Как зарегистрировать письмо в 1с
«1С: Документооборот 8» располагает всеми необходимыми возможностями для эффективного ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. При этом происходит автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Настройка этих правил производится в разделе «Нумераторы» и будет нами рассмотрена в отдельной статье.
О том, как производится регистрация исходящих документов в 1С:Документооборот версии 2 написано в новой статье.
В свою очередь регистрация документов может производиться только в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями, а также «традициями» отечественного делопроизводства.
- автоматизации процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- контролем регламентированных сроков исполнения документов;
- формированием отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Как происходит регистрация входящих и исходящих документов?
Доступ к файлам и документам, хранящимся в информационной базе, предназначен раздел «Документы и файлы».
Панель навигации и панель действий указанного раздела содержат необходимые команды для работы с документами и файлами, построения отчетов и выполнения сервисных операций.
Главное окно программы «1С: Документооборот» версии 1.4
Создание входящего документа
2. Заполняем шапку документа, а именно такие поля, как «Отправитель», «Подписал», «№ отправителя», «Получатель», «Срок исполнения», «Гриф», «Вид», «Получен», «Состояние», «Организация», «Наименование».
Для заполнения поля «Отправитель» мы нажимаем кнопку или — у вас откроется список уже созданных предприятий и физических лиц из справочника «корреспонденты».
Обратите внимание! Если вы создаете документы (заявление, жалобу, письмо), они, как правило, приходят от физических лиц.
Создание нового корреспондента
В поле «Наименование» может содержаться как название предприятия (ООО «Аврора»), так и конкретный человек (Иванов С. В.), тогда в поле «Вид корреспондента» выбираем физическое или юридическое лицо. Также следует учитывать что реквизит наименование можно заполнять в следующем виде: «Аврора ООО». В этом случае вы облегчите алфавитный поиск по справочнику корреспонденты, однако стоит не забывать, что впоследствии для автоматизации шаблонов документов будет необходимо дополнительное преобразование наименований корреспондентов для того, чтобы в шапке писем отображались корректные наименования. Подробнее о заполнении шаблонов word мы поговорим в отдельных статьях.
Создание нового корреспондента ООО «Алибейли»
Окно заполнения необходимых данных корреспондента
4. После внесенных данных нового корреспондента необходимо сохранить информацию, нажав кнопку «Записать объект» или «Записать и закрыть».
Сохранение созданного корреспондента
5. Для заполнения следующих полей используем кнопку «Выбрать».
В поле «Подписал» указывается лицо, подписавшее документ (если для корреспондента определено одно контактное лицо, оно сразу подставляется при выборе отправителя).
Поле «Организация» показывается в случае ведения документооборота для нескольких организаций.
Для установки регистрационного номера нужно нажать кнопку «№ отправителя», предварительно заполнив обязательные поля:
- «Гриф» (если в настройках программы включено выполнение грифов доступа);
- «Вид» документа (если в настройках программы включено использование видов входных документов);
- другие обязательные для заполнения поля, отмеченные красным подчеркиванием, например «Организация» или «Вопросы деятельности».
Поле «Состояние» меняется автоматически, но может быть изменено и вручную, если установлена настройка программы «Разрешить изменение состояния вручную».
- «Адресат» — указывается, кому именно направлено данное письмо. Это элемент справочника «Корреспонденты»;
- «Срок исполнения» — указывается конкретная дата;
- «Получен» — указываете, каким способом был доставлен документ;
- «Наименование» — краткое содержание документа, который прикреплен.
К входящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Это можно сделать разными способами:
- отсканировать документ;
- добавить файл с диска кнопкой «Добавить в список файлов входящего документа»;
- добавить один или несколько файлов с диска с помощью команды «Импорт файлов» контекстного меню списка файлов;
- перенести один или несколько файлов из проводника Windows мышкой в список файлов в карточке документа.
6. Чтобы прикрепить документ к «входящему документу», необходимо сначала его сохранить, а затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить из списка» и добавить документ.
Выбор документа с рабочего стола компьютера Отображение прикрепленного документа в программе
С помощью подменю «Создать на основании» поддерживается весь жизненный цикл входящего документа, например:
- рассмотрение руководителем (бизнес-процесс);
- выполнение в соответствии с резолюцией руководителя (бизнес-процесс «Выполнение»);
- создание «исходящего документа» на основании данного «входящего документа» и другие операции.
7. Сначала пишем ответ на входящий документ. Сохраняем документ на рабочем столе компьютера, а затем нажимаем «Копировать», переносим его на «Удаленный рабочий стол» сервера и нажимаем «Вставить».
Документ для отправки на принтер
8. С помощью подменю «Создать на основании» создаем «исходящий документ», нажав кнопку «Создать на основании», выбираем из списка «исходящий документ», заполняем все необходимые поля, как мы это делали при создании «входящего документа».
Создание исходящего документа на основании входящего
9. Прикрепить документ в «исходящий документ», сохранить, нажав кнопку «Сохранить», затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить», в открытом окне выбрать «Из файла на диске» и нажать кнопку «Создать». Затем сохраняем и закрываем документ, нажав на кнопку «Записать и закрыть».
Выбор файла документа, размещенного на компьютере
Для регистрации документов и присваивания им номеров в СЭД используется справочник «Нумераторы». В этой статье мы рассмотрим как настроить нумерацию документа в 1С Документооборот. Нумераторы регулируют правила присваивания номеров для всех типов документов (входящих, исходящих, внутренних). Один нумератор может быть использован для нескольких видов документов (например кадровых приказов, распоряжений, приказов по командировкам и приказов по основной деятельности). Также внутри каждого нумератора можно настроить независимую нумерацию (например по связанному документу — к договору создается несколько дополнительных соглашений и система электронного документооборота определяет какой номер доп. соглашения должен быть следующий)
Для создания нового нумератора нажмем на кнопку «Создать» и введем наименование нового нумератора. Создадим для примера нумератор для дополнительных соглашений, который будет присваивать номера в зависимости от связанного документа. Заполним необходимые реквизиты:
После заполнения всех необходимых реквизитов нажмем «Записать и закрыть», после этого можно использовать текущий нумератор.
Зачастую в процессе работы требуется откатить текущий регистрационный номер, или например создать пропуск в нумерации. И хотя делать этого категорически не рекомендуется, мы рассмотрим как это возможно сделать. Для этого перейдем по ссылке «Все номера»
После чего мы увидим все текущие номера документов, которые присвоены системой
Дважды щелкнув на интересующий нас номер можно изменить номер, который будет присвоен следующим (+1)
После записи текущего состояния программа при регистрации документа укажет регистрационный номер = Текущий номер + 1
Подобным образом можно создавать нумераторы и для других типов документов.
В открывшемся окне "Создание нового входящего документа" отразится список видов входящих документов, доступных для создания. Выберите необходимый вид и нажмите на кнопку «Создать» .
Карточка документа
При создании нового исходящего документа откроется карточка, сформированная по выбранному виду.
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Текстовое поле для внесения краткого содержания документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой будет отправлен документ.
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Указывается сотрудник, который подписывает исходящее письмо. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих документов
Заполняется автоматически при выборе подписанта документа
Указывается организация (или физическое лицо), кому будет отправлен документ. Как указать несколько получателей можно прочитать в разделе «Несколько получателей»
Реквизит доступен и обязателен для заполнения, если получатель - наша организация. Заполняется автоматически подразделением адресата.
Указывается контактное лицо контрагента или сотрудник нашей организации, если получатель – наша организация
Заполняется после отправки документа получателю
Указывается способ отправки документа получателю (выбирается из выпадающего списка)
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа. Если ответственным за документ является другой сотрудник, то надо указать его
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Несколько получателей
Для указания нескольких получателей, воспользуйтесь кнопкой « Режим ввода нескольких получателей».
В открывшейся таблице добавьте получателей при помощи кнопки « Добавить» (1). Ячейки таблицы (2) заполните аналогично соответствующим реквизитам в карточке исходящего письма.
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов карточки можно переходить к прикреплению файлов, содержащих документы. Для этого необходимо перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить» . К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет.
Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить» (1), далее выбрать «Создать по шаблону» (2) или «Загрузить с диска» (3).
- Перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить».
Отправка по маршруту
После того как поля карточки документа заполнены и прикреплены файлы, документ надо сохранить, нажав на кнопку « Записать.
В открывшейся карточке бизнес-процесса нажмите кнопку « Стартовать и закрыть».
Если исходящее письмо адресовано контрагенту, входящему в контур ГК КСК, то оно будет отправлено контрагенту автоматически (создано входящее письмо) в рамках запускаемого регламентируемого бизнес-процесса.
Чтобы автоматическая отправка прошла успешно в карточке контрагента, являющегося нашей организацией, должна стоять отметка «Наша организация» и ИНН должен совпадать с ИНН нашей организации.
В этом случае, после согласования и подписания исходящего письма автоматически будет создано входящее письмо в организацию - получатель и регистратору входящей корреспонденции этой организации будет отправлена задача по обработке нового входящего документа.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Выполнение задач маршрута
Список своих задач пользователь может найти в разделе:
Совместная работа -> Задачи мне.
Список задач, сформированных пользователем на других исполнителей:
Совместная работа -> Задачи от меня.
Доработка документа
В процессе обработки по регламентированному бизнес-процессу документ может быть возвращен на доработку ответственному за документ для исправления каких-либо замечаний. Пока документ не поступит на доработку, изменение большинства его реквизитов будет запрещено. Возврат документа на доработку может произойти со следующих этапов:
Возврат на доработку с этапа согласования
Если кто-либо из согласующих лиц не согласует документ, то ответственному за документ поступит задача на ознакомление следующего вида:
В задаче видны комментарии согласующих лиц (причина несогласования документа). Необходимо откорректировать документ по замечаниям согласующих и после устранения замечаний нажать на кнопку «Повторить согласование». Если устранить указанные замечания невозможно, то нажать кнопку «Завершить согласование», в этом случае обработка документа полностью завершится.
Возврат на доработку с этапа подписания документа
Если документ возвращен на доработку с этапа подписания, то будет получена задача следующего вида:
После устранения замечаний нажмите на кнопку «Исполнено», документ будет отправлен на следующий цикл согласования и подписания.
Зарегистрировать исходящий документ можно следующими способами:
- При поступлении задачи на регистрацию, можно зарегистрировать документ, воспользовавшись кнопкой «Зарегистрировать» в задаче.
- При поступлении задачи на регистрацию, можно присвоить регистрационный номер в карточке документа при нажатии на кнопку «Зарегистрировать».
Где посмотреть, на каком этапе обработки находится документ?
В чем отличие встроенной почты от легкой
Встроенная почта 1С:Документооборот – это полноценный почтовый клиент, который во многом имеет функционал, аналогичный стандартным почтовым программам – The Bat!, Outlook, Mozilla и другие.
Внимание: в системе 1С:Документооборот 8 ПРОФ встроенная почта отсутствует.
Имея множество опций и разнообразие настроек, встроенная почта позволяет ее использовать в качестве замены другим почтовым программам.
При старте системы на начальной странице отображается именно виджет встроенной почты.
Легкая почта в 1С:Документооборот обладает весьма ограниченным функционалом и не имеет самостоятельного почтового клиента.
Настройка учетной записи легкой почты
Учетная запись, которая позволяет выполнять рассылку уведомлений и обеспечивает работу прочего функционала (например, опция «Выполнение задач по почте»), работает только на базе легкой почты. Для того, чтобы настроить свою учетную запись, необходимо на начальной странице в разделе «Настройка и администрирование» открыть пункт «Учетные записи».
В меню «Учетные записи» отображается рабочее место администратора для выполнения настройки учетных записей в системе.
Далее следует открыть системную учетную запись. В списке учетных записей она будет помечена специальным значком.
Заполняется первая вкладка. Необходимо указать тип используемой почты. Здесь стоит помнить, что для системной учетной записи используется исключительно легкая почта. Далее указывается имя пользователя (оно будет отображаться в письмах в поле «От кого») и наименование учетной записи (e-mail).
Вторая вкладка: вносится информация, необходимая для связи с почтовым сервером.
На второй вкладке указывается способ использования учетной записи. Обычно галочки ставятся в оба окошка: отправка писем, получение писем. Далее производится настройка подключений к почтовым серверам (исходящая почта – SMTP, входящая – POP3 или IMAP). Здесь указываются: логин и пароля для доступа, имя сервера, а также порты подключения. Обязательно следует поставить отметку в строке «Использование безопасного соединения SSL». Все эти настройки выполняются, исходя из имеющихся установок и требований соответствующих почтовых серверов.
На третьей вкладке содержится информация о лице, ответственном за создаваемую учетную запись. Это очень важный параметр, поскольку именно лицо (или лица), указанные на данной вкладке (плюс еще администратор), будут иметь возможность работать с создаваемым почтовым ящиком. Здесь рекомендуется ограничить круг возможных пользователей – для защиты входящей и исходящей информации.
Следующая вкладка – «Дополнительные сведения». Здесь можно указать отдельное название учетной записи (по умолчанию будет отображаться e-mail), а также время ожидания ответа от почтового сервера.
После выполнения всех настроек необходимо выполнить сохранение учетной записи, а также проверить корректность всех выполненных настроек (кнопка «Проверить учетную запись»).
Система выполнит автоматическую проверку введенных данных и сообщит о результате в отдельном всплывающем окне. При корректности всех настроек, система сообщит, что проверка прошла успешна.
Настройка легкой почты в 1С:Документооборот
Далее следует перейти в раздел «Персональные настройки» и выбрать пункт «Легкая почта».
В окне настроек отражается подтверждение использования легкой почты, вкладка для почтовых ящиков и почтовых клиентов (получение и отправка писем).
На другой вкладке можно установить шаблон подписи для исходящих отправлений.
Возвратившись на начальную страницу, в разделе «Документы и файлы» нужно найти пункт «Загрузка электронной почты» - это место для получения входящих отправлений посредством легкой почты.
Это все, что нужно знать о правилах и возможностях настройки легкой почты.
Настройка встроенной почты в 1С:Документооборот 8 КОРП
Здесь настройку необходимо начать с отметки признака «Для встроенной почты» - в этом случае становится возможна работа с вкладкой «Папки писем».
Это вкладка носит исключительно информационный характер, что-либо настроить тут невозможно. А добавить новые папки для писем (помимо стандартных), возможно непосредственно в окне папок почтового клиента.
Рассмотрим, какие варианты настроек существуют для встроенной почты.
Можно выполнить и персональные настройки встроенной почты. Эта возможность есть в одноименном пункте в разделе «Настройка и администрирование».
Каждый пользователь может выполнить индивидуальную настройку встроенной почты.
Далее следует выбрать меню «Встроенная почта».
Первая вкладка позволяет каждому пользователю задать для себя неограниченное количество почтовых ящиков, которые он сможет использовать в системе.
Вторая вкладка – это настройка параметров исходящих писем: язык, шрифт, подписи и т.п.
На третьей вкладке настраиваются параметры отображения списка писем.
Следует обратить внимание на еще две вкладки - «Период проверки почты» (частота загрузки входящих писем) и вкладка тонкой настройки.
Последняя вкладка – настройка условий автоподбора адресатов. Здесь можно задать адресатов для конкретных писем – как отдельных пользователей, так и целое подразделение.
Настройки виджета почты в 1С:Документооборот
Для того, чтобы виджет встроенной почты отобразился на рабочем столе системы 1С:Документооборот 8 КОРП, необходимо отметить соответствующие папки во всплывающем окне.
Также необходимо указать пороговые значение, которые будут важны для отображения.
Вот и все, что касается настройки виджета.
Как видно, 1С:Документооборот 8 КОРП позволяет пользователям задавать множество различных настроек для встроенной системной почты.
В завершении, еще раз следует остановиться на главных отличиях встроенной и легкой почты в программном комплексе 1С:Документооборот:
На этом можно и завершить краткий обзор возможностей использования интегрированной электронной почты в программном комплексе 1С:Документооборот.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Периодическое обновление программ 1С увеличивает разнообразие задач программы. Эти обновления заметно упрощают не только работу с программой, но и всю работу в целом. Не так давно к стандартным функциям добавилось возможность загрузки счетов из электронной почты и файла на рабочем столе. Настройка почты в 1С достаточно простая. Рассмотрим основные этапы настройки электронной почты.
Настройка учетной записи электронной почты
Если вы ранее работали с программой и отправляли документы непосредственно из программы, то вы пользовались значком-конвертик. Теперь таким же способом можно получать и документы реализации.
Для этого необходимо заполнить данные электронной почты во вкладке «Контрагенты», в настройках учетной записи.
Вот какие этапы предстоит выполнить:
Во вкладке «Администрирование», в разделе «органайзер» нужно выбрать подраздел «почта».
Программа предложит перейти по гиперссылке «Настройка системной учетной записи». Нажав на неё, откроется мини-анкета
Здесь показан образец заполнения вкладки «системная учетная запись».
Данные, которые нужно указать:
- Электронную почту и имя отправителя.
- В разделе «использование учетной записи» ставите флажок/(ки) для выбора вида пользования - отправки, получения или все вместе.
- Вид пользователя.
- Идентификационные данные - логин и пароль.
Данные, которые не были перечислены остаются без изменений.
В случае неверно заполненных данных откроется окно с указанием ошибки.
Можно привязать несколько электронных адресов при помощи кнопки «Создать» с левой стороны окна и поставить флажок на строке автоматического подключения.
Для завершения настроек нажимается кнопка «Создать» в нижнем правом углу окна и проверяется настройки аккаунта.
В профиль можно внести изменения, если это потребуется позже.
Для редактирования подписи в письме, который формируется при его отправке, нужно в разделе меню, слева, выбрать вкладку «Главное» и перейти в «Персональные настройки».
В открывшемся окне кликнуть на гиперссылку. Слева в списке появится кликабельные строки, как показано на рисунке. Пройдя по ней откроется окно с местом для редактирования подписи письма.
Нажав кнопку «ОК» настройки завершаются. Лучше, если каждый контрагент, укажет свой электронный адрес в справочнике программы.
Настройка электронной почты контрагентов
Для выполнения этой задачи нужно сделать несколько простых шагов:
В меню программы выбрать «Справочник», а в открывшемся окне «Контрагенты».
В окне для заполнения адреса и телефона, вбить электронный адрес или адреса (если их несколько) вашего контрагента.
Отправка счетов контрагентам
Для отправки счета, в журнале счетов выполните следующие действия:
- Выделить необходимый документ и кликнуть на иконку в виде конверта
- Указать формат документа и кликнуть на кнопку «выбрать».
Отправляем письмо контрагенту по указанной электронной почте. Если адрес почты не заполнилась ранее, можно вбить его непосредственно в окне отправки.
Исходящее письмо можно посмотреть в папке "Отправленные"
Загрузка счетов из электронной почты и через файл
Для того, чтобы получать письма, в настройках учетной записи устанавливается галочка «Для получения писем».
Если флажки не были установлены сразу, то это можно сделать позже, при условии подтверждения своей учетной записи.
Для загрузки счёта из файла или электронной почты, в вкладке «Счёта от поставщиков» выбираем вариант загрузки. Для этого нужно нажать кнопку «Загрузить».
Если выбираем вариант «Из файла», в открывшемся окне нужно выбрать полученный документ в формате zip.
В случае варианта с загрузкой из электронной почты, фиал просто загружается с электронного адреса указанного настройках программы 1С: Бухгалтерия.
Таким образом происходит загрузка и выгрузка данных в программе 1С.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Читайте также: