Как в таблицу access импортировать excel в
Файлы, созданные приложениями электронных таблиц, управления проектами и т. д. также представляют собой таблицы специального вида. Было бы естественным включить в Access 2002 возможность импорта таких файлов в базу данных Access. И такая возможность в Access 2002 есть. При этом Access 2002 поддерживает следующие форматы:
- файлы рабочих листов (XLS) Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002);
- электронные таблицы Lotus 1-2-3 в форматах WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4.
Этих форматов вполне достаточно, потому что практически все приложения, предназначенные для работы с электронными таблицами, позволяют экспортировать данные в один из этих форматов.
Access 2002 позволяет создавать таблицы в базе данных, импортируя их из рабочего листа Excel. При этом можно импортировать как целый рабочий лист, так и именованный диапазон ячеек этого листа. Кроме того, в процессе импорта может быть создана новая таблицы Access, которая будет содержать все импортируемые данные, или же эти данные будут добавлены к уже существующей таблице Access. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов рабочего листа Excel (во всяком случае, для тех столбцов, которые должны импортироваться) должны совпадать с названиями полей этой таблицы.
Импортирование отдельного рабочего листа из рабочей книги возможно, начиная с Microsoft Excel 5.0 и выше. При необходимости импортировать только один рабочий лист из других файлов электронных таблиц, содержащих несколько листов, нужно сначала каждый лист сохранить в отдельном файле.
Для того чтобы импорт прошел без ошибок, данные на импортируемом листе должны быть соответствующим образом организованы. На рис. 3.7 показан формат представления данных на рабочем листе Excel, который наиболее подходит для импорта в базу данных. Обратите внимание на то, что имена всех полей находятся в первой строке таблицы, а оставшиеся строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым, и в каждой строке должны использоваться одни и те же поля. В таком виде таблица на рабочем листе максимально соответствует таблице Access, что позволит упростить процесс импорта.
Рис. 3.7. Рабочий лист Excel
Для того чтобы подготовить данные на рабочем листе для импорта, может потребоваться выполнить несколько предварительных действий.
Если ячейки рабочего листа содержали формулы, по которым вычислялись значения, то в таблицу Access будут импортированы только вычисленные значения.
Теперь данные рабочего листа можно импортировать в таблицу Access 2002. Для этого:
- Запустите Access 2002 и откройте базу данных, в которую необходимо импортировать данные. Активизируйте окно База данных (Database), щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
- Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
- Перейдите в папку, содержащую файл рабочего листа Excel. В раскрывающемся списке Тип файла (File of Type) выделите элемент Microsoft Excel (*.xls). Выделите имя файла и нажмите кнопку Импорт (Import) или просто дважды щелкните по имени файла левой кнопкой мыши. Запустится Мастер импорта электронной таблицы (Import Spreadsheet Wizard), первое диалоговое окно которого показано на рис. 3.8.
- Если необходимо импортировать весь рабочий лист, выберите переключатель листы (Show Worksheets). Если же предполагается импортировать именованный диапазон рабочего листа, то выберите переключатель именованные диапазоны (Show Named Ranges). В списке первого диалогового окна Мастера импорта электронных таблиц будут выведены имена рабочих листов или диапазонов, соответственно. На рис. 3.8 список объектов состоит только из одного наименования "Клиенты", т. к. импортируемая таблица имеет один рабочий лист.
Рис. 3.8. Первое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы
Рис. 3.9. Второе диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы
Рис. 3.10. Третье диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы
Рис. 3.11. Четвертое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы
Рис. 3.12. Пятое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы
Прежде чем определить ключевое поле на основе одного из столбцов таблицы, убедитесь в том, что ячейки этого столбца содержат уникальные значения.
Если имя таблицы, которое вы указали на последнем шаге Мастера импорта электронной таблицы, совпадет с именем уже существующей в базе данных таблицы, то Access 2002 выведет диалоговое окно, в котором спросит у вас, заменить ли уже существующую таблицу новой или переименовать создаваемую таблицу.
Импортированная таблица появится в окне базы данных. Чтобы проверить, что желаемый результат достигнут, откройте импортированную таблицу в режиме Таблицы, дважды щелкнув по ней левой кнопкой мыши.
Рис. 3.14. Таблица ошибок импорта
Чтобы узнать, какие типы данных полей были выбраны при импорте рабочего листа, в окне базы данных откройте созданную таблицу в режиме Конструктора (рис. 3.15). В отличие от присоединенных таблиц, все свойства полей импортированных таблиц можно изменить.
Рис. 3.15. Импортированная таблица в режиме Конструктора
Access 2002 позволяет также связать рабочий лист Excel с базой данных Access. Благодаря этой возможности с присоединенным рабочим листом Excel можно работать как в исходном формате средствами Excel, так и в формате таблицы базы данных Access, причем это можно делать одновременно. Что касается изменения структуры рабочего листа, то на него распространяются правила работы с присоединенными таблицами, т. е. в режиме Конструктора можно изменить только те свойства полей, которые связаны с отображением этих полей в таблицах Access. При изменении структуры таблицы или перемещении ее в другую папку нужно обновить связь с ней.
Присоединение рабочего листа Excel выполняется практически так же, как и импорт, только используется команда Связь с таблицами (Link Tables). Мастер связывания электронной таблицы (Link Spreadsheet Wizard) аналогичен мастеру импорта, однако он не позволяет выбирать столбцы рабочего листа и изменять их параметры.
Содержимое для средств чтения с экрана
Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения, использующих программы чтения с экрана совместно с продуктами Office. Статья входит в набор содержимого Специальные возможности Office. Дополнительные общие сведения см. на домашней странице службы поддержки Microsoft.
С помощью Access клавиатуры и чтения с экрана можно импортировать Excel на Access или связать его с Access на Excel. Мы проверили эту функцию с использованием экранного диктора, JAWS и NVDA, но она может работать и с другими средствами чтения с экрана, если они соответствуют общепринятым стандартам и методам для специальных возможностей.
Новые возможности Microsoft 365 становятся доступны подписчикам Microsoft 365 по мере выхода, поэтому в вашем приложении эти возможности пока могут отсутствовать. Чтобы узнать о том, как можно быстрее получать новые возможности, станьте участником программы предварительной оценки Office.
Дополнительные сведения о средствах чтения с экрана см. в статье о работе средств чтения с экрана в Microsoft Office.
В этом разделе
Подготовка Excel для импорта или связывания
Прежде чем переводить данные с Excel на Access, просмотрите его и решите, как вы хотите импортировать данные из него.
Подготовка базы данных Access к импорту
Прежде чем импортировать данные с Excel, проверьте, готова ли Access база данных к импорту, и решите, как вы хотите сохранить импортируемые данные.
Убедитесь, что Access база данных предназначена не только для чтения и что у вас есть разрешения на внесение в нее изменений.
Решите, нужно ли хранить данные в новой или существующей таблице:
Если вы решите сохранить данные в новой таблице, Access создаст таблицу и добавит в нее импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, Access переописает ее содержимое импортируемыми данными.
Если вы решите добавить данные в существующую таблицу, строки Excel будут добавлены в указанную таблицу.
Если вы решите Excel данные в существующую таблицу Access, убедитесь, что структура и параметры полей в исходных данных в Excel совпадают с данными в конечной таблице Access. Чтобы открыть таблицу Access в конструкторе для проверки, нажмите ALT+H, W, D. Проверьте таблицу на контрольный список в разделе Подготовка точки базы данных (шаг 2) в разделе Импорт данных в книге Excel или связывать ихс данными.
Импорт данных
При импорте данных Access создает их копию в новой или существующей таблице, не изменяя исходный Excel на этом.
Примечание: Возможно, вам потребуется коллега, который поможет вам на шаге 9 выбрать поле, который вы хотите изменить.
Закроем Excel книгу, если она открыта.
Откройте пунктов Access, в которой будут храниться импортируемые данные.
Совет: Если вы хотите создать пустую базу данных, нажмите ALT+F, N, L.
Чтобы открыть диалоговое окно Внешние данные — Excel Электронные таблицы, в зависимости от используемой версии Access:
В версии Microsoft 365 или Access 2019 нажмите ALT+X, N, 1, затем F и X.
В Access 2016 илиAccess 2013 нажмите ALT+X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные. Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до группы Импорт & Связь, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.
Откроется диалоговое Excel Внешние данные — электронные таблицы.
В диалоговом окне Внешние данные — Excel Электронные таблицы укажите файл Excel, содержащий данные, которые вы хотите импортировать:
Чтобы переместить фокус на текстовое поле Имя файла, нажмите F, а затем введите или введите путь к Excel файлу.
Чтобы найти файл, нажмите R. Откроется диалоговое окно Открытие файла. Перейдите к нужному файлу и нажмите ввод, чтобы выбрать его.
Чтобы указать, как нужно хранить импортируемые данные, сделайте следующее:
Если вы хотите сохранить данные в новой таблице, нажмите I, чтобы перейти к параметру Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
Если вы хотите, чтобы данные были в существующей таблице, нажмите A, чтобы перейти к параметру Применить копию записей к таблице. Чтобы выбрать таблицу, один раз нажмите клавишу TAB. Фокус перемещается в список таблиц. Нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть список, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать ее. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до кнопки ОК, нажмите клавишу ВВОД. Запускается мастер импорта электронных таблиц.
Совет: Если ваше устройство чтения с экрана не читает окна мастера автоматически, нажмите клавиши SR+W.
Если исходный Excel только один и диапазоны, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько книг или именуемого диапазона, выберите один из следующих произведений:
Чтобы выбрать нужный элемент, нажмите клавиши ALT+О, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный элемент, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Чтобы выбрать именуемый диапазон, нажмите клавиши ALT+R, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Откроется следующее окно мастера.
Если первая строка исходных таблиц или диапазонов содержит имена полей, нажмите I, чтобы перейти к параметру Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.
При подавлении данных в существующую таблицу можно перейти к шагу 11.
В окне нового мастера при необходимости можно указать сведения о каждом импортируемом поле. Будет выбрано первое поле на этом или в диапазоне. Здесь доступны перечисленные ниже возможности
Чтобы изменить имя текущего поля, нажмите ALT+M и введите новое имя.
Чтобы изменить тип данных поля, нажмите ALT+T. Фокус перемещается в список Тип данных. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, нажмите клавишу TAB один раз.
Чтобы изменить индекс поле, нажмите ALT+I. Вы услышите текущее значение. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужное значение, нажмите клавишу TAB один раз.
Если вы не хотите импортировать текущее поле, нажмите ALT+S, чтобы перейти к и выберите параметр Не импортировать поле.
Чтобы выбрать другое поле, нажимая F6, пока не услышите "Область", и попросите коллегу помочь вам выбрать нужное поле. Измените поля, как описано выше. После этого нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.
Добавьте первичный ключ для новой таблицы. Первичный ключ определяет записи в таблице, что позволяет быстрее получать данные. Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы Access первичный ключ, нажмите клавишу A.
Чтобы выбрать свой первичный ключ, нажмите клавишу C. Чтобы определить используемый ключ, нажмите клавишу TAB один раз. Фокус перемещается в список ключевых клавиш. Чтобы развернуть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный ключ.
Если вы не хотите использовать первичные ключи, нажмите клавишу O.
Чтобы переместить последнее окно мастера, нажмите ввод.
Откроется последнее окно мастера. Фокус будет в поле Импорт в таблицу, и вы услышите текущее имя конечной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя и нажмите ввод, чтобы импорт был завершен.
Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите переписать существующую таблицу импортируемыми данными, нажмите Y. Если вы хотите переименовать таблицу, нажмите N. Нажмите ALT+I, чтобы вернуть фокус в поле Импорт в таблицу, введите другое имя таблицы и нажмите ввод.
Если импорт был полностью или частично успешным, Access отображает состояние импорта. Access также предлагает сохранить шаги импорта, чтобы быстро повторить их без мастера импорта. Чтобы выбрать этот параметр, нажмите ALT+V. Чтобы назвать шаги импорта, нажмите ALT+A и введите имя операции импорта. Чтобы сохранить шаги импорта, нажмите ALT+S.
Создание связи с данными в Excel
С помощью мастера связывания электронных таблиц создайте связь базы данных Access с данными в Excel, чтобы можно было использовать средства создания запросов и отчетов в Access, не сохраняя копию данных Excel в базе данных.
Когда вы создаете связь Excel или именоваемого диапазона, Access создает новую таблицу, связанную с исходными ячейками. Все изменения, внесенные в исходные ячейки в Excel, отображаются в связанной таблице Access. Однако изменить содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, необходимо внести изменения в исходный Excel файл.
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
Запуск мастера связывать электронные таблицы
В Access есть два способа выбрать Excel, с которой нужно связать книгу, и запустить мастер связывать электронные таблицы. Вы можете открыть книгу Excel в Access или воспользоваться диалоговое окно Внешние данные — Excel таблица.
Открытие книги Excel в Access
Откройте базу Access, в которой вы хотите создать связь.
Нажмите ALT+F, O, чтобы перейти в меню Открыть.
Чтобы найти книгу, нажмите O. Откроется Windows открыть.
Чтобы изменить тип файла, нажимая клавишу TAB, пока не услышите "Тип файлов, Microsoft Access", а затем нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, пока не услышите "Все файлы", а затем нажмите клавишу ВВОД.
Перейдите к нужной книге и нажмите ввод, чтобы выбрать ее и запустить мастер связывать электронные таблицы.
Использование диалогового окна Внешние данные — Excel электронных таблиц
Откройте базу Access, в которой вы хотите создать связь.
Совет: Если вы не хотите создавать связь с существующей базой данных, нажмите ALT+F, N, L, чтобы создать пустую базу данных.
Чтобы открыть диалоговое окно Внешние данные — Excel Электронные таблицы, в зависимости от используемой версии Access:
В версии Microsoft 365 или Access 2019 нажмите ALT+X, N, 1, затем F и X.
В Access 2016 или Access 2013 нажмите ALT+X, чтобы перейти на вкладку Внешние данные. Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до группы Импорт & Связь, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите "Excel", а затем нажмите клавишу ВВОД.
Откроется диалоговое Excel Внешние данные — электронные таблицы.
В диалоговом окне Внешние данные — Excel Электронные таблицы укажите файл Excel, на который вы хотите создать ссылку:
Чтобы переместить фокус на текстовое поле Имя файла, нажмите F, а затем введите или введите путь к Excel файлу.
Чтобы найти файл, нажмите R. Откроется диалоговое окно Открытие файла. Перейдите к нужному файлу и нажмите ввод, чтобы выбрать его.
Нажмите ALT+L, чтобы перейти к источнику данных, выберите параметр Связать с источником данных, создав связанную таблицу,и нажмите ввод. Запускается мастер связывать электронные таблицы.
Создание связи с данными Excel с помощью Excel электронных таблиц
Мастер связывания электронных таблиц поможет вам в процессе связывания. Просто выберите нужные параметры и не Excel к базе данных.
Совет: Если ваше устройство чтения с экрана не читает окна мастера автоматически, нажмите клавиши SR+W.
Если исходный Excel только один и диапазоны, можно перейти к следующему шагу. Если книга содержит несколько книг или именуемого диапазона, вы можете выбрать один из следующих произведений:
Чтобы выбрать нужный элемент, нажмите клавиши ALT+О, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный элемент, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Чтобы выбрать диапазон, нажмите клавиши ALT+R, нажмите клавишу TAB, нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Откроется следующее окно мастера.
Если первая строка исходных таблиц или диапазонов содержит имена полей, нажмите I, чтобы перейти к параметру Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите ввод, чтобы перейти к следующему окну мастера.
Откроется последнее окно мастера. Фокус будет в поле Имя связанной таблицы, и вы услышите текущее имя связанной таблицы. Если вы хотите изменить имя таблицы, введите новое имя таблицы и нажмите ввод, чтобы импорт был завершен.
Примечание: Если вы услышите оповещение о том, что таблица уже существует, и хотите переписать существующую таблицу импортируемыми данными, нажмите Y. Если вы хотите переименовать пунктов назначения таблицу, нажмите N. Нажмите ALT+I, чтобы вернуть фокус в поле Импорт в таблицу, введите другое имя таблицы и нажмите ввод.
Если не удалось связать исходный Excel с контрольным списком в разделе Подготовка базы данных (шаг 2) раздела Импорт данных в книге Excel или связывание с данными.
См. также
Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями
Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.
Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.
Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.
В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.
В этой статье
Общее представление об импорте данных из Excel
Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.
Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access
Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.
Первый импорт данных из Excel
Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Импорт данных из Excel
В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.
Подготовка листа
Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.
Определение именованного диапазона (необязательно)
Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.
Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.
Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк
В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.
Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.
Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки
Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Чтобы избежать ошибок при импорте, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит данные одного типа в каждой строке. Access сканирует первые восемь исходных строк, чтобы определить тип данных полей таблицы. Настоятельно рекомендуем убедиться в том, что первые восемь исходных строк не смешивают значения с разными типами данных ни в каких столбцах. В противном случае Access может не назначить столбецу правильный тип данных.
Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец "Номер рейса" может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.
Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца "Номер рейса" лучше выбрать значение Текстовый.
Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.
Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.
Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.
Подготовка конечной базы данных
Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.
Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.
Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.
Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.
Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.
Запуск операции импорта
Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
Если вы используете последнюю версию Access или Access 2019, доступную по подписке на Microsoft 365, на вкладке "Внешние данные" в группе "Импорт & Связь" нажмите кнопку "Новый источник данных > из файла > Excel".
Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные - Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.
Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
Укажите способ сохранения импортируемых данных.
Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.
Использование мастера импорта электронных таблиц
На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.
Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.
Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.
Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.
В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.
Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.
Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0
Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.
При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.
В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.
Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.
После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.
Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.
Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.
Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)
Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.
Значения дат, сдвинутые на 4 года
Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. В Excel для Windows используется система дат 1900, в которой даты представляются целыми числами от 1 до 65 380, соответствующими датам от 1 января 1900 г. до 31 декабря 2078 г. В Excel для Macintosh используется система дат 1904, в которой даты представляются целыми числами от 0 до 63 918, соответствующими датам от 1 января 1904 г. до 31 декабря 2078 г.
Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.
Отформатируйте исходные столбцы.
Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.
В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.
Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.
Еще одно преимущество, чем это программа Microsoft предложения для своих пользователей в том, что он позволяет им импортировать и связывать данные из книги Excel с базой данных de данные Войдите в очень просто. Имейте в виду, что обе программы используются для расчет данных, это так что может потребоваться много раз, чтобы передавать информацию из одной программы в другую.
В соответствии со всем этим и важностью выполнения данной процедуры, мы вы показать здесь как начать импорт и связывание данных из книги Excel с базой данных de Данные доступа быстро и легко. Для этого подробно следуйте всему, чему мы вас научим ниже.
Соображения перед началом работы Что следует иметь в виду при связывании книги Excel с Access?
перед тем начать эту процедуру, это очень важно учитывать определенные соображения. Как правило, при выполнении этой процедуры разные типы сценариев может быть представлен что это очень важно знать , а также принять во внимание некоторые соображения если вы впервые импортируете данные из Excel в Access.
Для этого следуйте каждому из этих пунктов, которым мы научим вас ниже:
Возможные распространенные сценарии импорта данных из Microsoft Excel в Microsoft Access
- Возможно, что пользователь работает с Excel от долго , но чтобы продолжать развиваться и расширять свои знания, он должен использовать доступ чтобы можно работа с базами данных. Как хочешь переместите свои электронные таблицы в одну или несколько существующих или новых баз данных Access.
- Также возможно отдел или рабочая группа для непрерывной работы с Access, но получать информацию от некоторыхклиентов через Excel. Это означает, что пользователь хочет переместить леТаблицы Excel в базу данных Access , для этого он должен начать импортировать каждый из этих листов по мере их получения.
- Во многих случаях Войдите в используется для управления различными данными, но большая часть полученных данных осуществляется через таблицы Excel . В этом случае пользователь должен ускорить процедуру импорта, чтобы чтобы все данными можно управлять в указанное время.
Если это первый раз, когда пользователь импортирует данные из Excel
- Важно отметить, что нет возможности сохранить книгу Excel как базу данных Access . В этом случае, Excel не предлагает никаких функций, которые позволяют создать базу данных Access из данных Microsoft Excel.
- Когда вы открываете Книга Microsoft Excel в Access, il создает ссылку на книгу вместо импорта данных. Следует отметить, что ссылка на книгу считается чем-то существенным и отличным от процесса импорта.
Какие данные я могу импортировать из книги Excel в базу данных Access?
Когда вы хотите импортировать данные из книги Excel в базу данных Access, ты должен принять во внимание то, что ты хочешь там сохранить или импортировать туда, все ли это информация, содержащаяся в рабочей тетради или только ее часть – ci , вы также должны указать, хотите ли вы, чтобы все отображалось в в одной базе данных или в нескольких базах данных Access.
Имейте в виду, что здесь вы можете передавать любые типы данных, которые есть в ваших таблицах, то, что вы не можете пройти, это изображения, другие графические файлы, которые вы в него включили. При импорте этих данных Access создает резервную копию данных Dans Une существующая таблица или новая таблица , в этом процессе содержание электронных таблиц никогда не изменяется .
Пошагово узнайте, как импортировать книгу Excel и связать ее с базой данных Access.
Учитывая все, что было упомянуто ранее в статье, следующее объясняет как начать подготовку и запуск импорта и связывания книги Excel с Microsoft Access.
Для этого вы должны подробно выполнить каждый из шагов, которые мы объясним ниже:
Импортировать данные в Excel
Первый метод, которому мы научим вас дальше, - это импортировать данные в Excel, это важно помнить, что процесс импорта и связывания совершенно другой .
Поэтому выполните каждый из следующих шагов, чтобы завершить эту процедуру:
Подготовьте электронную таблицу
На этом этапе первое, что нужно сделать, это найти исходный файл и выберите электронная таблица содержащий данные, которые вы хотите импортировать в Access. Если ты не хочешь переносить весь контент, который там появляется , но частично вы можете начать определить именованный диапазон который включает только те ячейки, которые вы действительно хотите импортировать.
Эти диапазоны можно определить следующим образом:
- Первое, что нужно сделать, это войти в Excel и открыт для этого электронная таблица который содержит информацию, которую вы хотите импортировать.
- Следующим шагом будет выбор пляжа. содержащие данные, которые вы хотите импортировать.
- Теперь вам нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по выбранному диапазону и выбрать там опцию. "Присвойте название диапазону" ou «Определите имя».
- Наконец, в окне "Новое имя" , вы должны указать имя диапазона в опции "Фамилия" затем нажмите "ЛАДНО".
Здесь нужно иметь в виду, что нельзя импортер qu'une одиночный лист de исчисление как во время процедура импорта , это означает, что чтобы импортировать несколько листов Excel, Необходимо будет повторить эту процедуру для каждого из листов.
Вам следует внимательно просмотреть исходные данные и предпринять действия, описанные ниже:
После определения всего этого, следующее, что нужно сделать, это закройте исходную книгу, если она открыта, в если он остается открытым во время выполнение процесса, при преобразовании данных могут возникнуть ошибки .
Подготовить базу данных
Следующим будет подготовить базу данных , для этого вы должны открыть базу данных Access где ты хочешь все импортированные данные записаны . На этом этапе необходимо убедиться, что база данных находится в только чтение и что он содержит необходимые разрешения для предоставления изменения в базе данных . Здесь вы можете хранить данные в существующей базе данных ou создать новую базу данных.
Если вы хотите сохранить его в новом, вам просто нужно перейти на вкладку "Файл" , там вы выбираете "Новый" и вы воли затем ваша новая пустая база данных на экране. Перед тем, как начать этот процесс импорта, вы должны выбрать, хотите ли вы сохранить контент в новая или существующая таблица .
При этом учитываются эти два момента:
- Создайте новую таблицу: Сбор данные в новой таблице, Войдите вдлясоздайте таблицу и добавьте в нее все импортированные данные. В случае таблицы с указанным именем программа перезаписывает содержимое таблицы данными изИмпортировать.
- Добавить в существующую таблицу: теперь, если вы решили добавить в живая картина существующие, линии таблицы Excel добавляются в указанный массив. Также важно, чтобы на этом этапе вы очень осторожно и подробно , потому что большинство ошибок происходит здесь из-за того, что данные не соответствуют структуре, конфигурации, среди прочего.
«ОБНОВЛЕНИЕ ✅ Хотите связать данные из книги Excel с базой данных Access? ⭐ ВОЙДИТЕ ЗДЕСЬ ⭐ и узнайте все о SCRATCH! »
Как только все это определено, следующий список задач выполнить операцию импорта .
Для этого нужно выполнить следующий шаг:
Начать процедуру импорта
Здесь необходимо учесть расположение мастера для импорта или ссылки , это будет зависеть от версия Access, которая ты используешь.
В этом случае вы должны выбрать следующий маршрут в зависимости от используемой версии:
Теперь в окне " Получить внешние данные - электронная таблица Excel », вы должны выбрать "Имя файла" и укажите имя файла Excel, содержащего данные для импорта. Вы также можете нажать на "Просматривать" затем в диалоговом окне откройте соответствующий файл. Также важно указать, как вы хотите импортированные данные являются enregistrées .
Теперь, чтобы иметь возможность хранить данные в таблицу , вы должны выбрать опцию «Импортировать источник данных в новую таблицу в текущей базе данных». Там пользователь должен дать имя этой таблице.
Если вы хотите добавить данные из существующей таблицы, вы должны выбрать опцию «Добавить копию записи таблицы» затем выберите один из таблицы в раскрывающемся списке . Если в базе данных нет таблиц, эта опция будет недоступна. И наконец, вы должны нажать на "ХОРОШО" .
С помощью мастера импорта электронных таблиц
Наконец, с мастер импорта, вы можете выполнить импорт.
Для этого выполните следующие действия:
Связывание данных из Excel с Access
Импорт данных это один из самых распространенных процессов, когда вы хотите просматривать данные из Excel в Microsoft Access , но вы также можете выполнить процедуру привязки данных.
Для этого вам необходимо выполнить каждый из следующих шагов:
Подготовить данные Microsoft Excel
В этом случае первым делом нужно поискать Файл Excel и электронная таблица где находится контент, на который вы хотите создать ссылку. Ты можешь не хотеть свяжите весь контент, который там появляется, но только его часть. Поэтому для этих случаев необходимо создать именованный диапазон в Excel, держи в виду, что это процедура не обязательна и выполняется только в том случае, если вы не хотите связывать всю информацию на листе.
Импорт и экспорт данных в базе Access
Всем привет. В этом уроке говорим на тему «Импорт и экспорт данных в базе Access».
Microsoft Office Access позволяет импортировать в таблицы данные, созданные в других программах. В частности, возможен импорт данных из электронных таблиц Excel и таблиц другой базы данных Access. Переключитесь на страницу «ленты» «Внешние данные».
В группе «Импорт» нажмите кнопку, соответствующую типу файла – источника данных, например, «Excel».
В открывшемся окне диалога следует найти файл данных источника, или ввести в поле «Имя файла» полный путь к этому файлу.
В группе переключателей нужно выбрать место назначения для импортируемых данных: в новую таблицу,
в конец существующей или в таблицу,
связанную с файлом — источником.
Для подтверждения выбора нажмите кнопку «OK».
Мастер импорта Microsoft Office Access 2007 предлагает выполнить определенную последовательность действий для вставки импортируемых данных в выбранное место. На первой странице Мастера выберите лист файла Excel, содержащий данные для импорта, и нажмите кнопку «Далее».
Если первая строка выбранного листа содержит имена полей, можно установить флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов».
В этом случае заголовки столбцов будут использованы в Access в качестве имен полей в таблице. Для перехода на следующую страницу Мастера нажмите кнопку «Далее».
На этой странице можно просмотреть и подкорректировать свойства полей новой таблицы. Для того чтобы отобразить свойства нужного поля, нужно щелкнуть по соответствующему столбцу в образце данных. Если данные какого-либо столбца не нужны или не переносятся в Access корректно, можно не импортировать этот столбец. Для этого выделите столбец, который не следует включать в таблицу,
В этом окне необходимо задать первичный ключ для таблицы.
В последнем окне Мастера надо указать имя конечной таблицы в поле «Импорт в таблицу».
Если импорт данных был завершен успешно, в Мастере отображается страница с состоянием операции импорта. Установив флажок «Сохранить шаги импорта», пользователь может сохранить сведения о выполненной операции для последующего использования.
Для завершения операции импорта нажмите кнопку «Закрыть». В области переходов откройте таблицу «Прайс на мониторы», чтобы просмотреть результат импорта, дважды щелкнув на таблице левой кнопкой мыши.
Если на странице «Внешние данные» в разделе «Импорт» нет команды, соответствующей нужному типу файла, нажмите кнопку «Дополнительно»
и проверьте, нет ли этого типа данных в открывшейся галерее.
Если нужного файла нет и в этом дополнительном списке, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы импортируемые данные, и сохранить с её помощью данные в одном из поддерживаемых Access форматов, например, в текстовом файле с разделителями
Данные из Microsoft Office Access 2007 также можно экспортировать в файлы других форматов, например, Microsoft Office Excel 2007, файлы в формате RTF, текстовые файлы с разделителями или с полями фиксированной ширины, и так далее. Для запуска Мастера экспорта необходимо открыть экспортируемую таблицу и на странице «ленты» «Внешние данные», в разделе «Экспорт»,
выбрать кнопку, соответствующую формату файла, в который будут экспортироваться данные таблицы.
В этом уроке на простом примере было показано Импорт и экспорт данных в базе Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.
Читайте также: