Microsoft office 365 как работает
Итак, прошел год с момента начала продаж Office 365 в партнёрском канале в Российской Федерации. За этот период я встречался с разными людьми и слышал разные мнения об этом продукте. От «Я не понимаю, кому он нужен. Держать данные в облаках это дико» до «Я чувствую нереальный потенциал этого продукта, но в нем сложно разобраться» и «Это действительно крутая и удобная вещь». Но большинство задавалось вопросом «А что это?», «Что значит облачный офис? А смогу ли я сохранять документы на своем компьютере?» и т.д. В этой и, надеюсь, последующих статьях я постараюсь ответить на многие из этих вопросов и поделиться своей точкой зрения на Office 365 и своим опытом его использования.
Что же все-таки такое Офис 365? Майкрософт говорит: «Это Office 2013 Professional Plus и набор облачных сервисов корпоративного класса».
Что это значит? Это значит, что Офис 365, на мой взгляд, конструктор. В этом конструкторе есть несколько кирпичей:
1. Обычный, привычный, всем знакомый Microsoft Office 2013. Лицензия позволяет устанавливать его на 5 компьютеров и еще 5 смартфонов, планшетов… Один раз в месяц Ваш офис будет стучаться в сетевые карты серверов Microsoft и проверять свою лицензию. Не достучится – перестанет редактировать документы.
2. Хранилище SkyDrive Pro (скоро будет OneDrive) c 25 гигабайтами свободного места. Туда вы можете закачивать свои документы и давать доступ коллегам, друзьям. И еще одновременно работать над ними. В том числе и в браузере.
3. Это классная штука «Офис по запросу». Нужна, если вы вдруг попали за компьютер, где нет никакого офиса, а есть интернет. Можете скачать несколько десятков мегабайт и поработать в привычном Word или Excel или Power Point и т.д. Через час после окончания работы он автоматически удалит себя с компьютера.
4. Электронная почта с 50 гигабайтами свободного места под почтовый ящик.
5. Планировщик задач и календарь
6. Совершенно замечательный сервис видеоконференций Lync Online. Он круче скайпа. Вы можете записать свою беседу и презентацию, а еще можно устроить сеанс видеосвязи с теми у кого нет нкакого линка, можно провести вебинар. Туда же встроена возможность показывать свой экран и разрешать к нему доступ.
7. SharePoint online. На нем вы можете быстро сделать всякие сервисы утверждения командировок, договоров. Прикрутить красивые панельки с отчётностью и многое другое. Про него можно рассказывать долго и много
8. Это программы для управления проектами и CRM система…
Так вот, Вы можете купить всё это сразу, а можете по отдельности. Попробовали – понравилось – заплатили за год – не понравилось – отказались. Появилось больше пользователей – доплатили, стало меньше – произвели перерасчет.
И вот этот самый факт очень сильно вводит в смущение многих людей – «Как так, почему я буду за это платить каждый месяц/год? Я лучше куплю и пусть у меня будет!». Вообще многих людей ввергает в священный ужас тот факт, что за ПО вообще надо платить. Не будем спорить или подробно раскрывать тему платного/бесплатного/пиратского ПО, также не будем производить детальное сравнение стоимости покупки и подписки. Эта тема очень большая, и мы обязательно раскроем ее позднее.
Сейчас я хотел бы остановиться на том, какие плюсы и минусы имеет Office 365.
Для начала о неприятном:
1. Нужно платить каждый месяц/год – это риск в случае возникновения финансовых проблем оказаться без рабочих инструментов. Но с другой стороны это плановые затраты, которые прогнозируемы. Есть риск, точнее страх, что Microsoft может резко взвинтить цены на Office 365… Вероятность этого на мой взгляд очень небольшая.
2. Почта/портал/видеоконференции зависят от интернет-канала. Да, это так. Поэтому, если у вас проблемный интернет-канал и очень велика значимость внутренней переписки, а все сотрудники находятся в одном офисе – имеет смысл использовать локальные решения. А вот если у Вас распределенная компания, то Office 365 позволит работать всем, кроме того офиса, в котором отвалился интернет. Такой вот двойственный «недостаток»
3. Данные хранятся на серверах Microsoft. Ваша организация работает с государственной тайной? Вы производите уникальную продукцию, аналогов которой нет в мире? Требуется сертификация по 152-ФЗ?
Скажите, а Вы давно проводили аудит информационной безопасности в своей организации? Ни один из Ваших пользователей не использует пароли – Qwerty123, 12345? Вы используете DLP системы и уверены, что ни один из Ваших сотрудников вчера не слил базу контактов конкурентам? Это я к чему… Ни одна система не поможет обеспечить 100% защищенность Ваших данных, и Office 365 не является исключением. Перед тем как принимать решение о том, что Office 365 не подходит Вам потому что хранить данные на серверах Microsoft небезопасно, стоит провести аудит угроз информационной безопасности Вашего предприятия. Ну и напоминаю, что офисные приложения из пакета Office 365 ProPlus не хранят ничего на серверах MS.
4. Office 365 имеет ограничения функционала по сравнению с локальными серверными продуктами. Да, ограничения есть. Да, это в каких-то конкретных случаях недостаток. Если этот случай Ваш – значит Вам Office 365 не подходит.
А теперь о приятном:
1. Office 365 позволяет устанавливать офисные приложения на 5 компьютеров и еще пять смартфонов и планшетов. Поможет серьезно сэкономить, если Ваши сотрудники работают с несколькими компьютерами/смартфонами.
2. Office 365 позволит работать с документами/почтой везде, где есть интернет. Да, это так. Если Вы боитесь за безопасность данных при этом – см. пункт № 3 про безопасность.
3. Office 365 синхронизирует настройки между разными устройствами. Это очень удобно для тех, кто привык работать в дороге или делает часть работы из дома.
4. Office 365 поможет Вам предоставить своим сотрудникам работать из дома без кучи проблемных настроек.
В завершении хочу сказать, что Office 365 не лишен недостатков, иногда офисные приложения подвисают, периодически возникают проблемы с облачными приложениями, остается открытым вопрос о границах применения с точки зрения информационной безопасности. Не всегда использование подписок экономически оправдано. Но в целом это зрелый и стабильный продукт, который позволяет делать Вашу работу качественно и быстро.
Главное, что нужно четко понимать, зачем Вам нужен тот или иной продукт? Что он Вам дает, и сколько будет стоить его использование. К сожалению, на эти моменты обращают внимание далеко не все. Сказываются времена, когда любой софт можно было скачать или купить на диске в переходе. Тогда мы брали сразу максимальную версию, а потом использовали возможности в лучшем случае на 10%… До встречи в следующих статьях.
Ознакомьтесь с вопросами и ответами о Microsoft 365. Другие вопросы и ответы о Microsoft 365 для бизнес-пользователей см. на этой странице.
Популярные вопросы
Office 2021 продается на условиях единовременной покупки: вы платите определенную сумму один раз и получаете приложения Office для одного компьютера. Продукты на условиях единовременной покупки доступны как для ПК с Windows, так и для компьютеров Mac. При этом такая покупка не предполагает доступ к обновлениям, то есть если вы захотите перейти на следующую основную версию приложений, то вам придется покупать их по полной цене.
Microsoft 365 предоставляется на условиях подписки: вы получаете постоянно обновляемые функции для совместной работы в удобном интегрированном интерфейсе. В состав Microsoft 365 входят функциональные классические приложения Office, с которыми вы уже давно знакомы, такие как Word, PowerPoint и Excel. Вы также получаете дополнительное место в хранилище и облачные функции, позволяющие работать с файлами вместе в режиме реального времени. В рамках подписки у вас будет постоянный доступ к обновляемым функциям, исправлениям ошибок и обновлениям для системы безопасности, а также бесплатная техническая поддержка по текущим вопросам. Вы можете оплачивать подписку на ежемесячной или ежегодной основе, а в рамках плана Microsoft 365 для семьи также получаете возможность поделиться доступом к ней с членами своей семьи (до 6 человек), чтобы пользоваться приложениями на нескольких компьютерах с Windows и macOS, планшетах и телефонах.
Службы Microsoft 365 совместимы с компьютерами Windows и Mac, устройствами Android и iOS 2 . Ознакомьтесь с требованиями к системе для совместимых устройств, а также с другими требованиями для использования различных возможностей.
Нет. Для каждой операционной системы разработаны оптимизированные версии приложений. Для пользователей ПК с Windows и компьютеров Mac могут быть доступны разные наборы и версии приложений и функций. С Microsoft 365 вы получаете максимальную гибкость. В рамках вашей учетной записи вы не ограничены платформой macOS или Windows, поэтому можете переносить приложения с одного устройства на другое.
Да. Созданные вами документы принадлежат только вам. Вы можете хранить их в сети с помощью OneDrive либо на вашем ПК или компьютере Mac.
Доступ к Интернету нужен для установки и активации всех последних выпусков приложений и служб в составе всех планов подписки Microsoft 365. Обратите внимание: если вы уже пользуетесь подпиской, вам не нужно будет устанавливать приложения заново или покупать другую подписку.
Если вы пользуетесь одним из планов Microsoft 365, доступ к Интернету потребуется для управления учетной записью подписки, например для установки приложений на другие ПК или для изменения параметров выставления счетов. Кроме того, соединение с Интернетом требуется для доступа к документам в хранилище OneDrive, если не установлено классическое приложение OneDrive.
Рекомендуем также регулярно подключаться к Интернету, чтобы проверять наличие новых версий Microsoft 365 и пользоваться преимуществами автоматического обновления. Если доступ к Интернету отсутствует в течение 31 дня, приложения переходят в режим ограниченной функциональности, в котором можно просматривать и печатать документы, но нельзя создавать и редактировать их. Для повторной активации приложений достаточно снова подключиться к Интернету.
Для работы с приложениями Office, такими как Word, Excel и PowerPoint, доступ к Интернету не требуется, так как они полностью установлены на компьютере.
При регистрации для оформления пробной подписки или покупки Microsoft 365 вам будет предложено войти в систему с помощью учетной записи Майкрософт. Это нужно для установки приложений подписки Microsoft 365 и управления ею, а также для использования других ее преимуществ, включая хранилище OneDrive.
Вы можете пользоваться подпиской Microsoft 365 для семьи вместе с 5 своими близкими (всего до 6 человек). План Microsoft 365 персональный предназначен для одного человека.
Используйте учебные видеоматериалы, чтобы быстро и легко освоитьMicrosoft 365.
Использование шаблонов
Узнайте о возможностях Word, Excel и PowerPoint.
Эффективная совместная работа
Делитесь файлами, совместно редактируйте документы и общайтесь с другими участниками группы.
Экономия времени с помощью советов
Оптимизируйте работу с приложениями Office и сделайте ее максимально эффективной.
Взаимодействие
Работайте вместе с максимальной эффективностью. С помощью Microsoft 365 вы можете совместно работать с другими людьми по всему миру.
Обучение работе с Office в Интернете
С помощью этих новых курсов вы можете узнать, как эффективно работать в Office из любого браузера.
Быстро включайтесь в работу с помощью этих памяток и сочетаний клавиш.
Инфографика
Вдохновляйтесь новой инфографикой для ваших любимых приложений Office.
Для малого бизнеса
Просмотрите эти простые короткие видеоролики о настройке Microsoft 365.
Для администраторов и ИТ-специалистов
Сведения об облачных службах, развертывании Microsoft 365 и многом другом.
Изучение современного рабочего места
Узнайте, как эффективнее и удобнее работать на любом устройстве с Microsoft 365 и Windows 10, где бы вы ни находились. Узнайте, как опытные специалисты используют Microsoft 365 для общения, совместной работы и повышения производительности работы в составе групп и организаций.
Итак, прошел год с момента начала продаж Office 365 в партнёрском канале в Российской Федерации. За этот период я встречался с разными людьми и слышал разные мнения об этом продукте. От «Я не понимаю, кому он нужен. Держать данные в облаках это дико» до «Я чувствую нереальный потенциал этого продукта, но в нем сложно разобраться» и «Это действительно крутая и удобная вещь». Но большинство задавалось вопросом «А что это?», «Что значит облачный офис? А смогу ли я сохранять документы на своем компьютере?» и т.д. В этой и, надеюсь, последующих статьях я постараюсь ответить на многие из этих вопросов и поделиться своей точкой зрения на Office 365 и своим опытом его использования.
Что же все-таки такое Офис 365? Майкрософт говорит: «Это Office 2013 Professional Plus и набор облачных сервисов корпоративного класса».
Что это значит? Это значит, что Офис 365, на мой взгляд, конструктор. В этом конструкторе есть несколько кирпичей:
1. Обычный, привычный, всем знакомый Microsoft Office 2013. Лицензия позволяет устанавливать его на 5 компьютеров и еще 5 смартфонов, планшетов… Один раз в месяц Ваш офис будет стучаться в сетевые карты серверов Microsoft и проверять свою лицензию. Не достучится – перестанет редактировать документы.
2. Хранилище SkyDrive Pro (скоро будет OneDrive) c 25 гигабайтами свободного места. Туда вы можете закачивать свои документы и давать доступ коллегам, друзьям. И еще одновременно работать над ними. В том числе и в браузере.
3. Это классная штука «Офис по запросу». Нужна, если вы вдруг попали за компьютер, где нет никакого офиса, а есть интернет. Можете скачать несколько десятков мегабайт и поработать в привычном Word или Excel или Power Point и т.д. Через час после окончания работы он автоматически удалит себя с компьютера.
4. Электронная почта с 50 гигабайтами свободного места под почтовый ящик.
5. Планировщик задач и календарь
6. Совершенно замечательный сервис видеоконференций Lync Online. Он круче скайпа. Вы можете записать свою беседу и презентацию, а еще можно устроить сеанс видеосвязи с теми у кого нет нкакого линка, можно провести вебинар. Туда же встроена возможность показывать свой экран и разрешать к нему доступ.
7. SharePoint online. На нем вы можете быстро сделать всякие сервисы утверждения командировок, договоров. Прикрутить красивые панельки с отчётностью и многое другое. Про него можно рассказывать долго и много
8. Это программы для управления проектами и CRM система…
Так вот, Вы можете купить всё это сразу, а можете по отдельности. Попробовали – понравилось – заплатили за год – не понравилось – отказались. Появилось больше пользователей – доплатили, стало меньше – произвели перерасчет.
И вот этот самый факт очень сильно вводит в смущение многих людей – «Как так, почему я буду за это платить каждый месяц/год? Я лучше куплю и пусть у меня будет!». Вообще многих людей ввергает в священный ужас тот факт, что за ПО вообще надо платить. Не будем спорить или подробно раскрывать тему платного/бесплатного/пиратского ПО, также не будем производить детальное сравнение стоимости покупки и подписки. Эта тема очень большая, и мы обязательно раскроем ее позднее.
Сейчас я хотел бы остановиться на том, какие плюсы и минусы имеет Office 365.
Для начала о неприятном:
1. Нужно платить каждый месяц/год – это риск в случае возникновения финансовых проблем оказаться без рабочих инструментов. Но с другой стороны это плановые затраты, которые прогнозируемы. Есть риск, точнее страх, что Microsoft может резко взвинтить цены на Office 365… Вероятность этого на мой взгляд очень небольшая.
2. Почта/портал/видеоконференции зависят от интернет-канала. Да, это так. Поэтому, если у вас проблемный интернет-канал и очень велика значимость внутренней переписки, а все сотрудники находятся в одном офисе – имеет смысл использовать локальные решения. А вот если у Вас распределенная компания, то Office 365 позволит работать всем, кроме того офиса, в котором отвалился интернет. Такой вот двойственный «недостаток»
3. Данные хранятся на серверах Microsoft. Ваша организация работает с государственной тайной? Вы производите уникальную продукцию, аналогов которой нет в мире? Требуется сертификация по 152-ФЗ?
Скажите, а Вы давно проводили аудит информационной безопасности в своей организации? Ни один из Ваших пользователей не использует пароли – Qwerty123, 12345? Вы используете DLP системы и уверены, что ни один из Ваших сотрудников вчера не слил базу контактов конкурентам? Это я к чему… Ни одна система не поможет обеспечить 100% защищенность Ваших данных, и Office 365 не является исключением. Перед тем как принимать решение о том, что Office 365 не подходит Вам потому что хранить данные на серверах Microsoft небезопасно, стоит провести аудит угроз информационной безопасности Вашего предприятия. Ну и напоминаю, что офисные приложения из пакета Office 365 ProPlus не хранят ничего на серверах MS.
4. Office 365 имеет ограничения функционала по сравнению с локальными серверными продуктами. Да, ограничения есть. Да, это в каких-то конкретных случаях недостаток. Если этот случай Ваш – значит Вам Office 365 не подходит.
А теперь о приятном:
1. Office 365 позволяет устанавливать офисные приложения на 5 компьютеров и еще пять смартфонов и планшетов. Поможет серьезно сэкономить, если Ваши сотрудники работают с несколькими компьютерами/смартфонами.
2. Office 365 позволит работать с документами/почтой везде, где есть интернет. Да, это так. Если Вы боитесь за безопасность данных при этом – см. пункт № 3 про безопасность.
3. Office 365 синхронизирует настройки между разными устройствами. Это очень удобно для тех, кто привык работать в дороге или делает часть работы из дома.
4. Office 365 поможет Вам предоставить своим сотрудникам работать из дома без кучи проблемных настроек.
В завершении хочу сказать, что Office 365 не лишен недостатков, иногда офисные приложения подвисают, периодически возникают проблемы с облачными приложениями, остается открытым вопрос о границах применения с точки зрения информационной безопасности. Не всегда использование подписок экономически оправдано. Но в целом это зрелый и стабильный продукт, который позволяет делать Вашу работу качественно и быстро.
Главное, что нужно четко понимать, зачем Вам нужен тот или иной продукт? Что он Вам дает, и сколько будет стоить его использование. К сожалению, на эти моменты обращают внимание далеко не все. Сказываются времена, когда любой софт можно было скачать или купить на диске в переходе. Тогда мы брали сразу максимальную версию, а потом использовали возможности в лучшем случае на 10%… До встречи в следующих статьях.
Разнообразие устройств сотрудников как источник проблем
Вы давно мечтаете о стандартизации используемых ИТ-средств. Сотрудники, в распоряжении которых новейшие ноутбуки последнего сезона, работают вместе с людьми, использующими компьютеры образца 2008–2010 гг. Смартфоны и планшеты на базе iOS соседствуют с разнообразными «железяками» с операционной системой Android. Очень хочется вот так просто взять и вручить всем пользователям одинаковые ноутбуки и телефоны, но, к сожалению, это невозможно — кроме того, у некоторых сотрудников и вовсе нет рабочих мест и ноутбуков, и ваша задача — по возможности предоставлять им доступ к совместной работе и коммуникациям в компании…
Может быть, проще переквалифицироваться в управдомы? Неужели не существует решения, которое позволяет с одинаковым удобством работать на разных компьютерах, телефонах и через веб-браузеры — и администрировать все эти рабочие места?
Подумайте о Microsoft 365
Microsoft 365 — это полный набор облачных продуктов и сервисов Microsoft для организации рабочих мест, совместной работы и объединенных коммуникаций — Windows 10, Office 365 и средства безопасности. Microsoft 365 обеспечивает работу с почтой, общими и личными документами, контактами и календарем с практически любого устройства.
Наверняка ваша организация нуждается в модернизации ИТ-инфраструктуры — как и любая компания, хотя бы раз в несколько лет. Но теперь для этого не нужно крупных инвестиций, трудноосуществимых на фоне бурных экономических перемен — более того, ваша компания сможет сократить не только капитальные вложения, но и оперативные расходы, поскольку Microsoft 365 значительно упрощает задачи администрирования и обслуживания решения. Центр администрирования Microsoft 365 предоставляет вам полный контроль компонентов, настроек и процедур развертывания — а вы экономите время и трудозатраты, и можете сфокусироваться на ключевых бизнес-проектах, повышающих конкурентоспособность компании.
И это еще не все. Даже если ваши сотрудники используют разнообразные и не самые мощные устройства, вы сможете вооружить их новейшими технологиями и сделать их более продуктивными — а это существенно повысит как ценность вложений вашей компании в ИТ, так и вашу собственную ценность, как ИТ-менеджера компании.
Ведь это вы, предложив компании лучшее в своем классе решение, обеспечите ей современную информационную среду, безопасность и надежность класса предприятия. Ведь бизнес не может быть успешным без эффективных коммуникаций и продуктивной совместной работы, а вы сможете не только вооружить вашу компанию соответствующим ИТ-решением, но и сделаете его доступным в любое время дня и ночи — поскольку работа Microsoft 365 основана на глобальной сети ЦОДов, защищенных мощной многоуровневой системой безопасности, а SLA (соглашение об уровне обслуживания) Microsoft гарантирует заказчикам бесперебойную работу 99,9% времени.
Как это работает
Сценарий номер 1: вам нужно установить Microsoft 365 на каждую рабочую станцию. В вашем списке — как «древние» компьютеры с CD-ROM-приводами, так и более новые с поддержкой DVD и USB, а также совсем новые тоненькие ноутбуки без дисководов. Что делать?
Можно запустить инструмент установки и настройки приложений Microsoft, который:
- автоматически определит необходимость обновления программного обеспечения;
- установит приложения с необходимыми обновлениями;
- настроит электронную почту и мессенджер.
Сценарий номер 2: вам нужно обеспечить безопасный доступ к сервисам Microsoft 365 с любого устройства смешанным группам пользователей, в которые входят не только сотрудники компании. В зависимости от того, принадлежит пользователь к организации, или нет, на входе он получит тот или иной набор прав. Благодаря многофакторной проверки подлинности, которая настраивается через Центр администрирования, совместная работа в сервисах Microsoft 365 с пользователями, не являющимися членами вашей организации, становится абсолютно безопасной.
Сценарий номер 3: у некоторых из ваших пользователей вообще нет никакого компьютера. Совсем. Только смартфон, планшет и, возможно, доступ к общественным компьютерам. Катастрофа? Нет! Мобильные версии Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Teams доступны для большинства мобильных устройств, а пользуясь веб-браузером, сотрудники могут открывать на порталах компании, сайтах SharePoint Online или SharePoint Server документы Office, автоматически подгружая онлайновые компоненты Word, Excel, PowerPoint и OneNote — нужно только назначить им соответствующие лицензии в Центре администрирования Microsoft 365.
Благодаря средствам управления мобильными устройствами (в том числе личными) и контроля за распространением корпоративных данных вы предоставляете пользователям возможность безопасного обмена файлами, контролируете и отслеживаете их действия, в т.ч. блокируете совместное использование файлов с неавторизованными пользователями — вплоть до дистанционного удаления корпоративных данных с устройства или полной очистки в случае его потери или увольнения сотрудника.
Сценарий номер 4: вам нужно защитить бизнес от любых киберугроз — т.е. с одной стороны обеспечить целостность операционных систем и прикладного программного обеспечения и их регулярную проверку, а с другой стороны — защитить все системы от внешних угроз, включая любые виды атак и эксплойтов, которые были, есть и будут. Задача кажется неразрешимой, но в действительности она уже решена — агент ATP в Защитнике Windows не только умеет быстро адаптироваться к меняющимся угрозам и развертывать новые средства защиты, но и помогает устранять последствия, чтобы уменьшить ущерб от атаки и предотвратить повторное заражение.
Администрирование сервера как источник проблем
Что делать, когда надоело администрировать серверы? Первое и очевидное решение — уволиться и уехать туда, где нет электричества. Но все не так плохо. Может быть, попробовать менее радикальный и более современный путь — перевести бизнес вашей компании в облако? В вас ведь еще живы воспоминания о том, ради чего вы стали системным инженером и связали свою жизнь с ИТ?
В чем ваша головная боль и как ее вылечить
Предположим, вы уже используете какой-нибудь хостинговый облачный сервер — например, почтовый. В таком случае поздравляем — вы уже перешли в облако, только не полностью. Вероятно, у вас просто не дошли руки до внедрения всех остальных преимуществ облачных технологий — инструментов совместной работы, мобильной электронной почты, аудио- и видеокоференций. Но ведь вы уже убедились в том, что почтовый сервер практически не требует вашего внимания? Теперь логично будет полностью перейти на облачные решения, сохранить ИТ-бюджет для поддержки стратегических бизнес-проектов и дать сотрудникам новейшие рабочие инструменты.
Теперь разберем более острую ситуацию — ваша компания использует глубоко устаревшие серверы, вроде почтового сервера Exchange Server 2007, Windows Small Business Server 2008, или, пуще того, GroupWise или Lotus Notes. Разумеется, электронная почта функционирует — по крайней мере, большую часть времени. И все же достаточно часто происходят остановки в работе. Но это, разумеется, ваша головная боль, а не вашего руководства — потому что на обновление или замену сервера нужны серьезные затраты, а пока ИТ-служба в авральном режиме периодически затыкает эту «пробоину», «эффективному» начальству и горя нет.
Понятно, что при такой большой тактической нагрузке вам не до выполнения стратегических задач — не до планирования внедрения современной ERP-системы, например. Ну что ж, эту инициативу возьмет на себя финансовая служба и внешний партнер, а вы так и будете выслушивать жалобы недовольных пользователей и ремонтировать старый почтовый сервер. А все потому, что, как говорил Боромир, нельзя просто так взять и внедрить новую систему. Чтобы установить новый почтовый сервер, придется приобрести новое «железо».
А почему, собственно? Ведь для «облачного» сервера Exchange Online не требуется обновления аппаратуры. Вы сможете пользоваться новейшими решениями уровня предприятия, включая электронную почту с бездонным объемом почтовых ящиков от 50 Гбайт, и вам не придется обновлять для этого ваши серверы. Вы получите все необходимые вам программы при заранее известном размере ежемесячной оплаты. Более того, избавившись от серверов, вы избавитесь и от расходов на их обслуживание. Microsoft 365, как и все продукты Microsoft — настраиваемое «из коробки» решение, которое готово к работе.
Приведенные примеры актуальны не только для электронной почты. Если вашей главной проблемой было хранение файлов, лекарство от нее — переход на сервис OneDrive for Business, который не только позволит вам избавиться от поддержки лишних аппаратных мощностей, но и будет автоматически синхронизировать все необходимые файлы между папками на рабочих станциях пользователей их репликами на облачном сервере. А новый инструмент Microsoft Teams даст вашим командам возможность эффективного рабочего общения с доступом к частным, групповым или общим дискуссиям непосредственно из приложений Office 365.
Если же вам нужно не просто разложить файлы по папкам, а вести их историю и администрировать содержимое общедоступных папок, которыми должны с комфортом пользоваться проектные группы, ваше решение — SharePoint Online. Конечно, вам знаком SharePoint Server, но для того, чтобы предоставить своим сотрудникам решение масштаба предприятия, позволяющее создавать сайты для публикации документов и совместной работы, не обязательно устанавливать, внедрять, а потом периодически обновлять локальный сервер — достаточно подписаться на SharePoint Online.
Эта служба предоставляет возможности совместного доступа к документам рабочей группы и информацию о состоянии выполнения этапов проектов и обеспечивает постоянную актуальность документов и простой онлайновый доступ к информации, а также надежную защиту данных. Она работает с приложениями Microsoft Office и позволяет сохранять документы Office непосредственно на сайтах SharePoint Online и редактировать их совместно с другими пользователями.
Что нужно знать об облаках, чтобы поверить в них?
Что в них нет (почти) ничего нового. Модели ASP-аренды и хостинга программных сервисов появились давным-давно, их преимущества и недостатки хорошо известны. Модель продажи бизнес-приложений SaaS (Software as a service, «Программное обеспечение, как услуга»), согласно которой доступ к программному обеспечению предоставляется через веб, и в абонентскую плату за пользование программным обеспечением включается стоимость поддержки и модернизации — тоже не новость. Ее очевидное ограничение — необходимость постоянного подключения к Интернету. Но мир не стоит на месте, и мы уже более 10 лет используем облачные технологии, которые объединяют концепцию SaaS, технологии удаленных хранилищ данных и принципы предоставления программного обеспечения в аренду.
Важно, что вам больше не нужно беспокоиться о бесперебойной работе систем — ее гарантирует сам поставщик облачной услуги. Так, в случае Microsoft, 99,9% рабочего времени без простоев — условие, которое значится в SLA, за актуальность защиты от вирусов и спама также отвечает поставщик облачной услуги, а надежные средства безопасности — постоянное резервное копирование данных, защита от сбоев, географически избыточные центры данных, жесткие политики неприкосновенности данных — тоже входят в ответственность поставщика.
Ну а если вы сами ИТ-компания и занимаетесь разработкой приложений, то использование облачной платформы разработки — это единственный доступный способ управлять всеми жизненными циклами приложения, проектами и командами разработчиков сегодня. Только облачные платформы разработки позволяют не закупать под новый проект программное обеспечение, не нанимать администраторов для управления проектами и командами (а тем администраторам, которые уже работают, не конкурировать друг с другом за ресурсы), не заниматься интеграцией со средами разработки. Мигрировав в облако, вы получаете полный набор инфраструктурных инструментов, аналогичный тому, который приходится самостоятельно строить на собственных серверах, только со значительно более существенными материальными и временными затратами.
Растущий бизнес — боль и радость айтишника
Ваша компания очень быстро растет. Вы хотели бы радоваться, но вместо этого испытываете постоянную головную боль. У вас слишком много хлопот из-за всех этих пользователей, устройств, серверов и коммуникаций.
И, разумеется, ваши сотрудники могут работать, где угодно, используя любые устройства. Чтобы пользоваться электронной почтой и системой телеконференций им не нужен даже рабочий ноутбук — достаточно любого компьютера с веб-браузером или смартфона.
Microsoft 365 и масштабирование
В Microsoft 365 входят средства повышения продуктивности, объединенных коммуникаций и совместной работы, хорошо знакомые пользователям и легко интегрируемые с популярными приложениями. Внедрите Microsoft 365 с единым Центром администрирования, и вы получите ИТ-систему, которая всегда обновлена, потому что все обновления и исправления устанавливаются автоматически. Средства защиты от вирусов и нежелательной почты тоже обновляются сами, за систему безопасности, средства восстановления в случае сбоев и неприкосновенность данных отвечает Microsoft.
Но насколько быстро и легко можно перейти в «облако»? Сколько это будет стоить? Смогут ли сотрудники работать там, где им удобно, и тогда, когда им удобно? Каковы гарантии безопасности и неприкосновенности данных? Сможете ли вы контролировать облачную ИТ-инфраструктуру и управлять ею?
Быстрому масштабированию способствует и то, что для работы с Microsoft 365 не нужно дополнительного обучения пользователей. Хорошо знакомые программные инструменты обеспечивают новое качество совместной работы с коллегами, заказчиками и партнерами. Вам же, как системному инженеру, Центр администрирования Microsoft 365 предоставляет полный контроль компонентов, настроек и процедур развертывания в масштабах организации. Вы даете пользователям права использования определенных функций и служб согласно их ролям в организации и делегируете полномочия на выполнение определенных административных задач.
Microsoft 365 и «то, не знаю что»
Впрочем, масштабирование — не самое страшное в жизни ИТ-директора. Гораздо страшнее, когда разные бизнес-руководители неожиданно требуют от вас внедрения инструментов, которых раньше никто и никогда не использовал. В один прекрасный момент, который может наступить прямо сейчас, руководитель потребует от вас внедрить, например:
- универсальное средство для организации работы современной команды;
- виртуальную канбан-доску для отработки целей, задач, этапов работы над задачами, срочных задач и т.п.;
- инструмент, который позволит объединять различные сервисы и базы данных в один рабочий процесс;
- индивидуальный планировщик, который будет решать за пользователя, какие из его задач более важные и более срочные;
- и т.д., и т.п.
Доска с карточками для разработки планов, управления задачами, обмена документами, обсуждения текущих дел и контроля выполнения задач — уже реальность. Microsoft предоставляет такое пространство для индивидуальной и совместной работы всем пользователям Microsoft 365, и это продукт Microsoft Planner. Как и Teams, Planner глубоко интегрирован с другими программами Office и позволяет размещать на «доске» документы Word, таблицы Excel, заметки OneNote и синхронизировать их.
Интеллектуальный to-do менеджер тоже существует, и называется, представьте себе, Microsoft To-Do. To-Do универсален и годится как для бизнеса, так и для ведения личных дел. Разумеется, он интегрирован с Microsoft 365.
Еще идеи? Просто расскажите о них — а мы ответим вам, как называется соответствующее приложение Microsoft.
Чем еще хороши облака?
Кроме того, облачные услуги выгодно предоставлять благодаря экономии от масштаба, а поскольку спрос на них растет, растет и выгода облачных провайдеров — и это снижает ваши затраты, как заказчика.
Наконец, они безопасны, потому что поддерживаются географически избыточной структурой центров обработки данных (ЦОДов), что позволяет поставщикам облачных услуг распределенно сохранять и резервировать информацию. ЦОДы Microsoft — крупнейшие в мире, они оснащены новейшим оборудованием, обеспечены бесперебойным электропитанием и надежно защищены от несанкционированного доступа, вам не угнаться за ними, даже если вы банк из списка Топ-50.
Подытожим
Microsoft 365 дает организациям не только гибкость и предсказуемость затрат на объединенные коммуникации, совместную работу и средства повышения продуктивности бизнеса, но и позволяет существенно снизить расходы на внедрение локальных серверов. Кроме того, Microsoft 365 может работать вместе с уже внедренными локальными серверами, позволяя вам выбрать оптимальный вариант гибридной конфигурации локальных программных средств и онлайн-служб для нужд организации и пользователей.
Вы же, как ИТ-эксперт, давно переросший рутину администрирования, сможете оставить повседневные операции автоматизированным средствам управления и заняться внедрением новых технологий — а может быть, и предложить своему бизнесу новые идеи, связанные с высокими технологиями. Помните — Брайан Чески и Джо Геббия не основали бы Airbnb, если бы с ними не было Натана Блечарзика — специалиста по ИТ.
Что делать?
Если все вышеизложенное вас заинтересовало, то наверняка вас заинтересует и веб-семинар «Знакомство с Microsoft 365: настройка и возможности администрирования облачных сервисов», который пройдет 6 июня 2018 г. в 11:00 московского времени. Семинар завершится конкурсом знатоков Microsoft 365, а победитель получит бесплатный ваучер на сертификационный экзамен по Office 365.
Читайте также: