoft Office. Её может освоить не только опытный пользователь, но и новичок. В Microsoft Access база данных – это система, состоящая из элементов (например, таблицы, формы, запросы), выполняющих конкретно поставленную задачу. Сам термин «access» означает «доступ» (если перевести в электронном словаре).
Access – это современная прикладная программа Windows, позволяющая использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внесение объектов.
Получите подборку бесплатно (pdf 2,5 mb)
DDE позволяет обеспечивать обмен данными между MS Access и любым приложением от Windows. OLE также способен как устанавливать связь с объектами других прикладных программ, так и внедрять определённый объект в БД Access. Примером таких объектов могут быть электронные таблицы, диаграммы, рисунки, или документы из других приложений Windows.
Access способен работать с огромным количеством различных форматов данных. При этом, импорт/экспорт данных производится из электронных таблиц и текстовых файлов. Система способна заниматься непосредственной обработкой файлов FoxPro, Paradox, dBase III, dBase IV, и т.д.
Для работы с элементами СУБД Access использует процессор баз данных Microsoft Jet. Конструктор форм предназначен для объектов доступа и используется, как средство быстрого построения интерфейса. Конструктор отчётов обеспечивает вывод соответствующих документов. Чтобы автоматизировать рутинные операции можно воспользоваться функциями макрокоманд.
Система ориентирована на конечного пользователя. В работе Access используется язык программирования Visual Basic for Application. Он может создавать массивы, собственные типы данных, вести контроль работы прикладных программ.
Функции и режимы работы Access
Access обладает такими важными функциями, как:
- Определение данных, то есть анализ структуры, типа и установление связей.
- Обработка данных, которая включает поиск, сортировку, фильтрацию, вычисление. Также эта функция объединяет данные с иной информацией, связанной с ними.
- Управление данными. Необходимо только прописать разрешение на использование информации (кому именно разрешено). Помимо перечисленного эта функция поможет определить правила совместного пользования данных.
В системе Access есть широкий набор инструментов для того, чтобы задать типа данных — электронные таблицы, числовые значения, денежные эквиваленты, документы, текст, даты, время, рисунки, звук. Можно задавать и разные форматы хранения информации (размер длины строки, точность представления числовых данных и даты времени) и представлять эти данные при выводе на печать или экран.
Существует 3 режима работы базы данных Access:
- Режим запуска, который позволяет осуществлять сжатие и восстановление базы данных без необходимости в её открытии.
- Режим конструктора, где есть возможности для создания и модификации структуры таблиц и запросов, создания форм для отображения и редактирования данных и подготовки отчётов перед печатью.
- Режим выполнения, где в главном окне выводятся окна объектов баз данных.
Элементы базы данных Access
Классическая версия Access состоит из определённого набора объектов. Основными элементами выступают:
Панель «Таблицы» открывает для редактирования таблицы. Распределение информации происходит по строкам и столбцам. Это обеспечивает значительное упрощение процесса импорта электронной формы в таблицу базы данных. Отличие всего одно – информация структурирована.
Строки называются записями. Они состоят из информационных блоков. Каждая из записей состоит из одного поля. Поля располагаются в соответствии со столбцами. В них могут быть расположены конкретные виды данных (цифровые, текстовые, и т.п.).
Описание записей и полей таблицы базы данных Access производится при помощи визуализации стандартного стиля каталога карточек библиотеки. Каждая из карточек соответствует записи в базе данных. Определённый информационный фрагмент на отдельно взятой карточке соответствует полю в базе данных.
Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.
Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2022
Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере
ТОП сервисов и приложений, на которые следует перейти уже сегодня
3,7 MB
Применение форм для объектов базы данных Access направлено на создание интерфейса пользователя, в который можно заносить и редактировать информацию. Обычно формы состоят из кнопок с командами и иными функциями управления, которые используются для реализации того или иного функционала. При их отсутствии можно собрать БД путём редактирования имеющейся информации в таблицах Access. Таким образом, большинство пользователей используют формы с целью просмотра, ввода и корректировки сведений в таблицах. Командные кнопки позволяют:
- задать данные для конечного отображения в форме;
- открыть другие формы и отчёты;
- выполнить другие задачи, например, работать с «Формой клиента».
Формы базы данных Access позволяют обеспечить контроль взаимодействия пользователей с данными. Например, есть возможность создать форму, которая отображает определённые поля и выполняет конкретное число операций. Это, в свою очередь, даёт гарантию защиты и правильность при вводе данных.
Запросы в базе данных Access необходимы для реализации многих функций. Главная опция – это поиск информации в той или иной таблице. Если необходимые сведения располагаются в разных таблицах, их можно просмотреть в одной (при помощи запроса). Запросы могут позволить пользователю производить фильтрацию данных путём определения критериев поиска для отображения только нужных сведений.
С помощью функции «обновляемых» запросов можно заниматься редактированием данных, найденных в основных таблицах. При этом правки появляются как в таблице запроса, так и в основных таблицах.
Существует 2 вида запросов – запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки выполняет функцию извлечения данных, чтобы преобразовать их в нужный для дальнейшего использования вид.
В данном случае результаты запроса могут быть выведены на экран, печать или перемещены в буфер обмена. Данные на выходе запроса необходимо применять, как источник записей для формы. Функция запроса на изменение – выполнение задач с информацией. С ними удобно создавать новые таблицы, делать пополнение сведений существующих таблиц, удалять или обновлять данные.
Мы вместе с экспертами по построению карьеры подготовили документы, которые помогут не ошибиться с выбором и определить, какая профессия в IT подходит именно вам.
Благодаря этим гайдам 76% наших студентов смогли найти востребованную профессию своей мечты!
Скоро мы уберем их из открытого доступа, успейте скачать бесплатно:
Женщины в IT: мифы и перспективы в карьере
Как прокачать свою технику речи
100 тыс. руб за 100 дней с новой профессией
Список из 6 востребованных профессий с заработком от 100 тыс. руб
Критические ошибки, которые могут разрушить карьеру
Собрали 7 типичных ошибок, четвертую должен знать каждый!
Гайд по профессиям в IT
5 профессий с данными о навыках и средней заработной плате
4,7 MB
Это аналог упрощённого языка программирования. При помощи макросов можно повысить уровень функциональности базы данных. Например, если добавить макрос к командной кнопке, он сможет запускаться при каждом нажатии на данную кнопку. Макросы состоят из команд, по средствам которых можно решить конкретно поставленную задачу: открыть отчёты, выполнить запросы, закрыть базы данных и т.д.
Макросы дают возможность для автоматизации многих операционных процессов, которые ранее выполнялись в ручном режиме. Такая функция может существенно сэкономить время при работе с программой.
Элементы в таком виде предназначены для того, чтобы повысить уровень функциональности баз данных. Создание модулей происходит на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой набор инструкций, описаний, процедур. Есть стандартные элементы и модули класса.
В последнем случае у них имеется не только связь с конкретными формами или отчётами, но и содержание процедур по работе с ними. У стандартных модулей имеются общие процедуры, несвязанные с определёнными объектами. Список стандартных модулей представлен в перечне «Модули в области навигации».
Типы данных в Microsoft Access
Таблицы баз данных дают возможность для работы с различными типами данных. Система баз данных Access предназначается для таких типов данных, как:
- Текстовый. Может быть использован для хранения стандартного текста с ограничением 255 символов в размере. Текст или числа не предназначаются для расчётов.
- Числовой. Используют для хранения действительных чисел. Здесь есть огромное число подтипов, выбор которых определяет точность вычислений.
- Поле Мемо – специальный тип данных, предназначенный для хранения текстов объёмом до 65 535 символов. В поле хранится именно указатель на место базы данных, где хранится непосредственно текст. Поле данного типа не может быть ключевым или проиндексированным. Предусмотрены длинный текст или комбинация текста и числовых значений.
- Дата/время. Предназначен для хранения дат календаря и настоящего времени в специальном фиксированном формате.
- Денежный. Необходим для хранения денежных сумм. В него включены денежные значения и числовые сведения, используемые при математических расчётах.
- Счётчик, в форме специального типа данных для оригинальных натуральных чисел, неповторяющихся в поле и обладающих автоматическим наращиванием. Функция заключается в порядковой нумерации записей.
- Логический. Нужен для хранения логических данные и полей, которые содержат одно из 2-х возможных значений (могут принимать только 2 значения, например: «Да» или «Нет»).
- Гиперссылка в форме специального поля, в котором хранятся адреса URL web-данных в сети интернет. При нажатии на ссылку, в автоматическом режиме запустится браузер и будет воспроизведён объект в его окне.
- Мастер подстановок. Не представляет собой специальный тип данных. Можно автоматизировать настройки таким образом, чтобы не вводить информацию в ручном режиме. Сведения в таком случае можно выбрать из раскрывающегося списка.
- Поле объекта OLE предназначается для включения изображения, звукозаписи и других типов данных. Такое поле не является ключевым или проиндексированным.
Создание базы данных в MS Access
Формировать базу данных программы Access можно, используя шаблоны, представленные в самом приложении. Кроме того, их можно найти на портале у разработчиков.
Создание базы данных в MS Access
Конечно, существует вероятность, что доступные шаблоны не смогут полностью удовлетворить ваши потребности, но, опыт формирования БД на их основе будет полезен с точки зрения знакомства со структурой таких баз, их компонентами и возможностями применения. Далее мы продемонстрируем, как выглядит процесс формирования.
Для создания баз данных необходимо запустить Microsoft Access. После этого нужно нажать кнопку Office и использовать команду «Создать». Программа по умолчанию предложит имя БД. Затем, чтобы выбрать место, куда сохранится база данных нужно открыть каталог, а после выбора нажимаем «Создать».
Есть и другой вариант, связанный с использованием шаблонов. Для этого необходимо выбрать в группе соответствующей категории локальные шаблоны, после чего откроется перечень доступных форм. Это будет список задач, из которого мы выбираем ту, которая больше всего соответствует нашим целям. К примеру, возьмем шаблон «Учащиеся». Как и в первом случае программа предложит имя БД. Нужно определиться с каталогом, в который будет сохранена база и кликнуть «Создать».
Теперь у нас есть, пока еще, пустая база данных, включающая готовые шаблоны разных ее составляющих. Так как в БД могут содержаться исключительно активные компоненты, кликаем «Параметры»-> Включить активное содержимое (затем это содержимое может быть включено в базу данных).
Для отображения всех элементов нужно нажать на области переходов, после чего мы увидим все виды объектов, содержащиеся в базе данных Access. Будут отображены таблицы, формы, запросы и отчеты.
Мы можем вносить данные в таблицы или в соответствующие им формы. В ходе изучения окна программы Microsoft Access можно обнаружить большое количество уже знакомых нам компонентов интерфейса. Здесь есть панель Office, кнопка быстрого доступа и т.д. Но, среди известных элементов есть и совершенно новый, который называется «область переходов». Здесь отображается весь перечень элементов БД.
Все эти элементы мы подробно рассмотрели в предыдущих разделах этого материала. При этом, обращаем ваше внимание, что все объекты БД Access могут храниться в едином файле с расширением.
Подытожим информацию, представленную в этой статье. С точки зрения обычного пользователя система управления базами данных Access в плане использования предполагает перечень несложных операций: формирование БД с выбором типов информации, ввод/вывод последней по запросу, создание отчета по доступу в виде презентации. При достаточно широком наборе возможностей система Access от Майкрософт отличается простотой, и работа с ней не вызывает каких-либо проблем.
Microsoft Access - реляционная система управления базами данных, используемая при создании полноценных развернутых клиент-серверных приложений, использующих связку “БД-клиент”. Простая и логичная графическая оболочка позволяет сгенерировать первичные и вторичные ключи, индексы, связи между объектами БД, а также нормализовать отношения между дискретными таблицами, составляющими структуру базы данных, к требуемой нормальной форме. Приложение Access предоставляет технологические средства для обмена данными между другими OLEDB- и ODBC-источниками, среди которых таблицы Excel; текстовые, хранимые в формате CSV файлы; XML-объекты, а также хранилища SharePoint, PDF или XPS-контейнеры и папки Outlook.
Расширенные функциональные возможности СУБД Access
Наряду с другими развернутыми решениями для взаимодействия с объектами БД, Access предоставляет разработчику следующий набор технических возможностей и опций:
- обилие форматов представления и хранения данных в таблицах. Среди основных категорий доступны текстовый, числовой, денежный, логический типы, гиперссылки, дата и время, логическая структура, а также ряд других вспомогательных спецификаций
- быстрое переключение между режимом таблицы и конструктором, позволяющими сформировать структуру таблицы и указать форматы ее индивидуальных ячеек
- создание макросов данных для автоматизации наиболее частых операций и последовательностей действий, применимых при создании содержимого базы. Все макросы могут формироваться как на основе нажатий клавиши мыши во встроенном редакторе макросов, так и вмещать в себя элементы, использующие язык Visual Basic. Как и в других приложениях Microsoft Office, макросы Access могут вызываться по нажатию горячей комбинации клавиш, задаваемой в настройках
- сжатие базы данных и последующие восстановление ее содержимого из резервной копии. Архив БД может храниться на защищенном удаленном сервере, в облаке или на локальном дисковом накопителе
- интегрированный конструктор отчетов для отображения данных из БД на бумажных печатных формах и бланках. Все отчеты можно сконфигурировать и детализировать для получения точной выборки информации из базы. Также в интерфейсе Access доступно формирование структуры отчета с разделением на секции и блоки как вручную, так и посредством специального мастера. Более того, представлена сортировка и фильтрация отображаемой информации как на этапе генерирования отчета, так и позднее, когда конечный вид отчета уже продуман и финализирован
- вложенный информационный помощник, предоставляющий развернутые сведения об искомой опции, категории главного меню, модуле или пиктограмме Access. Инфо-ассистент тесно интегрирован в оболочку приложения, а в последних ревизиях СУБД задействует наработки в области искусственного интеллекта и голосовой помощник Cortana.
На нашем ресурсе вы можете скачать полное русифицированное издание Access для любого поколения системы Windows. Каждая версия утилиты, доступная для загрузки, сопровождается системными требованиями, соответствующими используемой вами модели компьютера. Если ваше устройство имеет большой срок давности, стоит остановиться на более раннем выпуске продукта.
Читайте также: