Как в outlook добавить в календарь письмо
Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совещаниями и семинарами. Календарь поможет организовать ваше расписание и вовремя напомнит о предстоящем событии. Чтобы добавить планируемую встречу в бланк календаря, выполните следующие действия.
1. С помощью команды Вид > Список папок закройте панель списка папок, открытую в предыдущих упражнениях.
2. В группе Ярлыки Outlook щелкните на значке Календарь. Календарь появится в виде расписания текущего дня, прокручиваемого календаря месяцев и списка задач, как показано на рис. 19.9.
Рис. 19.9. Календарь
3. Щелкните на стрелке кнопки Создать и выберите пункт Встреча.
4. Введите в поле Тема открывшегося окна диалога текст Совещание по вопросам рекламы.
5. В поле Место напечатайте Офис дочерней компании.
6. В левом раскрывающемся списке строки Начало выберите в календаре день, на который назначено совещание (например, четверг следующей недели). Для перехода к другому месяцу пользуйтесь кнопками прокрутки (рис. 19.10).
7. В правом раскрывающемся списке строки Начало выберите время начала совещания.
8. В таком же списке строки Конец укажите предполагаемое время окончания совещания.
9. Установите флажок Оповещение. Это заставит Outlook заранее предупредить вас о предстоящем совещании.
Рис. 19.10. Настройка события
10. В одноименном раскрывающемся списке выберите пункт 1 час (1 hour), чтобы напоминание появилось за час до предстоящего события.
11. Если вы еще не решили, следует ли появляться на планируемом совещании, выберите в раскрывающемся списке В это время пункт Под вопросом. По умолчанию назначаемое событие получает состояние Занят. Если вы хотите дать возможность своему секретарю записать на то же самое время еще одно событие, выбирайте вариант Под вопросом. Чтобы указать на свое отсутствие в зоне досягаемости и невозможность ответа на телефонные звонки, назначьте для такого интервала времени событие с состоянием Нет на работе. Различные состояния отражаются в бланке календаря разным цветом.
12. В нижнем прокручивающемся поле для заметок введите текст Не забыть материалы по рекламе в журналах.
Рис. 19.11. Окно напоминания
Щелчок на кнопке Прекратить закроет окно напоминания. Кнопка Отложить тоже закрывает окно, но инициирует повторное напоминание через интервал времени, указанный в раскрывающемся списке в нижней части окна. Щелчок на кнопке Открыть откроет детальное описание события.
Программа Outlook напомнит о предстоящем событии, только если она запущена. Чтобы не пропустить важное заседание, поместите значок Outlook в папку Автозагрузка Главного меню, чтобы программа запускалась автоматически сразу после включения компьютера и загрузки Windows.
Календарь — это компонент календаря и планирования Outlook, который полностью интегрирован с электронной почтой, контактами и другими функциями.
Как и в записной книжке, вы можете щелкнуть любой период времени в Outlook календаря и начать вводить текст. С помощью календаря можно создавать встречи и события, организовывать собрания, просматривать расписания групп и многое другое.
Создание встреч и событий
Дополнительные сведения см. в статьях Создание и расписание встречи и Создание события.
Организация собраний
Выберите время в календаре, создайте приглашение на собрание и выберите людей, которых нужно пригласить. Outlook помогает найти самое раннее время, когда все приглашенные свободны. Когда вы отправляете приглашение на собрание по электронной почте, приглашенные получают его в своей почтовой ящике. Открыв приглашение, приглашенные могут принять, предварительно принять или отклонуть собрание, нажав одну кнопку. Если ваш запрос конфликтирует с элементом в календаре приглашенных, Outlook отображает уведомление. Если вы как организатор собрания разрешаете это, приглашенные могут предложить альтернативное время проведения собрания. В качестве организатора вы можете отслеживать, кто принимает или откло who предлагает другое время для собрания, открыв его.
Просмотр расписанию группы
Вы можете создавать календари, которые показывают расписания группы людей или ресурсов. Например, вы можете просмотреть расписания всех людей в вашем отделе или всех ресурсов, например конференц-залов, в вашем здании. Это поможет вам быстро планировать собрания.
Просмотр календарей рядом
Вы можете просматривать рядом несколько календарей, созданных вами, а также календари, общий доступ к Outlook пользователям. Например, вы можете создать отдельный календарь для личных встреч и просматривать свои рабочие и личные календари рядом.
Дополнительные сведения см. в том, как просмотреть несколько календарей одновременно.
Вы также можете копировать и перемещать встречи между отображаемой календарем. С помощью области навигации можно быстро поделиться собственным календарем и открыть другие общие календари. В зависимости от разрешений, предоставленных владельцем календаря, вы можете создавать и встречи в общих календарях.
Дополнительные сведения см. в статьи Совместное управление календарем Outlook с другими людьми и Управление элементами почты и календарядругого человека.
Просмотр календарей друг поверх друга в представлении наложения
В этом представлении можно отобразить несколько календарей, созданных вами, а также календарей, общий доступ к Outlook пользователям. Например, вы можете создать отдельный календарь для личных встреч и наложение рабочих и личных календарей, чтобы быстро увидеть, где у вас возникают конфликты или свободное время.
Дополнительные сведения см. в том, как просмотреть несколько календарей одновременно.
Ссылка на календари на сайтах Microsoft SharePoint
Если у вас есть доступ к SharePoint, вы можете просмотреть списки событий с этого сайта в Outlook Календарь. Вы можете изменить список в Outlook, даже если вы работаете в автономном режиме. Изменения автоматически синхронизируются при повторном подключении к Интернету. Кроме того, вы можете просматривать календари SharePoint рядом с другими личными или общими календарями.
Отправка календарей по электронной почте
Подписки на интернет-календари напоминают интернет-календари, за исключением того, что загруженный календарь регулярно синхронизируется с интернет-календарем и обновляется.
Управление календарем другого пользователя
С помощью функции делегирования доступа один человек может использовать свою копию Outlook для простого управления календарем другого человека. Например, помощник по администрированию может управлять календарем руководителя. Когда руководитель назначает помощника в качестве делегата, помощник может создавать, перемещать и удалять встречи, а также организовывать собрания от имени руководителя.
Дополнительные сведения см. в теме Управление элементами почты и календаря другого человека.
Электронная почта часто используется в повседневной жизни. В Outlook хранится огромный объем информации, который можно отслеживать: от билетов на самолет до бронирования автомобиля или сведений о доставке посылок.
Важно: Эта функция доступна только в Северная Америка, Азиатско-Тихоокеанском регионе, Европе, Австралии, Соединенном Королевстве, Швейцарии, Индии, Японии, Корея и Латинице.
Эта функция недоступна для учетных записей в Служба Office 365, предоставляемая 21Vianet, Office 365 Germany или Office 365 для государственных учреждений планах.
Некоторые типы событий не будут поддерживаться с середины августа 2020 г.
Как это выглядит
Чтобы разрешить Outlook добавлять события из электронной почты, не нужно ничего делать. Если вы хотите отключить эту функцию, см . сведения об изменении параметров события.
Прошедшие или неподдерживаемые события не будут автоматически добавляться в календарь.
Поддерживаемые типы событий
Outlook могут создавать события из электронной почты, которые содержат следующие сведения:
Резервирование аренды автомобилей
Счета (событие этого типа не поддерживается с середины августа)
Резервирования для резервирований (этот тип события не будет поддерживаться с середины августа)
Резервирование событий — музыка, спорт или другие (этот тип события не поддерживается с середины августа)
Резервирование служб — встреча с доктором, обслуживание автомобиля или другие (такое событие не будет поддерживаться с середины августа)
Резервирование рейсов, автомобилей и гостиниц автоматически добавляется в календарь. Вы можете автоматически добавлять в календарь другие события, такие как счета и резервирования, путем изменения параметров событий.
Если вы выбрали "Счета", Outlook алгоритмы машинного обучения для поиска предстоящих счетов. Он не имеет доступа к вашим финансовым сведениям и не может отслеживать финансовые активности для поиска этих событий.
В настоящее время тип события "Счета" поддерживается только в Северная Америка.
Изменение параметров события
Совет: Чтобы найти адрес Outlook в Интернете, выберите Файл. На вкладке "Сведения" Параметры учетной записи адрес отображается в разделе "Доступ к этой учетной записи в Интернете".
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
Выберите Календарь > События из электронной почты.
Под каждым типом события выберите один из следующих вариантов:
По умолчанию события, созданные из электронной почты, помечаются как закрытые, поэтому их сведения видны только вам. Вы можете сделать свои события общедоступными, сняв флажок Помечать события как частные, чтобы они отображались только для меня.
Восстановление событий из электронной почты
Если вы заметили, Outlook больше не получает события, для которых вы выбрали получение сводок, события из электронной почты могли быть отключены для вашей учетной записи. Вы можете включить их, выполнив приведенные ниже действия.
Выберите Календарь > События из электронной почты.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Выберите Настройки или Почта.
На боковой панели слева выберите Календарь > События из электронной почты.
Выполните одно из указанных ниже действий:
Чтобы указать, какие именно события нужно добавлять в календарь, поставьте или уберите галочку рядом сРейсы, Резервирования гостиниц, Аренда автомобилей, Доставка посылок, Бронирования столиков, События, or Платежи.
Примечание: Если вы используете учетную записьMicrosoft 365 для бизнеса или другую коммерческую учетную запись с Outlook, сведения о доставке пакета не будут добавлены в календарь автоматически.
Outlook календари позволяют создавать встречи, события и собрания с другими пользователями. Вы можете использовать несколько календарей для разных целей, импортировать календари из других поставщиков услуг электронной почты и служб, таких как спортивные команды или профессиональные организации.
Создание встреч, собраний и событий
Встречи, собрания и события имеют несколько сходств. У всех них есть дата и время начала и окончания, тема и место. Вы можете создавать повторяющиеся встречи, собрания и события.
Встречи — это блоки времени, которые можно пометить как свободное, занятое, под вопросом, вне офиса или работу в другом месте.
События похожи на встречи, за исключением того, что по умолчанию они длится не менее одного полного дня.
Собрания — это встречи или события с другими участниками.
В папке Календарь выберите Новая встреча, Новое собрание или Нажмите Кнопка Новые элементы и выберите Событие на весь день, чтобы начать работу. Дополнительные сведения см. в статью Создание и расписание встречи, собрания или события.
Создание дополнительных календарей
Вы можете создавать дополнительные календари в Outlook, чтобы хранить определенные категории встреч, собраний и событий отдельно от других. Например, если вы Outlook для деловых целей, создайте второй календарь для личных встреч. Вы можете добавлять календари для спортивных команд и других профессиональных организаций или импортировать их в основной календарь.
Чтобы создать дополнительный календарь, перейдите в папку календаря. В левой части экрана щелкните правой кнопкой мыши мои календари. Затем выберите Добавить календарь. Вы можете указать имя и место для нового календаря. После нажатия кнопки ОК рядом с существующей папкой календаря появится новая папка календаря. Дополнительные сведения см. в теме Создание дополнительных календарей.
Добавление интернет-календаря или импорт событий из ICS-файла
Многие профессиональные организации, в том числе спортивные команды и клубы, позволяют скачать файл, который можно использовать для добавления ряда встреч или событий в существующий календарь. Например, вы можете импортировать все игры для определенной команды по футболу или команде.
Чтобы подписаться на интернет-календарь, скачайте файл календаря с расширением ICS. Дважды щелкните скачаный файл и скажите Да Outlook если вы хотите импортировать календарь или подписаться на него. Дополнительные сведения см. в этойпубликации.
Добавление людей на собрания
Создание повторяющейся встречи, собрания или события
Чтобы сделать встречу, собрание или событие повторяющимися, при создании элемента календаря на ленте выберите кнопку Повторение. Outlook предлагает множество вариантов повторения.
Ежедневно:используйте этот параметр, чтобы создавать собрания каждый день или каждый X-день (где X — любое число от 1 до 999). Вы также можете выбирать каждый рабочий день.
Еженедельно:используйте этот параметр, чтобы создавать собрания, которые происходят в определенный день или в определенные дни каждую неделю X (где X — любое число от 1 до 99). Например, если вы хотите создать собрание, которое будет происходить раз в другой понедельник, введите 2 в поле Повторяться каждые [] неделю.
Ежемесячно:используйте этот параметр, чтобы создавать собрания, которые происходят в определенный день каждого месяца или раз в несколько месяцев. Вы также можете выбрать параметры, например первую среду каждого месяца, второй четверг каждого месяца или последний понедельник каждого месяца.
Ежегодно:используйте этот параметр, чтобы создавать встречи, которые будут происходить каждый год в определенный день, например день рождения, годовщину или определенный день месяца, например третий четверг ноября.
Дополнительные сведения о повторяющихся встречах, собраниях и событиях см. в теме Как сделать собрание повторяющимся.
Примечание: В отличие от запросов на собрания Outlook, при использовании вложений iCalendar и ссылок вы не получаете подтверждения при их приеме или отклонении.
Шаг 1. Создание встречи
Если вы уже создали встречу в календаре, переперейти к следующему разделу (шаг 2. Отправка вложения iCalendar).
В представлении Календарь перейдите на вкладку Главная и в группе Создать выберите пункт Создать встречу.
В полях "Тема"и "Место" введите тему и сведения о расположении.
Введите время начала и окончания.
На вкладке Встреча в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Шаг 2. Отправка вложения iCalendar
Щелкните встречу в календаре.
Щелкните "Переадреть как iCalendar".
Ссылка может быть текстом или любым изображением, которое вы выберете.
Выполните одно из указанных ниже действий.
В окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar ICS и выберите "Сохранить как".
Выберите расположение, к которое смогут получить доступ все получатели.
Например, в организации можно выбрать общую сетевую сеть. Наиболее распространенный сценарий — сохранение ICS-файла iCalendar на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель получил к нему доступ.
На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Гиперссылка.
В текстовом поле введите текст, который будет отображаться в качестве ссылки.
В поле "Адрес" введите расположение, в котором вы сохранили ICS-файл iCalendar. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес для этого расположения.
В окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar (ICS) и выберите "Сохранить как".
Выберите расположение, к которое смогут получить доступ все получатели.
Например, в организации можно выбрать общую сетевую сеть. Наиболее распространенный сценарий — сохранение ICS-файла iCalendar на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель получил к нему доступ.
На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните Рисунок.
Щелкните рисунок, который нужно вставить, и нажмите кнопку "Вставить".
Щелкните вставленное изображение.
На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Гиперссылка.
В поле "Адрес" введите расположение, в котором вы сохранили ICS-файл. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес для этого расположения.
Читайте также: