Конверты и наклейки и способы работы с ними ворд
Чтобы создать конверт, а именно правильно разместить и распечатать сопровождающие его атрибуты, пригодные к индивидуальному использованию в личных или служебных целях, можно воспользоваться функционалом текстового редактора Microsoft Word. Он предоставляет весь подходящий инструментарий и необходимую информацию.
Настройка параметров конверта в редакторе очень проста, даже для начинающего пользователя, и всё благодаря специальной функции, разработанной для такой задачи. В качестве примера, мы продемонстрируем вам весь процесс в настольной версии редактора Word 2013, входящего в популярный офисный пакет приложений от Майкрософт.
В других версиях приложения, в том числе работающих в онлайне, все шаги и настройки будут максимально похожи. Это позволит вам без труда добиться поставленной цели.
Запустите Microsoft Word и создайте новый документ. На Панели инструментов найдите вкладку “Рассылки”, а в ней кнопку “Конверты”. Нажмите на неё, чтобы начать настройку под индивидуальные требования.
Создать конверт
В полях “Адрес получателя” и “Обратный адрес” введите нужные вам данные. Далее нажмите на кнопку “Параметры” внизу и перейдите на вкладку “Параметры печати”. Выберите способ подачи в зависимости от особенностей вашего принтера.
Когда закончите настраивать способ подачи, то перейдите на соседнюю вкладку, где необходимо будет выбрать размер конверта из раскрывающегося списка, а также, при необходимости, установить шрифты (размер, начертание, цвет и т.п.). По завершении, нажмите на кнопку “ОК”.
В основном окне нажмите на кнопку “Добавить”. Вам будет задан вопрос, хотите ли вы использовать обратный адрес, введенный вами, в качестве адреса по умолчанию. Желательно ответить положительно.
В левой части окна текстового редактора появится предварительный просмотр информации, которая будет напечатана на конверте, а в правой – пустая страница, на которой сразу же можно подготовить текст письма.
Завершив написание своего письма, вернитесь на вкладку “Рассылки” и нажмите на кнопку “Конверты”. На последнем шаге отправьте подготовленное содержимое на печать, воспользовавшись соответствующей кнопкой.
Этикетка в листах А4
Пустые чистые этикетки в листах формата А4 пригодны для печати этикеток на обычных лазерных и струйных принтерах. Наши клиенты могут выбрать из более чем 100 размеров по целому ряду различных материалов, специализированных клеев и цветов. Наряду с фантастическим выбором этикеток, на нашем сайте можно скачать бесплатные шаблоны для формирования этикетки, а так же разнообразные полезные руководства и программное обеспечение для проектирования и печати этикеток.
Наклейки для печати на лазерном принтере или струйном принтере, поставлются в листах формата А4 по 100 листов в пачке с уже просеченными этикетками. В различных размерах мы можем предложить прямоугольные этикетки и круглые этикетки.
Наклейки в листе А4 — уникальный вид этикеток обеспечивает исключительную стабильность и качество в сочетании с простым, распостраненным форматом, который позволяет производить профессиональную печать этикеток, в том числе тех, которые требуют оперативной печати на самом простом (офисный принтер) или наиболее сложном цифровом печатном оборудовании (лазерный копировальный аппарат). Особенно подходит для коммерческих организаций, где требуется оперативная маркировка продукции.
Как осуществить печать на наклейках в листе А4 ?
Мы предоставляем Бесплатные шаблоны этикеток в формате MS Word (.doc) чтобы помочь вам добавить текст на лист наклеек.
Для того чтобы скачать шаблон, нажмите на изображение нужного вам расположения на листе и выберите СОХРАНИТЬ на компьютер, а потом откройте в текстовом редакторе MS Word, Open Office и др.
После формирования этикетки, Вам достаточно загрузить в обычный офисный лазерный или струйный принтер листы с этикеткой А4 и распечатать необходимое количество копий.
Размеры, формы, шаблоны в формате MS Word (.doc) и расположение этикеток в листах А4:
Создание слияния наклеек в Word 2007
Для создания слияния для этикеток в Word 2007
Примечание: Если в списке не будет создана запись, пожалуйста, прочитайте другой наш урок о создании Получатели слияния.
Примечание: Более подробную информацию по редактированию списков получателей, прочитайте еще один урок Получатели слияния.
Чтобы внести изменения в этикетки
- Из Готово группу, нажмите кнопку Готово и слияния и из меню, выберите Изменить отдельные документы …
- От слияния в новый документ отображается диалоговое окно, сделать соответствующий выбор.
- После завершения, нажмите кнопку ОК .
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Word 2003
Щелкните на кнопке Создать.
После щелчка на кнопке Создать наклейки появятся в окне Word в виде таблицы. С этого момента вы работаете с ними в Word, как с самой обычной таблицей. (Более подробная информация по этой теме изложена в главе 20.)
Внимание! Не вздумайте менять размер ячеек таблицы с наклейками! Если вы сделаете это, наклейки не будут напечатаны должным образом.
Отформатируйте наклейки (если есть такая необходимость).
Воспользовавшись комбинацией клавиш CTRL + A, выделите весь документ (он размером всего в одну страницу) и измените шрифт на более привлекательный. Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти в главе 11.
Не стоит вносить изменения в форматирование полей и абзацев. И то, и другое уже настроено для распечатки выбранного вами типа наклеек.
Вы можете лишь отредактировать отдельные наклейки. Конечно, все они содержат одинаковый текст, но вы вправе изменить информацию в нескольких ячейках таблицы.
Убедитесь, что принтер включен, готов к печати, что в лоток вставлен лист с наклейками (причем правильно), что это именно тот тип наклеек, который вы указали, и т.д. В общем, проверьте все – зачем вам лишние осложнения? Затем распечатайте наклейки как любой другой документ.
Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов, и наклейки появятся из принтера, готовые к тому, чтобы их лизнули и приклеили.
- Не рекомендуем сохранять этот документ на диске (разве что вы очень любите наклейки и собираетесь иногда открывать данный файл, чтобы просто им полюбоваться). Закройте документ, а на предложение сохранить его отреагируйте щелчком на кнопке Нет.
- Если вы решили посвятить свою жизнь распечатке наклеек, рекомендую приобрести специальную программу, выпускаемую компанией Avery. Она называется Avery Label Pro. Как и любая специализированная программа, она лучше справляется со своей, задачей, чем Word, для которого печать наклеек – не более, чем хобби.
- Word, конечно, может распечатать наклейки непосредственно из базы данных наклеек с помощью функции Мастер слияния. Правда, этот сложный и долгий процесс относится к области расширенных операций Word. В указанном режиме лучше работать, если у вас уже имеется база данных; для создания списка адресов можно воспользоваться приложением Microsoft Outlook. Но даже после того, как вы выполните всю эту работу, останется немало проблем, связанных с форматированием массива информации и с рядом других операций.
Печать листа одинаковых, наклеек с изображением
Всегда можно добавить графическое изображение к наклейке, но для этого вам придется убедить Word в том, что эта задача выполняется вместе со слиянием документов. Выполните следующие действия.
- Создайте новый пустой документ в Word.
- Выберите Вид › Панели инструментов › Слияние. На экране появится одноименная панель инструментов, хотя использоваться будут далеко не все ее опции.
- Щелкните на кнопке Выбрать тип документа
- Выберите в появившемся диалоговом окне переключатель Наклейки.
- Щелкните на кнопке ОК.
- Укажите тип наклейки в списке Тип.
Как создать наклейки, используя Microsoft Word 2007
Вам нужна помощь в организации работы? Особенность Microsoft Word Labels позволяет автоматически создавать индивидуальные наклейки, которые отвечают вашим требованиям. В этой статье вы узнаете, как создать два типа наклеек: целую страницу с одинаковыми наклейками и страницу с пользовательскими/уникальными наклейками.
Ваши действия
Способ 1 из 2: Создание целой страницы с одинаковыми этикетками
Откройте новый документ Word.
На вкладке Mailings в группе Создать щелкните на Наклейки.
Выберите правильный размер этикетки, а затем нажмите кнопку Options:
- Из списка выпадающего меню Label products выберите торговую марку
- Из списка выпадающего меню Label products выберите номер продукта
- Нажмите OK
- Нажмите Options. Появится диалоговое окно Label Options.
- В разделе информации о принтере посмотрите на список выпадающего меню Tray и сделайте соответствующий выбор.
- Загрузите этикетки в принтер и нажмите на Print.
Способ 2 из 2: Создание страницы пользовательских наклеек
Откройте новый документ Word.
Перейдите на вкладку Mailings и в группе Create нажмите Labels.
- Обратите внимание, что появится диалоговое окно Envelopes and Labels с отображением вкладки Labels.
Выберите правильный размер наклейки.
- Нажмите Options.
- Из выпадающего списка Label Products выберите имя бренда.
- Из выпадающего списка Product Number выберите номер продукта.
Укажите правильный источник бумаги.
- Нажмите Options. Должно появиться диалоговое окно Label.
- В разделе Printer Information перейдите к выпадающему списку Tray сделайте свой выбор.
- Нажмите OK.
- Нажмите New Document.
Введите содержимое каждой наклейки с помощью клавиши табуляции для перемещения между наклейками.Каждая таблица представляет одну наклейку.
Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word для Интернета Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word 2010 Word 2007 Word Starter 2010 Еще. Меньше
Создание и печать страницы с одинаковыми наклейками
На вкладке Рассылки нажмите кнопку Наклейки.
Если нужный номер продукта отсутствует, выберите Новая наклейка и настройте пользовательскую наклейку.
Введите адрес или любую другую информацию в поле Адрес (только текст).
Чтобы использовать адрес из списка контактов, выберите Вставить адрес .
Чтобы изменить форматирование, выделите текст, щелкните правой кнопкой мыши и внесите нужные изменения в разделах Шрифт или Абзац.
Выберите Печать. Также можно выбрать Новый документ, чтобы отредактировать документ, сохранить его и напечатать позже.
Создание и печать страницы с одинаковыми наклейками
На вкладке Рассылки нажмите кнопку Наклейки.
В поле Адрес введите соответствующий текст.
Чтобы использовать адрес из списка контактов, выберите Вставить адрес .
Чтобы изменить форматирование, выделите текст, щелкните правой кнопкой мыши и внесите нужные изменения в разделах Главная > Шрифт или Абзац.
В диалоговом окне Параметры наклейки задайте нужные значения, затем нажмите кнопку ОК.
Если нужный номер продукта отсутствует, выберите Новая наклейка и настройте пользовательскую наклейку.
Выберите Печать. Также можно выбрать Новый документ, чтобы отредактировать документ, сохранить его и напечатать позже.
Настройка и печать страницы с одинаковыми наклейками
На вкладке Рассылки нажмите кнопку Наклейки.
Выберите Тип принтера, Наклейки и Номер продукта.
Если нужный номер продукта отсутствует, выберите Новая наклейка и настройте пользовательскую наклейку.
Введите адрес или другую информацию в поле Адрес получателя.
Чтобы использовать адрес из списка контактов, выберите Вставить адрес .
Чтобы изменить форматирование, выделите текст, а затем выберите Шрифт, чтобы внести изменения.
Выберите Печать. Также можно выбрать Новый документ, чтобы отредактировать документ, сохранить его и напечатать позже.
Дополнительные сведения о создании наклеек с обратным адресом см. в статье Создание наклеек с обратным адресом.
Word в Интернете не поддерживает создание наклеек напрямую. Тем не менее, можно создать наклейки из шаблона.
Откройте Word в Интернете.
Выберите шаблон наклейки при создании нового документа. Выберите Другие шаблоны, если нужный шаблон отсутствует.
Чтобы создать лист с одинаковыми наклейками, заполните одну наклейку, затем скопируйте ее и вставьте на остальной части листа.
Совет: Чтобы проверить правильное выравнивание текста относительно наклеек, напечатайте наклейки на листе бумаги. После этого можно вставить в принтер лист с наклейками.
Дополнительные сведения
Если нужно создать страницу с разными наклейками, см. Создание листа с тегами имен или почтовыми наклейками
Если нужно создать страницу наклеек с рисунками, см. Добавление рисунков в наклейки
Если нужно напечатать одну наклейку на частично использованном листе, см. Печать одной наклейки на частично использованном листе.
Если нужно создать наклейки с использованием списка рассылки, см. Печать наклеек для списка рассылки
Если нужно создать наклейки с помощью шаблона, см. Шаблоны наклеек Майкрософт
Если на конверте необходимо поместить обратный адрес, соответствующую настройку можно сделать еще до начала работы с конвертом.
Когда вы оформите конверт, как хотели, его можно напечатать или сохранить для повторного использования.
В этой статье
Настройка обратного адреса
Запустите программу Word.
Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Параметры.
Выберите пункт Дополнительно.
Прокрутите страницу вниз и в поле Почтовый адрес группы Общие введите обратный адрес.
Примечание: Word сохранит этот адрес, и им можно будет пользоваться всегда, когда потребуется добавить его на конверт, наклейку или другой документ.
Проверка параметров печати
Перед тем, как печатать партию конвертов, можно проверить, правильно ли заданы параметры принтера.
На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.
Выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта.
В поле Размер конверта выберите подходящий размер конверта. Если ни один из размеров вам не подходит, прокрутите список до самого конца, щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите размеры конверта.
Откройте вкладку Параметры печати.
Драйвер принтера указывает приложению Word, каким образом конверт следует помещать в принтер, и эта информация отображается на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта.
1. Способ подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева) и сторону (длинная или короткая), которой он должен подаваться в принтер.
2. Конверт может располагаться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевой стороной называется та сторона, на которой печатается адрес.
3. Даже если конверт подается сначала короткой стороной, не исключена возможность, что его потребуется перевернуть, чтобы текст не оказался напечатанным на лицевой стороне вверх ногами.
На рисунке снизу конверт расположен справа, лицевой стороной вниз, отворотом вверх и подается в принтер короткой стороной в соответствии с параметрами показанного выше диалогового окна.
Загрузите конверт, как указано в диалоговом окне.
Для проверки введите произвольный текст в поле Адрес получателя, а затем, чтобы напечатать текст на конверте, нажмите кнопку Печать.
Убедитесь, что конверт распечатан правильно.
Если печать была выполнена некорректно, сделайте следующее:
Чтобы разобраться, как конверты должны вставляться в принтер, ознакомьтесь с прилагаемой к нему документацией.
Обновите драйвер принтера.
Вернитесь на вкладку Параметры печати диалогового окна Параметры конверта и откорректируйте параметры печати. Снова напечатайте текст на конверте. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не определите нужную конфигурацию параметров печати.
Создание и печать или сохранение конверта
На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.
В поле Адрес получателя введите почтовый адрес.
Если вы хотите использовать адрес в электронной адресной книге, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адресную .
Чтобы отформатировать текст, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши, а затем выберите в контекстном меню пункт Шрифт.
В поле Обратный адрес введите свой обратный адрес или выберите готовое значение.
Если вы хотите использовать адрес в электронной адресной книге, установленной на компьютере, нажмите кнопку Вставить адресную .
Если вы хотите сохранить обратный адрес для использования в будущем, но не требуется добавлять его на текущий конверт, установите флажок не печатать.
Если у вас есть электронная марка (например, приобретенная через Интернет), вы можете добавить ее на конверт.
Установите флажок Добавить почтовую марку.
Чтобы настроить параметры программы для работы с почтовыми марками, которая установлена на компьютере, нажмите кнопку Свойства марки.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы напечатать конверт без его сохранения для повторного использования, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача, и нажмите кнопку Печать.
Чтобы сохранить конверт для повторного использования, выберите команду Добавить в документ, затем откройте вкладку Файл, выберите команду Сохранить как и введите имя документа.
Word добавляет конверт к текущему документу как страницу 1. При необходимости вы можете использовать оставшуюся часть документа для печати письма, которое будет автоматически храниться вместе с конвертом.
Чтобы напечатать текст на конверте, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта, и нажмите кнопку Печать.
Слияние почты позволяет создать пакет документов, персонализированный для каждого получателя. Например, можно персонализировать форму письма, чтобы обращаться к каждому получателю по имени. Источник данных, например список, электронная таблица или база данных, связывается с документом. Заполнители, именуемые полями слияния, сообщают Word, в какое место документа следует включить информацию из источника данных.
Вы работаете с основным документом в Word, добавляя поля слияния для персонализированного содержимого, которое хотите включить. После завершения слияния для каждого имени в источнике данных создается персонализированная версия документа слияния.
Источники данных
Для настройки слияния сначала нужно выбрать источник данных, из которого вы будете брать персонализированную информацию. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook — это наиболее распространенные источники данных. Кроме того, используются базы данных, которые можно подключить к приложению Word. Если у вас еще нет источника данных, вы можете создать его в Word в ходе слияния.
Дополнительные сведения об источниках данных см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Excel или Outlook
Если вы планируете использовать Excel или Outlook в качестве источника данных, см. следующие статьи:
Типы документов
Word предоставляет инструменты для включения данных в документы следующих типов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом типе, воспользуйтесь приведенными ниже ссылками.
Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем
Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке "Кому". Вы можете отправлять электронную почту непосредственно из Word.
Конверты или Наклейки, имена и адреса на которых взяты из источника данных.
Каталог, который содержит пакет данных для каждого элемента в источнике данных. Воспользуйтесь им, чтобы распечатать список контактов или создать список групп сведений, таких как все учащиеся в каждом из классов. Этот тип документа также называется объединением в каталог.
Источники данных
Для настройки слияния сначала нужно выбрать источник данных, из которого вы будете брать персонализированную информацию. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook — это наиболее распространенные источники данных, но если у вас еще нет источника данных, вы можете создать его в Word в ходе слияния.
Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что приложение Word может их правильно распознать. Подробнее см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word для Mac.
Список контактов Outlook содержит данные в формате, который приложение Word может распознать. См. статью Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния
Файл данных Word — это источник данных, который можно создать на ходу в Word. Подробнее см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.
Типы документов
Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем
Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке "Кому". Вы можете отправлять электронную почту непосредственно из Word.
Конверты или Наклейки, имена и адреса на которых взяты из источника данных.
Если вы открываете документ слияния, который вы создали с помощью классического приложения Word, Word Web App сохранит все параметры слияния в нем, но вы не сможете выполнить слияние почты или изменить параметры слияния.
Если у вас есть классическое приложение Word, откройте документ и выполните в нем слияние.
Может быть, когда-нибудь наступит тот день, когда электронная почта полностью заменит обычную. Однако нам кажется, что произойдет это еще ой как не скоро. Все равно нужно будет отсылать посылки и бандероли, а по Интернету (по крайней мере, пока) этого сделать нельзя. Кроме того, бывают случаи, когда белоснежный хрустящий конверт представляет собой нечто большее, чем обычное послание. Если у вас скоро свадьба или фирме нужно разослать официальные приглашения на презентацию, использовать для этой цели Интернет несолидно. Да и получателю гораздо приятнее, когда ему в руки попадает персональное приглашение, а не электронное письмо, отосланное одновременно по сотне адресов.
Однако, если мы решили пользоваться обычной почтой для рассылки документов, деловых писем или приглашений на свадьбу, это вовсе не означает, что при этом мы забудем о существовании компьютера.
Microsoft Word дает в распоряжение пользователю прекрасные инструменты для работы с конвертами, а также с почтовыми наклейками. Но обо всем по порядку.
Параметры настройки почтовых конвертов вызываются выполнением команды Сервис — Письма и рассылки — Конверты и наклейки (Tools — Letters And Mailings — Envelops And Labels) (рис.1). Первое, что потребуется сделать — ввести адрес получателя. Правда, вы можете сэкономить время, если у вас есть письмо от этого человека. Обычно в тексте письма сверху указан адрес отправителя, и Microsoft Word это прекрасно понимает. Так что, если вы откроете соответствующий документ, программа автоматически впишет адрес в поле окна Конверты и наклейки. Что касается обратного адреса, программа вставит те данные, которые введены на вкладке Сервис — Параметры — Пользователь (Tools — Options — User Information). Если вам часто приходится отправлять письма, и при этом обратный адрес не изменяется, лучше один раз ввести соответствующую информацию и не думать об этом в дальнейшем. Если же требуется изменить сведения в одном из полей адреса, это можно легко сделать вручную.
Если на компьютере установлена программа Microsoft Outlook Express, для вставки адреса можно воспользоваться адресной книгой. Для этого предусмотрена специальная кнопка.
Размеры конверта, а также параметры печати адреса на нем могут быть изменены. Нажав на кнопку Параметры (Options), можно выбрать нужный вид конверта. Microsoft Word располагает сведениями о размерах самых разных стандартных конвертов. Если используемый вами конверт не принадлежит к их числу, необходимо ввести размеры вручную.
Также обратите внимание на способ подачи конверта на печать. Для его установки перейдите на вкладку Параметры печати (Printing Options). В данном окне имеются пиктограммы, которые наглядно демонстрируют, как следует поместить конверт в лоток подачи бумаги. После установки всех необходимых параметров необходимо загрузить конверт в принтер и нажать на кнопку Печать. Для удобства она имеется прямо в окне Конверты и наклейки. Если вы предпочитаете иной способ печати, можно нажать на кнопку Добавить (Add to Document) для добавление страницы конверта в документ. Microsoft Word вставляет ее в самом начале документа, отделяя от остальной части, установив разрыв раздела на следующей странице.
Однако распечатка адреса на конверте не всегда удобна. Иногда легче распечатать почтовые наклейки и при необходимости быстро наклеить их на конверт. Процедура их подготовки и печати весьма схожа с той, которая применяется при создании конвертов. Параметры почтовых наклеек задаются на вкладке Наклейки (Labels) уже известного нам диалогового окна Конверты и наклейки (Envelops And Labels).
Как и в случае с конвертами, Microsoft Word вставит адрес в поле окна, если он будет присутствовать в активном документе. Если же вам нужна наклейка с обратным адресом, отметьте галочкой опцию Обратный адрес (Use Return Address).
Разновидностей наклеек гораздо больше, чем видов конвертов, поэтому особое внимание стоит уделить указанию размеров наклейки. Для того, чтобы было легче, лучше всего записать марку и сорт наклеек или сохранить коробку, в которой они поставлялись. Microsoft Word знает довольно много стандартных разновидностей наклеек, так что вы сможете выбрать нужную из внушительного списка. Если же вы не знаете, какая у вас наклейка, придется указывать ее размеры вручную. Для этого вызовите диалоговое окно Создание наклейки (New Label), предварительно выбрав тип принтера (матричный или лазерный) и внесите размеры. Чертеж в верхней части окна (рис.2) поясняет, какие параметры листа наклеек следует измерить. После введения всех размеров дайте наклейке имя и вернитесь в предыдущее окно.
Вы можете не только создать собственный тип наклеек, но и настроить любой из уже имеющихся. Данная опция предназначена для того, чтобы в случае изменения параметров наклеек фирмой-производителем пользователь имел возможность скорректировать размеры того или иного типа наклеек. Окно настройки почти ничем не отличается от окна создания наклеек, в нем только нельзя поменять название наклейки.
При работе с лазерными принтерами нужно быть очень внимательными при выборе наклеек. Дело в том, что не все наклейки пригодны для печати на них и могут отслаиваться внутри принтера. Поэтому при покупке наклеек нужно обязательно следить за тем, чтобы на упаковке было указано, что они предназначены для печати на лазерных принтерах. Такие наклейки можно печатать и на струйных аппаратах.
Программа может напечатать одну наклейку или же целую страницу. Для печати одной наклейки выберите соответствующую опцию, а затем заполните поля Строка (Row) и Столбец (Column). Например, если на листе нужная вам наклейка расположена в четвертой строке и третьем столбце, введите значение 4 в поле Строка и значение 3 в поле Столбец.
Чтобы напечатать целую страницу одинаковых наклеек, необходимо выбрать соответствующую опцию (Full Page of the Same Label). Можно также сохранить такую страницу как отдельный документ, воспользовавшись кнопкой Создать. Позже ее всегда можно будет открыть и напечатать требуемое количество копий.
Однако, при помощи описанного способа можно создать и распечатать наклейки лишь с одним адресом. Во многих же случаях, когда вы отправляете несколько писем, требуются разные адресаты. Решить эту проблему можно при помощи режима слияния документов.
В этом режиме Microsoft Word работает сразу с двумя документами — основным и источником данных. Основным считается документ, который должен получиться в итоге и который позднее будет распечатан. Источник данных — это упорядоченный список, в который заносятся имя, фамилия, отчество, адрес и другие данные. Используя источник данных, можно создать по шаблону одинаковые письма, наклейки, конверты, адресованные разным людям.
Данную операцию можно проделать при помощи Мастера слияния (Mail Merge Wizard), вызвать который можно при помощи команды Сервис — Письма и рассылки (Tools — Letters And Mailings). После вызова Мастера появится область задач Слияние (Mail Merge) (рис.3). Создание документов слияния происходит в шесть этапов. Если у вас не заготовлен источник данных, мы предлагаем для начала его создать, а уж потом работать над всем остальным.
Итак, для создания источника "перепрыгиваем" сразу на третий шаг создания документов — Выбор получателей (Select Recipients). Выбираем опцию Создание списка (Type A New List) и нажимаем на появившуюся ссылку Создать (Create). Появится окно Новый список адресов (New Address List) (рис.4), в котором и предложено будет ввести данные. Обратите внимание, что, если вам не нужны для работы все поля, которые предлагаются для заполнения, их можно исключить при помощи кнопки Настройка (Customize). Точно так же можно добавить необходимые поля.
При заполнении полей помните, что некоторые из них могут оставаться незаполненными. При вставке адреса Microsoft Word напечатает только те поля, которые были заполнены. Пробелы или пустые строки на месте незаполненных полей появляться не будут.
После заполнения первой записи можно переходить ко второй, нажав на кнопку Создать запись (New Entry). Перемещаться между записями в дальнейшем можно при помощи кнопок Следующая, Предыдущая, Первая и Последняя в нижней части окна.
После того, как ввод всех необходимых данных будет завершен, нажмите на кнопку Закрыть. Программа предложит вам сохранить список в папке Мои источники данных (My Data Sources).
Теперь, когда источник данных создан, можно приступать к созданию документов слияния. На первом этапе необходимо выбрать тип документа. Это могут быть конверты, наклейки, папки или письма для массовой рассылки.
Покажем работу мастера на примере создания писем и выделим соответствующий пункт в области задач Слияние. На втором этапе программа предложит выбрать тип основного документа. Это может быть текущий файл или шаблон. Поскольку Microsoft Word предлагает большое количество шаблонов для написания различных писем, воспользуемся одним из них. Выберем создание документа по шаблону и, нажав на ссылку Выбор шаблона (Select Template), подберем подходящий шаблон (рис.5). После этого он отобразится в окне документа.
Следующий шаг — выбор получателей. На этот раз, когда источник данных у нас уже готов, выберем опцию Использование списка (Use Existing List) и загрузим файл данных при помощи кнопки Обзор (Browse. ). В качестве списка рассылки можно также использовать адресную книгу Outlook Express. Появится окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients). Для того, чтобы исключить адресата из списка получателей, уберите галочку напротив строки с его данными.
Однако, когда получателей много, часто бывает неудобно исключать получателей вручную. Для таких случаев предусмотрена функция сортировки и фильтрации большой базы данных. Фильтрация заключается в том, что записи, не удовлетворяющие заданным критериям, скрываются (но не удаляются).
Для того, чтобы отобрать только необходимые записи, необходимо кликнуть по стрелке рядом с названием поля и выбрать критерий фильтрации. Например, если нужно разослать письма только на Третью улицу строителей, выберите в меню поля Улица опцию Третья улица строителей. Записи, не удовлетворяющие этому критерию, будут скрыты. Скрытые в результате фильтрации записи при слиянии документов не используются.
Когда вы используете для создания рассылки несколько списков, может возникнуть неразбериха, так как записи не будут упорядочены. В этом случае нужно воспользоваться опцией Сортировка записей. При сортировке записи упорядочиваются по алфавиту или в порядке возрастания номеров. Для этого вызовите окно Фильтр и сортировка (Filter And Sort), кликните на стрелке рядом с названием поля и выберите опцию Дополнительно (Advanced). Перейдя на закладку Сортировка записей (Sort Records), с помощью списков задайте поля, по которым необходимо произвести сортировку, и выберите направление сортировки. Сортировку можно производить не более чем по трем параметрам. После того как будет нажата кнопка ОК, записи упорядочатся по выбранным критериям.
После завершения работы со списком можно переходить к четвертому этапу создания документа. Тут обычно указывается, где в документе должна быть строка приветствия, а где писаться адрес. Однако, если мы используем шаблон, то этот этап можно просто "проскочить" — программа уже все создала для нас. На пятом этапе мы сможем просмотреть, как будет выглядеть готовый документ, и при необходимости отредактировать письма к одному или нескольким получателям. Наконец, на последнем, шестом этапе можно распечатать все письма или сохранить их в виде документа Microsoft Word.
Все статьи и уроки, представленные на страницах этого сайта, являются интеллектуальной собственностью авторов. Публикация в любом виде, в том числе, электронном, материалов или их частей без письменного согласия авторов запрещена Законом Украины "Об авторском праве".
Читайте также: