Макрос word форматирование текста
В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.
Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.
В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.
Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).
Описанные операции
Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)
Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.
Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).
Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.
Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.
Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).
Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.
Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)
Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).
Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.
Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)
Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.
Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.
Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).
Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.
Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)
По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.
Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.
Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)
Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.
Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)
Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.
Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.
Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.
Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат.
Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе "Начать заново с 1"
Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.
Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.
Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.
Карта стилей
Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй - используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.
Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.
Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word - стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?
Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:
В этом разделе Visual Basic примеры, связанные с задачами, которые определены в следующих разделах.
Сведения о других задачах редактирования и примеры из них см. в следующих темах:
Определение выбора текста
Свернуть выбор или диапазон
Используйте метод Collapse , чтобы свернуть объект Selection или объект Range до его точки начала или окончания. В следующем примере выбор сводится к точке вставки в начале выбора.
В следующем примере диапазон отменяется до точки окончания (после первого слова) и добавляется новый текст.
Расширение выбора или диапазона
В следующем примере используется MoveEnd].. /.. /.. /api/Word.Selection.MoveEnd.md) метод объекта Selection , чтобы расширить конец выбора, чтобы включить три дополнительных слова. Для расширения объекта Selection также можно использовать методы MoveLeft, MoveRight, MoveUp и Move Down.
В следующем примере используется MoveEnd].. /.. /.. /api/Word.Range.MoveEnd.md) метод объекта Range для расширения диапазона, чтобы включить первые три абзаца в активный документ.
Переопределить выбор или диапазон
Используйте метод GetRange для переопределения существующего объекта Selection или объекта Range . Дополнительные сведения см. в "Работа с объектом Выбор" или "Работа с объектами диапазона".
Изменение текста
Можно изменить существующий текст, изменив содержимое диапазона. Следующая инструкция изменяет первое слово в активном документе, установив Текст].. /.. /.. /api/Word.Range.Text.md) свойства объекта Range на "The".
Вы также можете использовать метод Delete , объект Selection или объект Range для удаления существующего текста, а затем вставить новый текст с помощью метода InsertAfter или метода InertBefore . В следующем примере удаляется первый абзац в активном документе и вставляется новый текст.
Поддержка и обратная связь
Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.
В этом разделе Visual Basic примеры, связанные с задачами в следующих разделах.
Применение форматирования к выделенному фрагменту
В следующем примере свойство Selection используется для применения форматирования символов и абзацев к выбранному тексту. Используйте свойство Font для доступа к свойствам и методам форматирования символов и свойству ParagraphFormat для доступа к свойствам и методам форматирования абзаца.
Применение форматирования к диапазону
В следующем примере определяется объект Range , который ссылается на первые три абзаца в активном документе. Диапазон форматируется путем применения свойств объекта Font и объекта ParagraphFormat .
Вставка текста и применение форматирования знаков и абзацев
В приведенном ниже примере добавляется слово "Title" (Заголовок) в верхней части текущего документа. Первый абзац выравнивается по центру с добавлением одного интервала размером 0,5 дюйма после него. Слово "Title" форматируется с использованием шрифта Arial размером 24 пункта.
Изменение интервала перед абзацем между значением 12 пунктов и отсутствием интервала
В приведенном ниже примере выполняется переключение форматирования интервала перед первым абзацем в выделенном фрагменте. Макрос получает текущее пространство перед значением, и если значение равно 12 пунктам, форматирование пробела перед форматированием удаляется (свойство SpaceBefore имеет нулевое значение). Если перед пробелом задано значение, отличное от 12, свойство SpaceBefore имеет значение 12 пунктов.
Включение и отключение полужирного начертания
В приведенном ниже примере включается и отключается полужирное начертание выделенного текста.
Увеличение левого поля на 0,5 дюйма
В приведенном ниже примере левое и правое поле увеличиваются на 0,5 дюйма. Объект PageSetup содержит все атрибуты настройки страницы документа (например, левое поле, нижнее поле и размер бумаги) в качестве свойств. Свойство LeftMargin используется для возвращения и установки параметра левого поля. Свойство RightMargin используется для возврата и задания параметра правого поля.
Поддержка и обратная связь
Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.
Поиск и замена выставлены объектами Поиска и Замены . Объект Find доступен в объекте Selection и объекте Range . Действие поиска немного отличается в зависимости от того, имеется ли доступ к объекту Find из объекта Selection или объекта Range .
Поиск текста и его выбор
Если объект Find имеет доступ к объекту Selection , выбор меняется при обнаружении критериев поиска. В следующем примере выбирается следующее появление слова "Hello". Если конец документа достигнут до того, как будет найдено слово "Hello", поиск будет остановлен.
Объект Find содержит свойства, которые относятся к параметрам в диалоговом окне Найти и заменить. Можно установить отдельные свойства объекта Find или использовать аргументы с методом Execute , как показано в следующем примере.
Поиск текста без изменения выбора
Если объект Find имеет доступ к объекту Range, выбор не меняется, но диапазон переопределяется при обнаружении критериев поиска. В следующем примере обнаруживается первое появление слова "синий" в активном документе. Если операция поиска будет успешной, диапазон будет переопределяться и к слову "синий" применяется смелый форматирование.
В следующем примере выполняется тот же результат, что и в предыдущем примере, с использованием аргументов метода Execute .
Использование объекта Replacement
Объект Replacement представляет критерии замены для операции поиска и замены. Свойства и методы объекта Replacement соответствуют параметрам в диалоговом окне Найти и Заменить (Изменить меню).
Объект Replacement доступен в объекте Find . В следующем примере все вхождения слова "привет" заменяется на "hello". Выбор изменяется при обнаружении критериев поиска, так как объект Find имеет доступ к объекту Selection .
В следующем примере удаляется жирный форматирование в активном документе. Свойство Bold — true для объекта Find и False для объекта Replacement . Чтобы найти и заменить форматирование, установите поиск и замените текст пустыми строками ("") и установите аргумент Format метода Execute true. Выбор остается неизменным, так как объект Find имеет доступ к объекту Range (свойство Content возвращает объект Range ).
Поддержка и обратная связь
Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.
Макросы в Word — это такая полезная штука, которую просто обязан знать каждый, кто много работает с текстами.
Предысторию написания данной статьи, а также ее полезность можно оценить по видеоролику.
Макросы — теория
Теперь немного теории. Как известно, в текстовом редакторе Word есть очень полезная функция «Найти и заменить« (вызывается через сочетание клавиш Ctrl+H или меню «Правка» -> «Заменить…» ), которой, к сожалению, пользуются не так часто. Но еще реже используют данную функцию в режиме «Подстановочные знаки« .
А между тем данное умение может принести неоценимую пользу. Свое знакомство с подстановочными знаками и их изучение можно начать со статьи Сергея Хозяинова (будет полезна для новичков).
Я же хочу рассказать о более конкретных случаях применения этого знания, а именно: использование замены с помощью подстановочных знаков и форматирование текста в макросах .
Макросы — это такие полезные штуки, которые позволяют автоматизировать часто выполняемые операции (в случае примера на видео, это форматирование текста). О способах записи и создания макросов можно найти тысячи статей на просторах Интернета. Нас же будет интересовать вариант, при котором макрос записывается вручную во встроенном в Word редакторе Visual Basic . Суть использования макросов мною основана на принципе конструктора: макрос состоит из набора кирпичиков-функций, которые заранее прописаны и могут размещаться в любой требуемой последовательности. Каждая же из функций является действием, либо набором действий, она имеет свое уникальное имя. В макросе же надо лишь указать имя функции для ее вызова.
Макросы — практика
Прописав это и сохранив в шаблоне «Normal.dot« можно получить доступ к этим макросам из любого документа. Вызывается окно выбора макросов горячей клавишей Alt+F8 .
Я предпочитаю использовать кнопки на панели инструментов. Поместить на нее кнопку и привязать к ней макрос очень легко. Об этом доступно написано в данной статье.
Данная статья затронула обширную тему, которая, прежде всего, нацелена на понимание и самостоятельное изучение вопроса. Поэтому более подробно расписывать не стал. Но всегда можно задать вопросы в комментариях.
Читайте также: