Как выгрузить из 1с зуп в 1с
В этой статье речь пойдет о том, как перенести данные о начисленной заработной плате из программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8 в программу 1С: Бухгалтерия предприятия 8. Я расскажу о нескольких важных моментах, которые необходимо учесть прежде, чем делать выгрузку, а также подробно опишу весь процесс выгрузки проводок по начислению и ведомостей на выплату зарплаты.
Если Вы планируете переносить данные в первый раз, то необходимо учесть, что элементы справочников "Организации" и "Подразделения организаций" должны быть одинаковыми в обеих программах, иначе данные задвоятся после выгрузки или не перенесутся вовсе. В организациях должны обязательно совпадать ИНН и КПП - это те реквизиты, по которым программа осуществляет проверку. А в подразделениях - наименование и код, а также принадлежность к организации. Поэтому прежде всего нужно проверить данные реквизиты и, при необходимости, внести изменения, чтобы данные совпадали.
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 также нужно настроить отражение зарплаты на счетах бухучета. О том, как это сделать, можно прочитать в статье Как настроить отражение зарплаты на счетах бухучета. При этом элементы справочника "Статьи затрат" тоже должны иметь такие же коды, как соответствующие статьи в бухгалтерской программе.
Когда все настройки выполнены, можно приступать к проверке данных и непосредственно переносу. В программе помимо документов "Начисление зарплаты" и "Начисление страховых взносов" должен быть сформирован документ "Отражение зарплаты в бухучете", который находится на вкладке "Бухучет".
В том случае, если в начисление зарплаты вносятся какие-то изменения, то документ отражения в бухучете необходимо перезаполнять, иначе данные будут неактуальными. Проверить же их актуальность перед выгрузкой можно с помощью отчета, который находится в меню
Операции - Отчеты - Анализ начислений сотрудникам организаций.
Суммы по всех трех колонках должны быть равны, только в этом случае можно приступать к выгрузке.
Для переноса данных заходим в меню
Сервис - Обмен данными - Выгрузка данных в бухгалтерскую программу
В открывшейся форме обратите внимание на запись о выбранной программе бухучета, если настройка не верная, то нужно щелкнуть по ссылке и указать правильные данные. Также нужно выбрать способ выгрузки - с детализацией по сотрудникам или сводно.
Теперь выбираем организацию и период выгрузки. В поле файл данных нужно указать файл, в который будут записываться данные (имя указываете произвольное, просто вводите его вручную в окне выбора файла или выбираете уже существующий, если выгрузка повторная). Затем проставляем галочки у тех объектов, которые должны быть выгружены и нажимаем кнопку "Выполнить".
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 нужно в настройках параметров учета указать, что зарплата рассчитывается во внешней программе, и выбрать, детально или сводно по всем сотрудникам. Затем заходим на вкладку "Зарплата и кадры" и выбираем пункт "Загрузка из ЗУП".
Посмотреть и проверить загруженные документы можно также на вкладке "Зарплата и кадры" или через оборотно-сальдовую ведомость.
Несмотря на то, что 1С является самой популярной, удобной и надежной информационной системой, имеющей в своей линейке комплекс решений для автоматизации и обработки абсолютно всех бизнес-процессов на предприятиях любого масштаба и области деятельности, все равно у пользователей ежедневно возникает необходимость выгрузить данные из 1С в сторонние программы или файлы. В данной статье рассмотрим, что такое выгрузка из 1С и покажем, как сделать выгрузку из 1С и какие проблемы могут возникать при этом. Забегая вперед, отметим, что если по прочтение статьи вам будет нужно задать вопрос по 1С, обратитесь к нашим специалистам по телефону или через заявку на сайте. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.
Данные, которые можно выгружать из 1С
1С любой конфигурации штатно поддерживает выгрузку таких данных как:
- Печатные формы;
- Отчеты;
- Таблицы и списки.
Выгрузка данных из 1С 8.3 возможна во многих популярных форматах:
- Microsoft Excel;
- Microsoft Word;
- PDF;
- Выгрузка в CSV;
- HTML и другие.
Выгрузка печатных форм и отчетов
Любую печатную форму или отчет в 1С можно сохранить в нужном формате. Для этого понадобится открыть форму или отчет, затем выбрать в Главном меню Файл - Сохранить как.
Рис.1 Сохранение печатной формы и отчета
После этого будет открыто окно сохранения файла, в котором указывается имя и тип файла:
Рис.2 Окно сохранения файла
Возможные проблемы при выгрузке из 1С
В некоторых случаях кнопка меню «Сохранить как» может быть недоступна для выбора:
Рис.3 Сохранение невозможно
Это связано с тем, что печатная форма или отчет не активизированы в данный момент. Чтобы печатная форма стала доступна для сохранения, требуется просто кликнуть мышкой в любое место на ней:
Рис.4 Активация печатной формы
Теперь пункт меню «Сохранить как» будет доступен. Если при выгрузке данных у вас возникли также и другие проблемы, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.
Выгрузка в Excel
Обработка данных в самом популярном табличном формате требует соответствующей выгрузки. Для того чтобы сохранить нужные данные в формате Excel, необходимо в диалоге сохранения файла указать тип Лист Excel2007-. (*.xlsx). Реже необходимо сохранить данные в старом формате Лист Excel (*.xls):
Рис.5 Сохранение нужных данных в формате Excel
Аналогично, выбирая нужный формат, можно сделать выгрузку из 1С в PDF, из 1С в WORD, из 1С в CSV, а также в другие форматы.
Выгрузка произвольных таблиц из 1С
В данном разделе будет показано, как можно выгрузить любые данные, при условии, что у вас есть на это права.
В 1С разработан штатный механизм, который позволяет выгрузить любой список (например, список документов или элементы справочника). Для этого в командной панели любого списка, в группе «Еще» доступна команда «Вывести список»:
Рис.6 Выгрузка списков
Далее требуется указать нужные колонки и нажать кнопку ОК:
Рис.7 Выбор колонок
Информация будет выведена в специальный табличный документ. Этот документ выглядит так же, как любой другой отчет в 1С, и его можно выгрузить точно так же, используя команду Файл – Сохранить как:
Рис.8 Табличный документ
Как выгрузить данные, которые не видно в списке
Зачастую, возникшая задача по выгрузке какой-то список, сопровождается необходимостью добавления туда колонок, которые точно есть в документе (справочнике), но их по каким-то причинам не видно в текущем списке. Пример: в списке «Клиенты» добавить для выгрузки поле «Телефон», которое отображается только в дополнительной панели справа:
Рис.9 Выгрузка данных, не отображающихся в списке
Чтобы телефон можно было выгрузить из 1С, его все же сначала необходимо добавить в список. Для этого надо вызвать команду «Еще - Изменить форму». Далее нам понадобиться в списке колонок найти нужную. Тут есть одна хитрость: разработчики типовых конфигураций почти всегда добавляют поле «Ссылка». Если встать на него, а затем нажать кнопку «Добавить поля», то мы увидим все возможные поля этого справочника. Находим поле «Телефон» и ставим у него галочку использования.
Рис.10 Добавить поля
Рис.11 Выгрузить данные
После этого базу данных клиентов с телефонами можно выгрузить в файл через штатную команду «Вывести список».
Обмен данными с 1С
Гарантируем обмен без ошибок между любыми системами 1С. Условия гарантии прописываем в договоре!
Перенос данных 1С
Переходите на новую программу 1С? Проведем бесплатный анализ и перенесем только необходимые данные
Все вопросы обмена или переноса расчета зарплаты и кадрового учета в 1С:ЗУП возьмем на себя!
Фирма 1С завершила развитие своего бывшего флагмана – 1С:Управление производственным предприятием. Ему на смену пришла комплексная HRM-система с расширенными возможностями управления персоналом
Обе этих конфигурации могут использоваться для расчета заработной платы и кадрового учета. Однако в связи с тем, что это большие системы, а по заработной плате сдается много регламентированной отчетности, которая должна регулярно обновляться синхронно с российским законодательством, большинство предприятий предпочитает перенести эту функциональность в отдельную специализированную базу – 1С:ЗУП.
Исторически перенос данных из УПП в ЗУП было принято совмещать с началом года, но 1С:ЗУП последней версии – 3.1, позволяет сделать это в начале любого месяца. Главное, чтобы предыдущий месяц в прежней программе был закрыт, то есть зарплата должна быть начислена и выплачена, а налоги в свою очередь начислены и перечислены. Для этого используется обработка, которая переносит на установленную дату срез данных:
- Нужные для дальнейшей работы справочники;
- Все начисления-удержания с регламентировано-расчетным способом;
- Штатная расстановка на месяц начала эксплуатации для формирования «штатки» в новой базе;
- Кадровая история для формирования личных карточек работников (Т-2);
- Сведения для просчета среднего заработка и пособий ФСС за 3 предыдущих года (исходя из);
- Сведения для просчета среднего заработка в целях расчета отпусков и других случаев – за 15 предыдущих месяцев;
- Сведения учета НДФЛ и страх. взносов в году переноса (если работа в программе стартует не с 1 января).
Дополнительно необходимо будет перенести
- Остатки по взаиморасчетам на месяц начала работы в программе, если они вообще есть в предыдущей программе;
- Начисления-удержания с произвольными формулами необходимо будет создать вручную;
- Дополнительные сведения по истории работника, превышающие объем необходимый для Т-2, для целей получения аналитики;
- Факт по начислениям и выплатам для аналитики;
- Данные о займах работников.
Эта обработка не предназначена изначально для работы с УПП, однако все равно рекомендуется тем, у кого решение в части кадрового учета и расчетов типовое или только с незначительными изменениями. Рассмотрим порядок работы с ней.
Устанавливаем 1С:ЗУП 3.1 и запускаем ее. Вносим первоначальные сведения и на стартовой странице активируем нужную нам опцию.
Рис.1 Начальные настройки
Затем открываем помощника и выбираем редакцию ЗУП 2.5, поскольку мы фактически имеем дело с переходом на новую редакцию (с примером внедрения 1С:ЗУП 8 и переходом на новую редакцию решения, вы также можете ознакомиться на нашем сайте).
Рис.2 Выбор отправной базы
Далее будет предложено выбрать вариант переноса данных:
- Загрузка с помощью непосредственного подключения к базе;
- Загрузка файлов, которые предварительно понадобится выгрузить помощником.
Тут будет предпочтителен второй вариант. Для этого нажмем «Получить помощник выгрузки» и сохраним его в выбранную папку.
Рис.3 Сохраняем помощника
Далее откроем сохранный ранее помощник выгрузки в базе 1С:УПП.
В помощнике выбираем пункт «Выгрузить данные для перехода на новую программу». Для того чтобы помощник сработал необходимо в обработке перехода:
После этих изменений данные из 1С:УПП будут выгружены в файлы при помощи помощника. Вернемся к начальным настройкам в ЗУПе, выберем «Загрузить данные из файлов», укажем каталог с файлами и загрузим их в ЗУП 3.1.
Рис.4 Загрузка данных
Рис.5 Назначение папки
Последним этапом станет сверка данных в старой и новой базе.
Правила переноса данных
При переходе на ЗУП 3.1 с нетиповой УПП можно воспользоваться иным методом переноса – универсальным переносом данных.
Переход с УПП на ЗУП осуществляется поэтапно и включает 2 шага:
- Выгрузка данных из 1С:Управление производственным предприятием в отдельный xml-файл.
- Загрузка полученного xml-файла с данными в 1С:Зарплата и управление персоналом.
Первый этап подразумевает начальную выгрузку данных и нормативно-справочной информации (НСИ), после чего выполняется выгрузка самих документов. Рассмотрим этот процесс подробнее.
Чтобы осуществить переход с 1С:Управление производственным предприятием на 1С:Зарплата и управление персоналом, нужно иметь следующие файлы:
- Правила обмена данными между программными продуктами в виде XML-файла (правила конвертации данных).
- Собственно, сами данные, которые необходимо перенести из одной системы в другую.
Программист при данном переносе пишет правила конвертации данных, где сопоставляет объекты баз и данные в них. Такие правила пишутся в отдельной конфигурации – «Конвертация данных».
Инструкция по переходу
Так как процесс перехода с УПП на ЗУП подразумевает два этапа (выгрузку и загрузку данных), разделим их на отдельные инструкции для большей наглядности.
Выгрузка данных из 1С:Управление производственным предприятием
В 1С:УПП нужно запустить процедуру «Универсальный обмен данными в формате XML» по пути «Сервис-Прочие обмены данными»
Рис.6 Универсальный обмен
Рис.7 Главное окно универсального обмена данными
Нас интересует вкладка «Выгрузка данных», на которой необходимо:
- Указать файл с правилами обмена данными.
- Загрузить этот файл.
Здесь важно уделить внимание вкладке «Параметры выгрузки». В процессе перехода с УПП на ЗУП необходимо устанавливать параметр «Организация», перенести абсолютно все данные, игнорировать заполнение периода переноса.
Когда мы выгружаем не всю информационную базу, нужно помнить о том, что предварительно эту базу нужно свернуть (в копии основной базы), иначе все данные по остаткам придется вручную вписывать в новую базу.
Загрузка данных в 1С:Зарплата и управление персоналом
Настройка 1С:ЗУП – наша специализация. Обращаясь к нам, вы обращаетесь к экспертам по автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы. Мы гарантируем высокое качество работы по разумным ценам без затягивания сроков.
Как только у вас будет файл с загруженными данными, необходимо запустить 1С:ЗУП и открыть через меню «Сервис-Универсальный обмен данными в формате XML». Теперь нам нужна вкладка загрузки.
Рис.8 Вкладка «Загрузка данных»
Здесь указываем файл с данными в формате XML, который вы выгрузили, и кликаем по кнопке «Загрузить данные». Все документы будут перенесены с записями их движений в регистрах.
Настроим обмен данными 1С:УПП с 1С:ЗУП
Все вопросы переноса данных в ЗУП возьмем на себя, сохраним историю учета, внедрим HR-аналитику
Сопровождение перехода из 1С:УПП в 1С:ЗУП
Поддержка перевода расчета зарплаты и учета кадров в 1С:ЗУП, регулярные консультации, устранение ошибок
При необходимости вы всегда можете выполнять переход поэтапно, постепенно выгружая из УПП и загружая в ЗУП разные типы данных (например, вначале справочники, а затем документы). Также данные можно перенести повторно, если вдруг в процессе обработки информации возникли какие-либо ошибки и справочники/документы были перенесены не полностью или некорректно.
Если вы используете поочередный перенос, не нужно вносить правки в только что перенесенные данные, так как все подобные исправления могут быть утеряны после загрузки всей информации. Уникальная особенность правила переноса данных заключается в том, что некоторые элементы при загрузке в ЗУП определяются по реквизитам, а не своему уникальному идентификатору. Поэтому, если изменить какой-либо реквизит, это может спровоцировать появление дублей информации.
В заключении отметим, если вы только планируете внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом для оптимизации кадровых процессов и расчетов, и у вас возникают вопросы в связи с этим, обратитесь к нам, оставив заявку на сайте или по телефону. Предварительно можно ознакомиться с примером успешного кейса автоматизации кадрового учета на отдельно стоящей базе для международной торговой сети.
В предлагаемой вашему вниманию статье расскажем, как настроить перенос данных из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в «1С:Бухгалтерию 8» при первом совместном использовании этих программных продуктов. Настройка выполняется однократно, в последующем перенос осуществляется в автоматическом режиме. Возможности учета в «1С:Предприятии 8» многовариантны, поэтому все выбранные варианты необходимо отразить в настройке переноса данных.
Связь между программами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется на уровне проводок.
Для этого в программе предусмотрена специальная обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу, которая может работать в двух режимах: переноса проводок и переноса кассовых операций.
Режим переноса проводок
В режиме переноса проводок в «1С:Бухгалтерию 8» переносится документ Отражение зарплаты в регл учете, сформированный в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу (в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8») запускается из меню Сервис - Обмен данными.
Прежде чем запустить обработку, необходимо указать период - месяц, за который выгружаются проводки, выбрать путь и имя файла выгрузки, установить флажок Отражение зарплаты в регл учете (о выгрузке кассовых документов поговорим далее).
Выгрузка проводок осуществляется один раз в месяц после расчета зарплаты, начисления взносов и налогов и формирования проводок. Вернее сказать, выгружать и загружать можно сколько угодно раз, но каждая последующая загрузка замещает предыдущую.
Далее в меню программы «1С:Бухгалтерии 8» Сервис - Обмен данными с Зарплата и управление Персоналом 8 - Загрузка данных из конфигурации «Зарплата и управление Персоналом 8» следует указать файл, в который была выполнена выгрузка и нажать кнопку Выполнить.
Но для того, чтобы подготовить проводки к выгрузке из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8», необходимо их сформировать, а это требует определенных настроек. Настройку формирования проводок в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» нужно начинать с настройки используемых измерений учета в «1С:Бухгалтерии 8».
Для начала следует указать в «1С:Бухгалтерии 8» в Настройке параметров учета на закладке Расчеты с персоналом, что учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся Во внешней программе. Необходимо определить аналитику счета 70: По каждому работнику или Сводно по всем работникам.
В случае, когда учет в «1С:Бухгалтерии 8» начат раньше, чем использование «1С:Зарплаты и управления персоналом 8», имеет смысл выгрузить в нее Сведения для выгрузки в новую информационную базу. В меню «1С:Бухгалтерии 8» выбрать Сервис -> Обмен данными с Зарплата и управление персоналом 8 -> Выгрузка данных в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» ред 2.5 (рис. 1).
Необходимо указать файл для выгрузки данных.
Обратите внимание - чтобы в дальнейшем получить возможность выгружать в «1С:Бухгалтерию 8» проводки и платежки, нужно позаботиться о синхронизации данных.
Сведения об организации, подразделения организаций должны абсолютно совпадать в обеих программах, а если аналитический учет расчетов с персоналом ведется по каждому работнику, то совпадать должны и элементы справочников Физические лица и Сотрудники организации.
Итак - начальные данные из «1С:Бухгалтерии 8» выгружены. Теперь их следует загрузить в «1С:Зарплату и управление персоналом 8».
В меню «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8» Сервис -> обмен данными -> универсальный обмен на закладке Загрузка данных необходимо выбрать файл, указанный при выгрузке и нажать на кнопку в верхней части окна Загрузить данные.
Далее требуется выполнить в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» начальные настройки в меню Сервис -> Настройка программы на закладке Программа бухучета. Необходимо указать используемую программу бухучета и режим выгрузки. В случае, когда в процессе эксплуатации системы произошла замена редакции «1С:Бухгалтерии 8» (например, с 2.0 на 3.0), следует поменять, соответственно, эту настройку и переформировать проводки до выгрузки их.
Флажок Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам следует устанавливать, если планируется формирование регламентированной отчетности (персонифицированной ПФР и НДФЛ) в «1С:Бухгалтерии 8».
При этом в форме обработки Выгрузка данных в бухгалтерскую программу становятся доступны флажки Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН) и Данные учета пособий по социальному страхованию (рис. 2).
При установленном флажке Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН) кроме проводок будет дополнительно выгружаться следующая информация:
- документы Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН с соответствующими данными учета, дата которых попадает в указанный период;
- данные из независимых регистров сведений: Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ), Применение вычетов (НДФЛ) и Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ, Стандартные вычеты физических лиц на детей;
- данные из регистров накоплений: НДФЛ сведения о доходах, НДФЛ расчеты с бюджетом, НДФЛ имущественные вычеты, Страховые взносы исчисленные, Учет доходов для исчисления страховых взносов, ЕСН Исчисленный, ЕСН Сведения о доходах, введенные за указанный период;
- данные из регистров накопления будут перенесены в документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН. Дополнительно по данным движений регистра НДФЛ имущественные вычеты с видом движения Приход будет создаваться документ Подтверждение права на имущественный вычет.
Установка флажка Данные учета пособий по социальному страхованию влечет перенос дополнительно документов Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН с соответствующими данными учета, дата которых попадает в указанный период и данных из регистров: Заработки получателей пособия по уходу за ребенком до полутора лет, Пособия по уходу за ребенком до полутора лет и Пособия социальному страхованию, введенных за указанный период.
Рекомендуем формировать регламентированную отчетность по зарплате в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» и не нагружать «1С:Бухгалтерию 8» излишними сведениями (т. е. не устанавливать флажок Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам в настройке программы).
Теперь следует настроить проводки. Способы отражения в учете могут быть указаны в целом для организации, для подразделения, для сотрудника и для вида расчета.
При этом данные используются в следующей последовательности способа отражения, указанного:
- в учете конкретного планового начисления конкретного сотрудника;
- в учете конкретного начисления;
- в документе Ввод распределения основного заработка сотрудников организации;
- в учете заработка конкретного сотрудника;
- в учете заработка;
- в учете заработка организации;
- в способе Отражение начислений по умолчанию.
Способ отражения плановых начислений конкретных сотрудников регистрируется документом Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений.
Способ отражения зарплаты конкретных сотрудников регистрируется документом Учет основного заработка сотрудника организации в регламентированном учете.
Эти два документа следует использовать в «исключительных» случаях, т. е. когда нужно указать исключение из общего правила.
Так, общее правило для вида расчета указывается в реквизите Отражение в бухучете основных и дополнительных начислений (рис. 3).
При выборе способа отражения затрат в настройке вида расчета есть возможность выбрать либо конкретную проводку из справочника Способы отражения зарплаты в регламентированном учете, либо варианты - по базовым начислениям или по состоянию на дату события.
Вариант по базовым начислениям означает, что начисление отражается в учете на тех же счетах, что и отраженные в учете ранее базовые начисления, пропорционально их значению.
Вариант по состоянию на дату события означает, что начисление отражается в учете так же, как был отражен в учете основной заработок на дату начала события.
Общее правило для сотрудника берется из способа отражения затрат, указанного на закладке Бухучет в форме элемента справочника Подразделения организаций, в котором числится сотрудник, или, если там не указан способ отражения затрат, то на закладке Бухучет зарплаты в форме элемента справочника Организации.
Документ Ввод распределения основного заработка сотрудников организаций (рис. 4) позволяет временно на один месяц зарегистрировать распределение основного заработка по разным счетам. Это удобно использовать для выделения доли заработка при ЕНВД.
При заполнении способа отражения затрат во всех перечисленных выше формах используется справочник Способы отражения зарплаты в регламентированном учете (меню Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Способы отражения зарплаты в учете).
В справочнике есть предопределенные проводки (см. рис. 5):
- Отражение начислений по умолчанию используется программой автоматически, когда при формировании бухгалтерских проводок для начислений не задан способ отражения;
- Распределять пропорционально базовым начислениям имеет смысл указывать только для конкретных начислений, рассчитываемых на основе результатов других начислений;
- Не отражать в бухучете имеет смысл указывать для начислений и удержаний, отражение в учете которых производится непосредственно в бухгалтерской программе. В учете не отражаются как сами начисления, для которых задан данный способ отражения, так и налоги и взносы, рассчитанные с этого начисления;
- Отражение доли больничного за счет работодателя не используется с 2011, с того момента, как в программе это начисление стало выделенным в отдельный вид начисления, где и можно указать проводку.
Можно заполнить этот справочник вначале при выполнении настроек, а можно добавлять по мере необходимости все используемые варианты учета затрат.
Заполнять реквизиты в проводках не всегда нужно все. Даже наоборот, чаще их нужно оставлять незаполненные.
Если не указать счет дебета или счет кредита - то счет будет подставляться автоматически, если у начисления, которому назначена такая проводка, есть расчетная база, и ее отражение в бухучете определено.
Если не указать значение субконто Подразделение на затратных счетах, то они подставятся автоматически по подразделению, в котором числится сотрудник.
Значение субконто Работники на счете 70 и вовсе не нужно указывать - оно автоматически подбирается по сотрудникам, начисления которых отражаются в учете, при установленном Режиме выгрузки проводок в бухгалтерскую программу - с детализацией по сотрудникам.
При отражении удержаний по исполнительным листам субконто Контрагенты подбираются из реквизита Получатель документа.
По умолчанию страховые взносы во внебюджетные фонды, пособия за счет работодателя, отражаются на счетах затрат по той же статье затрат, что и начисления, с которых произведен расчет.
Для отражения в бухучете страховых взносов, пособия за счет работодателя по статьям затрат, отличным от статьи затрат начисления, необходимо настроить соответствия статей затрат в справочнике Соответствие статей затрат отражения зарплаты в бухучете (меню Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Соответствие статей затрат отражения зарплаты в регл учете, см. рис. 6).
Соответствие описывается видом статьи затрат, статьей затрат начисления и статьей затрат, на которой необходимо отразить страховые взносы, долю пособия за счет работодателя. Задать соответствие можно для следующих видов статей затрат:
- Страховые взносы (используется для описания порядка отражения в учете страховых взносов на страховую и накопительную части пенсии, ФСС, ТФОМС и ФФОМС);
- ФСС НС (используется для задания соответствия статей затрат по отчислениям в ФСС, на страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний);
- Пособия за счет работодателя (использовалось ранее, когда не было выделено отдельного вида расчета для оплаты пособия за счет работодателя).
Можно добавить и другие статьи затрат. Список видов статей затрат автоматически дополняется элементами справочника Оценочные обязательства и резервы.
Порядок настройки соответствия (списка правил) следующий: указывается вид статьи затрат, далее задается статья затрат начисления, подмену которой необходимо произвести и статья затрат, на которую необходимо заменить. Если не указать статью затрат начисления, то все страховые взносы, относящиеся к заданному виду статьи затрат будут отражаться по статье затрат, указанной в колонке Статья затрат.
В заключении напомним последовательность действий при формировании проводок:
- выполнить настройки в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8»;
- убедится в точном совпадении объектов, используемых при выгрузке в обеих программах;
- начислить и рассчитать зарплату в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»;
- рассчитать налоги и взносы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»;
- выверить, что при формировании проводок учтены все начисленные суммы, используя отчет Анализ начисления сотрудникам организаций, и сравнив данные по отчету Свод начисленной зарплаты организаций с показателем по счету 70 из отчета Отражение зарплаты в регламентированном учете;
- сформировать файл выгрузки в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»;
- загрузить сформированный файл в «1С:Бухгалтерию 8».
Режим переноса кассовых операций
В режиме Переноса кассовых операций обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу (см. рис. 2 выше) позволяет переносить кассовые и банковские документы.
Если проводки, как говорилось ранее, имеет смысл переносить только в конце месяца, то кассовые операции нужно переносить регулярно по мере их возникновения.
Для переноса кассовых операций следует установить флажок Кассовые документы и указать вариант выгрузки Все документы или Только депонирование.
Перечень выгружаемых документов для варианта Все документы зависит от настройки параметров учета Выплата зарплаты.
Если не выбран Упрощенный учет взаиморасчетов, то будут выгружаться следующие документы:
- Зарплата к выплате организации;
- Приходный кассовый ордер;
- Расходный кассовый ордер;
- Платежное поручение исходящее;
- Депонирование организаций;
- Списание депонентов в доходы организаций.
Для варианта Только депонирование будут выгружаться следующие документы:
- Зарплата к выплате организации;
- Депонирование организаций;
- Списание депонентов в доходы организаций.
Упрощенный учет взаиморасчетов подразумевает, что не создаются платежные документы Расходный кассовый ордер, Платежное поручение, а значит, они не будут выгружены.
Если за указанный период выгрузки введены документы Расходный кассовый ордер с видом операции Выплата заработной платы сотруднику, то в этом случае нет возможности выгрузить сводные данные, и рекомендуется либо выгружать подробные данные, либо отменить проведение документов Расходный кассовый ордер с указанным видом операции.
При выгрузке кассовых документов необходимо следить за периодом выгрузки и утвердить регламент нумерации документов для удобства взаимодействия с «1С:Бухгалтерией 8». Так, например, можно договориться, что номер очередного кассового документа всегда присваивается в программе «1С:Бухгалтерия 8».
В этой статье речь пойдет о том, как перенести данные о начисленной заработной плате из программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8 в программу 1С: Бухгалтерия предприятия 8. Я расскажу о нескольких важных моментах, которые необходимо учесть прежде, чем делать выгрузку, а также подробно опишу весь процесс выгрузки проводок по начислению и ведомостей на выплату зарплаты.
Если Вы планируете переносить данные в первый раз, то необходимо учесть, что элементы справочников "Организации" и "Подразделения организаций" должны быть одинаковыми в обеих программах, иначе данные задвоятся после выгрузки или не перенесутся вовсе. В организациях должны обязательно совпадать ИНН и КПП - это те реквизиты, по которым программа осуществляет проверку. А в подразделениях - наименование и код, а также принадлежность к организации. Поэтому прежде всего нужно проверить данные реквизиты и, при необходимости, внести изменения, чтобы данные совпадали.
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 также нужно настроить отражение зарплаты на счетах бухучета. О том, как это сделать, можно прочитать в статье Как настроить отражение зарплаты на счетах бухучета. При этом элементы справочника "Статьи затрат" тоже должны иметь такие же коды, как соответствующие статьи в бухгалтерской программе.
Когда все настройки выполнены, можно приступать к проверке данных и непосредственно переносу. В программе помимо документов "Начисление зарплаты" и "Начисление страховых взносов" должен быть сформирован документ "Отражение зарплаты в бухучете", который находится на вкладке "Бухучет".
В том случае, если в начисление зарплаты вносятся какие-то изменения, то документ отражения в бухучете необходимо перезаполнять, иначе данные будут неактуальными. Проверить же их актуальность перед выгрузкой можно с помощью отчета, который находится в меню
Операции - Отчеты - Анализ начислений сотрудникам организаций.
Суммы по всех трех колонках должны быть равны, только в этом случае можно приступать к выгрузке.
Для переноса данных заходим в меню
Сервис - Обмен данными - Выгрузка данных в бухгалтерскую программу
В открывшейся форме обратите внимание на запись о выбранной программе бухучета, если настройка не верная, то нужно щелкнуть по ссылке и указать правильные данные. Также нужно выбрать способ выгрузки - с детализацией по сотрудникам или сводно.
Теперь выбираем организацию и период выгрузки. В поле файл данных нужно указать файл, в который будут записываться данные (имя указываете произвольное, просто вводите его вручную в окне выбора файла или выбираете уже существующий, если выгрузка повторная). Затем проставляем галочки у тех объектов, которые должны быть выгружены и нажимаем кнопку "Выполнить".
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 нужно в настройках параметров учета указать, что зарплата рассчитывается во внешней программе, и выбрать, детально или сводно по всем сотрудникам. Затем заходим на вкладку "Зарплата и кадры" и выбираем пункт "Загрузка из ЗУП".
Посмотреть и проверить загруженные документы можно также на вкладке "Зарплата и кадры" или через оборотно-сальдовую ведомость.
Читайте также: