Как вставить таблицу из excel в презентацию гугл
Сегодня каждый из нас как никогда хорошо осознает суть миссии Google, которая состоит в том, чтобы «организовать информацию на глобальном уровне и сделать ее общедоступной и полезной». Данная статья не ставит своей задачей рассмотреть всю галактику сервисов Google. Как и на настольном компьютере, для многих из нас актуальны офисные приложения: являетесь ли вы учеником, студентом, представителем рабочей профессии, служащим, относитесь к административному персоналу или являетесь кем-то другим - вы наверняка практически ежедневно манипулируете документами, слайдами и таблицами. При этом GoogleДиск (Drive) и его приложения GoogleДокументы (Docs), Таблицы (Sheets) и Презентации (Slides) по-прежнему являются одними из лучших онлайн-инструментов для совместной работы, создания проектов или удаленной работы. Рассмотрим особенности этого бесплатного, доступного и эффективного решения.
На сегодняшний день достаточно большому числу компаний удалось создать практически полноценную веб-среду для создания электронных документов. Самые известные из них - продукты корпорации Microsoft, создавшей довольно полную веб-версию офисного пакета Office 365 с возможностью совместной работы над приложениями в режиме реального времени, или компания Яндекс с приложениями ЯндексДиска. Но стандартное решение, которое наиболее часто выбирает пользователь, чтобы создать или просмотреть документ или таблицу, которой поделились несколько пользователей - это сервисы Гугл. Фраза «Я прислал вам Google Документ» вошла в обычную деловую терминологию, и это не случайно: Документы Google очень просты в использовании, даже если у вашего визави в наличии только смартфон. Смартфоны Android, что называется "по умолчанию" имеют учетную запись Google. Даже новичок в мире онлайн-приложений может разобраться с интерфейсами и функционалом сервисов Гугл, отметив при этом, что практически ничего не потерял из тех возможностей, который предоставляет стандартный офисный пакет.
В данной статье мы не будем рассматривать, как создать аккаунт в ГуглДиск и начать пользоваться им. Возможно, мы сделаем это позже.
Наша задача - рассмотреть сервисы GoogleДокументы (Docs, эквивалент MS Word), Таблицы (Sheets, эквивалент MS Excel) и Презентации ( Slides, эквивалент MS Powerpoint) как полноценный аналог настольным приложениям, которые позволяют создавать различные виды документов с возможностью изменения в режиме реального времени в интерактивном взаимодействии с другими людьми, сохранять и хранить их онлайн в персональном облачном хранилище Google Диск.
Вы можете получить доступ к этим документам с любого компьютера.
GoogleDocs (аналог текстовых процессоров Word и Writer)
Редактор GoogleДокументы - это онлайновый текстовый процессор, который позволяет создавать и форматировать текстовые документы, а также взаимодействовать с другими пользователями в режиме реального времени. Документы Google имеют практически ту же функциональность, что и MS Word.
C помощью GoogleДокументы (Docs) пользователь получает возможность :
Чтобы обеспечить актуальность диаграмм, таблиц и слайдов, вы можете встроить:
- таблицы и диаграммы из Google Таблиц в документы и презентации Google;
- слайды из одной презентации Google в другую;
- слайды из Google Презентаций в Документы.
- Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
- Нажмите ВставкаДиаграммаИз Таблиц.
- Выберите таблицу с нужной диаграммой и нажмите Выбрать.
- Нажмите на диаграмму.
- Если не нужно сохранять связь диаграммы с таблицей, снимите соответствующий флажок.
- Нажмите Импортировать.
Примечание. Если таблица содержит больше 400 ячеек, она будет вставлена в документ без связи с исходной таблицей. В таблице, связанной с исходной таблицей, может быть не больше 400 ячеек.
- В браузере Chrome или Firefox на компьютере откройте файл из Google Таблиц.
- Выделите нужные ячейки.
- В верхней части экрана нажмите ИзменитьКопировать.
- Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
- Нажмите на область, куда нужно поместить таблицу, и выберите ИзменитьВставить.
- Выберите "Связать с таблицей" или "Вставить без связи с исходной таблицей" и нажмите Вставить.
- Откройте файл в Google Презентациях на компьютере.
- Выберите нужные слайды.
- В верхней части экрана нажмите ИзменитьКопировать.
- Откройте в Google Презентациях файл, в который вы хотите вставить слайды.
- Слева выберите, куда именно добавить слайды.
- В верхней части экрана нажмите ИзменитьВставить.
- Выберите Связать слайды с презентацией.
- Откройте файл в Google Презентациях на компьютере.
- Слева выберите нужный слайд.
- В верхней части экрана нажмите ИзменитьКопировать.
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите в том месте, куда нужно добавить слайд.
- В верхней части экрана нажмите ИзменитьВставить.
- Выберите подходящий вариант и нажмите Вставить.
Как изменить или обновить диаграмму, таблицу или слайд, а также отменить их связь с исходным файлом
Как открыть и изменить диаграмму, таблицу или слайд
- Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
- Выберите диаграмму или таблицу.
- Нажмите на стрелку вниз в правом верхнем углу диаграммы или таблицы Открыть исходный документ.
- Измените данные в исходном файле.
Как изменить диапазон ячеек
Примечание. В таблице, вставленной в документ и связанной с исходной таблицей, может быть не больше 400 ячеек.
Чтобы упорядочить данные в документе или презентации, вставьте в файл таблицу. Вы можете добавлять и удалять таблицы, а также настраивать размер и стиль строк и столбцов.
Если вы используете Google Документы на компьютере, вам также доступны следующие функции:
- сортировка строк;
- перемещение строк и столбцов;
- закрепление строк заголовка;
- закрепление информации на определенной странице.
Таблицы
- Откройте нужный файл в браузере на компьютере.
- Нажмите ВставкаТаблица выберите количество строк и столбцов.
- Максимальный размер таблицы – 20 x 20 ячеек.
- Таблица появится в документе.
- Откройте нужный файл в браузере на компьютере.
- Нажмите на ячейку таблицы правой кнопкой мыши.
- Чтобы добавить строку или столбец рядом с выбранной ячейкой, выберите действие:
- Вставить столбец слева
- Вставить столбец справа
- Вставить строку выше
- Вставить строку ниже
- Откройте нужный файл в браузере на компьютере.
- Нажмите на нужный столбец или строку правой кнопкой мыши.
- В открывшемся меню выберите Удалить строку, Удалить столбец или Удалить таблицу.
Стиль таблицы
Вы можете изменять размер строк и столбцов, стиль границ и цвет фона ячеек, а также сортировать строки.
Как изменить размер строки или столбца
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Наведите указатель мыши на границу строки или столбца.
- Когда указатель превратится в двустороннюю стрелку, нажмите на границу строки или столбца и перетащите ее.
Как сделать строки или столбцы одинакового размера
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Нажмите на таблицу правой кнопкой мыши.
- Выберите Выровнять высоту строк или Выровнять ширину столбцов.
Google Документы
- Откройте документ в браузере на компьютере и выделите все ячейки.
- Нажмите правой кнопкой мыши на выделенную область затем выберите Свойства таблицы.
- В разделе "Размеры" укажите нужную ширину и высоту ячеек.
- Нажмите ОК.
Google Презентации
- Откройте презентацию в браузере на компьютере и нажмите на таблицу.
- Наведите указатель мыши на угол таблицы.
- Когда указатель превратится в двустороннюю стрелку, нажмите на угол таблицы и перетащите его в нужное место.
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Выделите ячейки, которые хотите изменить.
- Выберите нужный параметр на панели инструментов:
- Цвет границ
- Ширина или толщина границ
- Стиль границ
- Цвет фона или заливки
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите на таблицу правой кнопкой мыши.
- Выберите Отсортировать таблицу в порядке возрастания или Отсортировать таблицу в порядке убывания.
Вы также можете выполнить быструю сортировку строк из меню настроек таблицы:
- Наведите указатель мыши на первую строку таблицы.
- Нажмите "Сортировать таблицу" .
- Выберите Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию.
Совет. Закрепите строки заголовка, чтобы они не учитывались при сортировке таблицы.
Структура таблицы
Вы можете перемещать строки и столбцы, а также объединять ячейки. Если в Google Документах вы работаете с большими таблицами, занимающими несколько страниц, советуем для удобства закрепить строки заголовка в начале каждой страницы.
С помощью этой функции вы можете создать в таблице заголовок или сгруппировать данные из нескольких ячеек.
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Выделите ячейки, которые нужно объединить.
- Нажмите на выделенный фрагмент правой кнопкой мыши выберите Объединить ячейки. Чтобы вернуться к прежнему виду, нажмите на ячейку правой кнопкой мышивыберите Отменить объединение ячеек.
Как переместить строку
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Наведите указатель мыши на первый столбец таблицы.
- Установите указатель на значок "Перетаскивание" . Появится значок руки.
- Перетащите строку выше или ниже.
Как переместить столбец
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Наведите указатель мыши на первую строку таблицы.
- Установите указатель на значок "Перетаскивание" . Появится значок руки.
- Перетащите столбец левее или правее.
Если вы работаете с большими таблицами, которые занимают несколько страниц, можно закрепить первые строки в качестве заголовков. Они будут повторяться в начале каждой страницы до конца таблицы.
Важно! Эта функция недоступна в документах без разбивки по страницам. Чтобы пользоваться этой функцией, установите для документа формат С разбивкой по страницам.
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите в любом месте нужной таблицы.
- Выберите ФорматТаблицаСвойства таблицы.
- Также можно нажать на таблицу правой кнопкой мыши и выбрать Свойства таблицы.
Также вы можете закрепить отдельные строки напрямую из меню настроек таблицы:
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите на нужную строку правой кнопкой мыши и выберите "Закрепить заголовок вверху этой строки" .
- Также можно навести указатель мыши на начало нужной строки и выбрать "Закрепить заголовок вверху этой строки" .
Как открепить строки заголовка
- Нажмите на любую строку в таблице правой кнопкой мыши.
- Выберите "Открепить строки заголовка" .
Если вы работаете с большими таблицами, которые занимают несколько страниц, можно выбрать, будет ли разделяться информация внутри строки при переходе на следующую страницу.
Важно! Эта функция недоступна в документах без разбивки по страницам. Чтобы пользоваться этой функцией, установите для документа формат С разбивкой по страницам.
В этом уроке вы узнаете как делать импорт и экспорт таблиц Excel в Гугл таблицы и обратно.Далее я покажу как открывать доступ другому пользователю, для того что бы он смог редактировать нашу таблицу и ограничим диапазон редактирования для него, что бы никто кроме вас и тех кому вы разрешите не смог ничего изменить в защищённом диапазоне.
Как видите все просто. Теперь же давайте произведем обратную процедуру и импортируем документ Excel в Гугл таблицу . Переходим в Гугл таблицу , жмём “Файл” – “Импортировать”. Появится всплывающее окно в котором необходимо будет выбрать откуда проводить импорт и что импортировать в таблицу. Вы можете как выбрать файл в папке так и просто перетащить его в область окна, и файл сразу загрузится. Давайте выберем тот же файл что мы скачали и загрузим его. Далее появится окно действий, что необходимо сделать, копировать таблицу как новую, заменить существующую или вставить нужные листы. Жмем “Создать таблицу” и открываем её. Так же как и при экспорте таблица перенеслась с сохранением всех форматов и настроек.
Помните что Excel и Гугл таблицы это не одно и то же и если у вас в Гугл таблице есть ряд определенных формул, то это не значит что все они будут работать в Excele. Не все что есть в Excele будет работать в Гугл таблицах и наоборот .
Теперь как раз таки давайте и узнаем об одной очень важной особенности Гугл таблиц которой нет, на данный момент, в Excele. Совместное редактирование таблицы в онлайн режиме множеством пользователей. Вы можете пригласить сколько угодно пользователей для просмотра или редактирования вашей Гугл таблицы просто поделившись с ними ссылкой на таблицу или добавив их по адресу электронной почты в меню Google таблицы. Что бы дать доступ к таблице нажимаем в правом верхнем углу таблицы на кнопку “Настройки доступа” и в появившемся окне вводим адрес почты пользователей которым мы хотим дать доступ. Рядом с полем ввода есть иконка редактирования, нажав на нее вы сможете указать какого уровня доступ вы даёте пользователям. Редактирование, комментирование или просмотр. Если же адресов мы не знаем, то можем просто нажать на надпись “Копировать ссылку общего доступа” и в появившемся окне так же выбрать какой будет уровень доступа у перешедшего по ссылке. Выбираем что нам надо и жмём “Копировать ссылку”. Всё, теперь каждый кто перейдет по этой ссылке получит доступ к вашей таблице.
Хотя Google Таблицы хороши, когда вам нужно вести запись или работать с данными, но во многих случаях ваша окончательная работа может включать представление этих данных в Google Документах или Google Slides.
Вы всегда можете вставить данные из Google Таблиц в Google Документы как статическую таблицу, но тогда вам придется обновлять ее вручную при изменении данных.
К счастью, есть способ вставить Google Таблицы в Документы Google таким образом, чтобы они автоматически обновлялись при изменении данных в Google Таблицах (связанном наборе данных).
В этом руководстве по Гугл Таблицам я покажу вам, как вставить таблицу из Google Sheets в файл Google Документы и как вы можете сохранить их связанными.
Вставка диапазона связанных таблиц Google в Документы Google
Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже в Google Таблицах, и вы хотите вставить таблицу в этот лист в Google Документы. И, конечно же, мы хотим, чтобы это было связано, поэтому, если я что-то изменю в таблице, это автоматически изменится в Документах Google.
Ниже приведены шаги по добавлению диапазона таблиц Гугл в Документы Google:
- Выберите диапазон в Google Таблицах, который вы хотите вставить в Документы Google.
- Скопируйте его (используйте Control + C или щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать)
- Откройте документ Google Docs, в который вы хотите вставить таблицу.
- Поместите курсор в то место, где вы хотите получить данные (таблица)
- Вставьте данные (Control + V или щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите «Вставить»). Откроется диалоговое окно «Вставить таблицу».
- Убедитесь, что в диалоговом окне «Вставить таблицу» установлен флажок «Связать с таблицей».
- Нажмите на Вставить
Вышеупомянутые шаги вставят таблицу Google Sheets в документ Google Документы.
Поскольку эта таблица связана с исходными данными в Google Таблицах, когда вы вносите какие-либо изменения в исходные данные в Гугл Таблицах, вы сможете обновить эту таблицу и отразить изменения в скопированной таблице.
И помните, что данные не обновляются не в режиме реального времени. Вам придется вручную обновить таблицу, нажав кнопку обновления (рассматривается в следующем разделе).
При использовании этой техники вам необходимо знать две вещи:
- Скопированные данные в Документах Google связаны с исходными данными, но не обновляются в реальном времени. Однако он дает вам возможность обновить данные одним щелчком мыши.
- Это работает только в том случае, если документы Google Sheets и Google Docs находятся в одной учетной записи (или к ним предоставлен полный доступ). Если вы попытаетесь скопировать данные из Google Таблиц из одной учетной записи в Google Docs из другой учетной записи, диалоговое окно «Вставить таблицу» не отобразится. Он просто вставит его как обычные несвязанные данные.
Обновление данных (одним щелчком мыши)
Когда вы изменяете какие-либо данные в исходном диапазоне в Google Таблицах (которые были скопированы и вставлены в Документы Google), вы увидите возможность обновить таблицу в Документах Google (появляется только при выборе любой ячейки в таблице).
Кнопка «Обновить» появляется только после изменения данных в Google Таблицах. И чтобы применить это изменение и сделать его видимым в Документах Google, вам нужно нажать кнопку «Обновить».
Помимо изменения значения в ячейках, вы также можете перенести форматирование из Google Sheets в Google Docs.
Например, если я вручную изменю цвет нескольких ячеек в исходных данных в Google Таблицах, я увижу кнопку «Обновить» в Документах Google. И когда я нажимаю на него, он переносит форматирование данных электронной таблицы в Google Дркументах.
Обратите внимание, что, хотя вы можете обновить данные, чтобы отразить цвет ячейки, граница таблицы не связана. Кроме того, вы также можете использовать условное форматирование для данных Google Таблиц, и оно будет отражено в данных в Google Документы (я считаю это супер крутым!).
Обновление данных при добавлении дополнительных строк
Когда вы вставляете данные из Google Таблиц в документ Google, они связываются только с этим конкретным диапазоном.
Например, в нашем примере мы вставили диапазон A1: E7 из Google Таблиц в Google Docs.
Но что, если я добавлю новую строку в набор данных (в конце набора данных или где-то посередине).
К сожалению, вы не сможете обновлять данные при добавлении новых строк в набор данных (удаление строк допустимо и будет учтено).
Поэтому, если вы добавляете новые строки, вам необходимо обновить диапазон, чтобы он теперь ссылался на новый диапазон, в который добавлены строки.
Ниже приведены шаги по изменению связанного диапазона в Google Документах:
- Щелкните в любом месте таблицы в Документах Google.
- Щелкните «Параметр связанной таблицы» (значок в правой верхней части таблицы).
- Нажмите на Изменить диапазон
- Укажите здесь новый диапазон
Хотя это отлично работает, если вы работаете с динамическими данными, которые могут измениться, лучше сначала создать именованный диапазон, а затем использовать этот именованный диапазон для вставки таблицы из Гугл Таблиц в Google Документы.
Таким образом, когда вы добавляете строки / столбцы в набор данных, именованный диапазон расширяется, чтобы учесть эти недавно добавленные строки / столбцы.
Чтобы это сработало, вам необходимо создать именованный диапазон в Google Таблицах, а затем скопировать данные оттуда в Google Документы. Таким образом, ваша таблица будет связана с именованным диапазоном и обновится при обновлении именованного диапазона.
Вы также можете изменить диапазон и выбрать именованный диапазон в диалоговом окне «Диапазон связанных ячеек». В нем перечислены все именованные диапазоны, которые есть у вас в связанных Google Таблицах.
Если вы создадите именованный диапазон позже (после добавления данных Google Таблицы в документ Goole Docs), вы всегда можете изменить связанный диапазон. Просто нажмите «Связанная таблица» (значок в верхней правой части таблицы) и нажмите «Изменить диапазон». Он покажет вам именованный диапазон в диалоговом окне.
Отключить данные Google Таблиц
Если вы хотите отключить данные из Google Таблиц (которые теперь находятся в Google документах), вы также можете легко это сделать.
Просто щелкните в любом месте вставленной таблицы, щелкните значок «Параметры связанной таблицы», а затем щелкните «Отменить связь».
Это мгновенно разорвет ссылку, и на странице появится статическая таблица.
Итак, вот способы, которыми вы можете включить ячейки / диапазон Google Таблиц в документ Google Docs.
Читайте также: