Какие команды отражают базу данных excel в виде структуры и предоставляют возможность разворачивать
Область таблицы можно рассматривать как базу данных (список). Столбцы этой таблицы называются полями, а строки называются записями.
Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:
— первая строка базы данных (таблицы Excel) должен содержать неповторяющиеся имена полей;
— остальные ряды базы данных содержат записи, которые не должны быть пустыми рядами;
— информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.
Формирование данных списка в Excel
Это можно сделать, вводя данные непосредственно в электронную таблицу или используя форму.
Наиболее простой метод ввода информации в базу данных — это впечатывание данных в ячейки электронной таблицы. Ввод и удаление записей и полей осуществляется аналогично таким же действием над рядами и столбцами обычной электронной таблицы.
Чтобы сделать ввод данных более простым и эффективным, можно использовать экранные формы, с помощью которых можно добавлять, редактировать, удалять записи, осуществлять поиск в базе данных значительно быстрее.
Формы — это окно диалога, упрощающее управление базой данных. Вот некоторые аспекты работы с формой:
— в окне расположена только одна запись, доступная для редактирования или добавления;
— в форме можно увидеть значительно больше полей записи, чем в табличном поле и списке. Фактически, в зависимости от размера экрана, можно видеть не менее 18 полей в одной форме;
— когда удаляете или добавляете записи с помощью формы, Excel автоматически перестраивает интервал списка;
— работа с помощью формы в высшей степени безопасна для данных. Excel предотвращает путаницу данных при добавлении записей и требует подтверждения при удаления записей. Полезной особенностью форм является то, что Excel создаст форму автоматически, основываясь на структуре базы данных. Чтобы посмотреть форму, выделите ячейки базы данных и затем выберите функцию Форма в меню Данные. Форма списка абитуриентов приведена на рис. 8.1.
Сортировка данных в ячейках в Excel
Данные в ячейках можно сортировать по возрастанию и по убыванию, используя одновременно до трёх ключей. Excel может использовать заголовки полей для «названий» полей (рис. 8.2).
1. Выделите (включая заголовки) те ячейки, строки и столбцы, которые вы собираетесь сортировать.
2. Выберите Данные, Сортировка.
3. Укажите первый ключ для сортировки. Если столбцы подписаны, их названия будут в списке.
4. Задайте тип сортировки – по возрастанию или по убыванию. Если нужна дополнительная сортировка, перейдите ко второму критерию и выберите нужный пункт.
5. Когда все параметры сортировки будут установлены, щелкните на OK и проверьте результаты.
Фильтрование данных списка в Excel
Одной из проблем, присущих большим спискам, является сложность поиска и выделения из них нужной информации. Некоторую помощь оказывает сортировка, хотя все равно работать приходится с целым списком. Если необходимо определить данные, которые нужны для работы, а затем с помощью Excel вывести на экран только эти записи используют процедуру фильтрования данных.
_ Выделите все ячейки с данными, включая заголовки столбцов.
_ В меню Данные выберите Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации.
Автофильтр не позволяет вводить условия для разных столбцов, объединенных логическим ИЛИ, а также более сложные логические условия. В этом случае следует команду Расширенный фильтр из меню Данные.
Примеры решений задач по астрономии: Фокусное расстояние объектива телескопа составляет 900 мм, а фокусное .
Основные признаки растений: В современном мире насчитывают более 550 тыс. видов растений. Они составляют около.
Поиск по сайту
1. MS Excel. Как при построении диаграммы выделить несколько диапазонов данных, расположенных в разных частях листа?
9. MS Excel. Укажите два списка, которые не принадлежат к стандартным списков автозаполнения:
упорядоченные названия месяцев;
+ названия областей Украины по алфавиту;
+ названия европейских стран по алфавиту;
названия дней недели.
10. MS Excel. Где в рабочем окне Microsoft Excel XP можно сразу увидеть сумму выделенных ячеек?
в заголовке рабочего окна;
в одном из полей статусной строки;
+ в строке формул.
11. Какая функция не может быть использована при создании сводной таблицы?
сумма;
количество значений;
+ округления;
максимум.
12. MS Excel. Укажите, какие адреса меняются в формуле при перемещении ее на место:
+ относительные адреса;
абсолютные адреса;
не изменяются никакие адреса.
13. Что понимают под Рабочей книгой в MS Excel?
системный файл;
+ файл с расширением названия .xls;
документ, состоящий из рабочих тетрадей;
текстовый документ, к которому введено таблицы.
14. Как называется строка для ввода данных в ячейки рабочего листа в MS Excel?
строка ввода;
строку статуса;
+ строка формул;
командную строку.
15. Назовите основные типы данных, которые поддерживает табличный процессор MS Excel:
+ текстовые, числовые;
формулы, текстовые, числовые;
числовые, формулы, дата-время, текстовые;
текстовые, числовые, проценты, формулы, функции.
16. Какая главная внешняя различие формул от других типов данных в MS Excel?
формулы обязательно помещают знаки арифметических действий;
+ начинаются со знака рiвности =;
обязательно помещают встроенные функции;
в формулах отсутствует текстовая информация.
17. Средство автозаповнювання в MS Excel позволяет:
автоматически изменять размер клiтинок;
создавать ряды данных;
+ создавать ряды данных и прогрессии;
выполнять автоматическое форматирование диапазона ячеек.
18. MS Excel. Выберите правильную формулу для вычисления X ^ 3-3 * X для X = 12 (в противном случае развязку нет). Значение X — в ячейке B1:
+ ЕСЛИ (ИЛИ (В1> 2; B1 = 12); B1 ^ 3-3 * B1; «Нет развязку»);
= ЕСЛИ (B1 = 12; B1 ^ 3-3 * B1; «Нет развязку»);
= ИЛИ (B1 ^ 3-3 * B1; «Нет развязку»).
19. Какие команды отражают базу данных Excel в виде структуры и предоставляют возможность разворачивать / сворачивать ее разделы с помощью мыши?
команды Данные \ Вид;
команды Данные \ Сортировка;
+ команды Данные \ Итоги.
20. Язык программирования используется для разработки макросiв в MS Excel:
Visual C ++;
+ Visual Basic for Applications;
Basic;
Turbo Basic.
21. Возможна ли защита информации в отдельных ячейках таблицы MS Excel?
нет, потому что можно защищать только рабочие книги полностью;
так, можно установить защиту информации только в отдельных ячейках;
нет, потому что можно защитить только рабочий лист или рабочую книгу целиком;
+ так, можно установить защиту информации только в отдельных ячейках, но он начинает действовать только после защиты рабочего листа в целом.
22. Как целесообразнее изменить диапазон данных для построенной диаграммы в MS Excel?
изъять диаграмму i построить ее снова с помощью Мастера диаграмм;
+ с помощью команды Исходные данные контекстного меню диаграммы или меню программы Диаграмма;
с помощью команды Параметры диаграммы в меню программы Диаграмма.
23. В MS Excel при копировании формулы с относительной адресам в соседнюю за строкой ячейку:
относительные адреса меняются на абсолютные;
изменяется название колонки, а не номер строки;
изменяются i название колонки, i номер строки;
+ изменяется не название колонки, а номер строки.
24. Выберите правильное утверждение в MS Excel:
абсолютные адреса комiрoк изменяются при копировании формул;
+ абсолютные адреса и имена комiрoк не изменяются при копировании формул;
абсолютные i относительные адреса комiрoк изменяются при копировании формул.
25. MS Excel. Укажите правильный адрес ячейки:
А12С
+ В1256
123с
В1а
2.1. Общие положения.
2.2. Списки Excel как база данных.
2.3. Проверка данных при вводе.
2.4. Сортировка данных.
2.5. Промежуточные итоги в базе данных.
2.6. Автофильтр.
2.7. Расширенный фильтр.
3. Порядок выполнения работы.
4. Контрольные вопросы.
5. Список рекомендуемой литературы.
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Цели:
- повышение уровня понимания темы "Базы данных в приложении Microsoft Excel";
- овладение специальными техническими умениями конструирования и использования реляционной базы данных на уровне их свободного использования;
- развитие навыков самостоятельной работы и способности применить полученные знания на практике при разработке собственной базы данных.
2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.1. Общие положения
Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.
Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.
В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка "Сотрудники", который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:
- она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя, отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);
- с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров;
- пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.
2.2. Списки Excel как база данных
Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.
Список - это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.
Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1).
Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки - записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.
2.3. Проверка данных при вводе
Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:
2.4. Сортировка данных
Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).
Чтобы отсортировать список надо:
- Установить курсор в ячейку списка.
- Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.
- В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).
Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.
2.5. Промежуточные итоги в БД
Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:
- упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;
- выводить итоговую сумму;
- отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.
Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.
Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).
Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры
Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками "+" и "-" предназначены для свертывания \ развертывания отельных групп.
Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.
2.6. Автофильтр
Отфильтровать список - значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.
Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.
Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с….
Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.
Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д.
Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:
- задать критерий в виде неравенства – критерии равно, не равно, больше, больше илиравно, меньше, меньшеилиравно, между;
- вывести первые N значений – критерий Первые 10: после выбора в списке Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества элементов;
- определить условие по среднему значению в указанном столбце – критерии Выше среднего, Ниже среднего;
- самостоятельно задаваемый фильтр – критерий Настраиваемый фильтр.
Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры
Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.
Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения.
Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.
При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1).
В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.
Процесс создания
База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.
Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.
Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.
То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.
Создание таблицы
Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.
-
Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
На этом создание каркаса БД закончено.
Присвоение атрибутов базы данных
Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.
-
Переходим во вкладку «Данные».
Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.
Сортировка и фильтр
Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.
-
Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».
Поиск
При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.
-
Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Закрепление областей
Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.
-
Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.
Выпадающий список
Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.
-
Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.
Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
При работе с таблицами Excel довольно часто приходится проводить отбор в них по определенному критерию или по нескольким условиям. В программе сделать это можно различными способами при помощи ряда инструментов. Давайте выясним, как произвести выборку в Экселе, используя разнообразные варианты.
Выполнение выборки
Выборка данных состоит в процедуре отбора из общего массива тех результатов, которые удовлетворяют заданным условиям, с последующим выводом их на листе отдельным списком или в исходном диапазоне.
Способ 1: применение расширенного автофильтра
Наиболее простым способом произвести отбор является применение расширенного автофильтра. Рассмотрим, как это сделать на конкретном примере.
-
Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке «Главная» щелкаем по кнопке «Сортировка и фильтр». Она размещается в блоке настроек «Редактирование». В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке «Фильтр».
- равно;
- не равно;
- больше;
- больше или равно;
- меньше.
При использовании любого из двух вышеуказанных методов фильтрация будет удалена, а результаты выборки – очищены. То есть, в таблице будет показан весь массив данных, которыми она располагает.
Способ 2: применение формулы массива
Сделать отбор можно также применив сложную формулу массива. В отличие от предыдущего варианта, данный метод предусматривает вывод результата в отдельную таблицу.
-
На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.
Опять набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter.
Теперь у нас имеется готовая выборка по указанному ограничению в отдельной надлежащим образом оформленной таблице.
Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы
Так же, как и при использовании фильтра, с помощью формулы можно осуществлять выборку по нескольким условиям. Для примера возьмем всю ту же исходную таблицу, а также пустую таблицу, где будут выводиться результаты, с уже выполненным числовым и условным форматированием. Установим первым ограничением нижнюю границу отбора по выручке в 15000 рублей, а вторым условием верхнюю границу в 20000 рублей.
-
Вписываем в отдельном столбце граничные условия для выборки.
В последующие колонки вписываем точно такие же формулы, только изменив координаты сразу после наименования оператора ИНДЕКС на соответствующие нужным нам столбцам, по аналогии с предыдущим способом.
Способ 4: случайная выборка
В Экселе с помощью специальной формулы СЛЧИС можно также применять случайный отбор. Его требуется производить в некоторых случаях при работе с большим объемом данных, когда нужно представить общую картину без комплексного анализа всех данных массива.
-
Слева от таблицы пропускаем один столбец. В ячейке следующего столбца, которая находится напротив первой ячейки с данными таблицы, вписываем формулу:
Как видим, выборку в таблице Excel можно произвести, как с помощью автофильтра, так и применив специальные формулы. В первом случае результат будет выводиться в исходную таблицу, а во втором – в отдельную область. Имеется возможность производить отбор, как по одному условию, так и по нескольким. Кроме того, можно осуществлять случайную выборку, использовав функцию СЛЧИС.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
Еще статьи по данной теме:
Все это конечно здорово.
Фильтр ставится и по другому быть не может.
Однако не понятно как работать с этими данными.
Допустим я дошел до пункта 6. и у меня набор выручек подходящих по условиям. теперь мне нужно сосчитать какова сумма выручек ЭТОЙ ВЫБОРКИ, какая среднедневная выручка ЭТОЙ ВЫБОРКИ и каков средний вес ЭТОЙ ВЫБОРКИ в общей сумме выручек.
При попытке высчитать сумму выручек ЭТОЙ ВЫБОРКИ — стандартными средствами( формула сумм)- получаем просто сумму ВСЕХ выручек.
о следующих шагах говорить вообще не имеет смысла тогда.
Спасибо очень занимательно, а то я вечно забываю как ставить фильтр в таблицах)
Читайте также: