Как вести учет в строительстве по объектам при помощи excel
Строительные проекты имеют комплексную природу, поэтому и управлять ими достаточно сложно. Они обычно включают в себя много заинтересованных лиц, сотни деталей и огромное количество документации. Упущенный из виду элемент может повлечь за собой задержку выполнения проекта, увеличение временных и финансовых расходов владельца или подрядчика и даже судебные иски. Именно поэтому для успеха проекта так важна организованность на всех его этапах.
Структурировать все детали проекта очень просто с помощью шаблона Excel. Мы просмотрели ключевые шаблоны Excel, применимые к строительным работам, и составили для вас список, содержащий описание и основные способы применения.
Мы также расскажем, как использовать шаблоны для строительных работ в Smartsheet, инструменте управления с элементами электронных таблиц, который упрощает процесс управления и совместной работы ещё больше, чем Excel.
Как выбрать правильный шаблон для строительных работ
Каждый строительный проект отличается от другого, поэтому важно выбрать шаблон Excel, подходящий для целей вашего проекта. Шаблон для строительных работ может быть настолько простым или настолько сложным, как вы этого хотите. Ниже мы рассмотрим различные виды шаблонов для строительных работ, а также расскажем, как их создать и как использовать.
Со Smartsheet вы сможете управлять строительными процессами по-новому. Убедитесь сами.
Smartsheet позволяет контролировать каждый проект в отдельной таблице и визуализировать данные по всем проектам на единой панели мониторинга. Отслеживайте задачи из разных проектов и фиксируйте проблемы на объектах с помощью простой формы для ПК и мобильных устройств.
Шаблон бюджета строительных работ
Шаблон бюджета строительных работ полезен при выполнении проектов по строительству и ремонту. Этот шаблон позволяет вам создавать комплексный бюджет проекта и отслеживать ключевые элементы в списке. Кроме того, по мере реализации проекта эта электронная таблица будет служить ориентиром для отслеживания дефицита или профицита бюджетных средств.
Оценка строительных работ
В зависимости от типа строительного проекта подрядчику может быть необходимо предоставить собственную оценку работы. Этот простой шаблон оценки строительных работ поможет сделать первичную оценку трудовых и финансовых затрат, связанных с проектом. Воспользуйтесь этим шаблоном для отображения перечня работ, а также связанных с ними затрат и общей стоимости.
Временная шкала строительства
Строительные проекты могут включать в себя множество этапов и огромное количество задач, зависящих друг от друга. Если задача не выполнена в срок, могут возникнуть задержки зависящих от нее задач и даже задержки в выполнении всего проекта. Воспользуйтесь шаблоном временной шкалы строительного проекта для отслеживания прогресса всего проекта, определения рисков на ранних этапах и обеспечения выполнения проекта в срок, указанный в контракте. В этом шаблоне вы можете указать все задачи, необходимые для завершения проекта, а также даты начала, сроки выполнения и длительность для каждой задачи.
Перечень поданных коммерческих предложений
Зачастую бывает полезно и даже необходимо запросить от потенциальных подрядчиков или субподрядчиков коммерческие предложения для требуемой работы. Получение нескольких коммерческих предложений поможет вам убедиться, что вы заплатите адекватную цену за работу. Шаблон перечня поданных коммерческих предложений поможет вам сравнить все поданные заявки и принять верное решение о выборе подрядчика. Указав каждого подрядчика рядом с предложенной им стоимостью работы и квалификациями, вы сможете быстро просматривать полученные предложения и расставлять их по приоритету.
Реестр коммерческих предложений
В зависимости от типа строительного проекта возможно наличие огромного количества элементов поданных коммерческих предложений, сумма которых вместе образует окончательную стоимость заявки. В связи с такой сложностью данных, а также скоростью подачи заявок, возможны ошибки в подсчётах, которые могут существенным образом повлиять на окончательную стоимость коммерческого предложения и принятие решения о получателе тендера. Шаблон реестра коммерческих предложений – отличный инструмент для проверки окончательной стоимости предложения. Кроме того, шаблон включает в себя столбец для предварительной оценки владельца или инженера для сравнения каждого коммерческого предложения с первоначальной заложенной в бюджет стоимостью работ.
Шаблон средства отслеживания документов для строительства
Строительные проекты зачастую требуют отслеживания значительного количества документации на протяжении всего проекта. Структурирование всех деталей проекта – от планов и спецификаций до отчётов инспекторов и графика прогресса за неделю – поможет вам ускорить процесс завершения проекта. Используйте шаблон средства отслеживания документов для строительства и сможете быстрее выполнять поиск необходимых данных и обеспечивать отправку и получение всей необходимой документации.
Шаблон отслеживания документации субподрядчиков
Для строительных проектов, в которых участвуют субподрядчики, отслеживание документации, в частности, контрактов, лицензий и контактных данных, имеет важное значение. Кроме того, в зависимости от типа проекта, сбор и подача данных от субподрядчика в другие инстанции может быть обязательным требованием, невыполнение которого, в свою очередь, может повлечь отсрочку выполнения всего проекта. Именно поэтому шаблон средства отслеживания документации субподрядчика – полезный инструмент для сбора и хранения всех необходимых документов и сведений. Используйте этот шаблон для отслеживания данных, полученных от субподрядчика, охвата проекта и подробных сведений о контракте.
Шаблон графика оплаты строительных работ
На проектах, которые длятся достаточно продолжительный срок, скорее всего, вам придётся регулярно оплачивать выполненную за период оплаты работу подрядчиков и субподрядчиков. Шаблон графика оплаты строительных работ поможет определить сумму к оплате за определённый период времени на основании процента выполненной работы с учётом различных удержаний, изменений в заказе, а также предыдущих платежей. Кроме того, шаблон включает в себя вторую страницу, с помощью которой можно отслеживать процент выполненной работы по каждой задаче, чтобы без труда высчитывать общий процент выполненной на текущий момент работы.
Шаблон краткой сводки запросов на изменение заказов
В строительных проектах часто бывает нужно вносить изменения в первоначально оговоренную стоимость работ связанные с, например, изменениями условий работы на строительной площадке, увеличением или уменьшением объёма работ или возникновением непредвиденных обстоятельств. Этот шаблон краткой сводки запросов на изменение заказов позволит подрядчику предоставить подробное описание запрашиваемого изменения, чтобы вы могли принять обоснованное решение о необходимости изменения и определить ответственного за воздействие на общий бюджет и время выполнения проекта сотрудника.
Шаблон журнала отслеживания изменений заказов
В зависимости от длины и сложности проекта вам может быть необходимо отслеживать многочисленные изменения заказов во время всей работы над проектом. Этот шаблон журнала отслеживания изменений заказов поможет сохранять описания запросов изменений, дополнительное время, связанное с этими изменениями, а также общую стоимость изменений.
Шаблон запросов на предоставление информации
Шаблон журнала проведения инспекций
Крайне важно регулярно проверять прогресс вашего строительного проекта. Вы можете запланировать еженедельные собрания для обсуждения статуса проекта, но ещё более ценным является периодическое (каждый день или раз в неделю) посещение строительной площадки. Это ключевой элемент визуальной инспекции продвижения работ и определения потенциальных рисков. Проводя личные инспекции, используйте этот шаблон отчёта по итогам инспекции для отслеживания отработанных часов, использованных материалов и оборудования, а также общего продвижения проекта.
Шаблон сертифицированной формы зарплаты/почасовой оплаты
В зависимости от типа строительного проекта, основные подрядчики и субподрядчики могут быть обязаны предоставлять отчёты о полученной заработной плате. Хотя обычно предоставление таких отчётов не является обязательным на большинстве строительных проектов, этот шаблон сертифицированной формы зарплаты/почасовой оплаты поможет отслеживать выплаченные зарплаты.
Накладная типа "Время и материалы"
Накладная типа "Время и материалы" используется в случаях выполнения экстренной или дополнительной работы во время проекта. Возможность использовать такие накладные позволяет подрядчикам и субподрядчикам быстро выполнять экстренную работу, при этом отслеживая и выставляя требования к оплате на основе затраченных материалов и времени. Используйте этот шаблон накладной типа "Время и материалы" и вы сможете учитывать затраченные часы, использованные материалы, а также добавлять специальную наценку для определения общей суммы к уплате.
Шаблон списка задач для строительных работ
По мере приближения строительного проекта к завершению важно проверить все выполненные задачи и убедиться, что всё было сделано в соответствии с планами, спецификациями и стандартами. Этот шаблон списка задач для строительных работ описывает все исправления и обновления, которые вы хотели бы сделать, а также позволяет подрядчику и субподрядчикам быть в курсе этих изменений.
Шаблон контрольного списка закрытия проекта
Закрытие строительного проекта может занимать длительное время в связи с тем, что необходимо выполнить большое количество различных обязательных шагов – выполнить все пункты контрольных списков, провести финальные инспекции, проверить требования контракта, предоставить документацию и т.д. Чтобы убедиться, что все эти шаги своевременно выполняются, используйте контрольный список закрытия проекта. В этом шаблоне вы сможете перечислить все необходимые для выполнения задачи, а также подробные сведения о каждой задаче, указать особые требования и сроки выполнения.
Узнайте, как создать простой шаблон управления строительным проектом в Smartsheet
Держите все заинтересованные стороны в курсе событий на всех этапах проекта, от подготовки к строительству и до закрытия проекта, благодаря совместной работе в режиме реального времени и автоматическим обновлениям. Теперь вы сможете принимать более обоснованные решения, при этом выполняя проекты вовремя и в рамках бюджета. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.
Frequently Asked Questions
How Do You Calculate or Estimate Construction Costs?
To accurately estimate your construction costs, you must first determine specific aspects of your construction project, like schedule based unit prices, assembly based unit prices, and labor costs. This will give you a baseline understanding of what it will cost you to complete the project.
From there, apply a markup to your costs that will yield profits after any expenses. This will ensure that the project is profitable and comes in under budget. Make sure to track your estimates to ensure that your construction project is hitting under or on budget during every phase of the project.
What Are the Key Steps in Managing a Construction Project?
First, create a comprehensive project plan. Define roles and responsibilities for each phase of the project, and assign specific tasks.
Develop a clear project scope and baselines to assess your project plan for success. Create a schedule for the project and identify cost baselines that should be hit at each part of the project timeline. Analyze project risks and identify specific mitigation plans for any potential risks.
After all of these variables and project details have been established, hold a kickoff meeting to communicate the construction project plan to all involved team members and key stakeholders.
At this time, the procurement phase can begin where the project team obtains all necessary equipment, materials, and resources needed to complete the project.
The construction phase comes after the planning process and kickoff meeting are complete. The team must get ready for construction by setting up storage facilities, securing the site, and developing a handling and safety plan.
Once construction is complete, the team must commission the project by testing all new systems and equipment, and training personnel to use the updates appropriately. The owner or key stakeholder in the project can then occupy the space and decide whether or not the project meets the expectations that were outlined in the original contract.
The final phase of a construction project is project closeout, where the team completes any outstanding contractual obligations. The team may use a project punch list to identify and complete any tasks that didn’t get completed during the original project. A post-project review outlines all lessons learned and archives any project documents.
САЙТ ОБ УПРАВЛЕНЧЕСКОМ УЧЕТЕ. ИЗЛАГАЕТСЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМ ЯЗЫКОМ. ОБ УЧЕТЕ С ЛЮБОВЬЮ
Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel
В данной статье рассмотрим способ ведения затрат по объектам на небольшом предприятии в строительстве или другом единичном производстве.
Прошу обратить внимание — это не полноценный метод ведения учета. Полноценно учет ведется в специализированных бухгалтерских программах (таких как 1С).
Но если вы хотите по какой-то причине вести «блиц-учет», то данный способ вам подойдет. Фактически это учет расходов по кассовому методу, о котором я пишу в статье «Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера»» только в Excel.
Для того, чтобы вести подобный подсчет затрат необходимо сделать в электронных таблицах вот такую табличку. В рассматриваемом файле этот лист называется «Движение средств»:
Рассмотрим её подробнее:
Столбец А – дата;
Столбцы В,С,D – приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету;
Столбцы E,F,G – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе;
Столбец Н – объект к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются строящиеся объекты. Объекты должны называться точно так же, как и на карточке этого объекта. Два исключения: «постоянные затраты» и «транзит». О них поговорим позже.
Столбец I – вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, закупка материалов (рекомендую просто называть «материалы»), предоплата заказчика и т.д. Соответственно на листе объекта необходимо будет указать все те виды затрат, которые будут написаны в данном столбце. Если какой-то вид затраты не будет написан в карточке объекта, то соответственно эти затраты не попадут в карточку объекта. Вы можете добавить виды затрат в карточку объекта или удалить все те виды затрат, что я написал в карточках объектов и написать свои. Главное, чтобы в данной колонке указывались те же виды затрат, что написаны в карточке объекта.
Столбец J – здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В карточках объектов данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи.
Столбец К – примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка материалов (то есть в столбце I указано «материалы»), то в данной колонке стоит написать какие именно материалы, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.
В самой верхней строке листа (строке 1) указаны: в столбце А – текущая дата, а все остальные формулы позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках.
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам объектов, которые вы указываете в столбце H.
Объекты
Карточка объекта выглядит следующим образом:
В верхней ячейке столбца E (ячейка отмечена оранжевым цветом) указывается наименование объекта. Соответственно именно это слово вы должны использовать при указании объекта финансовой операции в таблице «Движение средств».
В основной таблице указываются расходы по видам затрат. Оранжевым цветом выделены ячейки куда вы должны написать вид затрат, по которым будет происходить их распределение.
Под таблицей с затратами находится таблица с данными о поступивших доходах.
В ячейке выделенной оранжевым цветом необходимо указать наименование контрагента, который является заказчиком и плательщиком по данному объекту.
В случае если расходы по объекту превысят сумму доходов по объекту, строка доходов окрасится в красный цвет.
Постоянные расходы (расходы, несвязанные с объектами)
Для сбора указанных расходов, есть отдельный лист, который так и называется «Постоянные расходы».
Оранжевым цветом выделены ячейки, которые вы должны заполнить самостоятельно.
Соответственно на листе «Движение средств» в случае, если расход не относится ни к одному объекту, в столбце «Объект» необходимо написать «Постоянные расходы», а в столбце «Вид затрат» необходимо указывать только те затраты, которые вы написали на листе «Постоянные расходы»
Объекты и затраты
Следующим листом рассматриваемого файла является лист «Объекты и затраты».
Это сводный лист по всем карточкам распределения затрат будь то затраты по объектам или постоянные расходы, не связанные с объектами. Этот лист необходим для проверки полноты распределения всех затрат и доходов с листа «Движение средств».
Самая верхняя строка, обозначенная как «Движение средств» отражает сумму всех финансовых операций с листа «Движение средств» за минусом расходов, обозначенных как «Транзит».
Непосредственно в таблице на этом листе находится информация о распределении доходов и затрат по-объектно:
Столбец А – наименование объекта.
Столбцы В,С,D – приходы по расчетному счету, приходы по кассе и сумма.
Столбцы E,F,G – расходы по расчетному счету, расходы по кассе и сумма.
Если общая сумма расходов превышает общую сумму доходов по объекту, то строка данного объекта окрасится в красный цвет.
Так как в этой таблице отражается распределение всех приходов и расходов, то общая сумма операций по объектам и постоянным затратам должна быть равна сумме всех операций по данному столбцу минус затраты на «Транзит». В противном случае соответствующая колонка на листе «Движение средств» окрасится в красный цвет.
Пример:
Вот так будет выглядеть лист «Движение средств», если вы забыли поставить наименование объекта:
Вот так будет выглядеть, если вы забыли поставить вид затраты:
При помощи такой индикации вы всегда можете увидеть, что не все обязательные признаки для корректного распределения затраты были поставлены.
Расчеты с собственниками
Вполне возможны ситуации, когда в бизнес собственникам приходится вкладывать дополнительные средства, а так же собственники могут изымать средства из бизнеса. Расчеты с собственниками предусмотрены только в файле на 50 объектов. Этот раздел рассмотрен ниже.
Что такое «Транзит»
Если вы совершаете операцию по обналичиванию средств, то с точки зрения ваших финансов эта операция не может относиться ни к затратам, ни к доходам. Соответственно такую операцию нельзя разносить на объекты. Поэтому в таблице «Движение средств» и в объекте операции необходимо написать «Транзит» и в виде затрат.
Вы можете написать расход с расчетного счета и приход в кассу в одной строке (как показано выше) или разбить на две строки:
Смысл от этого не поменяется. Главное, чтобы стояли все необходимые признаки. А на листе «Объекты и затраты» в ячейке G2 стояло слово «Транзит».
Советы по заполнению и ведению файла.
Где приобрести этот файл.
Его можно приобрести в нашем магазине.
Если вам необходимо разносить расходы больше, чем на 10 объектов
Если вам недостаточно 10 объектов в файле, то для вас у нас есть файл с 20ю и 30ю объектами. Эти файлы, кроме количества объектов, имеют ещё одно отличие. Это навигация по файлу. Необходимость в навигации появляется из-за количества листов в файле. Ибо в файле на 10 объектов все листы одновременно присутствуют на экране:
В этом случае никакая навигация не нужна, все листы видны сразу. В файлах на 20 и 30 объектов не все листы одновременно видны на экране:
И для того, чтобы найти нужный объект — необходимо прокручивать листы в поисках нужного. Это неудобно. Чтобы избежать подобных неудобств, в файлах на 20 и 30 объектов предусмотрены быстрые переходы между листами при помощи гиперссылок. В файле появился дополнительный лист — «Навигация». С которого можно попасть на любой лист файла. Для этого курсор необходимо навести на нужный лист и кликнуть левой кнопкой мыши.
Кроме того, на каждом листе файла находятся гиперссылки, с помощью которых можно попасть на лист «Навигатор» или на лист «Движение средств».
На листе «Движение средств» ссылка для перехода на лист «Навигатор» находится, над столбцом «Объект»
Расчеты с собственниками
Эти расчеты предусмотрены в файле на 50 объектов.
В столбец В «Наименование» вносятся имена участников бизнеса. Тех кто имеет право вкладывать средства в бизнес и изымать их. Далее на листе «Движение средств» при вложении средств в графе «Объект» пишется «Расчеты с собственниками» (то есть так как написано в на рассматриваемом листе в ячейке Е1). В графе «Вид затрат/платежа» указывается вид операции, то есть «Вложение» или «Изъятие», а в графе «Контрагент» указывается имя собственника (точно так же, как написано на листе «Расчеты с собственниками».
В случае неправильного написания имени собственника (то есть отличного от написания на листе «Расчеты с собственниками»), будут окрашиваться красным столбцы прихода и расхода средств на листе «Движение средств», а так же на листе «Расчеты с собственниками» столбцы «Вложения» и «Изъятия». Ниже указано как будет выглядеть рассматриваемый лист, если на листе движения средств неправильно указали имя собственника.
Где приобрести эти файлы
Все четыре варианта файла по движению денежных средств в разрезе объектов можно приобрести в нашем магазине:
САЙТ ОБ УПРАВЛЕНЧЕСКОМ УЧЕТЕ. ИЗЛАГАЕТСЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМ ЯЗЫКОМ. ОБ УЧЕТЕ С ЛЮБОВЬЮ
Как в Excel вести учет строительства по объектам при условии наличия нескольких юридических лиц в бизнесе
Таблицы рассматриваемые в этой статье являются расширенным аналогом таблиц, описанных в статье «Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel«. Главным отличием является то, что в этих таблицах возможно вести учет денежных средств расходуемых с разных юридических лиц и с разных банковских счетов.
Учет можно вести не только в строительстве, но и в любом другом единичном производстве, либо непроизводственной сфере, где необходимо распределять денежные потоки по проектам.
Это не полноценный метод ведения учета. Полноценно учет ведется в специализированных бухгалтерских программах (таких как 1С).
Фактически это учет расходов по кассовому методу, о котором я пишу в статье «Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера»» только в Excel.
В отличие уже от упомянутого выше файла «Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel» лист для внесения движения денежных средств не один. Их пять. И на каждом листе находится четыре счета для учета денежных средств
Оранжевым цветом помечены ячейки, куда вручную необходимо внести названия расчетных счетов (как правило это просто название банка), вместо кассы тоже можно внести банковский счет. Так же в правом верхнем углу (столбец Q) указываем название юридического лица, которому принадлежат те банковские счета и касса, что написаны в оранжевых ячейках.
Теперь подробнее по столбцам:
Столбец А — дата;
Столбцы В,С,D — приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету; Тоже самое относится к группам столбцов E,F,G; H,I.J; K.L.M.; Последняя группа столбцов называется касса, но можете туда записать дополнительный банковский счет вместо кассы.
Столбец N — объект к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются строящиеся объекты. Объекты должны называться точно так же, как и на карточке этого объекта. Три исключения: «постоянные затраты», « расчеты с собственниками» и «транзит». О них поговорим позже.
Столбец О — вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, закупка материалов (рекомендую просто называть «материалы»), предоплата заказчика и т.д. Соответственно на листе объекта необходимо будет указать все те виды затрат, которые будут написаны в данном столбце. Если какой-то вид затраты не будет написан в карточке объекта, то соответственно эти затраты не попадут в карточку объекта. Вы можете добавить виды затрат в карточку объекта или удалить все те виды затрат, что я написал в карточках объектов и написать свои. Главное, чтобы в данной колонке указывались те же виды затрат, что написаны в карточке объекта.
Столбец Р — здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В карточках объектов данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи.
Столбец Q — примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка материалов (то есть в столбце I указано «материалы», то в данной колонке стоит написать какие именно материалы, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.
В самой верхней строке листа (строке 1) указаны: в столбце А – текущая дата (автоматически), все формулы над колонками «Приход» и «Расход» позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что вышеупомянутые формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках. Формулы над колонками «Остаток» рассчитывают фактический остаток денежных средств по счету (от фильтрования они не меняются).
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам объектов, которые вы указываете в столбце N.
Объекты
Карточка объекта выглядит следующим образом:
В верхней ячейке столбца AB (ячейка отмечена оранжевым цветом) указывается наименование объекта. Соответственно именно это слово вы должны использовать при указании объекта финансовой операции в таблицах движения средств по юридическим лицам. Причем данные на объект будут попадать в разрезе юридических лиц. По всем юридическим лицам в карточке объекта показаны свернутые итоги, которые можно развернуть и посмотреть финансирование объекта в разрезе расчетных счетов и касса (см. таблицу ниже). «Шапка» колонки «Итоги» по каждому юридическому лицу имеют зеленый цвет, «шапки» колонок расчетных счетов и кассы, входящих в юридическое лицо имеют синий цвет.
В основной таблице указываются расходы по видам затрат. Оранжевым цветом выделены ячейки куда вы должны написать вид затрат, по которым будет происходить их распределение.
Под таблицей с затратами находится таблица с данными о поступивших доходах.
В ячейках A24, A25, A26 выделенных оранжевым цветом необходимо указать наименование контрагентов, которые являются заказчиками и плательщиками по данному объекту.
В случае если расходы по объекту превысят сумму доходов по объекту, строки доходов окрасятся в красный цвет.
Постоянные расходы (расходы, несвязанные с объектами)
Для сбора указанных расходов, есть отдельный лист, который так и называется «Постоянные расходы».
Оранжевым цветом выделены ячейки, которые вы должны заполнить самостоятельно. По структуре сбора затрат таблица совершенно аналогична карточке объекта, которую мы рассматривали выше. То есть по каждому юридическом лицу собираются расходы в разрезе банковских счетов. И каждое юридическое лицо можно развернуть по банковским счетам.
Соответственно на листах движения средств по юридическим лицам, в случае, если расход не относится ни к одному объекту, в столбце «Объект» необходимо написать «Постоянные расходы», а в столбце «Вид затрат» необходимо указывать только те затраты, которые вы написали на листе «Постоянные расходы»
Объекты и затраты
Следующим листом рассматриваемого файла является лист «Объекты и затраты».
Это сводный лист по всем карточкам распределения затрат будь то затраты по объектам или постоянные расходы, не связанные с объектами. Этот лист необходим для проверки полноты распределения всех затрат и доходов с листов движения денежных средств.
Самая верхняя строка, обозначенная как «Движение средств по юрлицам» отражает сумму всех финансовых операций с листов движения средств за минусом расходов, обозначенных как «Транзит».
Непосредственно в таблице на этом листе находится информация о распределении доходов и затрат по-объектно:
Столбец А – наименование объекта.
Столбцы с B по AA – приходы по расчетному счету, приходы по кассе и сумма приходов. Каждый итог по юридическому лицу раскрывается в разрезе банковских счетов и кассы.
Столбцы с AB по ВА – расходы по расчетному счету, приходы по кассе и сумма приходов. Каждый итог по юридическому лицу раскрывается в разрезе банковских счетов и кассы.
Если общая сумма расходов превышает общую сумму доходов по объекту, то строка данного объекта окрасится в красный цвет.
Так как в этой таблице отражается распределение всех приходов и расходов, то общая сумма операций по объектам и постоянным затратам должна быть равна сумме всех операций по данному столбцу минус затраты на «Транзит». В противном случае соответствующая колонка на листе «Движение средств» окрасится в красный цвет.
Вот так будет выглядеть лист движения средств по юридическому лицу, если вы забыли поставить наименование объекта:
Вот так будет выглядеть, если вы забыли поставить вид затраты:
При помощи такой индикации вы всегда можете увидеть, что не все обязательные признаки для корректного распределения затраты были поставлены.
Расчеты с собственниками
Карточка по этому виду движения средств выглядит так:
В верхней таблице в столбце А “Собственник” вносятся имена участников бизнеса (ячейки выделены оранжевым цветом). Тех кто имеет право вкладывать средства в бизнес и изымать их. На листе находится три таблицы: верхняя итоговая и ниже две таблицы отдельно для вложений и для изъятий. Таблицы вложений и изъятий можно развернуть по банковским счетам и кассе каждого юридического лица
Далее на листах движения по юридическим лицам при вложении средств в графе “Объект” пишется “Расчеты с собственниками” (то есть так как написано на рассматриваемом листе в ячейке Е1). В графе “Вид затрат/платежа” указывается вид операции, то есть “Вложение” или “Изъятие”, а в графе “Контрагент” указывается имя собственника (точно так же, как написано на листе “Расчеты с собственниками” (см. рисунок ниже)
В случае неправильного написания имени собственника (то есть отличного от написания на листе “Расчеты с собственниками”), будет окрашиваться красным столбцы прихода и расхода средств на листах движения средств, а так же на листе “Расчеты с собственниками” полностью станет красной итоговая таблица, и соответствующие столбцы в таблице “Вложения” или “Изъятия”. Ниже указано как будет выглядеть рассматриваемый лист, если на листе движения средств неправильно указали имя собственника.
Что такое «Транзит»
Если вы совершаете операцию по обналичиванию средств или перебрасываете денежные средства с одного банковского счета на другой, то с точки зрения ваших финансов эта операция не может относиться ни к затратам, ни к доходам. Соответственно такую операцию нельзя разносить на объекты. Поэтому на листах движения средств и в колонке «Объект» для этой операции необходимо написать «Транзит» и тоже самое писать в колонке «Вид затрат».
Вы можете написать расход с расчетного счета и приход в кассу в одной строке (как показано выше) или разбить на две строки:
Смысл от этого не поменяется. Главное, чтобы стояли все необходимые признаки. А на листе «Объекты и затраты» в ячейке BB3 стояло слово «Транзит».
Если переброска денежных средств происходит между юридическими лицами, то самое главное после того как вы списали денежные средства с одного счета указав слово «Транзит» в колонках «Объект» и «Вид затраты», не забыть провести эту операцию на банковском счете другого юридического лица в рамках этого файла. Для контроля транзитных операций в данном файле есть лист «Транзит». Когда все операции проведены верно таблица на листе выглядит вот так:
Вертикальная структура таблицы аналогична всем остальным таблицам этого файла. Каждый итог по юридическому лицу можно развернуть в разрезе банковских счетов и кассы.
Если была допущена ошибка в отражении транзитов рассматриваемая таблица будет выглядеть вот так:
В этом случае необходимо фильтровать по признаку «Транзит» движения средств по всем юридическим листам и искать, какая операция по транзиту не была завершена.
Свод — навигатор
На этом листе вы видите сводную информацию по вашему бизнесу в целом. Если этот файл сделать доступным через сеть, то вы или ваш руководитель, заходя в этот файл, будет видеть первичную сводную информацию по бизнесу, а так же состояние учета (наличие ошибок в введении данных). Кроме того, с этого листа очень удобно перейти на любой объект и вернуться обратно на лист «Навигатор». Хотя сам по себе файл очень большой и «бегать» по листам без навигации крайне неудобно.
Рассмотрим этот лист подробнее. Он выполняет три функции:
- Информационная (столбцы А,В,С) — здесь вы видите общее количество денежных средств на всех ваших счетах по всем юридическим лицам;
- Контролирующая (столбцы D,E) — здесь отражается информация об ошибках. Если на каком-то из листов движения средств будет ошибка, то этот лист будет выглядеть вот так:
3. Навигационная (столбцы A,F,G,H) — все значения в указанных столбцах имеют гиперссылки с помощью которых вы можете попасть на нужную вам карточку объекта, лист расчетов или лист движения денежных средств по юридическому лицу.
В «Свод-навигаторе» вручную вы не вносите ничего. Здесь вся информация подтягивается автоматически с других листов. Любое ваше изменение в ячейках этого листа может привести к нарушению работы файла.
Навигация на остальных листах
На каждой листе этого файла находятся гиперссылки, которые позволяют быстро и удобно перемещаться между таблицами.
На листах карточек объектов и общих листах гиперссылки находятся в правом верхнем углу:
На листах движения денежных средств есть одна ссылка к свод навигатору — она находится в столбце N над колонкой «Объект»
Советы по заполнению и ведению файла.
- Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков быть не должно. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.
- Если один платеж по банку или кассе предназначен для нескольких объектов – разбивайте платеж на необходимое количество частей.
- Если один из столбцов на листе движения средств стал красным (это означает, что в столбце «Объект» или «Вид затрат» не заполнены соответствующие ячейки). Необходимо с помощью автофильтра выбрать пустые ячейки в этих столбцах.
И так вы сможете отловить те строки, в которых цифры есть, а признаков для распределения не хватает.
Где приобрести файл
Если в вашем бизнесе нет множества юридических лиц и банковских счетов
В этом случае вам не нужен вышеописанный файл. Мы предлагаем еще четыре варианта более простых таблиц по учету движения денежных средств:
Прошу обратить внимание, что функционал у этих четырех таблиц отличается от файла рассмотренного выше. Инструкция по использованию этих четырех файлов находится в статье «Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel».
Учет выработки по объектам строительства, начисление сдельной бригадной заработной платы и одновременно контроль применяемых норм — это трудоемкий процесс, облегчить который поможет использование Excel-модели. Расскажем, как организовать Excel-модель с учетом специфики строительной отрасли.
Особенности учета в строительной отрасли
Функции учета в строительной отрасли:
• отражение нормативной и фактической трудоемкости на выполненные объемы работ в разрезе объектов строительства;
• фиксирование работ на основании проектно-сметной документации;
• анализ выработки и степени выполнения норм в целом по бригаде и отдельными рабочими;
• распределение сдельной заработной платы внутри бригады на основе объективных учетных данных;
• исключение приписок в зарплате;
• учет принятых работ по объектам строительства;
• возможность формирования сводных отчетов.
Наша задача — оптимизировать учет в строительстве. Для этого создадим Excel-модель. Начнем с формирования справочников и нормативов.
Формируем справочники для Еxcel-модели
Чтобы заполнить справочники, необходимо хорошо знать строительную отрасль и специфику компании.
Простые справочники
Начнем с простых справочников (рис. 1, 2). Каждый из них отформатируем как «умную» таблицу: вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу.
На вкладке Конструктор → Свойства присвоим справочникам соответствующие имена, как в названии столбца. Такой алгоритм будем соблюдать и далее.
В справочнике «Тариф» (см. рис. 2) тарифные разряды — интервальные. Это связано с тем, что в рассматриваемых в Excel-модели сметных нормах на строительные работы применяются средние разряды работы — 2,2; 2,3 и т. д.
Справочник «Проекты»
Справочник «Проекты» (рис. 3) нужен для учета выполненных объемов работ и начисления сдельной зарплаты в разрезе проектов (заказов).
Графа «№+Наим.» этого справочника — это «сцепка» двух граф с пробелом:
Такое построение справочника обеспечит как лаконичный вывод только номера проекта — 501, так и развернутый — «501 Строительство дома ул. Садовая, 123» (например, в отчетах сводных таблиц).
Справочник «Бригады»
В Excel-модели учет объемов работ и начисление сдельной заработной платы организовано по бригадам (табл. 1). Для эффективного труда рабочих необходимо, чтобы каждый выполнял работу, которая соответствует его квалификации — уровню знаний, умений и навыков. Показателем квалификации является разряд.
Рабочих организуют в группы:
При необходимости в справочнике «Бригады» (см. табл. 1) могут указываться участки, иные структурные единицы.
Важно обеспечить специальную структуру справочника бригад — всех рабочих последовательно группируем в бригады.
Учитывая текучесть кадрового состава, в справочник добавляем вакансии по количеству возможных членов бригад. Это упростит работу с поименованными диапазонами.
Диапазону фамилий (рабочих одной бригады) присваиваем имя: вкладка Формулы → Определенные имена → Присвоить имя.
В окне «Создание имени» указываем имя, идентичное названию из столбца «Бригада».
При внесении данных в Журнал учета (как его сформировать, расскажем далее; табл. 4) это обеспечит создание двухуровневого справочника (рис. 4). Доступный к выбору список рабочих будет соответствовать заданной бригаде, что позволит оптимизировать ввод данных и минимизировать ошибки.
Профессия рабочих определяется видом строительно-монтажных работ — каменщики, бетонщики, маляры. Специальность — более узкая специализация по виду работ, например монтажник металлических конструкций, каменщик-трубоклад, машинист бульдозера.
При необходимости в справочник «Бригада» можно добавить графы «Профессия», «Специальность» и т. д.
Формируем справочники норм и проектно-сметной документации
Справочник норм
Перейдем к главному — формированию справочника норм (табл. 2). Нормы будем устанавливать на основе Государственных элементных сметных норм (ГЭСН) — сборников государственных элементных сметных нормативов на строительные и специальные строительные работы, приходящиеся на единицу объема строительных работ и конструктивных элементов, норм расход строительных материалов, затрат труда строительных рабочих и времени работы строительных машин. Сметные нормы служат базой для определения сметной стоимости отдельного вида работ, конструкций и зданий.
В. С. Волкова,
эксперт
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 3, 2022.
Как и на предприятии любой отрасли, в строительстве необходимо вести оперативный учет объемов произведенных работ и остатков незавершенного производства. Вместе с тем в строительстве существуют трудности учета выполнения работ нарастающим итогом. Они связаны с многообразием производимых видов работ и единиц их измерения.
Кроме того, строят объекты от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом руководителям строительных организаций крайне важно знать, какой объем строительно-монтажных работ по объектам строительства выполнен на текущий момент и какой объем еще предстоит выполнить. Это нужно прежде всего для планирования работ, расчета потребности в денежных средствах на период до завершения строительства и определения источников финансирования.
Поэтому в строительных компаниях нужен оперативный накопительный учет строительно-монтажных работ, который в короткие сроки, точно и в полной мере будет отражать все произведенные на данный момент работы и остатки объемов СМР, необходимых для завершения строительства и разрезе работ и в целом по объекту.
Для ведения такого учета есть унифицированная форма — журнал учета выполненных работ по форме КС-6а.
Форма КС-6-а включена в альбом унифицированных форм первичной учетной документации, разработанный НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Российской Федерации от 08.07.1997 № 835. Форма первичной учетной документации КС-6а утверждена Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.
Использовать эту форму для учета выполненных строительно-монтажных работ не обязательно. Строительная организация может разработать собственный вариант формы накопительной ведомости выполнения СМР и расчета остатков работ с учетом специфики внутренних требований к данному документу. Надо только утвердить ее приказом руководителя строительной организации в рамках учетной политики предприятия.
Журнал учета выполненных работ составляются на основании результатов замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу и виду работ либо в сметной программе по результатам сформированных в программе актов приемки выполненных работ.
Затраты по строкам «Накладные расходы», «Плановые накопления (Сметная прибыль)» отражаются на основе смет этих расходов за отчетный период в размерах, определяемых в соответствии с принятой в строительной организации методикой.
Журнал следует вести с момента начала строительства объекта до его завершения.
Журналы учета выполненных работ составляются на базе локальных сметных расчетов и актов приемки выполненных работ.
Журналы учета выполненных работ, как и локальные сметные расчеты, формируются:
1) по зданиям и сооружениям:
- на внутренние санитарно-технические работы;
- внутреннее электроосвещение, электросиловые установки;
- на монтаж технологического и другого оборудования, контрольно-измерительных приборов (КИП) и автоматики, слаботочных устройств (связь, сигнализация и т. п .);
2) по общеплощадочным работам:
- на вертикальную планировку;
- на устройство инженерных сетей, путей и дорог;
- на благоустройство территории, малые архитектурные формы и др.
В Журналах учета выполненных работ данные можно группировать в разделы по отдельным конструктивным элементам здания (сооружения) (см. табл. 1), видам работ и устройств в соответствии с технологической последовательностью работ и учетом специфических особенностей отдельных видов строительства.
Журналы учета выполненных работ составляются на следующие работы:
- земляные работы;
- фундаменты и стены подземной части;
- несущие стены;
- перекрытия;
- колонны;
- кладочные работы;
- перегородки;
- полы и основания;
- лестницы и площадки;
- отделочные работы;
- крыльца;
- отмостки и т. п.;
- окна и витражи;
- кровля;
- другие работы.
По специальным строительным работам: фундаменты под оборудование и т. п.
По внутренним санитарно-техническим работам и другим работам по устройству внутренних сетей:
- водопровод;
- канализация;
- отопление;
- вентиляция и кондиционирование воздуха, система дымоудаления и т. п.;
- слаботочные сети (сети связи, противопожарная сигнализация и т. п.).
Чтобы получить информацию, которая позволит контролировать процесс строительства, в каждом отдельно сформированном Журнале учета выполненных работ, независимо от выбранной предприятием формы его заполнения и метода ведения накопительной ведомости, должны быть следующие данные:
- № позиций, наименование конструктивных элементов и видов работ в полном соответствии с локальным сметным расчетом;
- обоснования расценок и цен с указанием справочника сметных нормативов или иного документа (договора, прайс-листа и т. д.);
- единицы измерения работ;
- расценки или договорные цены за единицу работ в рублях;
- всего количество работ (объем работ в натуральном выражении) по локальному сметному расчету или договору на все время строительства объекта (или объема работ по договору) в разрезе позиций локального сметного расчета;
- сметная (договорная) стоимость работ в рублях по позициям ЛСР исходя из расценок и объемов работ по локальному сметному расчету (проекту) или договору;
- количество выполненных работ за каждый месяц в натуральном выражении по позициям ЛСР;
- количество выполненных работ с начала строительства (с начала действия договора) в натуральном выражении по позициям ЛСР;
- стоимость выполненных работ с начала строительства (с начала исполнения договора) в рублях по каждой позиции ЛСР (Журнала учета выполненных работ);
- накладные расходы за каждый месяц и всего нарастающим итогом с начала строительства (с начала исполнения договора) по сметным нормативам или нормативам, установленным на предприятии;
- плановые накопления (сметная прибыль) за каждый месяц и всего нарастающим итогом с начала строительства (с начала исполнения договора) по сметным нормативам или нормам, принятым на предприятии;
- остаток работ к выполнению в натуральном и стоимостном выражении по позициям журнала;
- общие итоги по всем заполненным графам Журнала, кроме объемов (количества) работ в натуральном выражении.
По требованию руководителя строительной организации в журнале может быть отражена и другая дополнительная информация, например проценты выполнения к общему объему работ по смете и др.
Важно!
Если КС-6а является основой для заполнения КС-2 и КС-3 (в текущих ценах с учетом индексов инфляции), то в КС-6а должны быть отражены итоги выполнения и остатки строительно-монтажных работ в текущих ценах.
В программе «Гранд-Смета» при формировании итогов Журнала учета выполненных работ (КС-6а) индекс инфляции применяется в одном и том же размере к итогам объемов выполнения в каждом месяце и остаткам СМР в стоимостном выражении. В других целях можно формировать Журналы учета выполненных работ в базовых ценах без учета индексов инфляции. В дальнейшем их можно применять к общим итогам выполнения и остаткам строительно-монтажных работ по объекту в стоимостном выражении.
Фрагмент Журнала учета выполненных работ
Журнал учета выполненных работ в Microsoft Excel
В строительных организациях могут вести как канцелярский журнал учета выполненных работ, в который данные о фактическом выполнении и другая информация заносится вручную, так и в MS Excel.
В таблицу MS Excel сначала вручную вносится информация об общих объемах СМР, их стоимости и фактическом выполнении за период с начала строительства, а затем автоматически выводится остаток работ к выполнению в последующие периоды.
Локальных сметных расчетов и актов приемки выполненных работ может быть много, а ручная работа мало того что низкопроизводительна, но еще и чревата множеством ошибок, которые могут существенно исказить итоговые данные.
Чтобы исключить ошибки, Журнал учета выполненных работ при средних объемах строительства следует вести как минимум в Excel, при больших объемах строительства — в сметной программе, позволяющей формировать накопительные ведомости выполнения строительно-монтажных работ. Например, в программном комплексе «Гранд-Смета» предусмотрено формирование Журналов учета выполненных работ по форме КС-6а.
Если сметная программа не предусматривает формирование Журналов учета выполненных работ, упростить процесс внесения данных в Журнал можно с помощью средств Microsoft Excel. Если номера позиций, наименования конструктивных элементов и видов работ в ЛСР соответствуют данным актов приемки выполненных работ, можно применить функцию MS Excel ВПР.
Во многих строительных организациях и локальные сметные расчеты на строительные работы, и акты приемки выполненных работ при закрытии объемов за месяц выгружаются из сметных программ в таблицы Excel либо изначально формируются в них.
На основании актов приемки выполненных работ в формате Excel ОТиЗ начисляет заработную плату, бухгалтерия списывает материалы. На базе локальных сметных расчетов, экспортируемых в Excel из сметной программы или формируемых в таблицах Excel, составляется план строительно-монтажных работ. Этими же документами Excel можно воспользоваться как основой при ведении журналов учета выполненных работ в Excel.
Рассмотрим, как с помощью функции ВПР перенести данные из актов выполненных работ в локальный сметный расчет, создав таким образом журнал учета выполненных работ.
Л. И. Киюцен,
экономист планово-экономического отдела ООО «Корпорация Маяк»
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 6, 2018.
Читайте также: