Какой элемент располагающийся на временной сетке является основным в календаре outlook
В Microsoft Outlook различаются два типа мероприятий: встречи и события.
Встреча - это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы. Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречи как занятое, свободное, под вопросом или как время отсутствия на работе. Могут быть запланированы повторяющиеся встречи. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.
Событие - это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах.
Деление на встречи и события является в значительной мере условным. Запись в календаре для них создается одинаково.
Создание записи в календаре
Для составления плана встреч и событий необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Календарь (рис. 33.7).
Для создания простейшей записи в календаре достаточно выделить строку с временем, на которое планируется событие, с клавиатуры ввести необходимую информацию, после чего нажать клавишу клавиатуры Enter. Созданная запись будет отображена в календаре (рис. 33.8).
По умолчанию все мероприятия назначаются на начало каждого часа и получаса. Продолжительность по умолчанию - полчаса. Если необходимо увеличить плановую продолжительность мероприятия, можно перетащить рамку вокруг записи вниз.
По умолчанию устанавливается оповещение за 15 минут до начала мероприятия. Признаком установки оповещения является значок колокольчика в начале записи.
Настройка параметров записи в календаре
Для настройки параметров записи следует дважды щелкнуть по соответствующей записи в календаре. Для того чтобы параметры записи можно было настроить заранее, при создании записи следует в области (модуле) Календарь Microsoft Outlook нажать кнопку Создать панели инструментов (см. рис. 33.7).
Настройка параметров производится в отдельном окне (рис. 33.9).
Помимо темы при настройке можно указать место встречи (поле Место ) и выбрать метку (поле Метка ). Метка определяет цвет фона, на котором будет отображена запись в календаре.
В полях Начало и Конец устанавливается время начала и окончания мероприятия (точные значения в эти поля следует вводить с клавиатуры). При планировании многодневного мероприятия нужно выбрать соответствующие даты.
Для установки или отмены оповещения используют флажок и поле Оповещение.
Основное поле окна предназначено для ввода с клавиатуры дополнительного поясняющего текста. Этот текст не будет отображаться непосредственно в календаре. Туда же добавляют файлы, которые могут понадобиться на планируемом мероприятии. Для вставки файла надо нажать кнопку Добавить файл панели инструментов (см. рис. 33.9) или выполнить команду Вставка/Файл.
В окне Вставка файла (рис. 33.10) необходимо перейти в папку с нужным файлом и дважды щелкнуть мышью по значку вставляемого файла.
Имя прикрепленного файла будет отображено в поле основной части окна записи календаря.
Если планируемое мероприятие будет периодически повторяться, нажмите кнопку Повторение панели инструментов и настройте периодичность повторения.
По окончании настройки параметров записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов (см. рис. 33.9).
После сохранения запись будет отображена в календаре (рис. 33.13). Для просмотра и редактирования записи следует дважды по ней щелкнуть мышью.
Настройка отображения календаря
Управление видом календаря осуществляется соответствующими кнопками панели инструментов или командами меню Вид (рис. 33.14).
Календарь может отображать только один день (см. рис. 33.7), рабочую неделю (пять дней) (рис. 33.15), полную неделю (семь дней), месяц (рис. 33.16). Выбор вида определяется типом решаемых задач. При создании новых записей удобнее всего пользоваться видом День.
Перемещение по календарю
Для выбора нужной даты используют календарь Области переходов, расположенной в левой части окна Microsoft Outlook. Для удобства работы границу между областью переходов и основной частью окна можно перетащить при нажатой левой кнопке мыши (рис. 33.17).
Для перехода к записям определенной даты достаточно щелкнуть по нужной дате в календаре области переходов. Если дата не отображается в видимой части календаря области переходов, то можно воспользоваться кнопками со стрелками влево и вправо в верхней части календаря для "прокрутки" календаря.
Для возврата к записям текущей даты можно нажать кнопку Сегодня в панели инструментов (рис. 33.18).
Для поиска записи в календаре нажмите кнопку Найти в панели инструментов, введите запрос в поле Просмотреть и щелкните ссылку Найти (рис. 33.19).
Результаты поиска будут отображены в специальном окне (рис. 33.20). Для возврата в календарь щелкните ссылку Очистить.
Аннотация: Изучив эту лекцию, вы сможете: настраивать внешний вид календаря; распечатывать календарь.
Изменение внешнего вида календаря
Чтобы наиболее важные памятки выделялись в вашем календаре, вы можете обозначать их, помечая цветом. Цветовые метки позволяют вам выделять цветом записи в календаре таким образом, что вы будете сразу определять тип памятки. Имеющиеся метки включают в себя метки "Важно", "Служебное" и "Личное". Метки помогают вам подготовиться к намеченным мероприятиям. Вы можете присвоить метку Требуется поездка (Travel Required), которая напомнит вам о том, что встреча состоится не в вашем офисе, а в другом месте, или же вы можете присвоить метку Требуется подготовка (Needs Preparation) запланированному мероприятию, к которому вам необходимо, например, подготовить презентацию.
Представления календарей
Outlook предоставляет набор различных представлений для вашего календаря. Чтобы выбрать представление , войдите в меню Вид (View), наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите нужное вам представление .
В этом упражнении вы будете просматривать элементы для указанного промежутка времени, изменять внешний вид вашего календаря, добавлять к памяткам цвета вручную и с использованием правил, а также изменять ваше расписание рабочей недели по умолчанию.
- Отобразите календарь в окне Outlook, наведите указатель мыши на правую границу календаря. Когда указатель мыши сменится на двойную стрелку, перетащите границу вправо так, чтобы в календарике был отображен только один месяц.
- Перейдите в календарике к месяцу июнь 2002 года, щелкните на числе 18 и нажмите кнопку Рабочая неделя (Work Week)в панели инструментов. Календарь отобразит расписание на период с понедельника по пятницу для недели, содержащей выбранную вами дату.
Теперь календарь отображает расписание на семидневную неделю, содержащую дату, выбранную вами при нажатии кнопки Неделя (Week). Эта неделя будет выделена в календарике.
Теперь календарь отображает расписание на следующую неделю.
Календарь отобразит расписание на текущий месяц, как показано на рисунке ниже.
Аннотация: Изучив эту лекцию, вы сможете: планировать встречи и события; управлять и организовывать памятки.
Эффективное планирование является сегодня для большинства людей залогом успеха. Календарь Microsoft Outlook позволяет легко планировать ваши дела и встречи, а также распечатывать план на день, на неделю или на весь месяц.
Планирование встреч и событий
Добавление записей по распределению времени в ваш календарь поможет планировать ваш день. Вы можете использовать календарь Outlook для планирования встреч (appointments) (которые, как правило, занимают только часть дня) или событий (events) (которые обычно занимают весь день). Например, вы можете назначить встречу в календаре Outlook на день, когда вы должны посетить вашего врача, а также вы можете запланировать событие длительностью в целый день, в котором вы собираетесь участвовать. Как встречи, так и события являются рекуррентными (повторяющимися), т.е. они происходят регулярно с определенными интервалами времени, например, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Вы можете указать тему и расположение для каждого элемента календаря, точно так же, как дату и время. Вы можете обозначить степень вашей занятости как "свободен", "под вопросом", "занят" или "нет на работе" на определенный запланированный промежуток времени, а также вы можете включить оповещение о встрече или событии. Оповещения отображаются в небольшом диалоговом окне, которое появляется по приближении назначенного времени встречи или события. Чтобы получать оповещения, Outlook должен быть запущен.
Вы также можете пометить встречу как частную . Частные встречи отображаются в вашем календаре, однако подробности скрыты от других людей.
По умолчанию, календарь выглядит примерно так:
В календаре Outlook день разбит на получасовые промежутки, а периоды времени между 8:00 и 17:00 на днях недели выделены в качестве рабочей недели по умолчанию. Вы можете изменять рабочую неделю календаря для отображения ваших собственных рабочих часов, а также планировать ваше расписание на любое время любого дня недели.
Календарик ( Date Navigator) помогает вам легко просматривать ваше расписание на определенные даты. Чтобы просмотреть ваше расписание на отдельную дату, просто щелкните на этой дате в календарике. Вы можете использовать Панель задач (Task Pad) для просмотра ваших текущих задач и для добавления новых задач, не пользуясь папкой Задачи (Tasks).
В этом упражнении вы будете просматривать и изучать ваш календарь, планировать встречу, создавать повторяющуюся встречу и запланированное событие. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.
- Если программа Outlook не запущена, запустите ее сейчас и разверните ее окно.
- В панели Outlook щелкните на значке Календарь (Calendar). Календарь отобразится и покажет расписание на текущий день.
- Если необходимо, закройте Список папок (Folder List), выбрав пункт Список папок (Folder List) в меню Вид (View). Затем щелкните в календарике на дате завтрашнего дня. Отобразится расписание на следующий день.
- Дважды щелкните на ячейке времени 13:00 (1 P.M.). Появится форма встречи.
Встреча сохранится в вашем календаре и будет выглядеть примерно так, как показано на следующем рисунке.
Совет. Вы можете быстро создавать встречу, щелкая на соответствующем месте в календаре. Во встречах, создаваемых таким способом, будут использоваться настройки оповещения по умолчанию и не будет отображаться место встречи.
Раздел Календарь в Outlook
Для начала работы с календарем в Outlook необходимо в области навигации кликнуть на Календарь.
Вкладка Главная содержит основные команды, необходимые для работы с календарем.
Вкладка Отправка и получение — неизменно во всех разделах Outlook.
Вкладка Папка расширенные функции для работы с календарем.
Вкладка Вид — способ отображения вашего календаря.
Создание события в календаре Outlook
Для того, чтобы создать новое в календаре, находясь в разделе Календарь необходимо на вкладке Главная выбрать, какое событие вы хотите создать
Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание события.
В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Вставка, Формат текста, Рецензирование.
В поле Тема указывается название события.
В поле Место — место его проведения.
В полях Время начала и Окончание указывается дата и время, в которые будет происходить событие. Для того, чтобы назначить событие на какой-то день без указания конкретного времени, необходимо поставить галочку Целый день.
В самое нижнее поле вводится описание события.
После создания события необходимо нажать на кнопку Сохранить и закрыть, расположенную в левом верхнем углу.
Создание встреч в календаре Outlook
Для того, чтобы создать встречу в Outlook необходимо перейти в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать встречу и заполнить появившееся окно:
Создание встречи в Outlook
Вы можете указать время начала и окончания мероприятия,настроить его повторение и сделать другие настройки.
Встречи — это мероприятия, которые появляются в календаре Outlook.
Создание собраний в календаре Outlook
В отличие от встреч, собрания в Outlook подразумевают присутствие на них других участников.
Чтобы создать собрание необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать собрание и заполнить появившееся окошко:
Создание собраний в Outlook
Созданное собрание будет добавлено в ваш календарь, а также направлено другие участникам.
Рабочее время в Outlook
В календаре Outlook вы можете указать границы своего рабочего времени.
Для этого необходимо перейти на вкладку Файл — Параметры — Календарь и в разделе Рабочее время указать время начала и окончания вашего рабочего дня:
Рабочее время в Outlook
Создание нескольких календарей в Outlook
Для удобства работы в Outlook вы можете создать несколько календарей. Для этого необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Открыть календарь и выбрать пункт Создать новый пустой календарь.
В появившемся окне необходимо ввести имя нового календаря и нажать ОК.
Создание нового календаря
Совместное использование календарей в Outlook
Outlook позволяет использовать календари совместно с другими пользователями.
При этом вы можете поделиться:
- полной информацией, содержащейся в календаре;
- информацией о занятом и свободном времени (без деталей);
- только информацией о доступном времени.
Календарь Outlook – интегрированный в почтовый сервис инструмент, позволяющий вести расписание, сохранять важные дела, создавать встречи и собрания. Научившись им пользоваться, вы сделаете рабочие процессы проще, будете быстрее достигать поставленных целей и не потеряете из виду ни одну важную задачу!
Где находится?
Сначала отвечаем на вопрос, где календарь в Microsoft Outlook – если вы не найдете нужную вкладку, то не сможете воспользоваться инструментом! Для доступа ко всем функциям выделена специальная рабочая область – ваше расписание не будет перемешиваться с письмами, деловым или личным общением. Все дела ведутся отдельно!
Где находится календарь в Outlook – разобрались, вы не перепутаете эту иконку ни с чем.
Узнай, как открыть архив в Outlook из нашей статьи.
Если вам неудобно каждый раз заглядывать в отдельную вкладку, чтобы посмотреть на запланированные дела и выделить ежедневные задачи, можно закрепить обзор расписания в разделе «Почта» ! Сразу несколько слов о том, как вывести календарь в Outlook справа:
- Наведите курсор на иконку расписания на нижней панели;
- Появится небольшое окно;
- В правом верхнем углу есть кнопка закрепления обзора – просто нажмите на нее.
Этого достаточно, чтобы данные отображались в другой рабочей области. Теперь вы можете проверять письма, отвечать на входящие, и одновременно будете видеть, что запланировано на сегодняшний день.
Доступные функции
Хватит говорить о том, как найти календарь в Аутлуке – надеемся, вы уже справились с этой задачей. Можно приступить к основной части обзора, разобраться, как же пользоваться этим инструментом и понять, какие функции доступны.
Сначала несколько слов об интерфейсе. Он понятен даже новичкам – перед вами ваше расписание, вы можете выбрать вид его отображения. На верхней панели найдутся кнопки «День» , «Рабочая неделя» , «Неделя» и «Месяц» , данные распределяются по дням недели. Очень удобно выбирать подходящий режим!
Давайте разбираться, как пользоваться календарем в Outlook? В области отображения справа можно выбрать день, на который вы планируете назначить встречу – достаточно просто дважды кликнуть мышкой по ячейке, чтобы открыть меню настроек. Также кнопка «Создать встречу» находится на верхней панели.
Итак, календарь Аутлук — как им пользоваться, чтобы назначать встречи?
- Укажите тему и место в соответствующих полях;
- Добавьте сопроводительный текст;
- Выберите длительность или просто установите временной интервал;
- Не забудьте указать время начала и время окончания встречи;
- Можно выбрать категорию (цветовой маркер, отличающий личное от рабочего), можно пропустить этот шаг;
- Уточните место проведение встречи.
Настройка календаря в Outlook производится следующим образом – встречи предназначены только для вас, они отображаются в вашем расписании и помогают планировать день.
А если вы нажмете на кнопку «Пригласить людей» , встреча автоматически превратится в собрание, напоминание о котором появится и в чужих расписаниях! Также кнопка «Собрание» есть на верхней панели.
Снова возвращаемся к календарю Outlook — как им пользоваться, чтобы назначать собрания? Алгоритм ничем не отличается от алгоритма по созданию встречи, кроме того, что вы можете добавить людей (укажите адреса электронной почты или выберите имена из контакт-листа). Также можно поставить подтверждение ответа – пусть каждый участник собрания отправит вам уведомление о прочтении.
Это основные опции, с которыми стоит познакомиться в первую очередь. Что еще стоит знать? На каждый день недели вы можете добавлять не только встречи и собрания. Можно создавать группы, добавлять контакты, списки задач и заметки – все эти иконки есть на верхней панели!
Кое-что полезное о том, как настроить календарь Аутлук: давайте выставим рабочие часы, чтобы было еще удобнее взаимодействовать с другими пользователями.
- В разделе «Календарь» справа найдите блок «Рабочее время» ;
- Укажите нужные данные и сохраните внесенные изменения.
Это позволит точно очертить границы, когда вы готовы решать рабочие вопросы – вам просто не смогут назначить собрание в нерабочее время.
Напоследок несколько слов о том, как открыть календарь в Outlook – отдельно мы рассказывали, что каждый пользователь может разрешить доступ к своему расписанию другим людям. Это удобно, можно сразу убедиться, что коллега свободен в определенный день и час – и назначить мит в этом окне!
Разобравшись, как работать с календарем в Outlook, вы сможете значительно повысить уровень своей производительности! Больше не надо устанавливать сторонние приложения, искать дополнительные инструменты – все будет под рукой в одном месте. Это удобно, функционально и просто!
Читайте также: