Как заполнить учетный лист тракториста машиниста в 1с
Расширение «Агрософт:Спутниковый мониторинг» позволяет сотрудникам предприятия вести контроль и мониторинг географического положения сельскохозяйственной техники, задействованной в проведении полевых работ.
Программный продукт может эффективно использоваться в сельскохозяйственных предприятиях службами, ответственными за проведение сельскохозяйственных работ, заинтересованных в повышении эффективности использовании техники и рентабельности своего бизнеса в целом.
При разработке программного продукта учтен опыт внедрения в:
ЗАО «Кировский конный завод»,
ООО «Новгородский бекон»,
ООО «АГРОКОМПЛЕКС «НОВОКУБАНСКИЙ»,
ООО "АГРОКОМПЛЕКС ПАВЛОВСКИЙ",
ООО "АГРОКОМПЛЕКС "НОВОКУБАНСКИЙ",
ПАО "ПЛЕМЗАВОД ИМ.В.И.ЧАПАЕВА",
ООО "АГРОКОМПЛЕКС РОСТОВСКИЙ",
ООО "АГРОКОМПЛЕКС СТАВРОПОЛЬСКИЙ"
АО Фирма «Агрокомплекс» им. Н. И. Ткачева»
на более чем 4000 единиц тракторов.
Расширение «Агрософт:Спутниковый мониторинг» позволяет:
· Создавать, импортировать и хранить в информационной базе координаты точечных, линейных и полигональных объектов, а также отображать эти объекты на карте;
· Планировать выполнение на полях различных технологических операций;
· Создавать ежедневные задания на выполнение;
· Выполнять расчет фактически выполненных работ в пределах полей, с возможностью распределения выработки между тракторами.
· Автоматически отражать в учете данные расчета выполненных работ. Производить расчет зарплаты механизаторов исходя из фактической выработки и автоматически создавать в «1С:БСХП» документы Учетный лист тракториста машиниста;
· Отражать в учете данные о фактическом расходе топлива полученного с телематических терминалов;
· Производить контроль качества выполнения (перекрытия, огрехи, превышение скорости);
· Контролировать выполнение плана;
· Получать оперативные данные о ходе полевых работ. Сводка.
Стоимость лицензий на подключение объектов мониторинга:
Розничная цена, руб. Без НДС
Цена для партнера, руб. Без НДС
Цена для дистрибьютора, руб. Без НДС
Лицензия на 1 объект мониторинга
Лицензия на 1 объект мониторинга
Лицензия на 1 объект мониторинга
Лицензия на 1 объект мониторинга
Расширение является бесплатным при подключении к конфигурации «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия». Лицензируются объекты мониторинга. Минимальный срок лицензии 30 дней. Минимальная сумма для приобретения лицензии 10000 руб. в розничных ценах.
Лицензии продаются на любое количество объектов сроком на 30, 90, 180, 360 дней. Расчет стоимости лицензии производится умножением количества объектов на стоимость одной лицензии.
Например: необходимо использование расширения на 10 объектах в течении 180 дней. 10 (объектов) Х 1200 руб = 12 000 руб.
КОМПЛЕКТ ПОСТАВКИ ПРОДУКТА
Расширение «Агрософт:Спутниковый мониторинг» включает в себя:
· Файл расширения «Агрософт:Спутниковый мониторинг»;
· Руководство пользователя в электронном виде.
Программный продукт является защищенным и содержит фрагменты кода, не подлежащие изменению пользователем, имеет защиту от несанкционированного использования. При этом реализован принцип максимальной открытости кода для обеспечения возможности адаптации продукта под нужды конечных пользователей.
Лицензирование количества автоматизированных рабочих мест осуществляется наличием клиентских лицензий на платформу "1С:Предприятия 8" (на 1, 5, 10, 20, 50 и более рабочих мест) и клиентских лицензий "1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия" (на 1, 5, 10, 20, 50 рабочих мест).
СЕРВИСНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
Сервисное обслуживание программных продуктов, содержащих конфигурацию "Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия" и поддержка пользователей в части работы с платформой "1С:Предприятие" осуществляется по договору Информационно-технологического сопровождения "1С:Предприятие" (1С:ИТС или 1С:КП) с действующим сервисом 1С:ИТС Отраслевой (или 1С:КП Отраслевой) 1-й Категории. Для получения технической поддержки по работе с расширением необходимо наличие действующих лицензий на объекты мониторинга.
расширения «Агрософт:Спутниковый мониторинг»
Программный продукт «Агрософт:Спутниковый мониторинг» представляет собой расширение к конфигурации «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия», разработанную в среде «1С:Предприятие 8.3» и предназначено для осуществления спутникового мониторинга сельскохозяйственной техники с возможностью автоматического формирования учетных листов тракториста машиниста на основе навигационных данных телематических терминалов устанавливаемых на сельскохозяйственную технику.
Обработка «Сопоставление структуры посевных площадей»
Обработка позволяет на карте увидеть географический объект и связать его с объектом метаданных.
Обработка «Расчет фактической выработки»
На основании выписанных заданий обработка позволяет производить расчет фактической выработки.
Документ «План»
Документ предназначен для фиксации в конфигурации намерений проведения работ на продолжительный период без конкретизации основного средства и работника, выполняющего данный вид работ.
Документ «Задание на полевые работы»
Документ предназначен для отражения в конфигурации выдачи задания на полевые работы, выполняемые тракторами, В табличной части «Поля» указываются поля, на которых планируется провести работы. При выборе плана на доступность полей для выбора накладывается фильтр. Выбрать можно поля только из утвержденного плана. План указывается в шапке документа.
Документ «Пачки Учетных листов тракториста-машиниста»
Документ предназначен для отображения, группировки документов «Учетный лист тракториста-машиниста», сформированных автоматически обработкой «Расчет фактической выработки». Пачка формируется на Сотрудника плюс «Трактор».
На закладке «Расход топлива» можно указать топливо, израсходованное за день и распределить это топливо по всем учетным листам пачки на всех получателей затрат пропорционально нормативному расходу топлива, не зависимо от того, данный учетный лист был создан вручную и добавлен в пачку или создан автоматически обработкой «Расчет фактической выработки».
Документы «Акт расхода семян и посадочного материала», «Акт об использовании удобрений», «Выпуск продукции с поля».
При подключенном расширении «Агрософт:Спутниковый мониторинг» происходит модификация документов «Акт расхода семян и посадочного материала», «Акт об использовании удобрений» и «Выпуск продукции с поля». В шапке документа появляется реквизит «Задание», в котором выбирается Задание на полевые работы, при выполнении которого и произошел расход ТМЦ. Что позволяет отслеживать и контролировать расход ТМЦ и сопоставлять его с объемом выполненных.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Это рабочая бумага водителя комбайна или другого движущегося средства, которое выходит собирать урожай. Причем для легковой, грузовой машины и трактора существуют отдельные документы.
Законодательная основа
В верхней части самого первичного документа четко прописано, что эта форма утверждена Письмом Госкомстата №КЛ-01-21/1381 от 10.04. 2003 года. Также присутствует ссылка на Приказ Минсельхоза №750 от 16 мая 2003 года.
Данные нормативные акты имеют приложение в виде этой типовой формы, также в них можно найти все нюансы и юридические тонкости верного с ним взаимодействия. Прикладная же часть осуществляется весьма просто.
Кем выдается
Работу по распечатке и выдаче листов выполняет диспетчер, руководитель механизированного отряда, бухгалтер или другой сотрудник, в обязанности которого входит осуществление этого вида деятельности. При этом стоящие перед сотрудником задачи и нормативы по расходу горючего сразу же заносятся в документ.
По мере выполнения работ заполняется информация о фактически собранном урожае и расходе горючего. После заполнения сотрудником лист сдается тому же ответственному лицу, которое его выдавало.
Алгоритм заполнения
Учетный лист имеет, на первый взгляд, достаточно большое количество граф, так как предполагает внесение всех необходимых данных. Форма 411-АПК начинается с шапки, в которой указываются:
- номер учредительного листа;
- за какой месяц и год он служит отчетностью;
- ФИО бригадира, под началом которого трудится конкретный работник;
- должность, профессия и категория этого сотрудника (например, комбайнер, 1 разряд, водитель комбайна);
- ФИО самого работника;
- его табельный номер;
- при наличии — данные о прицепщике;
- на каком участке проводился сбор урожая (или отделение сбора);
- бригада;
- марка машины;
- инвентарный номер оборудования.
Вся эта информация обязательна для заполнения и разнесена в три отдельных столбика.
Ниже верхней части располагается таблица для указания 19 разных типов данных. К ним относятся:
- порядковый номер строки – обычно на один рабочий день приходится одна заполненная строка;
- наименование собираемой культуры, вида растения;
- агротехнические условия, при которых выполнялся сбор;
- бригада-заказчик (при наличии таковой);
- дебет синтетического и аналитического учета – этот столбец заполняется бухгалтером после сдачи листа;
- единица измерения;
- сколько часов сотрудник отработал за конкретную смену – указывается в каждой строке;
- норма выработки, которую предполагается собирать за указанный срок;
- расценка;
- сменная эталонная выработка;
- сколько фактически выработано (фактически, с переводом на условные гектары и всего сменных норм за 1 рабочий день);
- оплата труда – основная, дополнительная и сколько положено к выплате всего;
- отдельно – положенная оплата труда прицепщика, если таковой имеется;
- расход топлива – по нормам и фактический.
Продолжительность таблицы может быть до 25 строчек. В доступном для скачивания образце именно столько. Если какая-либо графа или строка остается незаполненной после сдачи бухгалтеру, то ее желательно зачеркнуть.
Подведение итогов
В завершении табличной части указывается, сколько рабочих дней (смен) отработано, суммарное количество часов для начисления оплаты труда (как основного сотрудника, так и прицепщика), а также итоги фактически собранной продукции и сколько было потрачено в процессе горючего.
Точность цифр в завершающих графах принципиально важна, так как на них больше всего обращают внимание бухгалтера, ответственные за начисление зарплаты и фиксации издержек.
В конце учетного листа тракториста-машиниста ставятся подписи всех ответственных лиц: тракториста-машиниста и его бригадира. Причем последний расписывается в этом документе только после того, как машина в исправном состоянии была возвращена в гараж. Он же контролирует начало и окончание продолжительности работы комбайнера.
Отдельно прописывается нюанс по расходованию и заправке горючего. Это необходимо для эффективного контроля руководителей за соблюдением норм расхода, сбора статистики и оптимизации расходов организации в целом.
Также в учетном листе ставит свою подпись агроном. Он же может в письменной форме выразить свое мнение по поводу сроков и качества уборки урожая на вверенном ему участке. Для этого предусмотрено 2 строчки в конце бумаги.
Утверждается документ подписью руководителя, печатью и датой этого заверения. Чаще всего это происходит уже после поступления бумаги в бухгалтерию и первичной обработки данных.
Сроки
Представленный бланк учетного листа описывает от 1 до 25 дней работы комбайнера. Практика показала, что наиболее удобный отрезок времени — декада. Так и бухгалтерия будет удовлетворена, и работнику будет удобно. Но каждая конкретная компания сама решает, какой срок будет оптимальным для составления отчетности. Некоторые предпочитают более мелкий, пятидневный срок. Так итоговые показатели выходят точнее, но продолжительность работы бухгалтера и бригадира немного увеличиваются.
Какие документы заполняются на его основе
После поступления в бухгалтерию учетный лист, как документ первичной отчетности, служит основанием для заполнения накопительной ведомости, а также ведомости учета затрат.
Без учетного листа тракториста-машиниста невозможно начисление заработной платы сотруднику.
Также на основе полученных данных формируется акт на выполненные агрохимические работы.
Где регистрируется
Учетный лист труда и выполненных работ применяется в сельхозорганизациях (форма 410-АПК). Он необходим для учета ручного труда с применением гужевого транспорта при выполнении задания группой работников. Это может быть звено или бригада. Заполняет учетный лист бригадир на своих сотрудников. Как правильно это сделать, читайте у нас.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Общая информация
Документ «открывают» на один или несколько дней, количество работ ограничено. В бумаге отмечают каждого сотрудника, который выполнял те или иные работы в течение смены или рабочего дня, сведения о нем, сколько часов отработано и т.д. Если сотрудник выполнял несколько видов работ и с разными культурами, то это нужно отмечать в отдельных графах. Они расположены рядом.
Если работа была выполнена некачественно, то ее не принимают к записи в учетный лист, пока ее не переделают, как нужно.
Ведет учетный лист бригадир, подписывают бригадир и агроном. После заполнения и проверки учетный лист передают бухгалтеру.
К сведению! Если при заполнении документа была допущена фактическая ошибка, то ее исправляют с помощью стандартного алгоритма. Нужно аккуратно зачеркнуть неверные сведения, рядом или сверху вписать верные. Далее исправления визируют фразой «Исправленному верить» и постановкой подписи и даты. С исправлениями нужно ознакомить работника.
Заполняем форму 410-АПК
Первым делом необходимо заполнить шапку документа. Что нужно указать:
- Номер учетного листа.
- Номер формы по ОКУД.
- Дату составления в формате «месяц, год».
- Наименование компании и ее код по ОКПО.
- Номер отделения, фермы.
- ФИО бригадира и номер бригады.
- ФИО ответственного и номер звена.
Далее в таблицу по каждому работнику вносят такие данные:
- ФИО.
- Табельный номер.
- Сколько часов отработано.
- Какой объем работы выполнен.
- Данные об оплате и доплате.
Такие сведения отмечают каждый день месяца по каждой культуре или выполненной работе. Вписывают код синтетического и аналитического учета, расценки и нормы выработки.
В конце таблицы подводят итоги по каждому работнику: сколько часов и дней отработано, какая норма выработана и т.д. Аналогичные данные отмечают по каждой дате.
Документ подписывают агроном и бригадир.
О форме 410-АПК
Унифицированная форма 410-АПК была введена в работу с 16 мая 2003 года приказом Минсельхоза №750, она согласована письмом Госкомстата от 10 апреля 2003 №КЛ-01-21/1381. Бланк был обязательным к применению до конца 2012 года. С 2013-го все унифицированные формы перешли в разряд рекомендованных, то есть хозсубъекты теперь сами решают, с какими бланками работать.
Компании могут разрабатывать формы самостоятельно или дополнять предлагаемые государством. Важно учитывать, что первичные учетные документы должны иметь обязательные реквизиты, чтобы считаться действительными. Эти реквизиты указаны в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года.
Что еще важно! В учетной политике нужно обязательно зафиксировать, какие формы для первички будет применять компания.
Для ведения учета работы, выполненной трактористом, в сельском хозяйстве используют путевой лист трактора по форме 412-АПК. На основании его также начисляют заработную плату водителю. Заполняют лист бригадир и тракторист. Рассмотрим особенности составления этого документа с учетом новых реквизитов 2021 года.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Функции путевого листа
Посредством путевых листов ведется учет расхода топлива, перемещения трактора, рабочего времени водителя. Истраченный объем топлива необходимо знать для его списания.
Путевые листы применяют компании, работа которых связана с использованием транспортного средства. Обязанность использовать путевые листы с рядом обязательных реквизитов и алгоритм заполнения прописаны в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил приказ от 18 сентября 2008 года № 152).
Важно! Компании, имеющие на балансе транспорт и использующие его в личных целях, могут применять формы собственно разработанные.
Организации, чья деятельность лежит в сфере сельского хозяйства, также обязаны применять в работе путевые листы, независимо от правовой формы компании.
Путевой лист трактора требуется при выполнении транспортных работ, например, перевозки грузов. Это прописано в п. 52 Методических рекомендаций по бухучету затрат на содержание МТП в сельхозорганизациях.
О форме 412-АПК
Форма унифицированная, была введена в работу приказом Минсельхоза России от 16 мая 2003 года № 750, однако она лишь рекомендована к применению. С января 2021 года реквизиты путевых листов дополнились новыми (приказ от 11 сентября 2020 года № 368), поэтому организации в любом случае должны изменить имеющиеся у них формы.
Заполняет форму бригадир и передает вместе с трактором трактористу под подпись. В течение дня водитель совершает перевозку грузов, заполняет бланк и в конце дня передает его назад бригадиру. Он заносит полученную информацию в накопительную ведомость учета расходов.
Заполняем документ
Путевой лист трактора состоит из двух страниц: лицевой и оборотной. Лицевая — для задания работнику, а оборотная содержит данные о выполнении работы.
Лицевая сторона
Сначала бригадиру нужно внести данные в шапку бланка:
Справа от шапки бригадир заполняет разрешение на выезд машины. Он ставит дату и подпись в подтверждение того, что выезд разрешен. Тракторист также указывает дату и расписывается в том, что машина в исправна. Оформляют этот блок при выдаче путевого листа водителю-трактористу.
Внимание! С 2021 года контролер технического состояния ТС должен перед отправкой транспорта на рейс поставить отметку «ТС технически исправно. Выпуск на линию разрешен», а также дату, время и подпись. Кроме того, изменились правила и для отметки медика. Он тоже должен поставить дату, время и подпись, а еще написать после предрейсового осмотра — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Далее в форме следует таблица с заданием водителю. Тут следует указать:
- в чье распоряжение вступает трактор;
- где надо взять груз;
- куда доставить груз;
- расстояние в км;
- наименование и класс груза;
- количество поездок;
- количество мест в штуках;
- вес груза в тоннах.
После таблицы располагается строка для отметки о случаях опоздания или простоя.
Справа от таблицы находится блок с информацией о выдаче горючего. Здесь заправщик пишет, сколько горючего было в баке при выезде, сколько выдано и сколько осталось при возвращении, и ставит свою подпись.
В самом низу лицевой страницы вносят время начала и конца работы, ставит свою подпись бригадир. Также в конце рабочего дня в специальной строке тракторист расписывается в том, что сдал трактор, а бригадир — в том, что принял.
Оборотная сторона
Здесь располагается таблица с данными о выполнении задания. Их вносит тракторист по ходу выполнения работы. Что необходимо заполнить:
- откуда и куда был перевезен груз;
- наименование груза и его класс;
- время отправки и прибытия;
- номер бригады-заказчика;
- коды бухучета работы;
- единицы измерения;
- сколько часов отработано;
- сколько перевезено груза;
- сколько тонно-километров сделано;
- норму выработки;
- расценку;
- данные об оплате труда, сумма;
- сколько нормо-смен завершено;
- условные гектары;
- данные о пробеге;
- данные о расходе горючего.
В конце таблицы подводят итоги по работе за день: сколько отработано часов и дней, машино-дней, машино-смен, расписываются тракторист и бригадир.
К сведению! Данные о выданных листах нужно вносить в журнал регистрации путевых листов. С 2021 года его разрешено вести и в электронной форме, но только нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Хранить путевые листы на предприятии необходимо не менее 5 лет.
Если в учреждении эксплуатируются транспортные средства или агрегаты, расходующие в процессе работы ГСМ, списание ГСМ должно производиться на основании путевых листов, учетных листов агрегатов с учетом нормативов. При наличии большого транспортного хозяйства, разнообразных видов деятельности, источников финансирования остро стоят задачи автоматизации выписки путевых листов, правильного списания ГСМ по статьям расходов. О возможностях, предоставляемых для решения данных задач редакцией 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассказывают эксперты фирмы «1С».
- Общий порядок работы
- Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»
- Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»
- Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»
- Формирование путевых и учетных листов
- Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ
- Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ
Общий порядок работы
В статье кратко описаны общий порядок работы с подсистемой Учет ГСМ и возможности подсистемы, позволяющие повысить эффективность учета ГСМ в учреждении за счет сокращения времени оформления и обработки документов учета ГСМ и минимизации ошибок в рутинных операциях ввода данных. Полная информация о подсистеме Учет ГСМ, методике учета ГСМ, приведена в разделе «Учет ГСМ» методической поддержки редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ.
Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ТС).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено оформление путевых листов на транспортные средства различных видов.
Помимо транспортных средств в учреждениях также могут использоваться различные агрегаты, расходующие горюче-смазочные материалы, - бензиновые косы и косилки, мотопилы, мотопомпы, бензогенераторы и прочее оборудование. Поэтому в программе также предусмотрено оформление учетных листов на агрегаты, потребляющие ГСМ.
В программе производится таксировка путевых листов и учетных листов на агрегаты и списание ГСМ в соответствии с нормативами.
Расчет нормативного и фактического расходов по путевому листу (учетному листу агрегата) может быть произведен по нескольким видам ГСМ, например для газо-дизельного оборудования, по нескольким маршрутам или режимам работы с различными условиями эксплуатации транспортного средства или агрегата, влияющими на расход ГСМ.
Для каждого транспортного средства, агрегата можно создать настройки, соответствующие типичным условиям эксплуатации, которые будут подставляться при таксировке и при необходимости могут быть скорректированы, если маршрут или режим работы, отличаются от типового.
Проанализировать данные о расчетных значениях нормативного и фактического расходов, экономии, перерасходе по видам ГСМ, основным средствам - транспортным средствам/агрегатам, сотрудникам - водителям/операторам, эксплуатирующим основное средство, можно в различных отчетах.
Эта работа ведется в подсистеме Учет ГСМ.
Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»
Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:
- формирование путевых листов (формы 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, АПК-412);
- формирование учетных листов агрегатов (формы 17 и АПК-411);
- расчет для различных маршрутов и условий эксплуатации транспортных средств нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;
- расчет для различных режимов работы и условий эксплуатации агрегатов нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей;
- формирование справки-расчета для документального оформления расшифровки расчета нормативного и фактического расхода ГСМ;
- списание ГСМ для одного рейса по различным счетам учета, источникам финансирования, направлениям расхода, центрам материальной ответственности и подразделениям;
- сводное списание ГСМ по нескольким путевым листам (например, при заправке по топливным картам);
- формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- формирование Журнала учета движения путевых листов (форма № 8, по ОКУД 0345008);
- контроль нормативного и фактического расхода, экономии и перерасхода ГСМ по транспортным средствам и агрегатам, а также по сотрудникам;
- сверка данных о заправках по топливным картам с данными поставщика топлива.
Возможности, предоставляемые подсистемой, включаются опционально: в разделе Администрирование следует вызвать команду Настройка параметров учета на панели навигации и далее на закладке Специализированные подсистемы следует установить флаг Учет горюче-смазочных материалов в одноименной раскрываемой группе. По умолчанию опция ведения учета ГСМ отключена.
Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»
- настройка типового заполнения путевых листов и учетных листов агрегатов для каждого транспортного средства (указываются постоянный водитель, сопровождающие, прицеп и т.п.);
- быстрый выбор адресов в маршрутах и заданиях водителю из списка часто посещаемых объектов для транспортного средства при подготовке путевых листов;
- заполнение данных об остатках горючего и показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа;
- использование данных о горючем и пробеге из путевого листа при расчете нормативного расхода ГСМ;
- расчет нормативного расхода ГСМ в три клика:
заполнение исходных данных по настройкам типичного использования транспортных средств;
расчет нормативного расхода ГСМ по нормам и поправкам для нескольких видов ГСМ и маршрутов;
заполнение списка списываемой номенклатуры ГСМ по настройкам отражения списания в учете; - автоматический расчет остатков ГСМ для расчета фактического расхода ГСМ.
Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»
Перед тем как работать с подсистемой, рекомендуется выполнить ее настройку, что обеспечит в дальнейшем существенное сокращение временных затрат на подготовку и обработку документов учета ГСМ.
В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование, группа команд Учет ГСМ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация, группа команд Учет ГСМ).
Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.
Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:
- продолжительность работы (ч);
- объем работы (единицы настраиваются);
- показания счетчика.
Поправочные коэффициенты отражают поправку в большую или меньшую сторону в процентах (например, + 5%). Поправочные значения отражают поправку в большую или меньшую сторону в единицах измерения ГСМ (например, + 1 л).
Формирование путевых и учетных листов
Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Для каждой формы в программе применяется одноименный документ, далее - документ Путевой лист.
Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».
Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы.
Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать команду Печатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).
Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:
- данные водителя (реквизиты водительского удостоверения и прочие) - в справочнике Сотрудники;
- данные транспортного средства (государственный регистрационный знак, гаражный номер и прочие) - на закладке Для транспортных средствзакладки Индивидуальные характеристики элемента справочника Основные средства, НМА, НПА;
- данные о лицензионных карточках и маршрутах в соответствующих справочниках - группа команд Учет ГСМ в разделе Администрирование.
Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочника Основные средства, НМА, НПА). Данная настройка позволяет упростить заполнение:
- большинства реквизитов путевых листов (например, закрепить за автомобилем определенного водителя);
- показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- остатков горючего по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- адресов маршрутов и заданий - выбором из списка частых адресов в путевом листе;
- видов горючего - будет автоматически заполняться в новом путевом листе, если не определен режим заполнения по предыдущим документам.
Расчет нормативного и фактического расхода ГСМ
Для расчета расхода и списания ГСМ в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 2, применяются документы таксировкиТаксировка путевого листа и Таксировка учетного листа агрегата (список документов доступен в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы).
После возвращения ТС из рейса или завершения работы агрегата создается документ таксировки. В нем вводятся данные о первичном документе, работе транспортного средства (агрегата) из путевого (учетного) листа, производится расчет нормативного и фактического расхода ГСМ, формируется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) и Справка-расчет расхода ГСМ. При проведении документа производится списание ГСМ - формируются бухгалтерские записи по бухгалтерскому и налоговому учету. Каждому путевому листу (учетному листу агрегата) должен соответствовать один документ таксировки, учитывающий все условия эксплуатации и работы транспортного средства (агрегата).
Документы таксировки могут быть заполнены автоматически - на основании соответствующего документа Путевой лист, Рабочий лист агрегата, Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Также в них можно ввести данные вручную, по первичным документам.
В случае если списание ГСМ необходимо выполнять в конце установленного договором расчетного периода после получения документов от поставщика топлива, в документах таксировки путевых листов можно не заполнять таблицу Списываемые материалы на закладке Списание ГСМ, а создать сводный документ таксировки и заполнить его за период. Сводный документ таксировки объединит результаты расчета по всем путевым листам (учетным листам) за период.
Если путевые листы оформляются на типографских бланках, то данные путевого листа указываются в документах таксировки вручную на закладке Данные путевого листа.
На закладке Исходные данные следует ввести все маршруты (шаг 1 на рис. 1) с различными условиями применения норм и поправок (например, первый маршрут был в горах, а второй маршрут проходил по усовершенствованным дорогам). В таблице слева задаются маршруты и виды ГСМ, а справа задаются нормы и поправки, отражающие особенности для каждого маршрута.
Для упрощения заполнения норм и поправок расхода для транспортного средства следует ввести настройку в регистре Настройки норм расхода для транспортных средств и агрегатов.
Данная настройка также позволяет задать контрольные параметры для пробега и срока эксплуатации транспортного средства для своевременного начала или прекращения действия поправок, учитывающих обкатку транспортных средств или износ, связанный с большим пробегом и сроком эксплуатации, согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Использование данной настройки позволит быстро заполнять любые сложные сочетания норм и поправок, характеризующие типичные условия эксплуатации для каждого транспортного средства.
После выполнения команды Заполнить параметры расчета по настройкам для ТС (шаг 2 на рис. 1) можно редактировать значения основных параметров расчета норм и добавлять/удалять нормы и поправки норм в соответствии с условиями эксплуатации в данном рейсе.
На закладке Расчет расхода ГСМ выполняется расчет расхода ГСМ.
Общий порядок действий пользователя следующий:
1. Нажать кнопку Рассчитать нормативный расход ГСМ - кроме расчета нормативного расхода ГСМ, будут заполнены остатки ГСМ при выезде по данным таксировки предыдущего путевого листа для данного транспортного средства.
2. Ввести данные о количестве выданных (заправленных) ГСМ и остатках ГСМ при возвращении, расчет фактического расхода ГСМ будет выполнен автоматически.
3. Нажать кнопку Рассчитать фактический расход всех смазочных материалов - будет выполнен пересчет значения фактического расхода смазочных материалов и специальных жидкостей на основании фактического расхода горючего.
На закладке Списание ГСМ определяется список номенклатуры и направление расхода ГСМ для списания.
Для сокращения времени на заполнение списка списываемых материалов можно настроить регистр сведений Настройки отражения затрат на ГСМ и по команде Заполнить в результате сопоставления вида ГСМ и номенклатуры таблица списываемых материалов будет заполнена автоматически. В более сложных случаях списания расходов следует использовать команду Подбор. Документ позволяет гибко списывать ГСМ по различным значениям реквизитов Номенклатура, ИФО, Подразделение, КФО, Счет учета, КПС, Дополнительная аналитика, МОЛ/Место хранения, Счет учета затрат и субконто счета затрат.
После указания состава и заключения комиссии, а также проведения документа можно сформировать печатные формы «Справка-расчет расхода ГСМ» и «Акт списания МЗ (ф.0504230)».
В Справке-расчете расхода ГСМ представлены исходные данные, формулы и расчет нормативного и фактического расхода ГСМ.
Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ
Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:
- Движение ГСМ в агрегатах и машинах - отражает по каждому агрегату остатки ГСМ на начало и конец периода, а также поступление и выбытие ГСМ за период;
- Движение ГСМ в транспортных средствах - отражает по каждому транспортному средству пробег и остатки ГСМ на начало и конец периода, а также пробег, поступление и выбытие ГСМ за период;
- Журнал учета движения путевых листов (ф. №8) - формируется журнал учета по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78;
- Журнал учета движения рабочих листов агрегатов - формируется журнал учета для агрегатов и машин по форме, аналогичной форме 0345008;
- Отчет по топливным картам - представляет сведения по заправкам топливными картами для сверки с данными поставщика ГСМ;
- Расход ГСМ по основным средствам и сотрудникам - представляет сведения о нормативном и фактическом расходе ГСМ, а также об экономии или перерасходе ГСМ, сгруппированные по основным средствам и сотрудникам.
Отчеты доступны в группе Учет ГСМ панели отчетов Отчеты по материальным запасам раздела Материальные запасы.
Читайте также: