Как в excel представляются и обрабатываются числа
Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 — это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:
* Общий — текст и числовые значения произвольного типа;
* Числовой — наиболее общий способ представления чисел;
* Денежный — денежные величины;
* Финансовый — денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;
* Дата — дата или дата и время;
* Время — время или дата и время;
* Процентный — значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;
* Дробный — рациональные дроби с числителем и знаменателем;
* Экспоненциальный — десятичные дробные числа;
* Текстовый — текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;
* Дополнительный — форматы для работы с базами данных и списками адресов;
* Заказной — формат, настраиваемый пользователем.
Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование.
1. Щелкните на ячейке С4, а затем на кнопке Процентный формат. Величина клетки С4 будет умножена на 100, и к ней добавится знак «%».
Рис. 9.14. Вкладка выбора формата данных
2. Нажмите клавишу вниз и щелкните на кнопке Денежный формат.
3. Щелкните на ячейке Сб, а затем на кнопке Формат с разделителями. Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.
4. Выделите ячейку С7 и щелкните на кнопке Увеличить разрядность. Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.
5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность. Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. Теперь ячейки с С4 по С9 выглядят совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены совершенно одинаковые числа. Другие форматы назначаются с помощью следующих действий.
6. Щелкните на ячейке С10 и выберите команду Формат > Ячейки.
7. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Число (рис. 9.14).
8. В списке Числовые форматы щелкните на пункте Дата.
9. В появившемся списке Тип щелкните на строке 14 мар 01 (14-Mar-01). Затем щелкните на кнопке ОК.
Рис. 9.15. Различные форматы чисел
10. Аналогичным образом назначьте ячейке С11 формат Экспоненциальный, а ячейке С12 — формат Числовой. Теперь таблица будет выглядеть так (рис. 9.15). Обратите внимание, что среднее значение таблицы не изменилось, то есть при смене формата изменяется только способ отображения, а сами числовые значения остаются неизменными. Для проверки этого факта выполните следующие шаги.
11. Дважды щелкните на ячейке С11 и измените величину 03.01.1900 на 03.02.1900.
12. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы (которое выводится в денежном формате) моментально изменится на 15.41р. Как войдите, можно суммировать даты с процентами и в результате получать рубли. Это типичный пример неверного назначения форматов данных.
Данные вводятся в ячейки. Ячейка таблицы может содержать три типа данных: числа, формулы и текст , или может быть пустой. Числа представляют собой значения, которые используются в вычислениях или расчетах. Даты также относятся к числам. Формулы являются инструкциями к вычислениям и расчетам. Текстовые данные представляют информацию содержательного характера, например, фамилия, имя, адрес и т.п.
Для ввода данных необходимо выбрать ячейку с помощью курсора или указателем «мышь» с двойным щелчком. Вводимые данные отображаются в активной ячейке и в строке формул одновременно. По умолчанию числовые данные выравниваются по правому краю, а текстовые по левому. Для ввода формул необходимо ввести символ «=» (знак равенства) и далее задать саму формулу.
Для изменения формата данных ячейки или диапазона используется команда Формат ►Ячейки►Число.
Все вычисления в таблицах Excel выполняются с помощью формул . Формула может содержать числовые константы, ссылки на
ячейки и на функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.
Особенность использования формул заключается в том, что изменение содержимого какой либо ячейки приводит к изменении или пересчету значений всех ячеек, которые связаны с этой ячейкой формулами. Это означает что, формула может содержать ссылки на ячейки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используются в вычислениях и результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Таким образом, ячейка содержащая формулу является зависимой.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Ссылки могут быт абсолютными и относительными. По умолчанию,
ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные, т.е. при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
Например, в ячейке D5 имеется ссылка на ячейку C3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на две строки ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку Н5 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся на один столбец левее и на две строки ниже, т.е. на ячейку G3.
Абсолютная ссылка при копировании не изменяется, и ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1.
В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный.
Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй.
Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки с дополнительными стрелочками). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой). Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней
рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка►Копировать или Правка► Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.
Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка►Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка ► Специальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.
В таблицах может быть выделена группа соседних ячеек. Такая группа называется диапазоном в формулах, и используется как одно целое. Например, диапазон В2:В17 обозначает группу ячеек столбца В начиная с ячейки В2 и до ячейки В17 включительно, а диапазон В1:Е1 обозначает группу ячеек строки 1 начиная с ячейки В1 и до ячейки Е1. Теперь легко представить прямоугольный диапазон А4:Е8. К выделенным диапазонам можно применить различные действия, операции, вычисления и функции как к единому объекту, т.е. действия
коснутся каждой ячейки из указанного диапазона.
MS Excel обладает собственными средствами автоматизации ввода: автозавершение и автозаполнение. Эти средства используются для ввода часто повторяющихся или однотипных данных. Автозавершение используется для автоматизации ввода повторяющихся текстовых данных в ячейки одного столбца рабочего листа, например при вводе фамилий. Для того чтобы использовать средства автозавершения, заполненные ячейки по столбцу должны идти подряд, без промежутков между ними. При ввода текстовых данных в очередную ячейку проверяется соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше. При обнаружении однозначного совпадения, введенный текст автоматически дополняется. Можно подтвердить операцию автозавершения нажатием клавиши ENTER, или продолжать ввод, не принимая предлагаемый вариант. При встрече в столбце пустой ячейки операция автозавершение прерывается.
Автозаполнение используется при работе с числами и формулами. Для этой цели используется маркер автозаполнения(см.рис.1) - выделенный черный квадратик в правом нижнем углу рамки текущей ячейки(курсора). При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.
Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.
ТЕКСТ И ФОРМУЛЫ
Любой произвольный набор символов, если он не представляет собой число или дату, будет воспринят как текст: « привет », « 12 штук ».
Если данных в ячейке начинаются со знака =, -, + - Excel попытается вычислить выражение, следующее за знаком, т.к. посчитает это формулой.
ЧИСЛА, ПРОЦЕНТЫ, ДАТА, ВРЕМЯ
- ЧИСЛА
Для представления чисел в Excel используется 15 цифр. Если введено число длиной более 15 цифр (как до, так и после десятичной запятой), Excel сохранит его с точностью до 15 цифр, заменив оставшиеся разряды нулями. Например, если в ячейку с общим или числовым форматом ввести число: 123456789123456 789 , то последние три цифры(789) будут заменены на нули: 123456789123456 000 .
Очень большие числа автоматически представляются в экспоненциальном формате: 1,2Е+19 = 1,2*1019 или 1,2Е-19 = 1,2*10-19 . Наибольшее положительное число 9,9Е+307 ; наименьшее положительное число 1 Е-307 (числа, большие 9,9Е+307 становятся текстом, меньшие 1Е-307 – нулем)
Для определения целой и дробной частей чисел используется разделитель: в российском языковом стандарте это запятая; в английском – точка
Возможность Excel работать только с числами не более 15-ти знаков и такого числа разрядов после запятой порождает некоторые недопонимания в расчетах со стороны пользователей: Excel неправильно считает. Почему? - ПРОЦЕНТЫ
Главное здесь помнить, что 100% это по сути 1. Отсюда вывод - проценты это те же числа, только при вводе в ячейку значения со знаком процента(%) Excel сам автоматом делит введенное число на 100 и присваивает формат "Процентный", который визуально уже обратно умножает на 100. Но это только виртуальное умножение, на самом деле в ячейке хранится уже поделенное число. Т.е. если мы введем в ячейку значение 20%, то Excel запомнит его как значение 0,2 и применит процентный формат. И дальнейшие расчеты будут вестись именно со значением 0,2.
Есть и другой вариант: когда вы открываете файл, в котором уже есть подобные "числа"( 2.1 , 5.10 и т.п.). Они уже в момент открытия в большинстве случаев будут преобразованы в даты и менять формат ячеек уже поздно. Но можно попробовать схитрить и установить на время открытия таких файлов разделитель целой и дробной части - точка. Сделать это можно через Параметры:
- Excel 2003: меню Сервис -Параметры. -вкладка Международные
- Excel 2007: Кнопка Офис -Параметры (Excel Options) -Дополнительно (Advanced)
- Excel 2010 и выше: Файл (File) -Параметры (Options) -Дополнительно (Advanced)
Снять галку с "Использовать системные разделители (Use system separators) " и установить в полях ниже свои. Как правило помогает установка в качестве разделителя целой и дробной части (decimal separator) точки вместо запятой.
В электронных таблицах доступны такие средства обработки данных, как сортировка, фильтрация и формирование итогов. Использование этих средств требует представления электронной таблицы в виде базы данных или списка. В этом разделе показано, как представить электронную таблицу в виде базы данных и применить к ней аппарат сортировки, фильтрации и формирования итоговых данных, включая средства сводных таблиц.
Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Данные, организованные в список, в терминологии Excel называются базой данных (БД). При этом строки таблицы — это записи базы данных, а столбцы — поля записей БД. Чтобы превратить таблицу Excel в список или базу данных, необходимо присвоить столбцам однострочные имена, которые будут использоваться как имена полей записей БД. Следует иметь в виду, что однострочные имена столбцов могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одной строке таблицы Excel.
При создании списка или базы данных на рабочем листе Excel необходимо выполнять следующие правила:
1. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка, поскольку некоторые операции, например Фильтрация, работают в определенный момент только с одним списком.
2. Следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом или одной незаполненной строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при выполнении фильтрации или при сортировке данных.
3. Список может занимать весь рабочий лист.
4. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка. Excel использует эти имена при создании отчетов, в поиске и сортировке данных.
5. Для имен столбцов следует использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат, рамку или стиль прописных букв, •отличных от тех, которые использовались для данных списка.
6. Чтобы отделить имена столбцов от данных, следует разместить рамку по нижнему краю ячеек строки с именами столбцов. Не рекомендуется использовать пустые строки или пунктирные линии.
Сортировка данных. Список БД можно отсортировать по алфавиту, числам или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного столбца или столбцов.
Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматически выделит весь список. Если в первой строке списка БД находятся имена столбцов, то они не будут включены в сортировку. Необходимо иметь в виду, что в этом случае итоговая строка исходного списка также будет включена в сортировку, поэтому целесообразнее самостоятельно выделять область исходного списка для сортировки.
Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех окнах ввода окна Сортировка можно задать ключи, по которым она будет выполнена.
В диалоговом окне Сортировка имеется режим Параметры, который позволяет установить порядок сортировки по первому ключу — обычный или определяемый пользователем, задать учет кодировки строчных и прописных букв (учет регистра символов), а также направление сортировки — по возрастанию или по убыванию.
Для быстрой сортировки на панели инструментов Стандартная находятся две кнопки:
Фильтрация данных в списке. С помощью фильтров можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям.
Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка БД с помощью простого средства — автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью команды Расширенный фильтр.
Чтобы использовать автофильтр, надо сначала выделить область БД для поиска, с заголовками столбцов. При этом имена столбцов списка Excel преобразует в имена полей записей БД.
Затем выполнить команду Автофильтр в меню Данные.
По команде Автофильтр Excel помещает раскрывающиеся стрелки непосредственно на имена столбцов списка. Щелкнув по стрелке, можно вывести на экран список всех уникальных элементов соответствующего столбца. Если выделить некоторый элемент столбца, то будут скрыты все строки, кроме тех, которые содержат выделенное значение.
Элемент столбца, который выделен в раскрывающемся окне списка, называется критерием фильтра. Можно продолжить фильтрацию списка с помощью критерия из другого столбца. Чтобы удалить критерии фильтра для отдельного столбца, надо выбрать параметр Все в раскрывающемся списке столбца. Чтобы показать все скрытые в списке строки, надо выбрать в меню Данные команду Фильтр, а затем — команду Показать все.
С помощью автофильтра можно для каждого столбца задать Пользовательские критерии отбора записей базы данных, например, вывести на экран только те записи, значения полей которых находятся в пределах заданного интервала. Чтобы задать пользовательский критерий, надо в раскрывающемся списке столбца выбрать параметр Настройка. затем в диалоговом окне Пользовательский автофильтр ввести нужные критерии.
Возможна фильтрация списков в Excel по сложным критериям с использованием команды Расширенный фильтр.
Для фильтрации списка или базы данных по сложному критерию, который будет определен ниже, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам в Excel ис пользуется команда Расширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что кроме перечисленных выше возможностей отфильтрованные записи можно вынести в другое место рабочего листа Excel, не испортив исходный список.
Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу критериев, которую следует разместить на; том же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы не скрывать его во время фильтрации.
Для формирования таблицы критериев необходимо скопировать имена полей записей БД (имена столбцов списка) в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев.
При этом число строк в этой таблице определяется только числом критериев поиска. Однако включение пустых строк в таблицу критериев недопустимо, поскольку в этом случае будут найдены все записи базы данных. Задание критериев поиска в виде констант требует точной копии имен тех столбцов исходного списка, которые задают условия фильтрации. Кроме таблицы критериев для команды Расширенный фильтр надо определить вид выходного документа. Это означает, что следует скопировать в свободное место рабочего листа имена только тех столбцов списка, ко-1 торые определяют вид выходного документа. Количество строк в выходном документе Excel определит сам.
Таким образом, для выполнения команды Расширенный фильтр надо выполнить три действия:
сформировать в свободном месте рабочего листа таблицу критериев;
сформировать шапку выходного документа;
выделить область поиска в исходном списке.
Использование вычислительного критерия. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу требует выполнения следующих правил.
1. Формула должна выводить логическое значение истина или
ложь. После выполнения поиска на экран выводятся только те стро
ки, для которых результатом вычисления формулы будет истина.
2. Формула должна ссылаться хотя бы на один столбец в списке.
Использование вычисляемого критерия накладывает существенное ограничение на таблицу критериев. В этом случае имя столбца в таблице критериев, содержащего значение вычисляемого критерия, должно отличаться от имени подобного столбца в исходном списке.
Формирование итогов в электронной таблице осуществляется командой Итоги из меню Данные. Чтобы команда Итоги работала, список должен быть сначала отсортирован. После сортировки можно подсчитать итоги по группам записей. Команда Итоги позволяет подводить итоги более чем по одному полю из группы записей, а также добавлять обрабатываемые поля и применять для вычисления итогов другие функции.
Сводная таблица — это еще один инструмент обработки больших списков с данными. Поскольку в этом случае сразу подводятся итоги, выполняются сортировка и фильтрация списков, то сводная таблица является более мощным инструментом обработки данных, который называется «Мастер сводных таблиц». Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующие шаги:
выделить область списка;
в меню Данные выбрать команду Сводная таблица, по которой на экран выводится окно Мастера сводных таблиц;
щелкнув по кнопке Далее, перейти к следующему шагу.
С помощью мыши можно перетащить поля списка из правой части окна Мастера сводных таблиц в области Строки, Столбца и Данных в том же окне. Таким образом формируется вид выходного документа.
Последний шаг построения сводной таблицы определяет, где будет размещена сводная таблица. Рекомендуется размещать ее на отдельном рабочем листе. При необходимости можно сводную таблицу озаглавить.
Для печати электронной таблицы ее следует предварительно подготовить. Для этого необходимо:
разбить ЭТ на страницы;
установить параметры страницы;
создать необходимые колонтитулы;
создать заголовки для печати, чтобы шапка таблицы выводи
лась на каждом листе;
просмотреть материал, подготовленный для печати.
Чтобы разбить ЭТ на страницы, необходимо вставить горизонтальные разделители конца страницы в требуемых местах ЭТ. Для этого надо выполнить следующее: выделить строку, с которой надо начать новую страницу; в меню Вставка выполнить команду Разрыв страницы;
В результате Excel вставит широкую пунктирную линию (конец страницы) сверху от выделенной строки.
Аналогично можно разбить на страницы остальную часть ЭТ.
Для установки параметров страницы в меню Файл следует выбрать команду Параметры страницы, определив размеры полей, наличие и расположение колонтитулов, а также наличие заголовков таблицы и другие параметры.
Вопросы и задания
1. Что такое электронная таблица и каковы ее основные функции?
2. Укажите типы данных, используемые в электронных таблицах.
3. Какой класс задач решается с помощью электронных таблиц?
4. Чем отличается абсолютный адрес ячейки от относительного?
5. Что такое рабочий лист и рабочая книга?
6. Какие возможности предоставляет Excel при работе с диаграммами?
7. Какими средствами располагает Excel для сортировки и выборки данных?
8. Какие ограничения имеет сортировка в Excel?
9. Что такое фильтрация данных?
10.В чем отличие автофильтра от расширенного фильтра?
11.Как автоматически просуммировать данные в строках и столбцах?
12.Что такое мастер формул?
13.Чем отличается расширенный фильтр от автофильтра?
14.Что такое сводная таблица и как ее создать?
15.Что такое связывание объектов в Excel? Для чего используются связи?
16.Как установить связь между данными разных рабочих листов в
одной рабочей книге?
17.Как установить связь между данными из разных рабочих книг?
18.Какую проблему позволяет решить установление связей между разными таблицами в Excel?
Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).
Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.
Рис. 2. Отображение формулы в таблице.
Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.
Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:
1) нажать клавиши Enter или Tab;
2) щелкнуть на кнопке ввода строки формул;
3) нажать одну из клавиш управления курсором.
По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.
Рис. 3. Отображение "длинных" данных в таблице.
Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.
Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.
Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.
При этом во всплывающей подсказке будет выводиться
устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).
Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.
2. Ускоренный ввод данных
В Microsoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.
Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если
оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.
Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.
Рис. 5. Средство Автозавершение.
Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.
Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.
Рис. 5. Средство Выбор из списка.
Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает
только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.
Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения ( черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).
Рис. 7. Маркер заполнения.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1) ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;
2) снова выделить эту ячейку;
3) подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;
4) удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).
Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:
1) ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;
2) ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;
3) выделить обе ячейки;
4) удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)
Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.
Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.
Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение . После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:
- Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;
- Янв, Фев, Мар, …, Дек;
- Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье
Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:
1) ввести в ячейку первый элемент списка;
2) выделить эту ячейку;
3) удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).
Рис. 10. Средство Автозаполнение.
Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:
1) в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;
2) в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;
3) в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;
4) щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);
5) задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.
Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.
Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного
в таблицу списка значений:
1) выделить диапазон ячеек, содержащий список;
2) в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;
3) в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;
4) в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.
5) щелкнуть на кнопке Ок.
Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.
3. Редактирование данных
Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и
Читайте также: