Массовое форматирование документов word
Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то пишите мне через форму контактов на сайте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).
Методики настройки интерфейса Word 2007
Дмитрий спрашивает:
Есть ли методика создания собственных ribbon-вкладок в Office Word 2007, либо добавления кнопок не на панель быстрого доступа, а во вкладки?
Кроме того, рекомендую посетить и изучить материалы следующих сайтов в Рунете:
Microsoft Word 2007. Меняем интерфейс
Настройка Word 2007
И хорошая новость напоследок: в новой версии редактора Word 2010, которая должна выйти в составе пакета Microsoft Office 2010 в конце года, уже предусмотрены штатные средства для добавления/изменения вкладок, групп и команд на ленте редактора.
Я уже протестировал эти инструменты в технической версии редактора (правда, техверсия редактора на английском языке) и могу сказать, что реализовано все очень просто и легко для пользователя. Остается дождаться выхода локализованной версии пакета.
Автотекст с последовательной нумерацией
Олег, решение подсказал Александр Витер . Он предложил использовать поле последовательной нумерации SEQ. Вот что он написал:
Можно сделать элемент автотекста, который содержит в себе поле SEQ и вставлять его куда нужно.
Например, код поля можно задать так: < SEQ нумерация \* MERGEFORMAT >. Окружить его квадратными скобками и добавить в автотекст. На этот автотекст поставить сочетание клавиш и все. И таких списков может быть сколько угодно. У меня получалось без проблем использовать 6 таких последовательностей. Они отличаются друг от друга только идентификаторами (в примере идентификатором последовательности является слово «нумерация»).
Если есть вопросы, задавайте.
Массовое форматирование документов
Время от времени пользователям редактора Word требуется изменить что-то (текст, форматирование) сразу в нескольких документах, без необходимости работы с каждым документом по отдельности. В качестве примера могу привести Макрос пакетной замены (автор: Е.Родыгин) , с помощью которого возможно искать и менять какой-то единый текст во многих документах одновременно.
И вот недавно ко мне обратился Дмитрий с просьбой помочь ему в аналогичной ситуации. Он спрашивал:
Дано очень много файлов формата rtf и doc. Необходимо их отформатировать разом, не открывая каждый в отдельности, а именно: изменить во всех размер шрифта на 12, поставить абзацы 1.25, сделать times new roman, изменить поля, покрасить текст в черный, интервал одинарный. Помогите, пожалуйста!
Я предложил Дмитрию воспользоваться следующим макросом (см. код ниже). Но затем подумал, что пользователям наверное было бы удобнее использовать специальную форму для выбора необходимых параметров форматирования текста, нежели копаться в коде макроса и менять эти параметры вручную.
Я разработал такую форму и включил ее в шаблон (ссылка). Шаблон (предназначенный для редактора Word 2003) имеет дополнительную панель инструментов с кнопкой "Массовое форматирование документов":
Как определить местонахождение документа
Антон спрашивает:
Можно ли посмотреть историю созданных (сохраненных) документов в Word 2007? Если да, то как?
По работе приходится создавать и сохранять много документов и, к сожалению, не всегда удается запомнить, куда именно документ какой-либо сохранил. Подскажите, пожалуйста, каким образом можно посмотреть нечто вроде истории созданных (сохраненных) документов с указанием их места расположения?
Антон, однозначно могу сказать, что сам редактор Word не предоставляет такой возможности. Это в большей степени епархия ОС.
Но вы можете самостоятельно узнать местонахождение ваших последних использованных файлов (не только документов), например, таким способом (я использую Total Commander). Зайдите по адресу:
C:\Documents and Settings\NAME_USER\Application Data\Microsoft\Office\Последние файлы\
В этой папке вы увидите список ярлыков для каталогов и файлов. Наведите указатель мыши на любой ярлык и выплывет подсказка с адресом, где этот документ находится.
И еще один совет: вы можете воспользоваться моим шаблоном "Последние файлы", который будет выводить список имен документов по щелчку на кнопке. Вот ссылка:
Список недавно открываемых файлов .
Полезные ссылки
Информация об авторских правах
Авторские права на все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке (включая текст, фотографии, подборку, расположение и т.п.) принадлежат Кокину Антону Вадимовичу, если не указано иное. Вы можете свободно использовать и распространять эти материалы с обязательной ссылкой вида "Информация с сайта WordExpert.ru" и с обязательным указанием автора материала.
В этой рассылке также упоминаются различные web-страницы с соответствующими ссылками. Эти ссылки указываются исключительно в информационных целях и никакой рекомендации или одобрения с моей стороны данных веб-страниц не подразумевается, если не указано иное.
Время от времени пользователям редактора Word требуется изменить что-то (текст, форматирование) сразу в нескольких документах, без необходимости работы с каждым документом по отдельности. В качестве примера могу привести Макрос пакетной замены, с помощью которого возможно искать и менять какой-то единый текст во многих документах одновременно.
И вот недавно ко мне обратился Дмитрий с просьбой помочь ему в аналогичной ситуации. Он спрашивал:
Дано очень много файлов формата rtf и doc. Необходимо их отформатировать разом, не открывая каждый в отдельности, а именно: изменить во всех размер шрифта на 12, поставить абзацы 1.25, сделать times new roman, изменить поля, покрасить текст в черный, интервал одинарный. Помогите, пожалуйста!
Я предложил Дмитрию воспользоваться следующим макросом (см. код ниже). Но затем подумал, что пользователям наверное было бы удобнее использовать специальную форму для выбора необходимых параметров форматирования текста, нежели копаться в коде макроса и менять эти параметры вручную.
Обновлено 25.03.2010г.. Александр Витер внес исправления в шаблон, чтобы в новых версиях ОС Windows не выскакивали ошибки.
Я разработал такую форму и включил ее в шаблон. Шаблон (предназначенный для редактора Word 2003) имеет дополнительную панель инструментов с кнопкой "Массовое форматирование документов":
Чтобы иметь возможность подключать эту форму (шаблон) только тогда, когда это необходимо, вам нужно будет разместить файл шаблона (batchFormatDocs.dot) в стандартную папку с шаблонами Word:
C:\Documents and Settings\ИМЯ_ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ\Application Data\Microsoft\Шаблоны\.
Как только форма становится нужна, вы открываете меню Сервис, выбираете команду Шаблоны и надстройки и в открывшемся окне нажимаете кнопку Добавить:
Откроется стандартное окно выбора файлов, в котором вы должны найти файл шаблона (если вы добавили его в папку с шаблонами, как описано выше) и выбрать его. В результате шаблон появится в окне и будет доступен:
Форма простая и содержит лишь некоторые параметры форматирования. Я не сторонник ручного форматирования текста - лучше и правильнее создать соответствующие стили. Но иногда это невозможно и проще (быстрее) форматировать документ по-старинке.
В общем виде форма выглядит так:
Вводите значения в соответствующие поля, выбирайте параметры из полей списков и нажимайте кнопку Применить.
Когда вы закончите работу по форматированию, вы можете выгрузить шаблон. Для этого достаточно снять флажок с имени шаблона в окне Шаблоны и надстройки.
Напоминаю, что шаблон позволяет произвести форматирование текста во многих документах одновременно (без открытия этих документов). Будут отформатированы документы с расширениями doc, rtf и docx, находящиеся в одной папке (а если отмечен флажок "Включая подпапки", то и в дочерних). Процесс форматирования скрыт от пользователя, но по окончании выскочит окошко с уведомлением о завершении процесса форматирования.
Код макроса по параметрам Дмитрия:
Вы можете помочь в развитии сайта, сделав пожертвование:
--> Или помочь сайту популярной криптовалютой:
BTC Адрес: 1Pi3a4c6sJPbfF2sSYR2noy61DMBkncSTQ
ETH Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634
LTC Адрес: LUyT9HtGjtDyLDyEbLJZ8WZWGYUr537qbZ
USDT (ERC-20) Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634
Яндекс Деньги: 410013576807538
А тут весь список наших разных крипто адресов, может какой добрый человек пожертвует немного монет или токенов - получит плюсик в карму от нас :) Благо Дарим, за любую помощь! -->
Изменяем десятки, сотни файлов в формате *.doc, *.rtf. посредством макроса.
Отредактировано finn (05.01.2010 01:34:58)
2 Ответ от caute 05.01.2010 09:57:10
шаблон batchFormatDocs.dot в этой строке
colorFont = colorDlg.Color ' запоминаем цвет по умолчанию
на colorDlg выдает ошибку
Compile error: Variable not defined
3 Ответ от finn 05.01.2010 10:22:10
Пользуюсь, именно этим шаблоном. все в порядке, проверено на 2003 и 2007 Word. Быть может проблема в дистрибутиве Office. А какая у Вас ОС, у меня ХР.
4 Ответ от admin 05.01.2010 11:43:14
Изменил шаблон: скачать.
Сообщите о работоспособности (у меня ОК).
5 Ответ от caute 05.01.2010 18:37:14
сорри, в виде шаблона всё работает ok.
просто я (напрасно) тот макрос импортировал в normal.dot, тогда-то косяк с цветом и появился.
не думал, что импорт как-то влияет на работу макроса.
Похожие темы
Массовое форматирование документа
Текстовым редактором Microsoft Word пользуются большинство работающих на компьютере людей, но многим хватает тех знаний, которые они получили, разбираясь с программой самостоятельно. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: сохранить документ ворд формате pdf. Такие пользователи даже не подозревают о множестве скрытых функций и возможностей Ворда.
Форум Ворд Эксперт предназначен для продвинутых пользователей, дорожащих своим временем и желающих совершенствоваться. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: настроить границы области печати в excel. Здесь вы найдете информацию по самым тонким настройкам программы, макросам и шаблонам.
У форума удобная структура, позволяющая быстро найти любую интересующую информацию. Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: водяной знак в ворде. Самое основное вынесено в «Часто задаваемые вопросы», более нетривиальные проблемы настроек различных функций, редактирования, форматирования и оформления обсуждаются в подразделе «Настройки и Форматирования», а написанию шаблонов и макросов посвящен раздел «Автоматизация». Наш сайт о Microsoft Office Word даст ответ про: значок определения в ворде.
Со своими проблемами вы можете обратиться в подраздел форума «Заявки на разработку», но возможно вам помогут готовые решения из одноименного раздела. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: как поменять кодировку в word 2007. Для общения администрацией форума выделена «Курилка».
Кроме того, на форуме приведен список литературы очень полезной для освоения программы и оптимизации работы с Вордом. На портале о Microsoft Office Word вы узнаете про: как редактировать списки в word по алфавиту.
Время от времени пользователям редактора Word требуется изменить что-то (текст, форматирование) сразу в нескольких документах, без необходимости работы с каждым документом по отдельности. В качестве примера могу привести Макрос пакетной замены, с помощью которого возможно искать и менять какой-то единый текст во многих документах одновременно.
И вот недавно ко мне обратился Дмитрий с просьбой помочь ему в аналогичной ситуации. Он спрашивал:
Дано очень много файлов формата rtf и doc. Необходимо их отформатировать разом, не открывая каждый в отдельности, а именно: изменить во всех размер шрифта на 12, поставить абзацы 1.25, сделать times new roman, изменить поля, покрасить текст в черный, интервал одинарный. Помогите, пожалуйста!
Я предложил Дмитрию воспользоваться следующим макросом (см. код ниже). Но затем подумал, что пользователям наверное было бы удобнее использовать специальную форму для выбора необходимых параметров форматирования текста, нежели копаться в коде макроса и менять эти параметры вручную.
Обновлено 25.03.2010г.. Александр Витер внес исправления в шаблон, чтобы в новых версиях ОС Windows не выскакивали ошибки.
Я разработал такую форму и включил ее в шаблон. Шаблон (предназначенный для редактора Word 2003) имеет дополнительную панель инструментов с кнопкой "Массовое форматирование документов":
Чтобы иметь возможность подключать эту форму (шаблон) только тогда, когда это необходимо, вам нужно будет разместить файл шаблона (batchFormatDocs.dot) в стандартную папку с шаблонами Word:
C:\Documents and Settings\ИМЯ_ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ\Application Data\Microsoft\Шаблоны\.
Как только форма становится нужна, вы открываете меню Сервис, выбираете команду Шаблоны и надстройки и в открывшемся окне нажимаете кнопку Добавить:
Откроется стандартное окно выбора файлов, в котором вы должны найти файл шаблона (если вы добавили его в папку с шаблонами, как описано выше) и выбрать его. В результате шаблон появится в окне и будет доступен:
Форма простая и содержит лишь некоторые параметры форматирования. Я не сторонник ручного форматирования текста - лучше и правильнее создать соответствующие стили. Но иногда это невозможно и проще (быстрее) форматировать документ по-старинке.
В общем виде форма выглядит так:
Вводите значения в соответствующие поля, выбирайте параметры из полей списков и нажимайте кнопку Применить.
Когда вы закончите работу по форматированию, вы можете выгрузить шаблон. Для этого достаточно снять флажок с имени шаблона в окне Шаблоны и надстройки.
Напоминаю, что шаблон позволяет произвести форматирование текста во многих документах одновременно (без открытия этих документов). Будут отформатированы документы с расширениями doc, rtf и docx, находящиеся в одной папке (а если отмечен флажок "Включая подпапки", то и в дочерних). Процесс форматирования скрыт от пользователя, но по окончании выскочит окошко с уведомлением о завершении процесса форматирования.
Код макроса по параметрам Дмитрия:
Вы можете помочь в развитии сайта, сделав пожертвование:
--> Или помочь сайту популярной криптовалютой:
BTC Адрес: 1Pi3a4c6sJPbfF2sSYR2noy61DMBkncSTQ
ETH Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634
LTC Адрес: LUyT9HtGjtDyLDyEbLJZ8WZWGYUr537qbZ
USDT (ERC-20) Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634
Яндекс Деньги: 410013576807538
А тут весь список наших разных крипто адресов, может какой добрый человек пожертвует немного монет или токенов - получит плюсик в карму от нас :) Благо Дарим, за любую помощь! -->
Иногда нам может потребоваться объединить несколько документов в один, когда вы используете приложения Microsoft Word. В Word вы можете объединить несколько документов Word в один одним из следующих сложных способов:
- Объединяйте несколько документов один за другим с помощью функции «Вставить текст из файла»
- Массовое объединение нескольких документов с помощью VBA
- Объедините несколько документов сразу с помощью Kutools for Word
Объедините несколько документов в один с помощью функции «Вставить текст из файла»
Вы можете объединить несколько документов в один, используя Текст из файла в Word, но при этом вы потеряете формат документов после объединения.
1. Создайте новый документ Word, поместите объединенные документы, а затем нажмите Вставить > объект > Текст из файла. Смотрите скриншот:
2. В открывшемся диалоговом окне "Вставить файл" (1) откройте папку с документами, которые вы собираетесь объединить; (2) выберите документы, которые вы хотите объединить; а потом (3) нажмите Вставить кнопка. Смотрите скриншот:
Функции: Держа Ctrl клавиша, вы можете выбрать несколько документов, щелкая их по одному; держа Shift клавишу, вы можете выбрать несколько смежных документов, щелкнув первый и последний.
3. Если документы, которые необходимо объединить, сохранены в разных папках, повторите шаги 1-2, указанные выше, по мере необходимости.
Внимание: Вы не можете упорядочить документы в объединенном файле, иначе вы будете вставлять их по одному.
Быстрое объединение нескольких документов Word из множества папок в большом количестве в указанном порядке
Kutools for Word выпускает фантастический идти функция, помогающая пользователям быстро объединить несколько документов Word из многих папок. Эта функция не только сохранит исходный формат документов в объединенном файле, но и объединит документы в указанном вами порядке. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию!
Объедините несколько документов в один с помощью VBA
Кроме того, вы можете использовать VBA для объединения нескольких документов в один в Word.
1. Переместите все объединяемые документы Word в одну папку.
2. Переименуйте документы Word с помощью ряда последовательных имен. (1) Щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите Переименовывать из контекстного меню, а затем введите новое имя, например Part1; (2) Повторите, чтобы переименовать другие документы. Смотрите скриншот:
3. Дважды щелкните, чтобы открыть документ, который вы поместите в начало объединенного файла.
4, нажмите Alt + F11 вместе, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложения.
5. Нажмите Вставить > Модули, а затем вставьте ниже код VBA в новое окно модуля;
VBA: объединить несколько документов в Word
Внимание: Этот VBA может объединять только документы Word с расширениями файлов docx. Если вам нужно объединить документы (.doc), замените DOCX в коде MyName = Dir (MyPath & "\" & "* .docx") в док.
6.Щелкните Run или нажмите F5 ключ для применения VBA.
Примечание: вам необходимо переименовать документы с помощью ряда последовательных имен, иначе документы могут быть неупорядочены или потеряны в объединенном файле.
Объедините несколько документов в один документ и сохраните формат с помощью Kutools for Word
После того, как вы установили Kutools for Word, вам не нужно создавать новый пустой документ или помещать документ в ту же папку. С участием идти Kutools, вы можете быстро объединить несколько документов в один в Word. Пожалуйста, сделайте следующее:
Kutools for Word - удобная надстройка, которая упрощает вашу работу и расширяет ваши возможности по обработке текстовых документов. Бесплатная пробная версия на 60 дней! Получи это сейчас!
1. Нажмите Кутулс Плюс > идти. Смотрите скриншот:
2. В открывшемся диалоговом окне «Объединить документы» добавьте документы, которые вы хотите объединить: (1) Нажмите Добавить файлы кнопка; (2) В диалоговом окне Обзор откройте папку, содержащую документы, которые вы хотите объединить; (3) проведение Ctrl or Shift ключ для выбора этих документов; а потом (4) нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:
Функции:
(1) Если вам нужно объединить документы, которые сохранены в разных папках, повторите этот шаг, чтобы добавлять их один за другим;
(2) Вы также можете добавить все документы, сохраненные в одной папке, с помощью Add Folder кнопку.
3. Теперь вы вернетесь в диалоговое окно «Объединить документы», пожалуйста. (1) заказать эти документы Переместить вверх и Переместить вниз пуговицы; (2) указать перерыв между документами из Перерыв между документами раскрывающийся список; а потом (3) нажмите идти кнопка. Смотрите скриншот:
Теперь все указанные документы Word объединены в новый документ, как показано ниже:
Примечание: К вашему сведению, исходное форматирование всех объединенных документов зарезервировано в объединенном результате.
Конечно, вы можете сначала открыть все документы Word, а затем объединить их вручную путем копирования и вставки.
Просмотр и редактирование нескольких документов Word с вкладками в Firefox, Chrome, Internet Explore 10!
Возможно, вы знакомы с просмотром нескольких веб-страниц в Firefox / Chrome / IE и возможностью переключения между ними, легко щелкая соответствующие вкладки. Здесь вкладка Office поддерживает аналогичную обработку, которая позволяет просматривать несколько документов Word в одном окне Word и легко переключаться между ними, щелкая их вкладки. Нажмите, чтобы получить полную бесплатную пробную версию!
Читайте также: